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Wissensmanagement bei Volkswagen
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Wissensmanagement bei Volkswagen

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Unternehmen entwickeln, produzieren und vertreiben ihre Produkte weltweit. Somit ist auch die Entstehung und Nutzung von Wissen in Unternehmens nicht mehr auf einen Standort beschränkt. …

Unternehmen entwickeln, produzieren und vertreiben ihre Produkte weltweit. Somit ist auch die Entstehung und Nutzung von Wissen in Unternehmens nicht mehr auf einen Standort beschränkt. Wissensmanagement hilft hohe Reisekosten zu reduzieren, indem die Experten des Unternehmens in Wissensnetzwerken organisiert werden und standortverteilt koordiniert zusammenarbeiten können. Innovative lokale Lösungen werden im ganzen Unternehmen weitergegeben. Informationen zu neuen Verfahren oder erkannten Problemen werden schnell an alle betroffenen Mitarbeiter weitergeleitet. So können z.B. teure Rückrufaktionen vermieden und die damit verbundenen Imageschäden abgewendet werden.

Ein hoher Ausbildungsstand und lebenslanges Lernen der Mitarbeiter sind entscheidend für die erfolgreiche Erzeugung komplexer Produkte und Dienstleistungen. Wechseln jedoch hochqualifizierte Mitarbeiter in eine andere Abteilung oder verlassen das Unternehmen, kann dies problematisch werden. Wissensmanagement hilft, das Wissen wechselnder oder ausscheidender Mitarbeiter zu bewahren.

Was ist Wissensmanagement
Wissensbasen
Wissenswegweiser
Wissensstafette
Wissensnetzwerke
Kompetenzmanagement

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  • 1. Methoden des Wissensmanagement GFU Cyrus AG Köln Dienstag, 20. Januar 2009 Unterschied zwischen Informations- und Wissensmanagement Informations- management Explizierbares Wissen 1/7 Wissensmanagement Implizites Wissen 6/7 Kompetenz- Handeln management 2 © MediaStudio Bielefeld 1
  • 2. Ziele von Wissensmanagement  Innovative lokale Lösungen unternehmensweit weitergeben  Wissen jederzeit, an jedem Ort zur Verfügung stellen  Aus Fehlern im Unternehmen weltweit lernen  Wissen an den richtigen Stellen nur einmal aufbauen  Wissen ausscheidender Mitarbeiter bewahren 3 Methoden des Wissensmanagement Einführung von Datenbanken Wissensbasen und Dokumentenmanagement Dokumente Wissens- Finden von Ansprechpartnern wegweiser an allen Standorten „Gelbe Seiten“ Wissens- management Wissensstafette Transfer von Fach- bzw. Expertenwissen auf Nachfolger Methoden Wissens- Weltweit vernetzte Arbeit zu ausgesuchten Themen und netzwerke Projekten Kompetenz- Soll Haben Mitarbeiterentwicklung und management Mitarbeitereinsatz optimieren 4 © MediaStudio Bielefeld 2
  • 3. Wissensbasen Prozess Rückkopplung Sender Empfänger eingeben empfangen Bibliothek Eingabeformalität Aktenschrank Anfrage Datenbank Rückkopplung 5 Senden Mensch Vertrauen Autor oder ggf. (Nutzerkreis, Aktualität, Redakteur ordnen Können, Fairness) Konformität, den Beitrag der Wollen, individuelle Relevanz, Struktur zu. Dürfen Nutzener- Redundanz Akzeptanz der w artung Struktur Erzeugen Einstellen Prüfen Strukturieren Organisation Die Organisation Zeitbudget, gibt die Struktur Zeitbudget Prozess- Gibt Prüfkriterien vor und passt Prozess- verankerung, vor (Richtlinien- diese ggf. an. verankerung Verfügbarkeit kompetenz) Kommunikation von Technik der Struktur senden empfangen Bibliothek Eingabeformalität Aktenschrank Anfrage 6 Datenbank © MediaStudio Bielefeld 3
