Manuel eGroupWare pour les utilisateurs v.1.02

GestionRessources www.gestionressources.com Guide pour les Utilisateurs eGroupWare v.1.4.002 Français Manuel v.1.02 www.gestion-ressources.com 1

GestionRessources www.gestionressources.com Petit Mot de Gestion-Ressources Chers Lecteurs, Le guide de l’utilisateur 2008, version 1.01, vous est offert par Gestion- Ressources. Ce guide est le fruit du travail d’un de nos représentant en réponse aux demandes de plusieurs de nos clients. Il n’est pas complet à 100%. Grâce à la nature de la licence GFDL nous allons pouvoir ensemble construire un manuel complet et à jour. Nous espérons que cet e-Book sera bénéfique pour la communauté francophone d’eGroupWare. Bonne lecture ! Copyright (C) 2010 Gestion-Ressources. Permission is granted to copy, distribute and/or modify this document under the terms of the GNU Free Documentation License, Version 1.3 or any later version published by the Free Software Foundation; with no Invariant Sections, no Front-Cover Texts, and no Back-Cover Texts. A copy of the license is included in the section entitled "GNU Free Documentation License". 2

GestionRessources www.gestionressources.com -Index- I.Le Carnet d’adresses...............................................................5 a.Ajouter un contact :................................................................................................................6 b. Rechercher un contact :........................................................................................................8 c. Modifier un contact :...........................................................................................................13 d. Supprimer un contact :........................................................................................................14 f. Exporter un contact :...........................................................................................................15 g. Ajouter une entrée dans l’Infolog à partir du Carnet d’adresse :........................................16 II. Le Calendrier.......................................................................18 a.Naviguer entre les différentes vues : ..................................................................................19 b. Description des Popups :....................................................................................................20 c. Créer un rendezvous :........................................................................................................21 d. Modifier ou supprimer un rendezvous :............................................................................25 ..............................................................................................................................................25 ..............................................................................................26 III. La Messagerie....................................................................26 a. Gestion des signatures........................................................................................................27 b.Comprendre et lire les messages.........................................................................................28 c.Composer des messages.......................................................................................................28 d. Ajouter un contact à partir d’un message...........................................................................30 e. Rechercher un message :.....................................................................................................31 f. Répondre aux messages :....................................................................................................32 g. Supprimer des messages :...................................................................................................33 h. Imprimer des messages :.....................................................................................................33 i. Enregistrer des messages dans l’Infolog :...........................................................................34 j. Organiser les messages dans des dossiers :.........................................................................35 ..............................................................................................38 IV. L’Infolog.............................................................................38 a. Présentation :.......................................................................................................................38 b. Ajouter une entrée dans l’Infolog : ....................................................................................39 c. Rechercher une entrée dans l’Infolog :...............................................................................42 d. Modification dans l’Infolog : ............................................................................................43 e. Supprimer dans l’Infolog : .................................................................................................44 V. La Base de connaissance......................................................45 a.Créer une catégorie : .........................................................................................................46 b.Créer une souscatégorie :...................................................................................................47 c.Créer un article :..................................................................................................................47 3

GestionRessources www.gestionressources.com d. Publier une question : .......................................................................................................49 e. Supprimer un article :.........................................................................................................50 f. Répondre à une question : ...............................................................................................50 g. Chercher un article : .........................................................................................................50 VI. Les Ressources...................................................................52 a.Créer des catégories : ..........................................................................................................53 b.Supprimer des catégories : ..................................................................................................53 c.Créer des ressources :..........................................................................................................54 d.Réserver une ressource : ....................................................................................................54 VII. Les Communiqués..............................................................55 a.Ajouter des communiqués : ................................................................................................56 b.Lire les communiqués : ......................................................................................................57 c.Les préférences de communiqués : .....................................................................................57 d. Rechercher un communiqué : ...........................................................................................58 e. Droit sur les accès aux communiqués : .............................................................................59 ..............................................................................................60 VIII. Gestionnaire de projet......................................................60 a.Création d’un nouveau projet : ..........................................................................................61 b.Assigner des tarifs à un projet : ..........................................................................................64 IX. Créer une feuille de temps..................................................66 X. Gestionnaire de fichiers.......................................................71 a.Présentation des icônes : ....................................................................................................72 b.Créer un nouveau fichier : ................................................................................................73 c.Créer un nouveau dossier :...................................................................................................74 d. Importer un nouveau fichier dans le gestionnaire de fichiers : ..........................................75 e. Comment supprimer un fichier ou un dossier :...................................................................76 ..............................................................................................77 XI. Les Signets.........................................................................77 a.L’interface signet : ..............................................................................................................78 b.Créer un nouveau signet : ..................................................................................................79 c.Trouver un signet existant : ..............................................................................................81 d. Envoyer un signet à un collègue : .....................................................................................82 ..............................................................................................84 XII. Les Sondages....................................................................84 a.Consulter la liste des sondages :..........................................................................................84 b.Consulter les résultats des sondages : ................................................................................85 c.Répondre aux sondages : ....................................................................................................85 ..............................................................................................87 XIII. My DMS............................................................................87 a. Ajouter un dossier conteneur..............................................................................................88 b. Supprimer un dossier..........................................................................................................89 c. Importer un nouveau document..........................................................................................89 d. Supprimer un document......................................................................................................91 e. Consulter un document ......................................................................................................92 f. Importer une mise à jour d’un document............................................................................93 4

GestionRessources www.gestionressources.com g. Consulter une version antérieure du document..................................................................94 h. Supprimer une mise à jour..................................................................................................95 i. Envoyer une notification à un autre utilisateur....................................................................95 Remerciements ......................................................................................................................... 96 5

GestionRessources www.gestionressources.com I. Le Carnet d’adresses a. Ajouter un contact : Error: Reference source not found .......................................... b. Rechercher un contact : Error: Reference source not found ................................... c. Modifier un contact : Error: Reference source not found .......................................... d. Supprimer un contact : Error: Reference source not found ..................................... f. Exporter un contact : Error: Reference source not found .......................................... g. Ajouter une entrée dans l’Infolog à partir du Carnet d’adresse : Error: .. Reference source not found 6

GestionRessources www.gestionressources.com a. Ajouter un contact : • Pour accéder au carnet d’adresses, cliquez sur l’icône « Carnet d’adresses » . • Dans la fenêtre « Carnet d’adresse » cliquez sur le bouton en haut à droite. • Vous obtenez la fenêtre suivante : • Dans l’onglet « Général », remplissez les champs correspondants aux informations recueillies. • Dans l’onglet « Catégories », cochez les cases correspondantes aux catégories dont le nouveau contact fait parti. • Dans l’onglet « Privé », vous pouvez enregistrer les données personnelles de ce contact, comme par exemple sa date d’anniversaire ainsi que ses coordonnées à son domicile. 7

GestionRessources www.gestionressources.com • Dans l’onglet « Détails », vous pouvez inscrire des notes concernant le contact que vous êtes en train de créer. • Dans l’onglet « Liens », vous pouvez attacher un fichier, pour cela :  Cliquez sur puis allez chercher le fichier que vous souhaitez attacher.  Une fois le fichier sélectionné, cochez la case à droite du bouton et cliquez sur . 8

GestionRessources www.gestionressources.com Une fois la fiche de contact terminée, vous pouvez : o Annuler les changements en cliquant sur . o Appliquer les changements et garder la fiche de contact ouvert en cliquant sur . o Enregistrer les changements en cliquant sur . o Supprimer la fiche de contact en cliquant sur . b. Rechercher un contact : Dans la fenêtre « Carnet d’adresses », il est possible d’effectuer une recherche. On peut combiner plusieurs champs de recherche qui sont les suivants : • La recherche par « Catégories » : o Si des catégories ont été créées auparavant, il suffit de choisir à partir de la liste déroulante la catégorie comprenant les contacts désirés. o Si les catégories n’ont pas été créées, il faut le faire avant de pouvoir utiliser cette fonction de recherche.  Cliquez sur la flèche bleue à gauche de la fenêtre « Carnet d’adresses ». 9

GestionRessources www.gestionressources.com  Cliquez sur « Modifier les catégories ».  Cliquez sur .  Vous pouvez choisir une « catégorie parente ». o Ex : On voudrait faire plusieurs catégories au sein du département Marketing de l’entreprise.  Donnez un nom à la catégorie.  Écrivez la description de la catégorie.  Vous pouvez créer cette catégorie uniquement pour votre utilisation de eGroupWare. Pour cela, cochez la case « Privé ».  Le code de couleur est optionnel. 10

GestionRessources www.gestionressources.com  Une fois fini, vous pouvez : o Enregistrer la catégorie en cliquant sur . o Annuler les informations entrée en cliquant sur . Remarque : Pour rattacher un contact à une catégorie, se référer au a) Ajouter un Contact. • La recherche par « Carnet d’adresses » : o Il est possible de faire une recherche à partir de carnets d’adresses différents. Exemple : On veut effectuer une recherche à partir du carnet d’adresse d’un autre utilisateur d’eGroupWare dans l’organisation. o Cliquez sur la liste déroulante et choisissez le carnet d’adresse correspondant à votre recherche. • La recherche par « Listes de distribution » 11

GestionRessources www.gestionressources.com Cette fonction permet de faire une recherche à partir d’une liste d’envoie créée précédemment. o Pour créer une liste d’envoie :  Cliquez sur la liste déroulante du champ de recherche « Liste de distribution ».  Cliquez sur « Ajouter une nouvelle liste ».  Entrer le nom de la « liste de distribution ».  Cliquez sur « OK ».  Vous pouvez maintenant faire une recherche à partir d’une « liste de distribution ». o Pour rattacher un contact à une « liste de distribution » :  Effectuez une recherche afin d’afficher les contacts que vous souhaitez ajouter.  Cochez la case dans la colonne de droite correspondant au contact que vous souhaitez ajouter à la « liste de distribution ».  Cliquez sur la liste déroulante en bas à droite de la fenêtre « Carnet d’adresses ».  Choisissez l’option « Ajouter à la liste de distribution » que vous avez créée. 12

GestionRessources www.gestionressources.com • La recherche « textuelle » o Exemple : Nous souhaitons ici faire une recherche pour le nom de famille « Choux ». o Dans le champ de recherche textuel écrire le nom « Choux ». N.B. : Une recherche peut être faite pour chacun des mots contenus dans la fiche de contact, ce n’est pas spécifique au nom de famille. o Cliquer sur . o Voici le résultat de notre recherche : • La « Recherche avancée » 13

