Procedimiento control de registros ambientales

1. PROCEDIMIENTO PARA EL
CONTROL DE REGISTROS DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DE CALIDAD DE LA PAOT
REVISIÓN Y APROBACIÓN
Fecha de Publicación: 16 de enero de 2006
Fecha de Inicio de Vigencia: 16 de enero de 2006
Revisión: 3.0
Revisado por:
Nombre Puesto Fecha Firma
Ma. del Carmen Rodríguez Representante de la Dirección 12-enero-
de la PAOT 2006
Aprobado por:
Nombre Puesto Fecha Firma
Enrique Provencio Procurador Ambiental y del 16-enero-
Ordenamiento Territorial del 2006
Distrito Federal
4.2.4-P-CR-PAOT

2. Código: 4.2.4-P-CR-PAOT
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE Fecha: 16 de enero de 2006
REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE Revisión: 3.0
CALIDAD DE LA PAOT Pág. 2 de 6
CAMBIOS HISTÓRICOS
Revisión Fecha de Emisión
Después:
3.0 16-Enero-2006
Derivado de la tercera auditoria interna al SGC-PAOT, se incorporó al procedimiento de control
de registros, el párrafo que dice “Esta renovación de la Lista Maestra de Registros, se hará en
caso de que existan nuevos registros a incorporar y se hará por lo menos semestralmente. Sin
embargo, si algún responsable de los procesos requiere incorporar un registro antes del
periodo establecido, este se hará previo aviso del interesado al responsable del Procedimiento
de Control de los Registros mediante el formato 4.2.4-P-CR-F1-PAOT”
Revisión Fecha de Emisión
Antes:
2.0 08-Ago-2005
Se ajustó la lista maestra de registros para evitar espacios en blanco en las columnas relativas
a los tiempos de retención de los registros.
Revisión Fecha de Emisión
Antes:
1.0 30-Jun-2005
Como resultado de la segunda auditoría se identifico que el nombre correcto es “Lista Maestra
de Registros del Sistema de Gestión de Calidad”.
Revisión Fecha de Emisión
Antes:
0.0 25-Oct-2004
En la página 4 del procedimiento 4.2.4-P-CR-PAOT en el primer párrafo decía “Lista de
Registros del Sistema de Gestión de Calidad” y se corrigieron los espacios en blanco.
Revisado:
_______________________________________________________
Lic. Ma. Del Carmen Rodríguez Juárez
Representante de la Dirección
Aprobado:
__________________________________________________________
Lic. Enrique Provencio
Alta Dirección

3. Código: 4.2.4-P-CR-PAOT
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE Fecha: 16 de enero de 2006
REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE Revisión: 3.0
CALIDAD DE LA PAOT Pág. 3 de 6
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA
PAOT
Código: 4.2.4-P-CR-PAOT
OBJETIVO: Asegurar que los registros que constituyen una evidencia de la conformidad del Sistema de Gestión
de Calidad de la PAOT con los requisitos de la norma ISO 9001:2000, están debidamente establecidos,
identificados, almacenados, y son fácilmente recuperables.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Garantizar que, en un rango del 90 al 100 por ciento, los registros de los procesos
del Sistema de Gestión de Calidad cumplan con los criterios de control establecidos en el mismo, garantizando su
uso adecuado en los términos de la norma ISO 9001:2000.
ALCANCE: Aplica a todos los registros que proporcionen evidencia de la conformidad con los requisitos.
RESPONSABILIDADES:
a) Del Titular de la PAOT, aprobar el presente procedimiento.
b) Del representante de la Alta Dirección su revisión.
c) De la Coordinación de Asuntos Jurídicos y Recepción de Denuncias y de la Coordinación Técnica y de
Sistemas de la PAOT, elaborar el procedimiento.
d) Del responsable del Control de Registros (COTESI, CAJRD) cumplir con los lineamientos establecidos en
este procedimiento para el control efectivo de todos los registros aplicables al Sistema de Gestión de
Calidad de la PAOT.
e) Del personal de la PAOT que participa en los procesos del SGC de la Procuraduría, cumplir con los
lineamientos establecidos en este procedimiento para la generación, manejo y custodia de los registros que
generen en el desempeño de sus actividades.
DEFINICIONES:
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
REFERENCIAS:
4.2.2-M-MC-PAOT Manual de Calidad (vigente)
4.2.3-P-EP-PAOT Procedimiento para elaborar procedimientos documentados (vigente)
FORMATOS:
4.2.4-P-CR-F1-PAOT “Lista Maestra de Registros del Sistema de Gestión de Calidad”
ANEXOS:
4.2.4-P-CR-A1-PAOT “Flujograma del Procedimiento de Control de Registros”.
DESARROLLO/INSTRUCCIONES/LINEAMIENTOS:
Los responsables de realizar actividades aplicables al Sistema de Gestión de la Calidad o quien indique el
procedimiento respectivo, deben documentar los resultados en los formatos correspondientes.
Los registros deben ser fácilmente identificados y de manera única (nombre y/o código únicos), en conformidad
con lo que establece el procedimiento correspondiente, para indicar en ellos la trazabilidad a la conformidad con
los requisitos o evidencia de actividades desempeñadas.

