• Like
  • Save
GBO Overheid Handreiking Elektronisch Factureren Digipoort
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

GBO Overheid Handreiking Elektronisch Factureren Digipoort

on

  • 1,289 views

De overheid wil als ontvanger van vele facturen het elektronisch factureren stimuleren....

De overheid wil als ontvanger van vele facturen het elektronisch factureren stimuleren.
Onder de noemer Elektronisch Factureren zijn gemeenschappelijke afspraken,
standaarden en een uitwisselingsinfrastructuur als koppelvlakafspraken gedefinieerd. Deze
afspraken worden gebruikt door leveranciers van goederen en diensten aan de overheid,
overheidsorganisaties en GBO.Overheid om het elektronisch verzenden en ontvangen van
facturen in te richten en te gebruiken.

Statistics

Views

Total Views
1,289
Views on SlideShare
1,274
Embed Views
15

Actions

Likes
0
Downloads
12
Comments
0

3 Embeds 15

http://cms.platformelfa.nl 9
http://platformelfa.nl 5
http://www.lmodules.com 1

Accessibility

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    GBO Overheid Handreiking Elektronisch Factureren Digipoort GBO Overheid Handreiking Elektronisch Factureren Digipoort Document Transcript

    • Handreiking Elektronisch Factureren Via Digipoort Auteur GBO.Overheid Documentnummer Kenmerk Versie Versie 0.4 Status Concept Datum Den Haag, 17 november 2009 Datum Pagina 17-11-2009 1/20
    • Inhoud 1. Inleiding ............................................................................................................ 3 1.1. Doel.................................................................................................................... 3 1.2. Doelgroep ........................................................................................................... 3 1.3. Leeswijzer .......................................................................................................... 3 1.4. Suggesties.......................................................................................................... 3 2. Over E-factureren.............................................................................................. 4 2.1. Wat is elektronisch factureren ............................................................................. 4 2.2. Rollen en actoren................................................................................................ 5 2.3. Praktische informatie .......................................................................................... 5 2.3.1. Contactgegevens ................................................................................................ 5 2.4. Klachten ............................................................................................................. 5 3. Werking E-factureren ........................................................................................ 6 3.1. Elektronische factuur .......................................................................................... 7 3.2. Digipoort ............................................................................................................. 7 3.3. Digikoppeling ...................................................................................................... 9 3.4. Webservices ....................................................................................................... 9 3.5. Betrouwbaarheid............................................................................................... 10 3.5.1. Privacy ............................................................................................................. 10 3.5.2. Informatie beveiliging ........................................................................................ 10 4. Voorwaarden en verantwoordelijkheden ....................................................... 11 4.1. Aansluitvoorwaarden ........................................................................................ 11 4.2. Serviceniveau Elektronisch Factureren ............................................................. 11 5. Aansluitprocedure .......................................................................................... 12 5.1. Impactanalyse aansluiting ................................................................................. 12 5.2. Certificaten aanvragen ...................................................................................... 