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EL CONTROL: Es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas. …

EL CONTROL: Es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas.

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  • 1. CONTROL PROCESO ADMINISTRATIVO
  • 2. ¿Qué es Control?
    • Es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas.
  • 3. Importancia del Control dentro proceso administrativo
    • Permite ver si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores.
    • Permite
    • 1-Crear mejorar la calidad.
    • 2-Enfrentar el cambio
    • 3- Producir ciclos mas rápidos
    • 4- Agregar valor
    • 5- Facilitar la delegación y el trabajo en equipo
  • 4. Tipos de Control
    • Control preliminar
    • Control concurrente
    • Control de retroalimentación
  • 5. Procesos del Control
    •   A lo largo de nuestras vidas nos vemos envueltos en una serie de organizaciones , ya sean formales o informales, que tienen como propósito alcanzar una meta en común, a través de diversos planes establecidos y a través de los recursos que se posean. Es en ese momento cuando nace el sentido de la administración, es decir, aquel proceso que llevan a cabo los miembros de una organización para lograr captar sus objetivos.
    • La administración en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa . Posee cuatros funciones específicas que son: la planificación , la organización, la dirección y el control; estas en conjuntos se conocen como proceso administrativo y se puede definir como las diversas funciones que se deben realizar para que se logren los objetivos con la optima utilización de los recursos.
  • 6. Herramientas del Control
    • Existen Siete Herramientas Básicas que han sido ampliamente adoptadas en las actividades de mejora de la Calidad y utilizadas como soporte para el análisis y solución de problemas operativos en los más distintos contextos de una organización .
    • El ama de casa posee ciertas herramientas básicas por medio de las cuales puede identificar y resolver problemas de calidad en su hogar, estas pueden ser algunas, tijeras, agujas, corta uñas y otros. Así también para la industria existen controles o registros que podrían llamarse "herramientas para asegurar la calidad de una fábrica", esta son las siguientes: 
    • Hoja de control (Hoja de recogida de datos )
    • Histograma
    • Diagrama de pareto
    • Diagrama de causa efecto
    • Estratificación (Análisis por Estratificación)
    • Diagrama de scadter ( Diagrama de Dispersión)
    • Gráfica de control. 
  • 7. Principios de control
    • Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarle el grado de control correspondiente. De la misma manera la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se están cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.
    • Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos, por tanto es imprescindible establecer medidas específicas de actuación, o estándares, que sirvan de patrón para la evaluación de lo establecido mismas que se determinan con base en los objetivos. Los estándares permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites , evitando errores y, consecuentemente, pérdidas de tiempo y de dinero .
    • De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación.
    • De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos y si, a través de él, no se revisa el logro de los mismos. 
    • De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que lo originaron, a fin de tomar medidas necesarias para evitarlas en futuro. Es inútil detectar desviaciones si no se hace el análisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas.
  • 8.
    • De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación.
    • De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos y si, a través de él, no se revisa el logro de los mismos. 
    • De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que lo originaron, a fin de tomar medidas necesarias para evitarlas en futuro. Es inútil detectar desviaciones si no se hace el análisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas.
  • 9.
    • De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero , en relación con las ventajas reales que este reporte. Un control sólo deberá implantarse si su costo se justifica en los resultados que se esperen de él; de nada servirá establecer un sistema de control si los beneficios financieros que reditúa resultan menores que el costo y el tiempo que implican su implantación.
    • De excepción: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente que funciones estratégicas requieren el control. Este principio se auxilia de métodos probabilísticas, estadísticos o aleatorios.
    • De la función controladora: La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controladora, ya que pierde efectividad de control. Este principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.
  • 10. Elementos del Control
    • El control es un proceso cíclico y repetitivo. Está compuesto de cuatro elementos que se suceden:
    • Establecimiento de estándares: Es la primera etapa del control, que establece los estándares o criterios de evaluación o comparación. Un estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluación o comparación de alguna cosa. Existen cuatro tipos de estándares; los cuales se presentan a continuación:
    • Estándares de cantidad: Como volumen de producción , cantidad de existencias, cantidad de materiales primas, números de horas, entre otros.
    • Estándares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de calidad de producción , especificaciones del producto , entre otros.
    • Estándares de tiempo : Como tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo medio de existencias de un producto determinado, entre otros.
  • 11.
    • Estándares de costos : Como costos de producción , costos de administración, costos de ventas , entre otros.
    • Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.
    • Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es la tercera etapa del control, que compara el desempeño con lo que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvío o variación, esto es, algún error o falla con relación al desempeño esperado.
    • Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa del control que busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva es siempre una medida de corrección y adecuación de algún desvío o variación con relación al estándar esperado.
  • 12. Reglas del Proceso de Control
    • Reglas del proceso de control
    • Hay que distinguir, ante todo, los pasos o etapas de todo control:
    • Establecimiento de los medios de control.
    • Operaciones de recolección de datos .
    • Interpretación y valoración de los resultados.
    • Utilización de los mismos resultados.
  • 13. Técnicas para el Control
    • Entre las diferentes técnicas de control se pueden mencionar las siguientes:
    • Contabilidad
    • Auditoria
    • Presupuestos
    • Reportes, informes
    • Formas
    • Archivos ( memorias de expedientes)
    • Computarizados
    • Mecanizados
    • Gráficas y diagramas
    • Proceso, procedimientos, Gannt, etc.
  • 14.
    • Procedimiento hombre maquina, mano izquierda, mano derecha etc. 