GestionRessources www.gestionressources.com o Il est possible également de faire une recherche à partir d’une fiche de contact vide. o Cliquez sur . o La fiche contact vide apparaît à l’écran : o Cliquez sur le Champ « Nom » et écrivez « Choux » dans le nouveau champ « Nom » puis cliquez sur . o Cliquez sur , en bas à gauche de la fiche contact. c. Modifier un contact : Dans l’éventualité où les coordonnées d’un contact changent, il est possible d’apporter les modifications dans la fiche de contact eGroupWare. • Utilisez les fonctions de recherche pour retrouver la fiche contact que vous souhaitez modifier. • Cliquez sur le bouton « modifier » à droite de la fenêtre « Carnet d’adresses ». • Apporter vos modifications puis cliquez sur : 14

GestionRessources www.gestionressources.com o pour annuler les changements. o pour appliquer les changements et garder la fiche de contact ouvert. o pour enregistrer les changements. o pour supprimer la fiche de contact. d. Supprimer un contact : • Utilisez les fonctions de recherche pour retrouver la fiche contact que vous souhaitez supprimer. • Cliquez sur le bouton « Supprimer » à droite de la fenêtre « Carnet d’adresses ». • Confirmez la suppression en cliquant sur « OK ». e. Importer des contacts : eGroupWare vous permet d’importer des fichiers au format CSV. • Cliquez sur la flèche bleue à gauche de la fenêtre « Carnet d’adresses ». • Cliquez sur « CSV-Importer ». 15

GestionRessources www.gestionressources.com • La fenêtre d’importation suivante s’affiche: • Cliquez sur puis allez chercher le fichier CSV que vous souhaitez importer. • Choisissez le séparateur de champs que vous avez utilisez lors de la sauvegarde de votre fichier au format CSV. • Cliquez sur . f. Exporter un contact : Il est également possible d’exploiter comme bon vous semble les données de eGroupWare dans un autre logiciel. 16

GestionRessources www.gestionressources.com • Cochez, dans la colonne de gauche, les contacts que vous souhaitez exporter. o N.B. : Il est possible d’exporter tous les contacts du « Carnet d’adresses » en cochant la case « requête entière » en bas de la fenêtre « Carnet d’adresses ». • Cliquez sur la liste déroulante en bas à droite de la fenêtre « Carnet d’adresses ». • Choisissez le format d’exportation souhaité : • Cliquez sur « Enregistrer sur le disque » puis sélectionnez l’emplacement ou vous souhaitez enregistrer le fichier contenant les données du « Carnet d’adresses ». • Cliquez sur « OK » dans la fenêtre de téléchargement. g. Ajouter une entrée dans l’Infolog à partir du Carnet d’adresse : • Faites une recherche pour trouver le contact auquel vous voulez ajouter une entrée dans l’Infolog. • Dans la colonne de gauche cliquez sur l’icône « Voir » . 17

GestionRessources www.gestionressources.com • La fenêtre suivante apparaît : • En bas vous remarquez la fenêtre « Infolog ». • Vous pouvez alors choisir d’ajouter une « Tâche » , un « Appel téléphonique » ou tout simplement une « Note » . N.B. : Si vous choisissez d’ajouter un « appel téléphonique » ou une « Tâche », les données seront directement inscrites dans votre calendrier. • Remplissez les champs (informations supplémentaires dans la rubrique Infolog). • Cliquez sur . 18

GestionRessources www.gestionressources.com II. Le Calendrier a. Naviguer entre les différentes vues : Error: Reference source not found ......... b. Description des Popups : Error: Reference source not found .............................. c. Créer un rendez-vous : Error: Reference source not found ..................................... d. Modifier ou supprimer un rendez-vous : Error: Reference source not found .... 19

GestionRessources www.gestionressources.com a. Naviguer entre les différentes vues : Il est possible de modifier la vue du calendrier. Vous devez cliquer sur un des boutons situés sur le côté gauche : • L’icône « Vue Journalière » affiche le jour courant (aujourd’hui). • L’icône « Vue hebdomadaire » affiche la semaine courante (cette semaine), vous pouvez sélectionner une vue plus détaillée via le menu déroulant sous les icônes : o « Vue hebdomadaire avec week-end » : affiche une semaine avec samedi / dimanche inclus. o « Vue hebdomadaire sans week-end » affiche une semaine sans samedi / dimanche. • L’icône « Vue Mensuelle » affiche le mois courant (ce mois). o Il existe une autre façon d’afficher le mois au complet :  Dans la colonne de gauche vous pouvez observer un petit calendrier.  Sélectionnez le mois que l’on veut afficher grâce aux flèches.  Une fois le mois sélectionné vous pouvez cliquer sur celui-ci au dessus du petit calendrier et vous verrez votre mois au complet dans la fenêtre principale. 20

GestionRessources www.gestionressources.com • L’icône « Planificateur » affiche le planificateur d’un groupe, vous pouvez sélectionner une vue plus détaillée via le menu déroulant sous les icônes : o « Planificateur par catégorie » : permet de sélectionner une ou plusieurs catégories de rendez-vous depuis le menu déroulant situé sous le « calendrier de navigation ».Pour sélectionner un ou plusieurs utilisateurs et/ou groupes vous pouvez également en sélectionner un via le menu déroulant situé à côté de l’icône . Le résultat sera une vue d’ensemble des catégories de rendez- vous pour les utilisateurs et/ou groupes sélectionnés. o « planificateur par utilisateur » permet de sélectionner une ou plusieurs catégories de rendez-vous depuis le menu déroulant situé sous le « calendrier de navigation ». Pour sélectionner un ou plusieurs utilisateurs et/ou groupes vous pouvez également utiliser l’icône , ou en sélectionner un via le menu déroulant situé à côté de l’icône . Le résultat sera une vue d’ensemble des utilisateurs et/ou groupes sélectionnés et filtrés par les catégories de rendez-vous choisies. • L’icône « liste d’événements » affiche tous les rendez-vous dans une liste pouvant être triés et/ou filtrés en utilisant les différents menus déroulants déjà mentionnés. b. Description des Popups : • En plaçant le curseur de la souris sur un rendez-vous du calendrier, vous pouvez obtenir des informations détaillées dans un Popup. • Vous pouvez trouver les symboles suivants : • : indique que le rendez-vous a une priorité élevée. • : indique que le rendez-vous est privé. • : indique que le rendez-vous est répétitif. • ou : indique que le rendez-vous a plusieurs participants utilisateurs ou groupes d’utilisateurs. 21

GestionRessources www.gestionressources.com Si vous passez le curseur de la souris sur un rendez-vous particulier, un popup apparaît avec les informations du rendez-vous. c. Créer un rendez-vous : • Dans le calendrier de gauche, cliquez sur le jour du rendez-vous • Cliquez sur l’heure de début du rendez-vous dans la fenêtre journalière centrale. 22

GestionRessources www.gestionressources.com • La fenêtre d’ajout apparaît : o Dans l’onglet « Général » remplissez les champs suivants :  Dans le champ « Titre », inscrivez une brève description du Rendez-vous.  Par défaut la date ainsi que l’heure sur lesquelles vous avez cliquées pour ajouter un Rendez-vous s’insèrent automatiquement.  Cliquez sur la liste déroulante pour choisir la durée du rendez-vous. Par défaut le champ « Durée » est toujours d’une heure. N.B. : Il est possible d’étaler la durée du Rendez-vous sur toute une journée en cochant la case « Journée entière ».  En cliquant sur vous saurez s’il y a un conflit d’honoraire dans votre horaire.  Inscrivez textuellement l’emplacement de votre rendez-vous dans le champ textuel « Emplacement ».  Vous pouvez choisir un degré de priorité en cliquant sur la liste déroulante « Priorité ». 23

GestionRessources www.gestionressources.com N.B. : Une icône s’affichera lorsque vous passerez le curseur de votre souris sur le rendez vous.  Si vous ne souhaitez pas que les autres utilisateurs puissent voir que vous avez un rendez-vous, cochez la case « Privé ». o Dans l’onglet « Description », inscrivez textuellement une description approfondie de ce que va être votre rendez-vous. Vous pouvez également ajouter des notes. o Dans l’onglet « Participants », vous pouvez inviter d’autres personnes à ce rendez-vous :  À partir de la liste déroulante des utilisateurs et des groupes dans eGroupWare. Pour en sélectionner plusieurs, maintenez la touche contrôle enfoncée. Un courriel leur sera envoyé afin de leur communiquer l’information.  À partir du carnet d’adresse. Choisissez « Carnet d’adresses » dans la liste déroulante et inscrivez le nom de la personne dans votre carnet d’adresse que vous souhaitez inviter. Cliquez sur .  Cliquez sur . o Dans l’onglet « Récurrence », vous pouvez afficher à intervalles réguliers le rendez-vous. Par exemple : tous les lundis à 9h00. 24

GestionRessources www.gestionressources.com o Dans l’onglet « Liens », vous pouvez attacher un fichier au rendez-vous :  Cliquez sur puis allez chercher le fichier que vous souhaitez attacher.  Une fois le fichier sélectionné, cochez la case à droite du bouton et cliquez sur . o Dans l’onglet « Alarmes », vous pouvez vous fixer des alarmes pour vous fixer des rappels.  Choisissez le nombre de jours et le nombre d’heures avant le rendez-vous où vous souhaitez être averti.  Vous pouvez également appliquer ces alarmes à tous les participants à partir de la dernière liste déroulante.  Cliquez sur . • Cliquez sur : o : Pour enregistrer les changements. o : Pour fermer la fenêtre sans enregistrer. o : Pour supprimer le rendez-vous. N.B. : ce bouton n’est présent que si vous avez la permission d’effacer le rendez-vous. 25

GestionRessources www.gestionressources.com d. Modifier ou supprimer un rendez-vous : • Cliquez sur le rendez-vous à modifier. • Vous serez alors redirigé vers la même fenêtre que pour créer un rendez-vous. Maintenant vous pouvez changer les données. En bas de la fenêtre il y a 3 boutons : • : Pour enregistrer les changements. • : Pour fermer la fenêtre sans enregistrer. • : Pour supprimer le rendez-vous. N.B. : ce bouton n’est présent que si vous avez la permission d’effacer le rendez-vous. 26

GestionRessources www.gestionressources.com III. La Messagerie a. Gestion des signatures : Error: Reference source not found .................................. b. Comprendre et lire les messages : Error: Reference source not found ............. c. Composer des messages : Error: Reference source not found .............................. d. Ajouter un contact à partir d’un message :Error: Reference source not found e. Rechercher un message : Error: Reference source not found ................................ f. Répondre aux messages : Error: Reference source not found ................................ g. Supprimer des messages : Error: Reference source not found .............................. h. Imprimer des messages : Error: Reference source not found ................................ i. Enregistrer des messages dans l’Infolog : Error: Reference source not found .. j. Organiser les messages dans des dossiers :Error: Reference source not found 27

