Your SlideShare is downloading. ×
Auditorías externas autoevaluación 11-08-2012
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×

Introducing the official SlideShare app

Stunning, full-screen experience for iPhone and Android

Text the download link to your phone

Standard text messaging rates apply

Auditorías externas autoevaluación 11-08-2012

5,953
views

Published on


0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total Views
5,953
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
5
Actions
Shares
0
Downloads
172
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide
  • ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
  • ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
  • ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
  • El propósito de las listas de Verificación es: Recordar al auditor la información que debe ser obtenida y los hechos que deben ser verificados Es una guía Anotar en estas lista: Respuestas, entrevistados, items verificados Son registros de auditoría Son una herramienta útil para la administración del tiempo Tiempo: 15 minutos
  • El propósito de las listas de Verificación es: Recordar al auditor la información que debe ser obtenida y los hechos que deben ser verificados Es una guía Anotar en estas lista: Respuestas, entrevistados, items verificados Son registros de auditoría Son una herramienta útil para la administración del tiempo Tiempo: 15 minutos
  • El propósito de las listas de Verificación es: Recordar al auditor la información que debe ser obtenida y los hechos que deben ser verificados Es una guía Anotar en estas lista: Respuestas, entrevistados, items verificados Son registros de auditoría Son una herramienta útil para la administración del tiempo Tiempo: 15 minutos
  • Transcript

