- Ziele des Prozessmanagements - Nutzen von Business Process Management - Verfahrensmodell zur Einführung von Prozessmanagement - Prozessoptimierung - Anforderungen im Rahmen des Rollouts

1. 1 | Titel| 7. Januar 20191 | © GBTEC Software + Consulting AG 2018
GBTEC Software + Consulting AG
BPM-Einführung und Management

2. 2 | Titel| 7. Januar 20192 | © GBTEC Software + Consulting AG 2018
Agenda
1 Ziele des Prozessmanagements
2 Nutzen von BPM
3 Erfolgsfaktoren
4
Klassisches Vorgehensmodell zur Einführung
von Prozessmanagement
5 Ansätze zur Prozessoptimierung
6 Anforderungen im Rahmen von Rollouts

3. 3 | Titel| 7. Januar 20193 | © GBTEC Software + Consulting AG 2018
Allgemeine Ziele des BPM
Funktionsorientierung
• Bereichsdenken
• Teiloptimum
• Viele Schnittstellen
• Hoher Koordinationsaufwand
Prozessorientierung
• Bereichsübergreifendes Denken
• Gesamtoptimum
• Wenige Schnittstellen
• Schnellere Abläufe
Von der Funktions- zur Prozessorientierung 90-Grad-Shift

4. 4 | Titel| 7. Januar 20194 | © GBTEC Software + Consulting AG 2018
Stakeholderbezogener Nutzen von Prozessmanagement
Leitung
• Transparenz
• Strategische Steuerung und Gestaltung
• Möglichkeit Veränderungsbedarfe gezielt zu
erkennen und herbeizuführen
• Förderung ganzheitlichen,
kundennutzenorientierten Denkens
• Vermeidung von „Silodenken“
Führungskräfte
• Klare Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten
• Verbesserung der operativen Steuerung
• Möglichkeit zur gezielten Identifikation und
Herbeiführung von Optimierungsmaßnahmen
Externe Stakeholder / Kunden
• Höhere Zufriedenheit durch Kundenorientierung
• Hohe Servicequalität
• klar definierte Produkte und Leistungen
Mitarbeiter
• Klare Verantwortungsbereiche und
Zuständigkeiten
• Möglichkeit sich in die Gestaltung von Prozessen
einzubringen
• Motivation durch Mitgestaltungsmöglichkeiten
im Rahmen von KVP
• Schnelles Erlernen von Abläufen

5. 5 | Titel| 7. Januar 20195 | © GBTEC Software + Consulting AG 2018
• Funktionales BPM Tool
• Zweckbezogen, festgelegte Notationen (EPK, BPMN 2.0)
• Klar strukturierte und erprobte Methode
• Erstellung und Nutzung eines Konventionenhandbuches
• Methodisch saubere Modellierung von Prozessen
• Technisch einwandfreie Pflege der Prozessmodelle
und Attribute / stetige Qualitätssicherung
Technische und menschliche Erfolgsfaktoren
• Nutzenbotschaft vermitteln
• Ein Gefühl für die Notwendigkeit schaffen
• Vision des Prozessmanagements entwickeln u.
kommunizieren
• Mitarbeiter befähigen Prozessmanagement umzusetzen
• Kurzfristige Erfolge sichtbar machen (success stories)
• Prozessmanagement stetig konzeptionell weiterentwickeln
• Prozessmanagement in der Unternehmenskultur verankern
• Evolutionsschritte zur erfolgreichen Umsetzung von BPM:
• Prozessmanagement als Mehrwert
annehmen/akzeptieren
• In Prozessen denken
• Prozesse leben und umsetzen
Menschliche Erfolgsfaktoren Technische und methodische Erfolgsfaktoren