13 5.3. Informatievoorziening en communicatie ............................................................ 14 5.4. Aansluiten en testen ......................................................................................... 16 5.5. Productie .......................................................................................................... 17 6. Toolkit voor E-factureren ............................................................................... 18 7. Begrippenlijst.................................................................................................. 19 Wilhelmina van Pruisenweg 104 2595 AN Den Haag Postbus 84011 2508 AA Den Haag T 070 888 76 66 F 070 888 78 82 GBO.Overheid bouwt mee aan de e-overheid www.gbo.overheid.nl
    • 1. Inleiding De overheid wil als ontvanger van vele facturen het elektronisch factureren stimuleren. Onder de noemer Elektronisch Factureren zijn gemeenschappelijke afspraken, standaarden en een uitwisselingsinfrastructuur als koppelvlakafspraken gedefinieerd. Deze afspraken worden gebruikt door leveranciers van goederen en diensten aan de overheid, overheidsorganisaties en GBO.Overheid om het elektronisch verzenden en ontvangen van facturen in te richten en te gebruiken. 1.1. Doel Deze handreiking leidt leveranciers die factureren en overheidsorganisaties die facturen ontvangen door het gehele traject om aan te kunnen sluiten op Elektronisch Factureren via Digipoort. 1.2. Doelgroep Deze handreiking is bedoeld voor: 1. Ontvangers; De overheidsorganisaties die elektronische facturen willen ontvangen en daarvoor het proces van ontvangen en verwerken van facturen aansluiten op de koppelvlakafspraken van E-factureren. 2. Leveranciers; Leveranciers van software en services die hun producten en diensten aansluiten op de koppelvlakafspraken en daarmee hun klanten ondersteunen met oplossingen voor het verzenden van elektronische facturen aan de overheid. 3. Verzenders; Bedrijven die elektronische facturen willen verzenden aan de overheid en daarvoor het factureringsproces aanpassen naar de koppelvlakafspraken en gebruik maken van digitale voorzieningen. 4. Intermediairs; Bedrijven die namens andere bedrijven elektronische facturen willen verzenden en daarvoor hun dienstverlening aansluiten op de koppelvlakafspraken en gebruik maken van digitale voorzieningen. Waar in deze handreiking de term ontvangers en verzenders wordt gebruikt, kunt u overheidsorganisaties en bedrijven lezen. 1.3. Leeswijzer Deze handreiking omvat informatie voor alle doelgroepen. Elektronisch factureren is een samenhangend proces waarin de doelgroepen en voorzieningen als schakels in een keten met elkaar verbonden zijn. 1.4. Suggesties GBO.Overheid vindt het belangrijk dat gebruikers van deze handreiking snel en probleemloos de juiste informatie kunnen vinden en toepassen. GBO.Overheid ontvangt graag uw suggesties om dit document te verbeteren. Stuur uw suggesties naar accountteam@gbo.overheid.nl. Titel Datum Pagina Handreiking Elektronisch Factureren / Versie 0.4/ Concept 17-11-2009 3/20
    • 2. Over E-factureren Bedrijven leveren producten en diensten aan de overheid en sturen daarvoor een factuur. Sinds februari 2009 mag dat ook in elektronische vorm. Veel facturen worden nu al in PDF, in Excel of als Word-document per email verzonden. E-factureren gaat een stapje verder en maakt van een factuur een digitaal bestand dat elektronisch wordt uitgewisseld met de overheidsorganisatie. Voor dat uitwisselen sluiten verzenders en ontvangers van de facturen aan op Digipoort. Het Ministerie van Economische Zaken coördineert en stimuleert E-factureren, GBO.Overheid faciliteert E-factureren met Digipoort en ondersteunende diensten voor het aansluiten van partijen en de uitwisseling van elektronische facturen. 2.1. Wat is elektronisch factureren Elektronisch factureren is, net als factureren op papier, onderdeel van in- en verkoopprocessen. Waar in het logistieke proces al veel is gedigitaliseerd, is het facturen nog vaak een papieren proces. Papieren facturen kunnen voorkomen in allerlei verschillende formaten en opmaak. Voor de verwerking van de factuur maakt dat niet uit. In elektronisch factureren worden bestanden samengesteld, uitgewisseld, ontvangen en verwerkt. Om dat in goede banen te leiden zijn afspraken nodig tussen zender en ontvanger. In de praktijk noemen we dat koppelvlakafspraken. De overheid heeft besloten voor E-factureren gebruik te maken van Digipoort. Digipoort is een samenhangend geheel van afspraken en (elektronische) voorzieningen voor de uitwisseling van berichten en bestanden tussen bedrijven en overheid. Binnen Digipoort zijn keuzes gemaakt die specifiek van toepassing zijn op E-factureren. Dit is vertaald naar de koppelvlakafspraken E-factureren. Ontvangers en verzenders (met hun software) sluiten met hun processen en voorzieningen aan op Digipoort. Titel Datum Pagina Handreiking Elektronisch Factureren / Versie 0.4/ Concept 17-11-2009 4/20
