El documento habla sobre la digitalización de documentos. Define la digitalización como el proceso de convertir documentos analógicos en formato digital. Explica los tipos, aplicaciones, usos y el proceso general de digitalización. También describe los dispositivos y aspectos técnicos clave para la digitalización como la resolución, profundidad de color y compresión de archivos.

1. DIGITALIZACIÓN DE DOCUENTOS Presentado por: CAROL BIBIANA GORDILLO ANA DELIA RINCÓN CASTILLO MAURICIO GUERRERO MARIA CRISTINA VALENCIA DIEGO HERNAN PALACIOS Tutor: JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLIGIA Y ARCHIVISTICA GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS SEPTIEMBRE 2011

2. TABLA DE CONTENIDO 1. Introducción 3 2. Objetivos 3. Definición de digitalización 4 5 4. Digitalización de documentos 6 5. tipos de digitalización 7 6. Aplicaciones de la digitalización 8 7. Usos de la digitalización 9 8. El proceso de la digitalización 11 9. Dispositivos para un proceso de digitalización 13 10. Aspectos técnicos de la digitalización 14 11. Equipos para la captura de la información 18 12. Conclusiones 21 13. Cibergrafia 22

3. Somos conocedores de la gran importancia que rodea la Gestión Documental y de sus múltiples aportes al desarrollo del quehacer archivístico; los diferentes procesos, procedimientos, normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo, determinan las bases fundamentales para la buena organización y preservación del fondo documental. Además permite que la información contenida en dicho fondo sea recuperable eficazmente para el uso de quien la requiera. El desarrollo de las nuevas tecnologías está constituyéndose en la clave de nuestro progreso; pero sobre todo le están dando una nueva conceptualización a la información como herramienta generadora de conocimiento. Los Nuevos avances traen consigo nuevos desafíos y exigencias que inciden ampliamente en la modificación del entorno en el cual se desenvuelven los tradicionales sistemas, unidades y centros de información y que centran su actividad y servicio en el manejo y tratamiento de los documentos en cualquiera de sus soportes.. 1. INTRODUCCIÓN

5. Es la operación de transformar algo analógico en algo digital. Es tomar una imagen (fotografía, dibujo o texto) y convertirla a un formato que podamos almacenar y modificar con el ordenador. El objetivo de la digitalización es mejorar el acceso a los materiales. A tal fin, muchos de los materiales digitalizados pueden ser buscados a través de bases de datos en Internet. 3. DEFINICIÓN DE DIGITALIZACIÓN

6. Es el proceso de convertir una imagen en papel a una imagen que puede ser reconocida en su totalidad por un computador. Ademas es el mecanismo más sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de documentos, en forma de imágenes digitales. Las imágenes digitales se pueden almacenar en los discos internos de cualquier computadora personal, en arreglos de discos o sistemas de almacenamiento masivo, con respaldos en discos CD-R o DVD que garantizan su conservación en óptimas condiciones. 4. DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS

10. CAMBIO CULTURAL : Se elimina la cultura de las fotocopias y los archivos personales dentro del escritorio. Se comparten los documentos digitales a través de la red o de CD´s, de esta forma colaboraríamos con el medio ambiente. Se quitaría el paradigma que para tener información hay que atesorar papel. SEGURIDAD: Acceso mediante clave personal con contraseña secreta a nivel de documento, con esto los usuarios solo pueden ver los documentos para los que están autorizados. ARCHIVO FÍSICO Reducción de las áreas de archivo físico y ahorros monetarios. Reducción de riesgos por pérdida de documentos. Ahorros en papel, tonners, copiadoras, impresoras, mobiliario de archivos, etc. Las imágenes digitales no pierden nitidez, ni se dañan gradualmente con el paso del tiempo.

14. RESOLUCIÓN Podemos definir la resolución como la capacidad de reproducir fielmente los detalles de una imagen. Utilizaremos esta palabra, lógicamente, al referirnos a la resolución de una imagen digital, pero también, al referirnos a una impresora, un monitor, una cámara o un escáner. Así pues, se trata de un concepto fundamental, que posee distintas acepciones, según el contexto en el que lo utilizamos. La Resolución se mide en ( ppp, puntos por pulgada o dpi Dots per Inch) puede definirse como el número de puntos individuales de una imagen que es capaz de ser captada por el escáner, el estándar ( que es a la vez el límite óptico) es de 600 dpi. Por interpolación se pueden obtener hasta 9.600 dpi. 10. ASPECTOS TÉCNICOS DE LA DIGITALIZACIÓN

16. En un escáner podemos considerar diferentes tipos de resolución: Es el número de puntos individuales de una imagen que es capaz de captar el CCD. Es la resolución más importante, ya que define los límites físicos del escáner Es una resolución artificial, que crea el software del escáner o del ordenador que procesa la imagen interpolando puntos entre los puntos captados en la resolución real . Resolución configurable, definida por el usuario. Puede ir desde un mínimo de 75 dpi hasta el máximo que pueda alcanzar el escáner con la definición interpolada. PROFUNDIDAD DEL COLOR La profundidad de color o bits por pixel (bpp) es un concepto de la computación gráfica que se refiere a la cantidad de bits de información necesarios para representar el color de un píxel en una imagen digital o en un framebuffer. Debido a la naturaleza del sistema binario de numeración, una profundidad de bits de n implica que cada píxel de la imagen puede tener 2n posibles valores y por lo tanto, representar 2n colores distintos.

