Teil 1: Grundlagen der Ganzheitlichen Prozessoptimierung

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Teil 1: Grundlagen der Ganzheitlichen Prozessoptimierung

  1. 1. © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht
  2. 2. GappBridging Together Prozess.Innovation.Gipfelsturm™ Teil 1: Grundlagen fürGanzheitliche Prozessoptimierung Dr. Markus Gappmaier GappBridging International/Academy © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht
  3. 3. © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht
  4. 4. Unsere PraxisGappBridging fördert erfolgreicheLeistungserstellung undZusammenarbeit von Experten inOrganisationen jeder Art.GappBridging macht das sichtlicheinfach, spürbar energetisierend,begeisternd umfassend, in Zeitenvon Wirtschaftswachstum undRezession gleichermassen. © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 4
  5. 5. GPM-Erfolgserfordernisse (Management-Selbsteinschätzung) Research: Business Process Management,” CIO Insight, August 13, 2002 © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 5
  6. 6. GPM-Erfolgserfordernisse (Management-Selbsteinschätzung) Research: Business Process Management,” CIO Insight, August 13, 2002 © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 6
  7. 7. GPM-Erfolgserfordernisse (Management-Selbsteinschätzung) Wirksame Methoden GPM-Methoden sind besonders erfolgskritisch: Grösste Differenz zwischen Erfolg und Misserfolg: 115% Und wirksame GPM- Methoden sind noch immer viel zu wenig verbreitet! Research: Business Process Management,” CIO Insight, August 13, 2002 © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 7
  8. 8. Wahrgenommener Methodenbedarf jetzt: Ein Beispiel Layna Fischer Future Strategies Inc.; langjährige Hrsg. von Büchern über Prozess- und Workflow- Management: „Retter in der Not: Händisch anwendbare Modellierkarten für nicht-technische Prozess- simulation! ... Haben Sie je versucht mit Hilfe von Haftnotiz-Zetteln einen Prozess zu durchdenken, bevor Sie GPM-Software verwendet haben? Und dann war später nicht mehr klar, was Sie mit den einzelnen Notizzetteln darstellen wollten? Wir haben das auch schon erlebt!“ (Email v. Mai 2010 über neues „Hands-on Modelling Toolset“ mit BPMN-Symbolen, für Arbeit am Whiteboard/an der Magnettafel) © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 8
  9. 9. Prozessmanagement: Bewährte Regeln für Methodeneinsatz• Alle Mitarbeiter arbeiten mit (Prinzip Partizipation)• Veränderungsmöglichkeiten und –bedarfe werden für alle sichtbar und spürbar gemacht (Prinzip Reflexion)• Aufmerksamkeit wird auch auf das Funktionierende gerichtet (Prinzip Lösungsorientierung) © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 9
  10. 10. BKM-basierte Prozessmodellierung als Dialog © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 10
  11. 11. Typisches BKM-Geschäftsprozessmodell (IST) © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 11
  12. 12. Vereinfachtes BKM-Modellierungsverfahren• Integrierte Überblicks- und Detailmodellierung• Wesentliche Strukturelemente – Start- und Zielereignis (Ausgangs-/Endzustand) – Sub-/Teilprozess – Aktivität – Mitarbeitende bzw. Rolle – Ressource – Weitere wichtige Prozess- bestandteile/-merkmale wie z.B. Dokument © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 12
  13. 13. Einfache Prozessmodellierung Step 1: Start-ereignis festlegen; z.B. “Bestellung ist eingelangt” © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 13
  14. 14. Step 2: Zielereignis (-zustand) festlegen; z.B.“Waren sind beim Kunden eingelangt” © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 14
  15. 15. Step 3: Subprozesse definieren (Gruppen zusam-mengehörender Aktivitäten); z.B. „„Auftragsdefinition” © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 15
  16. 16. Step 4: Alle Aktivitäten der Teilprozesse definieren;z.B. “Auftragserfassung” © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 16
  17. 17. Step 4 (Forts.): Aktivitäten so detailliert erfassen,wie vom Modellierungszweck gefordert © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 17
  18. 18. Step 4 (Fortsetzung: 2. Modellteil) © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 18
  19. 19. Step 5a: Für Modellierungszweck wichtigeZusatzmerkmale definieren; Mitarbeiter/Rollen © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 19
  20. 20. Step 5b: Für Modellierungszweck wichtigeZusatzmerkmale definieren; Mitarbeiter/Rollen © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 20
  21. 21. Step 5b: Für Modellierungszweck wichtigeZusatzmerkmale definieren; Ressourcen © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 21
  22. 22. Step 5b: Für Modellierungszweck wichtigeZusatzmerkmale definieren; Ressourcen © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 22
