Manuel webdelib v2.1

Manuel de référence WEBDELIB V2.1

Manuel de référence - Table des matières I- Présentation....................................................................................................6 I.1- Définition............................................................................................................ 6 I.2- Licence............................................................................................................... 6 I.3- Environnement................................................................................................... 6 I.4- Information sur les navigateurs internet............................................................7 II- Principe de fonctionnement..........................................................................8 II.1- Authentification................................................................................................. 8 II.2- Navigation et menus.......................................................................................... 8 II.3- Changement du service de l'utilisateur en cours de session.............................9 II.4- Déconnexion...................................................................................................... 9 II.5- Profils des utilisateurs et gestion des droits.....................................................9 III- Les fonctionnalités Utilisateurs.................................................................10 III.1- Accueil............................................................................................................ 10 III.2- Mes Projets.................................................................................................... 11 III.2.a) Nouveau.............................................................................................................. 11 III.2.b) En cours de rédaction......................................................................................... 14 III.2.c) Refusés................................................................................................................ 15 III.2.d) En cours de validation......................................................................................... 15 III.2.e) A traiter............................................................................................................... 15 III.2.f) Validés.................................................................................................................. 17 III.2.g) Recherches.......................................................................................................... 17 III.3- Tous les projets.............................................................................................. 18 III.3.a) à attribuer.......................................................................................................... 18 III.3.b) à valider.............................................................................................................. 19 III.3.c) à faire voter........................................................................................................ 19 III.3.d) Recherches.......................................................................................................... 20 III.4- Séances.......................................................................................................... 20 III.4.a) Nouvelle séance................................................................................................... 20 III.4.b) Calendrier........................................................................................................... 21 III.4.c) Séances à traiter.................................................................................................. 21 III.4.d) Passées................................................................................................................ 23 III.4.e) Votes et débats spécifiques des projets d'une séance.........................................24 III.4.f) Avis et débats spécifiques des projets d'une séance............................................26 III.4.g) Clôture de la séance............................................................................................ 27 III.5- Post-séance..................................................................................................... 27 III.5.a) Éditions................................................................................................................ 27 III.5.b) Contrôle de légalité.............................................................................................28 III.5.c) Signature i-Parapheur.........................................................................................29 III.5.d) Export GED......................................................................................................... 29 IV- Les fonctionnalités administrateurs...........................................................31 WebDelib v2.1 p2/46

Manuel de référence - IV.1- Premier lancement de l'application WebDelib................................................31 IV.2- Utilisateurs..................................................................................................... 32 IV.2.a) Profils................................................................................................................... 32 IV.2.b) Droits................................................................................................................... 33 IV.2.c) Services................................................................................................................ 33 IV.2.d) Utilisateurs........................................................................................................... 34 IV.2.e) Circuits................................................................................................................. 35 IV.2.f) Acteurs.................................................................................................................. 36 IV.2.g) Type d'acteurs...................................................................................................... 36 IV.2.h) Acteurs................................................................................................................. 36 IV.3- Administration................................................................................................ 38 IV.3.a) Collectivité........................................................................................................... 38 IV.3.b) Thèmes................................................................................................................. 38 IV.3.c) Modèles d'édition.................................................................................................38 IV.3.d) Numérotation des délibérations...........................................................................39 IV.3.e) Types de séance................................................................................................... 43 IV.3.f) Informations supplémentaires..............................................................................44 V- La génération des documents......................................................................46 WebDelib v2.1 p3/46

Manuel de référence - Index des illustrations Illustration 1: page d'authentification........................................................................... 8 Illustration 2: menus et boutons actions........................................................................9 Illustration 3: Page d'accueil........................................................................................ 10 Illustration 4: formulaire de saisie des projets............................................................11 Illustration 5: Import de document OpenOffice...........................................................13 Illustration 6: Éditeur en ligne..................................................................................... 13 Illustration 7: Projets en cours de rédaction...............................................................14 Illustration 8: Projets en cours de validation...............................................................15 Illustration 9: Projet à traiter....................................................................................... 15 Illustration 10: Traiter un projet..................................................................................16 Illustration 11: projets validés..................................................................................... 17 Illustration 12: Recherches.......................................................................................... 17 Illustration 13: menu: Tous les projets.........................................................................18 Illustration 14: Projets à attribuer...............................................................................18 Illustration 15: Projet à valider / validation en urgence..............................................19 Illustration 16: projets à faire voter............................................................................. 19 Illustration 17: menu: Séances.................................................................................... 20 Illustration 18: nouvelle séance................................................................................... 20 Illustration 19: calendrier annuel des séances............................................................21 Illustration 20: liste des séances (tous types)..............................................................21 Illustration 21: Organiser l'ordre du jour....................................................................22 Illustration 22: listes des séances passées...................................................................23 Illustration 23: Détail des projets d'une séance...........................................................24 Illustration 24: gestion des votes en séance................................................................25 Illustration 25: vote par total des voix.........................................................................25 Illustration 26: Vote par résultat..................................................................................25 Illustration 27: Gestion des avis................................................................................... 26 Illustration 28: Donner un avis.................................................................................... 26 Illustration 29: menu: Post-séance............................................................................... 27 Illustration 30: éditions................................................................................................ 27 Illustration 31: Liste des délibérations d'une séance..................................................28 Illustration 32: Télé-transmission des délibérations....................................................28 Illustration 33: Suivi des délibérations télé-transmises...............................................29 Illustration 34: Gestion des droits...............................................................................30 Illustration 35: gestion des utilisateurs.......................................................................30 Illustration 36: gestion des profils.............................................................................. 31 Illustration 37: Attribution des droits..........................................................................31 Illustration 38: Liste des services................................................................................ 32 Illustration 39: liste des utilisateurs............................................................................32 Illustration 40: gestion des circuits.............................................................................34 WebDelib v2.1 p4/46

Manuel de référence - Illustration 41: gestion des acteurs.............................................................................34 Illustration 42: Liste des acteurs................................................................................. 35 Illustration 43: menu: Administration..........................................................................36 Illustration 44: gestion des thèmes.............................................................................. 36 Illustration 45: Modèles d'édition................................................................................37 Illustration 46: Séquence............................................................................................. 38 Illustration 47: Compteurs........................................................................................... 39 Illustration 48: Liste des types de séance....................................................................40 Illustration 49: gestion des informations supplémentaires..........................................42 WebDelib v2.1 p5/46

Manuel de référence I- -Présentation I- Présentation I.1- Définition Le logiciel libre WebDelib est une application web permettant de gérer les délibérations des diverses assemblées délibérantes (Conseil Général, commune...). A ce titre, il permet de créer des projets de délibération, gérer des séances et inscrire des projets de délibérations dans un circuit de validation. Cette application offre la possibilité de gérer des séances de votes comme les conseils municipaux mais également celles avec avis comme les commissions. Les principales fonctionnalités de WebDelib sont: • Gestion des projets de délibération, avec informations génériques et champs personnalisables • Gestion des utilisateurs et des droits • Gestion des élus et des acteurs de la collectivité • Gestion des services de la collectivité • Gestions des thèmes • Convocations des élus et acteurs • Gestion de l'ordre du jour des sessions d'assemblée(s) délibérante(s) • Circuits d'élaboration et validation des projets de délibération • Gestion évoluée des circuits et suivi des dossiers • Gestion de l'assemblée délibérante : conseils et commissions • Numérotation automatique et configurable des délibérations • Publication des délibérations • Édition de documents paramétrables selon modèles protégés • Recherche multi-critères sur les meta-données • Transmission au contrôle de légalité I.2- Licence WebDelib est un libriciel sous licence CeCiLL V2. Cette licence fixe les règles de distribution, d'utilisation et de modification des codes sources de l'application. Vous pouvez retrouver le texte complet de la licence à cette adresse : http://www.cecill.info/licences/Licence_CeCILL_V2-fr.html I.3- Environnement WebDelib est développé en PHP. Il s'appuie sur le puissant framework libre de développement 'CakePHP'. Cet outil est un 'cadre' de développement en PHP qui permet de concevoir des applications rapidement et simplement. WebDelib v2.1 p6/46

