Your SlideShare is downloading. ×
Infrastructuur voor
B2G elektronisch factureren

Keuze-instrument voor kopers en verkopers
Colofon
Datum                 22 augustus 2008
Versie                1.0.1
Verandering           —
Toegangsrechten       V...
Samenvatting1
Dit rapport wil bijdragen aan het verlagen van enkele herhaaldelijk geconstateerde obstakels
voor grootschal...
Inhoudsopgave
1 Introductie                                                                                       1
  1.1 ...
4.1     Stap 1 — Factuurketen                                                               31
         4.1.1 Zelf doen of...
1 Introductie

1.1      Elektronisch factureren
Factureren is een zakelijke handeling die een sleutelrol vervult in commer...
Daarom voert het Ministerie van Economische Zaken momenteel het actieplan Elektronisch
Factureren uit. De overheid wil van...
1.4      Afbakening en definities
Dit rapport kent een aantal belangrijke beperkingen van de scope. We noemden al:
    • H...
Tabel 1 ─ Definities


Term                         Betekenis
                             Gezamenlijke partijen (factuurp...
Raadpleging van deze documentatie laat zien dat beschikbare documentatie op het gebied van
elektronisch factureren flink u...
6   Infrastructuur voor B2G elektronisch factureren
2 Keuzeruimte

2.1     Vooraf
In deze paragraaf behandelen we een aantal beslispunten voor kopers en verkopers op het
gebi...
Omdat dit rapport helpt bij het maken van infrastructuurkeuzes, is het niet bedoeld als gids
voor het aanpassen van het fa...
2.2       Overzicht
Als
      •
      de keuze voor elektronisch factureren is gemaakt,
      •
      het duidelijk is voo...
Figuur 3 — Afbakening.


2.3         Vraag 1 — Factuurketen
De eerste vraag gaat dus over de factuurketen. Hier is aan de ...
Er zijn dus vijf varianten:
    1. direct: beide factuurpartijen houden het gehele factuurproces in huis
    2. koper-uitb...
De vijfde variant is een bijzondere, omdat de feitelijke factuuroverdracht zich voltrekt binnen
de grenzen van de dienstve...
Alleen BTW-plichtige kopers of verkopers hebben een archiveringsverplichting.

2.4     Vraag 2 — Communicatieproces
Over h...
2.4.2     Vraag 2b — Initiatief
      Een tweede vraag over het communicatieproces gaat over het initiatief bij de factuur...
Dit vraagt vooral extra aandacht bij de factuuroverdracht. Op eventuele andere communicatie-
schakels moet een en ander wo...
Deze voorwaarden komen overeen met wat men in de dagelijkse praktijk onder de term “EDI”
verstaat. Echter, op twee punten ...
Mocht eenzelfde scenario herhaald worden toegepast voor meerdere factuurstromen, hoeft
slechts één keer de toestemming van...
communicatie      ontvangersdomein              zendersdomein
                       servicecontract
                     ...
Momenteel is roaming zeldzaam in Nederland, zo niet afwezig. Consolidatie is in een vrije
markt niet af te dwingen, maar k...
In de meest gestructureerde vorm is de factuur een expliciet gestructureerd formulier of be-
richt, waarvan de verschillen...
Mocht gekozen worden voor de inrichting van één van deze transformatievormen, is het van
belang te bepalen wáár in de kete...
Tabel 3 ─ Typische scenario’s.


                               EIP(P) seller-   EIP(P) buyer-    EIP(P)                  ...
Tabel 4 ─ De Deense scenario’s.


                                                                                Deense  ...
24   Infrastructuur voor B2G elektronisch factureren
3 Hoe te kiezen?

3.1    Introductie
Hoofdstuk 2 laat zien dat er nogal wat varianten zijn voor de infrastructuur voor ele...
In het kader van dit rapport speelt de overheid verschillende rollen. Naast die van factuurpar-
      tij zijn dat de roll...
In een document van UN/CEFACT17 wordt ook een analyse gedaan van de wensen en eisen van
factuurpartijen ten aanzien van el...
STAPPEN                   KEUZES   SCENARIO
              0. Voorbereiding


                                           a....
Tabel 6 ─ Basisopties en beperkingen


Hoofdvraag            Deelvraag                     Voorkeur                     Be...
30   Infrastructuur voor B2G elektronisch factureren
4 Keuze-instrument
      Dit hoofdstuk behandelt in detail het keuze-instrument voor infrastructuur voor elektronisch
    ...
Infrastructuur voor B2G e-factureren, een keuze-instrument voor kopers en verkopers
Infrastructuur voor B2G e-factureren, een keuze-instrument voor kopers en verkopers
Infrastructuur voor B2G e-factureren, een keuze-instrument voor kopers en verkopers
Infrastructuur voor B2G e-factureren, een keuze-instrument voor kopers en verkopers
Infrastructuur voor B2G e-factureren, een keuze-instrument voor kopers en verkopers
Infrastructuur voor B2G e-factureren, een keuze-instrument voor kopers en verkopers
Infrastructuur voor B2G e-factureren, een keuze-instrument voor kopers en verkopers
Infrastructuur voor B2G e-factureren, een keuze-instrument voor kopers en verkopers
Infrastructuur voor B2G e-factureren, een keuze-instrument voor kopers en verkopers
Infrastructuur voor B2G e-factureren, een keuze-instrument voor kopers en verkopers
Infrastructuur voor B2G e-factureren, een keuze-instrument voor kopers en verkopers
Infrastructuur voor B2G e-factureren, een keuze-instrument voor kopers en verkopers
Infrastructuur voor B2G e-factureren, een keuze-instrument voor kopers en verkopers
Infrastructuur voor B2G e-factureren, een keuze-instrument voor kopers en verkopers
Infrastructuur voor B2G e-factureren, een keuze-instrument voor kopers en verkopers
Infrastructuur voor B2G e-factureren, een keuze-instrument voor kopers en verkopers
Infrastructuur voor B2G e-factureren, een keuze-instrument voor kopers en verkopers
Infrastructuur voor B2G e-factureren, een keuze-instrument voor kopers en verkopers
Infrastructuur voor B2G e-factureren, een keuze-instrument voor kopers en verkopers
Infrastructuur voor B2G e-factureren, een keuze-instrument voor kopers en verkopers
Infrastructuur voor B2G e-factureren, een keuze-instrument voor kopers en verkopers
Infrastructuur voor B2G e-factureren, een keuze-instrument voor kopers en verkopers
Infrastructuur voor B2G e-factureren, een keuze-instrument voor kopers en verkopers
Infrastructuur voor B2G e-factureren, een keuze-instrument voor kopers en verkopers
Infrastructuur voor B2G e-factureren, een keuze-instrument voor kopers en verkopers
Infrastructuur voor B2G e-factureren, een keuze-instrument voor kopers en verkopers
Infrastructuur voor B2G e-factureren, een keuze-instrument voor kopers en verkopers
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Infrastructuur voor B2G e-factureren, een keuze-instrument voor kopers en verkopers

1,872

Published on

Dit rapport wil bijdragen aan het verlagen van een van enkele herhaaldelijk geconstateerde obstakels
voor grootschalige adoptie van elektronisch factureren, namelijk het ontbreken van een infrastructuur. Anders dan de samenvatting zegt, betreft het onderzoek niet het wegnemen van
• een gebrek aan bewustzijn bij kopers en verkopers van de mogelijkheden;
• onbekendheid met wet- en regelgeving.

Published in: Business
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
1,872
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
17
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Transcript of "Infrastructuur voor B2G e-factureren, een keuze-instrument voor kopers en verkopers"

