Técnicas de la organización

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Técnicas de la organización

  1. 1. Técnicas de la organización:Técnicas y herramientas dela organización¿Como aumenta lacompetitividad en lasempresas?Técnicas cualitativasManuales Sirviendo como guía práctica, que se utilizacomo herramienta de soporte para laorganización y comunicación, que contieneinformación ordenada y sistemática, en lacual se establecen claramente los objetivos,normas, políticas y procedimientos de laempresa, lo que hace que sean de muchautilidad para lograr una eficienteadministración.Diagramas Ya que permiten identificar los problemas ylas oportunidades de mejora en los procesosde las áreas funcionales de la empresa yaque permite identificar los pasosredundantes, los flujos de los procesos , losconflictos de autoridad, lasresponsabilidades, los cuellos de botella, ylos puntos de decisión. Son una excelenteherramienta para capacitar a los nuevosempleados y también a los que desarrollanla tarea, cuando se realizan mejoras en losprocesos.Organigrama Permitiendo descubrir y eliminar defectos ofallas de organización, facilitar lacomunicación la estructura organizativa yreflejar los cambios organizativos a todo elpersonal y áreas funcionales.Cuadros de distribución deactividadesPermite la optimización de recursos, alreducir desplazamientos y tiemposinnecesarios, así como mejorar elfuncionamiento organizacional, a través demétodos tales como la redistribución defunciones, la eliminación, reducción y
  2. 2. combinación de fases de una actividad olabor y la nivelación o tabulación deltrabajo.TECNICAS DE ORGANIZACIÓNSon herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; sonINdisponibles durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con lasnecesidades de cada grupo social.Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otraorganización. Representan las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas quelas dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en laorganización.El organigrama es un modelo abstracto y sistemático, que permite obtener una idea uniformeacerca de la estructura formal de una organización o empresa.En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información, para conocer como es laestructura total de la empresa.Todo organigrama tiene el compromiso de cumplir los siguientes requisitos:Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.Debe contener únicamente los elementos indispensables.Tipos de organigrama:1. Vertical: Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba a abajo.2. Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha.3. Mixto: Es una combinación entre el horizontal y el vertical.4. Circular: La autoridad máxima está en el centro, alrededor de él se forman círculosconcéntricos donde se nombran a los jefes inmediatos.5. Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanta mayor es la sangría, menor esla autoridad de ese cargo.
  3. 3. 6. Tabular: Es prácticamente escalar, solo que mientras el escalar lleva líneas que unen losmandos de autoridad el tabular no.3. Manuales: son documentos detallados que contienen en forma ordenada ysistemática, información acerca de la organización de la empresa. Tipos de manuales.· De políticas.· Departamentales.· De bienvenida.· De organización.· De procedimientos o de flujo.· Técnicas.· De contenido múltipleMANUAL DE ORGANIZACIÓNes un medio de acción práctica por excelencia, que ayuda grandemente al proceso deorganización.Constituye un complemento ideal de los organigramas, o mejor dicho, se complementanrecíprocamente para dar informaciones claras y detalladas de la estructura y de lasunidades que la integran. Estas unidades se señalan en los organigramas solamente consu titulo, pero el manual de organización las describe con detalle, en todo lo relativo aresponsabilidades, tareas, atribuciones, deberes y funciones.Los manuales de organización contienen, fundamentalmente, una descripción de lospuestos, lo cual es lo más importante. Además, señalan los fines de una empresa de cadauna de las unidades principales de la estructura organizativa. Los manuales contienentambién la base legal de la organización, su estructura, fecha de creación de la empresa ode la unidad administrativa, un organigrama de esta y hasta de sus unidades principales,las funciones de las unidades y de los cargos las responsabilidades y la autoridad de losmismos. Asimismo, describen las actividades específicas que se enumeran y que son unconjunto de tareas y labores.Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso esrepresentado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso. Lossímbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujodel proceso.El diagrama de flujo ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en un procesomostrando la relación secuencial ente ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad y surelación con las demás, el flujo de la información y los materiales, las ramas en el proceso, la existenciade bucles repetitivos, el número de pasos del proceso, las operaciones de interdepartamentales…Facilita también la selección de indicadores de proceso
