PEMANFAATAN FEATURE MS.EXCELDALAM MEMBUAT JADWAL PELAJARANBerbagai teknis yang dilakukan dalam membuat jadwal pelajaran, a...
• Pada Sheet yang sama di area lain yang tidak sebaris dengan jadwal, buatlah tabel datayang memuat kode pengajar/mata pel...
Maka muncul kotak dialog Duplicate values seperti berikut:Jika anda tidak menginginkan warna baku yang disediakan, anda bi...
Saya memilih Tab Fill untuk mewarnai cells dengan warna merah lalu OK.(pilih Tab Font jika anda mau memilih Hurufnya saja ...
Untuk kondisi 2 (Pewarnaan Cells untuk kondisi jumlah jampel kurang)- Format Cell D8 dengan menggunakan formula (funggsi y...
- Format Cell D8 , klik cell D8- Klik Conditional Formatting – klik New Rule… , maka terbuka kotak dialog berikut:- Klik U...
- Langkah selanjutnya Formatting cell E8, F8, s.d. T8 (sesuai jumlah kolom pada jadwal yanganda buat).Untuk pemformatan ce...
Tampak untuk Duplicate value perlu diedit, klik Duplicate value – tulis pada kotak Applies to :=$D$9:$T$9.Periksa lagi unt...
- Untuk memeriksa kelengkapan setiap mata pelajaran yang dientrykan serta jumlah jampelnya,anda dapat membuat daftar tabel...
Tampak Kode BS pada hari jum’at tidak ada jam mengajar. Ini berguna untuk memeriksapermintaan jam kosong mengajar.Tampak p...
Untuk peringatan salah entry data, anda dapat klik tab Error Alert seperti kotak dialog berikut:Isi dengan teks yg diperlu...
Jadi anda dapat mengkliknya tanpa harus mengetikan lagi.Icon small triangle tidak akan tercetak saat printing, jika settin...
Komentar oleh samuel | 15 Februari 2013 | Balaso tdk susah klo menggunakannya,justru memudahkan!! jika setiap cell sudah k...
Komentar oleh 130794983 | 20 Oktober 2011 | Balaso monggoKomentar oleh deni11math | 20 Oktober 2011 | Balas11. Terima kasi...
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Membuat Jadwal dengan Excell 2007

9,900

Published on

3 Comments
8 Likes
Statistics
Notes
No Downloads
Views
Total Views
9,900
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
328
Comments
3
Likes
8
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Membuat Jadwal dengan Excell 2007

  1. 1. PEMANFAATAN FEATURE MS.EXCELDALAM MEMBUAT JADWAL PELAJARANBerbagai teknis yang dilakukan dalam membuat jadwal pelajaran, ada yang dibuat secaramanual dengan menggunakan sejumlah warna yang berkorespondensi satu-satu dengan namapengajar/mata pelajaran , hingga penggunaan program aplikasi pembuat jadwal pelajaran sepertiaSc Timestable yang cukup lengkap hingga pengaturan siswa maupun ruangan telah disediakan.Namun demikian program ini pun pada prinsipnya sama menggunakan pewarnaan yang berbedauntuk setiap nama pengajar atau mata pelajaran dengan maksud sebagai indikator pembeda kondisijadwal yang dibuat dengan bantuan computer.Program aplikasi aSc Timestable tidak gratis (not free) alias harus beli, kalau yang bisa kitadownloadpun merupakan versi trial, lumayan sekedar mengenal penggunaan program aplikasitersebut. Penulis telah mencoba mengunduh program aSc Times Table tersebut danmenggunakannya namun masih terdapat error , akhirnya kembali lagi menggunakan MS. Excelwalaupun entry datanya dan penataannya manual satu persatu , namun cukup membantu dengancepat dalam membuat jadwal pelajaran dan lebih familiar bagi kita yang sering menggunakannya.Sepuluh tahun yang lalu lampu