  1. 1. Infrastructuur voor B2G elektronisch factureren Keuze-instrument voor kopers en verkopers
  2. 2. Colofon Datum 22 augustus 2008 Versie 1.0.1 Verandering — Toegangsrechten Vertrouwelijk Status Definitief Redacteurs Paul Oude Luttighuis en Bob Hulsebosch Auteurs Paul Oude Luttighuis, Ko Mies Bob Hulsebosch en Jeroen van Beele Bedrijven Telematica Instituut en Zenc Dankwoord De opstellers van dit rapport hebben dankbaar gebruik gemaakt van de inzichten van de volgende personen, in alfabetische volgorde: • Gert Abma, Daamen en Van Sluis Accountants • Wim Bakkeren, GBO.Overheid • Hans Dussel, Regiebureau Inkoop Overheid • Erwin Folmer, SETU • Friso de Jong, Platform ELFA • Joost Kuipers, Belastingdienst • Lex van Lent, Agroportal • Jorinde ter Mors, Gemeente Utrecht • Peter Potgieser, ABN Amro • Ed Rozenbeek, Gemeente Zoetermeer • Paul Schlotter, GBO.Overheid • Jos Verbraak, Gemeente Amsterdam • Sander Zwienink, Bureau Forum Standaardisatie
  3. 3. Samenvatting1 Dit rapport wil bijdragen aan het verlagen van enkele herhaaldelijk geconstateerde obstakels voor grootschalige adoptie van elektronisch factureren, namelijk • een gebrek aan bewustzijn bij kopers en verkopers van de mogelijkheden; • onbekendheid met wet- en regelgeving. Het is opgesteld door Telematica Instituut en Zenc, in opdracht van het Ministerie van Econo- mische Zaken en in het kader van het Actieplan Elektronisch Factureren van dit Ministerie. De opstellers hebben daarvoor een reeks aan partijen geïnterviewd en documentatie bestudeerd. Kopers en verkopers vinden in dit rapport ondersteuning bij kiezen van een passende en wer- kende infrastructuur voor elektronisch factureren, die voldoet aan bestaande wet- en regel- geving. Het rapport beperkt zich tot: • facturatie tussen bedrijven en overheidsorganisaties, hoewel veel materiaal ook van toepassing is op facturatie tussen bedrijven onderling en met consumenten; • de op Nederland van toepassing zijnde wet- en regelgeving. De hoofdtekst beschrijft een keuze-instrument waarmee koper en verkoper stapsgewijs door een reeks aspecten van de infrastructuur worden geleid en worden ondersteund in het maken van keuzes ten aanzien van die aspecten. De aspecten zijn ondergebracht in vier groepen: • de inrichting van de factuurketen, inclusief de eventuele rol van billing service providers en keuzes over het beleggen van archivering van elektronische facturen; • de inrichting van het communicatieproces, inclusief een eventuele menselijke rol daarin, de keuze tussen brengen en halen en de gebruikte middelen voor de borging van authenticiteit van de verzender en de integriteit van de elektronische factuur; • de inrichting van de communicatieketen, inclusief de eventuele rol van communicatie- dienstverleners, met bovendien bijzondere aandacht voor specifieke communicatie- dienstverleners in het overheidsdomein, de OTP, de NTP-infrastructuur en de OSB; • keuzes op het gebied van (elektronische) factuurformaten, inclusief de keuze van het soort communicatie- en archiveringsformaat en keuzes betreffende formaatvalidatie en –transformatie. Het keuze-instrument bevat voor de factuurketen een beknopte “outsourcing scorecard”, toe- gespitst op elektronisch factureren. Voor de andere drie onderdelen werkt het keuze-instru- ment met basisopties, waarvan in nader beschreven gevallen kan worden afgeweken. Een totaalpakket aan keuzes die kopers en verkopers op deze aspecten maken vormt een sce- nario. Een aantal bekende scenario’s uit bestaande documentatie wordt in dit rapport beschre- ven in termen van bovengenoemde aspecten. Twee fictieve casussen illustreren het gebruik van het instrument. Het rapport besluit met een aantal adviezen aan de opdrachtgever over: • de in het kader van voornoemd actieplan voorziene pilots; • het wegnemen van enkele algemene obstakels voor grootschalige adoptie van elektronisch factureren; • de mogelijke rol van de OTP en de NTP-infrastructuur, beide bestaande voorzieningen voor elektronische communicatie tussen bedrijven en overheidsorganisaties. 1 Enkele sleuteltermen uit deze samenvatting worden toegelicht in Tabel 1 op pagina 4 van de hoofdtekst. Infrastructuur voor B2G elektronisch factureren V
  4. 4. Inhoudsopgave 1 Introductie 1 1.1 Elektronisch factureren 1 1.2 Het Actieplan Elektronisch Factureren 1 1.3 Doel en doelroep 2 1.4 Afbakening en definities 3 1.5 Documentatie 4 1.6 Gesprekken 5 1.7 Leeswijzer 5 2 Keuzeruimte 7 2.1 Vooraf 7 2.1.1 Waarom elektronisch factureren? 7 2.1.2 Waar beginnen met elektronisch factureren? 7 2.1.3 Het factuurproces 7 2.1.4 Klassieke facturatie of zelffacturatie 8 2.1.5 Archivering 8 2.2 Overzicht 9 2.3 Vraag 1 — Factuurketen 10 2.3.1 Vraag 1a — Verwerking van elektronische facturen 10 2.3.2 Vraag 1b — Archivering van elektronische facturen 12 2.4 Vraag 2 — Communicatieproces 13 2.4.1 Vraag 2a — Menselijke betrokkenheid 13 2.4.2 Vraag 2b — Initiatief 14 2.4.3 Vraag 2c — Authenticiteit en integriteit 14 2.4.3.1 Authenticiteit en integriteit d.m.v. “EDI” 15 2.4.3.2 Authenticiteit en integriteit d.m.v. de “geavanceerde elektronische handtekening” 16 2.4.3.3 Authenticiteit en integriteit d.m.v. “andere middelen” 16 2.4.3.4 De rol van de Belastingdienst 16 2.5 Vraag 3 — Communicatieketen 17 2.5.1 Vraag 3a — Hoofdvarianten 17 2.5.2 Vraag 3b — Roaming 18 2.6 Vraag 4 — Formaat 19 2.6.1 Vraag 4a — Communicatieformaat 19 2.6.2 Vraag 4b — Formaatvalidatie 20 2.6.3 Vraag 4c — Formaattransformatie 20 2.6.4 Vraag 4d — Archiveringsformaat 21 2.7 Typische scenario’s 21 2.7.1 Seller-direct, buyer-direct, consolidator, e-invoicing en een vijfde 21 2.7.2 Deense scenario’s 21 3 Hoe te kiezen? 25 3.1 Introductie 25 3.2 Wensen en eisen 25 3.3 Overzicht van het keuze-instrument 27 3.4 Basisopties en beperkingen 28 4 Keuze-instrument 31 Infrastructuur voor B2G elektronisch factureren VII
  5. 5. 4.1 Stap 1 — Factuurketen 31 4.1.1 Zelf doen of uitbesteden? 31 4.1.2 Stap 1a — Verwerking 32 4.1.3 Stap 1b — Archivering 33 4.2 Stap 2 — Communicatieproces 34 4.2.1 Stap 2a — Menselijke betrokkenheid 34 4.2.2 Stap 2b — Initiatief 35 4.2.3 Stap 2c — Authenticiteit en integriteit 35 4.2.3.1 Liefst de handtekening of “EDI” 35 4.2.3.2 Digid-Bedrijven 36 4.3 Stap 3 — Communicatieketen 36 4.3.1 Stap 3a — Hoofdvariant 36 4.3.1.1 De OTP en de NTP-infrastructuur 37 4.3.1.2 De OSB 38 4.3.2 Stap 3b — Roaming 39 4.4 Stap 4 — Formaat 39 4.4.1 Stap 4a — Communicatieformaat 39 4.4.2 Stap 4b — Formaatvalidatie 40 4.4.3 Stap 4c — Formaattransformatie 41 4.4.4 Stap 4d — Archiveringsformaat 41 4.5 Een lastig probleem: adressering en routering 42 5 Twee fictieve casussen 45 5.1 Gemeente Reggebroek en energiebedrijf Enessuo 45 5.1.1 Vraag 1: Factuurketen 46 5.1.2 Vraag 2: Communicatieproces 46 5.1.3 Vraag 3: Communicatieketen 47 5.1.4 Vraag 4: Formaat 47 5.2 Ministerie van Publieke Zaken en uitzendbureau MedeWerk 48 5.2.1 Vraag 1: Factuurketen 48 5.2.2 Vraag 2: Communicatieproces 49 5.2.3 Vraag 3: Communicatieketen 49 5.2.4 Vraag 4: Formaat 50 5.3 Overzicht 51 6 Adviezen 53 6.1 Ten aanzien van de pilots en de doorontwikkeling 53 6.2 Ten aanzien van algemene randvoorwaarden 53 6.3 Ten aanzien van de OTP, de NTP-infrastructuur en de OSB 54 Lijst van figuren 55 Lijst van tabellen 55 VIII Infrastructuur voor B2G elektronisch factureren
  6. 6. 1 Introductie 1.1 Elektronisch factureren Factureren is een zakelijke handeling die een sleutelrol vervult in commerciële processen. Met het voorleggen van een factuur verzoekt de verkoper de koper te betalen voor geleverde pro- ducten of diensten. Zo verbindt de factuur het leveringsproces met het betalingsproces. De precieze vorm van het factuurproces en die van het factuurdocument hangen af van allerlei factoren. Het factuurproces tussen bedrijven en consumenten ziet er vaak anders uit dan tus- sen bedrijven onderling2. Ook de aard van de geleverde producten en diensten heeft invloed. Soms is het de koper zelf ─ en niet de verkoper ─ die de factuur opstelt en “aan zichzelf” pre- senteert3. Dat gebeurt vooral als de koper zelf het eerst of het best weet wat er op de factuur moet staan. Juist vanwege de sleutelrol van facturatie en vanwege grote factuurvolumes ─ zowel in aantal- len documenten als bedragen ─ is er belangrijke winst te behalen met het vervangen van pa- pieren factuurverkeer door elektronisch factuurverkeer. Deze winst ligt vaak in operationele kostenbesparingen4 in de verwerking van facturen, in het voorkomen van fouten in facturen, in verbetering van het overzicht en inzicht in de status van facturen en in versnelling van de be- taling. Er bestaat al enige jaren een markt voor uiteenlopende oplossingen en dienstverlening op dit gebied. Schattingen stellen dat in 2007 in Nederland tussen de 2% en 3% van alle factu- ren geheel elektronisch worden voorgelegd, dat wil zeggen, zonder een parallelle papieren factuur5. Onder elektronisch factureren zullen we verstaan het door middel van een elektronisch kanaal voorleggen van facturen tussen verkoper en koper. Daarbij vatten we de factuur op in de zin van de Wet op de Omzetbelasting6. Daarmee vallen een aantal andere processen, die welis- waar op facturatie lijken, buiten ons aandachtsgebied. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een be- schikking van een verkeersboete van het CJIB of een belastingaanslag van de Belastingdienst. 1.2 Het Actieplan Elektronisch Factureren Zoals in vele landen, vertegenwoordigt in Nederland de overheid een zeer groot inkoopvolume en dus een zeer groot factuurvolume. Een recente schatting meldt ruim tien miljoen inkoop- facturen op jaarbasis, waarvan ongeveer de helft bij gemeenten en ruim drie miljoen bij grote uitvoeringsorganisaties7. Daarmee biedt het business-to-government factuurverkeer belangrijke kansen om door middel van elektronisch factureren flinke baten te realiseren, voor zowel over- heidsorganisaties als bedrijven die zaken doen met de overheid. Bovendien kan grootschalig elektronisch factureren naar de overheid ─ mits daarbij goede keuzes worden gemaakt ─ ook een flinke stimulans geven aan business-to-business elektronisch factureren. 2 Zozeer zelfs dat in het Engels een consumentenfactuur vaak met “bill” wordt aangeduid en een factuur tussen bedrijven met “invoice”. 3 Zogenaamde self-billing of zelf-facturatie. 4 De gemiddelde verwerkingskosten van papieren facturen worden geraamd op ongeveer acht euro en die van complexere facturen op enkele tientallen euro’s. Zeker bij grotere aantallen facturen herbergen deze bedragen een flinke besparingsbelofte bij automatisering van de factuurverwerking. 5 EBA en Innopay, E-invoicing 2008 ─ European market description and analysis, version 1.0, februari 2008. 6 Artikel 35. 7 J.P. Vendrig, J.J. Boog en H. de Bondt, Omvang (elektronische) facturen business-to-government (B2G), EIM, Zoetermeer, 30 mei 2008. Infrastructuur voor B2G elektronisch factureren 1
