Electronisch factureren met Basware Business Connectivity
basware business connectivity
BasWare biedt bedrijven een gecontroleerde en beveiligde
service voor het overdragen van elektronische facturen
Een e-fact...
Business Transactions service
Business Transactions (BT) is een
gecontroleerde service voor de
overdracht en conversie van...
Waarom Ricoh?
Ricoh is de aangewezen partner
in informatievraagstukken. In-
formatielogistiek is al jarenlang
ons domein w...
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Ricoh Basware Business Transactions

1,015

Published on

Co-operation in e-invoicing, samenwerking in elektronisch factureren.

Published in: Business, Travel
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
1,015
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
12
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Ricoh Basware Business Transactions

  1. 1. Electronisch factureren met Basware Business Connectivity basware business connectivity
  2. 2. BasWare biedt bedrijven een gecontroleerde en beveiligde service voor het overdragen van elektronische facturen Een e-factuur is een elektronische factuur De in de factuur opgenomen informatie kan automatisch worden verwerkt, en de originele factuur wordt bijgevoegd als een afbeelding of weergave die lijkt op een papie- ren factuur gemaakt op basis van de factuurgegevens. De afbeelding vergemakkelijkt het rondsturen en accepteren van de factuur en andere verwerkingsstappen. Een e-factuur kan naadloos worden geïntegreerd in oplossingen voor factuurautoma- tisering en archivering. De ontvangers kunnen zowel bedrijven als consumenten zijn Als het om facturatie tussen bedrij- ven gaat, kan een e-factuur automa- tisch worden overgedragen van het systeem van de verzender of service-provider naar het systeem van inkoopfacturen van de ontvan- ger of naar een ander systeem. Een e-factuur voor een consument wordt naar een service voor internetban- kieren of een andere door de consu- ment gekozen service gestuurd. De factuur wordt rechtstreeks aan de betalingsoptie gekoppeld. Een e-factuur heeft voordelen voor beide partijen Zowel de verzender als de ontvan- ger van de factuur profiteert van een kostenbesparing. Met elektroni- sche facturen zijn er minder kosten voor printen, verzenden en scannen. Het elektronisch automatisch archi- veren van facturen bespaart zowel tijd als ruimte. De ontvanger kan de inkoopfactuur in zijn/haar verwer- kingssysteem invoeren en handma- tige acceptatiestappen elimineren dankzij het automatisch matchen op factuurregelniveau. Een e-factuur is geen op zichzelf staand element, maar juist een belangrijk onderdeel van het factuuracceptatieproces. Postgegevens kunnen ook samen met de factuur worden verzonden, en de ontvanger kan deze gegevens gebruiken als post-items voor de inkoopfactuur. Vergeleken met papieren facturen liggen de verwer- kingskosten bij e-facturatie ongeveer 80 procent lager. Betere service Bedrijven die e-facturen verzenden kunnen hun klanten een hoger serviceniveau bieden en vergroten de effectiviteit van hun eigen facturatie- proces. E-facturatie kan voor een klant een selectiecriterium zijn bij het kiezen van een leverancier. In de komende jaren zullen de meeste facturen elektronisch worden. In Nederlanden worden naar schatting 1 miljard facturen verzonden en ontvangen. Hiervan zijn 400 miljoen facturen afkomstig binnen het bedrijfsleven. De over- heid heeft zich ten doel gesteld om in 2010 ten minste 10% van alle facturen digitaal te ontvangen. Voordelen Verzender: • Snellere factuuroverdracht • Geen print- of verzendkosten • Hoger serviceniveau voor klanten • Minder fasen met handmatig werk • Mogelijkheid tot e-archivering • Met de printservice kan het gehele facturatieproces elektronisch worden afgehandeld • Grotere voorsprong op de concurrentie Voordelen Ontvanger: • Factuur hoeft niet handmatig te worden ingevoerd • Scannen is overbodig • Rondsturen van facturen en fout- opsporing worden gemakkelijker • Snelle rondgang van facturen • Archiveren wordt gemakkelijker • Minder fouten bij opslaan • Geautomatiseerde boekhouding • Dankzij de scanningservice kunnen alle facturen als e-facturen worden ontvangen