4. Código: 4.2.4-P-CR-PAOT
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE Fecha: 16 de enero de 2006
REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE Revisión: 3.0
CALIDAD DE LA PAOT Pág. 4 de 6
El Responsable del Control de los Registros, debe mantener actualizada la “Lista Maestra de Registros del Sistema
de Gestión de Calidad” 4.2.4-P-CR-F1-PAOT.
Esta renovación de la Lista Maestra de Registros, se hará en caso de que existan nuevos registros a incorporar y
se hará por lo menos semestralmente. Sin embargo, si algún responsable de los procesos requiere incorporar un
registro antes del periodo establecido, este se hará previo aviso del interesado al responsable del Procedimiento
de Control de los Registros mediante el formato 4.2.4-P-CR-F1-PAOT.
El archivo de los mismos, para asegurar su recuperación inmediata puede ser:
a) Alfabéticamente,
b) Numéricamente,
c) Alfanuméricamente,
d) Cronológicamente, etc.
Los registros deben ser almacenados físicamente en gavetas metálicas y/o en formatos digitales, en folders y/o
carpetas, en áreas que tengan las condiciones ambientales que los registros requieren, con la finalidad de
asegurar su protección y recuperación.
Para asegurar la permanente legibilidad de los registros, se establecen las siguientes especificaciones:
a. Queda prohibido realizar cualquier tipo de enmendaduras, tachaduras, anotaciones, realces,
dobleces, maltratos, etc. a los registros, que pudieran dificultar su lectura
b. Si los registros son llenados a mano, únicamente se deberá utilizar tinta y letra de molde
c. En caso de necesitar corregir algún dato al momento de su llenado, se deberá marcar éste con una
diagonal, escribir el dato correcto y firmar a un lado por el responsable del registro
d. Aquellos espacios que queden en blanco en los registros, deberán cruzarse con una diagonal
El tiempo de retención de los registros está documentado en el formato 4.2.4-P-CR-F1-PAOT y durante ese
tiempo, el responsable de su control cumple con los lineamientos indicados en el presente documento.
Disposición.- Al vencer el tiempo de retención, los registros son destruidos por cualquier medio.

5. Código: 4.2.4-P-CR-F1-PAOT
Fecha: 16 de enero de 2006
LISTA MAESTRA DE REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Revisión: 3.0
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FECHA DE ELABORACIÓN: DD/MM/AAAA
ELABORÓ APROBÓ FECHA DE EMISIÓN:DD/MM/AAAA
____________________________ ____________________________
Nombre Nombre
Puesto Puesto
No. Proceso / Subproceso Código ó Nombre del Registro Tipo de Registro Almacenamiento / Ubicación Protección y Legibilidad Tiempo de Retención Disposición Final

6. Código: 4.2.4-P-CR-A1-PAOT
ANEXO 1 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO Fecha: 16 de enero de 2006
PARA EL CONTROL DE REGISTROS DEL Revisión: 3.0
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA PAOT Pág. 6 de 6
ÁREA RESPONSABLE DE ACTIVIDADES EN EL SGC CONTROL DE REGISTROS
Los responsables de realizar
actividades aplicables al Sistema de
Gestión de la Calidad, documentan
los resultados en los formatos
correspondientes y en el sistema
informático SASD
Informa las especificaciones de los
registros a ser controlados por el
Actualiza la Lista Maestra
SGC de la PAOT
de Registros del SGC
4.2.4-P-CR-F1-PAOT