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Projet de Fin d'études
 

Projet de Fin d'études

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    Projet de Fin d'études Projet de Fin d'études Document Transcript

    • ECOLE DES SCIENCES DE L’INFORMATIONAnnée universitaire : 2011/2012 N°………… Etude archivistique et mise en place d’une application GED : Cas du Département des Aménagements de l’Office Régional de Mise en Valeur Agricole du Gharb Projet de fin d’études Cycle des informatistes Réalisé par : CHKIRI Zhor EL KARCHOULI Ghizlane Encadré par : Dr.FAYAD El Mustapha Co-Encadré par : Mme. RHANOUI Meryam Tuteur : Mr. EL YAAGOUBI Redouane
    • Fiche bibliographiqueCHKIRI, ZhorEtude archivistique et mise en place d’une application GED : Cas de l’OfficeRégional de Mise en Valeur Agricole du Gharb, département desaménagements/ CHKIRI Zhor, ELKARCHOULI Ghizlane.-[S.L] : [S.N] :2012.- 70p. : Tab. ; 30 cm.Projet de fin d’études : sc.inf. : Rabat, ESI, 2012.Bibliogr.AnnexesT.ELKARCHOULI, GhizlaneELKARCHOULI, GhizlaneEtude archivistique et mise en place d’une application GED : Cas de l’OfficeRégional de Mise en Valeur Agricole du Gharb, département desaménagements/ CHKIRI Zhor, ELKARCHOULI Ghizlane.-[S.L] : [S.N] :2012.- 70p. : Tab. ; 30 cm.Projet de fin d’études : sc.inf. : Rabat, ESI, 2012.Bibliogr.AnnexesT.CHKIRI, Zhor II
    • Dédicaces Je dédie ce modeste travail : A ALLAH le Tout Puissant, le Clément le Très Miséricordieux qui a guidé mes pas depuis laube de ma vie, loué soit ALLAH. A ma très chère maman GHAMMAM Souad, raison de mon existence. Pour tes sacrifices, ton soutien, ta générosité et ta tendresse. Tu étais toujours là près de moi pour me soutenir, m’encourager et me guider avec tes précieux conseils. Aucun mot ne saurait exprimer ma grande reconnaissance, ma gratitude et mon profond amour. Qu’ALLAH te garde et te procure une bonne santé et une longue vie. Je t’aime Omi. A mon cher père ElHaj EL KARCHOULI Ahmed, source de sacrifice. Pour ta tendresse, ton soutien, tes conseils et tes encouragements. Veuillez trouver dans ce travail l’expression et le témoignage de mon attachement, ma reconnaissance et mon respect. Qu’ALLAH t’accorde la santé et la longue vie. Je t’aime Abi. A ma chère deuxième mère EL YACOUBI Fatima, source de tendresse. Pour tes prières, ton soutien et ta générosité. Aucun mot ne saurait exprimer mon immense attachement que je te témoigne, ma reconnaissance et mon profond amour envers toi. Qu’ALLAH te procure la santé et la longue vie. Je t’aime Omi Fatima. A ma chère sœur et amie EL KARCHOULI Ikram. Qu’ALLAH soit à tes côtés et te procure la réussite et le bonheur. Je t’aime ma petite. A mon cher frère EL KARCHOULI Hamza. Qu’ALLAH te garde, je te souhaite tout le bonheur que tu mérites. Je t’aime mon cher. A mes grands-parents : GHAMMAM Allal, RACHADI Fatima, BOUSSAJRA Fatima et à la mémoire de mon grand-père EL KARCHOULI M’Hamed. A ma tante GHAMMAM Aicha et sa petite famille, pour leur soutien et leur générosité durant ses quatre années. Merci énormément. A la famille EL KARCHOULI, GHAMMAM, EL YACOUBI. Que je ne pourrais nommer de peur d’oublier quelqu’un. Veuillez trouver dans ce travail l’expression de mon attachement et mes affections les plus sincères. A ma sœur d’âme, mon amie et mon binôme CHKIRI Zhor, Merci amie et veuillez trouver dans ce projet l’expression de mon profond attachement. A mes deux sœurs d’âme : TAIYMI Afafe et MATAICH Fatima Zahra. A toutes mes amies surtout le groupe « Best friend for ever ». Je vous aime toutes. A toute promotion « ESI Promo 2008-2012 ». Ghizlane III
    • Dédicaces A mon très cher père Ahmed, le premier et le dernier homme de ma vie, source d’amour, d’affection, de générosité et de sacrifices. Tu étais toujours là près de moi pour me soutenir, m’encourager et me guider avec tes précieux conseils. Que ce travail soit le témoignage des sacrifices que vous n’avez cessé de déployer pour mon éducation et mon instruction. Aucune dédicace ne saurait exprimer l’amour et l’admiration que je porte au grand homme que vous êtes. Puisse Dieu le tout puissant, vous préserver et vous accorder santé, longue vie et bonheur. A ma très chère mère Fatima, source de ma vie, d’amour et de tendresse qui n’a pas cessé de m’encourager et de prier pour moi. Vous m’avez toujours aidé par vos conseils et vos sacrifices. Puisse Dieu le tout puissant t’accorder meilleure santé et longue vie. A mes sœurs Zineb et Meryem pour leur patience, soutien et leurs sentiments d’amour aux moments les plus difficiles. Je vous souhaite plein de succès, de joie et de bonheur. Que dieu vous garde et illumine vos chemins. A mon frère Jamal, que Dieu te garde, je te souhaite tout le bonheur que tu mérites. A ma tante Chrifa, merci pour tous les sacrifices et les efforts que vous a avez fait pour nous. A ma tante Nadia et ses filles Ibtissam, Meryam, et Sanae merci pour votre accueil, votre soutien et votre aide durant toute la période de mon stage. A ma grande mère Rahma, mon oncle Mohammed et ma tante Aicha pour leur soutien, amour et générosité. A mes cousins et cousines A ma chère amie et sœur Ghizlane EL KARCHOULI, merci pour ta patience, ta tolérance, et pour les bons moments qu’on a partagé, afin de donner naissance à ce projet. A mes meilleures amies, le groupe « Best friends for ever ». Merci pour les très bons moments qu’on avait partagé ensemble. Je vous aime toutes. Je dédie ce travail. Zhor IV
    • Remerciements En préambule à ce travail, nous souhaitons adresser nos remerciements les plussincères aux personnes qui nous ont apporté leur aide et leur soutien et qui ont contribué àl’élaboration de ce projet de fin d’études. Nos premiers remerciements à ALLAH le Tout Puissant.Nous tenons à remercier notre professeur et encadrant Dr.FAYAD El Mustapha qui s’estmontré à l’écoute et disponible, ainsi pour l’inspiration, l’aide et les conseils fructueux qu’ilnous a prodiguées tout au long de la réalisation de ce travail.Nous adressons nos remerciements aussi à notre professeur et encadrante Mme. RHANOUIMeryam pour qui nous a accueillies avec toute simplicité, bonté et gentillesse. Vous serezpour nous l’exemple de droiture et de sérieux.Nous remercions également Mr. EL YAAGOUBI Redouane, qui nous accompagné en laqualité du tuteur tout au long de la période du stage, par ses services, expériences etorientations, et sans qui, cette période de stage n’aurait pu être aussi enrichissante.Nous remercions aussi tout le personnel de l’Office Régional de Mise en Valeur agricole duGharb, surtout le personnel du département des aménagements pour leur disponibilité et leurcollaboration durant toute la période de stage.Nous saisissons cette occasion pour exprimer notre profonde gratitude en vous témoignantnotre reconnaissance et notre respect. Zhor & Ghizlane V
    • Résumé Le département des aménagements de l’Office Régional de Mise en Valeur Agricoledu Gharb a pour mission la généralisation de l’irrigation et l’aménagement des zones Bour etles Souks, pour ce faire le DAM nécessite des études d’aménagement, des plans, des cartes etdes calques qui ne cessent de s’accroître.Notre travail a pour objectif de concevoir une politique d’archivage et de mettre en place uneapplication de gestion électronique des documents reposant sur un logiciel Open Source,permettant la gestion de l’ensemble des études réalisés par le DAM.Pour y parvenir, trois objectifs ont été fixés :  Etudier l’existant en matière de gestion, d’organisation, de conservation et d’exploitation des études du département d’aménagement(DAM) de l’ORMVAG.  Proposer des solutions pour résoudre les problèmes relatifs à l’archivage des études réalisées par l’office, et des différents plans et calques y afférents.  Choisir un échantillon et en appliquer les règles et normes d’archivage et mettre en place une application GED qui facilitera d’avantage l’exploitation du patrimoine archivistique de l’ORMVAG, notamment les études.Les méthodes de recherche utilisées afin de répondre aux objectifs ci-dessus sont l’interviewinformelle auprès au personnel du DAM et l’observation directe.La combinaison entre les méthodes nous a permis de collecter des informations qui ont servià atteindre les deux premiers objectifs du travail. Les résultats et les recommandations issuesde la revue de la littérature ont contribué à aboutir au troisième objectif.De ce fait, l’étude propose des éléments d’une politique de gestion rationnelle del’information pouvant perfectionner l’organisation du travail et assurer ainsi une bonne prisede décision. VI
    • Liste des abréviations Abréviation Développement ORMVAG Office Régional de Mise en Valeur Agricole du Gharb DAM Département des Aménagements SAM Service des aménagements TTI Troisième tranche d’irrigation PTI Première tranche d’irrigation STI Seconde tranche d’irrigation GED Gestion électronique des documents GEIDE Gestion électronique dinformations et de documents de lentreprise ISO Organisation internationale de normalisation UNESCO Organisation des nations unies pour l’éducation, la science et la culture GED Cold GED Computer Output LaserDiscMicrofiches COM Microfiches Computer Output Microfilm OCR Reconnaissance Optique des Caractères ANCFCC Agence Nationale de la Conservation Foncière, de cadastre et cartographie APS Avant-projet Sommaire DSA Diagnostic de la situation actuelle APD Avant-projet détaillé PO Projet d’exécution PC Plan de classement CC Calendrier de conservation SAE Système d’archivage électronique ECM Entreprise content management AOP Programmation Orientée Aspects VII
    • Liste des tableauxN° de tableau Description Page 1 Mesure de température et de l’humidité des 40 archives 2 Inventaire physique des calques 43 3 Inventaire physique des études 44 4 Etude comparative des outils GED Open source 50 5 Rôles attribués dans l’espace Alfresco 61 Liste des figures N° de figure Description Page 1 Définition du document 22 2 Définition du document électronique 23 3 Décomposition d’un système GED 28 Liste des captures N° de capture Description 1 Etapes 1, 2, 3et 4 de l’installation 2 Etapes 5, 6, 7et 8 de l’installation 3 Etapes 9, 10, 11et 12 de l’installation 4 L’emplacement du fichier de commande Startup 5 Page d’accueil d’Alfresco 6 Tableau de bord dans l’espace Alfresco 7&8 Création d’un site dans Alfresco 9 Accéder à l’espace documentaire d’un site 10 Création d’un nouveau dossier dans l’espace documentaire 11 Ajouter un fichier à un dossier 12 Création d’un nouvel utilisateur 13 Rejoindre un site dans Alfresco 14 Attribuer un rôle à un utilisateur VIII
    • Liste des annexesN° d’annexe Description 1 Organigramme de l’ORMVAG 2 Périmètre d’étude de département des aménagements 3 Exemple de bordereau de versement 4 Exemple de formulaire d’inventaire des études 5 Exemple de formulaire d’inventaire des calques 6 Exemple de bordereau d’élimination 7 Exemple de calendrier de conservation 8 Exemple de fiche de prêt 9 Exemple de fiche fantôme IX
    • Table des matièresFiche bibliographique ................................................................................................................IIDédicaces ..................................................................................................................... IIIRemerciements ......................................................................................................................... VRésumé .................................................................................................................................... VIListe des abréviations ............................................................................................................. VIIListe des tableaux ................................................................................................................. VIIIListe des figures ................................................................................................................... VIIIListe des captures ................................................................................................................. VIIIListe des annexes ..................................................................................................................... IXTable des matières .................................................................................................................... XIntroduction .........................................................................................................................- 12 -Enoncé de la problématique ................................................................................................- 13 -Première partie : Contexte d’étude, méthodologie de recherche et concept de l’étude .....- 14 - Chapitre 1 : Présentation du contexte de l’étude ............................................................- 14 - I. Présentation de l’Office Régional de Mise en Valeur Agricole Gharb (ORMVAG) - 14 - II. Présentation du département d’aménagement ..................................................- 18 - Chapitre 2 : Revue de la littérature .................................................................................- 21 - I. Concepts de base ...............................................................................................- 21 - II. Gestion électronique des documents (GED) .....................................................- 23 - Chapitre 3 : Méthodologie de recherche.........................................................................- 31 - I. Objectifs de la recherche ...................................................................................- 31 - II. Questions de recherche .....................................................................................- 31 - III. Population cible .............................................................................................- 32 - IV. Méthodes et instruments de recherche ..........................................................- 33 - V. Envergure de la recherche .................................................................................- 33 - VI. Définitions opérationnelles ...........................................................................- 33 - VII. La valeur de l’étude .......................................................................................- 35 - VIII. Contraintes et limites de la recherche ........................................................- 36 - Chapitre 4 : Etude de l’existant ......................................................................................- 37 - I. Les structures organisationnelles ......................................................................- 37 - II. Identification des archives ................................................................................- 37 - III. Gestion et l’organisation des archives ...........................................................- 38 - IV. Identification des problèmes liés à la gestion des archives ...........................- 39 - V. Analyse des besoins ..........................................................................................- 40 - VI. Proposition et suggestion de solutions ..........................................................- 40 - X
