Modelo - Propuesta de Solución para Gestión de Procesos

Propuesta de Soluciones para una Gestión de Procesos

Generalidades Propuesta operativa y comercial tendiente a analizar el estado de situación actual de la gestión y procesos de la empresa XXXX. De este análisis surgirá un diagnóstico que permitirá evaluar soluciones de ERP con modelos de datos del tipo datawarehouse para administrar e integrar todos los procesos y sectores de la empresas.

Contenidos 1 Hacia una cultura de procesos 2 Metodología y Etapas del Proyecto 3 Proveedores de ERP - Integración 4 Esquema de Tiempos 5 Áreas de Acción 6 Puntos de Control 7 Costos

1 Hacia una cultura de procesos Sin importar el tamaño o mercado específico en el cual trabajan las Compañías de este tipo, todas ellas desarrollan sus actividades internas y externas, las relacionadas con clientes, empleados, proveedores, o entidades relacionadas bajo la forma de procesos. Estos procesos pueden ser formales, identificados de manera precisa, con documentación que los respalda, o en otros casos procesos definidos de manera informal, donde los mismos se ejecutan por costumbre, hábito, sin documentación que los respalde como tal. Actualmente los negocios están orientados a procesos y todos los indicadores de gestión se relacionan con éstos. El propósito de realizar una gestión efectiva de los mismos es entonces sinónimo directo de optimización de resultados de negocios.

2 Metodología y Etapas del Proyecto Etapa 1 Organización y Equipo del Proyecto Etapa 2 Diagnóstico Etapa 3 Generación y Selección de Alternativas Etapa 4 Implementación

2 Metodología y Etapas del Proyecto Etapa 1 Organización y Equipo del Proyecto Tareas a llevar a cabo: •Seleccionar una persona de la organización para que actúe como Responsable de Cambio y que estará al frente del equipo que se arme para tales efectos.Objetivo de la etapa •Armar el Equipo de Apoyo (para el cambio) con mandos medios de la organización. Preferentemente, uno por cada área.Las autoridades y/o responsables de la dirección de laorganización deberán dejar en claro su posición frente al •Definir la logística y traslado de información.cambio, manifestando su intención de llevar a cabo elproyecto y de producir la “inducción” correspondiente al •Definir la mecánica de aprobación de los informes elevados por el RC.personal de planta, de administración y/o a cualquierotra persona vinculada a la misma. Entregable comprometido: Informe donde se define al Responsable de Cambio, Equipo de Apoyo, Logística de archivo y traslado de información, Mecánica de aprobación de los informes. Tiempo estimado de ejecución de la tarea: 20 hs.

2 Metodología y Etapas del Proyecto Etapa 2 Diagnóstico Actividad 2.1.: Identificar los proyectos posibles Tareas a llevar a cabo: •Tipificar los procesos. •Entrevistar a los mandos medios para identificar procesos. •Cuantificar el volumen de información correspondiente a cada proceso. •Cuantificar los tiempos de duración de cada proceso.Objetivo de la etapa •Definir los clientes para cada proceso. •Determinar la presencia o no de los siguientes tipos de problemas, en cada proceso:Identificación y análisis de todos los procesos de la Pases que no agregan valor, documentación faltante o incompleta.organización. Uso ineficiente o irracional de los espacios físicos, tanto para la atención al cliente como para el desarrollo de las tareas del empleado.Sub Etapa 1 Formularios con información insuficiente o redundante, falta deActividad 2.1 - Identificación de procesos a nivel general. formularios, falta de reportes para la gestión.Actividad 2.2 - Análisis detallado de los procesos. Insuficiente o inexistente equipamiento informático, falta de software genérico, falta de software específico. Insuficiente cantidad de los recursos humanos, insuficiente o inadecuada capacitación de los recursos humanos •Seleccionar los procesos sobre los cuales se trabajará para este proyecto. Entregable comprometido: Listado de procesos con diagramas de flujo (y/o por función) e informe de las observaciones por procesos y Listado de procesos seleccionados. Tiempo estimado de ejecución de la tarea: 2 (dos) semanas // 80 hs.

