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Company
Overview:
MgiTecnogin
Histórico
Fundada em 1989, a empresa atua nos setores de transcrição
de dados, gerenciamento eletrônico de documentos,
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Expertise
O foco da Mgi Tecnogin abrange o ciclo completo de atividades
voltadas ao tratamento e processamento de document...
Expertise
- Serviços completos de Laboratório de Microfilmes;
- Digitalização de Documentos em papel, microfilmes e
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Gestão
Documental:
porquê?
Organizações
produzem,a
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Créditos das imagens:
1 - hp://capec.org.br/site/blog/3890/hospital-a-c-camargo-pesqui...
Comoordená-losdemaneiraa
preservarasinformações?
Dadosimportantes
- Produção anual média de bilhões de páginas de papel - 115
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GestãoDocumental
A geracão desordenada de documentos e informações
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GestãoDocumental
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A gestão documental reúne as ferramentas necessárias para a
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Um projeto de Gestão Documental que abranja todas as esferas
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A gestão estratégica de documentos beneficia a organização,
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Digitalização
- Consiste na conversão de documentos físicos (papel) ou em
suporte micrográfico (microfilmes ou microformas) ...
Indexação
- Geração de base de dados ligando a informação desejada à
localização física ou virtual do documento original.
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Contato
Mgi Tecnogin - Micrográfica no Gerenciamento da Informação Ltda
CNPJ: 32.364.390/0001-75
Ladeira do Faria, 2 - Gamb...
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  1. 1. Company Overview: MgiTecnogin
  2. 2. Histórico Fundada em 1989, a empresa atua nos setores de transcrição de dados, gerenciamento eletrônico de documentos, microfilmagem, custódia e gerenciamento de acervos documentais; A Mgi Tecnogin atende aos principais centros públicos de documentação do Rio de Janeiro e em outros estados, e desenvolve projetos em parceria com conceituadas empresas de tecnologia e integração de soluções.
  3. 3. Expertise O foco da Mgi Tecnogin abrange o ciclo completo de atividades voltadas ao tratamento e processamento de documentos, desenvolvendo projetos específicos para cada cliente, nas áreas de: - Organização Arquivística e Tratamento Técnico da Documentação; - Administração de Acervos Documentais; - Tratamento de acervos históricos; - Custódia de Documentos; - Microfilmagem Planetária 16 mm ou 35 mm e microfilmagem eletrônica;
  4. 4. Expertise - Serviços completos de Laboratório de Microfilmes; - Digitalização de Documentos em papel, microfilmes e microfichas; - Captura de Dados por OCR, ICR e Digitação; - Indexação de Documentos e Imagens e Digitação de dados; - Utilização de tecnologia COLD (Computer Output to Laser Disc)/ERM; - Soluções customizadas.
  5. 5. Gestão Documental: porquê?
  6. 6. Organizações produzem,a cadadia... Créditos das imagens: 1 - hp://capec.org.br/site/blog/3890/hospital-a-c-camargo-pesquisa-tratamento-para-tres-tipos-de-cancer/pesquisa-cientifica-limites-laboratorio-20120111-size-598/ 2 - hp://www.fabiocruz.com/2013/03/comunicacao-e-simplesmente-tudo-ou-nada/ 3 - Reprodução/Internet CONHECIMENTO INFORMAÇÃO DOCUMENTOS
  7. 7. Comoordená-losdemaneiraa preservarasinformações?
  8. 8. Dadosimportantes - Produção anual média de bilhões de páginas de papel - 115 bilhões na atualidade; - Cerca de 1 trilhão de páginas são impressas, copiadas ou enviadas via fax a cada ano; - 62% das organizações utilizam papel para arquivar documentos importantes.
  9. 9. GestãoDocumental A geracão desordenada de documentos e informações prejudica o crescimento da organização, incorrendo em: - Lentidão no fluxo da informação: compromete a eficiência da organização em localizar informações e solucionar problemas; - Falta de rastreabilidade do processo documental: não há controle e segurança nas informações da organização.
  10. 10. GestãoDocumental - Suportes variados para a mesma informação; - Falta de controle sobre o documento físico x digital; - Controle ineficaz de versões de documentos; - Impressões e fotocópias desnecessárias; - Duplicidade de documentos.
