Your SlideShare is downloading. ×
0
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010

2,066

Published on

SharePoint als ECM pakket heeft vele functies en elementen in zich die raken aan andere bedrijfsfuncties. Collega’s uit het primaire proces, ICT, management en document- en recordsmanagers zullen …

SharePoint als ECM pakket heeft vele functies en elementen in zich die raken aan andere bedrijfsfuncties. Collega’s uit het primaire proces, ICT, management en document- en recordsmanagers zullen gezamenlijk het eigenaarschap van het systeem moeten beleggen. Consistentie in regels, processen en gedrag is de sleutel tot succes. Tijdens zijn workshop gaat Eric Burger uitgebreid in op de vele mogelijkheden die SharePoint biedt bij ondersteuning van document- en recordsmanagement.

Published in: Education, Technology, Business
1 Comment
2 Likes
Statistics
Notes
No Downloads
Views
Total Views
2,066
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2
Actions
Shares
0
Downloads
3
Comments
1
Likes
2
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. Recordsmanagement en governancein SharePoint 2010<br />Eric Burger<br />KBenP zomerevent 23 juni 2011<br />
  • 2. Agenda<br />Wie is Eric Burger<br />Waarom een cursus over ‘recordsmanagement en governance in SharePoint 2010’?<br />SharePoint 2010: componenten en toepassingsmogelijkheden overview<br />Functionaliteiten voor recordsmanagement<br />Wat kan niet met out-of-the-box SharePoint 2010?<br />Governance: waarom is het zo belangrijk?<br />Archiefwet en certificering <br />
  • 3. eric burger document management<br />Wie is Eric Burger?<br />Document management specialist<br />Twintig jaar actief in vakgebied<br />Van Nationaal Archief, via gespecialiseerde consultancies naar zelfstandig gevestigd adviseur<br />Nu zes jaar ‘eric burger document management’ <br />Sinds 2007 gevestigd te Aalten (Gld.)<br />Kenmerken: onafhankelijk, snel, gestructureerd, betrokken<br />Activiteiten: projectmanagement, procesondersteuning, advies en training op het terrein van digitaal werken en digitale archivering<br />
  • 4. eric burger document management<br />Voerde opdrachten uit voor o.a.:<br />Stadsdeel Centrum, Gemeente Amsterdam<br />Staatsbosbeheer<br />Centraal Fonds Volkshuisvesting<br />Bouwfonds REIM<br />Ministerie van OCW<br />Rijkswaterstaat, Noord -Holland<br />De Nederlandsche Bank<br />Nationaal Archief<br />Stadkwadraat BV<br />http://www.ericburger.nl/site/blog/<br />www.twitter.com/spiekerdijk6<br />
  • 5. Waarom een cursus…?<br />SharePoint en recordsmanagement:<br />‘… and stillorganizationsplungeheadfirstinto SharePoint likethere’s NO tomorrow…’<br />SharePoint en governance:<br />A good Governance Plan is ‘necessary but not sufficient’ to ensure success, so be advised: a Governance Plan alone will not guarantee the success of your solution. You still have to ensure that the Governance Plan is applied. However, not having a Governance Plan or having a plan that is either impractical or unrealistic is a clear recipe for disaster. <br />
  • 6. A clearrecipefor disaster?<br />We hebben de licenties toch al in huis dus laten we maar starten met implementeren<br />We zetten het gewoon naast ons o-zo-ingewikkelde-DMS/RMA-dat-bijna-niet-wordt-gebruikt<br />Zo mooi: iedereen kan zijn eigen site en bibliotheken inrichten naar eigen wens<br />Eerst maar eens experimenteren, het beheer pakken we later wel op met interne communicatie en DIV<br />
  • 7. Waarom toch SharePoint?<br />Om drie redenen:<br />Gebruikers<br />Gebruikers<br />Gebruikers (vrij naar mijn makelaar)<br />En serieus: <br />Geintegreerde oplossing voor documentmanagement, portal en collaboration<br />Eenvoudige menugestuurde configuratie<br />MSOffice integratie<br />Flexibiliteit en eenvoud<br />
  • 8. Componenten en toepassingsmogelijkheden<br />