Manuel de référence I- -Présentation Vous pouvez retrouver toutes les informations au sujet de ce framework sur le site : http://www.cakephp.org Les données de l'application sont stockées dans une base MySQL. Toutes les informations pratiques sur ce gestionnaire de base de données libre sont à cette adresse : http://www.mysql.fr I.4- Information sur les navigateurs internet WebDelib est une application web et s'exécute dans un navigateur internet. Bien que les navigateurs internet suivent les recommandations de la W3C, nous avons constaté des différences d'affichage des pages de WebDelib d'un navigateur à l'autre. C'est en particulier l'utilisation des feuilles de style CSS qui peut provoquer un comportement singulier sur certains navigateurs. Cela dit, l'intégrité et le fonctionnement de l'application ne sont pas affectés. WebDelib v2.1 p7/46

Manuel de référence II- -Principe de fonctionnement II- Principe de fonctionnement Via le logiciel Webdelib, un rédacteur va pouvoir créer un projet de délibération puis l'envoyer dans un circuit d'élaboration et de validation composé de valideurs. Parallèlement à cela, un service centralisateur (ici nommé service des assemblées) va pouvoir créer, organiser et traiter les différentes assemblées consultatives ou délibérantes amenées à se prononcer sur ces projets. Tout au long de ces étapes, le logiciel permet une génération simple et rapide des documents correspondants (projet, délibération, ordre du jour, convocation et procès verbaux). II.1- Authentification L'authentification des utilisateurs de Webdelib se fait au travers de cet écran: Illustration 1: Authentification L'utilisateur saisit son login dans le champ Identifiant et son mot de passe. Pour des raisons de sécurité, les mots de passes n'apparaissent pas en clair dans la base de données mais sous forme chiffrée. II.2- Navigation et menus L'application Webdelib dispose d'un menu situé en haut de l'écran. Il donne accès à l'ensemble des fonctions de l'application. Il est conseillé d'utiliser le plus souvent possible le menu et les boutons d'action de WebDelib. L'utilisation des flèches 'page précédente' et 'page suivante' du navigateur internet peut être dommageable. Il existe un risque de perdre les données saisies dans un formulaire après avoir cliqué sur 'page précédente' dans le navigateur internet. WebDelib v2.1 p8/46

Manuel de référence II- -Principe de fonctionnement Menu principal Sous menu Illustration 2: menus et boutons actions Le nom et le prénom de l'utilisateur connecté, ainsi que son service de rattachement, apparaissent au dessus de la ligne des menus, en haut à droite. II.3- Changement du service de l'utilisateur en cours de session. Les utilisateurs de Webdelib peuvent être associés à plusieurs service. Dans ce cas, l'utilisateur doit sélectionner le service 'actif' dans la liste déroulante en haut à droite à côté de son nom et prénom. Le changement de service se fait sans se déconnecter et l'utilisateur peut continuer la session courante. Le service sélectionné sera le service émetteur des nouveaux projets créés. II.4- Déconnexion Pour quitter l'application Webdelib, un bouton de [Déconnexion] est présent en haut à droite de la barre de menu. La page d'authentification sera alors affichée. Il est également possible de fermer le navigateur pour quitter l'application. Attention, si la [Déconnexion] a lieu alors que l'utilisateur est dans un formulaire, les saisies en cours seront perdues. II.5- Profils des utilisateurs et gestion des droits La gestion des droits permet de définir les droits d'accès aux différents menus et fonctions de Webdelib. Les droits s'appliquent aux profils et aux utilisateurs. Les utilisateurs rattachés à un profil héritent automatiquement des droits de ce dernier. On peut également donner des droits spécifiques à un utilisateur qui augmentent ou réduisent les droits hérités de son profil. Lors de l'installation, le profil 'Administrateur' est créé et donne accès au WebDelib v2.1 p9/46

Manuel de référence II- -Principe de fonctionnement menu 'Utilisateurs/Droits' à partir duquel se gère l'attribution des droits. WebDelib v2.1 p10/46

Manuel de référence III- -Les fonctionnalités Utilisateurs III- Les fonctionnalités Utilisateurs Cette partie concerne tous les utilisateurs de l'application à savoir les rédacteurs/ valideurs et le service des assemblées. Ces fonctions vont être détaillées, pour plus de précision, suivant leur ordre d'apparition dans la barre des menus. III.1- Accueil Illustration 3: Page d'accueil La page d'accueil s'affiche directement après l'authentification. Elle peut être différente selon le type de profil connecté. C'est un tableau de bord qui permet à l'utilisateur de voir l'état d'avancement de ses différents projets. La page d'accueil affiche les informations suivantes selon les droits de l'utilisateur : • La première bannette 'Mes projets à traiter' affiche les projets de délibération que l'utilisateur doit valider ou refuser (profil valideur). • La seconde 'Mes projets en cours d'élaboration et de validation' affiche la liste des projets de délibérations insérés dans un circuit. Les projets auxquels a déjà participé l'utilisateur (en tant que rédacteur ou valideur) sont symbolisés par un cadenas, ceux qui n'ont pas encore été traités par lui sont symbolisés par une pendule. • Une troisième bannette affiche les projets 'En cours de rédaction'. Ce sont les projets créés par l'utilisateur mais non terminés pour lesquels il peut encore apporter des modifications ou compléments . • La dernière bannette affiche les futures 'Séances à traiter' (service des assemblées). WebDelib v2.1 p11/46

Manuel de référence III- -Les fonctionnalités Utilisateurs III.2- Mes Projets Ce menu est propre aux rédacteurs et valideurs. Il permet de créer et de gérer leurs différents projets de délibérations. Lorsqu'un utilisateur accède à ce menu, il visualise par défaut la liste de ses projets en cours de rédaction (voir ci dessous le paragraphe Mes projets en cours de rédaction). Via les sous-menus, il peut accéder à : • la création d'un nouveau projet, • ses projets en cours de rédaction, • ses projets en cours de validation, • ses projets à traiter, • ses projets validés, • un outil de recherche sur ses projets. Chacun de ces sous-menus est rendu accessible ou inaccessible selon les droits octroyés à l'utilisateur par l'administrateur. III.2.a) Nouveau... Illustration 4: formulaire de saisie des projets Ce module permet de créer un nouveau projet de délibération. Le projet peut être sauvegardé même s'il est incomplet; il est dit alors 'en cours de rédaction' et pourra être modifié et complété par la suite. Lorsqu'un agent crée un nouveau projet de délibération, certaines informations du formulaire se renseignent automatiquement et ne sont pas modifiables: WebDelib v2.1 p12/46

Manuel de référence III- -Les fonctionnalités Utilisateurs • Rédacteur: nom de l'agent créateur du projet de délibération • Service émetteur : service du rédacteur du projet • Date de création: date de première saisie du formulaire • Date de modification: dernière date de modification du formulaire. Le rédacteur doit ensuite saisir les informations relatives à son projet de délibération dans le formulaire qui comporte cinq onglets. Les trois onglets textes (texte projet, note de synthèse et texte délibération) ne doivent pas tous être obligatoirement remplis. Ces sont des 'options' fournies par l'application qui vont permettre au rédacteur de rédiger des textes différents à insérer dans différents documents (par exemple: texte projet à insérer dans un rapport de projet, note synthèse à insérer dans un PV, texte délibération à insérer dans une délibération). INFORMATIONS PRINCIPALES • Libellé : champ obligatoire qui permet de déterminer l'objet de la délibération. • Titre : il s'agit du complément de titre de la délibération. • Date séance : séance à laquelle est inscrit le projet de délibération. À sélectionner parmi la liste des dates de séances créées dans la section Séances. • Rapporteur : rapporteur de la délibération. À sélectionner parmi la liste des acteurs définis dans la partie Acteurs. • Thème : thème de la délibération. À sélectionner dans la liste des thèmes définis dans la section Administration/Thèmes. • Num pref : classification de la délibération. À sélectionner dans la liste ouverte par le lien [Choisir la classification]. • Date limite : date limite de validation du projet de délibération. Il s'agit d'une date souhaitée et non d'une information bloquante. À sélectionner dans le calendrier adjacent ou à saisir sous la forme : JJ/MM/AAAA (ex : 12/04/2010). • Pièces jointes au contrôle de légalité : il s'agit des annexes devant être télé-transmises au contrôle de légalité dans le cas où l'application Webdelib serait couplée à un Tiers de Télé-transmission homologué (voir Contrôle de légalité). ATTENTION: tous les documents ajoutés dans cette rubrique seront envoyés tels quels au contrôle de légalité. Cela impose en particulier le respect des règles de la télé-transmission définies par l'Etat (exemple: les fichiers doivent nécessairement être de type PDF, PNG ou JPG). Si ces règles ne sont pas respectées, c'est le TdT qui émettra un message d'erreur et la délibération ne sera pas envoyée au contrôle de légalité. WebDelib v2.1 p13/46