    • 2.2. Rollen en actoren GBO.Overheid heeft in opdracht van het UWV Digipoort geschikt gemaakt om elektronische facturen te kunnen verzenden en ontvangen. Daarnaast promoot het ministerie van Economische Zaken de inzet van Digipoort om de doelstelling van 10% elektronische facturen in 2010 te realiseren. Diverse grote overheidspartijen hebben aangegeven hierbij aan te haken. Het programma EBF2 (Elektronisch Bestellen en Factureren tweede fase) heeft GBO.Overheid gevraagd om naast het facturatieproces Digipoort ook het bestelproces te laten verzorgen. Het elektronisch bestellen zal medio 2010 mogelijk zijn voor de rijksoverheid. GBO.Overheid biedt in deze projecten Digipoort en bewaakt de generieke toepasbaarheid van de standaard voor het gebruik door de overheid en het bedrijfsleven. 2.3. Praktische informatie De Serviceorganisatie GBO.Overheid zorgt voor de begeleiding van aansluitingen op E-factureren. Hier kunt u ook terecht voor vragen die betrekking hebben op het aansluitproces. Op www.overheidtransactiepoort.nl/voor-bedrijven/e-factureren/ kunt u alle informatie over E-factureren op één plaats vinden. 2.3.1. Contactgegevens Telefonisch via de Servicedesk (0800 – 0230850); Mailbericht (info@digid.nl); Brief (DigiD, Postbus 993, 7301 BE Apeldoorn). (Deze gegevens tot 11 januari 2010). 2.4. Klachten Mocht u klachten en/of opmerkingen hebben dan kunt u deze mailen naar accountteam@gbo.overheid.nl. Titel Datum Pagina Handreiking Elektronisch Factureren / Versie 0.4/ Concept 17-11-2009 5/20
    • 3. Werking E-factureren Overheidsorganisaties die aansluiten op E-factureren implementeren de koppelvlakafspraken en maken hun eigen systemen geschikt voor ontvangen en verwerken van elektronisch factureren. Als de overheidsorganisatie is aangesloten op E-factureren, kunnen bedrijven die aan deze overheidsorganisatie factureren, mee doen. Bedrijven moeten daarvoor beschikken over software en digitale services die geschikt zijn (gemaakt) voor het elektronisch factureren. Leveranciers van die software en services passen daarvoor de koppelvlakafspraken toe op hun producten en diensten en sluiten daarmee aan op E- factureren. Vervolgens kunnen de gebruikers van die software en services, de verzenders, hun proces van samenstellen en aanleveren van facturen aansluiten op E- factureren en vanaf dat moment elektronische facturen verzenden aan de overheid. << Hier wordt de figuur “Koppelvlakafspraken” ingevoegd >> De koppelvlakafspraken regelen: • De samenstelling van de gegevens die moeten zijn opgenomen in het aan te leveren en te ontvangen factuur. • De wijze waarop en het formaat waarin bestanden worden aangeleverd, verzonden en ontvangen. • Op welke wijze identiteit en authenticiteit van het bestand en de aanleveraar wordt aangegeven en gecontroleerd. • De eisen ten aanzien van autorisatie (wie mag aanleveren) en hoe dat te controleren • De eisen ten aanzien van het transport en de beveiliging van het bestand. • Toegestane en toegelaten services en voorzieningen voor het aanleveren, uitwisselen en ontvangen van bestanden. Er is een logische volgorde in het aansluiten op E-factureren: eerst zal de overheidsorganisatie de ontvangst van elektronische facturen via Digipoort moeten hebben ingericht. Daarna kunnen bedrijven die prestaties leveren aan die aangesloten overheidsorganisatie elektronische facturen verzenden. Daarin zijn bedrijven afhankelijk van de mate en snelheid waarin hun leverancier van software en services de producten geschikt heeft gemaakt voor het samenstellen en verzenden van elektronische facturen overeenkomstig de koppelvlakafspraken. Titel Datum Pagina Handreiking Elektronisch Factureren / Versie 0.4/ Concept 17-11-2009 6/20
