Factuurmonitor2008
Factuurmonitor2008
eFactureren en geautomatiseerde factuurverwerking in Nederland en Europa
inclusief t...
Factuurmonitor2008
Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008
inhoudsopgave
• Voorwoord	 blz. 03
• Trends en tradities		 blz. 0...
Factuurmonitor2008
Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008
Nederland in Europa
Nederland staat in de ‘ The E-business Readin...
Factuurmonitor2008
Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008
Begrippen
06 07
Accounts Payable (A/P)
Boekhoudkundige term die e...
Factuurmonitor2008
Factuurmonitor2008 Factuurmonitor200808 09
HTML
HyperText Markup Language. HTML is een taal voor de op-...
EUROPA
10 Factuurmonitor2008
Factuurmonitor2008
Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008
ErwordtintoenemendemategebruikmaaktvanErPsystemen.Deaanwezigheid
...
Factuurmonitor2008
Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008
Het meeste aantal facturen wordt per e-mail in PDF formaat verzon...
Factuurmonitor2008
Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008
Nederland staat op een respectievelijke tweede en vijfde plaats a...
Factuurmonitor2008
Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008
99% van alle bedrijven behoort tot het MKB. Daarvan is 55% ZZP’er...
Factuurmonitor2008
Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008
Hetaantalklantenperorganisatievarieert,afhankelijkvandeaardvandek...
Factuurmonitor2008
Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008
De verwachte voordelen om over te stappen zijn onder meer kostenb...
Factuurmonitor2008
Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008
Het per e-mail toezenden van de factuur als PDF document geniet v...
Factuurmonitor2008
Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008
Er hoeft pas betaald te worden, nadat er –elektronisch- gefacture...
Factuurmonitor2008
Factuurmonitor2008
GEautOMatISEErDE
FaCtuurverWerKing
De perceptie van complexiteit, onduidelijke wetge...
Factuurmonitor2008
Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008
DeinkoopfacturenkomenvoornamelijkuitNederlandenvooreendeeluitEuro...
Factuurmonitor2008
Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008
De verwachte voordelen om over te stappen zijn onder meer control...
Factuurmonitor2008
Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008
Opnieuw complexiteit en daarnaast de omvang van de organisatie en...
Factuurmonitor2008
Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008
Factuurmonitor 2008: het resultaat van een half jaar samen-
werke...
De Factuurmonitor 2008 is een
initiatief van Factuurwijzer:
Postadres:
Brunelsingel 122
6841 KB ARNHEM
Bezoekadres:
Wester...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Factuurmonitor 2008

385 views
357 views

Published on

Published in: Business
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
385
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
10
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Factuurmonitor 2008

  1. 1. Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008 eFactureren en geautomatiseerde factuurverwerking in Nederland en Europa inclusief toelichtingen en achtergronden