    • Deuxième Partie: Mise en place d’une politique d’archivage .............................................- 42 - Chapitre 1 : Elaboration d’un système d’archivage des documents physiques ..............- 42 - I. Versement des documents................................................................................- 42 - II. L’inventaire physique .......................................................................................- 43 - III. Tri et élimination ...........................................................................................- 44 - IV. Plan de classement ........................................................................................- 45 - V. Calendrier de conservation ...............................................................................- 46 - VI. Communication des documents ....................................................................- 48 - Chapitre 2 : Conception d’un système de gestion électronique des documents .............- 49 - I. Grille d’évaluation des solutions GED .............................................................- 49 - II. Présentation du logiciel Alfresco ......................................................................- 53 - III. Installation et configuration de la solution ....................................................- 55 -Conclusion ...........................................................................................................................- 62 -Bibliographie & webographie .............................................................................................- 63 -ANNEXES ..........................................................................................................................- 65 - XI
    • Introduction L’agriculture était toujours un secteur stratégique pour le développement socio-économique du Maroc. Ce secteur connait de nombreux programmes de développementagricole et de réformes structurelles afin de contribuer dans la croissance économique dupays et d’assurer sa sécurité alimentaire. En effet, l’office régional de mise en valeuragricole a pour mission d’encadrer et d’organiser professionnellement les agriculteurs, géreret maintenir les équipements hydro-agricoles, aménager des terres agricoles et aider audéveloppement rural.L’information est une ressource indispensable à la performance et au développement desorganisations quelles que soient leurs tailles, leurs missions, et leurs sphères d’activité.Ainsi, la bonne gestion d’un tel secteur nécessite une bonne prise de décision, pour atteindreles objectifs prédéfinis et accomplir les missions de l’organisme. Toutefois la prise d’unebonne décision repose sur la disponibilité des informations fiables dans le moment opportun.Par ailleurs, l’absence d’un système adéquat de gestion des informations, constitue uneentrave devant l’existence et le bon fonctionnement des entreprises, ce qui implique uneconnaissance des nouvelles technologies et spécialement une maitrise des outils et techniquesde traitement documentaire. De nos jours, on constate une croissance exponentielle de la masse des archives et desinformations et une diversité qualitative des supports qui ont considérablement modifié lesdonnées de l’archivage dans les administrations et les entreprises. D’où la nécessité d’unsystème d’archivage qui permet une bonne maitrise des documents et une utilisationoptimale pour une prise de décision performante. Un système de gestion informatisée desarchives a pour but d’apporter plus de clarté et de transparence dans l’exercice de laprofession archivistique, la diminution du temps d’attente et donc l’amélioration de la qualitédu service. Il est à noter que l’informatisation ne concerne pas seulement les documentsd’archives mais aussi les instruments de recherche notamment les plans de classement et lesindex.Pour ce faire, la mise en place d’une politique d’archivage soutenue par une applicationGED est une solution efficiente qui peut aider à gérer tous les besoins concernant lesdocuments, leur gestion et leur utilisation.En effet notre travail s’est étalé sur deux parties, la première comprend le contexte del’étude, la méthodologie de recherche, la revue de littérature ainsi que l’étude de l’existant. Etla deuxième présente la stratégie suivie pour la mise en place de la politique d’archivage afinde résoudre les problèmes liés à la gestion des archives du DAM. - 12 -
    • Enoncé de la problématique L’information et la prise de décision sont en étroite relation dans la mesure où lesdécideurs ou bien les acteurs de toute organisation ne peuvent jamais accomplir une activitésans que l’information soit pénétrable et à la portée au bon moment. Cependant, les archivesdu Département des Aménagements de l’ORMVAG notamment les études et les calques nefont l’objet d’aucune activité de gestion et de traitement, ceux-ci sont stockées dans un localqui ne dispose pas des conditions adéquates de conservation d’un fonds d’archives quis’accroit de plus en plus. Ainsi les usagers perdent leur temps et énergie en passant desheures et parfois des jours dans la recherche d’un dossier. Donc, on constate l’absence totaled’une politique d’archivage qui se concrétise dans l’absence :  D’une procédure de traitement, de gestion et de circulation des documents.  Des instruments de recherche de repérage et de consultation de ces documents.  Des conditions favorables de conservation et de préservation des études et des calques.  Des normes et règles de conservation, de traitement, et de communication.Devant cette situation, il est primordial d’implanter un système d’archivage qui va assurerune gestion rationnelle des documents au sein du DAM pour pallier ces entraves en vued’accroître sa productivité et son rendement en réduisant de façon tangible le temps derecherche, de repérage, d’accès, et de partage de l’information. - 13 -
    • Première partie : Contexte d’étude, méthodologie derecherche et concept de l’étudeChapitre 1 : Présentation du contexte de l’étude Pour être en mesure de mener un projet quel que soit sa taille et sa nature, il imported’acquérir une excellente connaissance de l’environnement interne et externe de l’organisme,ainsi tous les partenaires censés produire ou utiliser les documents dans le cadre de leursfonctions.C’est pour cette raison qu’on commence notre projet par une analyse en profondeur duMinistère d’Agriculture et de la Pêche Maritime, l’Office Régionale de Mise en ValeurAgricole du Gharb et le département des aménagements l’objet de notre étude. I. Présentation de l’Office Régional de Mise en Valeur Agricole Gharb (ORMVAG) L’ORMVAG est un établissement public doté de de personnalité civile et del’autonomie financière. Sa création est régie par le Décret royal n° 830-66 du 07 Rajab 1386(22 octobre 1966) et placé sous tutelle technique du Ministère de l’agriculture et des pêchesmaritimes et sous tutelle financière du Ministère des finances. 1. Politique et missions L’ORMAVG est habilité à promouvoir ou de poursuivre dans sa zone d’action lesaménagements hydro-agricoles et de mise en valeur. Il entreprend d’une manière générale lesactions qui visent à améliorer la productivité agricole et le développement du monde rural. Ilest chargé de favoriser la mise en valeur des exploitations agricoles. Il réalise les opérationsdécidées par le Gouvernement en matière foncière et de mise en valeur, en particulier sur lepatrimoine de l’Etat et des collectivités.D’une manière générale, l’office a la responsabilité de l’ensemble des actions de mise envaleur dont principalement l’équipement hydro-agricole, l’aménagement des terres,l’encadrement des agriculteurs, la vulgarisation des techniques modernes de production, lapromotion des productions végétales et animales et des actions de développement socio-économique. L’office s’occupe également de la gestion de l’exploitation et de la maintenancedes ouvrages hydrauliques et des réseaux d’irrigation. 2. Axes d’intervention Les interventions de l’office sont axées principalement sur :  L’aménagement foncier;  L’amélioration des structures foncières;  La mise en œuvre des projets de mise en valeur en zones Bour; - 14 -
    •  La lutte contre l’analphabétisme;  Le développement de projets générateurs de revenus au profit de la femme rurale;  La promotion des entreprises de prestation de services agricoles et encouragement des investissements dans le périmètre. 3. Organisation et structure de l’ORMVAG L’Office Régional de Mise en Valeur Agricole du Gharb comprend, outre laDirection, le Service de l’Audit Interne et de Contrôle de Gestion et le Service des MoyensGénéraux, Cinq Départements au niveau du siège et des Arrondissements au niveau local.L’Administration centrale est composée des structures suivantes:Au siège de l’office, outre le Secrétariat et le Bureau d’Ordre ; 3.1.Service de l’Audit Interne et du Contrôle de Gestion Ce service est placé sous l’autorité du directeur de l’Office Régional de Mise enValeur Agricole du Gharb et en conformité avec les textes en vigueur, il est chargé de :  Examiner et évaluer le système de contrôle interne en vue d’améliorer le fonctionnement global de l’Office en étroite collaboration avec l’ensemble des responsables ;  Détecter les forces et les faiblesses apparentes de l’organisation, et établir le programme de vérification portant sur les faiblesses constatées ;  Etablir le rapport d’audit sur les insuffisances constatées et les recommandations d’amélioration et suivre la mise en place de ces recommandations, et mettre à jour, en liaison avec les différents responsable, le manuel de procédure ;  Participer et coordonner les opérations d’inventaire du patrimoine en liaison avec les responsables des différentes fonctions ;  Etablir périodiquement les indicateurs de gestion et les tableaux de bord destinés à la Direction et à la tutelle ;  Etablir périodiquement les rapports de contrôle de gestion avec recommandation d’actions ;  Analyser les résultats et les performances des différents départements ;  Etablir les rapports d’activités de l’Office destinés au Conseil d’Administration de l’Office. 3.2.Service des Moyens Généraux Ce service est chargé sous l’autorité du directeur de l’Office Régional de Mise en Valeur Agricole du Gharb et en conformité avec les textes en vigueur de :  Satisfaire les besoins des différentes fonctions en moyens de fonctionnement dans les conditions optimales de prix, de qualité et de délais ;  Connaître en permanence et suivre l’évaluation de l’état des stocks des différentes matières, pièces de rechange, fournitures et matières consommables, et déclencher le processus de commande en fonction de l’état des stocks ; - 15 -
    •  Contrôler les opérations immobilières instituées par les textes en vigueur, instruire les dossiers d’expropriation, gérer les affaires administratives de l’Office et, tenir à jour l’inventaire du patrimoine de l’Office ;  Gérer les moyens généraux de l’Office : la documentation, le reprographie des documents, l’atelier de reproduction, et le standard téléphonique ;  Assurer l’entretien des bâtiments administratifs, des logements, des véhicules, des matériels et mobilier de bureau. 3.3.Département des Ressources Humaines Ce service est chargé sous l’autorité du directeur de l’Office Régional de Mise enValeur Agricole du Gharb et en conformité avec les textes en vigueur concernant la gestiondu personnel de :  Concevoir et coordonner la mise en œuvre de la politique de gestion des ressources humaines de l’Office sous tous ses aspects (politiques salariale, formation, recrutement, licenciements …) ;  Suivre et évaluer le personnel en liaison avec l’ensemble des services, préparer et gérer les plans de formation annuels et les plans de carrière ;  Veiller à l’utilisation optimale du personnel dans les différents services et de proposer toutes les mesures favorisant leurs conditions de travail. 3.4.Département de la Planification et des Finances Ce service est chargé de l’amélioration de l’information comptable et financière. A cetitre il est chargé de :  Planifier les actions qui découlent des missions globales assignées à l’Office dans le cadre du plan de développement et en assurer leurs budgétisation ;  Suivre et évaluer les actions développées par les différents départements ;  Appliquer la politique financière et comptable et assurer la gestion financière de l’Office ;  Coordonner et assurer les travaux d’arrêtés comptables et de consolidation des états financiers ;  Concevoir et assurer le fonctionnement du système d’informations comptables et financières ;Assurer l’harmonisation et la mise en œuvre du système informatique. 3.5.Département des Aménagements Le département d’aménagement est un département opérationnel qui prévoit : Lagénéralisation de l’irrigation, l’aménagement des zones Bour, l’équipement communalconcernant l’adduction d’eau potable ; réseaux de pistes et d’électrification ; ainsi quel’aménagement des souks, de plus l’organisation de l’habitat dans la zone d’action concernée.Ce travail nécessite un certain nombre de documents de différents types et natures à savoir :  Des plans (plan des zones d’action) ;  Des cartes, des calques ;  Des rapports d’étude de terrain…. - 16 -
    • 3.6.Département de la Gestion des Réseaux d’Irrigation et de Drainage Ce service est chargé d’assurer le service de l’eau dans les meilleures conditionstechniques et économiques au bénéfice des usagers, conformément aux objectifs initiaux duprojet d’aménagement, et la pérennité du patrimoine hydro-agricole. A ce titre il est chargéde :  Gérer les ressources en eau allouées aux périmètres d’irrigation et assurer le service de l’eau aux usagers en fonction des disponibilités ;  Veiller sur la maintenance des ouvrages des équipements des réseaux et à leur utilisation optimale. 3.7.Département du Développement Agricole Ce service a comme objectifs, dans la zone de l’Office de :  Transférer le « savoir-faire » de l’Office en matière de Développement Agricole aux exploitants agricoles ;  Appliquer les orientations de politique générale du Ministère de l’Agriculture et de la Réforme Agraire ;  Développer la mise en valeur des exploitations agricoles en aidant à améliorer leur gestion technique et leur rentabilité ;  Développer la production animale et assurer la protection sanitaire du cheptel ;  Développer l’accès des exploitants agricoles aux techniques modernes de culture, d’élevage et de gestion, aux encouragements et subventions procurés par l’Etat ;  Assurer le suivi-évaluation des évolutions essentielles des exploitations agricoles ;  Assurer le suivi continu des conditions de commercialisation des productions animales et végétales, notamment des prix des produits agricoles, pratiqués au niveau des différents marchés et les communiquer aux exploitations agricoles ;  Développer des conventions avec l’enseignement et la recherche agricole portant sur le développement de la recherche agricole appliquée, des techniques de productions, et l’organisation des stages mutuels ;  Développer la communication et la diffusion de l’information agricole par radio au profit des exploitations agricoles. 3.8.Arrondissements et les Centres de Développement Agricole Ils sont en nombre de Cinq Arrondissements ils gèrent l’exécution des programmesassignés par le département et le budget de fonctionnement correspondant. Les spécialistesmatières, constituant les équipes pluridisciplinaires, encadrent et forment les conseillersagricoles, ils assurent des visites fréquentes des exploitations agricoles et prennent le relaisdes conseillers dans les cas des exploitations à bon niveau de technicité. De même qu’ils sonttenus d’assurer les contacts requis avec les établissements de l’enseignement et de larecherche agricoles, dans le cadre de conventions établies par le département en vue des’informer de l’évolution des techniques et de la technologie agricoles. Ces contactsrevêtiront plusieurs formes notamment des stages et des visites mutuelles au profit desagriculteurs. Il s’agit des arrondissements de : - 17 -
