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Caso lago

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Caso Lago : Lo studio di Open Knowledge. Una case history che sta facendo la storia. Cosa fare per ingaggiare i propri clienti, partner colleghi e guadagnare una straordinaria reputazione digitale

Caso Lago : Lo studio di Open Knowledge. Una case history che sta facendo la storia. Cosa fare per ingaggiare i propri clienti, partner colleghi e guadagnare una straordinaria reputazione digitale

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  • 1. Case history: Lago Arredamenti Intranet 2.0: migliorare l’organizzazione con i social media Deliverable finale
  • 2. Agenda 1. Obiettivi del progetto 2. Risultati e storie di successo 3. Percorso del progetto 4. Analisi dei dati di partecipazione 5. Lessons learned 6. Prossimi passi http://www.lago.it/azienda.html Caso:Lago Arredamenti] (p. 1)
  • 3. Lago: tanti strumenti partecipativi interni ed esterni Utilizzato per supportare i processi tecnici di produzione Utilizzato per raccogliere tutte le interazioni con l’esterno in un unico feed rss Utilizzato per gestire i progetti con individui abituati a lavorare in rete Utilizzato per permettere all’azienda di comunicare con i rivenditori e stabilire ed agli stessi rivenditori di entrare in contatto l’un l’altro I corporate blog e twitter vengono utilizzati per stimolare un dialogo tra i dipartimento di Lago (azienda, PR, Marketing, Operation, Risorse Umane) ed i clienti Utilizzato per gestire il Lagostudio, un centro creativo che ospita giovani creativi da tutto il mondo in una serie di workshop estivi Condividere informazioni sui prodotti e sull’azienda online Caso:Lago Arredamenti] (p. 2)
  • 4. L’obiettivo del progetto Intranet 2.0 “ Un nuovo modo di condividere, lavorare insieme e prendere decisioni’ migliori’ Un solo luogo dove fare tutto Tutta l’azienda viene coinvolta organizzativo Più dipartimenti sullo stesso compito ---------------------------------------------------Da tante piattaforme ad una sola Passare da … a Tanti strumenti diversi Poche persone coinvolte I dipartimenti lavorano come silos INTRANET 2.0 Migrazione di tutte le attività precedenti verso il nuovo strumento ---------------------------------------------------Coinvolgimento attivo del management aziendale Tutti si sentono parte Obiettivo generale del progetto è stato il passaggio da un utilizzo prettamente tecnico di alcuni strumenti collaborativi ad un utilizzo più strutturato dal punto di vista organizzativo, tecnologico e culturale Caso:Lago Arredamenti] (p. 3) tecnologico culturale
  • 5. L’oggetto del nostro lavoro: il processo di sviluppo e modifiche di prodotto Caso:Lago Arredamenti] (p. 4)
  • 6. Agenda 1. Obiettivi del progetto 2. Risultati e storie di successo 3. Percorso del progetto 4. Analisi dei dati di partecipazione 5. Lessons learned 6. Prossimi passi Caso:Lago Arredamenti] (p. 5)
  • 7. Storia di successo: la maggior efficienza nel caso dell’analisi procedura sviluppo Top Cucina 1/2 Tempi di attivazione persone a inizio processo Tempi totali -41% -70% 3,0 h 1,45 h 13 h Processo standard Nuova Intranet 2.0 Processo standard Caso:Lago Arredamenti] (p. 6) 4h Nuova Intranet 2.0
  • 8. Storia di successo: la maggior efficienza nel caso dell’analisi procedura sviluppo Top Cucina 2/2 Tempi di riunioni operative Qualità delle decisioni +67% -97% 6,0 h 0,1 h Valore 3 Processo standard Nuova Intranet 2.0 Processo standard Caso:Lago Arredamenti] (p. 7) Valore 5 Nuova Intranet 2.0
  • 9. Storia di successo: la maggior efficacia decisionale nel caso “Che facciamo con Colors?” Caso:Lago Arredamenti] (p. 8)
  • 10. Storia di successo: la maggior razionalizzazione del lavoro nel caso delle correzioni per il nuovo listino Caso:Lago Arredamenti] (p. 9)