Manuel de référence III- -Les fonctionnalités Utilisateurs TEXTE PROJET • Texte projet : il s'agit du corps du projet de délibération. Selon la configuration de WebDelib utilisée, la saisie du texte pourra se faire: via l'éditeur en ligne (illustration 6) ou par import de document OpenOffice (illustration 7). Ce choix est fait au moment de l'installation de l'application et ne peut plus être modifié sans perte de données. • Information complémentaire : annexe(s) au texte de projet (à titre informatif pour les valideurs du projet). Illustration 5: Éditeur en ligne Illustration 6: Import de document OpenOffice NOTE SYNTHÈSE • Note de synthèse : il s'agit de la synthèse du projet de délibération. La saisie du texte et l'ajout de pièces complémentaires suit la même procédure que le 'texte projet'. TEXTE DÉLIBÉRATION • Délibération : il s'agit du texte de délibération. Sa saisie et l'ajout de pièces complémentaires suit la même procédure que le 'texte projet'. WebDelib v2.1 p14/46

Manuel de référence III- -Les fonctionnalités Utilisateurs INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES Webdelib offre la possibilité, selon les besoins de la collectivité, d'ajouter des champs de différentes natures (textes, fichier, date, liste déroulante, case à cocher). Ainsi, les champs présents dans cet onglet sont paramétrés par l'administrateur. Par défaut, il n'y a donc aucun champ pré-défini (se référer aux fonctionnalités administrateur de ce manuel : Informations supplémentaires). Notons que tous les champs énumérés ci-dessus peuvent être repris et affichés via des variables OpenOffice.org dans les modèles de documents (voir Variables dans les modèles). Le bouton Sauvegarder en bas du formulaire permet d'enregistrer le projet de délibération. Pour cela, les champs précédés de (*) doivent obligatoirement être renseignés. Après leur enregistrement, Webdelib délivre un numéro unique à chaque projet: l'Identifiant projet. Une fois qu'un projet de délibération est créé, le rédacteur aura la possibilité de suivre son cycle de vie grâce aux différents sous-menus qui suivent. III.2.b) En cours de rédaction Illustration 7: Projets en cours de rédaction Cette liste affiche les projets de délibération qui sont en cours de rédaction. Un projet est dit en cours de rédaction (ou pourrait dire « brouillon »), jusqu'à ce qu'il soit inséré dans un circuit de validation. Les actions suivantes sont accessibles pour chaque projet de délibération : • Voir : affiche la fiche détaillée du projet de délibération. • Modifier : ré-ouvre le formulaire de création du projet de délibération décrit dans le chapitre Nouveau projet et permet sa modification. • Supprimer : suppression du projet de délibération. • Attribuer un circuit : permet de choisir le circuit de validation dans lequel insérer le projet de délibération. WebDelib v2.1 p15/46

Manuel de référence III- -Les fonctionnalités Utilisateurs • PDF : génère un fichier PDF qui utilise le modèle 'projet' paramétrable comme indiqué dans le chapitre Modèles d'édition. Cette bannette affiche également les projets refusés lors du circuit de validation. III.2.c) Refusés Lorsqu'un projet est refusé, il est renvoyé à son rédacteur. Il revient en réalité avec un nouvel identifiant dans la bannette « Mes projets un cours de rédaction ». Tous les champs de ce nouveau projet sont recopiés à partir du projet refusé. Ces nouvel identifiant permet de gérer les anciennes versions du projet qui restent accessibles. Le rédacteur n'a donc pas besoin de recréer un projet de délibération, il lui suffit de modifier celui-ci. III.2.d) En cours de validation Illustration 8: Projets en cours de validation Grâce à ce sous-menu, le rédacteur peut visualiser la progression de ses projets insérés dans un circuit de validation. Via la fiche détaillé d'un projet, il peut voir qui l'a validé, qui est en train de l'étudier et peut aussi visualiser les divers commentaires qui ont été apposés. III.2.e) A traiter Illustration 9: Projet à traiter WebDelib v2.1 p16/46

Manuel de référence III- -Les fonctionnalités Utilisateurs Cette bannette affiche la liste des projets de délibération que l'utilisateur (ici valideur membre d'un circuit) doit traiter, c'est à dire valider, refuser ou renvoyer à un précédent valideur du circuit. Le bouton permet d'ouvrir la fiche de traitement du projet. Illustration 10: Traiter un projet On retrouve sur cette page toutes les informations du projet de délibération. On peut également afficher les textes du projet, de synthèse et de délibération en cliquant sur les boutons , , et . Avant de traiter un projet, le valideur va pouvoir y ajouter un commentaire et, si le droit lui est accordé, modifier le projet. Enfin, le traitement du projet consiste à: • Valider : le valideur valide le projet et deux cas se présentent : ◦ il n'est pas le dernier dans le circuit de validation, le projet passe alors au valideur suivant. ◦ il est le dernier dans le circuit de validation, le projet est alors considéré comme 'Validé' et est prêt pour le vote. • Refuser : le valideur refuse le projet qui quitte le circuit de validation et revient à son rédacteur avec le statut 'rejeté'. Le projet ainsi rejeté reçoit un nouveau numéro d'identifiant. Ce projet peut être alors modifié par son rédacteur puis ré-inséré dans un circuit de validation. • Renvoyer : le valideur peut décider de renvoyer le projet à un précédent valideur du circuit. WebDelib v2.1 p17/46

Manuel de référence III- -Les fonctionnalités Utilisateurs III.2.f) Validés Ce sous-menu permet également d'établir un historique du cycle de vie des projets. Ici, le rédacteur peut visualiser les rapports qui ont été validés par l'intégralité de leur circuit. Illustration 11: projets validés • Voir : affiche le projet de délibération dans une page. • PDF : génère un fichier PDF qui utilise le modèle 'projet' paramétrable comme indiqué dans le chapitre Modèles d'édition. Ces textes sont bien entendu encore à l'état de projet. Il n'ont pas encore été votés mais n'en demeurent pas moins non-modifiables. III.2.g) Recherches Illustration 12: Recherches L'utilisateur a la possibilité de lancer une recherche sur l'ensemble des projets qu'il a créé ou traité via le sous-menu « Recherches ». Il peut effectuer une recherche multi-critères selon: WebDelib v2.1 p18/46