rambu perempatan jalan telah menginspirasi penulis. Saatkendaraan yang saya tunggangi di malam hari berhenti di perempatan dan Traffic Lights yangberwarna merah, kuning, dan hijau jadi perhatian saya. Saat itu terlintas dalam benak sayasepertinya dalam menyusun jadwal mengajar dapat menggunakan warna-warna tersebut. Setibanyadi rumah tanpa menunggu lama saya nyalakan PC jadul dan saya buka MS.Excel 97 lalu mencaripemformatan cells dengan membuka menu format saya temukan submenu conditional format yanghanya dapat berisi 3 kondisi saja, artinya MS. Excel 97 menuntut kita untuk terampilmenggkombinasikan fungsi-fungsi yang ada. Walau harus sedikit merumuskan beberapa cell untukkondisi jadwal akhirnya membuat jadwal mengajar dengan formatting cells dapat saya buat.Dalam MS. Excel 97 hanya berisi 3 kondisi , berbeda dengan MS.Office Excel 2007 yangberisi feature conditional formatting hingga 64 kondisi dan beberapa feature lainnya berbentukicons yang tidak ada dalam MS. Excel 97 dan Traffic Lights yang telah menginspirasi penulisdijadikan sebagai salah satu icon sets formatting cells, sehingga dalam pemformatan cells lebihvariatif,mudah dan simple.Dalam membuat jadwal mengajar dengan formatting cells , warna merah saya gunakansebagai indicator untuk kondisi jadwal Rangkap artinya satu mata pelajaran yang diampu olehseorang guru terdapat di beberapa ruang kelas yang berbeda pada saat yang bersamaan. Warnahijau sebagai indicator jumlah jampel per minggu yang dialokasikan masih kurang dalam satukelas, dan warna kuning sebagai indikator jumlah jampel berlebih dalam satu kelas dari yangdialokasikan sesuai muatan kurikulum. Hal ini sangat membantu dalam entry kode pengajar ataumengedit jadwal, saat mengganti kode pengajar si A dengan si B terkadang kita lupa siapa yangdiganti atau dihapus , mata pelajaran apa yang kurang atau berlebih, jadi kita tak akan dibebanidengan hal tersebut.Untuk pemula yang belum mengenal feature-feature MS. Excel 2007 lainnya, berikut penulissajikan langkah-langkah membuat jadwal mengajar atau jadwal pelajaran dengan formatting cells:• Buka MS. Excel, satu workshett kosong terbuka secara otomatis• Pada Sheet 1, buatlah dan tentukan rancangan bentuk jadwal yang diinginkan, bentukvertical atau horizontal sekaligus distribusikan jumlah jampel setiap hari dari Senin s.d.Sabtu sehingga jumlah jampel per Minggu sesuai dalam muatan kurikulum sekolah.Berikut contoh blanko jadwal yang berbentuk vertical.
  2. 2. • Pada Sheet yang sama di area lain yang tidak sebaris dengan jadwal, buatlah tabel datayang memuat kode pengajar/mata pelajaran dan alokasi jumlah jampel setiap kelas dalamsatu Minggu.( Jadwal dengan tabel data harus dibuat dalam satu Sheet yang sama , karena ConditionalFormatting tidak dapat bekerja pada Sheet yang berbeda jika menggunakan fungsi vlookupreference, kecuali kita menggunakan Excel 2010. Dalam MS.Excel 2010 Conditional Formatingdapat menggunakan referensi pada sheet yang sama atau sheets lain dalam satu workbooks tetapitidak bisa bekerja dengan menggunakan workbooks lain).• Langkah selanjutnya, pemformatan setiap Cell pada jadwal yang telah dibuat.Untuk kondisi 1 (Pewarnaan untuk kondisi jadwal rangkap)- Pilih range cell D8:T8 – Klik Tab Home – Klik Conditional Formatting – klik HighlightCells - klik duplicate values….