    • Op het moment dat de overheidsorganisatie besluit aan te sluiten op E-factureren starten er tegelijkertijd twee processen die vervolgens bij elkaar komen in een gemeenschappelijke test: 1. Het proces van ontvangen van elektronische facturen door de overheidsorganisatie wordt aangesloten op Digipoort. 2. Leveranciers van software en services passen de koppelvlakafspraken toe op hun producten en diensten. Als het eerste punt getest en gereed is, kunnen de leveranciers integraal testen of elektronische facturen op de juiste wijze kunnen worden aangeleverd, getransporteerd en ontvangen. Het ophalen van mededelingen en statusinformatie door bedrijven en het aanleveren van mededelingen door overheidsorganisaties is dan ook mogelijk. Op het moment dat leverancier(s) van software en services aan de slag gaat kan het bedrijf dat elektronisch wil gaan factureren de voorbereidingen op de aansluiting op Digipoort gaan treffen. Daaronder valt het regelen van de autorisaties, instrueren van het personeel en het technisch voorbereiden van de aansluiting op Digipoort. 3.1. Elektronische factuur E-factureren maakt gebruik van UBL (Universal Business Language). UBL (Universal Business Language) wordt inmiddels een aantal jaren gebruikt door Europese overheden voor digitale communicatie met bedrijven. UBL is ontwikkeld door OASIS. E-factureren maakt gebruik van UBL 2.0. UBL is een XML bibliotheek met bedrijfsdocumenten (inkoop orders, facturen, etc.), en is een taal waarmee tussen XML dialecten kan worden gecommuniceerd. 3.2. Digipoort Digipoort is het distributiepunt waar gegevens door bedrijven digitaal worden aangeleverd en worden doorgezonden naar aangesloten overheidsorganisaties. Andersom worden berichten van overheidsorganisaties via Digipoort verzonden aan aangesloten bedrijven. Distributieprocessen en bijbehorende diensten zorgen voor een veilige en snelle aflevering, afhandeling en bezorging van de gegevens bij de geadresseerde. Titel Datum Pagina Handreiking Elektronisch Factureren / Versie 0.4/ Concept 17-11-2009 7/20
    • Digitale informatie van bedrijven komt via email, een ftp server, webservices of via uploaden (in een portaal) binnen bij Digipoort. Digipoort controleert de informatie op adres, afzender en verwerkbaarheid en stuurt de informatie vervolgens door naar de betreffende overheidsorganisatie. Digitale informatie die van overheidsorganisaties naar bedrijven via Digipoort wordt verzonden volgt dezelfde weg. DIGIPOORT Procesinfrastructuur (SOAP) overheid Mail (SMTP, X.400) bedrijf overheid Grote bestanden (FTP) overheid Voorbeeld Een bedrijf is verplicht gegevens over geïmporteerde goederen aan te leveren aan de Douane. De Douane is aangesloten op Digipoort. Het bedrijf levert de gegevens aan Digipoort. Digipoort zorgt voor een veilige en snelle afhandeling en bezorging van de informatie bij de Douane. De Douane verzend via Digipoort een ontvangstbevestiging. UWV is voor de ziek- en hersteldmeldingen aangesloten op Digipoort. Hetzelfde bedrijf doet de ziek- en herstelmeldingen via Digipoort aan UWV. Digipoort gebruikt voor het transport in E-factureren de SOAP koppeling (webservice) Titel Datum Pagina Handreiking Elektronisch Factureren / Versie 0.4/ Concept 17-11-2009 8/20
    • 3.3. Digikoppeling Digikoppeling (voorheen OSB) zorgt ervoor, dat op het gebied van gegevensuitwisseling en berichtenverkeer een eenduidige set afspraken en voorzieningen ontstaat. Het grote voordeel van de Digikoppeling is dat er overheidsbreed standaardisatie optreedt. Voor de aangesloten organisaties betekent het dat er nog maar één keer geïnvesteerd hoeft te worden in voorzieningen voor de logistiek van gegevensuitwisselingen. Digikoppeling draagt er zorg voor dat door Digipoort ontvangen E-facturen efficiënt kunnen worden doorgezonden aan aangesloten ontvangers. Individuele overheidspartijen richten een service voor het ontvangen van E-facturen in, en zorgen dat deze volgens de afspraken van Digikoppeling bereikt kan worden door Digipoort. 3.4. Webservices Een webservice is een combinatie tussen data en technologie en maakt het mogelijk om op afstand via internet vanaf de eigen computer een dienst op te vragen aan een server. In de koppelvlakspecificaties zijn regels opgesteld om met Digipoort te communiceren via webservices. Titel Datum Pagina Handreiking Elektronisch Factureren / Versie 0.4/ Concept 17-11-2009 9/20