GestionRessources www.gestionressources.com a. Gestion des signatures eGroupWare permet aux utilisateurs de créer plusieurs signatures à pour les messages. • Cliquez sur la flèche bleue à gauche de la fenêtre de « Messagerie ». • Cliquez sur « Gérer les signatures » o Pour créer une nouvelle signature, cliquez sur l’icône « Nouveau » .  Choisissez le nom de votre signature dans le champ « Description ».  Cochez la case « Signature par défaut » si vous souhaitez que ce soit celle-ci qui s’insère automatiquement à la fin de chacun de vos messages.  Rédigez votre signature.  Cliquez sur pour enregistrer la signature. o Pour « Supprimer », cochez la case correspondante à la signature que vous souhaiter supprimer et cliquez sur l’icône « Supprimer » . 28

GestionRessources www.gestionressources.com b. Comprendre et lire les messages Pour lire un message, vous n’avez qu’à cliquer sur le sujet du message. Les nouveaux messages sont des messages « Non-lus » par défaut et sont en caractères gras. En effet, eGroupWare affiche les messages d’une certaine manière en fonction des actions qui ont été faites sur ceux-ci. o Message « Non-lu ». o Message « Répondu ». o Message « Lu ». o Message contenant un fichier attaché Cependant, vous pouvez à tout moment choisir de modifier le format d’affichage de vos messages. • Cochez la case correspondante au message que vous voulez afficher d’une certaine manière. • Puis sélectionnez le format d’affichage souhaité : • : Marquer le message sélectionné comme « Lu ». • : Marquer le message sélectionné comme « Non-lu ». • : Marquer le message sélectionné comme « marqué ». (surligne le sujet du message en rouge) • : Marquer le message sélectionné comme « Non-marqué ». c. Composer des messages • Cliquez sur l’icône de messagerie pour accéder à la fenêtre « Messagerie » . • Cliquez sur l’icône « Composer un message » . 29

GestionRessources www.gestionressources.com • Il est possible d’envoyer un message à plusieurs personnes en même temps. • Pour cela, remplissez les champs centraux destinés aux adresses de courriels des destinataires.  Plusieurs options d’envoie s’offrent à vous dans les listes déroulante à gauche de chacune des adresse messages que vous avez entrées, vous pouvez : o Envoyer un message en « Copie cachée », ce qui signifie que les autres destinataires ne verront pas que le message a été envoyé à cette personne. o Envoyer une « Copie » du message à un destinataire, ce sera visible aux autres destinataires. o Envoyer au destinateur principal en choisissant l’option d’envoie « A ». 30

GestionRessources www.gestionressources.com o Envoyer le message directement dans un des dossiers conteneurs de votre Messagerie personnelle, en choisissant « Folder ».  Vous devez en suite sélectionner le dossier dans lequel le message va se retrouver. • Si vous avez saisi une adresse de courriel et vous ne souhaitez plus que ce destinataire reçoive le message, il est possible de le supprimer de la liste d’envoie en cliquant sur le bouton « Enlever » à sa droite. • Remplissez le champs « Sujet » avec le sujet de votre message, comme ici : Guide d’utilisation eGroupWare. • Écrivez votre texte en utilisant l’éditeur de texte situé au dessus de la zone de texte. • Choisissez la signature qui s’insérera automatiquement à la fin de votre message via la liste déroulante. • Si vous voulez insérer un accusé de réception, cochez la case « Notification de réception ». • Une fois fini, cliquez sur « Envoyer » . d. Ajouter un contact à partir d’un message • Cliquez sur l’icône de messagerie pour accéder à la fenêtre « Messagerie » . • Cliquez sur l’icône « Composer un message » . 31

GestionRessources www.gestionressources.com • Cliquez sur l’icône « Carnet d’adresses » . • Cliquez sur puis rentrez les informations comme expliqué dans la section « Ajouter un contact » de la partie « Carnet d’adresses ». e. Rechercher un message : Lorsque vous souhaitez rechercher un message dans votre boite de messagerie, eGroupWare vous offre plusieurs options de recherche : • Dans la liste déroulante centrale, choisissez une option de recherche : o La « Recherche rapide » est la plus vaste des fonctions de recherche et permet de rechercher à travers toutes les informations contenues dans les messages. o La recherche par « Sujet » vous permet de rechercher les messages dont le sujet est identique. o La recherche par expéditeur en utilisant la fonction « De » vous donnera tous les messages que vous avez reçus d’un certain expéditeur. o La recherche par destinataire en utilisant la fonction « A » vous donnera tous les messages envoyés à ce destinataire. o La recherche par copie de message envoyé à un destinataire avec la fonction « Copie à ». • Inscrivez dans le champ à côté des options de recherche le, ou les mots contenus dans les messages que vous recherchez. • Appuyer sur « Entrée ». 32

GestionRessources www.gestionressources.com • Vous pouvez également choisir quelles sortes de messages doivent être affichés dans votre fenêtre de « Messagerie » : o Choisissez dans la liste déroulante « l’État » des messages que vous souhaitez afficher. Vous avez plusieurs options :  « N’importe quel statut » affichera tous les messages contenant le sujet de votre recherche.  « Marqué » affichera seulement les messages marqués contenant le sujet de votre recherche.  « Non-lu » affichera seulement les messages non-lus contenant le sujet de votre recherche.  « Répondu » affichera seulement les messages auxquels vous avez répondus et contenant le sujet de votre recherche.  « Lu » affichera seulement les messages lus contenant le sujet de votre recherche.  « Effacés » affichera seulement les messages supprimés contenant le sujet de votre recherche. f. Répondre aux messages : Lorsque vous ouvrez un message, plusieurs options sont alors envisageables. 33

GestionRessources www.gestionressources.com • Envisageons un scénario dans lequel un message serait envoyé à une douzaine de personnes dont vous-même. o Pour répondre uniquement à l’expéditeur, cliquez sur l’icône « Répondre » et rédigez votre message comme décrit précédemment dans la section c) Composer des messages. o Pour répondre à l’ensemble, cliquez sur l’icône « Répondre à tous » et rédigez votre message comme décrit précédemment dans la section c) Composer des messages. o Pour faire suivre le message à une personne qui ne faisait pas partie des destinataires au départ, cliquez sur l’icône « Transférer » et rédigez votre message comme décrit précédemment dans la section c) Composer des messages. À côté du message auquel vous venez de répondre sera alors affiché l’icône « Répondu » . g. Supprimer des messages : • Pour supprimer des messages, il vous suffit de cocher la case correspondante aux messages que vous voulez supprimer et cliquez sur l’icône « Supprimer » . N.B. : Lorsque vous supprimez un message il est mis en quarantaine et peut être récupéré dans le dossier Corbeille situé dans la liste des dossiers de la colonne de gauche de la fenêtre « Messagerie ». Pour le supprimer totalement il faut que vous répétiez une deuxième fois la suppression dans la corbeille directement. h. Imprimer des messages : 34

GestionRessources www.gestionressources.com • Lorsque vous consultez un message il est possible de l’imprimer en cliquant sur l’icône « Imprimer » dans la barre du haut de la fenêtre message. i. Enregistrer des messages dans l’Infolog : Il est possible de sauvegarder dans « l’Infolog » les messages envoyés et reçus afin de les rattacher à une fiche de contact. • Pour un message reçu : o Lorsque vous ouvrez le message reçu cliquez sur l’icône « enregistrer dans l’Infolog » . o La fenêtre suivante apparaît : o Par défaut, le type est « E-Mail » et les champs se remplissent automatiquement. 35

GestionRessources www.gestionressources.com o Se référer à la section « Infolog » pour la suite de l’enregistrement dans l’Infolog. • Pour un message envoyé : o Avant votre envoie, cochez la case « Enregistrer comme Infolog » dans la barre du haut de la fenêtre de rédaction du message. o Par défaut, le type est « E-Mail » et les champs se remplissent automatiquement. o Se référer à la section « Infolog » pour la suite de l’enregistrement dans l’Infolog. j. Organiser les messages dans des dossiers : Pour une utilisation rapide et efficace de la messagerie, eGroupWare propose un système de classification par dossier. Vous pouvez par la suite placer vos messages dans les différents dossiers selon vos normes établies. • Créer un nouveau dossier : o Cliquez sur la flèche bleue à gauche de la fenêtre de messagerie. o Cliquez sur « Gérer les dossiers ». L’arborescence des dossiers s’affiche alors. 36

GestionRessources www.gestionressources.com o Cliquez sur le dossier devant contenir le nouveau répertoire. Son nom s’affiche alors dans le champ « Nom du dossier » du formulaire. Le répertoire racine est le « Inbox » ou bien encore la boite aux lettres. o Inscrivez le nom du nouveau dossier dans le champ « Créer un sous-dossier ». o Cliquer sur le bouton . • Renommer un dossier : o Cliquez sur « Gérer les dossiers ». L’arborescence des dossiers s’affiche alors. o Cliquez sur le dossier devant être renommé. Son nom s’affiche alors dans le champ « Nom du dossier » ainsi que dans le champ « Renommer le dossier ». o Effacez le champ « Renommer le dossier » et entrez le nouveau nom. o Cliquez sur le bouton pour finir de renommer le dossier. • Supprimer un dossier : o Cliquez sur « Gérer les dossiers ». L’arborescence des dossiers s’affiche alors. o Cliquez sur le dossier devant être supprimé. Son nom s’affiche alors dans le champ « Nom du dossier » du formulaire. o Cliquez sur le bouton pour terminer la suppression. • Déplacer les messages vers un dossier : o Sélectionnez les messages que vous voulez déplacer vers un dossier en cliquant sur la case à cocher se trouvant devant le titre du 37

GestionRessources www.gestionressources.com message. Vous pouvez sélectionner tous les messages affichés en cliquant sur la première case à cocher (celle qui se trouve devant « Sujet »). o Cliquez sur le dossier dans lequel vous souhaitez placer les messages. 38

GestionRessources www.gestionressources.com IV. L’Infolog a. Présentation : Error: Reference source not found .................................................... b. Ajouter une entrée dans l’Infolog : Error: Reference source not found .............. c. Rechercher une entrée dans l’Infolog : Error: Reference source not found ...... d. Modification dans l’Infolog : Error: Reference source not found ............................ e. Supprimer dans l’Infolog : Error: Reference source not found ............................... a. Présentation : 39

