PRIME   Academ y 17 ianuarie 2010 Event management Capitolul 1. P lanificare  şi contactare Gabriela Perca gabriela.perca ...
Înainte de a începe... PRIME Academy
Cine sunt ?  Din partea cui ? <ul><li>EU...ca parte a echipei </li></ul><ul><li>“ C ultură organizaţională ” </li></ul><ul...
Plan ificarea <ul><li>… este cheia succesului </li></ul><ul><li>… este cea mai importantă parte a organizării unui evenime...
Planificare p re-event <ul><li>O cercetare...fără sfârşit </li></ul><ul><li>Concept eveniment </li></ul><ul><ul><ul><li>sc...
Planificare pre-event <ul><li>Buget </li></ul><ul><li>Cercetare invita ţi, parteneri media, sponsori </li></ul><ul><li>Ide...
Mapa de prezentare PRIME Academy
Mapa de prezentare <ul><li>Conţine: </li></ul><ul><ul><ul><li>Descriere eveniment </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Desc...
Contactarea <ul><li>Ce-a fost mai întâi: mailul sau telefonul de contactare? </li></ul><ul><li>E-mailul </li></ul><ul><ul>...
Un exemplu de email  (invitaţie speaker) <ul><li>BCC: coordonatori </li></ul><ul><li>Buna ziua! Numele meu este Perca Gabr...
Contactarea telefonică <ul><li>Trebuie să ştim foarte bine datele evenimentului! </li></ul><ul><li>Dacă noi credem în ceea...
Contactarea telefonică <ul><li>Fazele convorbirii:  </li></ul><ul><ul><ul><li>deschidere, formula de introducere </li></ul...
Tips  & tricks <ul><li>Întrebi dacă deranjezi, când poţi reveni- propui tu o dată, oră </li></ul><ul><li>Pregăteş te -te p...
Exersează!  (Practice makes perfect)
<ul><li>Mai multe în episodul următor... </li></ul>PRIME Academy
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Event Management First Part

620

Published on

A brief presentation held for PRIME Academy (@ PRIME Romania)

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
620
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
7
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Event Management First Part