    •  SIDI KACEM  SIDI ALLAL TAZI  SOUK EL ARBAA  KSIRI  SIDI SLIMANE 3.9.Arrondissements et les Centres de la Gestion des Réseaux d’Irrigation et de drainage Ils sont en nombre de Quatre Arrondissements ils entreprennent des actions visantl’amélioration des conditions d’utilisation de l’eau et le coût de sa mise à disposition. Ilsveillent à la protection de la qualité des eaux et de l’environnement en général. Il s’agit desarrondissements de :  BEHT  MECHRAA BEL KSIRI  SOUK EL ARBAA  SIDI ALLAL TAZI II. Présentation du département d’aménagement 1. Missions et attributions Le département des aménagements est chargé de la mise en œuvre des programmesd’équipement hydro-agricole, de viabilisation du milieu rural en zone Bour notamment, et del’amélioration foncière en vue de lever un certain nombre de contraintes physiques audéveloppement de l’agriculture. A ce titre il est chargé de :  Entreprendre et superviser les études de base et de détail des projets d’aménagement dans la zone d’action de l’Office ;  Réaliser les travaux d’équipement hydro-agricole, d’améliorations foncières et d’infrastructure rurale selon les règles de l’art. et conformément au programme retenu ;  Entreprendre et superviser les travaux de réhabilitation des ouvrages et des équipements ;  Assurer le rôle de conseil et d’assistance aux agriculteurs et aux collectivités locales. 2. Organisation et services Le département se compose outre du secrétariat, d’un bureau administratif et desmarchés, de deux services et d’un arrondissement d’aménagement des secteurs récemmentéquipés Est1 et Est4. Les attributions de chaque entité peuvent être résumées comme suit : 2.1.Bureau administratif et des marchés (BAM) Ce bureau est Chargé de : - 18 -
    •  Des tâches administratives liées à l’exercice de la fonction ;  Du suivi des procédures de l’élaboration des marchés, de leur lancement et de leur jugement ;  Du suivi des procédures de l’élaboration des marchés, de leur approbation et de leur exécution (ordres de service, cautions, décomptes, situation etc.)  De l’archivage de tous les documents se rapportant à chaque marché. 2.2.Service Ingénierie (SIG) Ce service est chargé de :  De planifier, programmer et superviser les études d’aménagements hydro-agricoles conformément aux orientations de la politique d’aménagement arrêtée par le Ministère de l’Agriculture ;  D’instruire les dossiers de qualification des entreprises intervenant dans le secteur de l’aménagement hydro-agricole.Pour l’accomplissement de ces missions outre le secrétariat, le service comprend 3 bureaux :  Bureau des Etudes ;  Bureau des Travaux ;  Bureau de Topographie.Le chef du bureau des travaux fait partie de la commission permanente chargée de l’examendes dossiers d’irrigation localisée. 2.3.Service des Aménagements (SAM) Ce service est chargé de :  De conduire toutes les opérations de remembrement et les projets de mise en valeur en Bour ;  D’examiner les demandes de construction en milieu rural et les documents et projets d’urbanisme et ce pour les localités entrant dans la zone d’action de l’ORMVAG. Son rôle consiste à veiller sur la protection et la sauvegarde du potentiel agricole contre des usages non agricoles et ce conformément à la réglementation en vigueur. Dans ce cadre, l’office est représenté par deux techniciens au niveau du guichet unique instauré au niveau de l’Agence Urbaine Kenitra/Sidi Kacem ;  D’établir les dossiers techniques d’expropriation pour cause d’utilité publique et d’occupation temporaire ;  D’élaborer les états d’indemnisation inscrits dans le cadre des interdictions de mise en cultures des secteurs à aménager ;  D’instruire les demandes de plans de constructions d’élevage. 3. Périmètre des étudesLes études réalisées par le DAM porte sur un périmètre divisé en quatre tranches : - 19 -
    •  Première tranche d’irrigation ;  Deuxième tranche d’irrigation ;  Beht ;  Troisième tranche d’irrigation ;Dans le but de faciliter les études et mieux cerner le périmètre, chacune de ces tranches secompose de parties appelées zones et ces zones sont devisées en secteurs. Pour chaquesecteur, le DAM mène un ensemble d’études, ces études peuvent porter sur une ou plusieursde composantes d’aménagement, à savoir :  Station de pompage (électromécanique/ génie civil) ;  Adduction ;  Canal principal ;  Réseau d’irrigation ;  Réseau d’assainissement ;  Drainage ;  Nivellement ;  Pistes agricoles.Ainsi ces études sont réalisées sur des étapes ou phases appelées aussi missions, notamment :  Diagnostic de la situation actuelle  Projet de mise en valeur agricole  Avant-projet sommaire  Avant-projet détaillé  Projet d’exécution  Dossier de consultation des entreprises  Equipement hydro-agricoleTous les renseignements recueillis facilitent le processus d’évaluation des besoins en matièrede gestion des documents de l’ORMVAG en général, des études et des calques du DAM enparticulier, ainsi que l’identification des solutions appropriées. - 20 -
    • Chapitre 2 : Revue de la littératureDans le présent projet, on est appelé à bien déterminer les concepts sur lesquels on vatravailler à travers des définitions précises et concises. Une attention particulière devrait êtreaccordée aux concepts relatifs à l’archivistique en prenant en compte les notions del’information, du document, d’archives, et du document électronique. Ainsi les termes,principes, méthodes et techniques liés à la gestion électronique des documents, à laconception et à la mise en place d’une application GED au sein d’un organisme. I. Concepts de base 1. Notion de l’information L’information est un élément de base, on doit le définir et étudier ses sources, sestypes et les supports de cette information.L’information est une donnée, transformée et structurée sous une forme conventionnelle etintelligible pour être insérée dans une dynamique de diffusion et/ou d’échange (pour êtrecommuniquée). L’information seule n’est pas un savoir, pour qu’elle le devienne, il lui faut des structuresconceptuelles qui la supportent et lui donnent du sens. L’information n’est pas neutre, elleest toujours chargée d’intentions déterminées tant par la volonté consciente de celui quil’emploi que par sa culture, sa morale, son idéologie, les moyens physiques, institutionnels,les compétences et capacités humaines mises à contribution pour la créer, l’échanger et ladiffuser (elle est donc influencée par la communication).L’information n’est pas figée. Le temps et le contexte dans lesquels elle est échangée etanalysée peuvent modifier sa valeur et l’interprétation qu’on en donne, de même que lesdiverses influences évoquées précédemment. 2. Notion du document Selon la définition donnée par l’Organisation Internationale de Normalisation (ISO),un document est un ensemble formé par un support et une information, généralementenregistrée de façon permanente et tel quil puisse être lu par lhomme et la machine. Ledocument est un objet autonome permettant de diffuser des informations dans le cadre d’unprocessus identifié sur un support donné.1Les documents sont représentés sous plusieurs représentations :  Papier  Electronique : lisible sur un écran. Soit créé initialement sous une forme numérique ou résulte d’un processus de numérisation à partir d’un document papier.  Multi média : regroupe plusieurs type de média tels que : son, image, texte, vidéo.1 Diffusion de contenus et de documents sur Internet - Thomas Dechilly –« Publier sur Internet » - ADBSéditions. - 21 -
    • Figure 1: Définition du document 3. Notion d’archives 3.1.Définition des archives La définition des archives se doit d’être assez large pour englober les archives quelleque soit leur présentation matérielle, tant au niveau de la forme qu’au niveau du support.Ainsi la définition admise par la profession et normalisée par l’UNESCO définit les archivesen fonction de l’objet ou de la provenance. C’est ainsi qu’elles sont définies comme« l’ensemble des documents quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel,produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organismepublic ou privé, dans l’exercice de leur activité. La conservation de ces documents estorganisée dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification desdroits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentationhistorique de la recherche ». 3.2.Rôle des archives dans l’entreprise Les archives constituent la mémoire de l’entreprise, elles représentent les activitésréalisées dans le cadre d’une affaire ou d’un ensemble d’affaires. Les définitions données parla littérature incitent sur la nécessité de la conservation des archives pour la justification desdroits, la recherche scientifique et historique et pour la sauvegarde du patrimoine. Laconservation des archives permet une bonne gestion et organisation de l’ensemble desdonnées et informations circulant dans ces archives et par conséquent une prise de décisionefficace et efficiente. L’archiviste américain Theodore R.Sechellenberg définit deux valeurs essentielles desarchives : la valeur primaire et la valeur secondaire, la première correspond aux valeursadministratives, légales et financières autrement dit les raisons pour lesquelles ces archivesexistent. La deuxième valeur reflète les valeurs d’information, du témoignage et de recherchec’est-à-dire la finalité des documents d’archives. - 22 -
    • 4. Notion du document électronique Le document électronique est :  Un lieu de composition et d’assemblage de fragments documentaires divers  Une plate-forme à partir de laquelle peuvent être dérivés de nombreux supports matériels.Le document électronique est un fichier :  Codé en binaire  Non lisible directement (nécessite un PC + logiciel)Obtenu par numérisation (dématérialisation), par saisie au clavier (fichier natif) ou bien parédition de sortie (facturation, reporting, …). Figure 2: définition du document électronique II. Gestion électronique des documents (GED) La présente partie a pour but de clarifier les notions et les concepts relatifs à la GED,d’approfondir les connaissances liées à un système GED, à sa conception et sa mise enœuvre. 1. Définition de la GED La GED, gestion électronique des documents, ou GEIDE gestion électroniqued’informations et de documents existants, est un ensemble d’outils et de techniquespermettant la dématérialisation, le classement, la gestion et le stockage des documents àpartir d’applications informatiques dans le cadre normal des activités d’une entreprise.La GED peut être définie comme étant le « système informatique composé de matériels etlogiciels qui permet de traiter, de consulter et de diffuser des documents non matérialisés surun support classique ». - 23 -
    • 2. Objectifs de la GED 2 2.1.Objectifs liés au stockage  Réduction du volume de transactions et de l’encombrement ;  Accroissement de charge ;  Diminution des risques (vols, incendie, pertes) ;  Diminution des duplications. 2.2.Objectifs liés à la gestion  Diminution des délais de recherche ;  Accès à l’information par critères multiples ;  Amélioration de la confidentialité ;  Réduction des coûts de consultation et restitution. 2.3. Objectifs liés à la diffusion  Diffusion interne ou externe ;  Amélioration de l’accès à l’information et de sa pertinence ;  Sécurité d’accès ;  Accès partagé ;  Accès distant ;  Décentralisation du traitement. 2.4.Objectifs de communication et de coopération  Travail collaboratif ;  Communication, structure des échanges ;  Procédures d’orchestration des échanges. 3. Applications GED Les solutions GED peuvent faire l’objet de différentes classifications mais par soucide simplification, nous n’avons retenu que cinq grandes catégories reconnues par lesspécialistes, notamment :  GED Bureautique ;  GED documentaire ;  GED image ;  GED COLD ;  GED administrative. 3.1.GED Bureautique La GED bureautique permet la gestion des documents bureautiques « vivants » del’entreprise, sous leur forme d’échange et de flux entre les postes de travail producteurs.Les solutions de GED de cette catégorie doivent présenter les caractéristiques suivantes :  Intégration forte de l’environnement de productivité, tant en terme d’architecture technique que fonctionnelle, l’outil GED peut être perçu comme l’élément fédérateur des échanges documentaires au sein du groupe de travail : gestion de la traçabilité des2 Prax, Jean-Yves. Larcher, Simon. La gestion électronique documentaire. Paris : Dunod,2004. - 24 -
    • flux sur un réseau, archivage automatique avec gestion des versions successives d’un document (versioning), filtres d’inter-compatibilité des fichiers, sécurité ;  Très grande facilité d’utilisation au moment de la production : l’indexation doit se faire en quelques secondes, et au moment de la recherche : critères simples, consultation par viewer universel ;  Gestion de document vivants : liens dynamiques vers le document natif, versioning ; Intégration de fonctions de messagerie, annotations, workflow qui permettent d’enrichir le document, de le faire vivre au sein d’un flux du travail. 3.2.GED documentaire La GED documentaire gère les documents de référence de l’entreprise. L’objectif estde constituer une mémoire organisationnelle qui prend en compte les acteurs et les contextes.A cet effet la GED documentaire doit élaborer un langage d’indexation généralement autravers d’un thesaurus, qui soit à la fois générique pour que la sémantique soit partagée partout le monde, et spécifique pour que le moteur de recherche soit précis et pertinent.Le processus d’indexation des documents étant plus lourd que dans le cas de la GEDbureautique, il est souvent nécessaire d’organiser une fonction de collecte qui nécessite descompétences de documentaliste, à savoir la conception de thesaurus, liste permutée de mots-clés, sélection des documents référentiels…La recherche et la consultation se font, en revanche, depuis les postes « clients » et doiventêtre assez simples. 3.3.GED Cold Sous l’appellation GED-Cold (Computer Output LaserDisc) sont regroupés lesprogrammes et les applicatifs conçus pour gérer des fichiers spools générés par desordinateurs centraux ou des systèmes transactionnels. Il s’agit de factures, de bons delivraison, de fiches de paie, etc.La GED-Cold complète ou remplace les éditions traditionnelles de microfiches COM(Computer Output Microfilm) ou les listings.Une solution de GED-Cold comprend plusieurs modules logiciels permettant l’extraction dedonnées de fichiers spools(en connexion directe avec un ordinateur central ou par lectured’un support de stockage temporaire).Le logiciel de GED-Cold indexe les données du fichier spool selon les critères propres àl’application. Ces données enrichissent une base de données sur laquelle l’usager pourraensuite effectuer des recherches multicritères.Les applications de GED-Cold sont d’un usage beaucoup plus souple que lesmicrofilms/microfiches COM ou les listings. Elles rendent possibles la consultation sélectived’information en quelques secondes et le partage des fichiers entre plusieurs utilisateurs. 3.4.GED image Le terme GED-image regroupe toutes les applications de GED gérant des images oudes documents numérisés. - 25 -