    • 3.5. Betrouwbaarheid Digipoort bewaart informatie ten behoeve van traceerbaarheid, onweerlegbaarheid en foutafhandeling. Dat betreft echter nooit de inhoud van de factuur of daarvan afgeleide informatie. 3.5.1. Privacy Digipoort kijkt niet naar de inhoud van de elektronische factuur. 3.5.2. Informatie beveiliging De verbinding tussen de leverancier en Digipoort gaat over het openbare internet. Dat vraagt om beveiligingsmaatregelen en het vaststellen van de authenticiteit van de afzender. Voor E-factureren wordt gebruik gemaakt van de autorisatie en authenticatie zoals beschreven in de Authorisatie Policy. Verzenders moeten een certificaat aanvragen bij een Certificate Service Provider en registreren bij een Autorisatie Service Provider. Titel Datum Pagina Handreiking Elektronisch Factureren / Versie 0.4/ Concept 17-11-2009 10/20
    • 4. Voorwaarden en verantwoordelijkheden 4.1. Aansluitvoorwaarden Aansluiten op E-factureren kan volgens de aansluitprocedure alleen na ondertekening van de Aansluitvoorwaarden. Voor de pilot fase wordt hierop een uitzondering gemaakt. De klantacceptatie-omgeving wordt beschikbaar gesteld. De klant kan deze omgeving gebruiken tijdens het ontwikkelen en testen van de aansluiting. Het testen van de aansluiting is verplicht en moet succesvol worden afgerond voordat er naar productie kan worden gegaan. << De Aansluitvoorwaarden zijn gereed, maar nog niet beschikbaar. >> 4.2. Serviceniveau Elektronisch Factureren Deze staat gelijk aan het Serviceniveau van Digipoort. << Dit serviceniveau is nog niet beschreven, maar komt beschikbaar. >> Titel Datum Pagina Handreiking Elektronisch Factureren / Versie 0.4/ Concept 17-11-2009 11/20
    • 5. Aansluitprocedure Het aansluitprocedure is te verdelen in 5 fases. In de komende paragraven worden achtereenvolgens deze stappen toegelicht, deze stappen zijn onderverdeeld in de doelgroepen. Fase 1: Opstellen impactanalyse aansluiting Fase 2: Certificaat aanvragen Fase 3: Informatievoorziening en communicatie Fase 4: Aansluiten en testen Fase 5: Productie De doorlooptijd van het aansluittraject is afhankelijk van een aantal aspecten: • de afnemer en/of leverancier zelf; • TNT post; • drukte bij de Serviceorganisatie GBO.Overheid. Vragen? Bij vragen over het aansluiten op E-Factureren kan de afnemer contact opnemen met de Serviceorganisatie GBO.Overheid. Het telefoonnummer staat vermeld in het overzicht contactgegevens. 5.1. Impactanalyse aansluiting (Ontvanger) Wat betekent de aansluiting op E-factureren en Digipoort voor • de huidige ontvangstprocessen en –systemen • nieuw in te richten ontvangstprocessen en –systemen • werkinstructies medewerkers • migratiepad van oud naar nieuw • al dan niet uitfaseren bestaande factureringsprocessen (ontvangst en verwerking) Op basis van deze impactanalyse kan een implementatieplan worden opgesteld waarvan de planning en de onderliggende (organisatorische en technische) te regelen zaken worden afgestemd met Digipoort. (Leverancier) Op welke wijze worde nu facturen in software samengesteld? Wat betekenen de vereisten van het koppelvlak voor bestaande software en services, welke nieuwe functionaliteiten zijn nodig? Make or buy, en wat kiest de klant? (Wat zouden we nog meer kunnen met deze aanpassing en aansluiting?) Wie zijn er betrokken bij de productontwikkeling, welke resources zijn nodig, welke planning is haalbaar/vereist? Titel Datum Pagina Handreiking Elektronisch Factureren / Versie 0.4/ Concept 17-11-2009 12/20
    • Wat betekent de aansluiting op E-factureren en Digipoort voor • noodzakelijke aanpassingen in software en services • aanvullende en/of ontbrekende functionaliteiten • ontwikkelingsplanning en –resources • al dan niet uitfaseren bestaande factureringsfunctionaliteiten (samenstellen, produceren en verzenden) • productcommunicatie. Op basis van deze impactanalyse kan een implementatieplan worden opgesteld waarvan de planning en de onderliggende (organisatorische en technische) te regelen zaken worden afgestemd met Digipoort voor de softwarematige aansluiting. (Verzender) Op welke wijze worden nu facturen samengesteld en verzonden? Wat verandert er met elektronisch factureren? Wat heb ik nodig aan software, services en voorzieningen? Wat doen we zelf, wat doet de intermediair? Wat betekent elektronisch factureren aan de overheid en de daarmee samenhangende aansluiting op Digipoort voor • de huidige processen en –systemen voor samenstellen, produceren en verzenden van facturen • nieuw in te richten processen en –systemen voor samenstellen, produceren en verzenden van facturen • werkproces en -instructies medewerkers • migratiepad van oud naar nieuw • parallelle werkstromen (wat nog niet elektronisch kan). Op basis van deze impactanalyse kan een implementatieplan worden opgesteld waarvan de planning en de onderliggende (organisatorische en technische) te regelen zaken vooral moeten worden afgestemd met de eigen leverancier(s) van software en services. 