Your SlideShare is downloading. ×
Onderzoek I File Factuur Onderzoeksrapport Factuurautomatisering 2008
Onderzoek I File Factuur Onderzoeksrapport Factuurautomatisering 2008
Onderzoek I File Factuur Onderzoeksrapport Factuurautomatisering 2008
Onderzoek I File Factuur Onderzoeksrapport Factuurautomatisering 2008
Onderzoek I File Factuur Onderzoeksrapport Factuurautomatisering 2008
Onderzoek I File Factuur Onderzoeksrapport Factuurautomatisering 2008
Onderzoek I File Factuur Onderzoeksrapport Factuurautomatisering 2008
Onderzoek I File Factuur Onderzoeksrapport Factuurautomatisering 2008
Onderzoek I File Factuur Onderzoeksrapport Factuurautomatisering 2008
Onderzoek I File Factuur Onderzoeksrapport Factuurautomatisering 2008
Onderzoek I File Factuur Onderzoeksrapport Factuurautomatisering 2008
Onderzoek I File Factuur Onderzoeksrapport Factuurautomatisering 2008
Onderzoek I File Factuur Onderzoeksrapport Factuurautomatisering 2008
Onderzoek I File Factuur Onderzoeksrapport Factuurautomatisering 2008
Onderzoek I File Factuur Onderzoeksrapport Factuurautomatisering 2008
Onderzoek I File Factuur Onderzoeksrapport Factuurautomatisering 2008
Onderzoek I File Factuur Onderzoeksrapport Factuurautomatisering 2008
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

Onderzoek I File Factuur Onderzoeksrapport Factuurautomatisering 2008

493

Published on

In dit onderzoek over factuurverwerking wordt de huidige marktsituatie besproken en, waar mogelijk, vergeleken …

In dit onderzoek over factuurverwerking wordt de huidige marktsituatie besproken en, waar mogelijk, vergeleken
met de gegevens van voorgaande onderzoeken. Hierbij is gedurende de periode juni tot en
met november 2008 middels diverse media aan financieel professionals hun medewerking
gevraagd.

Published in: Business
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
493
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
15
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. DDinformatica bv Binnenweg 18 +31 23 567 2000 ddinfo@ddinformatica.nl Rabobank 34.58.63.003 2132 CT Hoofddorp +31 23 562 8585 www.ddinformatica.nl KvK Haarlem 34095319 Onderzoeksrapport Factuurautomatisering 2008 DDinformatica Onderzoeksrapport Factuurautomatisering 2008 15.12.2008
  • 2. Inhoudsopgave Inhoudsopgave 2 1. Inleiding en achtergrond 3 1.1. Definitie omschrijving ................................................................................. 3 1.2. Doelstelling ............................................................................................... 4 1.3. Doelgroepomschrijving................................................................................ 4 1.4. Onderzoeksvragen...................................................................................... 4 1.5. Onderzoeksverantwoording ......................................................................... 4 2. Bekendheid van factuurautomatisering 5 2.1. Bekendheid van factuurautomatisering ......................................................... 5 3. Huidige situatie 6 3.1. Maakt u reeds gebruik van factuurautomatisering? ......................................... 6 3.2. Belemmeringen huidige situatie factuurverwerking ......................................... 7 4. Organisatorische kenmerken 8 4.1. Branche .................................................................................................... 8 4.2. Knelpunten per branche .............................................................................. 