  2. 2. Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008 inhoudsopgave • Voorwoord blz. 03 • Trends en tradities blz. 04 • Begrippen blz. 06 • Europa blz. 11 Nederland in Europa blz. 16 • eFactureren in Nederland blz. 17 Organisatiekenmerken blz. 18 Omvang en sectoren blz. 19 Administratie en software blz. 20 Klanten en landen blz. 21 Adoptie en afdeling blz. 22 Verwachte voordelen blz. 23 Aantal en besparing blz. 24 Formaten en kanalen blz. 25 Terugkoppeling blz. 26 Betalen blz. 27 Belemmeringen blz. 28 • Geautomatiseerde factuurverwerking blz. 29 Leveranciers en facturen blz. 30 Herkomst inkoopfacturen blz. 31 Gebruik en adoptie blz. 32 Verwachte voordelen blz. 33 Besparingen blz. 34 Belemmeringen blz. 35 Verwerken van eFacturen blz. 36 • Werkwijze blz. 37 • Colofon blz. 38 VOORWOORD eFactureren is de logische schakel tussen elektronisch bestellen en betalen. De laatste tijd neemt de aandacht voor eFactureren en geautomatiseerde factuurverwerking hand over hand toe. De mogelijkheden en voordelen zijn groot in aantal, omvang en effect. Voor zowel verzenders als ontvangers. In en buiten Nederland. Veel organisaties zijn ook overtuigd van nut, noodzaak, mogelijkheden en voordelen. Toch worden eFactureren en geautomatiseerde factuurverwerking nog niet grootschalig toegepast. De afwezigheid van standaarden, onduidelijke fiscale wetgeving en koudwatervrees door on- bekendheid bij gebruikers worden als belangrijkste belemmeringen aangemerkt. De vraag is of alleen deze aannames de stand van zaken en de ontwikkeling van elektronisch factureren kunnen verklaren. Zeker als we bedenken dat de manier waarop elektronisch fac- tureren wordt toegepast, afhankelijk is van heel veel andere factoren. Zoals bedrijfsgrootte, boekhoudpakket, aard van de klanten en de graad van automatisering. In de dagelijkse praktijk blijkt vaak dat er sprake is van giswerk of dat teruggegrepen wordt op verouderde informatie. Dit document, de Factuurmonitor 2008, heeft als doel om op onaf- hankelijke wijze een helder, breed, diepgaand en tegelijkertijd compact overzicht te bieden. Daarbij wordt ingegaan op eFactureren en wordt de relatie gelegd met geautomatiseerde factuurverwerking. Het is een helder overzicht, vanwege de grafieken die zijn voorzien van korte toelichtingen en steekhoudende kernpunten. Breed, vanwege de vele facetten van eFactureren en geauto- matiseerde factuurverwerking die aan de orde komen; zonder dat het onoverzichtelijk wordt. Diepgaand, dankzij een logische rangschikking van de belangrijkste facetten die in Nederland en Europa een rol spelen. En tot slot: compact. De Factuurmonitor bevat de essentie die op dit moment van belang is. Daardoor kan het aantal pagina’s beperkt blijven. De Factuurmonitor is daarmee het eerste echt onafhankelijke en omvattende overzicht van eFactureren en geautomatiseerde factuurverwerking in Nederland. Het is essentieel voor ie- dere organisatie die zich hiermee bezig houdt of hierin is geïnteresseerd. Overigens geldt ook voor dit onderwerp: geen rozen zonder doornen. Met vriendelijke groet, F.W. (Friso) de Jong Directeur Factuurwijzer Voorzitter Platform ELFA 02 03
  3. 3. Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008 Nederland in Europa Nederland staat in de ‘ The E-business Readiness Index 2007’ op een respectievelijke tweede en vijfde plaats als het gaat om ICT adoptie en ICT gebruik. Deze positie is bereikt na een sterke stijging in de afgelopen jaren. Doordat de meeste re- cente cijfers afkomstig zijn uit 2006, ligt een verdere stijging in de lijn der verwachtingen. trends en tradities Europa Het gebruik van snel internet is de afgelopen jaren fors toe- genomen. Dat geldt ook voor het online ontvangen en afhan- delen van opdrachten (e-business). Er wordt in toenemende mate gebruik maakt van ERP systemen. De aanwezigheid van ERP systemen lijkt een positief effect te hebben op het toepas- sen van eFactureren. Bij grote bedrijven vormt het factureren naar de publieke sector een belangrijk aandeel van het aantal facturen en het aandeel van de omzet. Bij de andere bedrijfs- grootten is er een meer gelijkmatige verdeling met een nadruk op factureren richting bedrijven en consumenten. Het zijn vooral grote bedrijven die op dit moment eFactureren vaker toepassen. Daarbij factureren zij vaak aan minder gro- te bedrijven. Grote bedrijven factureren op dit moment circa 45% van hun omzet elektronisch. Het meeste aantal facturen wordt per e-mail in PDF formaat verzonden en ontvangen. Dit is zichtbaar op bedrijfsniveau en op medewerkerniveau. Bij grote bedrijven wordt eFactureren toegepast in formaten en kanalen waarmee ketendigitalisering kan worden bereikt. 