  3. 3. Business Transactions service Business Transactions (BT) is een gecontroleerde service voor de overdracht en conversie van e-fac- turen. Verzenders van facturen kunnen deze service gebruiken om hun facturen in elektronisch formaat aan zowel bedrijven als consumen- ten te verzenden. Het gehele facturatieproces wordt automatisch Met gebruik van de service kunnen zowel verzenders als ontvangers van facturen het gehele facturatieproces van hun bedrijf automatiseren. De BT-service verwerkt de facturen in elektronisch formaat en verstuurt deze vervolgens naar het financiële systeem voor inkoopfacturen van de ontvanger, software voor betalingsverkeer, een andere e-factuuraanbieder of een printservice. De verzender hoeft geen ver-schillende factuurmaterialen te produceren In de markt bestaan verscheidene gang- bare standaarden voor e-facturen, maar de ontvanger ontvangt de factuur altijd in het afgesproken formaat. De verzender van de factuur verstuurt het factuurmateriaal in het afgesproken formaat naar de BT-service, waar het factuurmateriaal in afzonder- lijke facturen wordt omgezet. De nodige materiaalconversies worden door de service verzorgd. De ontvangers loggen met re- gelmatige tussenpozen bij de BT-service in om de aan hen verstuurde e-facturen op te halen. De service kan ook de overdracht van transacties met betrekking tot het aankoop- proces verzorgen. Volledig bijgewerkte informatie via de webservice De BT Monitor-service biedt gebruikers informatie over verstuurde, klaar-om-op- te-halen en opgehaalde facturen van de afgelopen drie maanden. Aan de hand van automatische e-mailberichten worden po- tentiële fouten in het factuurmateriaal of de factuurgegevens door de service gemeld. Producten voor het versturen en ontvangen van facturen De interfaceproducten van BasWare zijn ge- maakt met technologie waarvan de kwaliteit bewezen is. De service heeft dan ook vele tevreden klanten. De interfaces zijn beveiligd en de producten maken bij het communi- ceren met de BT-service gebruik van https, een versleuteld protocol voor gegevensver- keer. Door de verzendende interfaces wordt de functionaliteit van de verbinding constant gecontroleerd, zodat de service weet of de verzendende interface goed werkt of niet. Het controlemechanisme merkt ook op of de facturen niet meer regelmatig worden opgehaald. In geval van fouten zoekt de BT- service automatisch contact met de klant. Invoice Sender (BT Sender): De gemakke- lijke manier om e-facturen te verzenden In plaats van op papier, worden de facturen afgedrukt naar Invoice Sender, die als een printer functioneert. Invoice Sender gene- reert de e–facturen automatisch en stuurt deze door naar de BT-service. De BT-service stuurt voor elke factuur een bevestiging van ontvangst. De verzender weet wanneer de service de factuur heeft ontvangen, en zelfs wanneer de factuur in het systeem van de ontvanger is opgeslagen (mits de ontvanger ook klant van de BT-service is). De service kan in gebruik worden genomen zonder wijzigingen aan te brengen in het facturatiesysteem. Invoice Sender maakt het mogelijk om snel elektronische facturen te gaan verzenden. Als het facturatiesysteem het toevoegen van e-facturatie-adressen voor ontvangers niet ondersteunt, haalt Invoice Sender de e-factuuradressen uit een apart systeem op. BT Connector: Overdracht van kant-en- klaar factuurmateriaal BT Connector (BTC) is de juiste product- keuze wanneer het facturatiesysteem kant- en-klaar