    • Cette segmentation est purement formelle car un même logiciel est en général capable degérer à la fois des images et des fichiers issus de traitement de textes, de tableurs, etc.Pour capturer les images, il existe plusieurs méthodes qui dépendent de la nature desdocuments et des besoins de l’application. On peut numériser des documents à l’aide descanners, importer des fichiers déjà existants (exemple de photo-CD) ou capture des images àpartir d’une caméra vidéo couplée à une carte de numérisation placée dans le micro-ordinateur. 3.5.GED administrative La GED administrative permet de procéder au classement de documentsadministratifs les plus divers (factures, fiches techniques, bons de commande, formulaires,devis...) sous forme de fichiers numérisés qui pourront être éventuellement diffusés via leréseau interne de lentreprise. Elle est souvent associée à une LAD (Lecture Automatique desDocuments). 4. Infrastructure d’un système GED L’infrastructure d’un système GED comprend les éléments suivant :  Un réseau informatique et des moyens de communication : c’est un réseau général d’entreprise avec des outils de communication internes (accès aux applications informatiques et émulation de terminaux, transferts de fichiers, messagerie interne, etc.) et externes (passerelles fax, télex, accès à des messageries publiques, accès à des banques de données externes, etc.);  Des dispositifs matériels et/ou logiciels appelés serveurs dont l’objet est d’offrir des services à l’ensemble des usagers internes et externes de l’entreprise (services d’impression, de sauvegarde de données, de bureautique, d’applications informatiques, de bases de données, etc.) ;  Des postes client spécialisés en fonction de l’utilisateur, ce sont les postes de travail dont l’entreprise est équipée. Cette infrastructure est organisée selon des choix et des règles d’architecture par exemple une architecture de type « client- serveur ». 5. Etapes fonctionnelles de la GED 5.1.L’acquisition des documents Le premier maillon de la chaîne de GED est l’acquisition numérique afin de gérerl’information par ordinateur, elle doit être disponible sous forme numérique (suite de bits à 0ou 1). Nous nous retrouvons devant trois possibilités d’acquisition des documents:  Acquisition directe de l’information en mode numérique : soit une façon plus simple (saisie directe de texte sur traitement de texte) soit une façon plus sophistiqués (acquisition graphiques sur table traçante);  Conversion en numérique de documents analogiques : il s’agit là d’effectuer une conversion en faisant appel à différentes technologies : scanner, carte de numérisation… et ce selon les supports analogiques concernés.  Collecte et assemblage de documents déjà numériques : il s’agit d’une information numérique mais souvent éparpillée sur différents postes et serveurs, et surtout disparate dans son format et dans sa forme. Le travail est axé sur la conversion de format. - 26 -
    • 5.2.Enregistrement des documents Une fois acquis, les documents doivent être enregistrés en leur attribuant uneréférence (nom de fichier, numéro, cote alphanumérique, dates extrêmes…) en fonction desrègles de gestion de lorganisme et en répondant à des utilisations différenciées du document(création de copie révisable, de copie de diffusion). 5.3.Classement des documents Lorsquun document est enregistré dans le système de gestion, il doit pouvoir êtrefacilement récupéré. Il est donc indexé selon ses métadonnées (type de fichier, date dajout,responsable de lajout) et son contenu (recherche en texte intégral ou par descripteur). 5.4.Indexation des documents L’indexation d’un document consiste à décrire le document dans le but de permettreune exploitation rapide et facile sans nécessairement recourir à la consultation du documentlui-même. On distingue :  Lindexation par type en utilisant les métadonnées (catégorie, auteur, titre, date...) du document ;  L’indexation par mots-clés : Il sagit de sélectionner et de répertorier les termes qui apparaissent le plus souvent et qui se rapportent au document dans une liste de mots prédéfinie appelée thesaurus ;  L’indexation en full text (ou texte intégral) consiste à lire les documents numérisés dans leurs intégrité par des logiciel d’OCR (reconnaissance optique des caractères). 5.5.Stockage et conservation des documents Le stockage et la conservation sont impératifs pour garantir lintégrité, la sécurité et lasauvegarde des documents dans un système GED. Ils doivent être étudiés avec minutie avantde choisir le type du périphérique du stockage. Le stockage s’effectue en fonction des typesdes documents, de leur fréquence d’utilisation, de la durée de conservation et aussi del’importance stratégique de l’information circulée dans ces documents. 5.6.La recherche et la consultation des documents L’une des finalités essentielles d’un système GED est de rechercher des documentsdans le but d’une restitution, d’une consultation ou d’une modification. La qualité et larapidité de la recherche dépendent de la qualité de l’indexation et de l’acquisition.La recherche dans un système GED peut se faire soit par :  Le biais d’une requête de recherche ;  Le biais d’un navigateur ou technique hypertextuelle ;  Le biais d’une navigation en plein texte (en texte intégrale).La recherche est soumise aux contrôles d’accès, un système GED doit offrir une gestion fortedes droits daccès (lecture, modification, suppression, création). Ces droits sont alors attribuésà des personnes et à des groupes de personnes prédéfinis en fonction de leurs tâches et leurspostes administratifs. - 27 -
    • 5.7.La diffusion des documentsLes documents ont souvent vocation à être diffusés, sous forme électronique ou aprèsimpression. Il faut dans certains cas les transformer et les faire valider avant cette diffusion.La diffusion des documents recouvre plusieurs technologies, pouvant être combinés selon lebesoin. Elles comprennent l’affichage écran, l’impression et les différentes formes decommunication sur réseau, comme la messagerie ou le Workflow. Figure 3 : la décomposition d’un système GED3 6. Phases d’implantation d’un projet GED La réussite d’un projet GED repose essentiellement sur une démarcheméthodologique suivie, rationnelle et rigoureuse.Les phases de la mise en place d’un système GED peuvent être résumées comme suit :  L’étude de l’existant ;  Critique et analyse de l’existant ;  Réalisation du diagnostic ;  Choix de la solution (l’outil) ;  Installation de la solution (le logiciel) ;  Paramétrage du logiciel afin de l’adapter aux besoins de l’organisme ;  Tester la solution pour vérifier les fonctionnalités du logiciel et leurs adaptations aux besoins ;  Formation de l’ensemble des usagers (utilisateurs et administrateurs) ;3 Cours de Mme. Daoudi : ECM. 4ACI. - 28 -
    •  Exploitation et maintenance. L’implantation d’un système GED exige la constitution de deux comités :  Comité du pilotage : prend les décisions, pilote et conduit toutes les phases du projet ;  Comité de suivi : exécute le projet, planifie le travail des exécutants. 7. Les outils d’échange 7.1.Workflow La GED (gestion électronique de documents) rationalise les processus de traitementdes documents. Elle est un partenaire du développement de workflows formalisés danslentreprise.Un workflow (ou flux de travail) décrit et formalise toutes les étapes dun processus et lesflux dinformations associés. Un workflow nest pas nécessairement linéaire. Il peut contenirdes embranchements et des boucles accompagnées de conditions.Par abus de langage, le terme de « workflow » peut aussi désigner le logiciel permettantdexécuter ces flux.Il est considéré comme un enchainement de tâches, initié par un événement déclencheur,possédant des boucles et des tests conditionnels et visant à la production d’un produit final.Le processus est compatible aux structures et aux fonctions de l’entreprise.Les workflows sont applicables à de nombreux niveaux dans une entreprise :  Workflow pour lécriture dun rapport : écriture, corrections, validation des corrections, validation du document, signature, diffusion,  Workflow pour la gestion dune non-conformité : déclaration de la non-conformité, validation, correction, validation de la correction,  Workflow pour la GED : création, stockage, diffusion, archivage, destruction. 7.2.Groupware Le Groupware est un concept qui désigne à la fois le processus humain etorganisationnel du travail en groupe et les outils technologiques nécessaires pourl’accomplissement de ce travail.L’AFCET4 parle de « collecticiel » qu’elle définit ainsi :Un ensemble de techniques et de méthodes qui contribuent à la réalisation d’un objectifcommun à plusieurs acteurs, séparés ou réunis par le temps et l’espace, à l’aide de toutdispositif interactif faisant appel à l’informatique, aux télécommunications et aux méthodesde conduite de groupe.Le Groupware est donc un concept polymorphe, c’est-à-dire qui vise plusieurs objets, etutilise plusieurs outils, les principaux étant :  La messagerie,  L’agenda de groupe,4 AFCET : Association française pour la cybernétique économique et technique - 29 -
    •  Le partage d’information,  La conférence électronique.Les outils du Groupware apportent au travail en groupe une somme de bénéfices :  Le travail asynchrone ;  Le travail à distance ;  La réutilisation des données échangées ;  La communication de n personnes à n personnes.Ces bénéfices qui les démarquent des outils traditionnels du travail de groupe réunionphysique (contraintes de lieu et de temps), téléphone (synchrone, limite en nombre depersonnes et sans réutilisabilité), télécopie (non réutilisabilité). - 30 -
    • Chapitre 3 : Méthodologie de recherche I. Objectifs de la recherche Notre travail a pour objectif la mise en place d’une politique d’archivage ainsi quel’intégration d’un module de gestion électronique pour les dossiers d’archives au sein dudépartement d’aménagement de l’ORMVAG.Les objectifs de la présente étude s’articulent autour des axes suivants :  Etudier l’existant en matière de gestion, d’organisation, de conservation et d’exploitation des études du département d’aménagement(DAM) de l’ORMVAG.  Proposer des solutions pour résoudre les problèmes relatifs à l’archivage des études réalisées par l’office, et des différents plans et calques y afférents.  Choisir un échantillon et en appliquer les règles et normes d’archivage et mettre en place une application GED qui facilitera d’avantage l’exploitation du patrimoine archivistique de l’ORMVAG, notamment les études. II. Questions de recherche L’atteinte des objectifs précités et la bonne conduite de ce projet reposent sur laréponse à un certain nombre de questions, notamment :  Questions relatifs au premier objectif :  Etudier l’existant en matière de gestion, d’organisation, de conservation, et d’exploitation des études du département d’aménagement (DAM) de l’ORMVAG.  Existe-t-il des normes ou des textes réglementaires régissant l’organisation et la gestion des études réalisées pour le département d’aménagement au sein de l’ORVAG ?  Quels sont les moyens humains affectés à la gestion des études et des plans du point de vue nombre et profil ?  Comment se présente le local de conservation des études et des plans et calques ?  Quel équipement de classement et de conservation des études et plans utilise- t-on ?  Est-il adéquat pour le rangement des études et des plans et calques ?  Quel est le volume des études conservées au sein du local ?  Quelles sont les opérations de traitement effectuées sur les études et les plans et calques ?  Quel est le type de classement adopté ?  Quels sont les instruments utilisés pour le repérage de l’information contenue dans les études ?  Comment se fait la communication des études et des plans et calques ?  Quels sont les opérations de tri et d’élagage effectuées sur les dossiers des études ?  Quelles sont les conditions de conservation des études et des plans et calques ? - 31 -
    •  Questions relatifs au deuxième objectif :  Proposer des solutions pour résoudre les problèmes relatifs à l’archivage des études réalisées pour l’office, et des différents plans et calques produits dans le cadre de ces études.  Quelles sont les suggestions formulées par les utilisateurs pour une meilleure gestion des études et des plans et calques ?  Quels sont les moyens humains indispensables pour la gestion des études et des plans et calques ?  Quelles sont les procédures de traitement à mettre en place ?  Quel serait le plan de classement le plus adéquat à une gestion rationnelle des études et des plans et calques ?  Quelles stratégies de sélection, d’analyse, de tri et d’élimination à appliquer aux études et aux plans et calques ?  Quel est le système de communication qui serait le plus adéquat et le plus performants pour la gestion des études et des plans et des calques ?  Quelles sont les conditions nécessaires à la bonne conservation des études et des plans et calques ?  Quels sont les producteurs et utilisateurs de l’information et des pièces constituant les études ?  Quelles sont les catégories d’utilisateurs des études et des plans et calques ?  Quelles sont les procédures administratives de création et d’utilisation des études et des plans et calques ?  Quelle est la fréquence d’utilisation des études et des plans et calques ?  Quels sont les obstacles utilisés lors de leur utilisation ?  Questions relatifs au deuxième objectif :  Choisir un échantillon et en appliquer les règles et normes d’archivage et mettre en place une application GED qui facilitera d’avantage l’accès à ces documents.  Quels sont les critères de choix de l’échantillon ?  Quels sont les règles et les normes choisies pour appliquer la politique d’archivage pour les archives du département de l’aménagement ?  Quels sont les critères de choix de la solution GED ? III. Population cible La population objet de notre étude est représenté par le personnel du département desaménagements y compris le service chargé d’archiver les études et les plans réalisés par leDAM, aussi les partenaires de l’ORMVAG notamment les sociétés qui s’occupent de laréalisation des études et des calques, ainsi qu’autres organismes publiques telle l’AgenceNational de la Conservation Foncière ,du Cadastre et de la Cartographie ( ANCFCC), sansoublier les agriculteurs qui demandent régulièrement les plans et les calques auprès dudépartement. - 32 -