  • 11. Gli esiti del progetto rispetto alle potenziali criticità iniziali Evidenze Piena adeguatezza del processo “Modifiche e sviluppo del nuovo prodotto”: Scelta del processo su cui lavorare • Coinvolgimento attivo dei responsabili del processo • Molteplicità delle funzioni attivate • Elevato interesse professionale dei partecipanti Congruità del periodo programmato per le operazioni di lancio e avviamento: Tempi di attivazione della community • Consistenti risultati numerici in termini di contributi (vedi analisi sulla partecipazione) • Migrazione completata delle attività da altri strumenti collaborativi (es. Social Text e Zoho Project) • Buon numero di modifiche trattate con la nuova Intranet Rapida individuazione di potenziali aree di efficientamento del processo: Valore concreto dei risultati • Forte riduzione dei tempi per le decisioni • Forte riduzione dei tempi delle fasi di lavoro comuni • Forte riduzione degli errori di comunicazione • Maggiore visibilità sul processo • Tutti gli scambi vengono registrati Caso:Lago Arredamenti] (p. 10)
  • 12. Ulteriori benefici del progetto 1 Creazione e affermazione di una cultura attiva sugli strumenti di collaborazione 2 Costruzione di una piattaforma di base per l’apertura potenziale a tutti i processi aziendali e a tutte le funzioni aziendali 3 Predisposizione di una mentalità positiva del management e degli operatori all’utilizzo di strumenti collaborativi anche con il mondo esterno 4 Affermazione di trasparenza e condivisione come presupposto del comportamento organizzativo Caso:Lago Arredamenti] (p. 11)
  • 13. Agenda 1. Obiettivi del progetto 2. Risultati e storie di successo 3. Percorso del progetto 4. Analisi dei dati di partecipazione 5. Lessons learned 6. Prossimi passi Caso:Lago Arredamenti] (p. 12)
  • 14. Il percorso di progetto in quattro passaggi fondamentali 1 2 Progettazione Avvio e attivazione • Identificazione dell’oggetto di sperimentazione • Set up obiettivi e criteri di valutazione dell’efficacia del pilot 3 • Co-progettazione degli strumenti ed avvio del pilot • Attivazione del gruppo di progetto e identificazione dei friends 4 Esecuzione e revisione Conclusione • Esecuzione della fase pilota • Chiusura delle attività con i friends • Sperimentazione del servizio per sei settimane • Dossier finale e presentazione dei risultati al management • Revisione del lavoro svolto e proseguimento delle attività di coltivazione Caso:Lago Arredamenti] (p. 13)
  • 15. Organizzazione ed evoluzione degli spazi (metaplan) Ci siamo concentrati sul processo di sviluppo prodotto schematizzandolo con i diretti interessati: Abbiamo progettato insieme un modello di collaborazione dentro la intranet Discussione proposta Validazione Discussione soluzione in spazio dedicato Caso:Lago Arredamenti] (p. 14) Approvazione e scheda modifica
  • 16. Due spazi diversi Due aree: una di preparazione e l’altra di Sviluppo Prodotto vero e proprio 1 2 Caso:Lago Arredamenti] (p. 15)
  • 17. L’uso della piattaforme è stato guidato dalle persone Problema Soluzione OK/KO Guida chiara al lavoro: quale strumento utilizzare in relazione ai vari obiettivi della piattaforma Abbiamo preparato QUANDO VOGLIO... UTILIZZO... OK Come tenere traccia dei vari contributi nel tempo Tramite i tag, l'organizzazione degli spazi, ultime attività. I nuovi contenuti ancora non letti vengono segnati con il grassetto OK Come caricare contenuti tramite la mail, da casa o dal blackberry? Abbiamo installato un nuovo plugin per permettere di postare via mail OK Rendere più facile l'accesso alla piattaforma Gli utenti non vengono più disconnessi e Francesco estenderà il tempo di scadenza della connessione OK Integrazione di strumenti di Project Management nella piattaforma I progetti iniziano ad essere migrati in Clearspace. Manca solamente l’assegnazione di un task a più persone OK Nomi delle aree: migliorare la comprensione delle finalità Le aree sono state rinominate OK Capire quanto si concludono le discussioni La conclusione avviene inserendo un ultimo messaggio e bloccando la discussione OK Confusione tra proposte e soluzioni Chiarito durante l'incontro del 26 OK Selezione rapida delle informazioni chiave Tramite l’utilizzo dei tag e della homepage personale. Selezionati tag condivisi (es. codicerosso) OK Indirizzo di contenuto solo a persone specifiche Tramite la segnalazione via mail di messaggi importanti OK Installazione di instant messenger Installare Openfire Caso:Lago Arredamenti] (p. 16) in corso di realizzazione