GestionRessources www.gestionressources.com L’Infolog est un CRM (gestion de la relation Client) qui utilise les données contenues dans le « Carnet d’adresses » et qui combine les fonctions de liste des tâches, de notes et de gestion d’appel. Il permet de regrouper toutes les activités liées à un contact ou à un projet. Les entrées peuvent être visualisées, modifiées ou ajoutées dans « l’Infolog » ou depuis « le Carnet d’adresses », « la Gestion de Projets » ou le « Calendrier ». Des documents et des fichiers peuvent être liés à l’Infolog et sauvegardés. b. Ajouter une entrée dans l’Infolog : Il est possible d’ajouter une entrée dans « l’Infolog » à partir de plusieurs endroits, la « Messagerie », le « Carnet d’adresses », ou directement dans « l’Infolog ». • À partir de la « Messagerie » : voir III.i. Enregistrer des messages dans l’Infolog. • À partir du « Carnet d’adresses » : voir I.d. Ajouter une entrée dans l’Infolog à partir du Carnet d’adresse. • À partir de l’Infolog : o Sélectionnez en haut à droite de la fenêtre « Infolog » le type d’entrée voulu :  « Tâche »  « Appel téléphonique »  « Note » o la fenêtre suivante apparaît : 40

GestionRessources www.gestionressources.com o Par défaut le champ « Type » est automatiquement rempli par le type d’entrée choisie précédemment. o Choisissez dans la liste déroulante la « Catégorie » correspondante à l’entrée ou au contact. o Dans la liste déroulante « Contact » choisissez le « Carnet d’adresses » puis inscrivez le nom de la personne auquel vous voulez rattacher l’entrée dans l’Infolog. Cliquez sur . N.B. : Si vous souhaitez afficher le courriel ainsi que le numéro de téléphone du contact, cochez la case « Téléphone/Email ». o Inscrivez le sujet de l’entrée dans le champ textuel « Sujet ». 41

GestionRessources www.gestionressources.com • Dans l’onglet « Description » : o Inscrivez la description de l’entrée dans l’Infolog. • Dans l’onglet « Liens » : o Cliquez sur puis allez chercher le fichier que vous souhaitez attacher. o Une fois le fichier sélectionné, cochez la case à droite du bouton et cliquez sur . • Dans l’onglet « Délégation » : o Vous pouvez donner un ordre de priorité à l’entrée dans la liste déroulante « Priorité ». o Vous pouvez envoyer un courriel aux utilisateurs eGroupWare pour les mettre au courant de l’entrée dans l’Infolog. Si vous souhaitez envoyer un courriel à plusieurs personnes, utilisez la touche contrôle. • Dans l’onglet « Gestionnaire de projets » o Vous pouvez choisir un projet en relation avec l’entrée et y attribuer un budget d’heures de travail. • Vous pouvez alors : o Annuler les changements en cliquant sur . o Appliquer les changements et garder la fiche de contact ouverte en cliquant sur . o Enregistrer les changements en cliquant sur . 42

GestionRessources www.gestionressources.com c. Rechercher une entrée dans l’Infolog : • Il existe 5 fonctions de recherche différentes que l’on peut combiner pour une recherche plus précise : o La recherche par « Catégorie » : Vous pouvez choisir dans la liste déroulante d’afficher « Tous » les résultats ou bien exclusivement ceux faisant partis d’une catégorie. o La recherche par « Type » : Choisir parmi les trois options suivantes, « Note », « Tâche » ou « Appel téléphonique ». o La recherche par « Statut » : Vous pouvez sélectionnez les entrées suivant différents statuts (Fait, Facturé, Appel, …). o La recherche avec la fonction « Filtrer » : permet de choisir si on veut afficher les données « Privées » ou accessibles à « Tous ». o La fonction « Chercher » : permet d’effectuer des recherches textuelles. • Cliquez sur 43

GestionRessources www.gestionressources.com 1 d. Modification dans l’Infolog :  Cliquez sur l’icône « Infolog » .  Cliquez sur l’icône « Modifier » correspondant à l’Infolog que vous voulez modifier.  La fenêtre suivante s’ouvre :  Modifiez les champs.  Cliquez sur . 44

GestionRessources www.gestionressources.com e. Supprimer dans l’Infolog :  Cliquez sur l’icône « Infolog » .  Cliquez sur le bouton « Supprimer » correspondant à l’entrée dans l’Infolog que vous souhaitez supprimer. 45

GestionRessources www.gestionressources.com V. La Base de connaissance a. Créer une catégorie : Error: Reference source not found ........................................ b. Créer une sous-catégorie : Error: Reference source not found ............................. c. Créer un article : Error: Reference source not found ................................................. d. Publier une question : Error: Reference source not found ....................................... e. Supprimer un article : Error: Reference source not found ....................................... f. Répondre à une question : Error: Reference source not found .............................. g. Chercher un article : Error: Reference source not found .......................................... 46

GestionRessources www.gestionressources.com a. Créer une catégorie : • Cliquez sur l’icône « Base de connaissance » dans eGroupWare. • Cliquez sur la flèche bleue à gauche de la fenêtre « Base de connaissance ». • Dans le menu « Préférences », cliquez sur « Modifier les catégories ». • Cliquez sur en bas à gauche de la fenêtre. • Entrez les informations relatives à cette catégorie : o Vous pouvez choisir une « catégorie parente ».  Ex : On voudrait faire plusieurs catégories au sein du département Marketing de l’entreprise. Donnez un « Nom » à la catégorie. Écrivez la « Description » de la catégorie. o Vous pouvez créer cette catégorie uniquement pour votre utilisation de eGroupWare. Pour cela, cochez la case « Privé ». o Le code de couleur est optionnel. Une fois terminé, vous pouvez :  Enregistrer la catégorie en cliquant sur .  Annuler les informations entrées en cliquant sur . 47

GestionRessources www.gestionressources.com b. Créer une sous-catégorie : • Cliquez sur l’icône « Base de connaissance » dans eGroupWare. • Cliquez sur la flèche bleue à gauche de la fenêtre « Base de connaissance ». • Dans le menu « Préférences », cliquez sur « Modifier les catégories ». • Cliquer sur à droite du nom de la catégorie parente de la sous- catégorie. Donnez un « Nom » à la sous-catégorie. Écrivez la « Description » de la sous-catégorie. o Vous pouvez créer cette sous-catégorie uniquement pour votre utilisation de eGroupWare. Pour cela, cochez la case « Privé ». o Le code de couleur est optionnel. o Une fois fini, vous pouvez :  Enregistrer la sous-catégorie en cliquant sur .  Annuler les informations entrées en cliquant sur . c. Créer un article : • Cliquez sur l’icône « Base de connaissance » dans eGroupWare. 48

GestionRessources www.gestionressources.com • Cliquez sur la flèche bleue à gauche de la fenêtre « Base de connaissance ». • cliquer sur « Nouvel article ». • La fenêtre suivante apparaît : o Dans le champ « Catégorie », choisissez la catégorie dans laquelle va se retrouver l’article en cliquant sur la liste déroulante. o Ajoutez un titre à l’article dans le champ « Titre ». o Ajoutez un sujet à l’article dans le champ « Sujet ». o Entrez certains mots clés dans le champ « Mots-clés »décrivant bien le contenu de l’article. Vos recherches futures n’en seront que facilitées. • Tapez l’article à l’aide de l’éditeur de texte pour les styles. 49

GestionRessources www.gestionressources.com • Cliquez sur pour enregistrer l’article. • Vous arrivez sur une page récapitulant les informations et au bas de laquelle se trouve une fenêtre avec 3 onglets : o « Article » : Permet d’éditer, de supprimer et de commenter l’article. o « Liens & Fichiers » : Permet d’attacher des fichiers à l’articles, de créer des liens et de lier l’article à d’autres articles. o « Historique » : Permet de voir l’historique de l’article. • Cliquez sur « vue principale » après avoir cliqué sur la flèche bleue à gauche de l’écran pour revenir à la liste des articles. • Selon les réglages du module, il faudra que l’article soit validé pour être publié. d. Publier une question : • Cliquez sur l’icône « Base de connaissance » dans eGroupWare. • Cliquez sur la flèche bleue à gauche de la fenêtre « Base de connaissance ». • Cliquez sur « Ajouter une question » dans le menu « Base de connaissance ». • Remplissez les champs suivants : o « Sommaire » : Bref résumé de la question posée. o « Détails » : Développement complet de la question avec précision. 50

GestionRessources www.gestionressources.com o « Catégorie » : Permet de rattacher une question à une catégorie. • Cliquez sur l’icône . • La question apparaîtra dans le menu « Question sans réponses » dans la liste des articles. e. Supprimer un article : • Ouvrez l’article que vous souhaitez supprimer. • Allez dans l’onglet « Article ». • Cliquez sur . f. Répondre à une question : • Cliquez sur la question à laquelle vous souhaitez répondre. • Continuez comme si vous étiez en train d’écrire un nouvel article. Selon les réglages du module, il faudra que la réponse soit validée pour être publiée. g. Chercher un article : • Dans la page d’articles, entrez quelques mots représentatifs de l’article que vous recherchez. 51

GestionRessources www.gestionressources.com • Cliquer sur pour lancer la recherche ou alors pour faire une recherche plus fine. o Cliquez sur « Recherche avancée ». o La fenêtre suivante apparaît : • Complétez les champs. • Cliquez sur pour lancer la recherche. 52

GestionRessources www.gestionressources.com VI. Les Ressources a. Créer des catégories : Error: Reference source not found ....................................... b. Supprimer des catégories : Error: Reference source not found ............................. c. Créer des ressources : Error: Reference source not found ...................................... d. Réserver une ressource : Error: Reference source not found ................................ 53

GestionRessources www.gestionressources.com a. Créer des catégories : • Cliquez sur « catégories globales » après avoir cliqué sur la flèche bleue à gauche de la fenêtre « Ressources ». • Cliquez sur . • Remplissez les champs : o « Catégorie parente » : sélectionner la catégorie parente (seulement si la catégorie doit être une sous catégorie d’une autre catégorie). o « Nom » : Nom de la catégorie. o « Description » : Description de la catégorie. o « Couleur » : Couleur à affecter à la catégorie (optionnel). o « Icône » : Icône à affecter à la catégorie. • Cliquez sur . N.B. : Créer une catégorie nécessite d’avoir les droits requis. b. Supprimer des catégories : • Cliquez sur « catégories globales » après avoir cliqué sur la flèche bleue à gauche de la fenêtre « Ressources ». • Cliquez sur à droite du nom de la catégorie à supprimer. N.B. : Supprimer une catégorie nécessite d’avoir les droits requis. 54

GestionRessources www.gestionressources.com c. Créer des ressources : • Allez dans le module de « Ressources ». • Cliquez sur en bas de la page ou « Ajouter une ressource » après avoir cliqué sur la flèche bleue à gauche de la fenêtre « Ressources ». • Remplir les champs sans oublier de sélectionner la catégorie dans laquelle mettre la ressource. d. Réserver une ressource : • Sélectionnez la « catégorie ». • Cliquez sur l’icône « Réserver cette ressource » de la ressource souhaitée. • Remplissez les champs et cliquez sur . 55