    • IV. Méthodes et instruments de recherche Pour répondre aux questions de recherche, nous avons commencé par une visite dudépartement des aménagements (DAM), et on a pu relever les différentes carences quiexistent au niveau des moyens matériels et humains. Deux moyens ont été utilisés pour cettefin : 1. L’observation directe L’observation directe permet de focaliser l’attention sur le personnel, le matériel et lesmoyens disponibles dans le département, elle permet de recueillir les informations utilespour répondre aux questions de recherche.Dans notre cas, il s’agit d’une simple visite aux deux salles d’archives (Salle des calques, etcelle des études) où l’observation est le seul moyen qui permet l’obtention de l’informationsur l’existent en ce qui concerne l’état des documents, l’état des locaux, l’état du matériel derangement et le classement des documents. 2. Enquête par entretien L’entretien est une technique permettant d’élaborer un rapport de communicationverbale entre deux personnes, l’enquêteur et l’enquêté, afin de recueillir des informationsrelatives à un objet précis.L’entretien a été mené auprès du chef de département DAM, du chef du service desaménagements (SAM) et des fonctionnaires responsables du dépôt d’archives. Cet entretiennous a permis de compléter l’information, recueillie par le biais de l’observation directe, surl’état des documents, les moyens de rangement, les moyens de repérage des documents et lesmodalités de communication. V. Envergure de la recherche Ce projet vise la conception et la mise en place d’une application solide de gestionélectronique des documents qui va prendre en charge les études produites par ledépartement des aménagements de l’ORMVAG.Le projet comporte plusieurs étapes complémentaires :  Une étude de l’existant, il s’agit d’un diagnostic du fonds d’archives afin de détecter les informations sur la structure des archives, les types des documents, et le système d’archivage actuel suivi par le DAM.  Une étude archivistique qui est indispensable pour mettre en valeur les documents (les études et les calques) du DAM, concevoir un plan de classement approprié et un calendrier de conservation évolutif et conforme avec les besoins et le système de l’ORMVAG  La conception et la réalisation de l’application GED reposant sur une solution adéquate aux besoins du DAM. VI. Définitions opérationnelles Notre projet fait appel à un certain nombre de termes techniques de l’archivistiqueclassique ainsi que l’archivage électronique et le traitement électronique des archives, c’estpour cela, qu’on est censé définir les termes opérationnels, à savoir :  Archives ; - 33 -
    •  Archivage;  Archivage électronique ;  Versement ;  Tri et élimination ;  Classement ;  Conservation ;  Communication. 1. Archive La définition en langue française du Conseil International des Archives (CIA)considère les archives comme « un ensemble des documents de toute nature, produits oureçus par une personne physique ou morale, par un organisme public ou privé, résultat de sonactivité, organisé en conséquence de celle-ci et conservés en vue d’une utilisationéventuelle. » 5 2. Archivage L’archivage est considéré comme l’opération qui consiste à assurer la conservation àmoyen ou long terme des documents, dans le but de les exploiter éventuellement etultérieurement.Selon une approche plus pragmatique et plus concrète, l’archivage peut être déterminécomme suit :  Conservation : volontaire, organisée, sécurisée et pour une période assez longue,  D’une information,  Qui n’a plus nécessairement d’utilité immédiate,  En vue d’un éventuel usage ultérieur. 6 3. Archivage électronique A l’ère des technologies de l’information, on parle souvent de l’archivageélectronique au lieu de l’archivage traditionnel. Néanmoins, les deux concepts ont les mêmesmotivations et les mêmes finalités. Mais l’archivage électronique représente descaractéristiques spécifiques, on cite :  La simplicité : un système d’archivage électronique permet l’accès à différents documents en même temps et depuis le poste de travail de l’usager ;  L’accessibilité de l’information : l’archivage électronique permet l’accès à l’information quel que soit la localisation de l’utilisateur ;  Réduction des coûts : les coûts du logistique et du personnel ;  Réduction des risques : les risques relatifs à la perte des documents, aux catastrophes naturelles (les sinistres), et ainsi à la sécurité des documents. 75 Portail international archivistique francophone, <http://www.piaf-archives.org/espace-formation/mod/resource/view.php?id=20> consulté le 23/04/20126 Livre blanc : « archivage électronique : valeur probatoire » disponible sur le lien : <http://www.group-sts.com/documents/LivreBlanc_Archivage_valeur%20probatoire.pdf> consulté le 18/04/2012.7 Idem. - 34 -
    • 4. Versement Il s’agit de l’opération matérielle et administrative qui consiste à transférer lesarchives dun service versant vers le centre darchives. En se référant à un bordereau deversement. 5. Tri Le dictionnaire de terminologie archivistique définit l’opération du tri comme étant lafonction fondamentale qui consiste à déterminer le sort des documents en se basant sur leursvaleurs, c’est-à-dire séparer les documents qui doivent être conservés de ceux qui sont vouésà l’élimination. C’est une opération à la fois matérielle et intellectuelle. 6. Elimination La fonction de l’élimination est une procédure réglementaire qui consiste à soustraireun document, un dossier de l’ensemble des dossiers auquel ils appartiennent parce qu’ilssont dépourvus d’utilité administrative et d’intérêt historique. 7. Classement En archivistique, le classement est définit comme étant l’opération à la fois matérielleet intellectuelle qui consiste à ordonner l’ensemble des documents crées ou reçus selon descritères bien déterminés, qu’il s’agit de classement des documents à l’intérieur des dossiersou de l’organisation des dossiers entre eux.On entend par classement les opérations de classification, de codification et de rangement desdossiers sur les rayonnages. 8. Conservation Le dictionnaire de terminologie archivistique considère la conservation comme étantla fonction principale des archives qui permet d’assurer le stockage et la gestion desarchives dans des magasins adaptés aux conditions de sécurité et en fonction de la nature desarchives. Ainsi elle peut être définit comme étant l’ensemble de procédés et des mesuresdestinés à assurer d’une part la protection physique et d’autre part, la remise en état desdocuments endommagés. 9. Communication La communication est une opération matérielle et administrative, qui régisse à uneréglementation en fonction de l’organisme et selon la typologie et la nature des documents,de sortie d’archives d’un centre ou dépôt d’archivage vers un utilisateur. VII. La valeur de l’étude Le présent travail s’inscrit dans le cadre du projet de fin d’étude du cycle desinformatistes. Il vise l’élaboration d’un système de gestion électronique des dossiersiconographiques du département d’aménagement de l’ORMVAG, la mise en place d’un telsystème est une solution efficiente qui peut aider à gérer tous les besoins concernant lesdocuments, leur gestion et leur utilisation en facilitant le traitement, le repérage, et lacommunication de l’ensemble des documents du département pour un bonne prise dedécision. - 35 -
    • VIII. Contraintes et limites de la recherche La contrainte majeure de ce travail réside dans l’absence d’une politique d’archivagequi régisse la gestion des documents du DAM, ainsi le manque d’une réglementation de tri etd’élimination des documents et par conséquent on constate un encombrement des documentssur les rayonnages.Une autre contrainte relative au personnel chargé des deux locaux d’archives, qui n’ont pasassez de connaissance en matière des normes et des règles d’archivage et la gestion desarchives et donc la non compréhension du jargon archivistique utilisé.Face à ces contraintes, on a opté à une sensibilisation du personnel notamment le chef dudépartement et le chef du service des aménagements pour penser à des solutions à long terme. - 36 -
    • Chapitre 4 : Etude de l’existant L’étude de l’existant qu’on a mené au sein du DAM a révélé l’absence d’un systèmede gestion des archives.En effet, la situation actuelle des archives du DAM est le résultat de plusieurs facteurs :  L’absence de moyens humains ;  Problèmes liés aux locaux ;  Problèmes de procédures de traitement des dossiers ;  L’inapplication et la négligence de la réglementation qui régit la gestion des archives. I. Les structures organisationnelles 1. Les ressources humaines Les ressources humaines affectées pour la gestion des archives du DAM dans les deuxlocaux sont deux personnes qui détiennent les clés et quelques registres dans lesquels sontenregistrés les calques reçus par le DAM. Ces personnes n’ont aucune connaissance enmatière des normes et règles d’archivage. 2. Les ressources matérielles Le DAM dispose de deux salles d’archives, la première est occupée par les boîtescontenant les études réalisées par des sociétés partenaires du DAM, et la deuxième etoccupée par les calques qui sont produits au cours du projet d’exécution.Durant notre visite à la salle dans laquelle sont stockées les études on a pu dégager lesobservations suivantes :  La diversité du matériel de conditionnement (boîte en plastique, boîte cartonnée, carton…) : chaque société chargée de réaliser une étude utilise son propre matériel de conditionnent, ce n’est que dernièrement que l’office a imposé aux sociétés un matériel uniforme pour la conservation des dossiers (à partir de 2011) ;  Présence d’études « provisoire », qui ne sont pas consultés et utilisés, avec les autres études dans le même local ;  Rayonnages saturés ;  Certains dossiers sont posés sur terre dû à la saturation des rayonnages et de la salle ;  Présence de calques et de cartes qui ne sont pas classés ;  Certains dossiers ne sont pas apparents, ils se trouvent derrière d’autres dans des rayonnages métalliques, tandis que les calques sont rangés dans des rayonnages en bois ;  Rangement de dossiers dont on ne connaît pas le contenu et jugé d’inutile dans le local. II. Identification des archives 1. Typologie des archives En faisant l’inventaire des archives du DAM, on a remarqué que les dossiers desétudes peuvent comporter des rapports, des plans, des albums photo, et des calques(documents cartographiques). Ces derniers sont conservés dans une salle d’archives à part. - 37 -
    • 2. Volume des archives L’inventaire des archives du département des aménagements a fait ressortir unvolume de 71.72 répartis dans les deux salles comme suit : La 1ère salle qui est réservée auxdossiers des études comporte 49.22 ml, et la deuxième réservée aux calques comporte 22.5ml. III. Gestion et l’organisation des archives 1. Le classement L’organisation et le classement est un élément fondamental pour une gestion efficaceet efficiente d’un fonds d’archives. Cela consiste à ranger les documents selon un ordreprécis afin de pouvoir accéder à l’information rapidement. Cependant, les archives du DAMsont rangées dans les rayonnages sans aucun plan de classement ou moyen de repérage, parexemple, les dossiers appartenant à la même zone peuvent se trouver dans différentsemplacements. Il n’y a qu’une petite partie de ces études qui sont classées par zone mais quin’ont aucune côte ou indice pour les repérer facilement. 2. Les instruments de recherche Les instruments de recherche sont l’élément essentiel et la clé de voûte du système degestion des archives et de la communication de l’information qu’elles contiennent.Cependant aucun instrument n’est produit ou utilisé pour récupérer les dossiers des études,d’ailleurs on ne peut pas élaborer un instrument de recherche si les études ne sont pas déjàclassées et traitées puisque linstrument de recherche est laboutissement du travail declassement fondé sur le principe de respect des fonds. Ce qui rend la gestion des archives etleur communication une opération très délicate. Le personnel responsable sur les deux sallesd’archives n’a que des registres dans lesquels ils inscrivent les numéros des calques reçus. 3. La communication Tout document conservé est ou sera un jour communiqué. Mais il nest pas toujoursimmédiatement communicable. Selon la réglementation établie dans chaque pays, des délaissont à observer avant que certains documents, certains fonds, puissent être librement portés àla connaissance du public.L’interview avec l’un des responsables dans le DAM a révélé qu’il y a une réglementationqui régit la communication des archives et qui dit qu’il faut remplir une fiche pour avoir lapossibilité de consulter une étude, et il faut payer 50DH pour avoir une copie. 4. L’évaluation, le tri et l’élimination Le tri est l’une des fonctions les plus difficiles en archivistique, mais surement cellequi permet de contrôler et maitriser l’augmentation hypertrophique du volume des archivesdans les administrations.Pour les archives du DAM aucune politique ou opération d’évaluation, de tri ou d’éliminationn’est réalisée. Ils gardent même les exemplaires et les versions provisoires des études quin’ont aucune utilité pour le département et qui occupent un espace très important dans lelocal. - 38 -
    • IV. Identification des problèmes liés à la gestion des archives 1. Au niveau de la réglementation Aucune norme ou règle d’archivistique n’est appliquée dans la gestion des archivesdu DAM. En effet, une anarchie et une diversification en matière de traitement des archivesapparaissent dans leur organisation. Cependant la réglementation sur les archives est unpréalable essentiel à la mise en place d’un système de gestion des archives entre autres laréglementation doit aborder toutes opérations relatives au traitement archivistique (leclassement, le tri, les versements etc.) 2. Au niveau des ressources humaines L’élément humain est un facteur clé dans la réussite d’un système de gestion desarchives. En effet, la mise en place d’un système de gestion des archives nécessite,l’existence d’un effectif humain suffisant et compétent, et une formation spécialisée dupersonnel qui lui permet de faire face aux exigences du traitement des archives.Cependant, le personnel responsable sur les archives du DAM n’est pas formé en sciencesde l’information et l’archivistique. De plus ils n’ont aucune connaissance sur les règles et lesnormes archivistiques et sur l’importance des archives, et aucune politique d’archivage n’estappliquée. Dans la salle occupée par les calques la recherche se fait par numéro, même siquelques calques ne disposent pas de numéro. Pour la salle des études Ils connaissentseulement l’emplacement de quelques boites d’archives, sinon pour le reste aucun moyen derepère n’est utilisé. La recherche d’une étude prend des heures et parfois des jours. 3. Au niveau des locaux Les locaux destinés à la conservation des archives du DAM souffrent de plusieursproblèmes qui les rendent inadéquat et insuffisant pour la bonne conservation et préservationdes dossiers des études et des calques :  Matériel de conditionnement inadéquat ;  Conditions de conservation qui peuvent entrainer la dégradation des dossiers d’archives et parfois la perte de ceux-ci ;  Rayonnages insuffisant et inadéquats pour le rangement des études ;  Rangement des calques dans des rayonnages en bois ce qui entrainera le développement de plusieurs facteurs de dégradation ;  Apparences des fils électriques et de canaux d’eaux qui peuvent causer des incendies. 4. Au niveau du repérage Parmi les problèmes épineux de la gestion des archives du DAM on trouve celui durepérage. En effet, le personnel du DAM passe des heures sinon des jours dans la recherched’un dossier, cela est dû à l’absence d’un instrument de recherche, le déclassement desdossiers ou bien la perte totale de ceux-ci qui sont encombrés dans le local.Seules les deux personnes responsables qui peuvent localiser et repérer certains dossiers etnon pas tous. De plus, certains dossiers ne comportent aucune fiche qui décrit leur contenu,ce qui impose l’ouverture de la boite pour identifier le contenu et donc cela entraine plusd’énergie et de temps. - 39 -