9 4.3. Inzet factuurautomatisering per branche ....................................................... 9 5. Aantal facturen binnen bedrijven 10 5.1. Aantal facturen vs. inzet factuurautomatisering............................................ 10 5.2. Factuurverdeling per branche .................................................................... 11 6. Inzet van factuurautomatisering 12 6.1. Wanneer denkt u factuurautomatisering te willen inzetten? ........................... 12 6.2. Inzet factuurautomatisering per sector........................................................ 13 6.3. Inzet factuurautomatisering per hoeveelheid facturen ................................... 14 7. Vestigingen per organisatie 15 8. Onduidelijkheden 16 9. Conclusie 17 Pagina 2 van 17 Inhoudsopgave
  • 3. 1. Inleiding en achtergrond Een kleine decennia geleden rees de vraag vanuit de markt om meer tijd en geld te kunnen besparen binnen het factuurverwerkingsproces. Automatisering bleek de oplossing. Inmiddels zien we dat steeds meer bedrijven de stap naar het automatisch verwerken van hun inkoopfacturen. Het aantal gebruikers neemt hierbij jaarlijks exponentieel toe. Toch blijkt lang niet iedere organisatie bekend te zijn met het fenomeen factuurautomatisering, of zien ze niet wat het inzetten van automatische factuurverwerking mogelijk voor hen kan betekenen. Om die redenen doet DDinformatica jaarlijks een onderzoek naar dit onderwerp, waarbij wordt gekeken naar de bekendheid, eventuele beweegredenen en het (voorgenomen) gebruik van factuurautomatisering. In dit onderzoek wordt de huidige marktsituatie besproken en, waar mogelijk, vergeleken met de gegevens van voorgaande onderzoeken. Hierbij is gedurende de periode juni tot en met november 2008 middels diverse media aan financieel professionals hun medewerking gevraagd. 1.1. Definitie omschrijving Alvorens het onderwerp “factuurautomatisering” kan worden besproken, zal duidelijk moeten zijn wat wij als onderzoekers hieronder verstaan. De definitie luidt als volgt: “Het digitaliseren en structureren van het factuurverwerkingsproces en het elektronisch archiveren en betaalbaar stellen van inkomende facturen”. Ter illustratie de onderstaande afbeelding van het gehele proces. Factuurverwerkingsproces Afbeelding 1: Het factuurverwerkingsproces Pagina 3 van 17 Inleiding en achtergrond
  • 4. 1.2. Doelstelling De doelstelling van dit jaarlijks terugkerende onderzoek is het in kaart brengen van de huidige marktsituatie. Publicatie van dit marktonderzoek maakt het mogelijk zowel de respondenten als overige geïnteresseerden te informeren over de trend die gaande is binnen de markt. 1.3. Doelgroepomschrijving De doelgroep bestaat uit financieel medewerkers en verantwoordelijken van bedrijven en instellingen die dagelijks belast zijn met, of onderdeel uitmaken van, het factuurverwerkingsproces. De branche is hierbij onafhankelijk omdat nagenoeg iedere organisatie inkoopfacturen heeft. 1.4. Onderzoeksvragen Hoofdvraag van dit onderzoek luidt: Hoe ziet de markt van potentiële gebruikers van factuurautomatisering er momenteel uit? Om hier een beeld van te krijgen zijn er diverse deelvragen geformuleerd, te weten: 1. Hoe is het gesteld met de bekendheid en gebruik van factuurautomatisering? 2. Welke branchespecifieke trend is te constateren op het gebied van factuurautomatisering? 3. Ondervindt men belemmeringen in de huidige werksituatie en is dit reden tot automatisering? 4. Welke relatie is er tussen ‘het voornemen over te gaan op automatisering’ en ‘organisatorische kenmerken (complexiteit van de factuurstroom)’? 1.5. Onderzoeksverantwoording De informatie is verkregen door middel van fieldresearch waarbij een enquête in zowel online als offline vorm is ingezet. Deze enquête is onder de aandacht gebracht van de doelgroep middels: Diverse advertorials in nieuwsbrieven van vakmedia; • Vakbeurzen en congressen, specifiek gericht op financieel verantwoordelijken; • Bestaande contacten van DDinformatica; • Publicatie in vakmedia. • Pagina 4 van 17 Inleiding en achtergrond