  • 18. Organizzazione finale degli spazi • Organizzare bene gli spazi tra i temi principali emersi dalla survey • Abbiamo guidato i partecipanti ad adattare gli spazi alle loro esigenze per raffinamenti successivi • Sviluppo Prodotto come modello e guida per tutti gli altri spazi che Lago creererà da sola Chi sta facendo che cosa? Modifica approvata. Facciamo il lavoro! Quali modifiche e soluzioni? Su cosa stiamo lavorando di più? Tutto organizzato per linea di prodotto o tema Caso:Lago Arredamenti] (p. 17)
  • 19. Agenda 1. Obiettivi del progetto 2. Risultati e storie di successo 3. Percorso del progetto 4. Analisi dei dati di partecipazione 5. Lessons learned 6. Prossimi passi Caso:Lago Arredamenti] (p. 18)
  • 20. Gli utenti attivi crescono velocemente (e non si tratta dei soliti noti) Caricamento 30 utenti Caricamento 30 utenti Caso:Lago Arredamenti] (p. 19)
  • 21. Le persone lavorano insieme e le discussioni diventano memoria dell’azienda Vengono create anche più di dieci discussioni al giorno 10 5 Più di 5 risposte per ogni discussione mostrano un forte scambio tra le persone 35 A solo un mese dal lancio, in totale vengono inseriti più di 35 messaggi al giorno ed i numeri stanno crescendo! Caso:Lago Arredamenti] (p. 20)
  • 22. Tanti documenti, ancora più collaborazione nella intranet delle persone 10 Più di 10 documenti condivisi al giorno con punte di 12-16 30 Più del numero di documenti stupisce quanto la scrittura avvenga in gruppo! La intranet oggi sta diventando delle persone.. Caso:Lago Arredamenti] (p. 21)
  • 23. Non c’è ancora convergenza nei tag, ma alcuni temi iniziano ad emergere Tag più utilizzati nell’ultima settimana Tag più utilizzati dall’inizio Caso:Lago Arredamenti] (p. 22)
  • 24. La popolazione è prevalentemente giovane, al di sotto dei 30 anni LAGO Intranet 2.0 Final Survey Caso:Lago Arredamenti] (p. 23)
  • 25. Le funzioni di appartenenza sono trasversali, mentre il periodo di permanenza in azienda è inferiore ai 5 anni LAGO Intranet 2.0 Final Survey Caso:Lago Arredamenti] (p. 24)
  • 26. La conoscenza e la diffusione di social media più popolari tra i partecipanti al progetto appare essere piuttosto alta LAGO Intranet 2.0 Final Survey Caso:Lago Arredamenti] (p. 25)
  • 27. L’esperienza è stata giudicata molto positivamente: un partecipante su due ha elevata fiducia nel valore potenziale dello strumento LAGO Intranet 2.0 Final Survey Caso:Lago Arredamenti] (p. 26)
  • 28. I partecipanti si sono sentiti supportati nel corso del progetto LAGO Intranet 2.0 Final Survey Caso:Lago Arredamenti] (p. 27)
  • 29. La aspettativa più importante è in linea con il taglio dato al progetto LAGO Intranet 2.0 Final Survey Caso:Lago Arredamenti] (p. 28)
  • 30. Il livello di soddisfazione è considerato elevato LAGO Intranet 2.0 Final Survey Caso:Lago Arredamenti] (p. 29)
  • 31. Reperibilità, qualità delle decisioni e bontà degli input per il lavoro sono i fattori più importanti per le persone. L’intranet 2.0 supporta questi fattori in modo non ancora forte LAGO Intranet 2.0 Final Survey Caso:Lago Arredamenti] (p. 30)
  • 32. La grande maggioranza delle funzionalità è stata giudicata utile LAGO Intranet 2.0 Final Survey Caso:Lago Arredamenti] (p. 31)
  • 33. La parte degli spazi è da migliorare significativamente e urgentemente LAGO Intranet 2.0 Final Survey Caso:Lago Arredamenti] (p. 32)
  • 34. La maggior parte dei partecipanti ha capito che valeva buttarsi nel progetto da subito LAGO Intranet 2.0 Final Survey Caso:Lago Arredamenti] (p. 33)
  • 35. E’ percepito un vantaggio sostanziale dell’uso della Intranet 2.0 per tutti i processi aziendali LAGO Intranet 2.0 Final Survey Caso:Lago Arredamenti] (p. 34)