    • V. Analyse des besoins Ainsi, l’étude de l’existant et l’analyse de la situation des archives du DAM nous ontpermis d’identifier et de déterminer les besoins et les attentes des utilisateurs des produitsdocumentaire du département (études et calques) et qui sont :  Un personnel constitué de professionnels de l’information spécialisé dans le domaine des archives, pour élaborer une politique d’archivage et un plan d’action afin de reconstituer le fonds d’archives et de le rendre disponible et accessible aux usagers.  Un local adapté et qui dispose des conditions adéquates pour la bonne préservation et conservation des études et des calques. En effet, la majorité des archives conservées à ce jour sont des documents sur papier. Toutefois les documents sur nouveaux support exigent des conditions climatiques qui lui sont propres. Ces conditions doivent être prises en compte lors de la construction d’un bâtiment neuf puisqu’elles sont plus difficiles à obtenir dans les bâtiments anciens. D’ailleurs, il importe de respecter dans toute la mesure du possible les températures et pourcentage d’humidité relative indiqués dans les normes climatiques et hygrométriques internationales. Support Température Humidité relative Papier 18°C (+ ou – 2°C) 55% (+ ou – 5%) Photographies Noir et blanc 12°C (+ ou – 1°C) 35% (+ ou – 5%) Couleurs 5°C (+ ou – 1°C) 35% (+ ou – 5%) Tableau 1 : Mesure de température et de l’humidité des archives8 De plus, il faudra prendre toutes les mesures nécessaires pour la protection contre les agresseurs des archives et qui sont : les animaux nuisibles, les insectes, et les champignons ou moisissures. Et aussi, il faudra dresser un plan de prévention et d’action en cas de sinistres ou cataclysmes.  Un outil de gestion électronique des documents qui facilitera la gestion, l’accès et la communication des archives du DAM. Cet outil doit remplir les critères suivants :  La gratuité : le DAM ne dispose pas d’un budget qui favorisera l’utilisation d’un outil payant. L’open source est une solution optimale pour le DAM.  La possibilité de la gestion de l’ensemble du cycle de vie des documents.  Une interface conviviale et facile à utiliser et manipuler pour l’ensemble des utilisateurs du logiciel.  La possibilité de configurer l’outil et de l’adapter aux besoins du département. VI. Proposition et suggestion de solutions Afin de faire face et de résoudre l’ensemble des problèmes cités relatives au systèmed’archivage du DAM, il faudra mettre en place un programme d’action qui s’articulera sur leséléments suivantes :  L’inventaire des archives du DAM.  L’élaboration d’un calendrier de conservation.8 Favier, Jean. La pratique archivistique française. Paris, 1993 . - 40 -
    •  L’élaboration d’un plan de classement.  La conception d’une application qui permettra la gestion informatisée du fonds d’archives, et donc faciliter le traitement, la conservation, la sauvegarde, la recherche et la consultation des documents.Il est à noter que l’ORMVAG étudie la possibilité de numériser toutes les archives de l’officeet de mettre en place un système de gestion électronique des documents, c’est pour cetteraison qu’il a appelé un certain de nombre de sociétés spécialisées en la matière pourrésoudre ces problèmes. - 41 -
    • Deuxième Partie: Mise en place d’une politique d’archivageChapitre 1 : Elaboration d’un système d’archivage des documentsphysiques Dans la présente étude, nous allons traiter toutes les étapes de la chaîne archivisti-que : la collecte et le versement, l’inventaire physique des documents, le tri et l’élimination,le plan de classement, le calendrier de conservation et la communication au public. Cetteétude a pour objectif de mettre en valeur les documents du département vu leur importancedans la gestion des projets (construction de nouvelles infrastructures, aménagement d’unnouveau terrain, relation avec les prestataires extérieurs…) et la prise de décision.C’est pour cette raison, qu’on propose dans ce chapitre les procédures à respecter pour bienmener et gérer les archives du DAM depuis leur réception jusqu’à leur communication enproposant des outils de gestion à savoir : bordereau de versement, fiche sommaire, plan declassement, calendrier de conservation, fiche de prêt. I. Versement des documents Le département des aménagements reçoit après chaque étude un document qui résumeet présente les données, les procédures et les résultats de cette étude. Ce document secompose dans la plupart des cas de plans, rapports, albums photos et de calques. Une foisreçue et contrôlée, l’étude est versée au dépôt d’archivage, qui dépend du département,accompagné d’une lettre appelé « lettre d’envoi » qui servira de preuve que le département aenvoyé l’étude et que le personnel responsable du dépôt l’a reçue.La maîtrise et l’organisation des versements est la condition du bon fonctionnement dudépartement pour :  Planifier l’entrée des documents au dépôt d’archives,  Ne pas encombrer les magasins par des dossiers inutiles,  Préparer les classements futurs.En principe, tout versement à un dépôt d’archives doit être accompagné d’un bordereau deversement rédigé par le service versant, ce bordereau permet de retrouver le document à coupsûr et sert de répertoire. Il est rédigé en deux exemplaires :  L’un est remis au service versant à titre de décharge et pour qu’elle ait la cote donnée aux archives.  L’autre est rangé par numéro de versement, c’est-à-dire par ordre chronologique d’arrivée.Le bordereau de versement contient plusieurs informations dont une partie est réservée auservice versant et une deuxième réservée au dépôt d’archives.La partie réservée au service versant comprend les éléments suivants :  Nom de l’unité versante (ministère, direction, division…),  N° de téléphone de l’agent responsable du versement,  Le nombre total d’articles,  Type de documents (dossiers, plans, cartes…),  Date de versement. - 42 -
    • La partie réservée au dépôt d’archives comprend :  N° d’ordre de l’article (contenant),  La description de l’article (contenu des dossiers),  Les dates extrêmes,  La communicabilité des documents : les modalités de communication seront fixées par le service versant en collaboration avec le dépôt d’archives,  L’année d’élimination,  La cote des archives (dépôt d’archives)Le bordereau de versement doit être signé par le service versant et le dépôt d’archives. II. L’inventaire physique L’inventaire physique des documents a sa raison d’être dans la mesure où il aide àrecueillir des données permettant :  De compléter l’évaluation des besoins,  De formuler les recommandations visant l’amélioration des pratiques en matière de gestion des documents.Pour pouvoir exploiter de manière dynamique les données d’un inventaire, il est fortementrecommandé de se doter d’un formulaire d’inventaire uniforme pour l’ensemble desdocuments et cela pour :  Gagner du temps au moment de la collecte,  Obtenir des données facilement comparables,  Et surtout faciliter l’analyse des résultats.(Voir annexe : Exemple formulaire d’inventaire).L’inventaire physique consiste à faire le relevé exhaustif, et sur les lieux même de leurconservation, de tous les documents et dossiers du département, il sert à faciliterl’identification des problèmes affectant les documents, ainsi le repérage de l’informationnécessaire à la création d’outils de gestion adaptés.Dans notre cas, l’inventaire a couvert deux dépôts d’archives :  Dépôt réservé aux calques obtenus lors de l’étape d’exécution du projet,  Et dépôt réservé aux études (rapports, plans, cartes, photos…) N° d’ordre Nomenclature des calques N° du calque 18 Régulation N1 grilles de protection batardeaux 327 19 Régulation N1 bassin de dissipation coffrage 324 20 Régulation N1 convergent divergent coffrage 321 21 Pont-type coffrage 326 22 Régulation N1 coffrage Plan I 322 23 Régulation N1 coffrage Plan II 323 24 Régulation N1 Plan d’ensemble coffrage 320 25 Plan d’implantation des ouvrages 305 Tableau 2: Inventaire physique des calques - 43 -
    • Titre du document Tranche Zone Mission Année Contenu Etude de faisabilité de TTI Zone Mission 3 Novembre Plan de l’aménagement hydro- côtière (APS) 2011 situation agricole de la zone côtière Plan de la troisième tranche d’ensemble d’irrigation du Gharb au 1/20000 Canevas hydraulique au 1/5000 Etude d’aménagement de TTI Zone Mission Mai 1997 Plans la zone centrale de la TTI centrale 1(DSA) Annexes du Gharb Rapport principal Etude de reconversion en STI _ Réseau Janvier Mémoire irrigation gravitaire du d’irrigation 1998 explicatif secteur Akehal Note de calcul Avant métré Plan de situation au 1/50 000 Plan d’ensemble au 1/20 000 Tableau 3 : Inventaire physique des études Pour faciliter l’inventaire des documents et pour repérer l’information nécessaire pour élaborer les outils de gestion, chaque dossier ou boite d’archives doit comprendre une fiche sommaire décrivant le contenu des dossiers c’est-à-dire les pièces et les articles et leurs nombre en détail, plus les informations susceptibles de donner un résumé sur l’ensemble des dossiers. III. Tri et élimination Il est à noter que certains dossiers n’avèrent guère d’utilité au-delà de leur usagecourant, que ce soit pour l’administration ou pour l’histoire. Le tri est considéré comme la cléde la fonction archive, pierre angulaire de tout système d’archivage et mission majeur del’archiviste, un tri planifié et raisonné des archives a pour but :  De diminuer la masse documentaire vu l’impossibilité de les conserver dans leur intégralité ;  De réduire les coûts de conservation des archives ;  De sauvegarder les documents ayant une valeur légale, administrative ou historique ;  D’assurer la traçabilité des documents en indiquant leur cheminement et leur durée de conservation en tant qu’archives courantes, intermédiaires et leur sort final ;  Désencombrer l’information par l’élimination des documents inutiles. Les documents produits et reçus par le DAM sont à conserver d’une manière permanente et à ne pas éliminer ou détruire vu leur importance pour l’office et pour ses partenaires. Malgré cela il est impossible de conserver la totalité des documents, surtout qu’il existe dans le - 44 -
    • dépôt d’archives plusieurs exemplaires des études (entre 2 et 6 copies), ainsi des éditions provisoires d’études avec leurs copies. Selon l’interview mené avec les responsables du DAM, on constate que les éditions provisoires n’ont plus de valeur après la réception de l’édition finale, autrement dit ce sont des documents à éliminer, mais il s’est avéré que celles- ci servent de preuve pour l’office et par conséquent elles ne peuvent pas être l’objet d’une élimination. Ainsi l’existence de plusieurs exemplaires des études peut encombrer les magasins d’archives donc on ne peut pas conserver la totalité des duplicates. C’est pour cette raison qu’on propose au DAM de mener une politique de triage et d’élimination des éditions provisoires et un nombre d’exemplaires en prenant en considération l’avis et la décision du service versant et du responsable du dépôt. Aucune élimination ne peut être effectuée sans l’accord du service versant et de la haute responsabilité du département. L’opération est accompagnée d’un bordereau d’élimination qui doit être signé par les deux parties et établi en deux exemplaires, dont l’un sera rendu au service versant. IV. Plan de classement Quels que soient la méthode choisie et le matériel employé, la qualité d’un classement s’apprécie au quotidien en fonction de la durée et les résultats de recherche, un classement est efficace s’il permet à chacun de trouver rapidement et sans difficulté les documents dont il a besoin. Tout d’abord, le classement doit être structuré par une des méthodes simples et connues par tous les utilisateurs des documents, il doit être souple et rendre possible l’extension future du nombre de dossiers à classer. La mise en ordre des documents est basée sur le principe du « respect du fonds », ce qui veut dire que chaque unité productrice d’archives garde son autonomie et que les documents résultats d’une activité ne seront pas mélangés à ceux d’une autre activité. Dans le cas du DAM, ce principe peut faire place à l’utilisation de la structure fonctionnelle du département, il s’agit bien évidement du périmètre des études couvert par l’ORMVAG. Pour les études, on propose un plan de classement alphanumérique basé sur le périmètre des études, les études sont réalisées en fonction les tranches de l’ORMVAG, ensuite par les zones, puis par les missions et enfin en fonction d’années. Pour cette raison on propose un plan de classement qui décrit à la fois le périmètre et l’ordre chronologiques des études. Proposition de plan de classement des études Dossier de : CotePremière tranche d’irrigation PTIPremière tranche d’irrigation, R’mila PTI-01Première tranche d’irrigation, R’mila, avant-projet sommaire PTI-01-01Première tranche d’irrigation, R’mila, avant-projet détaillé PTI-01-02Première tranche d’irrigation, R’mila, projet d’exécution PTI-01-03Première tranche d’irrigation, R’mila, dossier de consultation des entreprises PTI-01-04Seconde tranche d’irrigation STISeconde tranche d’irrigation, Chkakfa STI-01Seconde tranche d’irrigation, Chkakfa, avant-projet sommaire STI-01-01Seconde tranche d’irrigation, Chkakfa, avant-projet détaillé STI-01-02 - 45 -
    • Seconde tranche d’irrigation, Chkakfa, projet d’exécution STI-01-03Seconde tranche d’irrigation, Chkakfa, dossier de consultation des entreprises STI-01-04Beht BBeht, Beht centrale B-01Beht, Beht centrale, S5/2 B-01-01Beht, Beht centrale, S5/2, avant-projet sommaire B-01-01-01Beht, Beht centrale, S5/2, avant-projet détaillé B-01-01-02Beht, Beht centrale, S5/2, projet d’exécution B-01-01-03Beht, Beht centrale, S5/2, dossier de consultation des entreprises B-01-01-04Troisième tranche d’irrigation TTITroisième tranche d’irrigation, Est TTI-01Troisième tranche d’irrigation, Est, Est 2 TTI-01-01Troisième tranche d’irrigation, Est, Est 2, avant-projet sommaire TTI-01-01- 01Troisième tranche d’irrigation, Est, Est 2, avant-projet détaillé TTI-01-01- 02Troisième tranche d’irrigation, Est, Est 2, projet d’exécution TTI-01-01- 03Troisième tranche d’irrigation, Est, Est 2, dossier de consultation des TTI-01-01-entreprises 04 V. Calendrier de conservation Le calendrier de conservation a pour objectif fondamental de réduire la masse de documents ou d’informations à conserver tout en assurant l’identification et la préservation de ceux qui ont une valeur administrative, légale et historique ou de recherche. L’élaboration et la mise en place des règles de conservation permet de :  Réduire les coûts de conservation des documents ;  Augmenter l’efficacité administrative ;  Identifier les documents essentiels. Pour la conception du calendrier de conservation du DAM, on a passé par une série d’étapes qu’on peut résumer comme suit : 1. L’analyse de l’existant et des besoins Cette étape vise à situer les documents dans le contexte de production autrement dit collecter des données sur les circonstances de production de ces études. Toujours dans la même étape on collecte des données sur les archives : volumétrie, nature, support, document principal ou secondaire, usage et fréquence d’utilisation, original ou copie. 2. Compilation des données collectées Dans cette étape on a dressé un répertoire sommaire, il s’agit d’une liste des documents en activité du département, l’obtention de cette liste nécessite un travail de supplémentaire à celui fait dans l’élaboration de l’inventaire. - 46 -
