Fundamental of-quick books


Published on

Read about QuickBooks fundamentals for nonprofit organizations. Review best practices for new users including:
Orientation and basic navigation
Recording expenses
Recording income
Hodge-podge: credit cards, journal entries and bank reconciliations
Basic reporting
Common QuickBooks errors

Published in: Economy & Finance
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Total views
On SlideShare
From Embeds
Number of Embeds
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Fundamental of-quick books

  1. 1.  [FUNDAMENTALS OF QUICKBOOKS]  Presented by Ian Shuman, CPA  Gelman, Rosenberg & Freedman CPAs February 14, 2013    Agenda    1. Reference material    2. Orientation and basic navigation    3. Recording expenses    4. Recording income    5. Hodge‐podge: credit cards, journal entries and bank reconciliations    6. Basic reporting    7. Eighteen common QuickBooks errors  Ian Shuman, CPA Partner, Client Services Gelman, Rosenberg & Freedman, CPAs 301‐951‐9090                                                                                                                    1 | P a g e     
  2. 2.  [FUNDAMENTALS OF QUICKBOOKS]  Presented by Ian Shuman, CPA  Gelman, Rosenberg & Freedman CPAs February 14, 2013   1. REFERENCE    A. File Types  i) QBW ‐ Normal “Working” file  ii) QBB ‐ Full backup file  iii) QBM ‐ A “Portable File” meant for emailing (missing some preferences, log and database indexing)  iv) QBX ‐ Accountant’s copy you create and send to an external accountant (to work concurrently)  v) QBA ‐ The accountant’s copy that the external accountant is working in  vi) QBY ‐ File that the external account sends back to you to import their changes (small file)  vii) QBMB ‐ Backup for Macintosh    B. Annual Versions (be aware of Intuit’s three‐year “Sunset” policy)  i) 2006: Always‐on audit trail, Centers   ii) 2007: Minor improvements  iii) 2008: Big improvements to accountant’s copy  iv) 2009: Some multi‐currency, prompt to close, sorting in bank reconciliations   v) 2010: Bolds uncleared items on bank reconciliations screen, added “Save” to most forms  vi) 2011: Added a history pane on forms, limited B/S by class, batch invoicing  vii) 2012: Inventory center, document attachment, calendar view, simpler creation of credit memos (A/R)  viii) 2013: Collapse report line items, visual layout changes throughout (bigger font, wider rows, icon bar left or  top, changes to layout of centers), improved transaction toolbar, maximize transactions    C. Different Versions  i) Pro ‐ Most common  ii) Premier ‐ Saves reconciliations as PDF, allows reversing entries, subtotals j/e debits/credits, about 2x price  iii) Nonprofit version is same as Premier with very little added  iv) Enterprise ‐ Much stronger database  v) Online ‐ Great if you need it but different interface (one window at a time); limitations on importing  vi) Sideways compatible (except online edition) but not between years    D. System Requirements for 2013 software  i) 2‐2.4 GHz processor, 1GB RAM, 2.5 GB disk space, Windows XP/Vista/7   ii) Supposedly Windows 8 works only with QB 2013 or later Notes                                                                                                                2 | P a g e     
  3. 3.  [FUNDAMENTALS OF QUICKBOOKS]  Presented by Ian Shuman, CPA  Gelman, Rosenberg & Freedman CPAs February 14, 2013   2. ORIENTATION and BASIC NAVIGATION    A. Visual Tour  i) Home screen  ii) Menu bar  iii) Icon bars (general and transaction specific)‐ note the pop‐up tips!  iv) Centers  v) Getting around    B. Preferences and Display Options  i) Tip: walk through the preferences  ii) My favorite options: Enter moves between fields, beep when recording, closing date  iii) Windows (one or multiple), Open window list (on or off), Icon Bar (top or left)    C. The Tao of QuickBooks (it thinks like a database)  i) No hard close because it can calculate that on the fly (i.e. closing P&L)  ii) How can account numbers be optional?  iii) It’s table driven instead of chart of accounts driven    D. Concept of forms, lists, items and reports‐ no separate modules  i) Forms  ii) Lists  iii) Items  iv) Reports    E. Registers (and a caution about them)    F. Take a Look at the Company Snapshot and Calendar    G. Remember the Help Menu! Notes                                                                                                                    3 | P a g e     
  4. 4.  [FUNDAMENTALS OF QUICKBOOKS]  Presented by Ian Shuman, CPA  Gelman, Rosenberg & Freedman CPAs February 14, 2013   3. EXPENSES (MONEY OUT)    A. Two Options for Recording Cash‐Out  i) “Write Check”‐ Expense and payment happen at same date (cash basis)  ii) “Enter Bill” followed by “Pay Bill”‐ Expense and payment happen on different dates (accrual basis)  Tip: Don’t do “Enter Bill” and then “Write Check.”    B. Online Banking  i) Payments can be imported from the bank activity (limited you to cash basis and won’t include o/s  transactions.  Can be okay if you pay bills electronically anyway)  ii) Payments can be initiated from within QuickBooks (but internal control issues)  Tip: Keep in mind that you still have to code all the transactions.    C. Voiding Checks  i) Will go back and change the original entry on the original date  ii) Works slightly better if from a period that is “Closed” via the closing date  Suggestion:  Always use a journal entry (debit cash, credit something) and then clear both in the next bank  reconciliation.    D. Other Cash Payments  i) EFT transactions and wires can be entered by journal entry, “Write Check” or “Pay Bill”  ii) What about payroll?    E. Credit Memo  i) Go to Enter Bill and select “Credit” in the toggle buttons on top left and then complete the form.  Then go to  the “pay bills” screen, select the open bill and then click on “set credits”   Notes                                                                                                                 4 | P a g e     