    • 1. Auditorías Externas (ISO 19011) y Autoevaluación Estándar Acreditación MINSALRigoberto Marcelo Yáñez Vera Agosto 2012
    • 2. NCh2547.Of2008 Laboratorios Clínicos – Requisitos particulares para la Calidad y Competencia 4.14 Auditorias internas Auditoria: verificar que lasoperaciones cumplen en formacontinua con los requisitos delsistema de gestión de la calidad.
    • 3. AUDITORIAS• Verificar que los procedimientos son eficaces y adecuados para lograr los objetivos definidos.• Verificar que los procedimientos se siguen en forma efectiva.• Verificar que las actividades y sus resultados cumplen con los requisitos, procesos y procedimientos pre-establecidos.
    • 4. NORMAS DE AUDITORIAS SISTEMA DE CALIDADNCh-ISO 19011.Of2011 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental.NCh 2442.Of1999 Laboratorios – Auditorías Internas y Revisión de Gerencia.
    • 5. AUDITORIA Es un examen planificado,sistemático, independiente y documentado, con el fin de evaluar la eficacia de los sistemas de gestión de la calidad.
    • 6. AUDITORIASClasificación:-Auditorias de primera parte (auditoriasinternas).-Auditorias de segunda parte, de un cliente a unproveedor (auditorias externas).-Auditorias de tercera parte, la realizanorganismos independientes (auditoriasexternas).
    • 7. AUDITORIAS Planificación Realiza Resultados-------------------------------------------------------------------Interna Laboratorio Personal propio Mejora o externo Continua-------------------------------------------------------------------Externa Entidad Auditores Certificación externa externos Acreditación Reconocimiento externo
    • 8. PARA LLEVAR A CABO UNA AUDITORIA SE DEBE TENER PRESENTE: Todas las personas deben conocer el propósito de la auditoría. No se deben buscar culpables, se debe encontrar lo que no funciona bien. El informe debe ser equilibrado, mostrar las No Conformidades, pero también las Conformidades. Se deben evitar los criterios subjetivos y los puntos de vista personales. Se debe aprovechar la reunión con el equipo auditor antes de elaborar el informe de auditoría, para aclarar dudas, confusiones y hasta posibles errores que tenga el auditor, y que en consecuencia no aparecerán en el informe.
    • 9. OBJETIVOS AUDITORIA INTERNA• Cumplir con los requisitos normativos (Ej. NCh2547.Of2008).• Determinar la efectividad del Sistema de Gestión de Calidad, para alcanzar los objetivos de calidad.• Identificar y corregir No Conformidades antes de que se efectué una auditoria externa.• Aportar evidencias de implementación y efectividad del sistema a la alta dirección para mejorar el desempeño de la organización.• Mejorar prácticas vigentes.• Identificar fortalezas y debilidades.• Herramienta eficaz para apoyar las políticas y control de gestión de la organización.
    • 10. FUNDAMENTO AUDITORIAS NCh2547.Of20084.14.1. Para verificar que las operaciones cumplen enforma continua con los requisitos del sistema de gestiónde la calidad, se deben efectuar auditorias internas detodos los elementos del sistema de calidad, tantoadministrativos como técnicos a intervalos definidos. Laauditoria interna se debe dirigir progresivamente a estoselementos y poner énfasis en las áreas de importanciacrítica para el cuidado del paciente.
    • 11. FUNDAMENTO AUDITORIAS NCh2547.Of20084.14.2. Las auditorias internas deben ser formalmente planificadas,organizadas y realizadas por el director de calidad o por personalcalificado especialmente designado. El personal no debe auditar suspropias actividades. Los procedimientos para las auditorias internasdeben estar definidos y documentados e incluir los tipos deauditorias, frecuencia, metodologías y documentación requerida.Cuando se encuentren deficiencias y oportunidades de mejoramiento,el laboratorio debe realizar acciones correctivas o preventivasapropiadas, las que deben ser documentadas y llevadas a cabodentro de un tiempo acordado. Los principales elementos del sistemade calidad deberían ser normalmente sometidos a una auditoriainterna a lo menos una vez cada doce meses.
    • 12. FUNDAMENTO AUDITORIAS NCh2547.Of20084.14.3. Los resultados de las auditorias internasdeben ser remitidos a revisión de la dirección dellaboratorio.
    • 13. REQUISITOS PARA LA AUDITORIA• Información suficiente y apropiada sobre el tema de la auditoria.• Documentación solicitada al auditado.• Recursos adecuados que respalden y avalen a la auditoria.• Cooperación adecuada por parte del auditado.• Competencia del auditor (s).
    • 14. DEFINICIONES• Criterio de auditoria: procedimientos con los que el auditor compara la información recopilada.• Evidencia de auditoria: información o registros de hechos verificables sobre la gestión de la organización.• Resultados de la auditoria: resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria comparados contra los criterios de la auditoria.