5.2. Certificaten aanvragen Voor testdoeleinde kan worden volstaan met een testcertificaat. Er wordt op drie plaatsen gebruik gemaakt van het certificaat. 1) SSL/TLS 2) SOAP body 3) Berichtinhoud Dit mag hetzelfde certificaat zijn, maar dit is niet noodzakelijk. Wel worden dezelfde eisen aan het certificaat gesteld. Titel Datum Pagina Handreiking Elektronisch Factureren / Versie 0.4/ Concept 17-11-2009 13/20
    • (Ontvanger) Voor het aanleveren bij Digipoort moet de leverancier in het bezit zijn van een tweezijdig SSL certificaat. Bepaal of er een PKIoverheid-certificaat bij een certificaat uitgever aangevraagd moet worden of controleer of het bestaande PKIoverheid- certificaat hergebruikt kan worden. Via http://www.pkioverheid.nl kunt u informatie vinden over het PKIoverheid-certificaat. Let op dat hier gebruik gemaakt wordt van een tweezijdig SSL certificaat. Het is wenselijk om deze activiteit zo vroeg mogelijk in het implementatieproces te starten. Dit omdat de initiële registratie als abonnee een aantal weken kan duren en vereist het op orde hebben van mandatering. Als de organisatie al abonnee is (bv. voor BSN, DigiD), zal uitgifte veel sneller verlopen. Als u al een Belastingdienst Application Programming Interface (BAPI) certificaat heeft, dan kunt u bij Diginotar (leverancier van BAPI certificaten) deze gratis inruilen voor een Digipoort certificaat. Technische informatie over het implementeren van de certificaten is te vinden in het koppelvlakdocument van de aanleverservice. (Leverancier) Als een leverancier al beschikt over een BAPI certificaat en hij is in staat om dit uit zijn software te exporteren, kan ook hier gebruik van worden gemaakt. 5.3. Informatievoorziening en communicatie (Ontvanger) De leveranciers van software en services moeten worden voorzien van koppelvlakafspraken en technische specificaties. Bedrijven moeten worden geïnformeerd over de mogelijkheid tot elektronisch factureren met de desbetreffende overheidsorganisatie. Digipoort levert (via website en servicedesk) • Koppelvlakspecificaties aan leveranciers van software en services • Standaardinformatie voor bedrijven en leveranciers over de werking en voordelen van elektronisch factureren aan de overheid • Vermelding op de website dat de betreffende overheidsorganisatie besloten heeft tot (met datum verwachte aansluiting) of inmiddels is aangesloten op E-factureren. Overheidsorganisaties kunnen in hun communicatie met bedrijven die aan hen factureren gebruik maken van en verwijzen naar deze bronnen van informatie. Titel Datum Pagina Handreiking Elektronisch Factureren / Versie 0.4/ Concept 17-11-2009 14/20
    • (Leverancier) De klanten van de leveranciers van software en services moeten worden geïnformeerd over de mogelijkheid tot elektronisch factureren die in de software is gerealiseerd. Daarbij is het van belang aan te geven welke overheidsorganisaties zijn aangesloten op E-factureren, zodat het bedrijf steeds de juiste keuze kan maken in zijn factureringsproces. Digipoort levert (via website en servicedesk) • Standaardinformatie voor bedrijven over de werking en voordelen van elektronisch factureren aan de overheid • Vermelding op de website welke overheidsorganisaties besloten hebben tot (met datum verwachte aansluiting) of inmiddels zijn aangesloten op E-factureren. Leveranciers kunnen in hun communicatie met bedrijven gebruik maken van en verwijzen naar deze bronnen van informatie. Leveranciers zijn zelf verantwoordelijk voor de specifieke productinformatie (gebruiksaanwijzingen etc.) (Verzender) Bedrijven zullen ten behoeve van hun bestuurders en medewerkers behoefte hebben aan informatie over E-factureren. Digipoort levert (via website en servicedesk) • Standaardinformatie voor bedrijven over de