Manuel de référence III- -Les fonctionnalités Utilisateurs • L'identifiant projet: numéro unique attribué du projet • Le rapporteur du projet • La date de séance: grâce au champs « entre » / « et » • Le libellé du projet • Le service émetteur du projet • Le thème auquel est rattaché le projet • Le circuit dans lequel a été inséré le projet • L'état: en cours de rédaction, validés...précédemment explicités En plus de ces critères, la collectivité peut inclure certaines de ses « informations supplémentaires » à la recherche si elle le souhaite (cf Informations supplémentaires). Grâce aux différents outils offerts par ce menu, l'utilisateur a la possibilité de suivre précisément le cycle de vie de ses différents projets. III.3- Tous les projets Illustration 13: menu: Tous les projets Ce menu est en principe réservé au service des assemblées puisqu'il permet de gérer l'ensemble des projets émis par les utilisateurs, cela via différents sous-menus. III.3.a) À attribuer Illustration 14: Projets à attribuer Cette page affiche la liste des projets en cours de rédaction ou validés, qui n'ont pas été inscrits à une séance. La colonne 'Titre' permet de lui attribuer une date de séance et de la valider en cliquant sur le bouton . WebDelib v2.1 p19/46

Manuel de référence III- -Les fonctionnalités Utilisateurs III.3.b) À valider Illustration 15: Projet à valider / validation en urgence Ce sous-menu permet au personnel du service des assemblées de visualiser directement tous les projets se trouvant actuellement en cours d'élaboration et de validation, c'est à dire tous les projets insérés dans un circuit. Il permet également de valider en urgence ces projets. En cliquant sur puis en confirmant, le projet saute toutes les étapes de son élaboration et de sa validation. Il passe à l'état « Validé ». III.3.c) À faire voter Illustration 16: projets à faire voter Cette liste affiche les projets qui ont été validés par tous les membres de leur circuit de validation ou en urgence. Ces projet validés peuvent être ré-insérés dans un nouveau circuit de validation. Si le droit « Éditer les projets validés » est octroyé, l'utilisateur connecté va pouvoir modifier les projets présents ici. Cela permettra par exemple de modifier la date de séance à laquelle est inscrite le projet. La colonne action permet de : • Voir : affiche la fiche détaillée du projet de délibération. • Modifier: ré-ouvrir le formulaire de création du projet. • Insérer le projet dans un nouveau circuit de validation • PDF : génère un fichier PDF qui utilise le modèle 'projet' paramétrable comme indiqué dans le chapitre Modèles d'édition. WebDelib v2.1 p20/46

Manuel de référence III- -Les fonctionnalités Utilisateurs III.3.d) Recherches Le périmètre de recherche du service des assemblées est plus large que celle des utilisateurs. Ce sous-menu permet d'effectuer des recherches sur les projets de l'ensemble des rédacteurs. Les critères de recherches sont bien entendu les mêmes que ceux présentés dans le menu 'Mes Projets' (voir ci-dessus). Le Service des Assemblées, grâce à ces différents modules, peut intervenir sur tous les projets des rédacteurs de manière à optimiser la gestion des séances. III.4- Séances Illustration 17: menu: Séances Les séances sont gérées dans cette partie de l'application par le service des assemblées. C'est à partir de ce menu que l'on va pouvoir créer les séances, les traiter et produire les documents correspondants. III.4.a) Nouvelle séance Lorsqu'on décide de créer une nouvelle séance, le formulaire de saisie suivant s'ouvre: Illustration 18: nouvelle séance Ce formulaire permet de saisir la date (un calendrier est disponible pour aider la saisie) et l'heure de la nouvelle séance. Il faut ensuite sélectionner le type de séance dans la liste déroulante prévue à cet effet. Cette liste est gérée dans la section Types de séance. III.4.b) Calendrier C'est dans ce calendrier qu'il est possible de visualiser l'ensemble des WebDelib v2.1 p21/46

Manuel de référence III- -Les fonctionnalités Utilisateurs séances planifiées sur l'année. Illustration 19: calendrier annuel des séances Les jours pour lesquels il y a une séance, passée ou à venir, sont affichés en couleur. On peut ajouter une séance en cliquant directement sur le jour approprié. Le formulaire de saisie d'une nouvelle séance, décrit dans le chapitre Nouvelle séance, s'affiche avec la date déjà sélectionnée dans le calendrier. III.4.c) Séances à traiter Lorsque l'on sélectionne 'Séances' dans le menu de WebDelib, la liste des séances à traiter s'affiche. Illustration 20: liste des séances (tous types) La colonne 'Préparation' regroupe les fonctions d'organisation et d'édition de l'ordre du jour et des convocations. La colonne 'En cours' permet de saisir les débats et commentaires et de traiter la séance (voter ou attribuer des avis). La colonne 'Finition' permet quant à elle l'édition des PV (logiquement après le vote ou l'attribution d'avis). Même après sa création, la date, l'heure et le type de la séance restent modifiables grâce à un clic dans la colonne 'Date séance' qui ré-ouvre le formulaire de saisie. BOUTONS ACTIONS DE LA COLONNE 'PRÉPARATION' • Voir l'ordre des projets : affiche la liste des projets de délibération pour cette séance. WebDelib v2.1 p22/46

Manuel de référence III- -Les fonctionnalités Utilisateurs Illustration 21: Organiser l'ordre du jour L'ordre du jour peut faire l'objet d'un tri par: thème, service émetteur, rapporteur, libellé ou par titre, obtenu en cliquant sur l'entête de la colonne correspondante. Les projets peuvent ensuite être « bougés » manuellement grâce aux flèches et . Important: les thèmes et services émetteurs se trient selon une ordre défini par l'administrateur (cf Thèmes). S'il existe, cet ordre (alpha- numérique) apparaît entre crochets (voir illustration ci-dessus). S'il est laissé vide, le tri se fera par ordre alphabétique. La colonne Rapporteur permet également de changer le rapporteur des projets. • Générer l'aperçu des convocations et ordres du jour : génère un aperçu de la convocation ou de l'ordre du jour. Il s'agit d'un document unique sans valeur nominative et qui ne déclenche pas d'envoi de mail. • Générer les convocations et l'ordre du jour détaillé : génère la liste des convocations ou l'ordre du jour détaillé de la séance, c'est à dire un document par personne convoquée. La liste des documents est récupérable dans une archive .zip. Le document généré est automatiquement envoyé par mail aux acteurs convoqués dont l'adresse mail est renseignée. Les modèles de convocation et d'ordre du jour peuvent être modifiés comme indiqué dans la section Modèles d'édition. Selon le format de sortie choisi, ces 4 types de documents peuvent être édités en PDF ou ODT. BOUTONS ACTIONS DE LA COLONNE 'EN COURS' • Choix du secrétaire de séance : permet de choisir le secrétaire de la séance parmi la liste des acteurs convoqués. • Saisir les débats généraux de la séance : permet la saisie des débats généraux de la séance. On peut également joindre une ou plusieurs annexes. WebDelib v2.1 p23/46

Manuel de référence III- -Les fonctionnalités Utilisateurs • Saisir les commentaires de la séance : permet de saisir les commentaires de la séance. • Afficher les projets et voter : affiche la liste des projets de délibération de la séance afin de pouvoir saisir les votes et les débats spécifiques pour chaque projet de délibération. Voir le paragraphe ci- dessous Saisie des votes et des débats des projets d'une séance • Afficher les projets et donner un avis : affiche la liste des projets de délibération de la séance afin d'attribuer des avis (favorables ou défavorables) et des débats spécifiques pour chaque projet. Voir le paragraphe ci-dessous Saisie des avis et des débats des projets d'une séance. BOUTONS ACTIONS DE LA COLONNE 'FINITION' • Éditer le PV sommaire de la séance • Éditer le PV détaillé de la séance Selon le format de sortie choisi, ces documents peuvent être édités en PDF ou ODT. III.4.d) Passées Les séances closes sont affichées dans le sous-menu 'Passées'. On peut encore faire à ce stade la saisie des débats généraux pour les séances affichées. Illustration 22: listes des séances passées Le bouton permet de saisir les débats généraux de la séance. On peut également y joindre une ou plusieurs annexes. III.4.e) Votes et débats spécifiques des projets d'une séance La saisie des votes et des débats spécifiques pour les projets d'une séance se fait à l'aide de l'écran ci-dessous. WebDelib v2.1 p24/46