  • 5. 2. Bekendheid van factuurautomatisering De afgelopen jaren hebben we geconstateerd dat de bekendheid van het onderwerp factuurautomatisering groeiende is. Het is dan ook interessant om te kijken of deze trend zich dit jaar heeft doorgezet. Daarnaast zal ook gekeken worden hoe het staat met het daadwerkelijke gebruik van een oplossing op het gebied van factuurautomatisering en hoe dit zich verhoud met voorgaande jaren. 2.1. Bekendheid van factuurautomatisering Vorig jaar bleek uit ons onderzoek dat 85% van de respondenten bekend was met het begrip factuurautomatisering. Dit jaar was dit 95%. De doelgroep was beide jaren vrijwel hetzelfde, waaruit de conclusie getrokken kan worden dat het begrip factuurautomatisering in 2008 een standaard begrip is geworden in de financiële en administratieve wereld. De grote aandacht in de vakliteratuur, samen met de mond op mond reclame lijkt een mogelijke oorzaak voor deze laatste stap. Bekendheid van factuurautomatisering Figuur 1: Bekendheid factuurautomatisering in de perdiode 2006 t/m 2008 Pagina 5 van 17 Bekendheid van factuurautomatisering
  • 6. 3. Huidige situatie De groeiende bekendheid van factuurautomatisering wil niet automatisch zeggen dat ook het aantal gerbuikers van een soortgelijk product de afgelopen jaren is gestegen. In dit hoofdstuk zal er worden stilgestaan bij de inzet van automatische factuurverwerking, alsmede de huidige situatie van bedrijven binnen de doelgroep. 3.1. Maakt u reeds gebruik van factuurautomatisering? Omdat het onderzoek dat in 2008 is gedaan op vele vlakken gelijk is als dat van de afgelopen jaren, kunnen trends worden waargenomen. Eén daarvan is het gebruik van factuurautomatisering. Het aantal bedrijven dat in 2008 zegt gebruik te maken van factuurautomatisering heeft met 16,4% nog altijd ruimte voor groei. Toch geeft dit percentage een stijging weer ten opzichte van de afgelopen jaren. In de onderstaande grafiek is duidelijk te zien dat er, na de Figuur 2: Gebruik van factuurautomatisering explosieve groei in 2007, ook in 2008 weer meer bedrijven hun factuurstroom zijn gaan automatiseren. Gebruik van factuurautomatisering Figuur 3:Gebruik van factuurautomatisering in de periode 2006 t/m 2008 Pagina 6 van 17 Huidige situatie
  • 7. 3.2. Belemmeringen huidige situatie factuurverwerking Een opvallende verschuiving is de beweegreden om over te stappen op factuurautomatisering. Vorig jaar verwachtte men bij factuurautomatisering vooral een kosten- en tijdsbesparing te kunnen bewerkstelligen binnen de organisatie. Een jaar later zien we een verschuiving naar de organisatorische voordelen. Zo geeft meer dan de helft van de respondenten aan in het huidige proces last te hebben van facturen die (tijdelijk) kwijt raken. Daarnaast hekelt 38,9% de grote hoeveelheid archiefruimte die al het papierwerk met zich meebrengt. Tijdsbesparing is, evenals vorig jaar, met 53,4% een van de belangrijkste verbeterpunten binnen het factuurverwerkingsproces. Opvallend is tevens dat slechts één op de vier bedrijven vindt