  3. 3. Maka muncul kotak dialog Duplicate values seperti berikut:Jika anda tidak menginginkan warna baku yang disediakan, anda bisa klik menu dropdown valuewith lalu klik custom format…, maka terbuka kotak dialog Format Cells:
  4. 4. Saya memilih Tab Fill untuk mewarnai cells dengan warna merah lalu OK.(pilih Tab Font jika anda mau memilih Hurufnya saja yang diwarnai ).Selanjutnya periksa Cells D8 s.d. T8 yang sudah kita format dengan duplikasi tadi.Klik Conditional Formatting – klik Manage Rules … , maka tampak pada kotak dialog berikut :Pemformatan untuk Duplikcate values diterapkan pada range D8:T8. Klik Apply lalu OK.
  5. 5. Untuk kondisi 2 (Pewarnaan Cells untuk kondisi jumlah jampel kurang)- Format Cell D8 dengan menggunakan formula (funggsi yang digunakan COUNTIF danVLOOKUP)- Klik Conditional Formatting – klik New Rule… , maka terbuka kotak dialog berikut:- Klik Use a formula to determine which cells to format – pada kotak tab Format valuewhere this formula is true ketikkan rumus berikut:=COUNTIF(D$8:D$59,D8)<VLOOKUP(D8,$AO$72:$BE$96,3,FALSE) , laluKlik button Format – klik warna sesuai selera anda lalu OK .Penjelasan :Fungsi COUNTIF : untuk menghitung konten cell D8 dalam range cells D8:D59(Range D8:D59 berisi 38 Cell yang mewakili jumlah 38 jampel per minggu untuk kelas 7A)Fungsi VLOOKUP : untuk mencari konten D8 dalam table array (AO72:BE96) yang merupakanjumlah jampel untuk kelas 7A mata pelajaran dengan kode pengajar yang berkorespondensi dengankonten pada cell D8.3 adalah nomor indeks kolom untuk alokasi jumlah jampel kelas 7A.False : nilai range_lookup agar fungsi VLOOKUP mencari secara tepat tanpa harus menyusun datatabel secara terurut.Untuk kondisi 3 (Pewarnaan Cells untuk kondisi jumlah jampel berlebih)Dengan langkah yang sama seperti untuk kondisi 2
  6. 6. - Format Cell D8 , klik cell D8- Klik Conditional Formatting – klik New Rule… , maka terbuka kotak dialog berikut:- Klik Use a formula to determine which cells to format – pada kotak tab Format value wherethis formula is true ketikkan rumus berikut:=COUNTIF(D$8:D$59,D8)>VLOOKUP(D8,$AO$72:$BE$96,3,FALSE) , laluKlik button Format – klik warna sesuai selera anda lalu OK – OK.Formatting cell D8 dengan 3 kondisi selesai, untuk melihat pemformatan tadi- Klik Conditional Formatting – klik Manage Rules … , maka tampak pada kotak dialogberikut :Dalam kotak dialog ini anda dapat menghapus, mengedit formula, menata urutan kondisiformatting.
  7. 7. - Langkah selanjutnya Formatting cell E8, F8, s.d. T8 (sesuai jumlah kolom pada jadwal yanganda buat).Untuk pemformatan cell E8, F8, s.d. T8 tak perlu merumuskan seperti langkah diatas, kita gunakanFormat Painter pada group Clipboard sub tab Home.Klik cell D8 – klik Format Painter – klik cell E8.Untuk melihat hasil pemformatan pada cell E8 ,Klik cell E8 – klik Conditional Formatting – klik Manage Rules … , maka tampak pada kotakdialog berikut :Untuk melihat sepintas formula, gerakkan pointer mouse hingga di atas formula, untuk mengeditklik kondisi yang akan diedit – klik tab Edit Rule…Dengan cara yang sama, format untuk cell F8, G8 , dst..- Langkah selanjutnya Formatting range cell D9:T9 (sesuai jumlah kolom pada jadwal yanganda buat)Pilih range cell D8:T8 – klik Format Painter – klik cell D9Maka range cell D9:T9 telah terformat.Periksa cell D9 : Klik cell D9 – klik Conditional Formatting – klik Manage Rules … , makatampak pada kotak dialog berikut :