  23. 23. Step 5c: Für Modellierungszweck wichtige weitereZusatzmerkmale definieren © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 23
  24. 24. Step 5c: Für Modellierungszweck wichtige weitereZusatzmerkmale definieren © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 24
  25. 25. Step 5c: Für Modellierungszweck wichtige weitereZusatzmerkmale definieren © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 25
  26. 26. Step 5c: Für Modellierungszweck wichtige weitereZusatzmerkmale definieren © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 26
  27. 27. Ergebnis vereinfachter, integrierter BKM-Modellierung © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 27
  28. 28. Tipps für wirksame und verständliche BKM-Modellierung• Bildkarten mit Gross-/Blockbuchstaben leserlich beschriften• Kurze Formulierungen wählen; ideal 1 – max. 6 Worte• Nur 1 Info-Objekt (z.B. Aktivität) auf 1 Karte schreiben• Ereignis als Zustand formulieren: z.B. „Ware ist eingetroffen“• Teilprozess-/Aktivitäts-/Aufgabenformulierungen möglichst mit Verb! Keine Namen von Organisationseinheiten verwenden• Aktivitäts- bzw. Aufgabenformulierungen sollen nichts beinhalten, was das „wer?“ oder „wie?“ (= Ressource) erklärt• Abbildung von Redundanz im Prozessmodell (z.B. gleiche Rolle bei aufeinanderfolgenden Aktivitäten) gut = macht es klarer• „Dokument-Karte“ = nur für Ressourcen in Papierform gedacht• Jeden Modellierungsschritt vor Beginn des nächsten abschliessen © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 28
  29. 29. Modellierungsablauf, Ergebnis und Stapelvorgang vereinfachter, integrierter BKM-Modellierung1 3 2 4 5 © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 29
  30. 30. BKM-Prozess-Modelle: Wiederverwendbar, weiterentwickelbar Im BKM-Entwicklungs- kreislauf vom IST-Modell zum SOLL-Modell und letztlich zur neuen Pro- zess- und Arbeitsrealität. © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 30
  31. 31. Andere BKM-Module für Prozessmanagement• IST: Überblicks-Modellierung• IST: Detail-Modellierung• IST: Prozessanalyse• SOLL: Visioning• SOLL: Rahmen-Modellierung• SOLL: Umsetzungsmodellierung• SOLL: Detailmodellierung• Unternehmensprozessmodell• Massnahmenplanung © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 31
  32. 32. BKM unterstützt Prozessverbesserung/-erneuerungUnterschiedlicheVorgehensweisen fürProzessverbesserung(Prozessoptimierung)undProzesserneuerung(Prozessinnovation),um den jeweiligenAnforderungen zuentsprechen. © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 32
  33. 33. Beispiel für integrierte Prozessoptimierung 3 54b 4a 2 6 6 6 7 Umsetzungsmodellierung R-G R G 1 Z +1 +1 +1 © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht
  34. 34. Beispiel eines BKM-Moduls für Prozessinnovation 0 4 4 42 1 3 4 4 4 1 2 5 6 © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht
  35. 35. Unbegrenzte Einsatzmöglichkeiten der BKM • In jedem Arbeitsbereich (Produktion, Verwaltung, R&D, Dienstleistungen ...) • Auf jeder Hierarchieebene und bei jeder Unternehmensgrösse • Findet allgemein Akzeptanz beim „Bewegen von Ein- stellungen und Verhalten“ (und nicht nur von BKM-Karten) © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 35
  36. 36. Beispiel für BKM in anderem Anwendungsbereich 3 2 1 © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht
  37. 37. Die BKM bewährt sich auch bei• Prozessmanagment mit/bei BPMN, ARIS, SAP, ITIL, ISO-Zertifikation etc.• Projektmanagement (auch bei SCRUM-Analyse)• Coaching• Mitarbeiterführung (auch Mitarbeitergespräche)• Planung• Wissensmanagement• usw. © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 37
  38. 38. Das sagen Anwender der GappBridging BKM• „Überzeugendes Tool, sehr praxistauglich, vielen Dank!” – Dr. Natalie Marty, EMH, Schweiz. Ärzteverlag AG, Basel• „Wir haben die Soll-Modelierung für die Errichtung einer neuen Geschäftseinheit ausgeführt. Dies war eine grosse Aufgabe, [aber] innerhalb von nur zwei Tagen haben wir die sieben wichtigsten Prozesse modelliert. Schlussendlich hat unser Wound Board unseren Businessplan und das benötigte zusätzliche Budget bewilligt und der Schaffung von zwei Stellen zugestimmt, deren Bedarf wir nur dank der BKM-Methode lückenlos nachweisen konnten.“ – Simon Daetwyler Country Manager, Mölnlycke• „Die Bildkarten sind vortrefflich und intuitiv anwendbar. Vielen Dank.“ – Beatrix Biwanke, Zertifizierte Prozessmanagerin, IT-Projektleiter, Business Analytiker Trading & Consulting H.P.C. GmbH © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 38
  39. 39. Danke Gerne erwarten wir Ihre unverbindliche Anfrage nach einem kostenlosen Präsentationstermin. GappBridging International www.GappBridging.com info@GappBridging.com © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht 39
  40. 40. © 2011 M. Gappmaier, Prozessoptimierung leicht gemacht

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