04 05 eFactureren in Nederland 99% van alle bedrijven behoort tot het MKB. Daarvan is 55% ZZP’er. Vanuit de zakelijke dienstverlening krijgt eFactureren veel aandacht. Het merendeel van de bedrijven heeft een zeer kleine administratie. Er is daarbij sprake van een grote diver- siteit in administratieve pakketten die gebruikt worden. Dit verklaart mede de vertraagde ontwikkeling van eFactureren in Nederland. Het aantal klanten per organisatie varieert per bedrijfsomvang. De klanten bevinden zich hoofdzakelijk in Ne- derland, gevolgd door Europa. Het merendeel van de organi- saties verwacht binnen drie jaar ook op elektronisch factureren over te zullen gaan stappen. De ‘financiële’ afdeling speelt bij die stap een belangrijke rol. De verwachte voordelen om over te stappen zijn onder meer: kostenbesparing, voldoen aan de wens van de klant (waar- onder klantenbinding) en facturen eerder betaald krijgen. De schattingen over de kosten om een papieren verkoopfactuur te verzenden variëren. Een groot deel weet niet wat het vesturen van een papieren factuur gemiddeld kost. Gemiddeld genomen denkt men dat het € 2,- kost om een papieren verkoopfactuur te verzenden. Het per e-mail toezenden van de factuur als PDF document geniet voorlopig de voorkeur als alternatief voor de papieren verkoopfactuur. Er is overigens een tendens naar formaten en kanalen die meer ketendigitalisering en ketenbe- sparing mogelijk maken. eFactureren biedt veel mogelijkheden om een terugkoppeling te krijgen tegen zeer lage kosten. De belangstelling gaat vooral uit naar de ontvangstbevestiging. Er hoeft pas betaald te worden, nadat er –elektronisch- gefac- tureerd is. Overboekingen via internetbankieren, automatische incasso, e-bankingpakketten en iDEAL hebben de voorkeur. De perceptie van complexiteit, onduidelijke wetgeving en de afwezigheid van standaarden vormen belemmeringen voor het gebruik van elektronisch factureren. Standaarden en toelich- tingen op wet- en regelgeving kunnen zorgen voor een lagere perceptie van complexiteit. Daarop gevolgd door een hogere adoptiegraad. Geautomatiseerde factuurverwerking Organisaties ontvangen inkoopfacturen van vaak minder dan 100 leveranciers. De meerderheid van de organisaties ont- vangt tot 2.000 facturen per jaar. De inkoopfacturen komen voornamelijk uit Nederland en voor een deel uit Europa. Het aandeel inkoopfacturen van buitenlandse herkomst betreft voor de meeste organisaties 1% of minder. Het merendeel van de organisaties verwacht binnen drie jaar ook op geautomatiseerde factuurverwerking over te gaan stappen. Dit houdt ook in het verwerken van elektronische inkoopfacturen. De verwachte voordelen om over te stappen zijn onder verbeterde controle en transparantie, meer kosten- en tijdsbesparing en verminderen van het aantal handelingen. Verbeterde inkoopondersteuning wordt minder vaak genoemd. De perceptie van complexiteit en daarnaast de omvang van de organisatie en de hoge investering vormen belangrijke belem- meringen. Veel organisaties geven aan geen idee te hebben wat het ver- werken van een inkoopfactuur kost. Anderen schatten de kos- ten op ongeveer € 4,-. Dit is de helft van wat gemiddeld in de praktijk wordt gemeten. Het aantal bedrijven dat elektronische facturen ontvangt, is groter dan het aantal bedrijven dat eFactureren toepast. Elek- tronische factuurgegevens worden bij voorkeur uitgeprint en -van het scherm- overgetypt.