  • 4. Speichern Mensch Autor oder ggf. Redakteur prüft die Vertrauen in die Technik Aktualität, Konformität, Relevanz, Redundanz Speichern Sichern Revision Organisation Gibt Prüfkriterien Betreiberkonzept Berechtigungskonzept vor (Richtlinien- kompetenz) senden empfangen Bibliothek Eingabeformalität Aktenschrank Anfrage 7 Datenbank Empfangen Mensch Beherrschung von Erkenntnis ("zu Vertrauen in die Vertrauen in die Suchstrategien wissen, wo Validität der Aktualität der Orientierung in Wissen fehlt") Daten Ergebnisse der Struktur des Systems Auswahl der Navigation und Bedarf Informations- Ergebnis Suche quelle Organisation "Kultur„: Lern- gibt Richtlinien bestrebungen Verbreitung und gibt die Richtlinien für die Ergebnis- w erden gefördert. Bekanntmachung für die Mensch - präsentation vor Definition von der Informations- Maschine & schafft den Lern- quelle Schnittstelle vor Rahmen für die schw erpunkten. Ergebnisnutzung senden empfangen Bibliothek Eingabeformalität Aktenschrank Anfrage 8 Datenbank © MediaStudio Bielefeld 4
  • 5. Rückkopplung Sender Anschluss- Das Ergebnis der Rückmeldung / fähigkeit der Recherche muss Bewertung über Empfänger Informationen an für den den Beitrag an das vorhandene Empfänger einen Autor und/oder Wissen des Erkenntnis- andere Nutzer Empfängers gew inn bedeuten Sinn Neuigkeitswert Bewertung senden empfangen Bibliothek Eingabeformalität Aktenschrank Anfrage Datenbank 9 Nutzen von Wissensbasen  Größere Akzeptanz von Datenbanken und neuen Kommunikationsmedien seitens der Nutzer  Fehlplanungen werden vermieden  Weniger Misserfolge bei der Einführung von Datenbanken  Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit 10 © MediaStudio Bielefeld 5
  • 6. Methoden des Wissensmanagement Einführung von Datenbanken Wissensbasen und Dokumentenmanagement Dokumente Wissens- Finden von Ansprechpartnern wegweiser an allen Standorten „Gelbe Seiten“ Wissens- management Wissensstafette Transfer von Fach- bzw. Expertenwissen auf Nachfolger Methoden Wissens- Weltweit vernetzte Arbeit zu ausgesuchten Themen und netzwerke Projekten Kompetenz- Soll Haben Mitarbeiterentwicklung und management Mitarbeitereinsatz optimieren 11 Wissenswegweiser 12 © MediaStudio Bielefeld 6
  • 7. Xing 13 „Gelbe Seiten“ im Unternehmen Wissenswegweiser Name Dr. Jochen Köhler Firma MediaStudio Adresse Stieghorster Straße 60 33605 Bielefeld Tel 05 21 / 2 08 89 50 Mobil 01 72 / 5 47 57 61 Fax 05 21 / 2 08 89 45 Mail jochen.koehler@mediastudio.de Tätigkeit Berater Schwerpunkte Wissensmanagement, Kompetenzmanagement, Personalentwicklung, Geschäftsprozessanalyse, Geschäftsprozessoptimierung, Business Reengineering, Corporate University Branchen Automotive, Sanitär, Verlagswesen, IT Sprachen Deutsch, Englisch 14 © MediaStudio Bielefeld 7
  • 8. Akteure Was wird publiziert? Was darf nicht publiziert werden? Wer sieht was (und was nicht)? Wie ist das System abzusichern? Wie ist der Publikationsprozess? IT Wie ist der Mitarbeiter-Einsatz geregelt? Architektur Integration in Systemlandschaft Schnittstellen Betrieb … 15 Nutzen von „Gelben Seiten“  Schnelle und unbürokratische Suche nach kompetenten Ansprechpartnern (z.B. jemand der russisch spricht und/oder Erfahrungen im Wertstoffrecycling hat)  Effizienterer Mitarbeitereinsatz (z.B. Mitglieder eines Projektteams oder für Sonderaufgaben können schneller gefunden werden)  Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit. (Unternehmen die Gelbe Seiten Einsetzen werden von deren Mitarbeitern in ihrer Eigenschaft als Arbeitgeber besser bewertet. Erfahrungen aus Unternehmen die „Gelbe Seiten“ einsetzen bestätigen dies) 16 © MediaStudio Bielefeld 8