  4. 4. Un paso importante que debe dar a la hora de controlar los gastos y las ganancias finales es crear un presupuestopara una organización. Con cada reducción del margen de ganancia, cada departamento necesitará mantener uncuidadoso seguimiento de los gastos. Algunas de las cosas incluidas en el presupuesto anual son los salarios,gastos de oficina, servicios públicos, reparaciones y mantenimiento. Sin duda, se presentan situaciones que puedenrequerir compras que superen las cantidades presupuestadas. También hay ocasiones en que los ingresos noalcanzan el monto previsto. Estas situaciones pueden hacer que la organización revise el presupuesto de formaperiódica. Sin embargo, un presupuesto es por lo general previsto para un año. Realizar un seguimiento de lasvariaciones del mismo del departamento puede ser una herramienta de gestión eficaz. Lee más para saber cómohacer uno que sea efectivo para cualquier organización.e le llama presupuesto al cálculo y negociación anticipado de los ingresos y gastos de una actividad económica (personal,familiar, un negocio, una empresa, una oficina, un gobierno) durante un período, por lo general en forma anual.1Es un plande acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse endeterminado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de laorganización.2El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes yprogramas se formulan por término de un año.Elaborar un presupuesto permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones privadas olas familias establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos. Para alcanzar estos fines, puede ser necesarioincurrir en déficit (que los gastos superen a los ingresos) o, por el contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso elpresupuesto presentará un superávit (los ingresos superan a los gastos).
  5. 5. Es una proyección de los gastos e ingresos que tendrá la empresa, en un lapso que espor lo general de un año.Ahora si, hay varios tipos de presupuesto, dependiendo del ámbito del mismo y del áreadentro de la empresa a la que esté enfocado, como por ejemplo presupuesto deproducción, de costos, de materiales, y el presupuesto financiero.Es una herramienta fundamental para la proyección de la empresa en el tiempo.El comité de empresa es un órgano de representación colectiva con carácter extrasindicalque representa unitariamente a todo el personal de la empresa, con independencia de queestén o no afiliados a un sindicato. La empresa o centro de trabajo tiene que tener unaplantilla superior a 50 trabajadores. Tipos de comité de empresaExisten diferentes clases de Comités de Empresa: Comité de empresa propio: se constituye en empresas o centros de trabajo que tienen unaplantilla superior a 50 trabajadores. Comité de empresa conjunto: cuando una empresa tenga dos o más centros de trabajo enuna misma provincia o en municipios limítrofes y la plantilla de cada uno no supere los 50trabajadores, pero en conjunto sí que lo alcance, se constituirá un comité conjunto sumandolos trabajadores de cada centro de trabajo.
  6. 6.  Comité intercentros: Representa al conjunto de comités de centros de trabajo de empresasque tienen varios comités de empresas propios. Es de creación voluntaria por conveniocolectivo y tendrá un máximo de 13 miembros.El empowerment o empoderamiento es una técnica o herramienta de gestión (permiten a unaempresa hacer frente a los constantes cambios del mercado así como asegurar una posicióncompetitiva en éste. )que consiste en delegar, otorgar o transmitir poder, autoridad, autonomía yresponsabilidad a los trabajadores de una empresa para que puedan tomar decisiones, resolverproblemas o ejecutar tareas sin necesidad de consultar u obtener la aprobación de sussuperiores.El objetivo principal del empowerment es buscar distribuir niveles adecuados de poder,autoridad, autonomía y responsabilidad en toda la organización y, de ese modo, fortalecer atodos los miembros de ésta, aumentando su esfuerzo y dedicación y, a la vez, aprovechando almáximo sus conocimientos, habilidades y capacidades.permite lograr una mayor eficiencia en la toma de decisiones, en la resolución de problemas y enla ejecución de tareas.stos se sienten más reconocidos, más considerados y más útiles, y, por tanto, con una mayorautoestima, más motivados y más comprometidos con la empresa.aplicar el empowerment ya no se pierde tiempo en consultar u obtener la aprobación de lagerencia o de los superiores para tomar una decisión, resolver un problema o ejecutar una tareaLo que a su vez permite otras ventajas o beneficios indirectos tales como un incremento en laproductividad, una mejora en la calidad total, una mayor satisfacción del cliente, una mayorcompetitividad, y mayores utilidades o rentabilidad.

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