  • 9. Records management functionaliteiten<br />‘In-place’ records of gebruik ‘records center’<br />Unieke identifier (permanente URL)<br />Content types<br />Document sets<br />Information management policy<br />Bewaartermijnen<br />Archiveringsstadia<br />Holds<br />
  • 10.
  • 11. Verschillen tussen een records archive en in-place records<br />
  • 12. Bewaartermijn (of vernietigingstermijn) toekennen<br />
  • 13.
  • 14.
  • 15.
  • 16.
  • 17. Een documentset aanmaken<br />
  • 18.
  • 19.
  • 20.
  • 21.
  • 22.
  • 23. Klaar met SharePoint 2010 out-of-the-box?<br />In de meeste organisaties zullen aanvullende oplossingen nodig zijn voor:<br />Scanning/capture<br />Zaakgericht archiveren<br />E-mail archivering, bv. met ColligoContributor<br />
  • 24. 14 december 2005<br />Email kan je slepen naar een Sharepoint locatie<br />
  • 25. 14 december 2005<br />Er verschijnt dan een registratiescherm voor metadata. Deze kan je uitbreiden met extra metadata. Automatisch kunnen de waarden to, from, date sent, date received opgenomen worden<br />
  • 26. 14 december 2005<br />E-mail is direct terug te vinden in Sharepoint<br />
  • 27. Governance<br />Risico’s van gebrekkige governance:<br />Conflicten over beheer – die je bij een separaat portal en DMS/RMA niet zou hebben<br />Ongebreideld metadata gebruik – met gevolgen voor eenduidige zoekresultaten<br />Beveiliging niet dekkend of verschillend geregeld – documenten onbedoeld toegankelijk<br />Verschillende bewaartermijnen – stukken blijven onbedoeld bewaard of worden onbedoeld verwijderd<br />Geen gebruik maken van mogelijkheden van hiërarchie in bv. contenttypes, sites, bibliotheken – maakt eenduidig beheer en autorisatie lastiger <br />
  • 28. Governance<br />Maak een governance plan vóórdat je implementeert!<br />Back-endgovernance: hardware, platformsoftware, maatwerk, add-ons, licenties etc.<br />Front-endgovernance: content governance, classificatie governance, functionele governance, beveiliging governance, retentie governance<br />
  • 29. Certificering en Archiefwet<br />Onderscheid kwaliteit product en kwaliteit implementatie wordt vaak niet gemaakt.<br />‘Wij hebben audit-trail uitgezet, anders is ons RMA niet vooruit te branden’<br />‘Wij hebben nog nooit dossiers vernietigd in ons RMA’<br />‘Ons DMS heeft een digitaal archief maar we hebben nog nooit documenten overgebracht’<br />‘Je kan geloof ik wel bewaartermijnen toepassen, maar niemand weet precies hoe het werkt’<br />‘Product X is tenminste nog gecertificeerd, i.t.t. SharePoint….’<br />
  • 30. Archiefwet<br />SharePoint 2010 beschikt over:<br />Hiërarchisch file-plan<br />Documentsets (‘dossiers’) <br />Stadia voor retentie<br />Retentie op dossier- (documentset) en document (documenttype) niveau<br />‘Holds’ voor uitsluiting van vernietiging<br />
  • 31. Certificering<br />
  • 32. Certificering<br />MOSS2007 is - alleen in combinatie met het DoD 5015.2 Record Management Pack - gecertificeerd door ECB volgens de normering NEN 2082.<br />SP 2010 is NIET gecertificeerd cf. NEN2082<br />Eén SP 2010 IMPLEMENTATIE (voor gemeente Nieuwegein) is WEL gecertificeerd door ECB<br />
  • 33. Certificering<br />Het DoD 5015.2 Service Pack voor MOSS 2007 werd beschikbaar gesteld als ‘as is’ code via internet en kon alles of niets worden geïnstalleerd.<br />Voor SharePoint 2010 ontwikkelt GimmalSoft aanvullende software voor DoDcompliance waarmee een keuze kan worden gemaakt uit componenten<br />
  • 34. Meer achtergrond….<br />http://sharepointrecordsmanagement.com/tag/sharepoint-2010-dod-5015-2-certification/<br />http://technet.microsoft.com/en-us/library/ee424394.aspx<br />http://blogs.technet.com/b/vedant/archive/2010/04/21/using-the-document-set-feature-in-sharepoint-2010-part-1.aspx<br />
  • 35. Meer informatie over deze twee-daagse cursus?<br />wo. 5 en wo. 26 oktober 2011<br />wo. 2 en wo. 16 november 2011<br />http://goopleidingen.nl/info-spa-rm<br />

×