    • 3. Rencontre avec les responsables du DAM Il est à noter que le calendrier de conservation est un travail collégial qui nécessite laconstitution d’un comité composé d’un archiviste, un juriste, responsable du départementconcerné. Mais dans notre cas, on s’est contenté d’une réunion avec les responsables duDAM, qui ont déterminé la durée de conservation des études et des calques. Le départementconserve les études et les calques d’une manière permanente parce qu’il les utiliserégulièrement, une étude peut être consultée après 10 ans ou plus de sa production. 4. Elaboration des règles de conservation Comme la règle de conservation constitue une norme institutionnelle, elle doit être lerésultat d’une analyse objective de toutes les valeurs de documents. Il faut déterminer desdélais de conservation en fixant la période de conservation maximale, c’est-à-dire la duréed’utilité administrative (Durée de l’âge courant+ durée de l’âge intermédiaire). Lesexemplaires secondaires sont généralement détruits au cours ou à la fin du premier âge. Pourle cas du DAM, les documents (études et calques) ont une durée d’utilité administrativecontinue c’est-à-dire ils sont toujours dans le stade intermédiaire (âge semi-actif), lesexemplaires sont à conserver pour une période limitée de deux ans, les éditions provisoiresdes études sont à conserver après échantillonnage. 5. Elaboration du calendrier de conservation Une fois approuvées et validées les règles de conservation sont réunies dans uncalendrier de conservation. Le calendrier de conservation comprend les informationssuivantes :  Règle de conservation ;  Le titre du document ou description ;  Exemplaire principal ou secondaire ;  Support du document ;  Les délais de conservation selon la théorie des trois âges ;  Les remarques.N° de Titre Ex. Pr/ Sup. Règles de conservation Remarquesrègle Document/ Sc. AC SA IN Dossier 1 Etude de Pr. Papier 5 2 C Conservation faisabilité de Continue l’aménagement hydro-agricole de la zone côtière de la troisième tranche d’irrigation du Gharb : Edition finale 2 Etude de Pr. Papier 999*1 2 Ech*² *1Conservation faisabilité de jusqu’à la l’aménagement réception de la - 47 -
    • hydro-agricole version finale. de la zone *²Conservation côtière de la après troisième échantillonnage tranche d’irrigation du Gharb : Edition provisoire 3 Etude de Sc. Papier 5 2 Ech* *Conservation faisabilité de après l’aménagement échantillonnage de la zone centrale de la TTI du Gharb et sécurisation de l’alimentation en eau d’irrigation des secteurs Beht 3 et Beht4 4 Régulation N1 Pr. Papier 5 2 C Conservation bassin de continue dissipation coffrageLe calendrier de conservation peut être présenté sous forme d’un livre ou la forme d’unclasseur à feuilles mobiles plus pratiques pour les modifications et les mises à jour.Une fois mis en place, le CC doit être régulièrement évalué pour en mesurer les performanceset apporter les corrections et les mises à jour nécessaires en cas de besoin. VI. Communication des documents L’accès aux archives du DAM est non autorisé sauf au personnel responsable dudépôt. Cependant la communication des dossiers doit se faire par le biais d’une demandeétablie par le service versant qui sera adressée au personnel responsable du dépôt. Pourchaque demande, l’emprunteur doit remplir une fiche de déplacement du dossier ou fiche deprêt. Elle comporte des indications précises sur le dossier demandé ainsi que lesrenseignements relatifs à l’emprunteur et la date d’emprunt.Au retour du dossier emprunté, l’emprunteur rempliera la case réservée à la date d retour dela fiche fantôme. Cette dernière rempli en parallèle avec la fiche de prêt et prendra la place dudossier sur les rayonnages en attendant la restitution des documents empruntés.Le service versant doit déterminer au préalable les documents confidentiels qui ne doiventpas être consultés par le public. - 48 -
    • Chapitre 2 : Conception d’un système de gestion électronique desdocuments I. Grille d’évaluation des solutions GED LOffice régional de mise en valeur agricole du Gharb opte pour la mise en placedune solution GED afin de gérer les études produites par le département des aménagementscorrectement et dans les normes qui régissent le domaine archivistique ainsi que pourfaciliter le traitement, la circulation et la consultation de ces documents car les études duDAM nécessitent un traitement spécifique vu leur nature et leur confidentialité. Unesolution GED doit permettre aux fonctionnaires de repérer les documents dans le momentopportun soit pour répondre à leurs propre besoins administratifs, soit pour répondre à unbesoin informationnel des prestataires / agriculteurs. Pour ce faire, on a opté pour une étudebenchmark de trois solutions GED qui peuvent faire lobjet dun projet SAE au sein de cetorganisme, il sagit bien évidemment de:Alfresco: un système de gestion de contenu libre (Entreprise Content Management ECM)permettant de capturer, de rechercher et de collaborer simplement sur des documents grâce àdes services complets de bibliothèque et de gestion de cycle de vie, dans un référentiel unifiéet robuste. Alfresco propose une gestion documentaire reposant sur des interfaces familièresfacilitant l’adoption par les utilisateurs et sur un référentiel offrant des services transparentsdans le cadre d’une solution ECM très complète.9Maarch: Maarch est une infrastructure générique comprenant l’acquisition, la circulation, etla conservation de documents à caractère statique. Les applications Maarch fournissent unenvironnement complet pour gérer tous les documents de manière efficace et sécurisée.C’est une solution d’archivage électronique robuste disposant de nombreusesfonctionnalités.10Nuxeo Ep : Nuxeo est une plate-forme particulièrement adaptée pour mettre en œuvre dessolutions de gestion électronique de documents collaboratives. En effet, elle proposenativement les fonctions suivantes : gestion des droits, collaboration, gestion des versions,stockage et indexation de fichiers externes, workflow et autres.Il sagit dune application ouverte respectant les standards et les normes dinteropérabilitépouvant sinterfacer avec dautres applications et sintégrer dans des systèmes dinformationsexistants. 11Nous présentons ci-dessous un tableau comparatif de ces solutions :9 <http://www.alfresco.com/fr/resources/datasheets/> consulté le 28 /05/201210 <http://www.maarch.org/projets/entreprise/fonctionnalites> consulté le 28/05/201211 <http://www.nuxeo.com/fr/societe/actualites/nuxeo-editeur-de-la-plateforme-de-gestion-de-contenu-open-source-continue-sa-croissance> consulté le 28/05/2012 - 49 -
    • Alfresco Maarch Nuxeo EpEditeur Alfresco Maarch Nuxeo EpType Open source Open source Open sourceEnvironnement Compatible avec : Compatible avec : Windows 2003 +, Mac OS X, Unix,informatique Le système dexploitation Windows ; Windows XP/Vista/ Server2 003 Linux.... tout système sur lequel on Linux. Linux (toute distributeur) Mac. peut installer une JVM Sun 1.5 ou 1.6. Nuxeo recommande pour Windows l’utilisation serveur 64 bits. Nuxeo supporte les environnements virtualisésAdministration Une administration simple pour la Le module de gestion des archives Nuxeo Platform propose un ensemble modification des paramètres serveur, physiques (Module APA) vous permet doutils puissants afin de faciliter qui peut sopérer par le biais doutils dorganiser vos documents papier et de laccès aux applications des JMX standard, sans nécessiter larrêt les classer dans les boîtes darchives, puis administrateurs, ce qui leur permet du serveur Alfresco de ranger ces boites sur leur site de doptimiser le monitoring et la stockage définitif. Vous saurez où vos maintenance. documents sont rangés et pourrez ainsi Nuxeo Shell, notre interface en ligne répondre aux demandes de restitution des de commande, propose des services archives papier. dadministration, notamment des Dans les étapes de numérisation, vous commandes planifiées, un outil de pouvez indiquer dans quelle boite récupération de données et un outil de darchive est versé loriginal papier, et test de performances. faire ainsi le lien électronique-physique.Indexation Lindexation dans Alfresco est rapide L’indexation est adaptative parce que les Notion de facettes. La saisie des et adaptative aux documents gérés index s’adaptent à la collection métadonnées est manuelle ou par le logiciel documentaire, au type de dossier et au automatique en utilisant le contenu des type de document. fichiers. Les nouveaux types de documents ou de facettes sont créés à - 50 -
    • partir de schémas XML (XSD) et sont ajoutés en créant un nouveau plug-in.Classement Plan de classement sous forme d’une Propose de créer des types de documents Plan de classement sous forme de mots hiérarchie par catégorie. sur lesquels il est possible d’effectuer des clés pour l’indexation des documents, recherches. la navigation et la recherche dans le moteur de recherche.Gestion des Fonctions avancées de réservation et Ne propose pas ce type de fonctionnalités Fonctions avancées de réservation etversions de gestion de versions pour de gestion de versions pour l’ensemble l’ensemble des documents. des documents. Distinction entre Distinction entre versions mineure et versions mineure et majeure, les majeure, les commentaires de commentaires de version, et la version, et la réservation automatique réservation automatique lors de lors de l’édition en ligne d’un l’édition en ligne d’un document. document.Sécurité et droits Gestion fine des droits utilisateurs. Supporte l’authentification via un Nuxeo est sécurisé à tous niveaux,d’accès Définition des droits pour un dossier annuaire LDAP. Une sécurisation des depuis les contrôles daccès réalisés au (ou espace) donné peut être déléguée données archivées, Maarch permet de niveau du référentiel jusquaux à un responsable. Utilisation d’un suivre l’historique complet de toutes les stratégies défensives au niveau de annuaire LADP. Configuration d’un actions. lapplication et aux méthodes système de SSO. Niveaux de dauthentification plug gables sécurité ajustés en fonction de la (utilisateur/mot de passe, certificat gestion des utilisateurs, des groupes client, mot de passe à usage unique). et des rôles ; contrôle de laccès au Les applications basées sur Nuxeo contenu géré par Alfresco peuvent être sécurisées par le biais de HTTPS.Recherche Intégration native d’OpenSearch Intègre un module de recherche Recherche en texte intégral sur les pour Firefox ou IE7 fédérant relativement limité par défaut, mais qui documents bureautiques. plusieurs instances d’Alfresco ou couvre l’essentiel, à savoir la recherche Recherche sur chaque métadonnée et d’autres référentiels OpenSearch sur les métadonnées et les documents possibilité de sauvegarde. bureautiques. Enregistrement de stratégie de recherche pour un réexécution à la - 51 -
    • demande.Import et export Permet d’importer et exporter sous Permet de gérer l’import et l’export de Dispose d’un module qui réalise des forme d’archives des espaces entiers données via un module disponible sous opérations d’import et d’export de du référentiel, en incluant les licence commercial. documents et de métadonnées, y métadonnées ainsi que les règles et compris les droits. Ces fonctions les droits au format XML. peuvent être pilotées par une interface en ligne de commande le « Nuxeo Shell ».Workflow Outil très complet basé sur un Dispose d’un système de workflow par Nuxeo DM inclut un moteur de moteur de workflow (JBPM). Forte développement PHP. Notons qu’il workflow qui permet notamment de intégration et réalisation des propose néanmoins une représentation gérer : workflows documentaires ou graphique du flux du Workflow. La définition de processus (étapes et métiers. transitions), létat des processus, la définition des tâches et la définition des acteurs Tableau 4 : tableau comparatif des solutions GED 1212 < http://www.blogoergosum.com/16750-maarch-une-puissante-ged-open-source> Consulté le 28/04/2012.<http://www.nuxeo.com/fr> Consulté le 28/04/2012.<http://www.smile.fr/Produits/Alfresco> Consulté le 28/04/2012. - 52 -
    • II. Présentation du logiciel Alfresco Nous avons choisi comme solution pour la gestion des études du département desaménagements l’outil Alfresco car il répond à l’ensemble des besoins du DAM, et il offre desfonctionnalités compatibles avec le cas des études du DAM notamment le référentiel declassement qui est répond exactement à l’arborescence du périmètre du Gharb. 1. Présentation générale de la solution13 Alfresco est une solution de gestion de contenu d’entreprise (ECM), c’est un projetOpen source, utilisant des standards ouverts, et basé sur la technologie J2EE. Il était créé en2005 par John Newton et John Powell. Alfresco développe une architecture moderne quiutilise les derniers outils Open source pour optimiser les performances, et la ProgrammationOrientée Aspects (AOP) facilitant ainsi la modularité et l’adaptabilité de l’application. Ilpermet de gérer les documents électroniques (GED) au sein d’une entreprise et fournit desservices de recherche et de catégorisation du contenu.Alfresco met en œuvre un outil collaboratif complet pour gérer le partage dinformationsentre les utilisateurs ayant un projet ou un centre dintérêt commun en centralisant en un seulendroit tous les éléments associés :  les documents ;  la documentation dans un wiki ;  la communication dans un blog ;  la liste des événements ;  un forum.Pour ainsi faciliter la communication dans des équipes liées à un projet, ou partageant uncentre d’intérêt commun. 2. Principales fonctionnalités14 Nous présentons ci-dessous les principales fonctionnalités d’Alfresco comme étant undes leaders outils ECM Open source sur le marché des ECM. 2.1.Administration  Simple d’installation ;  Possibilité d’inviter des utilisateurs dans un espace ;  Importation et exportation du contenu ;  Sécurité et gestion des utilisateurs par utilisateur, groupe et rôle ;  Gestion des accès aux documents depuis le client Web ;  Gestion des mises à jour et des migrations ;  Importation et exportation globales de tout l’espace de stockage ; 2.2.Personnalisation  Personnalisation du serveur via JavaScript ;13 <http://www.atolcd.com/uploads/media/alfresco_2_1_site_internet.pdf> consulté le 20/05/201214 <http://www.adaltas.com/ressources/alfresco/fonctionnalites.html> Consulté le 20/05/2012 - 53 -
