Your SlideShare is downloading. ×
0
PPM RT Summary
PPM RT Summary
PPM RT Summary
PPM RT Summary
PPM RT Summary
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

PPM RT Summary

787

Published on

Published in: Business, Technology
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
787
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. ‫44424479-279 .‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7444474 Fax‬‬ ‫ניהול פורטפוליו – ‪Portfolio Management‬‬ ‫סיכום מפגש – נקודות מרכזיות שעלו בדיון, פברואר 7002‬ ‫משתתפים : בדיון השתתפו מנמquot;רים, מנהלי ‪ ,PMO‬ומנהלי פרויקטים בארגונים מסקטורים‬ ‫שונים.‬ ‫מסך כל הדברים שעלו בדיון מתברר שתפקיד משרד ה- ‪(Project Management Office) PMO‬‬ ‫בארגונים השונים עדיין לא מגובש ולכן הוא עדיין עובר שינויים רבים. כיום, התפקידים של‬ ‫המשרד לניהול פרויקטים בארגונים מותאם לדרישות הארגון,כל ארגון וצרכיו. יתר על כן צרכים‬ ‫אילו משתנים בזמן. משרד פרוייקטים טוב צריכה שתהיה לו הגמישות המספקת לעדכן את‬ ‫הגדרת התפקיד שלו בהתאם לשינויים המתרחשים סביבו בארגון ומחוצה לו.‬ ‫מטרת הדיון : הייתה לשמוע מהמשתתפים ‪ best practices‬לניהול הפורטפוליו הארגוני, ובעיקר‬ ‫לענות על השאלות,היכן ממוקם משרד ה- ‪ ? PMO‬מהי האחריות של משרד ה- ‪ ? PMO‬כיצד‬ ‫מתבצע התכנון ותעדוף של ההשקעות ב- ‪ ?IT‬האם יש כללי אצבע לחלוקת התקציב בין‬ ‫פרוייקטים ? איך מתבצע ייזום של פרוייקט בתיק ההשקעה ? האם מתבצע מעקב ביצוע של‬ ‫פרויקטים ? ולסיום, מהם הכלים אשר בשימוש ה- ‪?PMO‬‬ ‫הנקודות העיקריות שעלו מן הדיון:‬ ‫היכן ממוקם משרד ה- ‪ ? PMO‬דוגמא אופיינית למשרד ‪ :PMO‬מנהל ‪ 3 ,PMO‬מנהלי לקוח‬ ‫)הכפופים למנמquot;ר(, שהם עובדי ‪ IT‬או ‪ LOB‬מסוים ואחראים על הזיהוי והבנת הצרכים של‬ ‫הלקוח, איפה הכי כואב לו? בעזרת איזו מערכת ניתן לפתור את הבעיה? ו-3 מנהלי תכנון ובקרה‬ ‫האחראים על התכנון התקציב ומדווים לסמנכquot;ל, ויועץ חיצוני.‬ ‫תהליך של ניהול פורטפוליו בארגון נוצר, בדרך כלל, בעקבות יוזמה של ‪ IT‬אשר רוצה למדוד‬ ‫את הפעילות שלו ולהתחיל לנהל את עצמו כיחידת רווח והפסד. הארגון לרוב לא מעורב‬ ‫בהחלטה ואף היה מעדיף להישאר ללא תהליך מסודר של מקסום ותעדוף של ההשקעות כיוון‬ ‫שכך החזקים ימשיכו לקבל את מבוקשם בקלות יתר.‬ ‫בחברות ‪ SMB‬לרוב אין משרד ה ‪ ,PMO‬ולכן מנמquot;ר הוא זה שאחראי על תכנון וניהול של‬ ‫פרויקטים בארגון. דרישות של לקוחות בחברות מסוג זה הנן מוגבלות, ברוב המקרים ‪ IT‬הוא זה‬ ‫שמציב את הדרישות ללקוחות ומסביר מה הם צריכים. חשוב לציין, שכיוון שמודבר ב-‪ IT‬קטן,‬ ‫הוא מצליח להישאר מהיר וסתגלני לשינויים של הארגון, ואף על פי שחסרים כלים ומתודולוגיות‬ ‫לניהול פרויקטים ולפורטפוליו לא מרגישים צורך מיוחד למשדר ה ‪.PMO‬‬