  8. 8. Tampak untuk Duplicate value perlu diedit, klik Duplicate value – tulis pada kotak Applies to :=$D$9:$T$9.Periksa lagi untuk cell E9 , dst.Ulangi langkah pemformatan untuk baris berikutnya hingga tuntas.Setelah semua cells sudah terformat dengan 3 kondisi tersebut, maka blanko jadwal siap diisi danperhatikan hasil pemformatannya .Berikut contoh 3 kondisi yang tampak, kondisi rangkap(merah), kurang jam (hijau), dan lebih jam(kuning).Apabila kondisi jadwal terlihat berwarna putih seperti warna background, maka kondisi jadwaltelah benar.WARNING:Setiap cell anda harus mengetikkan satu persatu, jangan lakukan Copy- Paste untuk konten yangsama, karena setiap cell telah diformat dengan format tertentu sehingga akan mengubahformatting cell yang telah dibuat!!!.• LANJUTAN :
  9. 9. - Untuk memeriksa kelengkapan setiap mata pelajaran yang dientrykan serta jumlah jampelnya,anda dapat membuat daftar tabel pemeriksa di area lain pada Sheet yang sama seperti tabel dibawah, atau pada Sheet yang lain (Hal ini lebih baik karena kita dapat menampilkan 2 Sheet secarabersamaan dalam satu layar).Tampak Kode mapel IS belum diisikan pada kelas 8A sejumlah 2 jampel.- Formula untuk Cell AQ104 : =Countif(range kolom kelas 7A pada jadwal,criteria)= Countif($D$8:$D$59,AO104)Formulakan untuk Cell AR104, dst , untuk baris selanjutnya anda bisa Copy-Paste.Untuk Kondisi jumlah jampel, prinsifnya membandingkan antara jumlah jam hasil perhitunganfungsi Countif dengan jumlah seharusnya yang ada pada Tabel data.Fungsi IF yang saya gunakan untuk formulanya tampak pada Formula Bar .=IF(BF104=BF72,”TEPAT”,IF(BF104<BF72,”KURANG”&” “& (BF72-BF104),”LEBIH”&”“&(BF104-BF72)))- Untuk memeriksa jumlah jam setiap pengajar per hari dalam satu minggu, anda dapatmembuat tabel pemeriksa lagi, seperti berikut:
  10. 10. Tampak Kode BS pada hari jum’at tidak ada jam mengajar. Ini berguna untuk memeriksapermintaan jam kosong mengajar.Tampak pada formula bar Fungsi Countif(range cells hari senin pada jadwal,criteria).- Untuk mencegah salah pengisian kode pengajar pada masing-masing kelas, anda dapatmenggunakan Data Validation.Klik cell D8 – Klik tab Data – Klik Data Validation – klik Data Validation … , maka tampakkota dialog berikut :Pada tab Allow: pilih list , lalu ketikkan pada tab Source: Kode nama pengajar yang mengajar dikelas 7A dan pisahkan dengan “,” (koma)Tampak In-cell dropdown di ceklis berarti daftar kode pengajar pada cell D8 ditampilkan dalammenu dropdown.
  11. 11. Untuk peringatan salah entry data, anda dapat klik tab Error Alert seperti kotak dialog berikut:Isi dengan teks yg diperlukan lalu OK.Hasil validasi data pada cell D8, jika klik cell D8 tampak pada sebagai berikut:Icon small triangle pada cell D8 merupakan menu dropdown jika anda klik berisi daftar kodepengajar yang tadi dibuat.