dat het factuurverwerkingsproces te veel geld kost. In 2007 was dit met één op de drie bedrijven nog het nummer twee antwoord. Dit jaar blijkt dat men als verbeterpunt meer waarde hecht aan vereenvoudiging en versnelling van het factuurverwerkingsproces. Toch blijkt uit opmerkingen van respondenten dat kostenbesparing nog altijd vaak wordt aangedragen om het management te kunnen overtuigen om tot de automatisering van het factureringsproces over te gaan. Figuur 4: Knelpunten handmatige factuurverwerking In het onderzoek is door enkele respondenten aangegeven dat zij momenteel geen belemmeringen ondervinden binnen het factuurverwerkingsproces. Bij nadere bestudering van de antwoorden blijken deze respondenten te werken bij organisaties die ofwel reeds gebruik maken van factuurautomatisering. Ofwel: een zeer gering aantal inkoopfacturen op jaarbasis ontvangen dat handmatige verwerking van de factuurstroom geen (extreme) belemmeringen met zich meebrengt. Pagina 7 van 17 Huidige situatie
  • 8. 4. Organisatorische kenmerken Het aantal medewerkers, budgethouders, inkoopfacturen, vestigingen of de complexiteit van de factuurstroom; de vormgeving van iedere organisatie ziet er anders uit. Deze variabelen zijn echter wel van belang wanneer men wil overgaan op automatische verwerking van inkoopfacturen. In dit hoofdstuk worden een aantal vragen behandeld die meer duidelijkheid moeten geven over factuurautomatisering binnen specifieke branches. 4.1. Branche Zoals eerder in dit rapport is besproken, is de doelgroep voor factuurautomatisering heel divers daar iedere organisatie inkoopfacturen heeft. Het is dan ook interessant onderscheid te maken tussen de branches. Zo kunnen later branchegerichte trends worden gepresenteerd. Veel respondenten zijn werkzaam in de branches ‘Diensten’ en ‘Zorg’. Samen nemen deze branches meer dan 43,1% voor hun rekening. Verder blijkt dat bijna één op de drie respondenten ‘Overig’ heeft geantwoord. Hieronder vallen branches als advocatuur, bouw, ICT, de automobielsector en bedrijven binnen de groot- en detailhandel. Figuur 5: Brancheverdeling Pagina 8 van 17 Organisatorische kenmerken
  • 9. 4.2. Knelpunten per branche Voor de opgegeven sectoren kunnen we de opgegeven knelpunten bekijken en met elkaar vergelijken. Zie hiervoor de gegevens uit de onderstaande tabel. Gebruiker per branche Knelpunt Diensten Industrie Overheid Overig Scholen Zorg &Techniek Facturen raken (tijdelijk) zoek 40,9% 41,7% 65,0% 48,4% 72,7% 80,9% Facturen kunnen niet tegelijkertijd ingezien worden 27,3% 33,3% 30,0% 29,5% 27,3% 27,9% Het proces neemt te veel archiefruimte in beslag 27,3% 33,3% 55,0% 35,8% 27,3% 60,3% Het proces kost te veel geld 15,2% 20,8% 30,0% 23,2% 36,4% 32,4% Het proces kost te veel tijd 43,9% 45,8% 60,0% 50,5% 77,3% 57,4% Overig 13,6% 20,8% 5,0% 7,4% 0,0% 1,5% Tabel 1: Knelpunten per branche Al verschilt de verdeling per branche niet enorm ten opzichte van algemene meting, we zien wel dat er voor de branches ‘Overheid’, ‘Zorg’ en ‘Scholen’ (Onderwijs) naast de vijf opgegeven knelpunten weinig andere belemmeringen worden aangedragen. Goed te zien is dat er voor organisaties binnen de zorg en het onderwijs procentueel gezien tevens een duidelijke scheiding tussen de belangrijkste knelpunt(en) en de overigen. 4.3. Inzet factuurautomatisering per branche Bovengenoemde knelpunten geven aan dat factuurautomatisering voor iedere organisatie en in elke branche interessant kan zijn. In de tabel hieronder is af te lezen in welke branche al veel factuurautomatisering wordt ingezet. Gebruiker Branche Ja Nee Diensten 22,7% 77,3% Industrie & Techniek 17,7% 83,3% Overheid 21,0% 80,0% Overig 12,5% 87,5% Onbekend 12,5% 87,5% Scholen 15,2% 81,8% Zorg 18,6% 82,4% Tabel 2: Inzet factuurautomatisering per branche De grootste gebruikersgroep is te vinden in de sector ‘Diensten’. Toch moet worden vermeld dat het onderlinge verschil procentueel gezien niet erg groot is. De top vier ligt binnen een marge 5% van elkaar vandaan. Pagina 9 van 17 Organisatorische kenmerken