  7. 7. Daarom voert het Ministerie van Economische Zaken momenteel het actieplan Elektronisch Factureren uit. De overheid wil vanaf de zomer van 2008 het goede voorbeeld geven door als ontvanger van facturen bedrijven te stimuleren de factuur elektronisch te sturen. In 2010 moet de overheid zo 10% van de facturen in elektronische vorm ontvangen en verwerken. In het bijbehorende projectplan is een voorbereidende fase 1 opgenomen. In die fase wordt, in het voorjaar van 2008, gewerkt aan onder andere: 1. een beschrijving van de huidige stand van zaken in Nederland op het gebied van het gebruik van elektronisch factureren; 2. een strategie t.a.v. standaarden voor elektronisch factureren; 3. keuzes voor de infrastructuur voor elektronisch factureren; 4. een projectplan voor de vervolgfasen. Deze eerste fase geldt als voorbereiding op een pilotfase, waarin specifieke combinaties van (inkopende) overheidsorganisaties en (verkopende) bedrijven elektronische facturatie elektronische facturatie zullen gaan beproeven. 1.3 Doel en doelroep Het document dat voor u ligt, is het resultaat van de derde activiteit uit fase 1 van het actie- plan. Het Ministerie van Economische Zaken heeft aan Telematica Instituut en Zenc de op- dracht gegund varianten te formuleren voor de logistieke infrastructuur voor elektronisch factureren (tussen bedrijven en overheden) en aan te geven hoe verkopers en (overheids)ko- pers uit deze varianten kunnen kiezen. Met het keuze-instrument dat dit rapport biedt, bouwen koper en verkoper stapsgewijs zo’n variant op, door op een reeks van aspecten een weloverwogen keuze te maken. Het gezamen- lijke resultaat van al deze keuzes heet een scenario. Daarmee is de doelgroep van dit rapport niet allereerst de opdrachtgever (het Ministerie van Economische Zaken), maar de genoemde combinaties van kopers (bij de overheid) en verkopers (in het bedrijfsleven) die onderling elektronisch factureren willen invoeren. Het zij duidelijk dat kopers en verkopers weliswaar de belangrijkste, maar niet de enige belanghebbenden zijn in dit veld. Zo spelen ook dienstverleners van uiteenlopende aard ─ billing service providers, banken, shared services inkoop, et cetera ─ een belangrijke rol, net als softwareleveranciers. Bovendien speelt de overheid, naast die van inkopende partij, nog twee andere rollen, namelijk: • als beleidsmaker op het gebied van elektronische handel en, in die hoedanigheid, houder van het genoemde actieplan; • als handhaver van toepasselijke wet- en regelgeving, waarover dit rapport nog uitgebreid komt te spreken. 2 Infrastructuur voor B2G elektronisch factureren
  8. 8. 1.4 Afbakening en definities Dit rapport kent een aantal belangrijke beperkingen van de scope. We noemden al: • Het bestrijkt alleen B2G-facturatie, waarbij dus de kopende partij een overheids- organisatie is en de verkopende een bedrijf8. • Het bestrijkt alleen facturen in de zin van de Wet op de Omzetbelasting9. Verder richt het document zich alleen op de kern van het factuurproces, namelijk de (elektro- nische) terbeschikkingstelling van de factuur aan de koper (Figuur 1). Dat wil zeggen dat moge- lijke andere delen van het facturatieproces niet aan de orde komen, zoals factuurcorrecties, debetnota’s, creditnota’s, verzamelfacturen, et cetera. En, de rest van het commerciële pro- ces (zoeken, onderhandelen, bestellen, leveren en betalen) valt buiten het blikveld. Dat laat onverlet dat elektronisch factureren vaak juist veel kansen biedt in het koppelen van het fac- tuurproces aan het bestelproces en het betaalproces. Zo kan een elektronische factuur voor de koper de mogelijkheid bieden om • snel tot een vergelijkende controle met de bijbehorende bestelling te komen (reconciliatie) • snel tot het in gang zetten van de bijbehorende betaling te komen. COMMERCIËLE PROCES zoeken onderhandelen bestellen leveren factureren betalen Figuur 1 — Afbakening van het onderzoek. Ook beperkt dit rapport zich tot de Nederlandse wet- en regelgeving op het gebied van elektronisch factureren, hoewel veel bedrijven internationaal zaken doen. Daarnaast zal het geen aandacht besteden aan confidentialiteit en privacy van elektronisch factureren, hoewel daartoe wel aanleiding kan zijn, zowel vanuit zakelijke overwegingen (commerciële vertrouwelijkheid) als vanuit maatschappelijke. Dat laatste speelt bijvoorbeeld als de factuur persoonsgegevens kan bevatten, zoals bij facturen voor uitzendkrachten. Er schuilt een gevaar in deze beperkingen, zeker omdat een infrastructuur meestal niet alleen voor elektronisch factureren wordt gebruikt, maar voor allerlei andere processen en informatieverkeer. Daarom is het goed als kopers en verkopers hun overwegingen over een infrastructuur voor elektronisch factureren steeds combineren met overwegingen over een infrastructuur voor andere, aanpalende doeleinden. Voor de duidelijkheid geven we in Tabel 1 definities van enkele veel gebruikte termen. 8 Niettemin kan veel van de inhoud van dit rapport ook voor B2B of zelfs B2C elektronisch factureren van toepassing kan zijn. 9 Dat betekent vooral dat we op facturen gelijkende documenten zoals boetebeschikkingen en belastingaanslagen niet beschouwen. Infrastructuur voor B2G elektronisch factureren 3
  9. 9. Tabel 1 ─ Definities Term Betekenis Gezamenlijke partijen (factuurpartijen, BSP’s en CSP’s) en voorzie- (Logistieke) ningen die nodig zijn om een factuurdocument elektronisch aan de Infrastructuur ontvanger voor te leggen. Pakket van keuzes die factuurpartijen kunnen maken over de Scenario verschillende aspecten van de logistieke infrastructuur waarover zij hun onderlinge elektronische factuurverkeer afhandelen. Factuurpartij Koper of verkoper Zakelijk dienstverlener op het gebied van inhoudelijke opstelling en/of verwerking van facturen; dit kan ook een rol van een bredere Billing Service dienstverlener zijn, zoals een bank, een elektronisch markt of een Provider (BSP) inkoopdienstverlener. Een BSP is, namens zijn klant, verantwoordelijk voor de factuur en de factuuroverdracht. Factuurschakel Factuurpartij of BSP Communicatieschakel Communicatierelatie tussen twee opeenvolgende factuurschakels. Communicatie Dienstverlener die basiscommunicatiediensten verleent voor het Service Provider elektronisch overdragen of presenteren van facturen; heeft geen (CSP) bemoeienis met de inhoud van de factuur. 1.5 Documentatie De volgende documenten zijn onder andere geraadpleegd tijdens het onderzoek: • Ronald Batenburg en Barbera van den Berg, e-Factureren en standaarden voor e- invoicing in Nederland, Dialogic, maart 2008. • Belastingdienst, Brochure Elektronisch Factureren, november 2007. http://download.belastingdienst.nl/belastingdienst/docs/elektronisch_factureren_ob2081z4fd.pdf • CEN/ISSS Workshop on Interoperability of Electronic Invoices in the European Community, CEN Workshop Agreement 15574, juli 2006. ftp://ftp.cenorm.be/PUBLIC/CWAs/e-Europe/eInvoicing/CWA15574_2006.pdf • Ralf Cimander, eInvoicing in Denmark, eGovernment Good Practice Case, 31 januari 2007, http://www.epractice.eu/files/upload/gpc/document/1967-1170249373.pdf • EIM, Omvang (elektronische) facturen Business-to-Government (B2G), mei 2008. • EBA en Innopay, E-invoicing 2008, version 1.0, februari 2008. • European Commission Informal Task Force on e-Invoicing, European Electronic Invoicing (EEI), final report, EEI-3.2, juli 2007. http://ec.europa.eu/information_society/eeurope/i2010/docs/studies/eei-3.2-e-invoicing_final_report.pdf • Innopay, Towards an inclusive e-invoicing network model, White paper, juni 2008. • PWC, E-facturatie: uitzicht door inzicht, presentatie, oktober 2007. http://www.mediaplaza.nl/uploaded/FILES/seminars/2007/e-Facturatie%2022%20okt/Presentatie_efacturatie_v4_.pdf • PWC, Global (E-)Invoicing & (E-)Archiving, januari 2006. • UN/CEFACT/ITPWG/TBG15, Annex to Recommendation 6 (to accommodate e-Invoicing), paragraaf 2.2, versie voor Public Review, 21 mei 2008. • Sander Zwienink en Peter Potgieser, Advies e-Factureren, versie 1, Forum Standaardisatie, 20 maart 2007. http://www.forumstandaardisatie.nl/fileadmin/OVOS/CS_4apr07_doc04.3_eFactureren_Advies_1.0.pdf 4 Infrastructuur voor B2G elektronisch factureren
  10. 10. Raadpleging van deze documentatie laat zien dat beschikbare documentatie op het gebied van elektronisch factureren flink uiteenloopt in de gehanteerde modellen, termen, oplossingen en hier en daar zelfs beweringen. Dit onderwerp zou erg kunnen profiteren van een meer eensluidend denkraam en terminologie. 1.6 Gesprekken Met de volgende personen hebben we voor de totstandkoming van dit rapport mogen spreken. • Erwin Folmer, SETU, 11 juni. • Jos Verbraak, Gemeente Amsterdam, 11 juni. • Jorinde ter Mors, Gemeente Utrecht, 20 juni. • Gert Abma, Daamen en Van Sluis Accountants, 23 juni. • Lex van Lent, Agroportal, 25 juni. • Ed Rozenbeek, Gemeente Zoetermeer, 25 juni. • Friso de Jong, Platform ELFA, 30 juni. • Joost Kuipers, Belastingdienst, 1 juli. Daarnaast heeft de bijwoning van twee bijeenkomsten bijgedragen aan de inhoud van dit rapport: • Bijeenkomst van het Holland Financial Centre over e-invoicing, Utrecht, 23 juni. • CEN/ISSS eInvoicing Phase 2 Workshop Electronic Invoices & Compliance, Brussel, 19 juni. 1.7 Leeswijzer Hoofdstuk Inhoud 1 Inleidend hoofdstuk Overzicht van de keuzeruimte: waaraan moet u allemaal denken bij het inrichten 2 van de infrastructuur voor elektronisch factureren? En wat zijn dan de keuzemo- gelijkheden? Welke typische scenario’s kan men tegenkomen? Hoe te kiezen? Wensen en eisen voor elektronisch factureren. Overzicht van het 3 keuze-instrument. Basisopties en beperkingen. Het keuze-instrument: hoe stelt u zelf uw scenario samen voor de logistieke 4 infrastructuur voor elektronisch factureren? Voorbeelden: voor twee fictieve gevallen laten we zien hoe het keuze-instrument 5 werkt. 6 Conclusies en adviezen aan de opdrachtgever. Infrastructuur voor B2G elektronisch factureren 5
  11. 11. 6 Infrastructuur voor B2G elektronisch factureren