  • 2. ‫44424479-279 .‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7444474 Fax‬‬ ‫ניהול התקציב נמצא גם כן אצל מנמquot;ר ועובר אישורים של הנהלה. דרך אחת לנסות לקבל את‬ ‫רוב הפרויקטים הנדרשים הנה להציג להנהלה יותר פרויקטים ממה שצריך.‬ ‫ארגוני ‪ IT‬ללא משרד ה-‪ PMO‬ומתודולוגיה מובנית לניהול פורטפוליו מתלוננים על חוסר תוכנית‬ ‫עבודה שנתית, וכניסה לפרויקטים לפי לחצים ‪ ad-hoc‬ותקציב ה-‪ IT‬המיועד ברובו המכריע‬ ‫לתחזוקת הקיים .‬ ‫מהי האחריות משרד ה-‪ ? PMO‬ה- ‪ PMO‬הארגוני אחראי על בניית תוכנית עבודה השנתית‬ ‫יחד עם צוותי הייצור. האתגר בתוכנית עבודה שנתית הוא יצירת תמהיל הפרויקטים המתאים‬ ‫לארגון תוך כדי שימוש אופטימלי במשאבים מוגבלים לקבלת הרווח העסקי המקסימאלי. ניהול‬ ‫הפורטפוליו הנו תהליך של קבלת החלטות ותעדוף של פרויקטים בעולם בו תמיד קיים עודף‬ ‫דרישות, ולכן קיים צורך מתמיד באיזון בין משאבים מוגבלים, יכולות טכנולוגיות, צרכים עסקיים‬ ‫וסביבה עסקית משתנה ובו בזמן למקסם החזרים על השקעות ולמזער סיכונים.‬ ‫כיצד מתבצע התכנון והתעדוף של ההשקעות ב- ‪ ? IT‬ניתן לסווג את הפרויקטים למספר‬ ‫קטגוריות, כגון: אסטרטגיים, מנדטוריים, מבוססי ‪ ROI‬ותשתיתיים על פי יעדי החברה לאחר‬ ‫מיכן רצוי לאחד בין מספר יוזמות לפרוייקט אחד גדול יותר אשר נועד לתת מענה ליעדים‬ ‫עיסקיים דומים. בחירה ותעדוף של הפרויקטים בתוך הקטגוריות היא על ידי איזון בין עלויות‬ ‫וסיכונים של ההשקעות. יש להשאיר גם סכום קטן לדברים השוטפים ולשאוף לצמצם את‬ ‫הסכום משנה לשנה.‬ ‫חשוב לשתף את המשתמשים בתהליך קבלת ההחלטות. לפני קבלת ההחלטות צריך לאסוף‬ ‫דרישות ועדיפיות מהמשתמשים. ביצירת תוכנית העבודה חשוב להתייחס לדרישות ולסדרי‬ ‫העדיפיות שהוצגו על ידי המשתמשים ומנהלי ה- ‪ LOB‬בחלוקה לרבעונים. לאחר שתוכנית‬ ‫העבודה לשנה הבאה מוכנה יש להציג אותה למנהלי הארגון באופן יזום לקבלת אישור ביצוע,‬ ‫אחריות ותכנון משאבים נדרשים.ההחלטה לגבי התמהיל הפרויקטים הסופי נעשה על ידי ‪PMO‬‬ ‫יחד עם מנהלי החטיבה.‬ ‫על מנת לאפשר גמישות גבוהה של ‪ PMO‬ברמה השנתית של תכנון המשאבים מומלץ שימוש‬ ‫בעובדים חיצוניים של ספקי מיקור חוץ בנוסף לגרעין הבסיסי של עובדי החבה והתייעלות‬ ‫מתמדת של הארגון.‬ ‫במקרים בהם יחידת ה‪ IT‬איננה קריטית לארגון או לחילופין אין עליה לחץ מסיבי מצד‬ ‫הלקוחות, גם אין מאבקים על כל משאב וה-‪ IT‬עושה סדר עדיפויות לעצמו. מספר הארגונים‬ ‫ציינו את קושי בלהכניס את פרויקטי התחזוקה לתוכנית עבודה. בתוכנית עבודה רב שנתית‬ ‫בוחנים את יעדים הארגון, בודקים לאן רוצים להגיע, ואיזה מערכות יצטרכו, ומכאן גוזרים את‬