e-facturatiemateriaal genereert. BTC is vooral geschikt voor het overdragen van grote hoeveelheden factuurgegevens aan de BT- service. Trans-Form: Op basis van FTP Wilt u elektronisch facureren naar meer- dere klanten? Dan kunt u met Trans-Form meerdere klanten aansluiten op basis van uw ERP instellingen. BTIP Connector: Aansluiting BT platform van de ontvangende partij BTIP Connector (BTIPC) haalt facturen bij de BT-service op en plaatst deze in het Bas- Ware Invoice Processing (IP)-systeem. De facturen worden automatisch aan de juiste leverancier gekoppeld en de BT-service ontvangt een bericht dat de facturen naar de BasWare IP-database zijn overgedragen. Archief Manual Entry Basware IP Non Basware (FTP) BT Sender BT E-mail Trans-Form BT PrintDriver BSP RDS Basware Business Transactions Klant Basware Portal Leverancier
  4. 4. Waarom Ricoh? Ricoh is de aangewezen partner in informatievraagstukken. In- formatielogistiek is al jarenlang ons domein waarmee wij ervoor zorgen dat uw informatie en do- cumenten door de juiste persoon op de juiste plek gebruikt kunnen worden. Voor het optimaliseren van informatiestromen binnen en tussen organisaties leveren wij onze klanten een creatieve totaal- oplossing die consultancy, hard- en software, services, training en outsourcing omvat. Als u de visie op informatie- logistiek van Ricoh onderschrijft, kunnen wij voor u als regie- organisatie optreden. De werkwijze van Ricoh is even transparant als effectief: het is een voortdurend proces - in deze volgorde - van analyseren, adviseren, implemen- teren en continueren. Een goede service dankzij een breed netwerk www.ricoh-europe.com ISO9001:2000 gecertificeerd ISO14001 gecertificeerd Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de technische specificaties en de uiterlijke vormgeving van deze software. Houdt u rekening met de mogelijkheid dat de opties die in deze publicatie worden getoond niet altijd beschikbaar zijn. Alle merken en productnamen worden erkend als geregistreerde handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren. Ricoh Nederland B.V. Postbus 93150 5203 MB ’s-Hertogenbosch Tel.: +31 (0)73 645 26 60 Fax: +31 (0)73 645 18 44 www.ricoh.nl BasWare richt zich op het produceren van systemen voor elektronisch factureren en op het bevorderen van e-facturatie en andere elektronische gegevenstransacties. Business Transactions, de service voor overdracht van e-facturen, is al sinds 2000 actief en heeft bijna 2000 organisaties als klant. Tot de samenwerkingspartners van Basware behoren niet alleen operators en banken, maar ook service-providers op het gebied van printen en scannen waaronder Ricoh. Het brede, groeiende netwerk van Basware en Ricoh gezamenlijk maakt het mogelijk om zowel factuurverzenders als -ontvangers van het bedrijf te bereiken. Ricoh biedt tevens services aan die betrekking hebben op het activeren en motiveren van uw leveranciers door middel van een ‘Supplier Activation Campaign’. Aanbod Diensten van Ricoh Business Transactions service: • Factuuroverdracht en -doorvoer • Gecontroleerd • Beveiligd • Zo nodig visualisatie van facturen • Gegevensconversie tussen verschillende formaten • Overdracht naar printservice • Overdracht van scanningsservice • 24/7 beschikbaar • E-mailberichten van probleemsituaties • Het wereldwijde samenwerkingsnetwerk bereikt tienduizenden organisaties die e-facturen gebruiken BT Monitor webservice: • Zelfservice voor het traceren en controleren van facturen • Informatie over verstuurt, klaar-om-op- te-halen en opgehaalde facturen Implementatieservices: • Deskundige services • Overzicht van hoe uw bedrijf kan overstappen op het gebruik van e-facturen • Interfaceproducten installeren • Testen en instellen • Klantspecifieke gegevensconversies Klantenservice • Service telefonisch en per e-mail beschikbaar

×