2 Metodología y Etapas del Proyecto Etapa 2 DiagnósticoActividad 2.2.: Analizar el/los procesos en detalle •Analizar los mecanismos de archivo de información actuales.Tareas a llevar a cabo: •Describir y analizar las actividades por áreas y sus interfases. Medición•Relevar organigrama, políticas y reglas dentro de cada área. Analizar la de tiempos de traslados.incidencia de estos elementos sobre el proceso a analizar. •Describir y analizar las tareas dentro de cada área. Medición de•Descripción de los recursos humanos por área (apellido, nombre, fecha de Tiempos por Teoría y traslados.nacimiento, años de instrucción completos, sueldo básico mensual,categoría, fecha de ingreso, tipo de planta a la que pertenece, puesto en el •Analizar los puntos de control.que trabaja). Analizar la incidencia de los recursos humanos sobre elproceso a analizar. •Analizar mecanismo de autorización (firmas)•Ejecución presupuestaria mensual y anual, por objeto del gasto (personal, •Definir puestos de trabajo.bienes y servicios no personales, bienes de capital) •Definir tareas.•Análisis sistemático: Matriz de problemas por sistema y niveles dedecisión. Entregable comprometido:•Entrevista de relevamiento de actividades con Jefes de área. •Manuales de procesos actuales (en el ámbito de detalle), Definición de puestos de trabajo, Definición de tareas, Organigrama, Políticas y•Entrevista de relevamiento de tareas con empleados del sector. reglas por área, Descripción de los recursos humanos por área, Ejecución presupuestaria.•Describir los procesos actuales con detalle. Tiempo estimado de ejecución de la tarea:•Analizar los formularios utilizados actualmente. 3 (tres) semanas // 120 hs.

2 Metodología y Etapas del Proyecto Etapa 3 Generación y Selección de Alternativas Validar los resultados.Actividad 3.1.: Definir alternativas ¿Con estos cambios se cumplirán las metas del proyecto?Tareas a llevar a cabo: ¿Se eliminan actividades o tareas redundantes? ¿Eliminamos los cuellos de botella en la tarea o en el flujo de•Revisar el flujo de trabajo actual. trabajo?•Modificar el flujo de trabajo entre áreas y dentro de cada área en atención ¿Se eliminan actividades o tareas ineficaces?a los objetivos del proyecto. ¿Se eliminan actividades o tareas ineficientes?•Diseñar nuevamente el flujo. ¿Se solucionan los problemas de apoyo?•Considerar los cambios sobre la estructura que exige el nuevo flujo de ¿Las salidas de una actividad están coordinadas con lastrabajo. entradas de la siguiente?•Considerar los cambios sobre las aptitudes y actitudes que exige el nuevo ¿Se utiliza a pleno la capacidad tecnológica?flujo de trabajo. ¿Los formularios contienen solo la información necesaria? Nota: ¿Los archivos permiten tener respaldo de lo estrictamente Incluir en las tareas de apoyo informático; necesario? Incluir en las tareas las necesidades de espacios físicos ¿Los espacios físicos son funcionales? (layouts); ¿Analizar las alternativas de tareas con los empleados?•Construir varias alternativas de flujos de trabajo. ¿Se tapan los llamados “agujeros negros”? Nota: •Discutir las alternativas. Iniciar con una actividad (cualquiera ésta sea); •Producir los respectivos informes de manera consensuada. No olvidar las entradas; Documentar las razones de los cambios; Entregable comprometido: Hacer participar a los empleados de los cambios en las Diagrama de flujos de las distintas alternativas. Descripción de tareas de detalle actividades y tareas. Diseño de modificaciones en apoyo informático y comunicaciones. Nuevas reglas y políticas. Layouts para cada alternativa. Tiempo estimado de ejecución de la tarea: 4 (cuatro) semanas // 160 hs.

2 Metodología y Etapas del Proyecto Etapa 3 Generación y Selección de AlternativasActividad 3.2: Evaluar costos y beneficios de cada alternativa Actividad 3.3.: Seleccionar la mejor alternativaTareas a llevar a cabo: Tareas a llevar a cabo:•Determinar los costos del nuevo diseño para cada alternativa. Distinguir entre Acompañar a la máxima autoridad que tomará la decisión sobre cualinversión inicial y costos de funcionamiento. alternativa implementar revisando las alternativas para que pueda•Determinar los beneficios. aprobar sin modificaciones o aprobar con modificaciones o bien,•Analizar costo beneficio. Determinar el valor actual neto de cada alternativa. rechazar.•Acompañar cada alternativa de una exposición de factores críticos o supuestosclaves de éxito. Entregable comprometido: Informe comunicando la decisión. En caso de aprobación, el mismoEntregable comprometido: debe incluir la fecha de iniciación de la implementación.Análisis costo beneficio de cada alternativa. Recomendación sobre cuál alternativadeberá implementarse. Tiempo estimado de ejecución de la tarea: 1 (una) semana // 40 hs.Tiempo estimado de ejecución de la tarea:2 (dos) semanas // 80 hs.