  • 10. 5. Aantal facturen binnen bedrijven De voordelen van factuurautomatisering zijn afhankelijk van diverse factoren. Na het eerder genoemde brancheonderscheid, kijken we in dit hoofdstuk welke organisatorische kenmerken van organisaties er mogelijk meer te onderscheiden zijn. Hierbij letten we op de hoeveelheid inkoopfacturen die een organisatie jaarlijks zegt te ontvangen. 5.1. Aantal facturen vs. inzet factuurautomatisering Van de respondenten blijkt de grootste groep werkzaam te zijn bij bedrijven met minder dan 5.000. Figuur 6: Aantal inkomende facturen Wanneer we deze gegevens koppelen aan de gegevens uit hoofdstuk 3.1, het al dan niet gebruiken van factuurautomatisering, volgt de onderstaande tabel. Opvallend is de groei van kleine Gebruiker bedrijven (lees: een relatief laag aantal Aantal inkoopfacturen Ja Nee inkoopfacturen op jaarbasis) die < 5.000 12,3% 87,7% factuurautomatisering toepassen binnen 5.000 – 10.000 4,4% 95,6% hun organisatie. Was dit percentage in 10.000 – 20.000 9,7% 90,3% 2007 nog slechts 8% voor de doelgroep 20.000 – 50.000 30,2% 69,8% met minder dan 5.000 inkoopfacturen, 50.000> 16,7% 83,3% in 2008 bleek 12,3% van hen de Tabel 3: Gebruik factuurautomatisering inkomende factuurstroom niet meer t.o.v. het aantal inkoopfacturen handmatig te verwerken. Mogelijke oorzaak hiervan kan zijn dat het voor ‘kleinere’ bedrijven steeds rendabeler wordt om over te gaan op factuurautomatisering. Een andere beweegreden ligt wellicht in het feit dat de belemmeringen, zoals besproken in hoofdstuk 3.2, zwaarder wegen dan voorheen. Pagina 10 van 17 Aantal facturen binnen bedrijven
  • 11. 5.2. Factuurverdeling per branche Door het aantal te verwerken facturen te koppelen aan de branche, kan er worden onderzocht in hoeverre er onderscheid is te maken per sector. Ofwel: voor welke branche zou het automatiseren van de inkomende factuurstroom meer toegevoegde waarde bieden wanneer we puur letten op het aantal inkoopfacturen per jaar. Aantal facturen per branche Figuur 7: Aantal facturen per branche Het aantal organisaties binnen de sectoren ‘Overheid’, ‘Scholen’ en ‘Zorg’ dat minder dan 5.000 inkoopfacturen per jaar zegt te verwerken is relatief gezien klein. Dit geldt in mindere mate ook voor de sector ‘Industrie & Techniek’. Wanneer we uitgaan van de veronderstelling dat het aantal facturen in belangrijke mate meeweegt in de beslissing over te gaan op factuurautomatisering, zal automatische factuurverwerking voor deze sectoren zeer interessant kunnen zijn. Pagina 11 van 17 Aantal facturen binnen bedrijven