  4. 4. Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008 Begrippen 06 07 Accounts Payable (A/P) Boekhoudkundige term die een weerspiegeling vormt van het bedrag dat door een koper aan elk van leveranciers ver- schuldigd is: te betalen bedragen. Ook wel: het systeem dat het bedrag volgt dat door koper aan haar toeleveranciers verschuldigd is Accounts Receivable (A/R) Boekhoudkundige term die een weerspiegeling vormt van het bedrag dat haar klanten aan de leverancier verschuldigd is: te ontvangen bedragen. Ook wel: het systeem dat nog opeisbare bedragen volgt Afstemmingsoverzicht Summiere informatie van een verkoper die voor een koper essentieel is om te begrijpen wat verschuldigd is geweest. Het omvat alle relevante gegevens. Zie voor een overzicht van de inhoud van een afstemmingsoverzicht de Bijlage A van het besluit Omzet belasting, administratieve en facture- ringsverplichtingen Authenticatie Het proces om de identiteit van een gebruiker of van een sy- steem te verifiëren. Ook, gebruikt om de integriteit van een bericht te verifiëren. Wettelijke term: authentificatie ASP Application Service Provider – een organisatie die de hard- ware en software in huis heeft waarop klanten, via een inter- netaansluiting, hun administratieve bedrijfsprocessen kun- nen uitvoeren B2A Business to Administration. Ook wel B2G: Business to Go- vernment B2B Business to Business B2C Business to Customer Biller Het bedrijf dat of de organisatie die een rekening, factuur, of ander bericht naar een klant verzendt, gewoonlijk met het verzoek tot betaling voor geleverde goederen of verleende diensten Biller Direct EBPP model waarbij één verkoper aan vele klanten elektro- nisch factureert. De klanten loggen in op de website van de klant (die soms wordt gehost door een derde partij die door de verzender is ingeschakeld) om de rekeningen of facturen in te zien en soms ook te betalen. Ook wel Seller Direct genoemd Billing Service Provider (BSP) Een organisatie die door een verzender wordt ingeschakeld om elektronisch factureren voor de verzender te faciliteren Buyer Direct EIPP model waarbij één koper van vele leveranciers verlangt dat zij elektronisch hun factuurgegevens bij de koper aanle- veren. Een –afdwingbare- machtspositie speelt daarbij een grote rol. Naast factuurgegevens worden vaak ook allerlei andere berichten, die voorafgaan aan of volgen op de elek- tronische factuur, op deze manier verwerkt CEFACT (Centre des Nations Unies pour la Facilitation des Practiques dans l’Administration, le Commerce et le Transport) (www. unece.org/cefact/). Mondiaal instituut dat zich onder meer bezig houdt met standaardisatie. Ook wel UN/CEFACT CEN Comité Européen de Normalisation;European Committee for standardization, www.cenorm.be. Europees standaardisatie instituut Consolidator Een dienstverlener die rekeningen en facturen van meerdere leveranciers of Billing Service Providers consolideert en aan de klant presenteert of toezendt. Een model dat vele kopers en vele verkopers aan elkaar verbindt Digitale handtekening Technisch middel om digitale waarborgen te creeren. Van een fysieke identiteit wordt een digitale identiteit gemaakt. Deze digitale identiteit staat op een certificaat. Met dit cer- tificaat wordt de nu digitale identiteit aan berichten, docu- menten, verbindingen en datastructureren worden toege- voegd. In het kader van elektronisch factureren zorgt onder meer een digitale handtekening voor de fiscale waarborgen van authenticiteit (van de herkomst) en integriteit (van de inhoud). Het zorgt bovendien voor handelsrechtelijk bewijs (incassozaken) Direct processing Model waarbij gestructureerd dataverkeer (EDI) wordt toe- gepast. Ook wel STP: Straight Through Processing Dispuut Management Functie die een koper