  12. 12. 2 Keuzeruimte 2.1 Vooraf In deze paragraaf behandelen we een aantal beslispunten voor kopers en verkopers op het gebied van elektronisch facturen, die we niet in het rapport behandelen, omdat het rapport zich op infrastructuur richt. 2.1.1 Waarom elektronisch factureren? Van een organisatie die dit rapport gebruikt, verwachten we dat zij de keuze heeft gemaakt om elektronisch te (gaan) factureren met één of meerdere van haar klanten, respectievelijk leveranciers. Daarvoor zal veelal een business case worden gemaakt. Dit rapport helpt niet bij het maken van deze keus of het maken van de business case, maar gaat ervan uit dat deze al gemaakt is. 2.1.2 Waar beginnen met elektronisch factureren? Vaak kiest een kopende organisatie niet om ineens haar totale factuurverkeer elektronisch te maken, maar doet zij dat per inkoopcategorie of per leverancier. De business case voor elek- tronisch factureren kan daarbij steeds anders uitvallen. Sterker nog, het kan zijn dat voor ver- schillende inkoopcategorieën en/of leveranciers verschillende processen, oplossingen en infra- structuren worden gekozen. Dit rapport helpt niet bij het maken van de keus voor een zekere inkoopcategorie of voor zekere klanten of leveranciers om elektronisch mee te gaan facture- ren. Het verwacht dat deze keuze gemaakt is en helpt vervolgens bij het kiezen van infrastruc- tuur daarvoor. Dezelfde kopers of verkopers kunnen dus uiteindelijk meerdere scenario’s naast elkaar gaan gebruiken. Hoewel uit het oogpunt van schaalvoordelen maximaal hergebruik van infrastructu- ren wenselijk is, kunnen verschillende inkoopcategorieën of verschillende klanten of leveran- ciers zo verschillend zijn, dat ze specifieke infrastructuurkeuzes met zich meebrengen. Soms is die diversiteit uiteindelijk niet wenselijk, maar voorlopig het enig haalbare, gegeven reeds in- gerichte processen of systemen. 2.1.3 Het factuurproces Er moet nogal wat geregeld worden voor elektronisch factureren, zeker als een organisatie momenteel gebruik maakt van een geheel papieren factuurproces. Een investering in elektro- nisch factureren zal voor veel organisaties gepaard gaan met een procesverandering. Misschien wordt het door die investering wel haalbaar om wekelijks te factureren in plaats van maande- lijks. Misschien ook kiest men ervoor om zelffacturatie in te voeren, of om de interne accorde- ring van inkomende of uitgaande facturen aan te passen. Keuzes voor de inrichting van het factuurproces zijn afhankelijk van allerlei specifieke omstandigheden, zoals: • de aard van de gefactureerde producten of diensten (primaire goederen, primaire diensten, secundaire goederen, secundaire diensten) • de onderliggende contractvorm (incidentele inkoop of mantelinkoop, vaste prijs of nacalculatie). Infrastructuur voor B2G elektronisch factureren 7
  13. 13. Omdat dit rapport helpt bij het maken van infrastructuurkeuzes, is het niet bedoeld als gids voor het aanpassen van het factuurproces zelf. Van organisaties die dit rapport gebruiken verwachten we echter wel dat ze proceskeuzes hebben gemaakt. 2.1.4 Klassieke facturatie of zelffacturatie Eén proceskeuze is van bijzonder belang voor de infrastructuur, omdat het bepaalt in welke richting het factuurdocument stroomt bij de overdracht. In de klassieke situatie is het de ver- koper die het factuurdocument overdraagt aan de koper ─ al dan niet via allerlei tussenscha- kels. Soms echter is het handiger om de koper zelf de factuur op te laten stellen, vooral als deze eerder of beter dan de verkoper beschikt over de gegevens die in de factuur moeten worden opgenomen: zelffacturatie. Dat komt bijvoorbeeld voor in de uitzendmarkt. Uitzendkrachten die bij een inlener werken, maken daar vaak gebruik van de processen en systemen van de inlener. Typisch verantwoorden zij daarbij de door hen gewerkte uren in de systemen van de inlener. Deze gegevens zijn een wezenlijke informatiebron voor de factuur. Natuurlijk is het mogelijk om deze urenverant- woording (liefst elektronisch) naar de uitzendorganisatie te sturen, die daarmee vervolgens een factuur opmaakt. Maar sneller is het om de inlener zelf zijn factuur te laten opmaken. In dat geval wordt de verkoper nog wel op de hoogte gebracht van de “zelffactuur”, al is het maar om de daaropvolgende betaling te kunnen begrijpen. overheids- private domein domein ver- koper koper overheids- private domein domein ver- koper koper Figuur 2 — Klassieke facturatie (boven) en zelffacturatie (onder) in het B2G-veld. 2.1.5 Archivering Wet- en regelgeving stelt ook eisen aan de archivering van elektronische facturen. Archivering moet worden meegenomen in de inrichting van het factuurproces, bij zowel koper als verkoper10. In het algemeen geldt daarbij een bewaartermijn van zeven jaar. Archivering mag worden uitbesteed, maar de eindverantwoordelijkheid hiervoor blijft bij de factuurpartij. Ondersteuning bij zulke uitbestedingskeuzes wordt verderop in dit rapport geboden. 10 Voorzover zij BTW-plichtig zijn. 8 Infrastructuur voor B2G elektronisch factureren
  14. 14. 2.2 Overzicht Als • de keuze voor elektronisch factureren is gemaakt, • het duidelijk is voor welke inkoopcategorie en met wie er elektronisch gefactureerd zal worden en • het (nieuwe) factuurproces is gekozen komt de inrichting van de infrastructuur aan de orde. Een belangrijke vraag die zich dan aandient is of er voor de uitvoering van het factuurproces gebruik gemaakt gaat worden van zakelijke dienstverleners die het opstellen of verwerken van facturen uit handen nemen van de factuurpartijen. Dat kunnen specifieke billing service provi- ders zijn (BSP’s), maar ook dienstverleners die dit als onderdeel van een groter dienstenpakket voeren, zoals banken, elektronische markten of inkoopdienstverleners. Het gaat hier om de in- richting van de factuurketen. Dit rapport zal houvast geven bij het maken van keuzes ten aan- zien van de factuurketen, die in feite in- of uitbestedingskeuzes zijn. Als de factuurketen duidelijk is, richt de aandacht zich op de vraag hoe de communicatie tus- sen de factuurschakels zich voltrekt. Hoe is het communicatieproces tussen de opeenvolgende factuurschakels ingericht? Is er sprake van menselijke tussenkomst? Worden facturen en fac- tuurinformatie gebracht of gehaald? En, hoe wordt aan wet- en regelgeving voldaan inzake de borging van de authenticiteit van de verzender en de integriteit van het factuurdocument? Net als op het niveau van het factuurproces doet zich vervolgens de vraag voor of er in het communicatieproces gebruik gemaakt zou moeten worden van aparte dienstverleners, die we communicatie service providers (CSP’s) zullen noemen. Dergelijke dienstverleners onderschei- den zich van eerdergenoemde BSP’s doordat zij geen factuurdienstverlening bieden, maar pure communicatiedienstverlening. Hoewel het factuurdocument door de handen en systemen van zulke CSP’s stroomt, hebben zij geen bemoeienis met de inhoud ervan. Het gaat hier om de inrichting van de communicatieketen. Aan de overheidszijde is als CSP bijvoorbeeld de OverheidsTransactiePoort (OTP) kandidaat. Aan de private zijde zullen dergelijke pure CSP’s minder vaak worden gekozen, maar verzorgt de BSP veelal ook de communicatie. Ten slotte moeten er keuzes worden gemaakt over het formaat waarin de elektronische fac- tuur wordt uitgewisseld en gearchiveerd. Welke formaat wordt er in de communicatie gebruikt en welke in de archieven? Wordt er onderweg gebruik gemaakt van formaatvalidatie (controles of vormvereisten) en –transformatie (vertaling)? Figuur 3 geeft een overzicht van deze keuze-onderwerpen en geeft aan welke door dit rapport als gegeven worden beschouwd (het factuurproces) en welke keuze-onderwerpen door dit rapport worden ondersteund (alle daaronder liggende). In wat volgt zullen we laagsgewijs door de vragen heenlopen en de keuze-opties beschrijven. Infrastructuur voor B2G elektronisch factureren 9
  15. 15. Figuur 3 — Afbakening. 2.3 Vraag 1 — Factuurketen De eerste vraag gaat dus over de factuurketen. Hier is aan de orde of in het factuurproces door factuurpartijen gebruik gemaakt gaat worden van intermediaire dienstverleners, BSP’s. Daarbij maken we onderscheid tussen twee typen (mogelijke) uitbesteding. De eerste gaat over de bewerking van de factuurinhoud. Aan de verkopende zijde gaat het hier allereerst vaak over het opstellen van de elektronische verkoopfactuur (in geval van klassieke facturatie). Maar de dienstverlening van een BSP kan veel verder gaan, zelfs tot het elektro- nisch aanbieden van producten en het afhandelen van bestellingen. Aan de kopende zijde gaat het allereerst over verwerking van inkoopfacturen, mogelijk inclusief factuurcontroles en het in gang zetten van betaling. De tweede soort gaat over het al dan niet uitbesteden van archivering. 2.3.1 Vraag 1a — Verwerking van elektronische facturen Ook als factuurpartijen hun factuurproces uitbesteden blijven zij eindverantwoordelijk. Uit- besteding wordt daarom bezegeld met een servicecontract. Een beslissing hierover is dus allereerst een zaak voor beide factuurpartijen apart. Echter, mochten zij beide voor uitbe- steding hebben gekozen, is het waardevol om de keuzes voor de respectievelijke dienstver- leners naast elkaar te leggen. Er zitten namelijk specifieke voor- en nadelen aan het kiezen van dezelfde dienstverlener. Een voorbeeld van een BSP aan de inkopende overheidszijde is Flexchange, een inkoopdienst- verlener voor uitzendkrachten. Voorbeelden van BSP’s aan de verkopende (bedrijven)zijde zijn er te over11. 11 Veel van hen participeren in het Platform ELFA (www.platformelfa.nl). 10 Infrastructuur voor B2G elektronisch factureren
  16. 16. Er zijn dus vijf varianten: 1. direct: beide factuurpartijen houden het gehele factuurproces in huis 2. koper-uitbesteed: alleen de koper maakt gebruik van een BSP 3. verkoper-uitbesteed: alleen de verkoper maakt gebruik van een BSP 4. apart uitbesteed: beide partijen besteden uit, maar aan verschillende partijen 5. samen uitbesteed: beide partijen besteden aan dezelfde partij uit Een voorbeeld van de laatste variant is Z-factuur (voorheen Agroportal). Figuur 4 toont de vijf varianten van boven naar beneden. communicatie servicecontract ver- koper koper ver- koper BSP-I koper ver- koper BSP-V koper ver- koper BSP-I BSP-V koper BSP ver- koper I V koper Figuur 4 — Vijf ketenvarianten voor verwerking van elektronische factureren. Hoe meer tussenschakels er zijn in de factuurketen, des te meer communicatieschakels er zijn waarover informatie moet worden uitgewisseld. Toch is er maar één plaats waar de feitelijke factuuroverdracht, de feitelijke zakelijke factureerhandeling plaatsvindt. Omdat wet- en regelgeving zich vooral daarop richt, is het belangrijk die plaats in de factuurketen aan te wijzen. Bij uitbesteding in de factuurketen verplaatst het eindpunt van de factuuroverdracht zich van de factuurpartij naar de gekozen dienstverlener. Door de uitbesteding ontstaat er een nieuwe communicatieschakel. Op die communicatieschakel is echter geen sprake van formele factuur- overdracht, maar hooguit van het uitwisselen van factuurinformatie. Hoe die informatie en die communicatie zijn ingericht, hangt erg van de precieze uitbestedingsrelatie af. Die relatie wordt bezegeld met een servicecontract. Figuur 5 laat voor elk van de vijf varianten zien waar de factuuroverdracht plaatsvindt. Infrastructuur voor B2G elektronisch factureren 11