    • 15. AUDITORIAS EXTERNAS DE CALIDAD (NCh2442)• Organización e Iniciación.• Planificación (plan auditoria).• Ejecución.• Acciones y Seguimiento.• Documentación y registros.
    • 16. ORGANIZACIÓN E INICIACIÓN DE AUDITORIAS• Programa de auditorias.• Evaluación y calificación de auditores.• Auditores entrenados.• Revisar documentación relativa a la auditoria.• Definir áreas y responsables.• Procedimiento específico.• Auditar procesos y/o actividades en terreno.
    • 17. PROGRAMA DE AUDITORIA “Conjunto de una o más auditorias planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacía un propósito específico”Nota: Un programa de auditoria incluye todas las actividadesnecesarias para planificar, organizar y llevar a cabo lasauditorias.
    • 18. PERFIL DE LOS COMPONENTES DE LA AUDITORIA-Equipo auditor: - Compuesto por un auditor líder, otros auditores y/o técnicos. - Deben ser independientes de la actividad auditada.-Auditor líder: (auditor jefe) - Debe asegurar una conducta eficiente y efectiva de la auditoria dentro de sus alcances.-Auditor: - Planificar y desarrollar las tareas asignadas objetiva y eficientemente.-Evaluador técnico: (experto) - Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor.
    • 19. RESPONSABILIDADES AUDITOR LÍDER (o auditor jefe)φ Dirigir y administrar la auditoria. * φ Presidir las reuniones de apertura y cierre.φ Solicitar toda la información requerida para la planificación. φ Asegurar el progreso de la auditoria de acuerdo al plan.φ Revisar documentación necesaria φ Asegurar que los resultados deφ Seleccionar equipo auditor. auditoria sean reportados deφ Preparar y entregar plan una forma clara, concluyente y auditoria. * sin demoras.φ Asignar tareas individuales. φ Elaborar, firmar y entregar informe auditoria. *φ Asegurar que los documentos de trabajo estén preparados. φ Efectuar auditorias de seguimiento. *φ Representar al equipo de auditoria. *
    • 20. AUDITOR• Efectuar auditoria. *• Cumplir con los requisitos. Revisar documentación solicitada.• Comunicar y clarificar los requisitos de la auditoria.• Planificar y ejecutar las labores individuales efectivamente.• Recolectar y analizar evidencias. Informar no conformidades y observaciones. *• Efectuar actividades asignadas por el auditor líder (auditor jefe). *• Retener y mantener provisionalmente la documentación de la auditoria. *• Mantener la confidencialidad.• Actuar de manera ética.• Conclusiones basadas en evidencia objetiva.• Efectuar auditorias de seguimiento. *
    • 21. RESPONSABILIDADES Director Laboratorio o Jefe Area Auditada• Informar al personal.• Designar al personal que acompañará al grupo auditor.• Dar acceso a las instalaciones.• Proveer los recursos necesarios.• Firmar informe auditoria.• Prepara plan de acciones correctivas.
    • 22. RESPONSABILIDADES Encargado de Calidad• Participar en la auditoria.• Participar en la elaboración del plan de acciones correctivas.
    • 23. Evaluación y calificación de los AuditoresCompetencia:• Educación.• Experiencia.• Entrenamiento.• Experiencia en Auditoria.• Independencia.• Capacidad para entender las actividades.Perceptividad: Habilidad para entender el problema rápidamente sin emitir conclusiones apresuradas.Persistencia: Habilidad para vencer las dificultades y mantener el curso de las acciones planificadas.
    • 24. Evaluación y calificación de los AuditoresPunto de vista flexible:•Habilidad para enfocar un problema lógica y sistemáticamente.•Habilidad para definir los límites de responsabilidades del área auditada.Enfoque disciplinado:Habilidad para ver las cosas desde diferentes puntos de vista yadaptarse a situaciones variables.Habilidad social:Habilidad para comunicarse y trabajar con otras personas de diferentesniveles y experiencia.Habilidad técnica:Habilidad para investigar y determinar el grado de cumplimiento en todaslas áreas.
    • 25. Características Positivas del Auditor Cortés.  Tenaz. Amigable.  Mente abierta. Servicial.  Diplomático. Constructivo.  Honesto. Informativo.  Maduro. Perceptible.  Modesto. Juicioso.  Tacto.
    • 26. PLAN AUDITORIA EXTERNA Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoria• Área a auditar. Estado de los procesos.• Objetivos y alcance de la auditoria.• Criterios de la auditoria. Documento (s) de referencia.• Selección de los auditores. Equipo de auditores.• Resultados de auditorias previas.• Listado de verificación o Check List (optativo).• Disponibilidad de los auditados. Fecha auditoria.• Detalles de actividades.• Hora y duración estimada de las actividades.• Fecha publicación y distribución informe auditoria. El plan debe ser revisado y aceptado por el auditado antes de comenzar la ejecución de la auditoria
    • 27. FORMATO PLAN AUDITORIA (OPS/OMS 2005)
    • 28. EJEMPLO FORMATO PLAN AUDITORIAFecha Auditoría Nº Unidad que va a ser auditadaJefe Unidad Fecha programada H inicio H términoObjetivo de la auditoríaDocumentos de referenciaEquipo auditorAuditor líderAuditorAuditor técnicoAuditor en entrenamientoCronograma de actividades principalesObservaciones Nombre y firma auditor líder