toestaat om de verzender van de fac- tuur op de hoogte te brengen van onjuistheden van of in de factuur. Deze functie staat verzender ook toe om de koper te antwoorden en om tot een oplossing in het geschil te komen Drie-weg matching Controleprocedure bij geautomatiseerde factuurverwerking waarbij matching plaats vindt aan de hand van bijvoorbeeld de inkooporder, de pakbon en de factuur, voordat over wordt gegaan tot betaling E-Billing/Electronic Billing Elektronisch versturen van rekeningen aan consumenten, eventueel voorzien van toegevoegde waarde diensten, zoals een module om de consument te laten betalen, om vragen te stellen een dispuut op te starten, te archiveren of market- informatie toe te voegen E-Invoicing/ Electronic Invoicing Elektronisch versturen van rekeningen aan zakelijke klan- ten, eventueel voorzien van toegevoegde waarde diensten, zoals hierboven bij E-billing omschreven. Kan op diverse manieren plaatsvinden, zoals EIP, EIPP, EBP, EBPP, consoli- dator, four corner, et cetera EBP Electronic Bill Presentment. Deze term is vrijwel synoniem met EBPP, met dat verschil dat de betaalmodule niet - direct - aan de gepresenteerde rekening is gekoppeld EBPP Electronic Bill Presentment and Payment – De elektronische presentatie van documenten, rekeningen en verwante in- formatie die naar particuliere klanten worden verzonden, eventueel voorzien van toegevoegde waarde diensten, zoals hierboven bij E-billing omschreven ebXML Electronic Business XML. Zie ook www.ebxml.org EDI Electronic Data Interchange. De uitwisseling van gegevens tussen systemen, vaak zonder menselijke tussenkomt, op basis van vooraf overeengekomen gegevensformaten en standaarden EDIFACT Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport (Exchange de Données Informatisé pour l’ Ad- ministration, le Commerce et le Transport). Reeks van inter- nationaal gestandaardiseerde normen (zowel de Verenigde Naties als ISO) voor elektronische gegevensuitwisseling EIP Electronic Invoice Presentment. Deze term is vrijwel syno- niem met EIPP, met dat verschil dat de betaalmodule niet direct aan de gepresenteerde factuur is gekoppeld EIPP Electronic Invoice Presentment and Payment. De elektroni- sche presentatie van documenten, rekeningen en verwante informatie die naar zakelijke klanten (B2B) worden verzon- den, eventueel voorzien van toegevoegde waarde diensten, zoals hierboven bij E-billing staat omschreven
  5. 5. Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008 Factuurmonitor200808 09 HTML HyperText Markup Language. HTML is een taal voor de op- maak van documenten. HTML wordt vooral gebruikt op het internet, om webpagina’s te tonen ISP internet Service Provider. Verzorgt vaak de hosting van de website en e-mail. Een Application Service Provider verzorgt vaak de hosting van administratieve applicaties Notificatie Het proces waarbij een koper op de hoogte wordt gebracht dat een elektronische rekening of factuur beschikbaar is Order to cash Deze term duidt op het traject beschouwd vanuit de leve- rancier dat start met aankoop(opdracht) van de klant tot en met de uitgaande factuur, liefst gevolgd door betaling Payment Service Provider (PSP) Een organisatie die namens de verzender van facturen voor de betaalmogelijkheden en terugkoppelingen van betalingen zorg draagt PKI Public Key Infrastructure. Infrastructuur voor effectief kun- nen toepassen van digitale handtekeningen Purchase to pay Deze term duidt op het traject bekeken vanuit de koper, dat start met de aankoop door de klant en dat eindigt met de betaling van de inkoopfactuur Rekening Een elektronische of papieren bericht, voor geleverde goe- deren of verleende diensten, gericht aan een particuliere klant. Zie ook factuur Seller Direct EBP(P)/EIP(P) model waarbij