  17. 17. De vijfde variant is een bijzondere, omdat de feitelijke factuuroverdracht zich voltrekt binnen de grenzen van de dienstverlener. Hoewel factuurpartijen huiverig kunnen zijn voor een inter- mediair die beide zijden van de markt bedient, vereenvoudigt deze variant de factuurover- dracht. ver- koper koper ver- koper BSP-I koper ver- koper BSP-V koper ver- koper BSP-I BSP-V koper BSP ver- koper I V koper Figuur 5 — Factuuroverdracht in de factuurketen (rode, dikke pijlen). In dergelijke gevallen stelt de wet- en regelgeving: • de eis dat het moment van factuuroverdracht precies duidelijk moet zijn • geen eisen aan het fysiek scheiden van de beide helften van de dienstverlening door deze intermediair. Natuurlijk moet de scheiding logisch gezien wel gemaakt worden. Uitbesteding compliceert de adressering factuurketen. Zie hiervoor paragraaf 4.5. 2.3.2 Vraag 1b — Archivering van elektronische facturen Ook archivering kan en mag worden uitbesteed. In principe kan een beslissing over mogelijke uitbesteding van archivering plaatsvinden los van zo’n beslissing over verwerking. Toch zullen veel factuurpartijen archivering meenemen in hun eventuele overweging om factuurverwerking uit te besteden. In geval van uitbesteding moet voor de uitbestedende partij goede en onmid- dellijke toegang tot de archieven gewaarborgd blijven. Dit moet dus deel uitmaken van het servicecontract. Ook voor archivering geldt dat beide factuurpartijen dezelfde dienstverlener kunnen kiezen, in welk geval wet- en regelgeving geen eisen stelt aan het fysiek scheiden van beide archieven. De in- en verkoopfacturen zouden in dat geval dus in hetzelfde archief en in dezelfde database mogen worden opgeslagen, zolang toegang vanuit beide kanten logisch goed gescheiden blijft. 12 Infrastructuur voor B2G elektronisch factureren
  18. 18. Alleen BTW-plichtige kopers of verkopers hebben een archiveringsverplichting. 2.4 Vraag 2 — Communicatieproces Over het communicatieproces zijn drie vragen aan de orde, namelijk: a. Is er menselijke betrokkenheid en, zo ja, van welke aard? b. Bij wie ligt het initiatief? Is er sprake van halen of brengen? c. Hoe is authenticiteit van de verzender en integriteit van de factuur geborgd? Deze vragen moeten beantwoord worden voor alle communicatieschakels. Dus, als er in de factuurketen sprake is van intermediaire partijen, gaat het om twee of zelfs drie communi- catieschakels. Toch verdient de factuuroverdracht daarbij bijzondere aandacht, vooral vanwege wet- en regelgeving. Voor het communicatieproces is het belangrijk de begrippen “zender” en “ontvanger” niet synoniem te zien aan “verkoper” en “koper”. Immers, in geval van uitbesteding in de factuur- keten kan de zender of de ontvanger van de elektronische factuur ook een BSP zijn. Bovendien kan door een keuze voor zelffacturatie de verzendrichting van het factuurdocument wisselen. 2.4.1 Vraag 2a — Menselijke betrokkenheid Ook al spreken we over elektronisch factureren, in sommige gevallen is menselijke tussen- komst bij de overdracht aan de orde. Dat gebeurt vooral als één van de factuurpartijen een consument is of een kleine onderneming. Omdat dit rapport over B2G-facturatie gaat, zijn consumenten niet aan de orde, maar mogelijk wel kleine leveranciers. Een typisch voorbeeld van menselijke betrokkenheid aan de verzendende kant is het handma- tig versturen van een elektronische factuur via e-mail, of het handmatig uploaden van een elektronische factuur in een portal van de ontvanger. Let wel, dit hoeft niet te betekenen dat de factuur ook handmatig is opgesteld of ingevuld in een elektronisch formulier. Het kan ook zijn dat een al opgestelde elektronische factuur als bijlage aan een e-mailbericht wordt gekop- peld of geselecteerd wordt voor een upload naar een portal. Een typisch voorbeeld van menselijke betrokkenheid aan de ontvangende kant is het handma- tig openen van een ontvangen factuur, hetzij als bijlage aan en binnengekomen e-mailbericht of in een portal waarin facturen worden gepresenteerd. Natuurlijk kan er ook aan beide zijden menselijke betrokkenheid zijn, hoewel dat de efficiën- tie van het factuurproces niet zal bevorderen. Ten slotte kan menselijke betrokkenheid ook aan beide kanten ontbreken. In dat geval hebben we het over machine-machine overdracht van elektronische facturen. Verder is de aard van de menselijke betrokkenheid van belang. Onderdelen van menselijke betrokkenheid kunnen zijn: • menselijke triggering van de overdracht (versturen of ophalen) • menselijke samenstelling van de factuur (zoals het invullen van een elektronisch formulier) • menselijke transformatie van facturen (“overtypen”) • menselijke interpretatie van de factuur (zoals het lezen van een factuur van een scherm) Infrastructuur voor B2G elektronisch factureren 13
  19. 19. 2.4.2 Vraag 2b — Initiatief Een tweede vraag over het communicatieproces gaat over het initiatief bij de factuurover- dracht. Als de verzender het initiatief neemt spreken we van brengen (of push); als de ontvanger het initiatief neemt spreken we van halen (of pull). Voorbeelden van brengen zijn: • een elektronisch formulier intypen in een portal van de ontvanger; • een e-mailbericht naar de ontvanger; • een push-bericht van de verzendende applicatie naar de ontvangende applicatie. Voorbeelden van halen zijn: • het downloaden van een factuur vanaf een portal van de verzender • het door de ontvanger aanroepen van een web service bij de verzender. Bij halen is het natuurlijk zaak dat de ontvanger op de hoogte is van het feit dat er één of meerdere facturen klaarstaan. Dat kan door middel van een notificatie in de vorm van een apart bericht. Een ander model kan zijn om in een overeenkomst (of algemene voorwaarden) te bepalen dat op vaste momenten facturen klaarstaan. Het is belangrijk op te merken dat menselijke betrokkenheid en initiatief niet onderling afhankelijk zijn. Alle combinaties kunnen voorkomen, al is een enkele niet erg gangbaar. Tabel 2 laat dit zien. Tabel 2 ─ Menselijke tussenkomst en initiatief. Menselijke Menselijke betrokkenheid betrokkenheid Initiatief Voorbeeld verzender ontvanger Nee Nee Brengen Push-bericht tussen applicaties Nee Nee Halen Aanroep web service tussen applicaties Nee Ja Brengen Automatisch verzonden e-mailbericht met factuur. Nee Ja Halen Ophalen van een factuur van een portal. Ja Nee Brengen Uploaden van een factuur in een portal. Ja Nee Halen Automatisch sturen van een elektronisch factuurformulier. Ja Ja Brengen Handmatig e-mailen van een elektronische factuur. Ja Ja Halen Handmatig e-mailen van een leeg elektronisch factuurformulier. 2.4.3 Vraag 2c — Authenticiteit en integriteit In bijna alle elektronische (en vele papieren en face-to-face) zakelijke contacten is het van belang de authenticiteit van de betrokken partijen met enige zekerheid vast te stellen en er- voor te zorgen dat het uitgewisselde document integer blijft. BTW-wet- en regelgeving op het gebied van elektronisch factureren vereist in het bijzonder maatregelen ter borging van: • de authenticiteit van de herkomst van de factuur • de integriteit van het factuurdocument 14 Infrastructuur voor B2G elektronisch factureren
  20. 20. Dit vraagt vooral extra aandacht bij de factuuroverdracht. Op eventuele andere communicatie- schakels moet een en ander worden geborgd in het servicecontract dat bij de uitbesteding hoort. Zoals al aangegeven is in de variant “samen uitbesteden” in de factuurketen de factuur- overdracht een interne aangelegenheid bij de dienstverlener. Hiermee is de authenticiteit van de verzender en de integriteit van het document veel makkelijker geborgd, zolang maar duidelijk is wanneer de feitelijke facturering zich voltrekt. De BTW-wet- en regelgeving kent een Europese basis, waarbinnen Europese lidstaten nog enige vrijheid hebben12. We baseren ons hier op de Nederlandse wet- en regelgeving. De wet- en regelgeving biedt drie opties voor de middelen waarmee de vereiste authenticiteit en integriteit wordt geborgd. Zij heten: • “EDI” • “geavanceerde elektronische handtekening” • “andere middelen” We bespreken hieronder de precieze eisen aan deze modellen. De basis van de “EDI”-optie is dat authenticiteit en integriteit worden geregeld in een uitwisselovereenkomst. Anders ge- zegd, het is een contract-gebonden middel. De basis van de optie “geavanceerde elektronische handtekening” is dat authenticiteit en integriteit worden geregeld met een aan de factuur ver- bonden handtekening. Anders gezegd, het is een document-gebonden middel. Hoewel de derde optie (“andere middelen”) niet verder gespecificeerd staat, vallen hieronder vaak sessie- gebonden middelen, waarbij een communicatiesessie worden beveiligd met een technisch protocol of naam-wachtwoord-beveiliging van menselijke gebruikssessies. 2.4.3.1 Authenticiteit en integriteit d.m.v. “EDI” In deze optie wordt authenticiteit en integriteit geborgd door middel van een uitwisselover- eenkomst, bijvoorbeeld in de vorm van audit trails of anderszins. Daarnaast zijn er aanvullende eisen ingeval aanspraak gemaakt wordt op deze optie. De belangrijkste zijn: • Er mag geen menselijke tussenkomst zijn. • De factuur moet zijn opgemaakt in een overeengekomen formaat. • Het communicatieformaat moet een elektronisch dataformaat zijn (zie paragraaf 2.6.1) • De betekenis van alle gegevens moet duidelijk gedefinieerd zijn. 12 PWC, Global (E-)Invoicing & (E-)Archiving, januari 2006. Infrastructuur voor B2G elektronisch factureren 15
  21. 21. Deze voorwaarden komen overeen met wat men in de dagelijkse praktijk onder de term “EDI” verstaat. Echter, op twee punten dreigt een gevaarlijke overinterpretatie van deze term ten opzichte van de officiële definitie in de wet- en regelgeving13. • EDI wordt vaak geïdentificeerd met een specifieke mark-up-standaard, namelijk EDI- FACT, en als zodanig tegenover XML-gebaseerde factuurformaten geplaatst. Dat is niet terecht. Onder de officiële definitie van “EDI” vallen ook XML-gebaseerde formaten, zolang ook aan de andere eisen wordt voldaan. Het argument dat XML alleen niet vol- doende zou zijn omdat het geen betekenis geeft aan de gegevens, is valide, maar dat geldt ook voor de EDIFACT-standaard op zichzelf. • EDI wordt vaak geïdentificeerd met een specifiek communicatiemodel, waarin zoge- naamde Value-Added Networks (VAN’s) gesloten communicatiediensten bieden (zie paragraaf 2.5.1). De officiële definitie van “EDI” maakt hiervan echter geen enkele melding. Gebruik van het Internet als communicatiekanaal sluit deze optie dus niet uit. 2.4.3.2 Authenticiteit en integriteit d.m.v. de “geavanceerde elektronische handtekening” In deze optie wordt een elektronische handtekening verbonden aan het elektronische factuur- document. Drie eisen aan deze handtekening dragen zorg voor de authenticiteit van de verzender: • De handtekening moet verwijzen naar een unieke ondertekenaar. • De ondertekenaar moet bij de handtekening gevonden kunnen worden. • De handtekening wordt gezet met middelen die geheel onder de controle zijn van de ondertekenaar. Een vierde eis zorgt voor integriteit van het factuurdocument: • De handtekening is zodanig verbonden met het document, dat aanpassingen in het document opspeurbaar zijn. Dit zijn de minimumeisen uit de Europese wet- en regelgeving. Lidstaten mogen strengere eisen stellen door te eisen dat de geavanceerde elektronische handtekening “gekwalificeerd” moet zijn. Dat betekent vooral dat er van een vertrouwde derde partij gebruik gemaakt moet worden voor het uitdelen van certificaten. Nederland heeft niet gekozen voor de strengere variant, maar bijvoorbeeld Duitsland wel. Dat betekent dat de drempel voor het toepassen van deze optie lager is dan vaak wordt aangenomen. 2.4.3.3 Authenticiteit en integriteit d.m.v. “andere middelen” Aan deze optie worden geen inhoudelijke kenmerken verbonden, maar zij kan gebruikt worden voor puur sessie-gebonden middelen, zoals: • SSL/TLS-gebaseerde oplossingen voor communicatiesessies • naam/wachtwoord-gebaseerde oplossingen voor menselijke gebruikssessies 2.4.3.4 De rol van de Belastingdienst De Belastingdienst speelt een handhavende rol bij de genoemde BTW-wet- en regelgeving op het gebied van elektronisch factureren. In geval van de eerste twee opties hoeft niet vooraf om instemming gevraagd te worden van de Belastingdienst, bij de derde wel. 13 CEN/ISSS Workshop on Interoperability of Electronic Invoices in the European Community, CEN Workshop Agreement 15574, juli 2006. 16 Infrastructuur voor B2G elektronisch factureren