    • 29. EJEMPLO FORMATO PLAN AUDITORIA Fecha : / / PLAN DE AUDITORIA INTERNA AI/01/2005 Página deÁrea a Auditar:Fecha de la Auditoria:Equipo Auditor:Documentos de referencia:Alcances de la Auditoria:Objetivos de la Auditoria: Plan de Actividades: Continúa …
    • 30. EJEMPLO FORMATO PLAN AUDITORIA INTERNA, continuación Plan de ActividadesDESCRIPCION Fecha y hora de Fecha y hora de inicio término Personal a EntrevistarNOMBRE CARGO Firma Auditor Jefe
    • 31. PLANIFICACIÓN AUDITORIA - OBJETIVO DE LA AUDITORÍA: Determinar conformidad. Determinar funcionamiento. Determinar efectividad. Proveer oportunidad de mejora. Asegurar cumplimiento de requisitos legales o regulatorios. -ALCANCE DE LA AUDITORÍA: Lugares, procesos. Criterios – requisitos.
    • 32. CRITERIOS DE AUDITORIA EN UN SGC DE UN LABORATORIO CLÍNICO• NCh2547.Of2008  Política, Objetivos, Metas, Estándares.  Requisitos de calidad del SGC.  Requisitos legales y regulatorios.
    • 33. EVIDENCIAS DE LA AUDITORÍA“Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables”
    • 34. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA“Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a criterios de auditoria”Nota: Los hallazgos de la auditoria pueden indicar tantoConformidad o No Conformidad con los criterios de auditoriacomo oportunidades de mejora.
    • 35. REVISIÓN PREVIA DE LA DOCUMENTACIÓN Ma GC nual S umentos ? Criterio de Auditoria c tra do mientosL anual aes ista M e Procedi d =M BENEFICIOS DE UNA REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN:  Identifica propósito de cada proceso.  Identifica, flujo, secuencia y recursos de las actividades.  Ayuda a la planificación auditoria.  Identifica la necesidad de especialistas (evaluadores técnicos).  Identifica controles implementados.  Provee oportunidad para detectar insuficiencias.  Evalúa si es entendible el sistema y los requisitos de calidad.
    • 36. LISTADO DE VERIFICACIÓN O CHECK LIST Preparadas para cada actividad, producto y/o servicios del sistema de calidad. Incluir todas las características a ser evaluadas. Resumir y sintetizar las observaciones y hallazgos para facilitar las conclusiones. VENTAJAS: Despersonaliza la entrevista con el auditado (más objetiva). Mejora la administración del tiempo de auditoria. Proporciona uniformidad al proceso de auditoria.
    • 37. LISTA DE VERIFICACIÓN NCh2547.Of2008, ejemplo: Requisitos Cumple Cumple NA Observaciones SI NO4.1 Organización y administración4.1.1 El laboratorio o la entidad de la cual forma parte, debe serlegalmente identificable4.1.2 Los servicios de laboratorio clínico, incluyendo lainterpretación y consultoría adecuadas,deben estar diseñados para satisfacer las necesidades de lospacientes y de todo el personal clínico responsable del cuidado delpaciente4.1.3 El laboratorio debe cumplir con los requisitos de esta norma,así desarrolle el trabajo en sus dependencias permanentes o enotros lugares de los que sea responsable4.1.4 Las responsabilidades del personal del laboratorio que estáinvolucrado en los exámenes serán definidas de modo deidentificar conflictos de interés. Consideraciones financieras opolíticas no deberían influir en la realización de los exámenes.4.1.5 La dirección del laboratorio debe tener la responsabilidad deldiseño, implantación, mantención y mejoramiento del sistema degestión de calidad. Esto debe incluir:a) apoyo administrativo a todo el personal del laboratorio,otorgándole la adecuada autoridad y los recursos necesarios pararealizar su trabajo;b) disposiciones para asegurar que su dirección y personal estánlibres de presiones indebidas, internas y externas, de tipocomercial, financiera u otras influencias que puedan afectaradversamente la calidad de su trabajo;
    • 38. LISTA DE VERIFICACIÓN EST. ACREDITACIÓN LAB. CLÍNICOS, ejemplo: Pauta de Cotejo
    • 39. EJECUCIÓN AUDITORIA EXTERNAACTIVIDADES:• Reunión inicial.• Verificación de requisitos de calidad.• Detección de evidencias objetivas.• Resultados de la auditoria.• Reunión final.• Informe: debe incluir un resumen de los resultados de la auditoria, de forma clara y sencilla, fácilmente comprensibles por el auditado. Debe contener la organización, objetivos, criterios de evaluación, y resultados de la auditoria.• Cierre.
    • 40. EJECUCIÓN AUDITORIA EXTERNA - REUNIÓN FINAL: Presentar resultados encontrados. Evidencias objetivas adicionales. Acuerdo sobre la completa aceptación de las no conformidades y solicitud de acciones correctivas. El Auditor Líder puede dejar una lista manuscrita de las no conformidades o un reporte preliminar.
    • 41. EJECUCIÓN AUDITORIA EXTERNA ELABORACIÓN INFORME DE AUDITORÍA El equipo auditor documenta los hallazgos e informes de No Conformidad INC. El Auditor Líder reúne todos los INC, para su análisis y aprobación. El equipo auditor establece las conclusiones de la auditoría. El Auditor Líder documenta el Informe de Auditoría y la solicitud de acciones correctivas.