GestionRessources www.gestionressources.com VII. Les Communiqués a. Ajouter des communiqués : Error: Reference source not found ........................... b. Lire les communiqués : Error: Reference source not found .................................... c. Les préférences de communiqués : Error: Reference source not found ............ d. Rechercher un communiqué : Error: Reference source not found ....................... e. Droit sur les accès aux communiqués : Error: Reference source not found ..... 56

GestionRessources www.gestionressources.com Avec l’application « Communiqués », vous pouvez publier et lire des messages, tels que des bulletins d’informations d’entreprise. Ainsi les employés ont un point central où ils peuvent trouver les nouvelles. a. Ajouter des communiqués : • Cliquez sur l’icône « Communiqués » dans eGroupWare. • Ouvrez le menu des « Communiqués » en cliquant sur la flèche bleue à gauche de votre écran. • Cliquez sur « Ajouter ». • La fenêtre suivante apparaît : 57

GestionRessources www.gestionressources.com • Pour créer un nouveau communiqué, les champs suivants doivent être remplis : o « En tête » : Titre du communiqué. o « Accroche » : Une petite introduction du communiqué. o « Contenu » : Le communiqué complet. Vous pouvez utiliser l’éditeur de texte pour les styles. o « Catégorie » : Vous pouvez spécifier la catégorie dans laquelle doit se trouver le communiqué. o « Visible » : Indique la visibilité du communiqué. Vous pouvez choisir : « Toujours », « Jamais et « Par date » (par date). Si vous choisissez « Par date », vous devrez alors indiquer l’intervalle dans lequel doit être visible le communiqué, en remplissant les champs « début » et « fin ». • Cliquez sur . b. Lire les communiqués : • Cliquez sur l’icône « Communiqués » dans eGroupWare. • Ouvrez le menu des « Communiqués » en cliquant sur la flèche bleue à gauche de votre écran. • Cliquez sur « Lire les communiqués ». c. Les préférences de communiqués : • Cliquez sur l’icône « Communiqués » dans eGroupWare. • Ouvrez le menu des « Communiqués » en cliquant sur la flèche bleue à gauche de votre écran. 58

GestionRessources www.gestionressources.com • Cliquez sur « Préférences » dans le menu Préférences et non le menu Général. • La fenêtre suivante apparaît : • Dans la première catégorie qui s’intitule « Montrer les communiqués sur la page principale ? », vous avez différentes options lorsque vous cliquez sur la liste déroulante : o « Non » n’affichera aucun communiqué sur la page principale des communiqués. o « Oui » affichera le titre des communiqués ainsi que le contenu sur la page principale des communiqués. o « Oui vue réduite » afficher seulement les titres des communi- qués sur la page principale des communiqués. • La deuxième catégorie intitulé « Nombre d’articles à afficher dans l’écran principale » vous permet de déterminer le nombre d’article que vous souhaitez affichez sur la page principale des communi- qués. d. Rechercher un communiqué : • Cliquez sur l’icône « Communiqués » dans eGroupWare. 59

GestionRessources www.gestionressources.com • Il y a deux options de recherche : o « Recherche textuelle » : entrez le mot contenu dans le com- muniqué que vous cherchez. Cliquez sur . o « Recherche par Catégories » : Si vous souhaitez afficher seulement les communiqués d’une certaine catégorie, cliquez sur la liste déroulante et choisissez la catégorie voulue. e. Droit sur les accès aux communiqués : Il est possible de donner des droits en lecture ainsi qu’en écriture aux utilisateurs d’eGroupWare. Pour chaque catégorie on peut spécifier quels utilisateurs et/ou groupes ont les droits en lecture et quels utilisateurs et/ou groupes ont les droits en écriture. Pour sélectionner plusieurs groupes ou utilisateurs, vous pouvez garder la touche « Control » appuyée durant la sélection. 60

GestionRessources www.gestionressources.com VIII. Gestionnaire de projet a. Création d’un nouveau projet : Error: Reference source not found ..................... b. Assigner des tarifs à un projet : Error: Reference source not found ................... 61

GestionRessources www.gestionressources.com a. Création d’un nouveau projet : • Cliquez sur l’icône « Projets » . • Dans le menu à gauche choisissez « Liste des projets » et appuyez sur en bas à gauche de la fenêtre principale. • La fenêtre pour remplir les détails du projet apparaît : • L’ID du projet est automatiquement rempli. Donnez un « Titre » à votre projet. 62

GestionRessources www.gestionressources.com • Dans l’onglet « Général » : o Choisissez une « catégorie », une « date de début » prévue (si cette date n’est pas connue, choisissez la date courante), une « date de fin » (si connue), le « temps prévu » (s’il s’agit d’une banque d’heures). Pour l’instant il n’est pas nécessaire de remplir ni le champ «Priorité» ni le champ «État» (situé un bas de l’écran, non pas celui à droite). • Dans l’onglet « Description » : o Le « nom » complet de la société doit obligatoirement être inscrit afin de pouvoir faire des recherches autant par « nom » que par « acronyme ». 63

GestionRessources www.gestionressources.com N.B. : Avant de passer à l’onglet suivant appuyez sur le bouton afin de vous assurer que les informations saisies seront sauvegardées. • Dans l’onglet « Membres » : o vous devez choisir un coordinateur du projet qui, théoriquement, sera automatiquement avisé si le budget prévu du projet est dépassé. La convention est la suivante : dans le champ «Disponibilité générale» on inscrit le nombre total d’heures par semaine (ex. 37.5) et dans le champ «Disponibilité du projet» on inscrit un chiffre (ex.50) représentant le pourcentage du temps qui peut être alloué à un projet pendant une semaine. N.B. : Veuillez noter qu’il n’est pas nécessaire d’inscrire les membres du projet pour qu’ils puissent utiliser ce projet dans leur feuille de temps. Autrement dit, tous les utilisateurs faisant partie du « groupe Personnel » pourront utiliser n’importe quel projet sans avoir besoin d’être membre du projet. • Dans l’onglet Comptabilité : o Afin de pouvoir assigner des tarifs horaires à un projet, il faut absolument choisir, dans le champ «Type de comptabilité», «Budget et liste de prix». 64

GestionRessources www.gestionressources.com • Dans l’onglet « Liens » : o Comme le nom le suggère, il est possible de faire le lien avec un ou plusieurs contacts du « Carnet d’adresses », avec un événement du « Calendrier » ou bien avec un autre projet B qui deviendra un sous projet du projet que vous venez de créer. • Appuyez sur pour sauvegarder le projet ainsi créé. b. Assigner des tarifs à un projet : • Cliquez sur l’icône «Projets» . • Cliquez sur la flèche bleue à gauche de l’écran. • Le menu à gauche s’ouvre, appuyez sur «Liste de projets». • Sélectionnez le projet désiré en cliquant sur son « nom ». 65

GestionRessources www.gestionressources.com • Dans le menu à gauche cliquez sur «Liste de Prix». • Vous remarquez que le projet que vous avez sélectionné appa- raît dans le champ « Titre Client » de l’écran «Liste de Prix». • Choisissez le(s) prix qui s’applique (nt) au projet (s’il existe déjà dans la liste) en appuyant sur l’icône « Modifier » . Sinon, créez un nouveau prix en appuyant sur le bouton en bas à gauche de la fenêtre « Liste de Prix ». o Dans l’onglet « Projet » :  Dans le champ «Disponible» choisissez l’option «Facturable».  Dans le champ «Prix», inscrivez le tarif horaire et enregistrez les modifications. o Dans l’onglet « Description » :  Inscrivez une description des tarifs rac- cordés au projet. • Cliquez sur . N.B. : dans la « Liste de prix », le tarif que vous avez choisi est passé du statut de « Non » à « Facturable ». 66

GestionRessources www.gestionressources.com IX. Créer une feuille de temps • Cliquez sur l’onglet « Feuilles de temps » . 67

GestionRessources www.gestionressources.com • La fenêtre suivante s’affiche : • Cliquez sur le bouton en haut à droite ou en bas à gauche de la fenêtre « Feuilles de temps ». • Remplissez les champs de la fenêtre.  L’ « utilisateur » par défaut qui apparaît est le votre. Pour le changer, choisissez parmi les choix dans la liste déroulante.  Cliquez dans le champ « Projet » et choisissez le projet auquel est rattaché la feuille de temps. 68

GestionRessources www.gestionressources.com  Dans le champs « Prix à l’unité », il s’agit d’un temps non-facturable, choisissez « aucun », sinon, choisissez le tarif correspondant. o Dans l’onglet « Général » :  Le champ « Titre » est automatiquement rempli avec le nom du projet sélectionné auparavant.  Le champ « Catégories » est optionnel mais permet de mieux cibler le temps imparti à certaines Catégories.  Le jour où les heures ont été travaillées doit être inscrit dans le champ « Date ».  Le champ « Heure de début » est optionnel.  Dans le champ « Durée », inscrivez la durée de travail réalisé.  Le champ « Quantité » se remplit alors automatiquement. o Dans l’onglet « Notes » :  Vous pouvez inscrire les détails concernant les tâches accomplies pendant la durée de travail inscrite dans la feuille de temps. 69

GestionRessources www.gestionressources.com o Dans l’onglet « Liens » :  Par défaut, votre feuille de temps est liée automatiquement au projet qui lui correspond.  Vous pouvez attacher un fichier à la feuille de temps : • Cliquez sur et sélectionner le fichier correspondant. • Cliquez sur et cochez la petite case blanche à côté. • Une fois la « Feuille de temps » complétée, si vous souhaitez : o Enregistrer la « Feuille de temps », cliquez sur . o Enregistrer la « Feuille de temps », puis en créer une nouvelle par la suite, cliquez sur . o Appliquer les modifications inscrites dans les champs et garder la « Feuille de temps » ouverte, cliquez sur . o Annuler les changements apportés à la « Feuille de temps », cliquez sur . 70

GestionRessources www.gestionressources.com o supprimer la « Feuille de temps », cliquez sur . 71

GestionRessources www.gestionressources.com X. Gestionnaire de fichiers a. Présentation des icônes : Error: Reference source not found ................................ b. Créer un nouveau fichier : Error: Reference source not found .............................. c. Créer un nouveau dossier : Error: Reference source not found ............................ d. Importer un nouveau fichier dans le gestionnaire de fichiers : Error: .... Reference source not found e. Comment supprimer un fichier ou un dossier : Error: Reference source not found 72