    • Estudio de métodos, tiempos y movimientos, etc. 
    • Métodos cuantitativos 
    • Redes
    • Modelos matemáticos
    • Investigación de operaciones
    • Estadística
    • Cálculos probabilísticas
  • 15. Evaluación y Control de los Resultados
    • Significado y lugar de la evaluación
    • El paso final en el proceso administrativo es el progreso de la organización hacia los objetivos establecidos. Cuando no se toma tiempo para evaluar lo que se ha hecho, el líder o administrador se siente inseguro e insatisfecho, pues no puede decir a ciencia cierta que hizo ni como se hizo. Los términos evaluación y control se usan indistintamente en el campo de la administración, aunque hay pequeñas diferencias entre ambos.
    • Se conoce como control a la evaluación parcial a diferencia de la evaluación final. El control consiste en ver que cada cosa sea hecha de acuerdo con el plan adoptado lo establecido por la organización y las ordenes que se han dado.
    • La palabra control tiene un significado técnico en la terminología administrativa. Se refiere a la corriente de información sobre el progreso de las operaciones y la producción. Esto se considera algunas veces como retroalimentación. Por eso el control y planeación caminan de la mano.
    • La evaluación tiene mucha relación con la apreciación que es el primer paso administrativo mientras que el control se relaciona mas con la planeación, que es la acción de fijar normas y procedimientos.
  • 16.
    • La evaluación o control puede aplicarse al final de cada operación; cuando ocurre al final de cada operación conviene definirla como control; Pfiffner define que la base del control es la planeación.
    • Recapitulando en la planeación se fijan los objetivos y se establecen los programas y presupuestos.
    • En resumen podemos destacar tres diferencias entre control y evaluación
    • 1. En cuanto a tiempo, el control se aplica constantemente.
    • 2. En cuanto al modo el control es directo e inmediato.
    • 3. En cuanto a resultados, el control permite hacer ajustes y correcciones necesarias
    • La evaluación permite distinguir, honrar y recompensar a cada cual según sea el caso.
  • 17.
    • Uso y resultados de la evaluación
    • Ningún industrial se atrevería a hacer grandes inversiones sin estar informado del progreso o fracaso de su industria. En la industria y el comercio se nota el efecto de las técnicas de evaluación.
    • Tecnología de control y cibernética del mundo moderno
    • La tecnología del control y la evaluación ha evolucionado increíblemente. El mundo del siglo XX se ha llenado de personal capacitado para la operación de todo tipo de maquinaria electrónica y de los más variados sistemas de registro y contabilidad.
    • La cibernética ha ayudado a las empresas u organizaciones, así como a la ciencia de la medicina proveyendo de una variedad de aparatos de control y evaluación.
    • La modernización de técnicas se hace necesario que lleguen a todas las oficinas generales de casi todas las iglesias para un mejor control de sus operaciones. La iglesia que nosotros administramos o la asociación a la que pertenecemos pueden y debe utilizar algún sistema de evaluación para su progreso.
    • El administrador o líder debe preocuparse por mantener datos y registros concisos de todo lo hecho y por hacer, esto con el fin de saber cuanto se esta progresando o fracasando. El control administrativo es tan útil como las llaves que nos permiten controlar el agua fría o caliente en el baño.
  • 18.
    • Evaluación del personal: 
    • 1. Analizar la actuación de cada uno: Este análisis debe ser positivo hasta donde sea posible.
    • 2. Mejorar la capacitación: Nada se aprende mejor que aquello que responde a nuestras dudas, inquietudes y dificultades de la vida experimental.
    • 3. Otorgar, como el caso lo demande, algún tipo de recompensa y estímulo: Muchas personas dejan de cooperar, porque no se les estimulo por el deber cumplido.
    • 4. Hacer las modificaciones necesarias para mejorar la administración: El progreso es esencial para la verdadera existencia. Es necesario mejorar cada día; no hay razón para no mejorar en la administración de la iglesia .
  • 19.
    • Fallas en el proceso de control
    • Normalmente la no consecución de los objetivos fijados con anterioridad que han sido medidos y evaluados por un sistema de control deben expresarse con una explicación que se fundamenta en la búsqueda de respuestas. El papel del analista debe ser objetivo y centrarse en las técnicas utilizadas y los criterios que le fundamentan, para no caer en errores típicos de la supervisión como son los siguientes:
    • Cacería de brujas: el sistema se encamina a la búsqueda de síntomas y culpables en vez de causas y posibles soluciones . Es cierto que como decía WEINER "los sucesos imprevistos e inesperados provocan un mayor intento de explicación que el resto", pero esto provoca que se trate de personificar el error en aras de encubrir otros que le dieron origen.
    • Esparcimiento de la responsabilidad: el Proceso de control puede no ser demasiado específico e involucrar al total del Personal el cual al sentirse atacado, lejos de apoyar el restablecimiento del equilibrio , reacciona negativamente.
    • Obsesión: el Proceso de control se vuelve obsesivo, hay demasiadas inspecciones por lo que se vuelve costoso, creando, además, un clima de baja confianza ya que limita la libertad individual para actuar y auto controlarse.
    • Nostalgia: el sistema pone demasiado énfasis en lo que pasó, se vuelve recursivo, lo que limita una efectiva toma de medidas correctivas.
  • 20. Conclusiones Gracias por su atención
  • 21. Bibliografía www.google.com TERRY, George y FLANKLIN, Stephen. Principios de administración. Editorial Continental. www.monografias.com/.../control/control.shtml . www.controlciudadano.org/