  • 3. ‫44424479-279 .‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7444474 Fax‬‬ ‫התוכנית השנתית. לאחר שמורידים לכל אגף את התחזוקה השוטפת, מקבלים האגפים תקציב‬ ‫להשקעות ביחס דומה לשנה שעברה, דבר זה גורם לבעיה של הניוד. בעיית הניוד באה גם‬ ‫כתוצאה של קיבעון של הצוותים הקיימים.‬ ‫האם יש כללי אצבע בחלוקת התקציב בין פרוייקטים ? כ-%05 מהתקציב ה- ‪ IT‬הולך‬ ‫לשדרוגים שוטפים. ארגונים רבים משתדלים לחדש את הציוד אחת ל-3 שנים )לרכוש, לא‬ ‫להשכיר(, כדי לצמצם את העלויות התחזוקה. ציוד בן 3 שנים מעבירים למקומות עם בלאי‬ ‫גבוה. מספר ארגונים ציינו שלאחר שנאספו צרכים ודרישות לפרויקטים פועלים לפי חלוקה של‬ ‫%07-%03 )מההיבט של המשאבים( בין השקעות לתחזוקה השוטפת. רוב ההוצאות מופנות‬ ‫לכוח אדם. )דוגמה לחלוקת התקציב בארגון אחר הייתה : %04 - למערכות ‪50% ,core IT‬‬ ‫לפרויקטים ו-%01 לפיתוחים שוטפים(.‬ ‫איך מתבצע ייזום של פרוייקט בתיק ההשקעה ? מנהלי ה-‪ PMO‬הדגישו את החשיבות‬ ‫של יצירת מסמך ייזום שהמנהלים העיסקיים צריכים למלא לפני העלאת הדרישה לפרויקט.‬ ‫מסמך הייזום מכיל את הגדרת הפרוייקט ויתרונותיו לארגון בראי המשתמש. מילוי של טופס זה‬ ‫דורש חשיבה ארוכת טווח והגדרת מחוייבות מצד המשתמש ולכן מעיד על צורך אמיתי‬ ‫לפרויקט. יש לזכור שבפרויקט ‪ IT‬ממוצע מושקעות כ-3 שנות אדם, משאב ה-‪ IT‬הנו משאב‬ ‫קריטי לארגון ונמצא לרוב בחוסר, ולכן חשוב לא לאפשר למנהלי ארגון להגיש בקשות‬ ‫לפרויקטים שאינם הכרחיים.‬ ‫האם מתבצע מעקב ביצוע של פרוייקטים ? המשתתפים ציינו את חשיבות ניהול‬ ‫המשאבים ודיווח על שעות העבודה ממוכן לפי פרויקטים. תהליך זה מאפשר לארגונים לעקוב‬ ‫ביעילות אחרי הביצועים בפועל לפי הסוגים השונים של המשאבים וכן מאפשר לדעת את‬ ‫הסטטוס בפועל של הפרוייקטים. עובדי ה- ‪ IT‬רואים את נתוני הנוכחות שלהם ואת הפילוח‬ ‫השעות ומתקנים אותם לפי הצורך, וכך מתאפשר ל-‪ IT‬לעשות חתכים של סוגי העבודה לפי‬ ‫הכמות השעות שהושקעה בטיפול בתקלות, תחזוקה, פיתוח וכדומה. דיווח שעות לפי סוגי‬ ‫המשימה מומלץ שיעשה בסוף כל יום, לדיווח שעות הנעשה אחת לשבוע כמעט ואין חשיבות‬ ‫היות וקשה מאוד לזכור את חלוקת העבודה לאחד מספר ימים. דיווח שעות מסודר מאפשר‬ ‫מעקב אפקטיבי של תכנון מול ביצוע בפועל.‬ ‫יש לערב את המנהלים הבכירים בעזרת ה-‪ dashboards‬במציאת הפתרון של הפרויקטים‬ ‫הבעייתיים אחת לחודש. לעיתים קרובות, בעיה בפרויקט אשר לאו דווקא קשורה ב-‪ IT‬נפתרת‬ ‫על ידי התערבות של מנהל בכיר אשר מפנה משאבים או מזיז את הדברים ביתר קלות.‬ ‫חברות גדולות ממליצות לפנות ללקוחות הארגון ולשאול את דעתם לגבי פרויקט זה או אחר‬ ‫דרך המערכת הפנימית. לעיתים קרובות לקוחות הם אלה אשר מתריעים ראשונים לגבי חסרים‬