    • 42. FORMATO INFORME DE NO CONFORMIDADNo conformidadFecha Unidad NC NºDescripción de la no conformidadDocumento Responsable de la unidadÍtem normativo Auditor líder AuditorComentariosPosible causaFirmaAcción correctivaResponsable DescripciónFecha propuesta ACFecha propuestaimplementaciónFecha seguimiento Comentarios seguimiento 1Auditor seguimientoNo conformidad Cerrada Si No Disminuida FirmaFecha seguimiento Comentarios seguimiento 2Auditor seguimientoNo conformidad Cerrada Si No Disminuida Firma
    • 43. EJECUCIÓN AUDITORIA EXTERNAContenido del informe: Objetivo, alcance y criterios de la auditoria. Programa, identificación de auditores y auditados. Hallazgos incluyendo no conformidades y conclusiones. Evaluación de la conformidad del sistema con los criterios de auditoria. Resumen del proceso de auditoria, comentarios de logros u obstáculos y petición de acciones correctivas.
    • 44. EJEMPLO FORMATO INFORME AUDITORÍA EXTERNAUnidad auditada Fecha InformeObjetivoAlcanceDocumentos de referencia Equipo auditor Hora inicio Auditor líder Hora término Auditor técnico AuditorAsistentes reunión final Cargo Firma1234Personas entrevistadas Continúa …
    • 45. EJEMPLO FORMATO INFORME AUDITORÍA EXTERNA, continuaciónPersonas entrevistadasNº total NC encontradas Nº NC anteriores no resueltas Nº de observacionesComentarios Firma auditor líder
    • 46. EJEMPLO FORMATO INFORME AUDITORÍA EXTERNA, anexoNC Nº Descripción NCObs. Nº Descripción de la observación Firma auditor líder
    • 47. EJECUCIÓN AUDITORÍA EXTERNA CIERRE DE LA AUDITORIA TODAS las acciones correctivas se han implementado y su eficacia ha sido comprobada: ACCIÓN Y SEGUIMIENTO INFORME FINAL: Alcance, objetivos y criterio de la auditoría. Plan de auditoria, identificación de auditores y auditados. Hallazgos de la auditoria incluyendo no conformidades. Conclusión del equipo de auditoria sobre el cumplimiento del SGC con respecto al criterio de auditoria. Capacidad del sistema para obtener los objetivos definidos. Cumplimiento de Acciones Correctivas. Resumen del proceso de auditoria y observaciones. Lista de distribución.
    • 48. DOCUMENTACIÓN AUDITORÍA EXTERNA Mantener Registros de todas las auditorias. Informes de auditorías. Acciones Correctivas. Revisión de las auditorías por la Dirección.
    • 49. AUTOEVALUACIÓN
    • 50. REQUISITOS PARA ACREDITAR 1 º AUTORIZACION SANITARIA VIGENTELa acreditación se realizará sólo a instituciones autorizadas, demodo de asegurar que cuentan con los componentesestructurales y de organización mínimos. 2º PROCESO DE AUTO-EVALUACIÓN LOS ÚLTIMOS 12 MESES La intendencia de prestadores de la Superintendencia deSalud ha publicado en su página web, los formatos ycontenidos mínimos que deberán cumplir los informes de Autoevaluación, que serán realizados por los prestadoresinstitucionales que soliciten someterse al procedimiento deAcreditación Nacional.
    • 51. PROCESO DE AUTOEVALUACIÓN Proceso periódico y documentado deevaluación de las actividades de mejoríacontinua de la calidad de la atención en salud,que realiza la misma entidad que pretendeacreditarse y que involucra la globalidad de losprocesos de relevancia clínica de la instituciónconsiderando, entre otros procesos críticos,aquellos por los que postula a ser acreditado.
    • 52. Formatos para la presentación del Informe de AutoevaluaciónEl formato de autoevaluación respectivo, aprobadopor la Circular IP N°9 del 03/09/2010, deberá serutilizado por los Prestadores Institucionalesque deseen elaborar su informe deautoevaluación, el cual es uno de los requisitospara poder presentar su solicitud de acreditaciónante la Superintendencia de Salud. Se recuerdaque el proceso de autoevaluación deberá habersido ejecutado y concluido en los 12 (doce) mesesanteriores a la solicitud de acreditación.
    • 53. www.supersalud.cl• Formato para Atención Cerrada• Formato para Atención Abierta• Formato para Atención Psiquiátrica Cerrada• Formato para Centro de Diálisis• Formato para Servicios de Esterilización• Formato para Servicios de Imagenología• Formato para Laboratorios Clínicos
    • 54. Requisitos para postular:PROCESO DE AUTO-EVALUACIÓN LOS ÚLTIMOS 12 MESES (Formato de Autoevaluación) Intendencia de Prestadores revisa (obs) Acepta Rechaza
    • 55. PERFIL DEL EVALUADORRESOLUCIÓN DE CONFLICTOS DURANTE EL PROCESO
    • 56. EL EVALUADOR DEBE SER UN PROFESIONALCON:
    • 57. Manejo de la Información
    • 58. Profesional Competente
    • 59. PRESTADOR
    • 60. Comunicación Comprensible y Directa
    • 61. Proceso de Acreditación
    • 62. Situaciones de Duda
    • 63. Qué puede suceder???
    • 64. Conflictos de Interés
    • 65. Conflictos de Interés
    • 66. Conflictos de Interés
    • 67. FISCALIZACIÓN1.Superintendencia de Salud.2.Instituto de Salud Pública de Chile (ISP).
    • 68. Rigoberto Marcelo Yáñez Vera Agosto 2012