CASE CARANTE GROEPDigitale factuurverwerking geeftCarante Groep méér tijd voor zorg                                       ...
software van Ricoh. Waren we voor-                                                                                       h...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Ricoh case carante group sep 2011

833 views
751 views

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
833
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
2
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Ricoh case carante group sep 2011

  1. 1. CASE CARANTE GROEPDigitale factuurverwerking geeftCarante Groep méér tijd voor zorg Aanleiding Omslachtige handmatige factuurverwerking Te lange doorlooptijd Onduidelijkheid factuurstatus Ongeduldige leveranciers Te lange zoektijd naar facturen Tijdrovende handling ten koste van tijd voor zorg Aanpak Samenstellen werkgroep factuurverwerkingTijd is kostbaar. Bij uitstek in de zorg- maakt voor het primaire proces: het ver- Opstelling programma van eisenverlening. Dus is het zaak om zorgvuldig lenen van zorg aan (verstandelijk) ge- Selecteren leverancier: Ricoh Implementatie BasWare applicatiemet de beschikbare tijd om te springen. handicapten, ouderen en psychiatrische voor digitale factuurverwerkingDeze niet onnodig te verspillen. Zorgin- patiënten. Integratie BasWare - financiëlestellingen zijn zich er steeds beter van Jerry van Rekom, hoofd IT bij ASVZ pakket CODAbewust dat veel tijd voor primaire pro- Zuid West: “Gezien het feit dat wij be- Training medewerkerscessen gewonnen kan worden door schikken over 250 budgethouders, ver-ondersteunende processen zo efficiënt spreid over een honderdtal locaties inmogelijk te laten verlopen. Zuidwest-Nederland, duurde het vaak Resultaten Geen handmatige handelingenZorginstelling ASVZ Zuid West (onder- weken voor een factuur door alle hier- als kopiëren, archiveren,deel van de Carante Groep) verwerkt voor verantwoordelijke personen was stempelen, rondbrengenjaarlijks meer dan 35.000 facturen. Tot geaccordeerd en kon worden klaar- Automatisch altijd juistevoor kort grotendeels handmatig, dus gezet voor betaling. Facturen kwamen procuratieprocedure Geen invoerfoutenomslachtig. Dit legde veel beslag op de op tal van plaatsen de organisatie bin- Altijd inzicht in actueletijd van de administratief medewerkers nen, werden ingeschreven, gestempeld, factuurstatusén de budgethouders. Tijd - en kosten! gekopieerd en vervolgens per interne Verkorte doorlooptijd facturen- die ASVZ Zuid West veel liever vrij post gedistribueerd naar alle betrok- Beveiligde archivering Besparing op papier en archiefruimte “Elektronische factuurverwerking verloopt altijd snel. Afname handlingtijd en zoektijd En feilloos! Tot grote teveredenheid van onze mede- naar facturen werkers én leveranciers.” Verhoging productiviteit medewerkers Betere onderhandelingspositie met leveranciers Meer tijd en aandacht voor primaire processen: zorgverlening Jerry van Rekom, hoofd IT ASVZ Zuid West
  2. 2. software van Ricoh. Waren we voor- heen met één factuur wel drie weken in de weer, tegenwoordig verloopt dit proces soms in één dag! Dat betekent: meer handen vrij voor andere taken!” Altijd up-to-date inzicht in factuurstatus Tijdens dit proces is op ieder moment de actuele status van de factuur na te gaan. Van Rekom: “Zo kunnen we ieder- een die hierom vraagt direct een helderkenen. Natuurlijk liep dat wel eens mis: Uitwisseling met financiële bedrijfs- antwoord geven. Via ingestelde rappel-facturen kwamen te laat bij de juiste applicaties opties is de doorlooptijd prima te be-personen, raakten ‘onderweg’ zoek en Digitale archivering van facturen heren. Deze is ondertussen flink verkort!werden als gevolg hiervan regelmatig Leveranciers worden op tijd betaald,te laat betaald. Leveranciers werden Niets staat een snelle accordering, be- hoeven niet meer na te bellen en wijongeduldig. Aanmaningen? Die door- taling en opslag in de weg. Van Rekom: zijn geen tijd meer kwijt aan het op-liepen dezelfde langdurige route! Verre “Door de groei van de organisatie werd sporen van facturen.”van efficiënt. Hoogste tijd om dit slim- het verwerken van facturen steeds com-mer aan te pakken.” plexer. Dit ging ten koste van onze tijd Factuur altijd digitaal toegankelijk, voor primaire processen. De BasWare zelfs na járenRicoh’s BasWare oplossing voor oplossing voor factuurverwerking van “Alle facturen worden centraal gearchi-snelle factuurverwerking Ricoh is voor ons echt een uitkomst! veerd. Digitaal. Willen we de factuurNa een gedegen selectieprocedure Tegenwoordig worden facturen centraal raadplegen bij een volgende bestelling?werd document management specia- gescand, waarbij gegevens als kosten- Dan hebben we deze in een mum vanlist Ricoh ingeschakeld om het om- plaats en budgethouder automatisch tijd voor handen. Dat was voorheen welslachtige proces van factuurverwerk- worden herkend en toegevoegd aan anders! Het zoeken van facturen ining efficiënter te laten verlopen. Van het digitale bestand. Zonder tijdverlies archiefmappen kostte ons veel tijd”Rekom: “Met succes! De handmatige volgt elke factuur elektronisch altijd de aldus Van Rekom.processtappen verlopen nu volledig juiste route. Via een automatisch ge-elektronisch. Dit scheelt ons enorm veel genereerd e-mailbericht worden alle Eenvoudig in gebruiktijd. Deze kunnen we extra inzetten voor behandelaars erop geattendeerd dat er De BasWare applicatie is voor de ge-zorg!” een factuur ‘klaar staat’ voor accorde- bruikers echt eenvoudig. Van Rekom: ring. Toegankelijk voor alle geselecteer- “Van invoeringsproblemen was geenDigitale Factuurverwerking, de betrokkenen via elke netwerk PC. sprake. In samenwerking met Ricohwat houdt het in? Direct na ontvangst van de laatste be- hebben we alle gebruikers getraind, een Geautomatiseerd lezen van nodigde accordering wordt de factuur ‘quick reference card’ gemaakt en voor financiële gegevens van papieren automatisch geboekt en betaalbaar de nodige ondersteuning gezorgd. Deze of elektronische facturen gesteld via ons bestaande financiële goede voorbereiding en de eenvoud Elektronische routering pakket CODA, dat overigens pro- van de applicatie maakte het ons Elektronische accordering bleemloos integreert met de BasWare mogelijk in één keer over te stappen op elektronische factuurverwerking. Kijk voor meer informatie over ASVZ Zuid West en Carante Groep op www.carantegroep.nlRicoh, Utopialaan 25, 5232 CD, ‘s Hertogenbosch, +31 (0)73 645 26 60, www.ricoh.nl

×