  22. 22. Mocht eenzelfde scenario herhaald worden toegepast voor meerdere factuurstromen, hoeft slechts één keer de toestemming van de Belastingdienst te worden gevraagd. Wel moeten nieuw aangesloten partijen gemeld worden aan de Belastingdienst. Ten slotte is het van belang dat de genoemde middelen elkaar niet uitsluiten. Soms kunnen contract-gebonden, document-gebonden en sessie-gebonden middelen samen worden toege- past of kunnen sessie-gebonden middelen met een bescheiden inspanning worden opgewaar- deerd tot één van de andere twee middelen. Dat is aantrekkelijk omdat de eerste twee opties de laagste compliancedrempel kennen. 2.5 Vraag 3 — Communicatieketen Ook op het niveau van de communicatieketen speelt de vraag of de factuurschakels gebruik maken van diensten van externe communicatiedienstverleners (CSP’s). De gemaakte keuzes in de factuurketen bepalen hoeveel en welke communicatieketens er aan de orde zijn. 2.5.1 Vraag 3a — Hoofdvarianten De hoofdvarianten bij deze vraag zijn volledig analoog aan die op het niveau van de factuurketen (zie paragraaf 2.3.1). We onderkennen daarom vijf hoofdvarianten: 1. direct 2. zender-uitbesteed: alleen de zender gebruikt een CSP 3. ontvanger-uitbesteed: alleen de ontvanger gebruikt een CSP 4. apart uitbesteed: beide gebruiken een andere CSP 5. samen uitbesteed: beide gebruiken dezelfde CSP Omdat de ontvangende zijde de overheidskant is, zullen we verderop aparte aandacht besteden aan specifieke CSP’s voor B2G-verkeer binnen het overheidsdomein, namelijk de OverheidsTransactiePoort (OTP) en de infrastructuur van het Nationaal TaxonomieProject (NTP), al dan niet in combinatie met de OverheidsServiceBus (OSB). Binnen de afbakening van dit rapport zijn pure CSP’s aan de kant van de verzender zeldzaam. De communicatierol is vaak een onderdeel van de diensten van een BSP. Wel kunnen BSP’s onderling zogenaamde roamingrollen vervullen. Zie hiervoor de volgende paragraaf. Een bekend voorbeeld van de vijfde hoofdvariant betreft de dienstverlening van Value-Added Networks (VAN’s). Deze worden bijvoorbeeld gebruikt in het Deense scenario (zie paragraaf 2.7.2). Figuur 6 toont de vijf hoofdvarianten. Ook in de communicatieketen compliceert uitbesteding de adressering in de factuuroverdracht. Zie hiervoor paragraaf 4.5. Infrastructuur voor B2G elektronisch factureren 17
  23. 23. communicatie ontvangersdomein zendersdomein servicecontract ont- zender vanger ont- CSP-O zender vanger ont- CSP-Z zender vanger ont- CSP-O CSP-Z zender vanger CSP ont- O Z zender vanger Figuur 6 — Vijf hoofdvarianten voor de communicatieketen. 2.5.2 Vraag 3b — Roaming Hoewel de hoofdvarianten van de communicatieketen erg lijken op die van de factuurketen, spelen verschillende overwegingen de hoofdrol in de keuzes tussen de varianten. Weliswaar is op beide niveaus sprake van een keuze tussen zelf doen of uitbesteden. Maar, in de factuur- keten gaat die vraag over inhoudelijke bedrijfsprocessen ─ hoe secundair vaak ook ─ terwijl het in de communicatieketen gaat over technische communicatiediensten. Aan de ene kant is technische communicatie vrijwel nooit een kerncompetentie, aan de ander kant wordt technologie steeds meer standaard en goedkoop. Bovendien komt er op communicatieniveau een erg belangrijke eis aan de oppervlakte: bereik. Factuurpartijen en hun eventuele BSP’s moeten onderling verbonden zijn om een factuur over te kunnen dragen. Een belangrijke eis bij een eventuele keus voor een CSP (of BSP) is dan ook: kan ik via die dienstverlener al mijn communicatiepartners bereiken? Helaas is dat niet altijd het geval. Dienstverleners danken hun positie in de markt vaak aan hun klantenbestand en zijn niet altijd bereid de communicatiedrempel met niet-klanten laag te maken of te houden. Dat beperkt het bereik, dat vanuit het perspectief van de factuurpartijen liefst onbeperkt is. Grofweg zijn er twee modellen om met deze beperking om te gaan: • consolidatie: in dit model combineren dienstverleners hun respectievelijke bereik tot een groter bereik, en creëren zo een nieuwe grotere, dienstverlener; • roaming: in dit model maken dienstverleners onderlinge afspraken over het “doorspe- len” van facturen van elkaars klanten. 18 Infrastructuur voor B2G elektronisch factureren
  24. 24. Momenteel is roaming zeldzaam in Nederland, zo niet afwezig. Consolidatie is in een vrije markt niet af te dwingen, maar kan wel ontstaan wanneer marktpartijen elkaar vanwege bereik voor hun klanten of aanwezige marktaandeel gaan opzoeken. Overigens, ook als BSP’s onderling roamingafspraken zouden maken, spelen zij voor elkaar de CSP-rol. Aan de overheidszijde is consolidatie makkelijker haalbaar, omdat de overheids-ICT onder een zekere gezamenlijke regie staat. Dat zegt overigens nog niets over de wenselijkheid tot conso- lidatie naar bijvoorbeeld de OTP of de NTP-infrastructuur. In het geval van consolidatie komen er geen nieuwe communicatieketenvarianten aan de orde: er ontstaan alleen nieuwe dienstverleners in de markt. In geval van roaming echter krijgt de communicatieketen extra intermediaire schakels. Roaming compliceert de adressering in de factuuroverdracht. Zie hiervoor paragraaf 4.5. 2.6 Vraag 4 — Formaat In deze laatste hoofdvraag onderkennen we vier deelvragen, die allemaal te maken hebben met het formaat van de elektronische factuur: • de keuze van het communicatieformaat • vragen op het gebied van formaatvalidatie • vragen op het gebied van formaattransformatie • de keuze van het archiveringsformaat 2.6.1 Vraag 4a — Communicatieformaat Bij elektronisch factureren gaat de eerste gedachte vaak uit naar het formaat van het overgedragen factuurdocument. Immers, dat moet een elektronisch formaat zijn, in tegenstelling tot een papieren formaat. Bij elektronische formaten maken we een nader onderscheid tussen de mate waarin de in het document gevatte informatie expliciet gestructureerd is, zodat automatische verwerking van het document mogelijk wordt gemaakt. We maken in deze context onderscheid tussen drie structuurniveaus: • elektronische afbeelding • elektronische tekst • elektronische data Bij een elektronische afbeelding is er sprake van een elektronisch document, bedoeld voor visuele waarneming door een mens of eventueel door een elektronische scanner. Hoewel een gefaxte factuur niet snel als een elektronische zal worden gezien is dat een voorbeeld hiervan. Meer geaccepteerde voorbeelden zijn facturen in de vorm van een JPEG- of GIF-bestand of een “scanned PDF”-bestand. Bij elektronische tekst is de elektronische verwerkbaarheid al groter omdat tekst enigszins automatisch geïnterpreteerd en verwerkt kan worden. Een voorbeeld hiervan is een elektro- nische factuur als tekst in een e-mailbericht of een elektronische factuur in de vorm van een (veelal automatisch aangemaakt) “structured PDF”-document. Het ene PDF-document is dus het andere niet. Infrastructuur voor B2G elektronisch factureren 19
  25. 25. In de meest gestructureerde vorm is de factuur een expliciet gestructureerd formulier of be- richt, waarvan de verschillende velden een expliciete betekenis hebben, zodat de verschillen- de velden eenvoudig elektronisch zijn te verwerken. Er is een veelheid aan dergelijk factuur- formaten beschikbaar. Zo bestaat er, naast het door het College Standaardisatie gekozen14 UBL 2.0, ook een XBRL Invoice-formaat, een OAGIS-factuur en een GS1-factuur. UN/CEFACT werkt aan een moderne, wereldwijde standaard voor elektronisch factureren. Met de vertegenwoor- digers van een aantal belangrijke bestaande factuurstandaarden zijn afspraken gemaakt over convergentie naar de UN/CEFACT-standaard. 2.6.2 Vraag 4b — Formaatvalidatie Vaak maken factuurschakels expliciete afspraken over het formaat van uitgewisselde factuur- informatie of overgedragen facturen, zoals in het geval van de uitwisselovereenkomsten waar- van sprake is bij “EDI” (zie paragraaf 2.4.3.1). Dergelijke afspraken maken het mogelijk om binnengekomen facturen automatisch te verwerken. Voordat een factuur verwerkt kan worden moet echter geverifieerd worden dat deze aan het afgesproken formaat voldoet. Daartoe vindt een formaatvalidatie plaats. Formaatvalidatie is een syntactische controle van het factuurdocument tegen de afspraken die erover zijn gemaakt. Als die controle niet slaagt wordt de factuur geweigerd op basis van “vormfouten”. We gaan er hier van uit dat dergelijke validatie alleen zinvol is bij een communicatieformaat in de vorm van elektronische data. Bij- voorbeeld, als het factuurformaat een op XML gebaseerd formaat heeft, zal formaatvalidatie het factuurdocument valideren tegen een XML Schema-document. In de infrastructuur voor elektronisch factureren is het van belang te bepalen waar dergelijke formaatvalidaties plaatsvinden. Voor de hand ligt dat de factuurpartijen of hun BSP’s ─ vooral de ontvangende ─ dergelijke factuurvalidatie uitvoeren. Soms echter voert ook een tussen- liggende CSP in de communicatieketen dergelijke validaties uit. 2.6.3 Vraag 4c — Formaattransformatie Niet altijd spreken de factuurschakels hetzelfde communicatieformaat. In dat geval kan het zinvol zijn om een vertaling in te richten van het ene naar het andere communicatieformaat. We onderscheiden daarbij verticale en horizontale transformatie. Verticale transformatie heet zo omdat er bij deze vorm meer structuur wordt aangebracht in het factuurdocument. Voorbeelden daarvan zijn: • van papier naar een elektronische afbeelding: scannen • van een elektronische afbeelding naar elektronische tekst: Optical Character Recognition (OCR) • van elektronische tekst naar elektronische data: tekstontleding Vaak komen deze in combinatie voor, vooral scanning en OCR. Verticale transformatie wordt ingezet op het koppelvlak tussen papieren en elektronische processen. Horizontale transformatie heet zo omdat er bij deze vorm vertaald wordt tussen twee elektro- nische dataformaten, bijvoorbeeld tussen het UBL- en het GS1-factuurformaat. Horizontale transformatie hoort betekenis-behoudend te zijn, dat wil zeggen, een syntactische vertaling waarbij de betekenis van het document niet wordt gewijzigd. 14 Voor nadere informatie over deze keuze, zie http://www.forumstandaardisatie.nl/fileadmin/OVOS/CS03-05- 12_besluitenlijst.pdf en http://gbo.overheid.nl/fileadmin/OVOS/CS03-05-06A_-_efactureren.pdf. 20 Infrastructuur voor B2G elektronisch factureren
