• Save
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010

on

  • 2,438 views

SharePoint als ECM pakket heeft vele functies en elementen in zich die raken aan andere bedrijfsfuncties. Collega’s uit het primaire proces, ICT, management en document- en recordsmanagers zullen ...

SharePoint als ECM pakket heeft vele functies en elementen in zich die raken aan andere bedrijfsfuncties. Collega’s uit het primaire proces, ICT, management en document- en recordsmanagers zullen gezamenlijk het eigenaarschap van het systeem moeten beleggen. Consistentie in regels, processen en gedrag is de sleutel tot succes. Tijdens zijn workshop gaat Eric Burger uitgebreid in op de vele mogelijkheden die SharePoint biedt bij ondersteuning van document- en recordsmanagement.

Statistics

Views

Total Views
2,438
Views on SlideShare
2,290
Embed Views
148

Actions

Likes
2
Downloads
3
Comments
1

4 Embeds 148

http://www.goopleidingen.nl 63
http://goopleidingen.nl 60
http://paper.li 19
url_unknown 6

Accessibility

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010 Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010 Presentation Transcript

  • Recordsmanagement en governancein SharePoint 2010
    Eric Burger
    KBenP zomerevent 23 juni 2011
  • Agenda
    Wie is Eric Burger
    Waarom een cursus over ‘recordsmanagement en governance in SharePoint 2010’?
    SharePoint 2010: componenten en toepassingsmogelijkheden overview
    Functionaliteiten voor recordsmanagement
    Wat kan niet met out-of-the-box SharePoint 2010?
    Governance: waarom is het zo belangrijk?
    Archiefwet en certificering
  • eric burger document management
    Wie is Eric Burger?
    Document management specialist
    Twintig jaar actief in vakgebied
    Van Nationaal Archief, via gespecialiseerde consultancies naar zelfstandig gevestigd adviseur
    Nu zes jaar ‘eric burger document management’
    Sinds 2007 gevestigd te Aalten (Gld.)
    Kenmerken: onafhankelijk, snel, gestructureerd, betrokken
    Activiteiten: projectmanagement, procesondersteuning, advies en training op het terrein van digitaal werken en digitale archivering
  • eric burger document management
    Voerde opdrachten uit voor o.a.:
    Stadsdeel Centrum, Gemeente Amsterdam
    Staatsbosbeheer
    Centraal Fonds Volkshuisvesting
    Bouwfonds REIM
    Ministerie van OCW
    Rijkswaterstaat, Noord -Holland
    De Nederlandsche Bank
    Nationaal Archief
    Stadkwadraat BV
    http://www.ericburger.nl/site/blog/
    www.twitter.com/spiekerdijk6
  • Waarom een cursus…?
    SharePoint en recordsmanagement:
    ‘… and stillorganizationsplungeheadfirstinto SharePoint likethere’s NO tomorrow…’
    SharePoint en governance:
    A good Governance Plan is ‘necessary but not sufficient’ to ensure success, so be advised: a Governance Plan alone will not guarantee the success of your solution. You still have to ensure that the Governance Plan is applied. However, not having a Governance Plan or having a plan that is either impractical or unrealistic is a clear recipe for disaster.
  • A clearrecipefor disaster?
    We hebben de licenties toch al in huis dus laten we maar starten met implementeren
    We zetten het gewoon naast ons o-zo-ingewikkelde-DMS/RMA-dat-bijna-niet-wordt-gebruikt
    Zo mooi: iedereen kan zijn eigen site en bibliotheken inrichten naar eigen wens
    Eerst maar eens experimenteren, het beheer pakken we later wel op met interne communicatie en DIV
  • Waarom toch SharePoint?
    Om drie redenen:
    Gebruikers
    Gebruikers
    Gebruikers (vrij naar mijn makelaar)
    En serieus:
    Geintegreerde oplossing voor documentmanagement, portal en collaboration
    Eenvoudige menugestuurde configuratie
    MSOffice integratie