  • 9. Methoden des Wissensmanagement Einführung von Datenbanken Wissensbasen und Dokumentenmanagement Dokumente Wissens- Finden von Ansprechpartnern wegweiser an allen Standorten „Gelbe Seiten“ Wissens- management Wissensstafette Transfer von Fach- bzw. Expertenwissen auf Nachfolger Methoden Wissens- Weltweit vernetzte Arbeit zu ausgesuchten Themen und netzwerke Projekten Kompetenz- Soll Haben Mitarbeiterentwicklung und management Mitarbeitereinsatz optimieren 17 Erfahrungen und Kompetenzen von Menschen „Wissen liegt immer zwischen Menschen und nicht auf Festplatten“ Leif Edvinsson 2003* * Leif Edvinsson war der weltweit erste “Director of Intellectual Capital” beim schwedischen Finanzdienstleister Skandia 18 © MediaStudio Bielefeld 9
  • 10. Anlässe für die Wissensstafette Transkultureller Austausch Generationswechsel Jobrotationen Projekt-Abschluss Einstieg und Einarbeitung neuer Mitarbeiter 19 Ziele der Wissensstafette Unterstützung bei Fach-, Führungswechsel und Projektdebriefing Systematischer Erfahrungsaustausch durch den Einsatz bewährter Checklisten und halb strukturierter Interviews Sensibilisierung des Nachfolgers für explizite und implizite Aufgaben und Themen Klären von Erwartungen und Zielvorgaben des Nachfolgers für die zukünftige Position Einsparen von Zeit und Ressourcen durch den Austausch wichtiger Informationen 20 © MediaStudio Bielefeld 10
  • 11. Themenschwerpunkte einer Wissensstafette Erwartungen ! Unternehmenskultur Motive ! Regeln Risiken ! Schlüsselpersonen Bedürfnisse ! Ressourcen Fakten ? Befürchtungen 21 Das Prinzip 22 © MediaStudio Bielefeld 11
  • 12. Wissensstafette Fachwechsel Methoden der Wissensstafette Informationen Feedback Strukturierte Interviews Dokumenten- analyse Kooperatives Arbeiten Moderierte Übergabe- gespräche 23 Fachwechsel: Aufbau von Wissenslandkarten Vernetzung und Querbeziehungen / Globale Sicht Terminologie Grenzen des eigenen Wissens Blick für das Machbare Faktenwissen / Grundwissen Benachbarte Experten / zum Fachgebiet Ansprechpartner Interpretation von Versuchsergebnissen Treffen von Entscheidungen bei Wissen von Experten unvollständiger Informationslage Schnittstellen Methoden / Tools Wie und wo kommt man an Informationen? Problemlösungswissen / Fehleranalyse Pleiten, Pech und Pannen Abläufe in den Lieferantenfirmen Abläufe in der eigenen Firma 24 © MediaStudio Bielefeld 12
  • 13. Wissensstafette: Der Nutzen  Effektivere Einarbeitung (Aussage von Führungskräfte: 30% Zeitersparnis)  Sicherere Entscheidungsfindung durch gezielten Wissenstransfer  Schnellere Einschätzung komplexer Themenfelder im neuen Verantwortungsbereich  Beschleunigte Vertrauensbildung zwischen Führungskraft und neuen Mitarbeitern Die Wissensstafette ist ein Standardinstrument bei Volkswagen 25 Die Wissensstafette wird eingesetzt bei: Führungswechsel ca. ca. 230 230 Projektdebriefing Expertenwechsel Volkswagen AG: FS AG Beschaffung Konzernrevision Produktionssteuerung QA Beijing, China VW de México Messebau Qualitätssicherung K-GOS Finanzen China Konzernforschung VW Transport K-SV Konzernkommunikation Produktion Vertrieb Kundendienst Entwicklung Finanzwesen AutoEuropa Service Unit Fertigung Kassel VW Immobilien Personalwesen Management Telekom WACKER GmbH FRAPORT Lufthansa Stadt Braunschweig Voest alpine GmbH ABB Miba AG ... 26 © MediaStudio Bielefeld 13