  • 4. ‫44424479-279 .‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7444474 Fax‬‬ ‫וכשלים בתכנון. באופן כללי, נראה שהמדד האפקטיבי ביותר להתקדמות הפרויקט זה המדד‬ ‫לשביעות הרצון של לקוחות במהלך כל חיי הפרויקט. הלקוח הוא זה שיודע לפני כולם אם‬ ‫משהו בפרויקט לא עובד טוב.‬ ‫מהם הכלים בשימוש ה- ‪ ? PMO‬תכנון פרויקטים וניהול תקציבים מנוהלים, בדרך כלל,‬ ‫בעזרת גיליון אלקטרוני )‪ (excel‬ומוצגים להנהלה בעזרת מצגות)‪ .(.ppt‬המשתתפים ציינו את‬ ‫הבעייתיות של ניהול הדרישות בקבצי ‪ excel‬אשר לעיתים נופלים ונמחקים. ניהול דרישות בחלק‬ ‫מהארגונים נעשה בעזרת יישום מיוחד של ‪ .Test Director‬פרויקטים מאושרים מנוהלים בעזרת ה‬ ‫‪ MS Project‬או ‪ ,Project Server‬דיווח שעות ומעקב אחרי הפרויקטים נעשה בעזרת ‪Project‬‬ ‫‪ Project Server ,Server‬עם ‪ ,SharePoint‬מערכת ‪ Workforce‬ומערכות פיתוח עצמי.‬ ‫באחד הארגונים תהליכים מסודרים של תכנון מתחילים באיסוף הצרכים פנימי ב-‪ IT‬בעזרת ה-‬ ‫‪ Action Base‬לניהול המשימות השוטפות.‬ ‫טיפ : כיצד מחשבים את סיכוני הפרוייקט‬ ‫על מנת לבחור את פרוייקטי מערכות מידע שיש לכלול בתיק ההשקעה יש לבחון את הסיכונים‬ ‫העסקיים הקיימים באזורי הפעילות השונים. הפרוייקטים שיהוו צעדי מנע לגידור אותם סיכונים‬ ‫ידורגו בעדיפות ראשונה לביצוע. להלן מפורטת השיטה לקביעת הסיכונים של כל אזור פעילות‬ ‫בהערכת הסיכון עבור כל אזור פעילות:‬ ‫מיפוי הסיכונים לאזורי פעילות ותחומים, תאורם ובחינת משמעות ההשפעה של כל סיכון.‬ ‫הערכת הנזק הצפוי בכל סיכון בדרגות 1 עד 01 )1 – הנזק הנמוך ביותר(.‬ ‫הערכה של ההסתברות להתממשות הנזק בדרגות 1 עד 5 )1 – ההסתברות הנמוכה ביותר(.‬ ‫חישוב החשיפה בכל גורם סיכון עquot;י הכפלת הפרמטר של חומרת הנזק בפרמטר המייצג את‬ ‫ההסתברות להתרחשותו.‬ ‫עבור כל רכיב סיכון, תאור הצעדים שיש לנקוט לגידור או הקטנת הנזק:‬ ‫גידור – צעדים להפחתת ההסתברות להתממשות הנזק.‬ ‫ניטור – בצוע בקרות ומעקב.‬ ‫קבלה – אי נקיטת צעדים כלשהם.‬ ‫חישוב עלות הצעדים להקטנת החשיפה.‬ ‫ציון ההסתברות החדשה להתרחשות הנזק, בעקבות הצעדים שננקטו להקטנתו.‬ ‫חישוב החשיפה השיורית בכל רכיב סיכון, עquot;י הכפלת הפרמטר המייצג את ההסתברות‬ ‫המופחתת להתממשות הנזק בפרמטר המייצג את חומרת הנזק.‬ ‫סיכום החשיפות – להלן חשיפת הספק.‬ ‫חישוב הציון של הכולל באמצעות הנוסחה הבאה:‬ ‫)‪100-(a*2/b‬‬
  • 5. ‫44424479-279 .‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7444474 Fax‬‬ ‫כאשר:‬ ‫‪ – a‬חשיפת כוללת של אזורי הפעילות‬ ‫‪ - b‬מספר רכיבי הסיכון‬ ‫טבלת סיכונים‬ ‫להלן טבל הסיכונים הקיימת לבזק במיון על פי אזורי פעילות ותחומים :‬ ‫נזק‬ ‫משמעות‬ ‫תאור‬ ‫שם הסיכון‬ ‫תחום פעילות‬ ‫אזור פעילות‬ ‫על מנת להקטין את הסיכונים הגלומים במצב הנוכחי ישי לבצע מספר צעדי מנע. להלן‬ ‫מפורטים הצעדים שאותם אפשר לבצע בעלות וזמן סבירים :‬ ‫הסתברות‬ ‫הסתברות‬ ‫צעדי מנע‬ ‫שם סיכון‬ ‫מופחתת‬ ‫מופחתת‬ ‫חשיפה‬ ‫חשיפה‬ ‫נזק‬ ‫תחום פעילות‬ ‫אזור פעילות‬ ‫ואז מחשבים את :‬ ‫עלות כוללת להקטנת החשיפה:‬ ‫ציון לאחר הפחתת חשיפה:‬ ‫ציון לפני הפחתת חשיפה:‬

×