Manuel de référence III- -Les fonctionnalités Utilisateurs Illustration 23: Détail des projets d'une séance La colonne 'État' affiche la situation des projets de délibération comme suit : • délibération votée : le vote a été saisi pour cette délibération. • projet à voter : le vote n'a pas encore été saisi pour ce projet. • projet en cours d'élaboration : le projet n'est pas encore validé par l'ensemble de son circuit. La colonne 'Résultat' affiche le résultat des votes : • votée pour : il s'agit maintenant d'une délibération. • voté contre : reste à l'état de projet. Pour chaque projet de la liste, les boutons de la colonne Actions permettent de : • Saisir les débats spécifiques de la délibération • Voter les projets : permet de saisir les votes du projet • PDF : générer un fichier PDF qui utilise le modèle 'projet' ou 'délibération' selon l'état Dans Webdelib le vote d'un projet comporte deux étapes: ➢ La première consiste à afficher la liste des présents: cela permet d'indiquer les personnes présentes, absentes, ainsi que les mandatés et leur mandataire. Cette liste est reprise de projet en projet s'ils sont votés dans l'ordre ce qui évite de la ré-afficher pour chaque vote si elle n'est pas modifiée. ➢ La seconde concerne la saisie du vote: celle-ci peut se faire de trois manières différentes: par détail des voix, total des voix ou résultat. WebDelib v2.1 p25/46

Manuel de référence III- -Les fonctionnalités Utilisateurs Illustration 24: gestion des votes en séance • Détail des voix (cf. illustration 24 ci-dessus) Cette méthode consiste à saisir le vote de chaque élu en cliquant sur 'oui', 'non', 'abstention' ou 'pas de participation'. La ligne grisée en bas de la liste permet de sélectionner le vote pour tous les élus. Le cumul des votes est géré automatiquement par Webdelib. Choisir cette méthode permet d'afficher l'identité des personnes ayant voté pour, contre ou s'étant abstenu dans un document (délibération ou PV). • Total des voix Cette méthode consiste à saisir directement le nombre total des votes 'Oui', 'Non', 'Abstention' et 'Pas de Illustration 25: vote par total des voix participation'. • Résultat Cette méthode consiste à préciser si le projet est adopté ou rejeté. Illustration 26: Vote par résultat WebDelib v2.1 p26/46

Manuel de référence III- -Les fonctionnalités Utilisateurs Quelque soit la manière de saisir le vote, la zone 'Commentaire' permet d'ajouter un commentaire au vote. L'enregistrement du vote se fait en cliquant sur le bouton ' Enregistrer le vote'. Si le vote est majoritairement à 'Oui' alors la délibération reçoit un numéro de délibération paramétré tel que le souhaite la collectivité (voir la section Compteurs). III.4.f) Avis et débats spécifiques des projets d'une séance La saisie des avis et des débats spécifiques pour les projets d'une séance se fait à l'aide de l'écran ci-dessous. Illustration 27: Gestion des avis La colonne 'Résultat' affiche : • avis favorable • avis défavorable Pour chaque projet de la liste, les boutons de la colonne Actions permettent de : • Saisir les débats spécifiques du projet • Donner un avis : permet de saisir l'avis • PDF : générer un fichier PDF qui utilise le modèle 'projet' L'écran ci-dessous affiche le formulaire de saisie des avis : Illustration 28: Donner un avis L'utilisateur indique son choix en cliquant sur 'Favorable' ou sur 'Défavorable'. Quelque soit l'avis, l'utilisateur peut attribuer le projet à une nouvelle WebDelib v2.1 p27/46

Manuel de référence III- -Les fonctionnalités Utilisateurs séance. Ainsi, le projet va pouvoir transiter de commission en commission jusqu'à être inscrit en séance délibérante (Conseil municipal, d'administration, etc.) Si l'avis est favorable et si il n'y a pas séance de rattachement sélectionnée, le projet de délibération reçoit un numéro paramétré tel que le souhaite la collectivité (voir la section Compteurs). III.4.g) Clôture de la séance Qu'il s'agisse d'une séance avec vote ou avis, une fois la date de la séance passée et tous les projets votés ou avisés, la séance peut être clôturée. Elle n'apparaîtra plus parmi les séances à traiter à sera redirigée vers le menu 'Post séance'. WebDelib permet de gérer les séances depuis leur planification jusqu'à leur clôture. Les différents types de séances et de vote permettent d'étendre les possibilités offertes par cette application. III.5- Post-séance Illustration 29: menu: Post-séance Cette section de l'application permet le traitement des séances et délibérations après leur clôture. III.5.a) Éditions Illustration 30: éditions Cette page affiche la liste des séances clôturées. Les boutons de la dernière colonne permettent de: • Voir les délibérations : affiche la liste des délibérations pour la WebDelib v2.1 p28/46

Manuel de référence III- -Les fonctionnalités Utilisateurs séance comme ci-dessous. Illustration 31: Liste des délibérations d'une séance Lors de la clôture d'une séance, les délibérations sont sauvegardées au format PDF, selon le modèle en vigueur à cet instant. Via le menu « Post- séance, Éditions » il est alors possible: – d'éditer une délibération selon le modèle en vigueur lors de la clôture de sa séance, en choisissant le format d'édition PDF – d'éditer une délibération selon le modèle actuellement en vigueur, en choisissant le format d'édition .odt • Générer le PV sommaire : génère un document selon le modèle de PV sommaire défini. Un PV peut reprendre tout type d'information sur les délibérations de la séances et leur vote ainsi que sur la séance elle- même (date, débats, commentaires, etc.). • Générer le PV complet : génère un document selon le modèle de PV complet défini. III.5.b) Contrôle de légalité Si le logiciel Webdelib est couplé à une plateforme de télé-transmission homologuée, alors il est possible de télé-transmettre en Préfecture les états réglementaires directement depuis l'application. L'envoi au contrôle de légalité s'opère à partir du menu « Post séance, Contrôle de légalité: à télé-transmettre ». Illustration 32: Télé-transmission des délibérations La liste affiche les délibération adoptées lors du vote. L'utilisateur peut WebDelib v2.1 p29/46

Manuel de référence III- -Les fonctionnalités Utilisateurs encore choisir ou modifier leur classification. Il convient ensuite de sélectionner les délibérations qui doivent être transmises à l'aide des cases à cocher puis de les . Le suivi des délibérations télé-transmises au contrôle de légalité s'opère à partir du menu « Post séance, Contrôle de légalité: télé-transmises ». Ce menu permet de suivre les différents états des télé-transmissions jusqu'à leur acquittement. Il est possible de visualiser leur bordereau d'acquittement en cliquant sur le lien prévu à cet effet dans la colonne « statut ». Illustration 33: Suivi des délibérations télé-transmises III.5.c) Signature i-Parapheur Dans le cas où Webdelib est connecté au logiciel i-Parapheur, il est possible, après adoption des délibérations, de les envoyer vers un parapheur électronique afin que l'élu référent signe numériquement la délibération. Toutefois, la version 2.1 de Webdelib ne permet pas actuellement de récupérer la délibération et sa signature électronique pour télé-transmission au contrôle de légalité. III.5.d) Export GED Les délibérations issues de WebDELIB sont susceptibles de faire l'objet d'un export vers une GED ou un intranet en vue : – de publication et d'accès par les agents de la collectivité – d'accès public Extra-Net – d'alimentation d'une gestion documentaire transversale (avec fonctions de recherches plein-texte). Pour les collectivité bénéficiant du i-parapheur Adullact et de la GED Alfresco, des scripts de couplage peuvent être proposés en complément à WebDELIB (consulter l'Adullact). Pour tout autre système de gestion documentaire et/ou d'intranet, une interface peut-être étudiée , afin de permettre une alimentation automatisée (consulter l'Adullact). WebDelib v2.1 p30/46

Manuel de référence III- -Les fonctionnalités Utilisateurs C'est grâce à ce menu Post-séances que le Service des Assemblées va pouvoir produire et envoyer au contrôle de légalité tous les états réglementaires. WebDelib v2.1 p31/46