  • 14. Methoden des Wissensmanagement Einführung von Datenbanken Wissensbasen und Dokumentenmanagement Dokumente Wissens- Finden von Ansprechpartnern wegweiser an allen Standorten „Gelbe Seiten“ Wissens- management Wissensstafette Transfer von Fach- bzw. Expertenwissen auf Nachfolger Methoden Wissens- Weltweit vernetzte Arbeit zu ausgesuchten Themen und netzwerke Projekten Kompetenz- Soll Haben Mitarbeiterentwicklung und management Mitarbeitereinsatz optimieren 27 Unterschiedliche Formen von Wissensnetzwerken Communities of Practice: langfristig angelegt für den kontinuierlichen Austausch von Informationen angelegt Fachexperten, die über ein gemeinsames spezifisches Wissen verfügen Mitglieder arbeiten im gleichen Feld Projekt Teams: kurzfristig angelegt zur Erreichung eines spezifischen Ziels gemeinsame Verantwortung für die erzielten Ergebnisse Entscheidungsnetzwerke Publikationsnetzwerke 28 © MediaStudio Bielefeld 14
  • 15. Diskussionsforum Übersichtliches Meinungsbild 29 Abstimmungen Schnelle Entscheidungsfindung 30 © MediaStudio Bielefeld 15
  • 16. Zentrale Bibliothek Gemeinsame strukturierte Dokumentenablage 31 Team-Kalender Team-Termine publizieren Hier fehlt ein Screenshot 32 © MediaStudio Bielefeld 16
  • 17. Projektplanung Projektverfolgung mit Outlook-Anbindung 33 Datenbank Sammlung und Darstellung relevanter Informationen 34 © MediaStudio Bielefeld 17
  • 18. usw… Wiki, Blog, Application Sharing, Video-Conferencing, Instant Massaging, Chat… 35 Erste Schritte zur Einführung von Collaboration Festlegung des Themengebiets Identifizierung der Teilnehmer Einigung auf messbare Teamziele Formulierung eines Teamvertrags Auswahl eines Moderators Einbeziehung der Führungskräfte 36 © MediaStudio Bielefeld 18
  • 19. Die wichtigsten Rahmenbedingungen Teamziele Bis KW xy soll eine gemeinsame Betriebsmittel-Liste vorliegen. Bis KW xy soll jeder Teilnehmer mindestens einen Bericht über ein gelungenes Projekt oder eine bewährte Vorgehensweise publiziert haben. … Teamvertrag Welche Regeln gelten für das Zulassen neuer Mitglieder? Was soll mit veralteten Beiträgen geschehen? … Moderator Moderatorin ist Frau Müller, ihr Stellvertreter ist Herr Schmidt 37 Nutzen von Kompetenzmanagement Vorteile für Ihr Unternehmen:  Zusammenarbeit ist unabhängig von räumlichen und zeitlichen Gegebenheiten möglich  Schnellerer Informationsfluss  Entwicklung neuen Wissens  Lösung wiederkehrender Probleme  Weitergabe erfolgreicher Strategien / Best Practices  Identifizierung von Experten Vorteile für die Mitglieder:  Zugang zu exklusiven Informationen  Erweiterung der persönlichen Kenntnisse  Kennenlernen neuer Arbeitstechniken  Schnellere Problemlösung  Vereinfachung der täglichen Arbeit 38 © MediaStudio Bielefeld 19
  • 20. Methoden des Wissensmanagement Einführung von Datenbanken Wissensbasen und Dokumentenmanagement Dokumente Wissens- Finden von Ansprechpartnern wegweiser an allen Standorten „Gelbe Seiten“ Wissens- management Wissensstafette Transfer von Fach- bzw. Expertenwissen auf Nachfolger Methoden Wissens- Weltweit vernetzte Arbeit zu ausgesuchten Themen und netzwerke Projekten Kompetenz- Soll Haben Mitarbeiterentwicklung und management Mitarbeitereinsatz optimieren 39 Kompetenz – Definitionen Kompetenz (lateinisch competere = zusammentreffen, ausreichen, zu etwas fähig sein, zustehen) Kompetenzen sind die beobachtbaren oder messbaren Fähigkeiten, Fertigkeiten oder Kenntnisse eines Akteurs in einer gegebenen Situation die geeigneten Aktivitäten zur Erzielung eines gegebenen Resultats durchzuführen. 1 Kompetenzen konkretisieren sich somit im Moment der praktischen Anwendung und werden am erzielten Ergebnis der Handlung erkennbar. Kompetenzmanagement … …hat die Aufgabe Mitarbeiter-Kompetenzen zu beschreiben, sie transparent zu machen sowie den Transfer, die Nutzung und Entwicklung der Kompetenzen hinsichtlich strategischer Unternehmensziele sicherzustellen. 2 1 Definition der Volkswagen AG 2 North, K., Reinhardt, K. (2005). Kompetenzmanagement in der Praxis 40 © MediaStudio Bielefeld 20