  • 36. Comunicazione e coinvolgimento come maggiori fattori di successo LAGO Intranet 2.0 Final Survey Caso:Lago Arredamenti] (p. 35)
  • 37. Il maggiore vantaggio futuro percepito sta nella diminuzione degli errori e nella condivisione delle esperienze LAGO Intranet 2.0 Final Survey Caso:Lago Arredamenti] (p. 36)
  • 38. Il valore della nuova Intranet è universalmente riconosciuto dai partecipanti LAGO Intranet 2.0 Final Survey Caso:Lago Arredamenti] (p. 37)
  • 39. Il 100% dei partecipanti proseguirebbe nell’esperimento! LAGO Intranet 2.0 Final Survey Caso:Lago Arredamenti] (p. 38)
  • 40. Agenda 1. Obiettivi del progetto 2. Risulti e storie di successo 3. Percorso del progetto 4. Analisi dei dati di partecipazione 5. Lessons learned 6. Prossimi passi Caso:Lago Arredamenti] (p. 39)
  • 41. Abbiamo imparato che…. 1/2 1. E’ la community che guida. E’ possibile guidare l’utilizzo dello strumento e supportare le nuove modalità di lavoro, ma è il gruppo che decide dove partecipare 2. Il cambiamento è possibile ma richiede tempo ed impegno. I partecipanti vedono valore in una maggiore condivisione di contenuti e trasparenza, ma cambiare gli schemi di collaborazione richiede tempo ed una presenza costante all’interno della community. 3. Il commitment e la partecipazione attiva da parte del senior management sono fondamentali. Le persone di Lago conoscono piuttosto bene gli strumenti e sono predisposte alle iniziative 2.0. Messaggi chiari e supporto da parte dei responsabili possono però dare continuità e direzione alla partecipazione 4. E’ necessario il presidio delle attività da parte di un facilitatore interno. Al fine di ridurre costi e tempo di ingaggio delle persone, è fondamentale prevedere una figura che conosca il contesto, segua quotidianamente i partecipanti, gestisca lo strumento e risponda alle richieste di aiuto più semplici Caso:Lago Arredamenti] (p. 40)
  • 42. Abbiamo imparato che…. 2/2 5. Bisogna condividere dall’inizio modalità d’impiego e strutturazione degli spazi, correggendo tempestivamente eventuali comportamenti non allineati con gli obiettivi della community o causa di rumore 6. E’ bene introdurre attivamente ed immediatamente i partecipanti, dedicando tempo all’apprendere insieme i concetti base di utilizzo degli strumenti 7. Un’alta trasparenza porta forti benefici all’azienda. Poter osservare gli scambi tra altri dipartimenti e l’essere messi a conoscenza di tutto quanto avviene in azienda porta ad una crescita professionale dell’individuo e ad un maggiore senso di appartenenza 8. Mantenere un forte coinvolgimento emotivo dei partecipanti può fare la differenza tra un’iniziativa di successo o di fallimento. L’energia viene creata consentendo alle persone di esprimersi ed ascoltando i loro bisogni Caso:Lago Arredamenti] (p. 41)
  • 43. Agenda 1. Obiettivi del progetto 2. Risulti e storie di successo 3. Percorso del progetto 4. Analisi dei dati di partecipazione 5. Lessons learned 6. Prossimi passi Caso:Lago Arredamenti] (p. 42)
  • 44. Ed ora? Cavalcando il lavoro di evangelizzazione, coltivazione e coinvolgimento fatto in queste settimane, Lago è pronta ad applicare il modello 2.0 in modo diffuso sia verso l’interno che verso l’esterno. Open Knowledge si propone come partner per guidare strategicamente ed operativamente alcuni prossimi passi : 1.Il progetto è pronto ad uscire dalla fase sperimentale per diventare la nuova intranet di Lago. Il modello dello Sviluppo Prodotto può ora essere applicato ad altri ambiti e processi (es. Lean) 2.L’esperienza fatta all’interno dell’azienda può essere portata verso consumatori finali utilizzando lo stesso strumento e sfruttando la sensibilità, prontezza, trasparenza che tutta l’azienda ha acquisito 3.Le community dei rivenditori ed il LagoStudio possono essere migrate e potenziate tramite il nuovo strumento per consentire una partecipazione più forte da parte dell’azienda e degli utenti Caso:Lago Arredamenti] (p. 43)

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