17. EL TAMAÑO DEL ARCHIVO Es una cifra, en bits o en bytes, que describe la cantidad de memoria necesaria para almacenar la información de la imagen en un soporte (disco duro, CD, tarjeta de memoria, etc). ,el tamaño del archivo dependerá de varios factores y, especialmente, de la resolución (R), las dimensiones de la imagen (Largo x Ancho) y la profundidad de color (P). Puedes calcular el tamaño de un archivo con la siguiente fórmula: Tamaño = R²*L*A*P COMPRESIÓN DE ARCHIVOS Una vez creada nuestra imagen, ya sea capturada con la cámara o creada a mano, la guardamos en un archivo, con un nombre y una extensión, no sólo contiene la información de cada pixel. Tiene también una cabecera en la que se guarda información destinada al programa encargado de abrir la imagen y mostrarla en el monitor. Aunque, por regla general, los archivos vectoriales tienen tamaños mucho menores que los archivos bitmap, todos los archivos gráficos suelen tener tamaños muy grandes. Se hizo necesario el desarrollo de tecnologías capaces de comprimir archivos gráficos.

18. ESCANER: Es un periférico de captura utilizado para escanear documentos; convierte una documento en papel en una imagen digital. Funcionan utilizando el principio básico de la transferencia de la luz. Se coloca en la superficie de cristal del escaner, la imagen a digitalizar, enfrentada al bloque lector y al cabezal lector compuesto por el CCD, el sistema de iluminación y un conjunto de lentes se desplazan barriendo la imagen. La calidad final del escaneo dependerá fundamentalmente de la calidad del CCD; se tiene en cuenta la calidad del DAC, puesto que de nada sirve captar la luz con enorme precisión si perdemos mucha de esa información al transformar el caudal eléctrico a bits. Son preferibles los escáneres de marcas de prestigio como Nikon o Kodak a otros con una mayor resolución teórica. 11. EQUIPOS PARA LA CAPTURA DE LA INFORMACION

19. Escáneres de trayectoria aérea es una variante de los planos. permite escanear volúmenes encuadernados con las hojas hacia arriba gracias a que la fuente de luz y el sensor CCD se encuentran ensamblados a un brazo de trayectoria aérea. Escáneres para microfilm Son dispositivos especializados en digitalizar películas en rollo, microfichas y tarjetas de apertura Escáneres de tambor Son escáneres de alta calidad usados por la industria de la impresión . Escáneres planos están formados por una superficie plana de vidrio sobre la que se sitúa el documento a escanear, bajo la cual un brazo se desplaza a lo largo del área de captura. Escáneres para transparencias: Se utilizan para digitalizar diapositivas, negativos fotográficos y documentos que no son adecuados para el escaneado directo . Escaneres de rodillo Aparatos pequeños muy manejables. Funcionan poniendo el papel en una ranura, que luego es desplazada automáticamente por el scanner. En este caso, la luz no se desplaza, lo hace la hoja. El CCD ( Charge Coupled Device, Dispositivo Acoplado por Carga Eléctrica) es el elemento fundamental de todo escáner, independientemente de su forma, tamaño o mecánica. Consiste en un elemento electrónico que reacciona ante la luz, transmitiendo más o menos electricidad según sea la intensidad y el color de la luz que recibe; es un auténtico ojo electrónico. Se encuentra también en las cámaras de video, en el fax, en las cámaras digitales.

20. CÁMARAS DIGITALES Combinan un escáner con óptica de cámara para formar una herramienta versátil que puede producir imágenes de calidad superior. A pesar de ser más lentas y más difíciles de utilizar que los escáneres planos, las cámaras digitales se adaptan a una amplia variedad de documentos y objetos. Se pueden capturar en forma segura los materiales más frágiles. Modelos especiales: Aparte de los híbridos de rodillo y de mano, existen otros escáneres destinados a aplicaciones concretas; por ejemplo, los destinados a escanear exclusivamente fotos, negativos o diapositivas, aparatos con resoluciones reales del orden de 3.000 x 3.000 ppp que muchas veces se asemejan más a un CD-ROM (con bandeja y todo, denominados clásicos

21. La revolución de la era digital en la que nos hallamos inmersos actualmente impone la necesidad de mejorar la circulación de la información y más aun cuando vemos que cada dio se vuelve más abundante y compleja. La actitud pasiva es cosa del pasado; el nuevo reto representa la respuesta oportuna y eficiente que podamos dar a la gran demanda informativa. Las nuevas tecnologías, los modernos sistemas de procesamientos de textos, imagen y sonido, las telecomunicaciones, las bases de datos, representan un reto de adaptación y la única posibilidad para ofrecer a la sociedad la respuesta que reclama y espera de los profesionales de la documentación. En la planificación, el manejo y la organización de los documentos se analiza el éxito productivo de las empresas y si utilizamos sistemas automatizados para archivar la información, obtendremos mayores resultados cuantificables que van desde el incremento de beneficios, reducción de costos, ahorro en cuanto al espacio de almacenamiento y mejora de la gestión documental y de la productividad. 12. CONCLUSIONES