  • 12. 6. Inzet van factuurautomatisering Dat de inzet van factuurautomatisering moet leiden tot een betere en gestructureerde werkwijze, mag inmiddels duidelijk zijn. Toch is lang niet iedere organisatie geïnteresseerd in een product om de inkomende factuurstroom te automatiseren, of houden bedrijven (voorlopig) de boot af. Dit kan uiteenlopende redenen hebben. In dit hoofdstuk zullen we deze boven tafel proberen te krijgen. 6.1. Wanneer denkt u factuurautomatisering te willen inzetten? Wat opvalt ten opzichte van vorig jaar, is het aantal deelnemers dat “Nooit” denkt factuurautomatisering toe te gaan passen. Dacht 13% van de respondenten in 2007 nog dat factuurautomatisering niets voor hen zou zijn, in 2008 is dit aantal gedaald tot slechts 3,9%. Daarbij is het aantal respondenten dat tussen nu en 12 maanden factuurautomatisering denkt te willen inzetten, gestegen van 26,6% in 2007 naar 40,1% in 2008. Ook zien we hier wederom het percentage van 16,4% terugkomen dat reeds gebruik maakt van factuurautomatisering (zie hoofdstuk 3.1). Figuur 8: Inzet factuurautomatisering Trend inzet factuurautomatisering Deze gegevens bij elkaar genomen geven de opmars weer van factuurautomatisering binnen de markt, waarbij tevens kan worden geconcludeerd dat er genoeg ruimte is voor groei. Figuur 9: Trend inzet factuurautomatisering Pagina 12 van 17 Inzet van factuurautomatisering
  • 13. 6.2. Inzet factuurautomatisering per sector Nu we meer zicht hebben op de tijdspanne wanneer factuurautomatisering in het algemeen interessant wordt voor de markt, kunnen we kijken of daar per branche verschillen in te onderscheiden zijn. Inzet factuurautomatisering per sector Figuur 10: Inzet factuurautomatisering per sector Slechts in de sectoren ‘Diensten’, ‘Industrie & Techniek’ en ‘Zorg’ zijn er bedrijven die zeggen ‘Nooit’ hun factuurstroom te willen automatiseren. De overige sectoren zien wel een meerwaarde in factuurautomatisering. Early adaptors, bedrijven die reeds gebruik maken van factuurautomatisering, zijn te vinden in de sectoren ‘Diensten’ en ‘Handel’, onbekend buiten beschouwing gelaten. Op de korte termijn zal er veel vraag kunnen komen vanuit de sectoren ‘Scholen’, ‘Handel’ en ‘Zorg’. Daarbij geldt dat de helft van de scholen binnen een jaar hun factuurstroom geaurtomatiseerd wil hebben. Wanneer we kijken naar de trend tot en met 2010, aanschaf binnen 2 jaar, valt er vanuit de overheid een grote vraag te verwachten; bijna 3 op de 4 overheidsinstellingen zegt tegen die tijd factuurautomatisering in gebruik te willen hebben. Onder de late adaptors, kunnen we de sector ‘Industrie & Techniek’ scharen. Hoewel al één op de vijf bedrijven in deze sector gebruik maakt van factuurautomatisering, wijst bovenstaande figuur uit dat daar komend jaar verhoudingsgewijs weinig bij zal komen. Pas in 2010 zal daar een ware slag gemaakt worden. Ongeveer 40% geeft immers aan over 1 tot 2 jaar te willen aanschaffen. Pagina 13 van 17 Inzet van factuurautomatisering
  • 14. 6.3. Inzet factuurautomatisering per hoeveelheid facturen Een combinatie van figuur 6 en 8 geeft onderstaande gegevens weer. Hieruit is af te leiden dat de grootste groep ‘Reeds Gebruikers’ ligt in de categorie 20.000-50.000 facturen of in de categorie onder de 5.000 facturen. Vooral dit laatste is opmerkelijk omdat veelal wordt gesuggereerd dat factuurautomatisering voor de ‘kleinere’ organisaties niet rendabel/interessant genoeg zou zijn. Deze cijfers wijzen anders uit. Te meer wanneer we kijken naar de toekomst; relatief veel ‘kleine’ bedrijven overwegen hun factuurstroom op termijn te automatiseren. Inzet factuurautomatisering, per hoeveelheid facturen Figuur 11: Inzet factuurautomatisering, per hoeveelheid facturen Opmerkelijk is dat de grotere ondernemingen hier anders over denken. Wanneer organisaties met meer dan 50.000 facturen op jaarbasis factuurautomatisering overwegen in te zetten, zegt het leeuwendeel dit op zeer korte termijn (binnen 3 maanden) te doen. Is dat niet het geval, dan lijkt het in 2009 ook niet te gebeuren en komt het onderwerp pas in 2010 in beeld. Pagina 14 van 17 Inzet van factuurautomatisering