GestionRessources www.gestionressources.com a. Présentation des icônes : i. L’icône signifie remonter dans la hiérarchie des dossiers. ii. L’icône permet de modifier le document importé directement via la plateforme Internet eGroupWare. iii. L’icône permet d’enregistrer les changements effectués après avoir modifié le document sur la plateforme Internet eGroupWare. iv. L’icône permet de rafraîchir la page après avoir fait des modifications directement via la plateforme Internet eGroupWare ou après avoir importer un document. v. L’icône permet de supprimer le fichier correspondant à la case cochée. vi. L’icône permet de modifier les commentaires rattachés à un fichier. vii. L’icône permet de se rendre à un emplacement choisi en sélectionnant un cheminement. Ex : /home/marketing • L’icône permet à l’utilisateur d’importer un fichier de son disque dur vers la plateforme eGroupWare. • L’icône permet à l’utilisateur de créer un nouveau dossier conteneur. Ex : si je veux regrouper plusieurs fichiers dans un même dossier, je commence par créer le dossier puis j’importe les fichiers vers celui-ci. • L’icône permet à l’utilisateur de créer un nouveau fichier directement sur la plateforme eGroupWare sans passer par un éditeur de texte (suite Microsoft Office par exemple). 73

GestionRessources www.gestionressources.com b. Créer un nouveau fichier : • Cliquez sur l’icône « Gestionnaire de fichiers » . • Dans la boite de dialogue située à gauche des icônes suivantes et entrez le nom du fichier que vous allez créer. Ex : On veut créer un fichier intitulé marketing. • Cliquez ensuite sur l’icône de « Création de fichier » . • Vous arrivez dans l’éditeur de texte eGroupWare. • Composez votre texte. • Une fois votre texte terminé vous pouvez le sauvegarder en cliquant sur l’icône de « Sauvegarde » . • Il est possible de pré visualiser les modifications apportées avant la sauvegarde en cliquant sur l’icône suivante . 74

GestionRessources www.gestionressources.com c. Créer un nouveau dossier : • Cliquez sur l’icône « Gestionnaire de fichiers » . • Dans la boite de dialogue située à gauche des icônes suivantes et entrez le nom du dossier conteneur que vous voulez créer. Ex : On veut créer un dossier conteneur intitulé marketing. • Cliquez ensuite sur l’icône de création de fichier . • Votre dossier est créé : 75

GestionRessources www.gestionressources.com d. Importer un nouveau fichier dans le gestionnaire de fichiers : • Cliquez sur l’icône « Gestionnaire de fichiers » . • Cliquez sur l’icône « Envoyer » . • Cliquez sur puis double cliquez sur le fichier que vous désirez importer via la boite de dialogue suivante. • Cliquez en suite sur 76

GestionRessources www.gestionressources.com e. Comment supprimer un fichier ou un dossier : • Cochez les cases correspondantes aux fichiers ou dossiers que vous souhaitez supprimer. • Cliquez sur l’icône « Supprimer » . 77

GestionRessources www.gestionressources.com XI. Les Signets a. L’interface signet : Error: Reference source not found ............................................. b. Créer un nouveau signet : Error: Reference source not found .............................. c. Trouver un signet existant : Error: Reference source not found ........................... d. Envoyer un signet à un collègue : Error: Reference source not found ................ 78

GestionRessources www.gestionressources.com a. L’interface signet : La rubrique « Signets » d’eGroupWare permet aux utilisateurs de garder la trace de plusieurs informations intéressantes en les classant par catégorie et permet de les partager avec les autres utilisateurs mais aussi avec un tiers parti via l’envoi de courriel. La page d’accueil « Signets » se décompose en quatre onglets : • « Arborescence » : Ici sont affichés les différents dossiers conteneurs. • « Liste » : Liste de tous les signets enregistrés dans eGroupWare. • « Nouveau » : Permet de créer un nouveau signet. • « Chercher » : Effectuer une recherche par « Noms », par « Mots clés », « Url » ou « Description » afin de trouver un signet enregistré au préalable. 79

GestionRessources www.gestionressources.com b. Créer un nouveau signet : • Cliquez sur l’icône « Signets » dans eGroupWare. • Choisissez l’onglet « Nouveau ». • La fenêtre suivante apparaît : • Dans la boite dialogue « Url », inscrivez l’Url redirigeant vers un site Internet qui contient l’article en question. • Dans la boite de dialogue « Nom », inscrivez le nom de l’article. • Les champs « Description » et « Mots clés » sont optionnels mais permettent de mieux marquer le document choisi. Ex : J’inscris un lien dans les signets eGroupWare. Je reviens pour le consulter 1 mois après mais je ne me rappel plus du nom de l’article. Par contre je me rappel qu’il était question de stratégie marketing Internet. Si j’avais saisi les mots clés au moment de la création du signet j’aurai pu le retrouver en faisant une recherche par mots-clés (voir Comment trouver un signet ?) 80

GestionRessources www.gestionressources.com • Il importe par la suite de choisir une catégorie représentant bien l’article choisi. o Il est possible de créer ou de modifier une catégorie en cliquant sur l’icône « modifier » . o Cliquez en bas à gauche de la fenêtre pour ajouter une catégorie. o La fenêtre suivante apparaît : o Si vous désirez créer une sous-catégorie, choisissez tout d’abord une « catégorie parente » déjà créée. o Nommez la catégorie et faites en une brève description. o Si vous voulez qu’elle soit disponible pour vous uniquement cochez la case « Privé ». o Vous pouvez ajouter une couleur ou une icône à chaque catégorie pour mieux vous repérer. 81

GestionRessources www.gestionressources.com o Cliquez ensuite sur . • Maintenant que vous avez choisi la catégorie, vous pouvez cochez la case « privé » pour que le signet soit visible juste par vous. • Cliquez sur l’icône « enregistrer » pour enregistrer le signet. • Cliquez sur l’icône « supprimer » pour supprimer un signet ou annuler la création. c. Trouver un signet existant : • Si vous connaissez l’emplacement exact du signet recherché : o Cliquez sur l’onglet « Arborescence ». o Vous apercevez alors l’arborescence des dossiers créés qui correspondent aux catégories dont nous parlions un peu plus haut. o Cliquez sur le « dossier conteneur » et double cliquez sur le signet recherché. • Si vous ne connaissez pas l’emplacement exact du signet recherché : o Cliquez sur l’onglet « Chercher ». 82

GestionRessources www.gestionressources.com o La fenêtre suivante s’ouvre : o Choisissez le mode de recherche désiré dans la liste déroulante la plus à gauche :  Par « Nom de Signet ».  par « Mots clés ».  par « Url ».  par « Description ». C’est ici que l’on se rend compte de l’importance de bien remplir toute l’information au moment de la création du signet. La recherche n’en est que plus facile. o Inscrivez le, ou les mots correspondant à votre recherche dans la boite de dialogue. o Cliquez sur . • Si vous souhaitez consulter l’ensemble des signets : o Cliquez sur l’onglet « Liste ». o Cliquez sur les flèches en haut à gauche pour passer d’une page à une autre. d. Envoyer un signet à un collègue : • Cliquez sur l’onglet « Liste ». 83

GestionRessources www.gestionressources.com • Vous trouverez à côté de chaque signet 2 icônes : o Choisissez l’icône « supprimer » pour supprimer le signet. o Choisissez l’icône « envoyer » pour l’envoyer à un collègue. o La fenêtre suivante apparaît : o Dans la première boite de dialogue intitulée « Adresses Email des destinataires » entrez les adresses courriels des personnes auxquelles vous souhaitez faire parvenir l’information. o Inscrivez le but de ce courriel dans la boite de dialogue « Objet ». o Puis votre message dans la boite de dialogue « Message ». o Cliquez sur . 84

GestionRessources www.gestionressources.com XII. Les Sondages a. Consulter la liste des sondages : Error: Reference source not found ................. b. Consulter les résultats des sondages : Error: Reference source not found ...... c. Répondre aux sondages : Error: Reference source not found ............................... a. Consulter la liste des sondages : • Cliquez sur l’icône « Sondage » . 85

GestionRessources www.gestionressources.com • Cliquez sur la flèche bleue à gauche de l’écran. • Cliquez sur « Sondage actif ». b. Consulter les résultats des sondages : • Cliquez sur l’icône « Sondage » . • Cliquez sur la flèche bleue à droite de votre écran. • Cliquez sur « Voir résultats ». • Vous observez les résultats suivants : c. Répondre aux sondages : • Cliquez sur l’icône « Sondage » . 86

GestionRessources www.gestionressources.com • Cliquez sur la flèche bleue à droite de votre écran. • Cliquez sur « Sondage actif ». • Cliquez sur . 87

GestionRessources www.gestionressources.com XIII. My DMS a. Ajouter un dossier conteneur : Error: Reference source not found ...................... b. Supprimer un dossier : Error: Reference source not found ..................................... c. Importer un nouveau document : Error: Reference source not found ................. d. Supprimer un document : Error: Reference source not found ............................... e. Consulter un document : Error: Reference source not found ................................. f. Importer mise à jour d’un document : Error: Reference source not found ......... g. Consulter une version antérieure du document :Error: Reference source not found h. Supprimer une mise à jour : Error: Reference source not found ........................... i. Envoyer une notification à un autre utilisateur :Error: Reference source not found 88

GestionRessources www.gestionressources.com My DMS permet aux utilisateurs de travailler en commun sur un document et de garder la trace de toutes les versions du document. a. Ajouter un dossier conteneur N.B. Si vous ne pouvez pas créer de dossier conteneur, référez vous à votre administrateur eGroupWare. • Cliquez sur l’icône « My DMS ». • Cliquez sur la flèche bleue à gauche de l’écran • Cliquez sur « Ajouter un sous-répertoire », la fenêtre suivante s’affiche : o Dans le champ textuel intitulé « Name », inscrivez le nom du nouveau dossier conteneur. o Dans le champ textuel intitulé « Comment », inscrivez les commentaires relatifs au nouveau dossier conteneur. o Vous pouvez choisir l’emplacement de ce dossier dans l’arborescence de la colonne de gauche.  Cliquez sur la liste déroulante intitulée « Sequence », puis choisisse le positionnement du nouveau dossier conteneur dans l’arborescence. • Cliquez sur 89

GestionRessources www.gestionressources.com N.B. : Le champs « Comment » est obligatoire contrairement au champs « Name ». b. Supprimer un dossier N.B. Si vous ne pouvez pas supprimer de dossier conteneur, référez vous à votre administrateur eGroupWare. • Cliquez sur l’icône « My DMS ». • Cliquez sur le dossier conteneur que vous souhaitez supprimer. • Cliquez sur la flèche bleue à gauche de l’écran. • Cliquez sur « Supprimer un dossier ». • Un message d’avertissement vous demande si vous souhaitez vraiment supprimer ce dossier : • Cliquez sur . • Un message de confirmation vous précise que le dossier conteneur « X » a été supprimé. c. Importer un nouveau document • Cliquez sur l’icône « My DMS ». • Cliquez sur le dossier conteneur qui contiendra le nouveau document. • Cliquez sur la flèche bleue à gauche de l’écran. 90