Manuel de référence IV- -Les fonctionnalités administrateurs IV- Les fonctionnalités administrateurs Cette partie du manuel est destinée aux personnes qui vont administrer et paramétrer Webdelib. IV.1- Premier lancement de l'application WebDelib Ce sont les administrateurs qui vont les premiers se connecter au libriciel pour paramétrer la base. Lors de la création des tables de l'application, le script ajoute par défaut l'utilisateur Administrateur. Cet utilisateur vous permet de vous identifier lors de la première utilisation de WebDelib, cela sous l'identifiant admin et le mot de passe admin. Une fois authentifié, vous pouvez accéder au menu 'Administration' et commencer le paramétrage. La première chose à faire et d'attribuer les droits d'accès aux menus 'Utilisateurs', 'Administration' et éventuellement 'Acteurs' à l'utilisateur admin. Il faut alors de déconnecter puis se reconnecter pour avoir accès à ces menus. Illustration 34: Gestion des droits Pour la suite du paramétrage de WebDelib, il est conseillé de suivre l'ordre dans lequel sont présentés les menus et sous-menus. IV.2- Utilisateurs Illustration 35: gestion des utilisateurs Cette partie de l'application permet de gérer les utilisateurs de WebDelib: leur profil, leurs droits, leurs services d'appartenance mais aussi les circuits. WebDelib v2.1 p32/46

Manuel de référence IV- -Les fonctionnalités administrateurs IV.2.a) Profils Lors de la première connexion, le sous-menu 'Profils' affiche la liste des profils créés par défaut: Administrateur, Rédacteur, Valideur, Assemblée. Les profils servent à regrouper les utilisateurs pour leur donner des droits identiques. Toutefois, un utilisateur peut avoir des droits spécifiques qui différent des droits de son profil. Si besoin est, il est possible de créer de nouveaux profils. Ils peuvent être ordonnés de façon hiérarchique, c'est à dire par profils principaux et sous-profils. Un sous profil hérite des droits du profil auquel il est lié mais on peut également lui attribuer des droits spécifiques. Le lien Éditer permet de modifier le Illustration 36: gestion des profils libellé du profil et le lien Supprimer permet de supprimer un profil. Seuls les profils qui n'ont pas de sous-profil peuvent être supprimés. IV.2.b) Droits Illustration 37: Attribution des droits Ce tableau permet d'attribuer les droits d'accès aux différents menus et sous-menus de l'application. L'ouverture de cet écran peut prendre du temps car les droits de tous les profils et utilisateurs doivent être lus pour tous les sous-menus, ce qui représente beaucoup d'opérations de lecture en base. La gestion des droits peut se faire par profil et par utilisateur. Elle est dite hiérarchique, c'est à dire que les droits définis au niveau d'un profil s'appliquent automatiquement aux utilisateurs de ce profil. On peut ensuite définir des droits spécifiques pour un utilisateur qui diffèrent des droits définis au niveau de son profil. On peut accorder des droits plus nombreux ou WebDelib v2.1 p33/46

Manuel de référence IV- -Les fonctionnalités administrateurs au contraire plus restreints. Cette gestion hiérarchique permet de ne pas redéfinir à chaque fois les droits des utilisateurs nouvellement ajoutés puisqu'ils héritent directement des droits du profil auquel ils sont rattachés. Si les droits d'un utilisateur actuellement connecté sont modifiés, il devra alors se déconnecter puis se reconnecter pour bénéficier des modifications. Le bouton ' Sauvegarder' permet d'enregistrer le paramétrage des droits. Cette opération peut également prendre du temps. Le bouton ' Annuler' quitte cet écran sans enregistrer les éventuels changements. Pour plus de clarté, il est possible de filtrer l'affichage du tableau par profil et/ou par menu. IV.2.c) Services Le sous-menu 'Services' affiche la liste des services de la collectivité. Ils peuvent être ordonnés de façon hiérarchique, un service peut donc appartenir à un autre service. Il est possible d'affecter un critère de tri (= ordre d'importance) à chaque service, critère utilisé lors du tri de l'ordre du jour par service émetteur. On peut également définir un circuit par défaut pour chaque service. Il s'agit du circuit qui s'affichera automatiquement lorsqu'un membre de ce service souhaitera insérer un projet dans un circuit. Le lien Éditer permet de modifier le libellé du service et le lien Supprimer permet de supprimer un service. Seuls les services qui n'ont pas de 'fils' peuvent être supprimés. Illustration 38: Liste des services IV.2.d) Utilisateurs Illustration 39: liste des utilisateurs Le tableau accessible via le sous-menu 'Utilisateurs' permet de voir les WebDelib v2.1 p34/46

Manuel de référence IV- -Les fonctionnalités administrateurs informations principales de chacun sans ouvrir leur fiche détaillée. Les boutons de la colonne 'Action' permettent de: • voir : affiche la fiche détaillée de l'utilisateur • modifier : ré-ouvre le formulaire de création de l'utilisateur de manière à le compléter ou modifier • nouveau mot de passe : permet de modifier le mot de passe actuel • supprimer : supprime l'utilisateur après confirmation ATTENTION : Les utilisateurs suivants ne peuvent pas être supprimés : • Le premier utilisateur de la liste. Il s'agit d'une sécurité qui empêche de supprimer tous les utilisateurs. • Les utilisateurs qui appartiennent à un circuit de validation. • Les utilisateurs qui sont auteurs d'au moins un projet de délibération en cours. Un utilisateur de WebDelib se définit selon les informations suivantes: • Login : identifiant utilisé pour l'authentification • Password : mot de passe utilisé pour l'authentification. A noter qu'on peut connecter la recherche du mot de passe à un annuaire de type LDAP. • Nom : nom de l'utilisateur • Prénom : prénom de l'utilisateur • Tel fixe et mobile : numéros de téléphones de l'utilisateur • Email : adresse de la messagerie électronique de l'utilisateur • Profil : chaque utilisateur doit être rattaché à un profil (voir le chapitre Profils des utilisateurs et gestion des droits) • Notification email : indique si l'utilisateur reçoit des mails d'information pour les événements suivants : ◦ Lorsqu'il fait partie du circuit de validation dans lequel est inséré un projet, ◦ Lorsque son tour est venu de valider un projet, ◦ Lorsqu'un projet dont il est l'auteur est refusé. • Circuit par défaut: circuit qui s'affiche automatiquement lorsque l'utilisateur souhaite insérer un projet dans un circuit. • Service(s) : indique le ou les services appartient l'utilisateur. Pour sélectionner plusieurs services, il faut maintenir la touche 'Ctrl' du clavier enfoncée et cliquer sur les services dans la liste présentée. • Note : texte libre qui permet de saisir des informations supplémentaires concernant l'utilisateur. On peut utiliser par exemple ce champ pour saisir les initiales de l'utilisateur, son grade, etc. WebDelib v2.1 p35/46

Manuel de référence IV- -Les fonctionnalités administrateurs IV.2.e) Circuits Les circuits d'élaboration et de validation définissent la liste et l'ordre des utilisateurs de WebDelib qui vont traiter (valider ou refuser) les projets de délibération. Chaque projet de délibération doit être inséré dans un circuit. Lorsqu'on affiche un circuit via la liste déroulante à disposition, la liste et l'ordre de ses membres apparaissent. Si aucun projet n'est inséré dans ce circuit alors il peut être modifié ou supprimé. Service libellé : service du valideur Prénom, nom : identité du valideur Position : ordre dans le circuit Bouton : remonte le valideur d'une place dans le circuit Bouton : descend l'utilisateur d'une place dans le circuit Bouton : supprime l'utilisateur Illustration 40: gestion des circuits Webdelib offre la possibilité d'inclure dans ses circuits aux côtés de ses utilisateurs, un sous-circuit défini dans un parapheur électronique. Les membres de ce sous-circuit n'auront pas à se connecter à Webdelib mais seulement au parapheur pour accéder au projet et procéder à sa validation (pas de modification possible ici). IV.2.f) Acteurs Illustration 41: gestion des acteurs Nous appelons 'Acteurs' de la collectivité, toutes les personnes susceptibles d'assister à une séance délibérante. Pour les communes, il s'agit principalement des élus mais également de chefs de service, journalistes, etc. Ces acteurs sont regroupés par type d'acteur de manière à faciliter la gestion des convocations aux différentes séances. IV.2.g) Type d'acteurs Les types d'acteurs servent à regrouper des acteurs de manière à pouvoir les convoquer plus facilement à une séance et leur attribuer un statut commun, à savoir 'élu' ou 'non élu'. Cette information est importante car c'est elle qui différencie les personnes convoquées (union des élus et non élus) des personnes habilitées à voter (élus seulement). WebDelib v2.1 p36/46