    Flexibiliteit en eenvoud
  • Componenten en toepassingsmogelijkheden
  • Records management functionaliteiten
    ‘In-place’ records of gebruik ‘records center’
    Unieke identifier (permanente URL)
    Content types
    Document sets
    Information management policy
    Bewaartermijnen
    Archiveringsstadia
    Holds
  • Verschillen tussen een records archive en in-place records
  • Bewaartermijn (of vernietigingstermijn) toekennen
  • Een documentset aanmaken
  • Klaar met SharePoint 2010 out-of-the-box?
    In de meeste organisaties zullen aanvullende oplossingen nodig zijn voor:
    Scanning/capture
    Zaakgericht archiveren
    E-mail archivering, bv. met ColligoContributor
  • 14 december 2005
    Email kan je slepen naar een Sharepoint locatie
  • 14 december 2005
    Er verschijnt dan een registratiescherm voor metadata. Deze kan je uitbreiden met extra metadata. Automatisch kunnen de waarden to, from, date sent, date received opgenomen worden
  • 14 december 2005
    E-mail is direct terug te vinden in Sharepoint
  • Governance
    Risico’s van gebrekkige governance:
    Conflicten over beheer – die je bij een separaat portal en DMS/RMA niet zou hebben
    Ongebreideld metadata gebruik – met gevolgen voor eenduidige zoekresultaten
    Beveiliging niet dekkend of verschillend geregeld – documenten onbedoeld toegankelijk
    Verschillende bewaartermijnen – stukken blijven onbedoeld bewaard of worden onbedoeld verwijderd
    Geen gebruik maken van mogelijkheden van hiërarchie in bv. contenttypes, sites, bibliotheken – maakt eenduidig beheer en autorisatie lastiger
  • Governance
    Maak een governance plan vóórdat je implementeert!
    Back-endgovernance: hardware, platformsoftware, maatwerk, add-ons, licenties etc.
    Front-endgovernance: content governance, classificatie governance, functionele governance, beveiliging governance, retentie governance
  • Certificering en Archiefwet
    Onderscheid kwaliteit product en kwaliteit implementatie wordt vaak niet gemaakt.
    ‘Wij hebben audit-trail uitgezet, anders is ons RMA niet vooruit te branden’
    ‘Wij hebben nog nooit dossiers vernietigd in ons RMA’
    ‘Ons DMS heeft een digitaal archief maar we hebben nog nooit documenten overgebracht’
    ‘Je kan geloof ik wel bewaartermijnen toepassen, maar niemand weet precies hoe het werkt’
    ‘Product X is tenminste nog gecertificeerd, i.t.t. SharePoint….’
  • Archiefwet
    SharePoint 2010 beschikt over:
    Hiërarchisch file-plan
    Documentsets (‘dossiers’)
    Stadia voor retentie
    Retentie op dossier- (documentset) en document (documenttype) niveau
    ‘Holds’ voor uitsluiting van vernietiging
  • Certificering
  • Certificering
    MOSS2007 is - alleen in combinatie met het DoD 5015.2 Record Management Pack - gecertificeerd door ECB volgens de normering NEN 2082.
    SP 2010 is NIET gecertificeerd cf. NEN2082
    Eén SP 2010 IMPLEMENTATIE (voor gemeente Nieuwegein) is WEL gecertificeerd door ECB
  • Certificering
    Het DoD 5015.2 Service Pack voor MOSS 2007 werd beschikbaar gesteld als ‘as is’ code via internet en kon alles of niets worden geïnstalleerd.
    Voor SharePoint 2010 ontwikkelt GimmalSoft aanvullende software voor DoDcompliance waarmee een keuze kan worden gemaakt uit componenten
  • Meer achtergrond….
    http://sharepointrecordsmanagement.com/tag/sharepoint-2010-dod-5015-2-certification/
    http://technet.microsoft.com/en-us/library/ee424394.aspx
    http://blogs.technet.com/b/vedant/archive/2010/04/21/using-the-document-set-feature-in-sharepoint-2010-part-1.aspx
  • Meer informatie over deze twee-daagse cursus?
    wo. 5 en wo. 26 oktober 2011
    wo. 2 en wo. 16 november 2011
    http://goopleidingen.nl/info-spa-rm