  5. 5.  [FUNDAMENTALS OF QUICKBOOKS]  Presented by Ian Shuman, CPA  Gelman, Rosenberg & Freedman CPAs February 14, 2013   4. REVENUE (MONEY IN)    A. Three Options for Recording Cash‐In    Multiple  Cash or    customers per  Tracks donor  accrual?  Steps  form?  Uses items?  history?  Make Deposit  cash  1  yes  no  no  Enter Sales Receipt  cash  1  no  yes  yes  Create Invoice/      Receive Payment  accrual  2 or 3  no  yes  yes    Tip: If you have created an invoice then do not record revenue when the payment is received.    B. Undeposited Funds  i) This account is optional and can be used to group “Receive Payment” transactions into a single deposit  ii) This makes the bank reconciliation much easier  iii) Not necessary if you are using “Make Deposit” or “Enter Sales Receipts” to record revenue  iv) In this case a “make deposit” entry would simply move cash from “Undeposited Funds” to the bank account.  v) In theory, the account should go to zero every time there is a deposit    C. Credit Memos and Refund  i) To create a credit memo just go to Customer/Create Credit memo or just open the invoice and click on  “refund/credit”  ii) When you close the credit memo QuickBooks will prompt you to apply, refund or retain the credit memo.  iii) There are also buttons for these options on the credit memo form (in the transaction icon bar).  iv) This is much cleaner than credit memos on the vendor side.   Notes                                                                                                                 5 | P a g e     
  6. 6.  [FUNDAMENTALS OF QUICKBOOKS]  Presented by Ian Shuman, CPA  Gelman, Rosenberg & Freedman CPAs February 14, 2013   5. HODGE‐PODGE: CREDIT CARDS, JOURNAL ENTRIES AND BANK RECONCILIATIONS    A. Two Options for Recording Credit Card Charges  i) Often entered in total through accounts payable when the bill arrives  ii) Advantage of entering each charge individually as a credit card charge:  (1) The activity can be tracked by vendor (not just name of credit card)  (2) Better tracking of dates when expense is incurred (if month to month reporting matters)  (3) Much better if not paying entire amount due  (4) Can be reconciled the same way a bank account is  (5) … But it’s more work    B. Journal Entries  i) Generally these are used for any transaction not represented by a form  ii) That often means cash is not involved    C. Bank reconciliations  i) Very easy  ii) Everything that affects cash automatically shows up in bank reconciliation screen  iii) “Hide Transactions After Statement Date” is your best friend  iv) “Beginning Balance” is calculated from the register  v) Then simply click on everything that appears on the bank statement and “Difference” should be zero  vi) If not, the “Reconcile Now” button will give you the option to “Enter Adjustment” which automatically posts  a journal entry to an expense account called “Reconciliation Adjustments” for the difference.  vii) When finished, select “reconcile now” to generate a report and update the register    Recommendation: Don’t ever use the automatic adjustment feature!  Notes                                                                                                                   6 | P a g e     
  7. 7.  [FUNDAMENTALS OF QUICKBOOKS]  Presented by Ian Shuman, CPA  Gelman, Rosenberg & Freedman CPAs February 14, 2013   6. BASIC REPORTING    A. Overview  i) Can be accessed under “Reports” on menu bar or from the report center  ii) Reports menu is grouped by area  iii) Drilldown: Double click on any number to go from report to ledger detail to actual form    B. Visual Tour  i) Dates, Columns, Total by and Sort by  ii) Refresh anywhere!  iii) Expand vs Collapse, Excel    C. Customize Report‐ (modifying the report is easy but limited)  i) Display ‐ Defining the report  ii) Filters ‐ Literally like placing a filter so you only see a subset  iii) Limitations  (1) Rows are always defined by chart of accounts (almost)  (2) Custom reports are available but somewhat limited  (3) Report is generally a single time period (but can be any time period)  (4) Ability to pick and choose columns is limited    D. Memorizing Reports  i) Make changes and then hit “Memorize” ‐ will prompt you to name the report  ii) You can create your own report groups  iii) Have to memorize again to change what is memorized ‐ will prompt for “Replace” or “New”  Note: The dates in memorized reports will only change if date field is relative.    E. Can use classes or jobs (or both) to segregate P&L activity in columns.  These are user defined. Notes                                                                                                                 7 | P a g e     
  8. 8.  [FUNDAMENTALS OF QUICKBOOKS]  Presented by Ian Shuman, CPA  Gelman, Rosenberg & Freedman CPAs February 14, 2013   7. EIGHTEEN COMMON QUICKBOOKS ERRORS    A. Everyone uses the same log in (and it’s the admin user’s login)    B. Adding, deleting or changing transactions in prior years (tip: use the “closing date” feature)   C. Having WAY too many windows open and then wondering why the software is so slow   D. Dangling payable transactions   i. Entering a bill followed by write check  ii. Deleting a paid bill but not the bill payment    E. Dangling receivable transactions  i. Entering a receivable and then recording revenue through “Make Deposits”  ii. Using “Receive Payments” when there is no A/R recorded    F. Using the register to clear bank transactions    G. Having the same customer or vendor name multiple times using slightly different spellings    H. Entering payroll at net instead of gross    I. Not entering electronic payments, payroll or wires received at all    J. Changing or voiding cash activity after the transaction has been cleared in a bank reconciliation    K. In a bank reconciliation, clearing a transaction dated after the bank statement date    L. Posting memorized transactions by accident    M. Using the “Reconcile Now/Enter Adjustment” button    N. Posting similar transactions inconsistently    O. Not doing bank reconciliations at all    P. Not using classes for a P&L transaction (if your file uses them)    Q. Putting all credit card payments to an expense account called “Credit Card Payments”    R. Working in the wrong file                                                                                                              8 | P a g e