  26. 26. Mocht gekozen worden voor de inrichting van één van deze transformatievormen, is het van belang te bepalen wáár in de keten deze transformatie plaatsvindt. Dat zal vaak een factuur- partij of haar BSP zijn. 2.6.4 Vraag 4d — Archiveringsformaat In uitbreiding op het gestelde in 2.4.3, stel BTW-wet- en regelgeving dat de authenticiteit van de verzender en de integriteit van het factuurdocument ook tijdens archivering intact moeten blijven. In principe hebben factuurpartijen voor het archiveringsformaat dezelfde keuzes als voor het communicatieformaat (zie paragraaf 2.6.1). Echter, mocht voor de “geavanceerde digitale handtekening” gekozen zijn als middel voor authenticiteit en integriteit, dan stelt de wet- en regelgeving dat het archiveringsformaat identiek moet zijn aan het communicatieformaat. Bij de andere twee opties is dat geen vereiste. 2.7 Typische scenario’s 2.7.1 Seller-direct, buyer-direct, consolidator, e-invoicing en een vijfde In deze paragraaf presenteren we een aantal typische scenario’s, waarin voor bovengenoemde vragen keuzes zijn gemaakt. De eerste vier scenario’s komen overeen met de vier vormen van elektronisch factureren die zijn opgenomen in de marktverkenning over elektronisch facture- ren van Dialogic15. Het vijfde scenario (e-mail met PDF-bijlage) hebben we toegevoegd om ook een eenvoudig en laagdrempelig scenario te kunnen beschrijven. Zie Tabel 3. Met het beschrijven van deze scenario’s doen we geen enkele waarderende uitspraak over de scenario’s, relatief noch absoluut. Ook impliceren we niet dat het betreffende scenario altijd voldoet aan de wet- en regelgeving. 2.7.2 Deense scenario’s Denemarken heeft de reputatie koploper op het gebied van elektronisch factureren met de overheid te zijn. In 2005 werden alle publieke instanties in Denemarken verplicht om alleen nog maar elektronische facturen te accepteren. Om dit te realiseren hebben de Denen een infrastructuur voor elektronisch factureren ontwikkeld. De Deense overheid maakt gebruik van een mix aan scenario’s om alle bedrijven te kunnen bedienen. Drie scenario’s kunnen worden herkend. Tabel 4 biedt een overzicht. De Deense infrastructuur is gebaseerd op bestaande Value Added Networks (VAN’s) die ervoor zorgen dat een leverancier op een veilige, rechtsgeldige manier een elektronische factuur kan versturen naar de overheid. Omdat meerdere VAN’s actief zijn in deze infrastructuur is roaming ingericht. Daarvoor is een adresseringssystematiek nodig, waarbij gebruik gemaakt wordt van het EAN Global Location Number (GLN). Dit nummer maakt het mogelijk om het elektronische adres van het bedrijf te achterhalen. Het GLN wordt bij het versturen van de factuur op de elektronische envelop geplaatst. 15 Ronald Batenburg en Barbera van den Berg, e-Factureren en standaarden voor e-invoicing in Nederland, Dialogic, maart 2008. Infrastructuur voor B2G elektronisch factureren 21
  27. 27. Tabel 3 ─ Typische scenario’s. EIP(P) seller- EIP(P) buyer- EIP(P) E-mail met Hoofdvraag Deelvraag E-invoicing direct direct consolidator PDF-bijlage 1a. Verkoper- Direct Direct Direct Direct 1. Factuur- Verwerking uitbesteed keten 1b. Niet bepaald Niet bepaald Niet bepaald Niet bepaald Niet bepaald Archivering 2a. Menselijke Aan de ontvan- Aan de verzen- Aan de ontvan- Aan de ontvan- Nee tussenkomst gende kant dende kant gende kant gende kant 2b. Halen of 2. Halen Brengen Halen Brengen Initiatief brengen Communi- catieproces “geav. elektr. “geav. elektr. “geav. elektr. “geav. elektr. 2c. handtekening” handtekening” handtekening” handtekening” Authenticiteit “EDI” of “andere of “andere of “andere of “andere en integriteit middelen” middelen” middelen” middelen” 3a. Direct/ samen 3. Direct Direct Direct Direct Hoofdvariant uitbesteed Communi- catieketen 3b. Roaming Nee Nee Nee Nee Nee 4a. Elektronisch, Elektronisch, Elektronisch, Elektronische Elektronische Communi- niet nader niet nader niet nader afbeelding of data catieformaat bepaald bepaald bepaald tekst 4b. Waarschijnlijk Formaat- Geen Geen Geen wel, minstens Geen 4. Formaat validatie bij ontvanger. 4c. Formaat- Geen Geen Geen Geen Geen transformatie 4d. Archive- Niet bepaald Niet bepaald Niet bepaald Niet bepaald Niet bepaald ringsformaat Denemarken koerst niet alleen op VAN’s. Momenteel is men bezig om de mogelijkheden van een additionele Internet-gebaseerde infrastructuur te onderzoeken. Omdat niet alle bedrijven mee kunnen of willen doen met het elektronisch versturen van fac- turen zijn er twee private dienstverleners aanwezig die papieren facturen scannen en ervoor zorgen dat ze op het goede adres aankomen. Hiervoor staat een maximale termijn van vijf dagen. Deze diensten worden gratis aangeboden. Veel MKB-ers maken gebruik van deze dienst. Het aantal MKB-ers dat gebruik maakt van deze dienst neemt over de jaren niet af. Ten slotte biedt de Deense overheid ook een portaal aan waarin elektronische facturen kunnen worden samengesteld en verstuurd. 22 Infrastructuur voor B2G elektronisch factureren
  28. 28. Tabel 4 ─ De Deense scenario’s. Deense Deense Deense Hoofdvraag Deelvraag e-invoicing portaal scandienst 1a. Verwerking Direct Koper-uitbesteed Direct 1. Factuurketen 1b. Archivering Niet bepaald Niet bepaald Niet bepaald Aan de 2a. Menselijke tussenkomst Nee verzendende Nee kant 2. Communicatieproces 2b. Initiatief Brengen Brengen Brengen “digitale handte- 2c. Authenticiteit en integriteit “EDI” kening” of “an- “EDI” dere middelen” Samen Verzender- 3a. Hoofdvariant Direct uitbesteed uitbesteed 3. Communicatieketen Ja, tussen de 3b. Roaming Nee Nee VAN’s. Elektronische Elektronische Elektronische 4a. Communicatieformaat data (OIOXML16) data (OIOXML16) data (OIOXML16) Waarschijnlijk Waarschijnlijk Waarschijnlijk 4b. Formaatvalidatie wel, minstens bij wel, minstens bij 4. Formaat niet ontvanger ontvanger 4c. Formaattransformatie Nee Nee Scanning en OCR 4d. Archiveringsformaat Niet bepaald Niet bepaald Niet bepaald 16 http://en.itst.dk/architecture-and-standards/data-standardisation/e-business-standardisation/oioxml-electronic-invoicing Infrastructuur voor B2G elektronisch factureren 23
  29. 29. 24 Infrastructuur voor B2G elektronisch factureren
  30. 30. 3 Hoe te kiezen? 3.1 Introductie Hoofdstuk 2 laat zien dat er nogal wat varianten zijn voor de infrastructuur voor elektronisch factureren. In hoofdstuk 4 zullen we aangeven op welke manier factuurpartijen kunnen kiezen tussen alle mogelijkheden. Deze keuzes worden gedreven door de wensen en eisen van de factuurpartijen op het gebied van elektronisch factureren. In dit hoofdstuk 3 zullen we in paragraaf 3.2 aangeven welke generieke wensen en eisen naar voren zijn gekomen in de gesprekken die we in het kader van dit onderzoek hebben gevoerd (zie paragraaf 1.6) en uit de documentatie die we hebben geraadpleegd (zie paragraaf 1.5). Daarna geven we in paragraaf 3.3 een overzicht van het keuze-instrument dat we in hoofd- stuk 4 in detail zullen presenteren. Voor een belangrijk deel werkt dat instrument met basisopties, waarvan in voorkomend geval kan worden afgeweken. Deze basisopties worden in paragraaf 3.4 ─ per vraag ─ besproken, samen met de omstandigheden die het bereiken van die basisoptie kunnen beperken. 3.2 Wensen en eisen Natuurlijk gaat het de factuurpartijen niet allereerst om de infrastructuur, maar om de proces- voordelen die met elektronisch factureren zijn te behalen. Infrastructuren zijn daarbij kosten- posten. Wensen en eisen aan infrastructuur hebben daarom meestal te maken met het goed ondersteunen van het elektronische factuurproces en het beperken van kosten en risico’s. Uit de genoemde gesprekken hebben we de volgende wensen en eisen van factuurpartijen ten aanzien van de infrastructuur voor elektronisch factureren opgetekend: • bereik: De infrastructuur moet het mogelijk maken alle gewenste factuurpartijen te bereiken, zonder onnodige drempels. • lage communicatiekosten: De uitwisseling van factuurinformatie en de factuurover- dracht moeten de factuurpartijen weinig kosten. • lage investeringsdrempel: De infrastructuur moet geen grote investeringen vragen, en zeker geen herhaalde investeringen. • beperking compliancerisico’s: Het moet zo snel mogelijk duidelijk zijn of en hoe een bepaalde infrastructuur voldoet aan de wet- en regelgeving. • onafhankelijkheid: Waar van de diensten van intermediairs (BSP’s en CSP’s) gebruik wordt gemaakt, moeten deze geen grote macht in de factuurketen worden. • hergebruik: De infrastructuur moet liefst kunnen worden hergebruikt voor andere elektronische handelingen, zoals bestellen of betalen. • internationaal: De infrastructuur moet liefst kunnen worden hergebruikt voor elektronisch factureren met factuurpartijen uit andere landen. Infrastructuur voor B2G elektronisch factureren 25
  31. 31. In het kader van dit rapport speelt de overheid verschillende rollen. Naast die van factuurpar- tij zijn dat de rollen van handhaver van BTW-wet- en regelgeving (bij monde van de Belasting- dienst) en van beleidsmaker. Vanuit deze perspectieven noteren we één bestaande en één nieuwe wens ten aanzien van de infrastructuur: • compliance aan BTW-wet- en regelgeving • uitstraling naar B2B en B2C: Het Actieplan Elektronisch Factureren positioneert de overheid als launching customer van elektronisch factureren, met de bedoeling dat suc- cesvolle B2G-implementaties ook tot meer B2B- en B2C-implementaties zullen leiden. Tabel 5 ─ Verwerking van de wensen en eisen Wens of eis Verwerking in keuze-instrument Verwerking in de Adviezen Bevorder maximaal bereik door bereik Dit is een keuzecriterium in hoofdvraag 3. roaming en/of consolidatie. lage communicatie- Dit is een keuzecriterium in hoofdvraag 1. kosten Het keuze-instrument werkt met een lage investerings- “basisoptie, tenzij”-benadering, waarin de drempel gevraagde investering een reden kan zijn om van de basisoptie af te wijken. Bevorder duidelijkheid op het Dit is onderwerp van vooral deelvragen 2c en compliance gebied van wet- en 4d. regelgeving. onafhankelijkheid Dit is een keuzecriterium in hoofdvraag 1. De scope van het instrument is alleen elektro- nisch factureren. Veel van de gebruikte criteria hergebruik kunnen echter ook voor andere stappen in het commerciële proces worden gebruikt. Dit is niet meegenomen in het instrument. Het Bevorder internationale internationaal beperkt zich tot Nederlandse wet- en harmonisatie van wet- en regelgeving. regelgeving. Elektronische data wordt als basisoptie voor informatie- het communicatieformaat (deelvraag 4a) transparantie gepositioneerd. Dit legt de basis voor maximale informatietransparantie. Elektronische data wordt als basisoptie voor het communicatieformaat (deelvraag 4a) reconciliatie gepositioneerd. Dit legt de basis voor reconciliatie. Elektronische data wordt als basisoptie voor gestandaardiseerde Streef naar een beperkt aantal het communicatieformaat (deelvraag 4a) gegevenselementen standaarden. gepositioneerd. opslag Dit is onderwerp van deelvragen 1b en 4d. Hoewel het daarvoor niet is gevalideerd, is het uitstraling naar B2B en instrument in reikwijdte en inhoud ook geschikt B2C voor B2B en B2C. Het leidt niet tot B2G- specifieke keuzes. 26 Infrastructuur voor B2G elektronisch factureren