één verkoper aan vele klanten elektronisch factureert. De klanten loggen in op de website van de klant (die soms wordt gehost door een derde partij die door de verzender is ingeschakeld) om de rekeningen of facturen in te zien en soms ook te betalen. Ook wel Biller Direct genoemd SEPA Single Euro Payment Area. Zie voor meer informatie ook www.europeanpaymentscouncil.eu SSL Secure Socket Layer (SSL) en de opvolger Transport Layer Security (TLS) zijn encryptieprotocollen die de communica- tielaag op het internet beveiligen ERP Enterprise Resource Program – Applicaties waarmee de fi- nanciële administratie, de voorraadadministratie, de inkoop en verkoopadministratie en de personeelsadministratie ge- voerd worden ESP Electronic Statement Presentment. Omvat allerlei typen be- richten die op elektronische wijze aan de particuliere of za- kelijke klant gepresenteerd worden (Denk daarbij aan polis voorbladen, loonstrookjes, beschikkingen, et cetera) EXPP Electronic Exchange Presentment and Payment. Verzamel- naam voor EBPP, EIPP, ESP en elektronische gegevensuit- wisseling, zoals EDI en STP Factuur Een elektronisch of papieren bericht, voor geleverde goede- ren of verleende diensten, gericht aan een zakelijke klant. Zie ook rekening Four corner Model waarbij de factuur naar de bank van de verzender wordt gezonden en van daaruit via de bank van de klant aan de klant wordt gepresenteerd en door de klant wordt ver- werkt. Variant op het consolidator model. Model dat -in het kader van SEPA- steeds vaker wordt toegepast FTP File Transfer Protocol. Methode om gegevens, informatie, bestanden en documenten te verplaatsen binnen een net- werk of op het internet. Geautomatiseerde factuurverwerking intern proces om papieren en elektronische inkoopfacturen te verwerken en door de organisatie te laten routeren, zodat de juiste bedragen op tijd worden betaald. Vaak een onder- deel van documentmanagement Op zoek naar meer achtergrondinformatie en toelichtingen? Factuurwijzer heeft in het kader van de Kluwer Prak- tijkreeks de praktijkgids ‘Elektronische Facturen’ uitgege- ven. Hierin treft u in heldere taal een overzicht aan van: - elektronisch factureren - geautomatiseerde factuurverwerking - elektronisch archiveren - begrippen - modellen - voordelen - fiscale voorwaarden - vragen aan en antwoorden van de Belastingdienst Ga naar www.kluwershop.nl om deze uitgave te bestel- len. De kosten bedragen slechts € 19.95. MEER INFORMATIE? Statement/Notice Een elektronisch document of bericht dat niet ge- koppeld is aan een betaling Web-EDI Gestructureerd data verkeer door gebruik te maken van het internet XML Extensible Markup Language – Een standaard voor het definiëren van formele markup-talen, zoals HTML, waarbij gestructureerde gegevens in de vorm van platte tekst zichtbaar. Deze representatie is zo- wel leesbaar voor de mens als voor computers
  6. 6. EUROPA 10 Factuurmonitor2008
  7. 7. Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008 ErwordtintoenemendemategebruikmaaktvanErPsystemen.Deaanwezigheid van ErP systemen heeft een positief effect op het toepassen van eFactureren Figuur drie toont dat in 2007 bijna 80% van de grote be- drijven een ERP systeem gebruiken. Bij middelgrote bedrij- ven is dat 61% en bij de kleine bedrijven slechts 27%. Ook op dit vlak heeft van 2003 tot en met 2007 een stijging plaatsgevonden. De groei is met 19% het sterkst bij de gro- te bedrijven. De groei bij kleine (en ook jonge) bedrijven kan wellicht verklaard worden door de opkomst van online boekhoudpakketten. Deze bieden steeds meer ERP functio- naliteiten. Er is een relatie te leggen tussen het gebruik van ERP sy- stemen en de adoptie van eFactureren in Europa. Uit figuur 4 blijkt bovendien dat grote bedrijven 22% meer dan het