Manuel de référence IV- -Les fonctionnalités administrateurs IV.2.h) Acteurs Les acteurs de la collectivité sont les personnes convoquées aux différentes séances. Illustration 42: Liste des acteurs Le tableau accessible via le sous-menu 'Acteurs' permet de voir les informations principales de chacun sans ouvrir leur fiche détaillée. Les boutons de la colonne 'Action' permettent de: • voir : affiche la fiche détaillée de l'acteur • modifier : ré-ouvre le formulaire de création de l'acteur de manière à le compléter ou modifier • supprimer : supprime l'acteur. Un acteur ayant déjà été rapporteur ou ayant déjà participé au vote d'une séance ne pourra pas être supprimé. Un acteur de WebDelib se définit selon les informations suivantes: • Civilité : civilité de l'acteur (Madame, Monsieur) • Nom : nom de l'acteur • Prénom : prénom de l'acteur • Titre : titre de l'acteur (Président, Maire, Délégué, etc.) • Adresse 1, adresse 2, code postal, ville : adresse postale de l'acteur • Téléphone fixe et mobile : numéros de téléphones de l'acteur • Email : adresse de messagerie électronique • Type d'acteur : chaque acteur doit être rattaché à un type d'acteur. S'il s'agit d'un type d'acteur de statut 'élu' alors les informations suivantes sont également recensées: ◦ Ordre dans le conseil : numéro d'ordre dans le conseil municipal. Ces numéros sont utilisés pour spécifier l'ordre des élus lors du vote et des convocations. Si cette information reste vide, le WebDelib v2.1 p37/46

Manuel de référence IV- -Les fonctionnalités administrateurs programme va l'initialiser au premier numéro libre suivant. Les non-élus auront automatiquement un numéro égal à la valeur 'en dernier' ce qui les placera toujours après les élus. ◦ Délégation(s) : délégation de l'élu. Il faut maintenir la touche 'Ctrl' sur le clavier pour choisir plusieurs délégations. ◦ Date de naissance : date de naissance de l'élu. • Note : texte libre permettant de saisir des informations supplémentaires concernant l'acteur. IV.3- Administration Illustration 43: menu: Administration Les fonctions regroupées dans la section 'Administration' permettent de paramétrer l'application. IV.3.a) Collectivité Le sous-menu 'Collectivité' permet de renseigner le nom, l'adresse et le numéro de téléphone de la collectivité ainsi que son logo. Ces informations peuvent être utilisées dans les éditions de documents. Pour charger un logo, celui-ci doit être au format JPG ou JPEG. IV.3.b) Thèmes Le sous-menu 'Thèmes' affiche la liste des thèmes auxquels vont pouvoir être rattachés les projets. Ils peuvent être ordonnés de façon hiérarchique, un thème peut donc appartenir à un autre thème. Il est possible d'affecter un critère de tri (= ordre d'importance) à chacun, critère utilisé lors du tri de l'ordre du jour par thème. Le lien Éditer permet de modifier le libellé du thème et le lien Supprimer permet de le supprimer. Seuls les thèmes qui n'ont pas de 'fils' peuvent être supprimés. IV.3.c) Modèles d'édition Illustration 44: gestion des thèmes Cette partie de l'application, la WebDelib v2.1 p38/46

Manuel de référence IV- -Les fonctionnalités administrateurs plus sensible, permet de gérer les modèles utilisés lors de la 'génération' des documents. Webdelib peut générer 6 documents par séance: un rapport de projet, une convocation, un ordre du jour, une délibération, un procès verbal sommaire et un procès verbal détaillé. La génération d'un document consiste à: récupérer les informations saisies dans Webdelib et les insérer dans un modèle défini par la collectivité. Ces modèles sont donc au nombre de 6 (identique au nombre de documents qu'ils permettent de générer) mais peuvent être multipliés par le nombre de types de séance. Ainsi, le modèle servant à générer la convocation d'un conseil municipal peut être différent de celui servant à générer la convocation d'une commission des finances. Ces modèles définis par la collectivité sont nécessairement au format ODT et doivent être chargés dans le sous-menu 'Modèles d'édition' de l'application. Illustration 45: Modèles d'édition La colonne 'Actions' permet d'effectuer les actions suivantes : • voir : permet de télécharger le modèle ODT. • modifier : permet d'importer un nouveau modèle. • supprimer : supprime le modèle d'édition après confirmation. Pour savoir comment créer un modèle, se reporter aux documents relatifs aux modèles1. IV.3.d) Numérotation des délibérations Après adoption d'une délibération, Webdelib lui attribue automatiquement un numéro paramétré selon le souhait de la collectivité. Ce paramétrage s'effectue à l'aide des séquences et compteurs. Une séquence fournie un numéro qui est incrémenté de 1 en 1 à chaque utilisation qui vient s'insérer dans le compteur. 1 FR.WD 3-3 WebDelib v2.1 p39/46

Manuel de référence IV- -Les fonctionnalités administrateurs Ainsi la numérotation des délibérations peut par exemple prendre la forme: Compteur DEL20100112_3 séquence PARAMÉTRAGE DES SÉQUENCES Illustration 46: Séquence La dernière colonne 'Actions' permet d'effectuer les actions suivantes : • voir : affiche toutes les informations de la séquence • modifier : affiche un formulaire qui permet de modifier le nom et le commentaire. • supprimer : supprime la séquence après. La suppression n'est possible que si la séquence n'est référencés par aucun compteur. PARAMÉTRAGE DES COMPTEURS Les compteurs sont utilisés pour donner un numéro unique aux projets qui sont adoptés suite à un vote ou qui ont reçus un avis favorable en commission. Les compteurs paramétrables sont associés aux types de séance. Un compteur paramétrable génère un code qui est composé d'une ou de plusieurs parties fixes(succession de lettres par exemple), d'une ou de plusieurs variables (la date) et d'un numéro de séquence. La séquence est incrémentée de un en un a chaque utilisation du compteur. Le numéro de la séquence est ré initialisé à 1 en fonction du critère de ré-initialisation choisi. Plusieurs compteurs peuvent utiliser la même séquence ce qui permet d'avoir une numérotation différente pour des types de séance différents mais avec des numéros qui se suivent. Par exemple, la dernière délibération adoptée en conseil municipal peut prendre le numéro CM2008_015 et le premier projet aviser favorablement lors de la prochaine commission prendra le numéro CO2008_016. WebDelib v2.1 p40/46