werking en voordelen van elektronisch factureren aan de overheid • Gebruikershandleiding verwerking elektronische facturen in Digipoort (vanaf softwarematige aansluiting tot aan ontvangst overheid) • Vermelding op de website welke overheidsorganisaties besloten hebben tot (met datum verwachte aansluiting) of inmiddels zijn aangesloten op E-factureren. • Vermelding op de website van de softwarepakketten en services die geschikt zijn voor E-factureren Leveranciers van software en services leveren via de hun geëigende kanalen: • Informatie over planning en aanpassing in producten en diensten ten behoeve van E-factureren. Gebruikershandleiding elektronisch factureren aan de overheid (inclusief informatie over Digipoort en ontvangst bij overheidsorganisatie) Titel Datum Pagina Handreiking Elektronisch Factureren / Versie 0.4/ Concept 17-11-2009 15/20
    • 5.4. Aansluiten en testen (Ontvanger) Met het implementatieplan gaan de overheidsorganisatie en Digipoort aan het werk om de feitelijke aansluiting te realiseren. Dat betekent: • Inrichten technische voorzieningen en aansluitingen • Testbestanden uitwisselen en controleren • Aansluiten op de procesinformatie (aanleveren en verwerken retourinfo) Na het testen wordt bij een positieve uitkomst de aansluiting ‘vrijgegeven’; de overheidsorganisatie is klaar om via Digipoort elektronische facturen te ontvangen. (Leverancier) Met het implementatieplan gaan de leverancier en Digipoort aan het werk om de feitelijke aansluiting te realiseren. Digipoort kent verschillende webservices, maar het gaat om specifiek om de “Aanlever Service”. De koppelvlak specificaties zijn te downloaden via www.GBO.Overheid.nl. Aansluiting realiseren: • Inrichten technische aansluitingen • Testbestanden samenstellen, uitwisselen en controleren • Aansluiten op de procesinformatie (verwerking retourberichten) Foutmeldingen Als u vanuit uw systeem berichten aanlevert aan de acceptatie-omgeving ontvangt u een bevestiging bij goede aflevering en een foutmelding bij foute aflevering. In het document ‘Foutmeldingen_afnemers_Digipoort _SOAP_2008_v1_0.doc’ staan alle foutmeldingen opgenomen. Aan de hand van deze foutmeldingen kunt u inzicht krijgen in mogelijke problemen. Positieve uitkomst Na het testen wordt bij een positieve uitkomst de aansluiting ‘vrijgegeven’; de leverancier is met zijn product of dienst klaar om via Digipoort de verzending van elektronische facturen te faciliteren. Titel Datum Pagina Handreiking Elektronisch Factureren / Versie 0.4/ Concept 17-11-2009 16/20
    • (Verzender) Bedrijven die elektronische facturen willen verzenden doorlopen een aantal vragen. 1. Is mijn klant (de overheidsorganisatie) klaar voor ontvangst van elektronisch factureren? (Zie lijst met aangesloten overheidsorganisaties) 2. Is mijn software klaar voor elektronisch factureren ? (Zie lijst met geschikte softwarepakketten) 3. Beschik ik over aanvullende services voor elektronisch factureren ? (Zie lijst met uitwisselingsservices en bijbehorende leveranciers) 4. Heb ik me aangemeld bij Digipoort? 5. Ben ik aangesloten op Digipoort met mijn software en mijn services? 6. Heb ik de eerste testaanlevering gedaan en is die goed bevonden? 7. Vanaf welk moment ga ik elektronisch factureren aan welke klanten? 5.5. Productie Voor een laatste controle wordt het eerste bericht in productie gemonitord. Het hele traject wordt bewaakt, van aanlevering tot uiteindelijke verwerking in de backoffice van de ontvanger. Na een geslaagde eerste aanlevering is de productie officieel. Titel Datum Pagina Handreiking Elektronisch Factureren / Versie 0.4/ Concept 17-11-2009 17/20
    • 6. Toolkit voor E-factureren De businesscase is positief en u wilt starten met E-factureren. In dit hoofdstuk vindt u praktische tools en links naar nuttige informatie over E-factureren. Informeer ook bij de leverancier van uw ERP, document management- of boekhoudsysteem. De onderstaande links kunt u gebruiken als u opzoek bent naar onderzoeken over E- factureren. U vindt informatie over de markt, de voor- en nadelen, de infrastructuur en standaarden. http://www.ez.nl/pv_obj_cache/pv_obj_id_3A58EB64A0D9A4C0043962A66D656C3B88D20300 http://www.factuurwijzer.nl/index.php/id_structuur/10333/factuurmonitor.html http://www.forumstandaardisatie.nl/fileadmin/OVOS/CS03-05-06_Eindrapport_Dialogic.pdf Links met informatie over de fiscale