gemiddelde bedrijf elektronische facturen naar de overheid zenden. Bij eFactureren richting consumenten loopt dit ver- schil terug naar 13 procent en bij eFactureren binnen het bedrijfsleven is het verschil nog maar 9%. Figuur 4: EU - Adoptie van elektronisch factureren per doelgroep Bron: E-business w@tch (survey eind 2006) totaal micro (1-9) klein (10-49) middel (50-249) groot B2G B2C B2B 0 10 20 30 40 50 18 19 22 11 12 17 10 15 20 18 17 17 40 32 31 Figuur 3: EU - Bedrijven met een ERP systeemFiguur 3: EU - Bedrijven met een ERP systeem Bron: E-business in Europe - 2008Bron: E-business in Europe - 2008 2003 20072007 klein (10-49)klein (10-49) middel (50-249)middel (50-249) groot (250+) 0 10 2020 30 40 50 60 70 80 90 14 43 61 27 6161 80 Het ERP systeem speelt een belangrijke rol bij de adoptie van elektronisch factureren Bij kleine en middelgrote organisaties worden meer ‘gewone’ boekhoudpakketten toegepast Bij de kleine en jonge ondernemingen wordt online boekhouden vaker ingezet KErNpunten Het gebruik van snel internet is de afgelopen jaren fors toegenomen. Dat geldt ook voor het online ontvangen en afhandelen van opdrachten (e-business) eFactureren staat niet op zichzelf. Het is een onderdeel van een groter geheel, e-business geheten. Om e-business mo- gelijk te maken hebben we -snel- internet nodig. Duidelijk is dat een grote groei plaatsvindt in het gebruik van snel internet in Europa. Bij de kleine ondernemingen (+28%) en middelgrote ondernemingen (+23%) is die groei sterker dan bij de grote ondernemingen (+12%). Het wordt daardoor steeds gemakkelijker om intensiever via internet met elkaar te communiceren, eFactureren daaronder begrepen. De grote groei van snel internet in Europa leidt tot concrete effecten. Zo is de toepassing van e-business bij bedrijven fors toegenomen. In vier jaar is de stijging bij kleine be- drijven 23%, bij middelgrote bedrijven zelfs 27% en bij de grote bedrijven nog steeds 24%. Dit neemt niet weg dat het doen van de handel via internet nog steeds slechts 35% uitmaakt van de totale handel. Figuur 2: EU - Online verkopen (2003) en online opdrachtenFiguur 2: EU - Online verkopen (2003) en online opdrachten verwerken (2007) Bron: E-business in Europe - 2008Bron: E-business in Europe - 2008 20032003 2007 klein (10-49) middel (50-249)middel (50-249) groot (250+)groot (250+)groot (250+) 0 10 20 30 40 50 10 8 1010 3333 35 34 Figuur 1: EU - Bedrijven met Internettoegang >2 Mbit/seconde Bron: E-business in Europe - 2008 2003 2007 klein (10-49) middel (50-249) groot (250+) 0 10 20 30 40 50 60 10 21 3838 44 50 eFactureren is een afgeleid (secundair) proces en vertoont daardoor een enigszins vertraagde groei ten opzichte van online handel naarmate de online handel verder groeit, zal het gebruik van eFactureren ook verder toenemen de groeicijfers van eFactureren in Europa zijn vergelijkbaar zijn met de groeicijfers van online handel een aantal jaren geleden KErNpunten 12 13
  8. 8. Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008 Het meeste aantal facturen wordt per e-mail in PDF formaat verzonden en ontvangen. Dit is zichtbaar op bedrijfsniveau en op medewerkerniveau Er bestaat veel onduidelijkheid en discussie over de vraag wanneer er sprake is van eFactureren. Sommigen zeggen dat het factureren in PDF per e-mail niet onder de noemer elektronisch factureren zou mogen vallen. Figuren 6 en 7 to- nen in Europees verband het tegendeel: 37% van de bedrij- ven en 44% van de medewerkers binnen een bedrijf doen op deze wijze aan eFactureren. Deze voorkeur verklaart wellicht waarom de adoptiegraad van het elektronisch verzenden van facturen hoger is dan het accepteren en ontvangen van elektronische facturen. PDF facturen –per e-mail- laten zich niet gemakkelijk ver- werken