GestionRessources www.gestionressources.com • Cliquez sur « Ajouter un document ». • La fenêtre suivante s’affiche : • Importez le document : o Dans le champ « Local File », cliquez sur le bouton . o Allez chercher dans l’arborescence de votre poste de travail le document que vous souhaitez importer dans My DMS. o Cliquez sur « Ouvrir ». • Dans le champ « Name », inscrivez le nom du nouveau document importé. • Dans le champ « Comment », inscrivez les commentaires relatifs au document importé. • Dans le champ « Keywords », inscrivez les mots clés décrivant le mieux le document importé. • Dans le champ « Expires », vous pouvez choisir une date d’expiration à partir de laquelle le document ne sera plus dans My DMS. • Dans le champ « Sequence », choisissez l’emplacement du nouveau document dans l’arborescence du dossier conteneur sélectionné au préalable. • Cliquez sur . 91

GestionRessources www.gestionressources.com d. Supprimer un document • Cliquez sur l’icône « My DMS ». • Cliquez sur le dossier conteneur contenant le document que vous souhaitez supprimer. • Dans la fenêtre centrale, cliquez sur le nom du document, la fenêtre suivante s’affiche : N.B. : Vous retrouvez dans l’onglet « Informations », tous les champs remplis lors de l’ajout du document. • Cliquez sur le bouton . • Un message d’avertissement vous demande si vous souhaitez réellement supprimer ce document. • Cliquez sur « OK ». 92

GestionRessources www.gestionressources.com e. Consulter un document • Cliquez sur l’icône « My DMS ». • Cliquez sur le dossier conteneur contenant le document que vous souhaitez consulter. • Dans la fenêtre centrale, cliquez sur le nom du document, la fenêtre suivante s’affiche : • Cliquez sur . • Choisissez parmi les deux options suivantes : o « Ouvrir ». o « Enregistrer sur le disque ». • Cliquez sur « OK ». • Le document s’ouvre automatiquement. 93

GestionRessources www.gestionressources.com f. Importer une mise à jour d’un document N.B. : Veuillez prendre en note que My DMS n’enregistre pas automatiquement les modifications apportées sur les fichiers. Il faut tout d’abord le télécharger et le sauver à un endroit connu sur votre ordinateur, le modifier, puis l’uploader à nouveau dans My DMS. • Cliquez sur l’icône « My DMS ». • Cliquez sur le dossier conteneur contenant le document que vous souhaitez consulter. • Dans la fenêtre centrale, cliquez sur le nom du document. • Cliquez sur « Document de mise à jour ». • La fenêtre suivante s’affiche : o Dans le champ « Local File », cliquez sur le bouton . o Allez chercher dans l’arborescence de votre poste de travail le document que vous souhaitez importer dans My DMS. o Cliquez sur « Ouvrir ». o Dans le champ « Commentaire », inscrivez les commentaires relatifs à la mise à jour du document. o Dans le champ « expire », choisissez si oui ou non la mise à jour expirera à partir d’une certaine date. o Cliquez sur . 94

GestionRessources www.gestionressources.com N.B. : La mise à jour devient automatiquement la 2 ème version du document. Voir g. pour consulter la version précédente. g. Consulter une version antérieure du document • Cliquez sur l’icône « My DMS ». • Cliquez sur le dossier conteneur contenant la version antérieure du document que vous souhaitez consulter. • Dans la fenêtre centrale, cliquez sur le nom du document. • Cliquez sur l’onglet intitulé « toutes les versions ». • La fenêtre suivante s’affiche : • Dans la colonne de gauche intitulée « version », cliquez sur l’icône de téléchargement correspondante à la version du document que vous souhaitez consulter. • Choisissez parmi les deux options suivantes : o « Ouvrir ». o « Enregistrer sur le disque ». • Cliquez sur « OK ». • Le document s’ouvre automatiquement. 95

GestionRessources www.gestionressources.com h. Supprimer une mise à jour • Cliquez sur l’icône « My DMS ». • Cliquez sur le dossier conteneur contenant la mise à jour du document que vous souhaitez supprimer. • Dans la fenêtre centrale, cliquez sur le nom du document. • Cliquez sur l’onglet intitulé « toutes les versions ». • Dans la colonne de droite intitulée « liste de contrôle d’accès », cliquez sur l’icône correspondante à la version du document que vous souhaitez supprimer. • Un message d’avertissement vous demande si vous souhaitez réellement supprimer ce document. • Cliquez sur « OK ». i. Envoyer une notification à un autre utilisateur N.B. : Les notifications ne peuvent être envoyées qu’aux contacts du « Carnet d’adresses » de eGroupWare. • Cliquez sur l’icône « My DMS ». • Cliquez sur le dossier conteneur contenant le document que vous souhaitez notifier à un autre utilisateur de eGroupWare. • Dans la fenêtre centrale, cliquez sur le nom du document. • Cliquez sur l’onglet intitulé « Notification ». • La fenêtre suivante s’affiche : 96

GestionRessources www.gestionressources.com • Sélectionnez parmi les deux listes déroulantes « Utilisateur » et « Groupe » les contacts auxquels vous souhaitez envoyer une notification. • Cliquez sur l’onglet « informations ». • Cliquez sur . • Une notification est envoyée automatiquement aux contacts sélectionnés. -Fin- 97

GestionRessources www.gestionressources.com • Remerciements Mme Émilia Iacobe M. Laurent Bounin L’équipe eGroupWare Références www.egroupware.org www.gestion-ressources.com 98

GestionRessources www.gestionressources.com Licence La licence GFDL n'étant pas disponible en français nous l'avons inclues dans ce document en anglais. Nous mettrons le document à jour en Français dès que la version francophone aura été approuvée par la FSF. Merci de votre compréhension! GNU Free Documentation License Version 1.3, 3 November 2008 Copyright © 2000, 2001, 2002, 2007, 2008 Free Software Foundation, Inc. <http://fsf.org/> Everyone is permitted to copy and distribute verbatim copies of this license document, but changing it is not allowed. 0. PREAMBLE The purpose of this License is to make a manual, textbook, or other functional and useful document "free" in the sense of freedom: to assure everyone the effective freedom to copy and redistribute it, with or without modifying it, either commercially or noncommercially. Secondarily, this License preserves for the author and publisher a way to get credit for their work, while not being considered responsible for modifications made by others. This License is a kind of "copyleft", which means that derivative works of the document must themselves be free in the same sense. It complements the GNU General Public License, which is a copyleft license designed for free software. We have designed this License in order to use it for manuals for free software, because free software needs free documentation: a free program should come with manuals providing the same freedoms that the software does. But this License is not limited to software manuals; it can be used for any textual work, regardless of subject matter or whether it is published as a printed book. We recommend this License principally for works whose purpose is instruction or reference. 1. APPLICABILITY AND DEFINITIONS This License applies to any manual or other work, in any medium, that contains a notice placed by the copyright holder saying it can be distributed under the terms of this License. Such a notice grants a worldwide, royaltyfree license, unlimited in duration, to use that work under the conditions stated herein. The "Document", below, refers to any such manual or work. Any member of the public is a licensee, and is addressed as "you". You accept the license if you copy, modify or distribute the work in a way requiring permission under copyright law. 99

GestionRessources www.gestionressources.com A "Modified Version" of the Document means any work containing the Document or a portion of it, either copied verbatim, or with modifications and/or translated into another language. A "Secondary Section" is a named appendix or a frontmatter section of the Document that deals exclusively with the relationship of the publishers or authors of the Document to the Document's overall subject (or to related matters) and contains nothing that could fall directly within that overall subject. (Thus, if the Document is in part a textbook of mathematics, a Secondary Section may not explain any mathematics.) The relationship could be a matter of historical connection with the subject or with related matters, or of legal, commercial, philosophical, ethical or political position regarding them. The "Invariant Sections" are certain Secondary Sections whose titles are designated, as being those of Invariant Sections, in the notice that says that the Document is released under this License. If a section does not fit the above definition of Secondary then it is not allowed to be designated as Invariant. The Document may contain zero Invariant Sections. If the Document does not identify any Invariant Sections then there are none. The "Cover Texts" are certain short passages of text that are listed, as FrontCover Texts or Back Cover Texts, in the notice that says that the Document is released under this License. A Front Cover Text may be at most 5 words, and a BackCover Text may be at most 25 words. A "Transparent" copy of the Document means a machinereadable copy, represented in a format whose specification is available to the general public, that is suitable for revising the document straightforwardly with generic text editors or (for images composed of pixels) generic paint programs or (for drawings) some widely available drawing editor, and that is suitable for input to text formatters or for automatic translation to a variety of formats suitable for input to text formatters. A copy made in an otherwise Transparent file format whose markup, or absence of markup, has been arranged to thwart or discourage subsequent modification by readers is not Transparent. An image format is not Transparent if used for any substantial amount of text. A copy that is not "Transparent" is called "Opaque". Examples of suitable formats for Transparent copies include plain ASCII without markup, Texinfo input format, LaTeX input format, SGML or XML using a publicly available DTD, and standardconforming simple HTML, PostScript or PDF designed for human modification. Examples of transparent image formats include PNG, XCF and JPG. Opaque formats include proprietary formats that can be read and edited only by proprietary word processors, SGML or XML for which the DTD and/or processing tools are not generally available, and the machine generated HTML, PostScript or PDF produced by some word processors for output purposes only. The "Title Page" means, for a printed book, the title page itself, plus such following pages as are needed to hold, legibly, the material this License requires to appear in the title page. For works in formats which do not have any title page as such, "Title Page" means the text near the most prominent appearance of the work's title, preceding the beginning of the body of the text. The "publisher" means any person or entity that distributes copies of the Document to the public. A section "Entitled XYZ" means a named subunit of the Document whose title either is precisely XYZ or contains XYZ in parentheses following text that translates XYZ in another language. 100