  • 21. Kompetenzen Überfachliche Fachliche Kompetenzen Kompetenzen Fachlich- Fachlich- Fachlich- Sozial- Persönliche theoretische praktische methodische kommunikative Kompetenzen / Kompetenz Kompetenz Kompetenz Kompetenz Eigenschaften Interkulturelle Change Durchsetzungs- Kompetenz, (Fremd)Sprachen Handwerkliche Management, fähigkeit, Konfliktfähigkeit, Theoretische Fähigkeiten wie Kommunikations- Überzeugungskraft, Kreativität, Kenntnisse etwa Schweißen, Löten, technik, Konflikt- Führungsverhalten, Kritikfähigkeit, „Methoden des Drechseln. management, Kommunikations- Leistungs- Controlling“, Bedienung von Konstruktive verhalten, bereitschaft, „Marktkenntnisse“ Software wie MS Gesprächsführung, Teamfähigkeit Lernfähigkeit, usw. Office, R-Plan, Moderation Überzeugungskraft Selbständigkeit, Selbstorganisation Prinzipielles Vorgehen Vergleich der Anforderungen (Soll) mit den vorhandenen Kompetenzen (Ist) um geeignete Maßnahmen abzuleiten. Soll Ist Soll-Ist Personal - Über- qualifizierung entwicklung    Einsatzplanung    Mitarbeiter- gespräch   Entwicklungs-  bedarf    Zielvereinbarung    etc. Erhebung Gap-Analyse Maßnahmen 42 © MediaStudio Bielefeld 21
  • 22. Ablauf Kompetenzentwicklung Sich ändernde 3. Erhebung von Marktanforderungen Mitarbeiter- 4. Abgleich Kompetenzen SOLL-IST- (IST) Kompetenzen  1. Auswahl der  Kompetenzen (was)  Unter-  nehmens-  Strategie 2. Festlegung der 7. Evaluierung der SOLL-Ausprägung Qualifizierung (wie gut) 5. Auswahl der Qualifizierungs- 6. Organisation und formate Geänderte politische Durchführung der Rahmenbedingungen Qualifizierung Abgleich Jahreszyklus 43 Ablauf kompetenzbasierter Mitarbeitereinsatz Sich ändernde 3. Erhebung von Marktanforderungen Mitarbeiter- 4. Abgleich Kompetenzen SOLL-IST- (IST) Kompetenzen  1. Auswahl der  Kompetenzen (was)  Unter-  nehmens-  Strategie 2. Festlegung der SOLL-Ausprägung (wie gut) 6. Personal- auswahl und 5. Organisation -einsatz des Personal- Geänderte politische Rahmenbedingungen einsatzes Abgleich Bedarfsorientiert 44 © MediaStudio Bielefeld 22
  • 23. Ziel:Mitarbeiter kompetenzbasiert einsetzen Anzahl Kompetenzmanagement Projekte n Projekte bekannte MA - Ressourcen bekannte MA - Ressourcen Zeit 45 Ziel:MA-Kompetenzen transparent machen und bedarfsorientiert weiterentwickeln Kompetenz- level Kompetenzmanagement vorhandene vorhandene Kompetenzen Kompetenzen Zeit 46 © MediaStudio Bielefeld 23
  • 24. Wie verläuft ein Mitarbeitergespräch? Akteure Was darf / darf nicht erhoben werden? Wer sieht was (und was nicht)? Wie ist das System abzusichern? Wie ist der Prozess definiert? Wie ist der Mitarbeiter-Einsatz geregelt? IT … Architektur Integration in Systemlandschaft Schnittstellen Betrieb … 47 Nutzen von Kompetenzmanagement Monetärer Nutzen:  Vermeidung von Überqualifizierung/Fehlqualifizierung  Weniger Arbeitsfehler aufgrund passender Kompetenz  Zeitgewinn durch effizientere Personaleinsatzplanung  Kürzere Reaktionszeiten bei zukünftigen Anforderungsänderungen  Trockenlegung des „grauen Bildungsmarktes“  Detailliertere Qualifizierungsbudgetplanung Qualitativer Nutzen:  Mitarbeiter können nach objektiven Kriterien beurteilt werden  Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation durch Entwicklungschancen erhöhen  Höhere Attraktivität als Arbeitgeber („War of talents“)  Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens erhöhen 48 © MediaStudio Bielefeld 24
  • 25. Kontakt Dr. Jochen Köhler MediaStudio GmbH Stieghorster Straße 60 33605 Bielefeld Tel: +49 172 5475761 Fax: +49 521 2088945 jochen.koehler@mediastudio.de www.mediastudio.de 49 © MediaStudio Bielefeld 25