  11. 11. Informação:ativoestratégico A gestão documental reúne as ferramentas necessárias para a conversão, localização e tratamento documental, além de otimizar processos produtivos. - Mudança de cultura: arquivo não é depósito! - Ciclo de vida dos documentos: permite maximizar os recursos utilizados para guarda/consulta de acervos documentais, estejam estes em mídia (microfilmes e microfichas), papel ou formato digital.
  12. 12. OprojetodeGestãoDocumental Um projeto de Gestão Documental que abranja todas as esferas da organização deve ser realizado de maneira planejada e paulatina, para que mudança de cultura que será o legado do projeto não cause impactos nas atividades diárias e finais da organização. - Pensamento estratégico: ECM (Encterprise Content Management) é o passo seguinte a implantação de uma cultura de Gestão Documental. O ECM permite o gerenciamento digital (por meio de sowares e aplicativos) de todas as informações geradas e que circulam pela organização.
  13. 13. Maximizaçãoderecursos Com a aplicação das tecnologias de Gestão Documental será possível definir a destinação final de cada tipo de documento, assim como seus prazos de permanência em cada “idade” e os processos de reformatação que poderão ser aplicados para redução de custos. A aplicação do plano e da TTD promove economia direta em: - Insumos (Papel + Tinta) - Transporte (Correios, Malotes) - Telefones/Fax/Equipamentos - Busca em Arquivo Físico - Distribuição - Fraude
  14. 14. Benefíciosindiretos A gestão estratégica de documentos beneficia a organização, indiretamente, nas seguintes situação: - Comprovação judiciaI: as informações serão facilmente localizadas; - Redução dos custos de armazenamento, em meios físicos e digitais; - Rastreabilidade: cada documento será controlado a partir de sua criação, ou seja, não haverá acúmulo de informações desordenadas.
  15. 15. Tecnologiasde Reformatação
  16. 16. Organizaçãoarquivística A Mgi Tecnogin presta os serviços de conversão de informações como solução para redução de custos de armazenagem ou redução do tempo de localização das informações. A organização arquivística trata do arranjo documental de determinado tipo de documento, como ele é armazenado e quais são suas palavras-chave de busca e localização. - Pensamento estratégico: mesmo podendo ser aplicada a acervos documentais de maneira estanque, a Organização Arquivística provê maior retorno à organização quando é feita baseada em Plano de Classificação Documental.
  17. 17. Microfilmagemconvencional - A microfilmagem consiste na captação das imagens de documentos por processo fotográfico sendo juridicamente amparada. - O microfilme reduz drasticamente o volume dos arquivos, sendo um meio de armazenamento com durabilidade superior a 500 anos.
  18. 18. Microfilmagemeletrônica - A microfilmagem eletrônica consiste na transcrição de imagens digitais para suporte físico. - A microfilmagem eletrônica é indicada para back-up de imagens digitais e redução de custos com servidores de armanezamento.
  19. 19. Digitalização - Consiste na conversão de documentos físicos (papel) ou em suporte micrográfico (microfilmes ou microformas) em imagens digitais (TIFF / JPG / PDF). - A Digitalização dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação das informações entre os funcionários e colaboradores, mediante a visualização instantânea e a multi-usuários das imagens de documentos, em qualquer computador conectado à intranet/internet.
  20. 20. Indexação - Geração de base de dados ligando a informação desejada à localização física ou virtual do documento original. - Tipos: - Indexação manual e digitação - OCR (Optical Caracter Recognition)/ ICR (Intelligent Caracter Recognition): reconhecimento de caracteres em imagens digitalizadas, via soware (mapa de pixels). Utilizadas normalmente em forms processing(processamento de formulários).
  21. 21. Contato Mgi Tecnogin - Micrográfica no Gerenciamento da Informação Ltda CNPJ: 32.364.390/0001-75 Ladeira do Faria, 2 - Gamboa - Rio de Janeiro comercial@grupomgi.com.br Tel.: +5521 3987.6000 Autores: Gabriella Portilho Rosemere Saito Julho/2013 para o IRB Brasil-Re
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