2 Metodología y Etapas del Proyecto Etapa 4 Implementación Actividad 4.1.: Elaborar el plan de implementación implementació Tareas a llevar a cabo: Analizar las posibles etapas a considerar: La construcción del nuevo entorno operacional; Preparar el ambiente organizacional; El cambio de la operatoria vieja por la nueva Nota: El plan debe estar lo más detallado posible. Analizar los componentes del plan: Sección AObjetivo de la etapa El cambio en el equipamiento informático y de comunicación El cambio del equipamiento de producciónPreparar en forma Interna el plan de Los cambios ediliciosimplementación. La implementación de una nueva estructura organizacionalIntegrar y coordinar este plan con el Sección BProveedor del nuevo ERP. El cambio de apoyo informático El movimiento dentro de nuevos espacios El cambio de las políticas y reglas de juego El cambio y/o creación de las descripciones de puestos de trabajo y de tareas El entrenamiento del personal El establecimiento de planes de contingencias de operación (*) La comprobación del nuevo proceso Sección C La implementación del nuevo flujo de trabajo Entregable comprometido: Plan de implementación. Tiempo estimado de ejecución de la tarea: 2 (dos) semanas // 80 hs.

2 Metodología y Etapas del Proyecto Etapa 4 Implementación Actividad 4.2.: Implementación y Documentación Implementació Documentació Tareas a llevar a cabo: •Ejecutar el plan de implementación. En caso de surgir problemas, activar los planes de contingencia. •Documentar toda la información de detalle que se relevó en la actividad, en elObjetivo de la etapa nuevo proceso. •Comparar inicialmente dentro del primer semestre, de manera mensual, estosPreparar en forma Interna el plan de resultados con los del proceso anterior y con los estándares planificados.implementación. •Iniciar un proceso de mejora contínua.Integrar y coordinar este plan con elProveedor del nuevo ERP. Entregable comprometido: Implementación en marcha. Tiempo estimado de ejecución de la tarea: 4 (cuatro) semanas // 160 hs.

3 Proveedores de ERP - Integración Actividades a integrar con el proveedor del ERP Plan Macro 1. Definición de actividades principales 2. Definición de Comité Ejecutivo 3. Definición del Seguimiento de actividades 4. Definición de periodicidad de reuniones de seguimiento (semanal, quincenal) 5. Definición del Modelo de Gestión del Cambio 6. Definición del Esquema de Evaluación de Cambio 7. Definición de las etapas: 1. Relevamiento Preliminar 2. Relevamiento Detallado y Configuración del ambiente de desarrollo 3. Diseño y customización (Circuito de Diseño, Prueba y Puesta a punto) 4. Implementación y Capacitación 8. Definición de Hitos 9. Definición de los requisitos a cumplir por el Cliente 10. Organigrama del proyecto 11. Definición del Equipo de trabajo Nota: De acuerdo con la experiencia que se tiene, la composición de este plan es genérico, es decir, por lo general las empresas que desarrollan e implementan este tipo de productos llevan a cabo las tareas arriba mencionadas.

4 Esquema de Tiempos Nota: En la etapa de relevamiento se analizará el viejo sistema. Objetivo: analizar datos, Base de Datos, recuperación, vuelcos posibles para la etapa de migración. Durante la implementación, se sugieren pruebas en paralelo entre ambos sistemas.

4 Esquema de Tiempos M1 E1 E2.1 E2.2 100% 100% 50% 20 HS 80 HS 60 HS M2 E2.2 E2.2 E3.1 50% 62,5% 60 HS 100 HS FIN M3 E2.2 E3.1 E3.2 E3.3 40% 100% 50% 60 HS 80 HS 20 HS FIN

4 Esquema de Tiempos M4 E2.2 E3.3 E4.1 E4.2 50% 100% 40% 20 HS 80 HS 60 HS FIN M5 E4.2 60% 100 HS FINALIZACION PROYECTO TOTAL HITOS

5 Áreas de Acción

6 Puntos de Control A definir

7 Costos A definir

Preguntas

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Modelo - Propuesta de Solución para Gestión de Procesos

by GTerrera on Jan 04, 2012

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