  12. 12. Jadi anda dapat mengkliknya tanpa harus mengetikan lagi.Icon small triangle tidak akan tercetak saat printing, jika settingan baku tidak dirubah.Jika anda mengetikkan kode nama pengajar selain yang terdaftar tadi, maka muncul peringatankesalahan yang tadi telah dibuat. Ini kegunaannya data validasi sebagai pembatasan.Selanjutnya anda dapat melakukan validasi data yang sama untuk cell lainnya jika anda mau !Klik cell d8 – klik Data Validation – Data Validation … , lalu OK.Klik atau pilih Cell lainnya lalu tekan F4 .Selamat mencoba dan semoga bermanfaat.About these adsShare this:• StumbleUpon•Like this:Suka Memuat...9 Oktober 2011 - Posted by deni11math | UMUM | CONDITIONAL FORMATTING MS.OFFICEEXCEL 2007, FEATURE-FEATURE MS.EXCEL 2007, KEGUNAAN CONDITIONALFORMATTING, MEMBUAT JADWAL MENGAJAR DENGAN CONDITIONALFORMATTING, MEMBUAT ROSTER WITH CONDITIONAL FORMATTING,PEMANFAATAN MS.EXCEL 2007 DALAM MEMBUAT JADWAL PELAJARAN13 Komentar »1. Nuhun pisan bantosana. Insya Alloh manfaat.Komentar oleh Rudianto | 1 Maret 2013 | Balas2. Kok susah kali makenya, apalagi pas membuat perbandingan jampel nya. terjadi selisihantara data sebenarnya dengan data yang sudah di isi rumus. mohon pencerahannya. Balas
  13. 13. Komentar oleh samuel | 15 Februari 2013 | Balaso tdk susah klo menggunakannya,justru memudahkan!! jika setiap cell sudah kitaformat condisinya dengan benar.Pada dasarnya, kita meminta bantuan komputer agar memberitahukan kepada kita,jika kita entry data pengajar tertentu jumlah jam nya lebih dari yg seharusnya dgnwarna kuning, jika masih kurang dengan warna hijau, dan cocok sama dgn jumlahjam seharusnya dgn warna putih (no fill).Biasanya terjadi kesalahan perumusan dgn menggunakan fungsi VLOOKUP adalahcell referensinya, coba periksa dan pahami dulu fungsi VLOOKUP !! Syntaxnya(urutan perumusan) apakah sudah benar!?looku_up value(nilai yg dilihat/dibandingkan),tabel_array (datatabelnya),col_indeks_num(nomor colom dr data tabel, pada kolom berapa data ygdibandingkan berada), lalu [range_lookup] isinya FALSE atau TRUE artinya data ygdibanding yaitu huruf pertama kode pengajar disusun secara menurun secara alfabetdari a s.d. z jika demikian isi dgn TRUE atau kosongkan, jika disusun secara acak isidg FALSE.Juga perhatikan syntaks bakunya fungsi VLOOKUP dipisahkan dg tanda “,” (koma),atau “;” titik koma, itu juga menimbulkan error. OKKomentar oleh deni11math | 16 Februari 2013 | Balas3. sudah dimasukkan rumusnya ,tp kok katanya error formula???Komentar oleh sumie | 30 Desember 2012 | Balas4. Terima kasih atas ilmunya… Q coba n capas ya..Komentar oleh zaenuri84 | 26 September 2012 | Balas5. pak saya awam komputer maka dgn ini semoga saya melek, trim ya pakKomentar oleh pitat | 4 Juli 2012 | Balas6. ijin copas ya…… makasih atas tutorialnyaKomentar oleh iwan | 17 Februari 2012 | Balas7. Saya sangat tertarik dengan keterangan Saudara tentang cara-cara penyusunan jadwal lewatprogram ms excel.Komentar oleh heri setiawan | 24 Desember 2011 | Balas8. bole di copas kan…sangat bermanfaat…..semoga sy jg bisa n anda semakin bsKomentar oleh sz86inovz | 18 Desember 2011 | Balas9. Sederhana tapi sangat sangat sangat bermanfaat.Good Job.Komentar oleh marcus | 20 Oktober 2011 | Balas10. kang terimakasih ilmunya semoga akang mendapatkan lagilmu yang banyak, ijinkan sayamengkopi, haturnuhun.
  14. 14. Komentar oleh 130794983 | 20 Oktober 2011 | Balaso monggoKomentar oleh deni11math | 20 Oktober 2011 | Balas11. Terima kasih atas pengetahuannya Kami akan mencobanyaKomentar oleh Asep Hidayat | 17 Oktober 2011 | BalasTinggalkan BalasanEnter your comment here...Fill in your details below or click an icon to log in:(wajib)(Address never made public)(wajib)( Log Out / Ubah )( Log Out / Ubah )( Log Out / Ubah )« Sebelumnya | Berikutnya »

×