6. 6 | Titel| 7. Januar 20196 | © GBTEC Software + Consulting AG 2018
Sensibilisierung
• Vision entwerfen
• Leitbild entwickeln
• Problembewusstsein schaffen
• Klare Ziele vorgeben
Information und Schulung
• Notwendigkeit der Änderung
• Vorgehen, angestrebte Ergebnisse
• Training
Beeinflussung
• Einstellungen d. Betroffenen analysieren
• Akzeptanzbarrieren identifizieren
• Promotoren finden/stärken
• Opponenten einbinden
Betreuung und Beratung
• Ansprechpartner/Berater vor Ort
• Erfahrungsaustausch
Motivation
• Überzeugungsarbeit leisten
• Änderungsmotivation erzeugen
• Betroffene einbeziehen
• Anreize schaffen
Dokumentation
• Dokumentation des Konzepts
• Dokumentation der Einführung
• Dokumentation der Beratung
• Dokumentation der Betreuung
Prozessmanagement erfordert auch Changemanagement -
Erfolgsfaktoren

7. 7 | Titel| 7. Januar 20197 | © GBTEC Software + Consulting AG 2018
Management der Prozesse
Das Management von Prozessen ist eine kontinuierliche
Aufgabe. Dies erfordert:
• Klare Verantwortlichkeiten
• Definierte Vorgehensweisen für die Analyse
und Optimierung
• Definition und Festlegung von Rahmendaten
für Prozesse:
• Gültigkeitszeiträume
• Wiedervorlagen
• Regelmäßige Überprüfung von Prozessen
• Archivierung von Prozessen
Management von Prozessen Prozesslebenszyklus

8. 8 | Titel| 7. Januar 20198 | © GBTEC Software + Consulting AG 2018
Nicht-wertschöpfende Tätigkeiten abbauen
• Doppelarbeiten
• Rückfragen, Abstimmprozesse, Schleifen
• Vermeidung von Fehlern / Unvollständigkeiten
Prozessintegration
• Abbau von Schnittstellen, Bündelung von Aufgaben
• Erweiterung von Kompetenzen
• Parallelarbeit statt sequenziellem Ablauf
Unterstützung durch Informationstechnologie
• Automatisierung von Routine-Tätigkeiten
(z.B. Belegerfassung)
• Einfachere, schnellere Bearbeitung
Ansatzpunkte und Ziele der Prozessoptimierung
Zieldreieck
der Prozess-
optimierung
Qualität
steigern
Kosten
senken
Durch-
lauf-Zeiten
reduzieren
Ansatzpunkte bei der Prozessoptimierung Ziele der Prozessoptimierung

9. 9 | Titel| 7. Januar 20199 | © GBTEC Software + Consulting AG 2018
Anforderungen im Rahmen von Rollouts
Technische AspekteOrganisatorische und methodische Aspekte
Rollouts auf verschiedene Unternehmensteile und in
verschiedene Länder erfordern:
• Die Implementierung und Steuerung lokaler
Prozessorganisationen
• Die Berücksichtigung verschiedener Sprachen
• Die Berücksichtigung lokaler Besonderheiten in Bezug
auf Prozesse, Organisation, IT-Systeme, etc.
• Die Anpassung der Methodik auf lokale Aspekte
• Die Berücksichtigung rechtlicher Aspekte
(Wer darf welche Prozesse sehen)
• Zentraler Server vs. länderspezifische Server
• Performance-Aspekte sind zu berücksichtigen
• Bei Verwendung mehrere Server:
• Mehrere Installationen erforderlich
• Dezentrale Administration von Servern und Software
• Keine gemeinsamen Repositories und damit getrennte
Prozessinhalte
• Verwendung eines gemeinsamen Servers
• Eine Installation
• Zentrale Administration von Server und Software
• Gemeinsames Repository für alle Unternehmensteile
und damit geteilte Inhalte

10. 10 | Titel| 7. Januar 201910 | © GBTEC Software + Consulting AG 2018
Beispiel methodische Aspekte BPM Central und Local
Central BPM Approach
(Competence Center)
BPM BASIS-Methode als zentrale Vorgabe
Local BPM
(Local BPM HUB)
Berücksichtigung lokaler Ziele und Anforderungen ROLLOUT-Prozesshaus mit spezifischen Anpassungen

11. 11 | Titel| 7. Januar 201911 | © GBTEC Software + Consulting AG 2018
Europa
Asien
USA
Europa
USA
Asien
Zentrales Rechenzentrum
Lokales Rechenzentrum
Lokales Rechenzentrum
Lokales Rechenzentrum
Beispiel technischer Aufbau Rollouts

12. 12 | Titel| 7. Januar 201912 | © GBTEC Software + Consulting AG 2018
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