  • 15. 7. Vestigingen per organisatie Nu we de branche en het aantal facturen hebben bekeken, is het tijd voor nog een mogelijke variabele die interessant kan zijn voor het beslissingstraject omtrent aanschaf van factuurautomatisering: het aantal vestigingen. Wanneer we veronderstellen dat een organisatie met meerdere locaties een uitgebreidere en ingewikkeldere factuurstroom heeft, zou er bij deze organisaties een grotere mate van interesse moeten zijn. Van de deelnemers aan ons onderzoek blijkt 41,5% te werken bij een organisatie met één vestiging. Wanneer we dit koppelen aan de vraag wanneer inzet van factuurautomatisering denkbaar is, volgen de gegevens als terug te vinden in tabel 4. Figuur 12: Aantal vestigingen Wanneer denkt u factuurverwerking in te zetten? Één vestiging Meerdere vestigingen Binnen 3 maanden 3,9% 6,0% Binnen 6 maanden 7,8% 9,9% Binnen 1 jaar 24,8% 26,9% Binnen 2 jaar 28,7% 25,3% Meer dan 2 jaar 16,3% 10,4% Is reeds gebruiker 12,4% 19,2% Nooit 6,2% 2,2% Tabel 4: Verwachte inzet factuurautomatisering t.o.v. het aantal vestigingen De cijfers ontlopen elkaar niet veel. Het verschil in inzet van factuurautomatisering binnen nu en twee jaar is niet erg groot; 65,1% (één vestiging) tegen 68,1% (meerdere vestigingen) hebben het voornemen gebruik te gaan maken van factuurautomatisering. Wel is op te merken dat de bedrijven met meerdere vestigingen iets eerder van plan zijn te gaan automatiseren dan de organisaties met één locatie. Een duidelijker verschil zien we bij bedrijven die reeds gebruik maken van factuurautomatisering. Die cijfers geven weer dat factuurautomatisering momenteel meer wordt ingezet bij bedrijven met meerdere vestigingen. Daarbij zegt slechts 2,2% van hen dat ze factuurautomatisering nooit verwachten in te zetten. De bovengenoemde veronderstelling lijkt dus te kloppen, zodat we voorzichtig kunnen concluderen dat factuurautomatisering iets interessanter is voor bedrijven met meerdere locaties. Pagina 15 van 17 Vestigingen per organisatie
  • 16. 8. Onduidelijkheden Ondanks dat de overgrote meerderheid aangeeft te weten wat factuurautomatisering is en wat inzet kan betekenen voor hun organisatie, blijkt uit enkele reacties van respondenten dat er toch nog wat onduidelijkheid heerst omtrent dit onderwerp. Om die kou meteen uit de lucht te halen, sommen we enkele veelvoorkomende onwaarheden op. Middels het aanhalen van de citaten en deze te weerleggen, trachten we de onduidelijkheid iets weg te nemen. “Wij werken met verschillende financiële applicaties op diverse locaties. Inzet van • factuurautomatisering betekent dat we over moeten gaan op één generieke applicatie.” Inzet van factuurautomatisering is ook mogelijk wanneer een organisatie meerdere financiële pakketten naast elkaar gebruikt bij de factuurverwerking. Er zijn producten op de markt voor factuurautomatisering waarbij dit geen enkel probleem is. “Er zijn geen grote problemen in ons huidige factureringsproces, dit digitaal • aanpakken zal dus waarschijnlijk geen zin hebben.” Het automatiseren van de factuurstroom kan diverse grote pijnpunten weg nemen. Het kan echter ook meerdere kleine belemmeringen verhelpen of puur het verwerkingsproces vergemakkelijken. “ICT investeringen hebben altijd een return of investment van vele jaren.” • De investering in factuurautomatisering is, afhankelijk van het aantal te verwerken inkoopfacturen