GestionRessources www.gestionressources.com (Here XYZ stands for a specific section name mentioned below, such as "Acknowledgements", "Dedications", "Endorsements", or "History".) To "Preserve the Title" of such a section when you modify the Document means that it remains a section "Entitled XYZ" according to this definition. The Document may include Warranty Disclaimers next to the notice which states that this License applies to the Document. These Warranty Disclaimers are considered to be included by reference in this License, but only as regards disclaiming warranties: any other implication that these Warranty Disclaimers may have is void and has no effect on the meaning of this License. 2. VERBATIM COPYING You may copy and distribute the Document in any medium, either commercially or noncommercially, provided that this License, the copyright notices, and the license notice saying this License applies to the Document are reproduced in all copies, and that you add no other conditions whatsoever to those of this License. You may not use technical measures to obstruct or control the reading or further copying of the copies you make or distribute. However, you may accept compensation in exchange for copies. If you distribute a large enough number of copies you must also follow the conditions in section 3. You may also lend copies, under the same conditions stated above, and you may publicly display copies. 3. COPYING IN QUANTITY If you publish printed copies (or copies in media that commonly have printed covers) of the Document, numbering more than 100, and the Document's license notice requires Cover Texts, you must enclose the copies in covers that carry, clearly and legibly, all these Cover Texts: Front Cover Texts on the front cover, and BackCover Texts on the back cover. Both covers must also clearly and legibly identify you as the publisher of these copies. The front cover must present the full title with all words of the title equally prominent and visible. You may add other material on the covers in addition. Copying with changes limited to the covers, as long as they preserve the title of the Document and satisfy these conditions, can be treated as verbatim copying in other respects. If the required texts for either cover are too voluminous to fit legibly, you should put the first ones listed (as many as fit reasonably) on the actual cover, and continue the rest onto adjacent pages. If you publish or distribute Opaque copies of the Document numbering more than 100, you must either include a machinereadable Transparent copy along with each Opaque copy, or state in or with each Opaque copy a computernetwork location from which the general networkusing public has access to download using publicstandard network protocols a complete Transparent copy of the Document, free of added material. If you use the latter option, you must take reasonably prudent steps, when you begin distribution of Opaque copies in quantity, to ensure that this Transparent copy will remain thus accessible at the stated location until at least one year after the last time you distribute an Opaque copy (directly or through your agents or retailers) of that edition to the public. 101

GestionRessources www.gestionressources.com It is requested, but not required, that you contact the authors of the Document well before redistributing any large number of copies, to give them a chance to provide you with an updated version of the Document. 4. MODIFICATIONS You may copy and distribute a Modified Version of the Document under the conditions of sections 2 and 3 above, provided that you release the Modified Version under precisely this License, with the Modified Version filling the role of the Document, thus licensing distribution and modification of the Modified Version to whoever possesses a copy of it. In addition, you must do these things in the Modified Version: • A. Use in the Title Page (and on the covers, if any) a title distinct from that of the Document, and from those of previous versions (which should, if there were any, be listed in the History section of the Document). You may use the same title as a previous version if the original publisher of that version gives permission. • B. List on the Title Page, as authors, one or more persons or entities responsible for authorship of the modifications in the Modified Version, together with at least five of the principal authors of the Document (all of its principal authors, if it has fewer than five), unless they release you from this requirement. • C. State on the Title page the name of the publisher of the Modified Version, as the publisher. • D. Preserve all the copyright notices of the Document. • E. Add an appropriate copyright notice for your modifications adjacent to the other copyright notices. • F. Include, immediately after the copyright notices, a license notice giving the public permission to use the Modified Version under the terms of this License, in the form shown in the Addendum below. • G. Preserve in that license notice the full lists of Invariant Sections and required Cover Texts given in the Document's license notice. • H. Include an unaltered copy of this License. • I. Preserve the section Entitled "History", Preserve its Title, and add to it an item stating at least the title, year, new authors, and publisher of the Modified Version as given on the Title Page. If there is no section Entitled "History" in the Document, create one stating the title, year, authors, and publisher of the Document as given on its Title Page, then add an item describing the Modified Version as stated in the previous sentence. • J. Preserve the network location, if any, given in the Document for public access to a Transparent copy of the Document, and likewise the network locations given in the Document for previous versions it was based on. These may be placed in the "History" section. You may omit a network location for a work that was published at least four years before the Document itself, or if the original publisher of the version it refers to gives permission. • K. For any section Entitled "Acknowledgements" or "Dedications", Preserve the Title of the section, and preserve in the section all the substance and tone of each of the contributor acknowledgements and/or dedications given therein. 102

GestionRessources www.gestionressources.com • L. Preserve all the Invariant Sections of the Document, unaltered in their text and in their titles. Section numbers or the equivalent are not considered part of the section titles. • M. Delete any section Entitled "Endorsements". Such a section may not be included in the Modified Version. • N. Do not retitle any existing section to be Entitled "Endorsements" or to conflict in title with any Invariant Section. • O. Preserve any Warranty Disclaimers. If the Modified Version includes new frontmatter sections or appendices that qualify as Secondary Sections and contain no material copied from the Document, you may at your option designate some or all of these sections as invariant. To do this, add their titles to the list of Invariant Sections in the Modified Version's license notice. These titles must be distinct from any other section titles. You may add a section Entitled "Endorsements", provided it contains nothing but endorsements of your Modified Version by various parties—for example, statements of peer review or that the text has been approved by an organization as the authoritative definition of a standard. You may add a passage of up to five words as a FrontCover Text, and a passage of up to 25 words as a BackCover Text, to the end of the list of Cover Texts in the Modified Version. Only one passage of FrontCover Text and one of BackCover Text may be added by (or through arrangements made by) any one entity. If the Document already includes a cover text for the same cover, previously added by you or by arrangement made by the same entity you are acting on behalf of, you may not add another; but you may replace the old one, on explicit permission from the previous publisher that added the old one. The author(s) and publisher(s) of the Document do not by this License give permission to use their names for publicity for or to assert or imply endorsement of any Modified Version. 5. COMBINING DOCUMENTS You may combine the Document with other documents released under this License, under the terms defined in section 4 above for modified versions, provided that you include in the combination all of the Invariant Sections of all of the original documents, unmodified, and list them all as Invariant Sections of your combined work in its license notice, and that you preserve all their Warranty Disclaimers. The combined work need only contain one copy of this License, and multiple identical Invariant Sections may be replaced with a single copy. If there are multiple Invariant Sections with the same name but different contents, make the title of each such section unique by adding at the end of it, in parentheses, the name of the original author or publisher of that section if known, or else a unique number. Make the same adjustment to the section titles in the list of Invariant Sections in the license notice of the combined work. In the combination, you must combine any sections Entitled "History" in the various original documents, forming one section Entitled "History"; likewise combine any sections Entitled "Acknowledgements", and any sections Entitled "Dedications". You must delete all sections Entitled "Endorsements". 103

GestionRessources www.gestionressources.com 6. COLLECTIONS OF DOCUMENTS You may make a collection consisting of the Document and other documents released under this License, and replace the individual copies of this License in the various documents with a single copy that is included in the collection, provided that you follow the rules of this License for verbatim copying of each of the documents in all other respects. You may extract a single document from such a collection, and distribute it individually under this License, provided you insert a copy of this License into the extracted document, and follow this License in all other respects regarding verbatim copying of that document. 7. AGGREGATION WITH INDEPENDENT WORKS A compilation of the Document or its derivatives with other separate and independent documents or works, in or on a volume of a storage or distribution medium, is called an "aggregate" if the copyright resulting from the compilation is not used to limit the legal rights of the compilation's users beyond what the individual works permit. When the Document is included in an aggregate, this License does not apply to the other works in the aggregate which are not themselves derivative works of the Document. If the Cover Text requirement of section 3 is applicable to these copies of the Document, then if the Document is less than one half of the entire aggregate, the Document's Cover Texts may be placed on covers that bracket the Document within the aggregate, or the electronic equivalent of covers if the Document is in electronic form. Otherwise they must appear on printed covers that bracket the whole aggregate. 8. TRANSLATION Translation is considered a kind of modification, so you may distribute translations of the Document under the terms of section 4. Replacing Invariant Sections with translations requires special permission from their copyright holders, but you may include translations of some or all Invariant Sections in addition to the original versions of these Invariant Sections. You may include a translation of this License, and all the license notices in the Document, and any Warranty Disclaimers, provided that you also include the original English version of this License and the original versions of those notices and disclaimers. In case of a disagreement between the translation and the original version of this License or a notice or disclaimer, the original version will prevail. If a section in the Document is Entitled "Acknowledgements", "Dedications", or "History", the requirement (section 4) to Preserve its Title (section 1) will typically require changing the actual title. 9. TERMINATION You may not copy, modify, sublicense, or distribute the Document except as expressly provided under this License. Any attempt otherwise to copy, modify, sublicense, or distribute it is void, and will automatically terminate your rights under this License. 104

GestionRessources www.gestionressources.com However, if you cease all violation of this License, then your license from a particular copyright holder is reinstated (a) provisionally, unless and until the copyright holder explicitly and finally terminates your license, and (b) permanently, if the copyright holder fails to notify you of the violation by some reasonable means prior to 60 days after the cessation. Moreover, your license from a particular copyright holder is reinstated permanently if the copyright holder notifies you of the violation by some reasonable means, this is the first time you have received notice of violation of this License (for any work) from that copyright holder, and you cure the violation prior to 30 days after your receipt of the notice. Termination of your rights under this section does not terminate the licenses of parties who have received copies or rights from you under this License. If your rights have been terminated and not permanently reinstated, receipt of a copy of some or all of the same material does not give you any rights to use it. 10. FUTURE REVISIONS OF THIS LICENSE The Free Software Foundation may publish new, revised versions of the GNU Free Documentation License from time to time. Such new versions will be similar in spirit to the present version, but may differ in detail to address new problems or concerns. See http://www.gnu.org/copyleft/. Each version of the License is given a distinguishing version number. If the Document specifies that a particular numbered version of this License "or any later version" applies to it, you have the option of following the terms and conditions either of that specified version or of any later version that has been published (not as a draft) by the Free Software Foundation. If the Document does not specify a version number of this License, you may choose any version ever published (not as a draft) by the Free Software Foundation. If the Document specifies that a proxy can decide which future versions of this License can be used, that proxy's public statement of acceptance of a version permanently authorizes you to choose that version for the Document. 11. RELICENSING "Massive Multiauthor Collaboration Site" (or "MMC Site") means any World Wide Web server that publishes copyrightable works and also provides prominent facilities for anybody to edit those works. A public wiki that anybody can edit is an example of such a server. A "Massive Multiauthor Collaboration" (or "MMC") contained in the site means any set of copyrightable works thus published on the MMC site. "CCBYSA" means the Creative Commons AttributionShare Alike 3.0 license published by Creative Commons Corporation, a notforprofit corporation with a principal place of business in San Francisco, California, as well as future copyleft versions of that license published by that same organization. "Incorporate" means to publish or republish a Document, in whole or in part, as part of another Document. An MMC is "eligible for relicensing" if it is licensed under this License, and if all works that were first published under this License somewhere other than this MMC, and subsequently 105

GestionRessources www.gestionressources.com incorporated in whole or in part into the MMC, (1) had no cover texts or invariant sections, and (2) were thus incorporated prior to November 1, 2008. The operator of an MMC Site may republish an MMC contained in the site under CCBYSA on the same site at any time before August 1, 2009, provided the MMC is eligible for relicensing. 106

http://www.gestion-ressources.com	195
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