  1. 1. PRIME Academ y 17 ianuarie 2010 Event management Capitolul 1. P lanificare şi contactare Gabriela Perca gabriela.perca @gmail.com
  2. 2. Înainte de a începe... PRIME Academy
  3. 3. Cine sunt ? Din partea cui ? <ul><li>EU...ca parte a echipei </li></ul><ul><li>“ C ultură organizaţională ” </li></ul><ul><li>- evenimentele PRIME – de ce sunt speciale? </li></ul><ul><li>- evenimentul meu – printre altele </li></ul><ul><li>- “ serious business ” – semnătura </li></ul><ul><li>- logo-ul PRIME – foloseşte-l cu mândrie ;) </li></ul>PRIME Academy
  4. 4. Plan ificarea <ul><li>… este cheia succesului </li></ul><ul><li>… este cea mai importantă parte a organizării unui eveniment </li></ul>PRIME Academy
  5. 5. Planificare p re-event <ul><li>O cercetare...fără sfârşit </li></ul><ul><li>Concept eveniment </li></ul><ul><ul><ul><li>scopul evenimentului </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>structură </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>temă - > “ hart ă” a temei </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>scopul şi relevanţa temei </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>mijloace </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>perioadă - > O + (N x S) +Cpm/T + He </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>locaţie – vizitează şi află toate detaliile! </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>“ Blueprints” – agenda, plan(uri) B, Gantt, “salvarea bugetului” </li></ul></ul></ul>PRIME Academy
  6. 6. Planificare pre-event <ul><li>Buget </li></ul><ul><li>Cercetare invita ţi, parteneri media, sponsori </li></ul><ul><li>Identitate vizuală ≠ DTP </li></ul><ul><li>concept vizual memorabil </li></ul><ul><li>Mape pentru invitaţi, parteneri media, sponsori </li></ul><ul><li>Catering </li></ul><ul><li>Promovare </li></ul>PRIME Academy
  7. 7. Mapa de prezentare PRIME Academy
  8. 8. Mapa de prezentare <ul><li>Conţine: </li></ul><ul><ul><ul><li>Descriere eveniment </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Descriere temă </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Descriere ediţie curentă </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Ediţii anterioare </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Detalii media </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Beneficii – (partener, PRIME) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Organizator </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Date de contact </li></ul></ul></ul>PRIME Academy
  9. 9. Contactarea <ul><li>Ce-a fost mai întâi: mailul sau telefonul de contactare? </li></ul><ul><li>E-mailul </li></ul><ul><ul><ul><li>coerent, corect dpdv gramatical </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>informaţii de bază: nume, organizaţia, date generale despre eveniment şi invitaţia de colaborare </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>include mapa personalizată </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>motivaţia </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Telefon de confirmare/întărire </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>If(răspuns negativ) do {alt partener} </li></ul></ul></ul>PRIME Academy
  10. 10. Un exemplu de email (invitaţie speaker) <ul><li>BCC: coordonatori </li></ul><ul><li>Buna ziua! Numele meu este Perca Gabriela si va scriu in calitate de organizator al Congresului National al Studentilor la Comunicare, un eveniment marca PRIME Romania (Asociatia Europeana a Studentilor la Comunicare si Relatii Publice). Evenimentul se afla la a sasea editie, iar anul acesta am optat pentru tema New Media. </li></ul><ul><li>Congresul National al Studentilor la Comunicare, editia a sasea, va avea loc in perioada ...... si se va concretiza intr-o serie de conferinte, workshop-uri si studii de caz care vor pune in evidenta atat tendintele din domeniu, cat si strategii si metode de abordare a specificului new media. </li></ul><ul><li>Consideram importanta participarea dumneavoastra la acest congres dedicat comunicarii deoarece..... Conferinta &quot;Social Networking - agora digitala&quot; in cadrul careia avem placerea de a va invita va avea loc ........ Ne propunem ca tema sa fie dezbatuta in prezenta moderatorului ........, alaturi de .....si de.......... </li></ul><ul><li>Pentru orice alte informatii va stau la dispozitie si, de asemenea, astept sugestii. Speram ca propunerea noastra va primi un raspuns pozitiv. Va multumesc pentru timpul dumneavoastra si va doresc o saptamana cat mai buna in continuare! Cu stima, Gabriela Perca   </li></ul><ul><li>  ...semnătura cu nume, telefon, adresa PRIME si linkuri </li></ul>PRIME Academy
  11. 11. Contactarea telefonică <ul><li>Trebuie să ştim foarte bine datele evenimentului! </li></ul><ul><li>Dacă noi credem în ceea ce spunem , vom convinge! </li></ul><ul><li>2 tipuri de convorbiri telefonice: </li></ul><ul><ul><li>rec e </li></ul></ul><ul><ul><li>c aldă </li></ul></ul><ul><ul><ul><ul><ul><li>Trăsăturile unui contact reuşit: </li></ul></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><ul><li>tonul </li></ul></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><ul><li>claritate </li></ul></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><ul><li>vocabular </li></ul></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><ul><li>optimism (entuziasm, friendly approach ) </li></ul></ul></ul></ul></ul>PRIME Academy
  12. 12. Contactarea telefonică <ul><li>Fazele convorbirii: </li></ul><ul><ul><ul><li>deschidere, formula de introducere </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>prezentare personală </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>scurtă prezentare a problemei de interes </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>solicitarea unei întrevederi – opţ ional </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>eventuale întrebări </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>încheierea </li></ul></ul></ul>PRIME Academy
  13. 13. Tips & tricks <ul><li>Întrebi dacă deranjezi, când poţi reveni- propui tu o dată, oră </li></ul><ul><li>Pregăteş te -te pentru mai multe încercări </li></ul><ul><li>Insistă, dar nu “persistă” </li></ul><ul><li>Mesaj – scurt, clar + destule detalii a.î. să fie uşor de amintit </li></ul><ul><li>Fişă a convorbirii </li></ul><ul><li>Portofoliu de obiecţii </li></ul><ul><li>Spune-mi “tu” </li></ul><ul><li>Fii natural! </li></ul><ul><li>Fii relaxat! </li></ul>PRIME Academy
  14. 14. Exersează! (Practice makes perfect)
  15. 15. <ul><li>Mai multe în episodul următor... </li></ul>PRIME Academy
  1. A particular slide catching your eye?

    Clipping is a handy way to collect important slides you want to go back to later.

×