  32. 32. In een document van UN/CEFACT17 wordt ook een analyse gedaan van de wensen en eisen van factuurpartijen ten aanzien van elektronisch factureren. Voor een belangrijk deel komen deze overeen met de hierboven al genoemde wensen en eisen, namelijk een lage investeringsdrem- pel, hergebruik en compliance. Aanvullend echter noteren we de volgende wensen en eisen uit dit UN/CEFACT-document: • informatietransparantie: Factuurpartijen moeten maximaal op de hoogte zijn van alle relevante informatie betreffende de facturatiehandeling. • reconciliatie: Factuurpartijen moeten in staat zijn de factuur te matchen met andere commerciële handelingen zoals de bestelling en de betaling. • gestandaardiseerde gegevenselementen: Het factuurdocument moet opgebouwd zijn uit gestandaardiseerde gegevenselementen. • opslag: Factuurpartijen moeten elektronische facturen kunnen archiveren conform wet- en regelgeving. Op een enkele uitzondering na, zijn al deze wensen en eisen verwerkt in het keuze-instrument dat we in hoofdstuk 4 zullen presenteren of in de adviezen die we in hoofdstuk 6 aan de opdrachtgever doen. Tabel 5 biedt een overzicht. 3.3 Overzicht van het keuze-instrument Het keuze-instrument dat we in hoofdstuk 4 zullen presenteren kent dezelfde structuur als die van de keuzeruimte uit hoofdstuk 2. Dat wil zeggen: in het keuze-instrument worden de ver- schillende hoofd- en deelvragen in dezelfde volgorde doorlopen. De gezamenlijke antwoorden vormen het gekozen scenario. De volgende stappen worden dus doorlopen (Figuur 7): 0. Voorbereiding 1. Maak keuzes over de factuurketen. a. Factuurverwerking en opslag: zelf doen of uitbesteden? b. Factuuroverdracht versus uitwisseling van factuurinformatie. 2. Maak keuzes over het communicatieproces. a. Menselijke tussenkomst b. Initiatief c. Authenticiteit en integriteit 3. Maak keuzes over de communicatieketen. a. Hoofdvariant b. Roaming 4. Maak keuzes over het formaat. a. Communicatieformaat b. Formaatvalidatie c. Formaattransformatie d. Archiveringsformaat 17 UN/CEFACT/ITPWG/TBG15, Annex to Recommendation 6 (to accommodate e-Invoicing), paragraaf 2.2, versie voor Public Review, 21 mei 2008. Infrastructuur voor B2G elektronisch factureren 27
  33. 33. STAPPEN KEUZES SCENARIO 0. Voorbereiding a. Verwerking 1. Factuurketen b. Archivering a. Menselijke betrokkenheid 2. Communicatieproces b. Halen of brengen c. Authenticiteit en integriteit a. Ho ofdvarianten 3. Communicatieketen b. Roaming a. Communicatieformaat b. Formaatvalidatie 4. Formaat c. Formaattransformatie d. Archiveringsformaat Figuur 7 — Overzicht van het keuze-instrument. 3.4 Basisopties en beperkingen Oorspronkelijk leefde het streven om het keuze-instrument voor infrastructuur voor elektronisch factureren vorm te geven als een beslisboom. Al snel bleek echter dat het keuzeveld te ingewikkeld was voor een hiërarchisch keuze-instrument. In plaats daarvan is daarom gekozen voor een benadering waarin een reeks van keuzes worden doorlopen, die onderling voor een groot deel (maar niet geheel) afhankelijk zijn. De eerste hoofdvraag is in essentie een vraag naar het al dan niet uitbesteden van factuur- processen. Om factuurpartijen te helpen deze vraag beantwoorden, maken we daarom gebruik van een bestaand instrument voor “sourcing” van diensten. Voor de hoofdvragen 2, 3 en 4 kiezen we een “basisoptie, tenzij”-benadering, waarbij we steeds een preferente keuze formuleren, samen met mogelijke omstandigheden waaronder van deze voorkeur kan worden afgeweken. Zie Tabel 6. In hoofdstuk 4 komen we terug op het waarom van deze basisopties. Soms vallen beperkingen binnen de directe invloedssfeer van de factuurpartijen, vooral als bestaande processen en systemen (legacy) of bestaande dienstverleners de beperking vormen. Menige beperking echter valt buiten de onmiddellijke invloed van factuurpartijen, zoals: • beperkt bereik, geen roaming • heterogeen formatenlandschap • onzekerheid over compliance • internationale verschillen in wet- en regelgeving 28 Infrastructuur voor B2G elektronisch factureren
  34. 34. Tabel 6 ─ Basisopties en beperkingen Hoofdvraag Deelvraag Voorkeur Beperkingen a. Menselijke Geen menselijke Bestaande processen en systemen tussenkomst tussenkomst 2. b. Initiatief Brengen Bestaande processen en systemen Communicatie- proces Eerste keus: geav. Kosten ontwikkeling en beheer van c. Authenticiteit en elektr. handtekening handtekeninginfrastructuur, resp. integriteit Tweede keus: EDI uitwisselovereenkomsten a. Hoofdvariant Direct Beperkt bereik 3. Communicatie- Liefst: niet nodig Bestaand aanbod keten b. Roaming Indien nodig: volledig en Eigen strategieën van aanbieders gestandaardiseerd a. Communicatie- Bestaande processen en systemen Elektronische data formaat Heterogeen formatenlandschap b. Validatie Bij factuurschakels Bestaande systemen. Bestaande processen en systemen 4. Formaat Heterogeen formatenlandschap c. Transformatie Overbodig Geen laagdrempelige transformatie beschikbaar d. Identiek aan Bestaande processen en systemen Archiveringsformaat communicatieformaat Het keuze-instrument biedt geen concrete houvast bij het opheffen van dergelijke “netwerk- beperkingen”. Dat vraagt gezamenlijke actie van factuurpartijen en dienstverleners en soms de overheid om deze beperkingen op te lossen. Aan het eind van dit hoofdstuk willen we nog drie algemene aanbevelingen doen aan factuurpartijen, voordat zij het keuze-instrument van hoofdstuk 4 gaan toepassen. • Think big, act small: streef naar een infrastructuur die voldoet aan de geschetste basisopties, maar implementeer stapsgewijs, vanuit de huidige situatie van uw factuurprocessen en –systemen. Vergeet niet de langere-termijn ambitie te formuleren. • Kies voor openheid en bereik: als u kiest voor dienstverleners, kies dan voor dienstverleners met een open strategie op basis van open standaarden18, groot bereik en bereidheid tot roaming. Voorkom ingevangen te raken door dienstverleners. Waar u zelf voor software kiest, kies voor open architecturen en open standaarden. • Laat uw stem horen over de “netwerkbeperkingen”: bevorder samen met collega-fac- tuurpartijen, dienstverleners en de overheid het bereik in het elektronische factuurnet- werk, de beperking van het aantal gebruikte factuurformaten, zekerheid over compli- ance en de internationale harmonisatie van wet- en regelgeving. 18 Zie de definitie op http://www.ososs.nl/wat_zijn_open_standaarden. Infrastructuur voor B2G elektronisch factureren 29
  35. 35. 30 Infrastructuur voor B2G elektronisch factureren
  36. 36. 4 Keuze-instrument Dit hoofdstuk behandelt in detail het keuze-instrument voor infrastructuur voor elektronisch factureren. Het doorloopt elk van de hoofd- en deelvragen uit Figuur 7. 4.1 Stap 1 — Factuurketen 4.1.1 Zelf doen of uitbesteden? De vragen in deze stap gaan over het al dan niet in eigen huis houden van factuurprocessen. Dergelijke “make-or-buy”- of “sourcing”-beslissingen komen in allerlei verschijningsvormen voor in het bedrijfsleven en de overheid. Er is geen reden om aan te nemen dat de criteria bij dergelijke beslissingen fundamenteel anders zijn bij elektronisch factureren. Hooguit kunnen de scores op de criteria en hun onderlinge weging anders uitpakken. We maken in deze stap daarom gebruik van een bestaand eenvoudig keuze-instrument, de Outsourcing Decision Making Scorecard19 (ODMS), die we voor eigen gebruik licht hebben aangepast (Tabel 7). ODMS werkt met een twintigtal vragen, in vier groepen van vijf. Bij de eerste twee groepen geldt dat een positief antwoord op de vraag een argument is vóór zelf doen en tégen uitbesteding. Bij de laatste twee groepen is dat precies andersom. Tabel 7 ─ ODMS voor elektronisch factureren. Groep Vraag 1. Betreft (elektronisch) factureren een kerncompetentie van uw organisatie? 2. Zal de dienst slechts incidenteel worden geleverd/gebruikt? Organisatie 3. Hebt u de voor elektronisch factureren benodigde expertise en middelen in uw organisatie? 4. Zouden bij uitbesteding de coördinatiekosten de eventuele schaalvoordelen overstijgen? 5. Zijn er juridische bezwaren om factureren uit te besteden? 6. Zou verlies aan controle over (elektronische) facturatie uw organisatie schaden? 7. Zou verlies aan expertise over (elektronische) facturatie uw organisatie schaden? Risico’s 8. Is de geleverde kwaliteit van (elektronische) facturatie een belangrijke voorwaarde? 9. Kan de responsiviteit bij operationele facturatieproblemen in gevaar komen? 10. Kan de uitvoering van huidige taken en contracten lijden onder uitbesteding? 11. Kunnen de doelen van de (elektronische) facturatiedienst scherp worden beschreven? 12. Zijn deze doelen voor langere termijn geldig? 13. Kan het bereiken van de doelen nauwkeurig worden gemeten en zijn de meetinstrumenten hiervoor Doelen momenteel beschikbaar? 14. Is het niet bereiken van de doelen schadelijk voor uw organisatie? 15. Is uw situatie vrij van specifieke (niet-standaard) wensen en eisen op het gebied van facturatie? 16. Zijn er bekende aanbieders van facturatiediensten? Evaluatie 17. Zijn de missie en de strategische doelen van deze aanbieders in lijn met de uwe? van 18. Hebben de aanbieders de positie, de competenties en de middelen om de dienst te kunnen leveren? aanbieders 19. Hebt u al een relatie (gehad) met deze aanbieders? 20. Hebben de aanbieders bewezen de dienst met passende kwaliteit te kunnen leveren? 19 Robert J. Eger III, Deborah A. Knudson, Justin Marlowe, Libby Ogard, Decision-Making Criteria for Outsourcing Opportunities, Research Summary Series, University of Wisconsin-Milwaukee, oktober 2002. http://www.mrutc.org/research/0103/01- 03onepage.pdf Infrastructuur voor B2G elektronisch factureren 31

×