per jaar, al binnen een aantal maanden terug te verdienen. “Wij willen, wanneer we gebruik gaan maken van factuurautomatisering, dit graag • zelf kunnen inrichten, en niet vastzitten aan een vooraf bepaalde structuur.” Softwareproducten ten behoeve van factuurautomatisering zijn weliswaar in belangrijke mate voorgevormd, maar om het product echter zo effectief mogelijk te kunnen inzetten, zal in nauw overleg met de klant c.q. gebruiker altijd de inrichting worden besproken. Alleen wanneer de bestaande papieren factuurstroom als blauwdruk wordt gebruikt bij de vormgeving van de automatische variant, is factuurautomatisering efficiënt en effectief en geheel naar de maatstaven van de klant in te zetten. Pagina 16 van 17 Onduidelijkheden
  • 17. 9. Conclusie Over het geheel genomen kunnen we stellen dat het goed gaat met de bekendheid van het onderwerp factuurautomatisering. Het aantal respondenten dat bekend is met het onderwerp is met 95% zeer goed te noemen en het aantal gebruikers is in de afgelopen jaren enorm toegenomen. Daarnaast zegt een hoog percentage van de respondenten op korte termijn over te willen gaan op automatische factuurverwerking. Het lijkt er dus op dat factuurautomatisering zich de afgelopen jaren goed heeft geprofileerd en zich opgeworpen heeft tot een algemeen geaccepteerde en breed toepasbare ICT-oplossing. Onder de huidige gebruikers zien we een flinke stijging bij de “kleinere” ondernemingen, gelet op het aantal inkoopfacturen per jaar. Naast de stijging van 8% naar 16% ten opzichte van vorig jaar, overwegen relatief veel van deze ondernemingen ook op korte termijn hun factuurstroom op termijn te automatiseren. Het aantal respondenten dat zichzelf niet tot de doelgroep potentiële gebruikers acht, is daarnaast gedaald van 13% naar 4%. Het lijkt er dus op dat factuurautomatisering de komende tijd meer terrein zal winnen op het gebeid van bekendheid én gebruik. Branchespecifiek zijn er nauwelijks verschillende te constateren: factuurautomatisering wordt tot noch toe iets meer ingezet bij organisaties in de diensten sector. De voorsprong die deze sector heeft op de rest is met 1,7% overigens uiterst gering. Ook bij de genoemde knelpunten binnen de huidige, handmatige werkwijze is weinig verschil per branche. Het (tijdelijk) zoekraken van facturen en het feit dat het factuurverwerkingsproces te veel tijd kost wordt bij nagenoeg alle sectoren genoemd als de twee voornaamste knelpunten. Voor de korte termijn lijkt er veelal interesse te vrwachten vanuit de sectoren ‘Scholen’, ‘Handel’ en ‘Zorg’. Kijkend naar aanschaf binnen 2 jaar, zal er vanuit de overheid een grote vraag volgen; bijna 3 op de 4 overheidsinstellingen zegt tegen die tijd factuurautomatisering in gebruik te willen hebben. De complexiteit van de factuurstroom is, zoals vooraf verondersteld, gerelateerd aan het voornemen factuurautomatisering in te zetten. Bij een hoger aantal vestigingen en /of aantal inkoopfacturen per jaar, zal factuurautomatisering eerder interessant zijn voor een organisatie. Dit is terug te zien in zowel het huidige gebruik als het voornemen factuurautomatisering op korte termijn in te zetten. Samengevat: factuurautomatisering is hard op weg een volwassen ICT-oplossing te worden. De bekendheid en het gebruik neemt jaarlijks toe en steeds meer bedrijven in uiteenlopende branches zien op termijn een toegevoegde waarde voor een dergelijke oplossing. De tijd zal echter uitwijzen of de huidige trend zich komende jaren zal voortzetten. Pagina 17 van 17 Conclusie

×