en wettelijke eisen rondom E-factureren http://www.belastingdienst.nl/efactuur http://www.e-invoice-gateway.net/knowledgebase/eInvoiceBestPractice/ Links met informatie over UBL 2.0 http://www.forumstandaardisatie.nl http://www.nesubl.eu http://www.oasis-open.org http://www.e-invoice-gateway.net Links met informatie over leveranciers van diensten en software rondom E-factureren www.ecp.nl http://facturatie.startpagina.nl http://inkoop-elektronisch.startpagina.nl www.platformelfa.nl www.softwarepakketten.nl Informatie en specificaties over E-factureren http://www.overheidstransactiepoort.nl/voor-bedrijven/e-factureren/ www.e-factureren.info Titel Datum Pagina Handreiking Elektronisch Factureren / Versie 0.4/ Concept 17-11-2009 18/20
    • 7. Begrippenlijst GBO.Overheid Gemeenschappelijke Beheer Organisatie Overheid, beheerorganisatie van onder andere Digipoort. HRM Human Resource Management. Ook wel Personeel en Organisatie (P&O). HTTP HyperText Transfer Protocol; protocol voor communicatie tussen webclient (meestal webbrowser) en een webserver op inter- en intranet. HTTPs Secure http protocol Digipoort Overheidstransactiepoort; Digipoort heeft een centrale rol als digitale toegangspoort van bedrijven naar overheidsinstellingen. Het is een gratis overheidsdienst, regelt authenticatie via certificaten (o.a. Diginotar en CreAim), heeft beveiligde verbindingen (2-SSL), gestandaardiseerde koppelvlakken en is een enkelvoudig aansluitpunt (eenmalige aansluiting). Digipoort hanteert standaard techniek, zoals webservices, het SOAP protocol en XML berichten. SOAP Simple Object Acces Protocol. SOAP is een communicatie protocol voor communicatie tussen webservices, een format voor berichtverzendingen, gebaseerd op XML. SOAP is een protocol om webservices te benaderen. SSL Secure Sockets Layer (SSL) en Transport Layer Security (TLS) (zijn opvolger), zijn encryptie-protocollen die communicatie op het internet beveiligen. Webservice Een webservice kan omschreven worden als een applicatiecomponent die toegankelijk is via standaard webprotocollen ( SOAP & XML). Een webservice maakt het mogelijk om op afstand (meestal over het Internet) vanaf een client-computer een dienst op te vragen aan een server, bijvoorbeeld het maken van een berekening, het leveren van gegevens of het uitvoeren van een taak. WS Applicatiecomponent die toegankelijk is via standaard webprotocollen (SOAP & XML) met de mogelijkheid vanaf een client-computer een dienst op te vragen aan een server. WSDL WebService Description Language; Een WSDL-document is een XML-document, bestaande uit een verzameling definities. Aanbieders van webservices publiceren een WSDL-document, zodat klanten na het lezen van dit document technisch gezien exact weten hoe Titel Datum Pagina Handreiking Elektronisch Factureren / Versie 0.4/ Concept 17-11-2009 19/20
    • ze gebruik kunnen maken van de webservice. XML eXtensible Markup Language (XML) is een standaard voor het definiëren van formele markup-talen voor de representatie van gestructureerde gegevens in de vorm van platte tekst. Deze representatie is zowel machineleesbaar als leesbaar voor de mens. XML is een bepaalde manier om gegevens gestructureerd vast te leggen. Deze manier is gedefinieerd en mag door iedereen worden gebruikt. Het is ontworpen om zowel door een programma als door een mens leesbaar te zijn. XML is niet alleen geschikt om gegevens in op te slaan maar wordt veel gebruikt om gegevens via het internet te versturen. Het is Platform onafhankelijk, uitbreidbaar en interoperabel tussen systemen. In XML Schema kan men schema’s maken voor bijvoorbeeld XML-documenten, waarmee deze documenten formeel worden gespecificeerd, en op grond waarvan zij kunnen worden gevalideerd, bijvoorbeeld door XML-validators. Een XML Schema geeft hiervoor onder meer aan wat de elementen zijn van een XML-document, waar zij voorkomen, wat de kenmerken zijn waaraan ze moeten voldoen, etc. Een XML Schema kan onder meer aangeven wat voor soort tags in een XML-document mogen voorkomen. XSD Schema Definition Language. In XML Schema kan men schema’s maken voor bijvoorbeeld XML-documenten, waarmee deze documenten formeel worden gespecificeerd, en op grond waarvan zij kunnen worden gevalideerd, bijvoorbeeld door XML-validators. Titel Datum Pagina Handreiking Elektronisch Factureren / Versie 0.4/ Concept 17-11-2009 20/20