Manuel de référence IV- -Les fonctionnalités administrateurs Illustration 47: Compteurs Sont affichés en colonne le nom, le commentaire, et la définition du compteur, puis le critère de ré initialisation de la séquence, et la séquence et le numéro courant de la séquence. La dernière colonne 'Actions' permet d'effectuer les actions suivantes : • voir : affiche toutes les informations du compteur • modifier : affiche un formulaire qui permet de modifier les données du compteur (cf paragraphe suivant). • supprimer : supprime le compteur après avoir demander confirmation. La suppression n'est possible que si le compteur n'est référencé par aucun type de séance. Un compteur se défini selon les informations suivantes: • Nom : nom du compteur. • Commentaire : texte d'explication de l'utilisation du compteur. • Définition du compteur : format donné à la numérotation générée par ce compteur. Une liste déroulante permet d'accéder aux variables du compteur (coir complément d'information ci-dessous). • Critère de ré initialisation : critère de ré initialisation du numéro de la séquence. ◦ #AAAA# : année ◦ #MM# : numéro mois ◦ #JJ# : numéro du jour Note : si le critère de ré initialisation du compteur reste vide , alors la séquence ne sera jamais ré initialisée. • Séquence : séquence utilisée pour ce compteur. Format utilisé pour la définition des compteurs: ➢ Les constantes Partie fixe du compteur qui peut être constituée de chiffres, lettres ou caractères. Les lettres DEL ont été utilisées dans notre exemple DEL20010112_03. ➢ Les variables date WebDelib v2.1 p41/46

Manuel de référence IV- -Les fonctionnalités administrateurs Les variables 'date' sont liées à la date d'utilisation du compteur. Note : la date utilisée lors de l'utilisation du compteur est celle du serveur http et non celle du poste du client. ▪ #AAAA# : année sur 4 chiffres ▪ #AA# : année sur 2 chiffres ▪ #M# : numéro du mois sans zéro significatif (1, 2, ..., 11, 12) ▪ #MM# : numéro du mois avec zéro significatif (01, 02, ... , 11, 12) ▪ #J# : numéro du jour sans zéro significatif (1, 2, ...., 31) ▪ #JJ# : numéro du jour avec zéro significatif (01, 02, ...., 31) Dans notre exemple DEL20010112_03, le format de date utilisé est: #AAAA##MM##JJ# ➢ Le numéro de la séquence La séquence peut se présenter sur un numéro indéfini, sur un chiffre ou sur plusieurs chiffres complétés par des zéros ou des soulignés. ▪ s : numéro indéfini ▪ S : chiffre complété par des « _ » ▪ 0 : chiffre complété par des « 0 » Dans notre exemple DEL20010112_03, la séquence est défini sur deux chiffres complétés par des zéros: #00# La définition du compteur utilisé pour générer une numérotation au format DEL20010112_03 est donc: DEL#AAAA##MM##JJ#_#00#. ! Rappelons que si Webdelib est couplé à un tiers de télé-transmission de manière à pouvoir dématérialiser l'envoi des délibérations en Préfecture, la numérotation de celles-ci ne devra pas excéder 15 caractères et ne devra comporter que des chiffres, des lettres en majuscules et le caractère « _ ». IV.3.e) Types de séance Illustration 48: Liste des types de séance WebDelib v2.1 p42/46

Manuel de référence IV- -Les fonctionnalités administrateurs Webdelib permet de gérer plusieurs types de séance, chaque collectivité pouvant paramétrer ses propres types (Conseil municipal, commissions, Conseil général, commission permanente, etc.) Les types de séance paramétrés sont récapitulés dans le sous-menu 'Type de séance' avec en colonne le libellé, le nombre de jours avant retard, l'action (voter ou donner un avis), le compteur, les différents modèles de document et les convocations. La dernière colonne 'Actions' permet d'effectuer les actions suivantes : • voir : affiche toutes les informations du type de séance. • modifier : affiche un formulaire qui permet de modifier les données du type de séance. • supprimer : supprime le type de séance après confirmation. La suppression n'est possible que si le type de séance n'est pas référencé par une séance. Un type de séance est défini selon les informations suivantes: • Libellé : libellé du type de séance • Nombre de jours avant retard : spécifie le nombre de jours avant la séance à partir duquel on ne peut plus y inscrire de projet. Si ce nombre de jours est égal à 0, on peut encore ajouter des projets à la séance le jour même. • Action en séance : spécifie si la séance donne lieu à un vote ou à un avis. Par exemple, on choisira 'Donner un avis' pour une commission et 'Voter' pour un conseil municipal • Compteur : spécifie quel compteur est utilisé pour numéroter les actes issus de ce type de séance. • Modèles pour les éditions : spécifie les 6 modèles d'édition qui seront utilisés pour les projets associés aux séances de ce type (voir Modèles d'édition) • Convocations : spécifie la liste des acteurs qui sont convoqués aux séances de ce type. On peut établir cette liste de convoqués par type d'acteur et/ou acteurs. IV.3.f) Informations supplémentaires Webdelib offre la possibilité à la collectivité de créer ses propres champs à renseigner par les rédacteurs de projets. Ces champs apparaîtront dans l'onglet « Informations supplémentaires » du formulaire de création d'un projet et pourront être inclus à la recherche. Ces informations peuvent être de différents types: – texte: simple champ à renseigner – texte enrichi: éditeur en ligne permettant de saisir un texte plus complet – date: date à saisir ou à choisir dans un calendrier – fichier: fichier à télécharger (tout format) WebDelib v2.1 p43/46

Manuel de référence IV- -Les fonctionnalités administrateurs – booléen: case à cocher – fichier ODT: fichier ODT à télécharger, modifiable en ligne – liste: liste déroulante Toutes les informations supplémentaires sont évidemment récupérables dans les modèles d'édition (sous contrainte de compatibilité de format dans le cas des fichiers à télécharger). Illustration 49: gestion des informations supplémentaires La liste de ces informations permet de: ● Ordonner ces champs dans le formulaire de saisie du projet ● Récupérer la variable « code » pour l'insérer dans les modèles d'édition ● Visualiser le nom du champ et son commentaire ● Visualiser son type type ● Savoir si l'information est incluse dans la recherche La colonne 'Actions' permet d'effectuer les actions suivantes : • voir : affiche les informations du champ • modifier : modifier le libellé ou commentaire de l'information • supprimer l'information supplémentaire WebDelib v2.1 p44/46

Manuel de référence V- -La génération des documents V- La génération des documents La génération d'un document (projet, délibération, convocation, ordre du jour, procès verbaux) se fait par fusion des informations saisies dans Webdelib et d'un modèle d'édition. Cette fusion est rendue possible par des variables (au sens OpenOffice.org2) insérées dans les modèles qui vont permettre la récupération de données de la base Webdelib. Modèle Formulaire Webdelib PDF final 2voir documentation OpenOffice.org pour en savoir plus WebDelib v2.1 p45/46

Manuel de référence V- -La génération des documents L'insertion de données Webdelib se fait donc grâce à l'utilisation de variables utilisées de trois manières: • Seules pour les données non itératives qui prendront les valeurs enregistrées dans Webdelib (telles qu'une date, un numéro de séance...) • Avec un style pour les listes (absents, présents...) • Dans une section (permet l'itération de plusieurs projets et pouvant contenir des listes) Ces modèles d'édition doivent être impérativement créés au format ODT. Il est alors possible d'utiliser bon nombre des fonctionnalités OpenOffice.org pour les optimiser: index avec page cliquable pour les PV volumineux, insertion de cadres et tableaux, texte conditionnel, etc. Pour savoir comment créer ces modèles, se référer à la fiche réflexe « FR3-3 Modèles d'édition ». Webdelib permet de générer 6 documents par type de séance: un projet, une délibération, une convocation, un ordre du jour, un procès verbal sommaire et un procès verbal complet. Le téléchargement dans Webdelib des 6 modèles servant à générer ces 6 documents se fait dans le menu « Administration, Modèles d'édition » tel qu'expliqué dans la partie IV.3.c de ce manuel. En revanche, la liaison entre ces modèles et le type de séance pour lequel ils vont être 'appelés' se fait dans le menu 'Administration, Type de séance'. Les documents sont tous éditables au format PDF. Délibération, convocation, ordre du jour et procès verbaux peuvent également l'être au format ODT. ATTENTION: tout document édité au format ODT et modifié ne pourra en aucun cas être rechargé dans l'application. Pour être prise en compte par Webdelib, les modifications doivent être faites dans les informations saisies ou dans les modèles d'édition. WebDelib v2.1 p46/46

Manuel webdelib v2.1

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