    •  Personnalisation du client via un Framework ouvert pluggable ; Interface utilisateur simple à étendre via le Dialog Wizard Framework ; Configuration simple des menus ; Un modèle de personnalisation unique pour Linux et Microsoft Windows ; Templating : Simplicité pour développer une nouvelle interface utilisateur vers un espace ou pour appliquer un Template à un document ; Model de personnalisation unique pour Linux et Microsoft Windows ; 2.3.Services documentaires Extraction/Importation de copies de travail (Check-in/Check-out) - contrôle des versions ; Auditor : Quel est le créateur, qui a mis à jours, date de création, date de mise à jour ; Liens entre les documents, entre les différents espaces. 2.4.Gestion des données et moteur de transformations Transformations (par exemple Word vers PDF, Powerpoint vers Flash) ; Content Streaming ; Moteur de transformation extensible. 2.5.Contribution de contenus Contribution depuis des applications natives ; Système de fichiers virtuel rendant la gestion de contenu d’entreprise aussi simple que le partage de fichiers. 2.6.Collaboration des équipes Guide pour la création d’espaces : packs regroupant la connaissance des meilleures pratiques pour la structure des répertoires, les contenus, les templates ; Forum : discussions hiérarchisées ; Personnalisation de la mise en page des emails ; Workflow simple avec notification par email : inclusion d’URLs pour la validation et le rejet de modification ; Notification des changements d’email. 2.7.Workflow intégré Workflow intégré, gestion documentaire, sécurité et gestion de l’état des documents ; Conformité - gestion sécurisée des cycles de vie d’un document. 2.8.Catégorisation du contenu Extraction automatisée des métadonnées quel que soit l’interface utilisée ; Catégorisation automatique. 2.9.Recherche avancée Recherche combinée sur les métadonnées, le contenu, la localisation, le type de contenu et l’appartenance à une ou plusieurs catégories ; Enregistrement des recherches. - 54 -
    • 2.10. Interface utilisateur  Interface simple et prête à l’emploi ; Interface utilisateur ouverte - JSR-168 et Web Service. III. Installation et configuration de la solution L’installation de la solution GED passe par deux étapes : l’installation des outilsconnexes de la solution et l’installation du logiciel « Alfresco ». 1. Installation des outils connexes L’installation et la mise en place de la solution GED Alfresco exige dans un premiertemps l’installation de certains outils connexes, à savoir Java et Tomcat. 1.1.Installation de java  Télécharger la dernière version du JDK15 à partir du lien suivant : http://www.oracle.com/technetwork/java/javase/downloads/jdk-7u4-downloads- 1591156.html  Lancer le téléchargement  Exécuter le fichier et suivre les instructions 1.2.Installation de Tomcat  Télécharger la dernière version de Tomcat à partir du lien suivant : http://tomcat.apache.org/download-60.cgi  Lancer le téléchargement  Exécuter le fichier et suivre les instructions  Saisir dans la barre d’adresse du navigateur web http://nonserver:8080 pour s’assurer que l’installation s’est bien déroulée. 2. Installation d’AlfrescoPour l’installation d’Alfresco, il faut télécharger le pack Alfresco Community 3.4 à partir dusite officiel d’Alfresco http://www.alfresco.com, et plus exactement sur le lien suivant :http://wiki.alfresco.com/wiki/Community_file_list_3.4.d 1) Après le téléchargement du pack, Il faut exécuter le fichier et suivre les instructions d’installation ; 2) Sélectionner les composants que vous voulez installer (GED, WCM….) ; 3) Choisir le type d’installation (configuration par défaut) ; 4) Choisir le répertoire d’installation sur votre poste ;15 JAVA Development Kit . - 55 -
    • 5) Sélectionner la configuration de la base des données : base de données MySQL ;6) Saisir les informations d’indentification MySQL : mot de passe racine de serveur MySQL : admin ;7) Saisir le mot de passe de l’administrateur : admin ;8) Suivre les étapes d’installation en cliquant sur Suivant ; - 56 -
    • 9) Cliquer sur « Terminer » à la fin de l’installation. 3. Utilisation de la solutionPour démarrer l’application, il faut suivre les étapes suivantes :Disque local => Alfresco => Tomcat => Bin => Fichier commande Startup.batUne fois le serveur est démarré, on lance Alfresco via le menu démarrer => AlfrescoCommunity => Alfresco Share.On accède à la plateforme d’Alfresco à partir du compte administrateur : nom d’utilisateur :admin ; mot de passe : admin. http://127.0.0.1:8080/share/page/site-index - 57 -
    • L’interface d’Alfresco s’affiche sous forme d’un tableau de bord, à travers lequel on peutnaviguer sur les sites de l’application et les différentes fonctionnalités de l’outil à savoircalendrier des événements, listes des tâches, les membres, ainsi on peut modifier etpersonnaliser le tableau de bord selon les besoins et selon les fonctions de l’organisme. 3.1.Créer un sitePour gérer les documents de département des aménagements, on crée un espace sur Alfrescoqu’on appelle site, il s’agit d’un espace avec un nom spécifique et un URL à travers lequel onpeut y accéder. - 58 -
    • Un site offre plusieurs fonctionnalités notamment : page wiki, blog, espace documentaire,calendrier, liens, discussions, listes des données, membres du site et autres éléments. 3.2.Insérer les documents (dossiers)Pour gérer les documents, on accède à l’espace documentaire de notre site, dans lequel oncrée les dossiers selon l’arborescence et le plan de classement déjà établi. - 59 -
    • Un dossier est décrit par un nom et par une description et on peut ajouter des tags (mot clés),à travers la rubrique modifier les métadonnées, qui servent pour repérer les dossiers lors de larecherche.Ainsi on peut ajouter un contenu en PDF et des fichiers Microsoft aux dossiers :Les contenus comme les dossiers sont caractérisés par des métadonnées qu’on peut modifieren ajoutant des tags pour faciliter la recherche. 3.3.Créer des utilisateursUn espace documentaire a certainement des utilisateurs qui consultent les documents, lesmodifient ou les mettent à jour.On choisit dans le menu « Autres » la fonction « utilisateurs » et on crée un nouvelutilisateur :Un utilisateur est identifié par un nom, un prénom, un e-mail, un nom d’utilisateur et un motde passe.Une fois la création d’un nouvel usager est terminée, on se déconnecte en tantqu’administrateur et on se connecte par le compte du nouvel usager. L’usager rejoint le site. - 60 -
    • 3.4.Attribuer les rôles aux utilisateursPour la première fois, l’utilisateur est considéré comme un simple lecteur du site,l’administrateur lui seul qui a le droit d’attribuer les rôles aux différents utilisateurs selon leurfonction et selon leurs taches dans l’organisme.Les rôles procurent des droits particuliers à l’utilisateur pour un espace/ contenu donné. Ondistingue quarte rôles dans le site d’Alfresco dont les droits sont résumés dans le tableausuivant : Lecteur Contributeur Collaborateur Gestionnaire Voir tous les espaces et X X X X contenus Mettre à jour X X et éditer Ajouter des X X X contenus Editer les X X propriétés Gérer les X droits S’approprier X un contenu Tableau 5: les rôles attribués dans un espace Alfresco.16Il est important de retenir que les rôles s’attribuent à un ou plusieurs utilisateurs sur lesespaces ou les contenus.16 <http://www.atolcd.com/uploads/media/alfresco_2_1_site_internet.pdf> Consulté le 24/05/2012 - 61 -
    • Conclusion Les organisations se trouvent de nos jours dans une situation particulière du point devue de la gestion de linformation en général et plus spécifiquement, de la gestion desarchives. Elles émettent, reçoivent et accumulent une masse importante de documents papierdont la maitrise pose un réel problème. Or une gestion inappropriée de ces documents actifsaura des conséquences sur la fiabilité, lintégrité ou lexhaustivité des documents darchives.D’ailleurs, le mot archives peut désigner trois réalités très différentes : les documents (quifont l’objet de la conservation), les services ou bureaux (dont la fonction est de gérer lesdocuments d’archives), et les locaux et bâtiments (dont la fonction est de conserver desdocuments et de loger les services qui en sont chargés). Ainsi, on ne peut pas parler d’unaspect et négliger l’autre vu leur étroite relation qui fait que la présence de ces trois élémentsen bon état fait preuve de l’application d’une bonne politique d’archivage et de gestion.Ainsi, dans le présent travail, on a essayé de contourner l’ensemble des problèmes etinsuffisances en matière de gestion des archives du DAM, de les analyser, et de proposeréventuellement des solutions afin de pouvoir gérer et conserver les archives dans dessituations optimales et favorables.Ces propositions ont été concrétisées par l’élaboration d’un plan de classement, calendrier deconservation et une application GED qui soutiendra la gestion et la communication desétudes et calques du DAM. L’appui, l’aide et la disponibilité des fonctionnaires avec lesquelson a travaillé nous a été d’une grande utilité dans la mesure où ça nous a permis d’acquérirdes connaissances sur une partie des archives technique d’un domaine aussi large quel’agriculture et de détecter le dysfonctionnement des deux dépôts d’archives du départementet ainsi d’élaborer et de mettre à leur dispositions les éléments essentiels d’une politiqued’archivage qu’on estime qu’elle a été être à la hauteur des attentes des fonctionnaires duDAM, a répondu à l’ensemble de leurs besoins en matière d’archives, et a été d’une grandeutilité dans les processus de travail notamment dans la prise de la bonne décision au bonmoment. - 62 -
    • Bibliographie & webographieMonographie  Association des archivistes français. Archives privées : un patrimoine méconnu. Paris : 2005.  Harache, Christine. Launet, Martine. Les guides pratiques : organiser et faire vivre le classement. France : Esf, 2000.  Organisation des nations unies pour l’éducation, la science et la culture. Evaluation et tri des documents informatiques en archivistique : une étude RAMP, accompagnée de principes directeurs. Paris, 1986.  Durand, Claude. Durand-Evard, Françoise. Guide pratique à l’usage de l’archiviste- Documentaliste : un exemple concret, les communes. Paris : Cedex, 1987.  Favier, Jean. La pratique archivistique française. Paris, 1993.  Les archives des administrations centrales : conseils pratiques. 1979  Prax, Jean-Yves. Larcher, Simon. La gestion électronique documentaire. Paris : Dunod, 2004.  Chabin, Marie-Anne. Rietsch, Jean-Marc. Dématérialisation et archivage électronique : mise en œuvre de l’ILM. Paris : Dunod, 2006.  Couture, Carol. L’archivistique : une science de l’information en plein essor : recueil de textes. Montréal : Ecole de bibliothéconomie et des sciences de l’information, 1985.  Le concept d’archives et les frontières de l’archivistique : actes. Paris : imprimante nationale, 1963.Travaux académiques  Tamraoui, hassna.2010 « Conception d’un centre de pré archivage au sein du ministère de l’habitat, de l’urbanisme et de l’aménagement de l’espace ». Travail de fin d’études du cycle des informatistes. Rabat. Ecole des Sciences de l’information.  Rachdi, Hajar.2010 « conception d’un système de gestion électronique des documents d’archives de l’entraide nationale ».Travail de fin d’études du cycle des informatistes. Rabat. Ecoles des Sciences de l’Information.  Souhaili, Mohamed. 2011 « Analyse et conception d’un système GED pour la direction des domaines ». Travail de fin d’études cycle des informatistes. Rabat. Ecole des Sciences de l’Information.  Bouhda, Ali. 2006 « Evaluation des documents et dossiers relatifs à la gestion des ressources humaines et élaboration d’un calendrier de conservation : cas de l’ORMVA de Tafilalt ». Mémoire de troisième cycle. Rabat. Ecole des sciences de l’information.  El Ouhabi, Touria. Naciri, El Hassania. 2011 « Audit de modernisation de la politique d’archivage de Barid Al Maghrib par la conception et la mise en place d’un système d’archivage électronique ». Projet de fin d’études cycle des informatistes. Rabat. Ecole des Sciences de l’information. - 63 -
    • Webographie  <http://www.archivsystem.fr/archivage-electronique.aspx> Consulté le 15/04/2012  <http://www.piloter.org/techno/gestion-de-la-connaissance/projet-ged.htm> Consulté le 15/04/2012  http://www.archivistes.org/Qu-est-ce-qu-un-archiviste Consulté le 04/05/2012  < http://www.prestataires.com/dossiers/ged.asp> Consulté le 20/04/2012  <http://www.journaldunet.com/solutions/ssii/classement/08/bpms/0111-bpms- ged.shtml > Consulté le 20/04/2012  <http://www.prestataires.com/dossiers/groupware.asp> Consulté le 20/04/2012  <http://www.logistiqueconseil.org/Articles/Entrepot-magasin/Inventaire- methodologie.htm> Consulté le 20/04/2012  <http://ngominh.zevillage.org/files/GED.pdf> Consulté le 20/04/2012  <http://www.imetaux.net/cfao/documents/ged-mb2i.pdf> Consulté le 20/04/2012  <http://www.atolcd.com/uploads/media/alfresco_2_1_site_internet.pdf Consulté le 24/05/2012.  <http://www.adaltas.com/ressources/alfresco/fonctionnalites.html> Consulté le 23/05/2012.  <http://actualites.epfl.ch/modules/smartpdf/files/1ed5575a6e74e13f035d3cf9e de77f14.pdf> Consulté le 30/03/2012.  <http://www.journaldunet.com/solutions/ssii/classement/08/bpms/0111-bpms- ged.shtml> Consulté le 15/05/2012.  <http://cours.ebsi.umontreal.ca/sci6116/Supportsdecours_attachments/2- Archives.ppt.pdf> Consulté le 17/05/2012.  <http://ngominh.zevillage.org/files/GED.pdf> Consulté le 16/05/2012. - 64 -
    • ANNEXES - 65 -
    • - 66 -
    • Périmètre du Gharb Beht Troisième tranche d’irrigationPremière tranche Seconde tranche d’irrigation d’irrigation TTI TTI TTI Beht Central Beht Ouest Beht TTI Zone Zone Casier Est Est Côtière Centrale Sud Z5+Z6 - 67 -
    • Exemple de bordereau de versement Bordereau de versementNom du service versant : ……N° de téléphone du responsable : ……Nombre d’articles : ……Date de versement : ……Type de documents : …… Numéro Description Dates Communicabilité Année Cote au d’ordre du dossier extrêmes d’élimination niveau du dépôt d’archives …… …… …… …… …… ……Signature Signature dudu service dépôtversant : d’archives : Exemple formulaire d’inventaire des étudesTitre de l’étude Tranche Zone Mission Année Contenus ….. …. ….. …. ….. ………. Exemple formulaire d’inventaire des calques N° d’ordre Nomenclature des calques N° du calque - 68 -
    • Exemple de bordereau d’élimination Désignation Nombre Date Observations des articles ou d’articles d’élimination dossiers (2) (1) (1) Les documents désignés pour l’opération d’élimination (2) Le nombre de documents versés pour éliminer Exemple de calendrier de conservationN° de Titre Ex. Pr/ Sup. Règles de conservation Remarquesrègle Document/ Sc. AC SA IN Dossier (1) (2) (1) Exemplaire principale ou secondaire (2) Support du document ( papier ou électronique) E = Elimination C= Conservation Ech= Echantillonnage 888= Conserver jusqu’au dénouement ou règlement final 999= Conserver jusqu’à la production d’une nouvelle version - 69 -
    • Exemple de fiche de prêt Fiche de prêtService :Titre de document :Date de retour :Emprunté par :Date : Signature de l’emprunteur: Exemple de fiche fantôme Description du dossier Cote du dossier : Service : Nom de Date de retour Signature l’emprunteur La fiche fantôme remplace physiquement le document afin de rappeler son emprunt. - 70 -
    • - 71 -