in de administratie van de ontvanger. Er is een ten- dens waarneembaar naar het –gelijktijdig- meezenden van facturen in andere formaten. Deze formaten bieden meer mogelijkheden voor de ontvanger. Figuur 7: EU - Vorm waarin medewerkers elektronischemedewerkers elektronischemedewerkers facturen verzenden en ontvangen Bron: E-business w@tch (Survey 2007) PDF per e-mail systeemkoppeling webportal verzenden ontvangen 0 10 20 30 40 50 60 44 54 25 17 2 20 Figuur 6: EU - Vorm waarin bedrijven elektronischeFiguur 6: EU - Vorm waarin bedrijven elektronische facturen verzenden en ontvangenfacturen verzenden en ontvangenfacturen verzenden en ontvangenfacturen verzenden en ontvangenfacturen verzenden en ontvangen Bron: E-business w@tch (Survey 2007)Bron: E-business w@tch (Survey 2007) PDF per e-mailPDF per e-mail systeemkoppelingsysteemkoppeling webportalwebportal verzenden ontvangen 0 10 20 30 40 50 60 3737 51 14 112 13 adoptie van eFactureren moet aan twee zijden plaatsvinden: aan de verzendzijde en aan de ontvangstzijde adoptie van eFactureren aan de ontvangstzijde vraagt om de meeste aandacht een grotere adoptie aan de ontvangstzijde vraagt onder meer om andere formaten en kanalen KErNpunten Vooral grote bedrijven passen eFactureren toe. Vaak factureren zij aan minder grote bedrijven. Grote bedrijven factureren 45% van hun omzet elektronisch. De hogere adoptiegraad van eFactureren bij grote bedrij- ven wordt verder benadrukt doordat zij 45% van hun omzet elektronisch factureren. Dat is 28% meer dan het gemid- delde (van 17%) zo is te zien in figuur 5. Figuur 5 toont dat adoptiegraad voor het verzenden van elektronische facturen 28% hoger is dan de adoptiegraad van het ontvangen van elektronische facturen. Opmerke- lijk is verder het feit dat juist de micro bedrijven gemiddeld 11% meer facturen elektronisch verzenden. Bovendien ont- vangen zij 7% meer dan gemiddeld elektronische facturen. En tot slot verzenden ze gemiddeld 6% meer van hun omzet door middel van eFactureren. Figuur 5: EU - elektronische facturen verzonden/ontvangen/% van de omzet Bron: E-business w@tch (Survey eind 2006) totaal micro (1-9) klein (10-49) middel (50-249) grootgroot verzenden ontvangen % van de omzet 0 10 20 30 40 50 19 15 17 30 22 23 10 8 12 30 13 36 43 17 4545 grote bedrijven factureren een groot deel van hun omzet in elektronische vorm micro en jonge bedrijven hebben een hogere adoptie en een hoger gebruik dan gemiddeld zij passen in deze levensfase vaker nieuw en slimme technologie toe, zoals eFactureren KErNpunten 14 15
  9. 9. Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008 Nederland staat op een respectievelijke tweede en vijfde plaats als het gaat om Ict adoptie en Ict gebruik Deze index is pas begin 2008 beschikbaar gekomen, met cijfers die afkomstig zijn uit het jaar 2006. Gezien de scher- pe stijging van Nederland op de ‘ranglijst’, ligt een verdere stijging in het verschiet. Met een score van 72,64 (niet:%) neemt Nederland een vijfde plaats in als het gaat om adoptie van ICT. Met een score van 35,22 (niet:%) neemt Nederland een tweede plaats in voor wat betreft ICT gebruik. Deze positie is ook waarneembaar als het gaat om de rol van Nederland bij eFactureren in Europa. Nederland heeft een relatief hoge adoptiegraad vergeleken met veel andere Lidstaten. Verder is Nederland goed vertegenwoordigd in diverse Europese initiatieven rondom eFactureren. Zoals de Expert Group on E-Invoicing en de CEN/ISSS E-Invoice Phase II Workshop. Figuur 8: EU - Adoptie van ICT in Europa Bron: The 2007 European e-Business Readiness Index 0.0 10.0 20.0 30.0 40.0 50.0 60.0 70.0 80.0 90.0 EU27 Frankrijk Duitsland Noorwegen België Nederland Denemarken IJsland Zweden Finland 63.86 69.11 70.1 71.27 71.72 72.64 75.72 76.0 77.28 78.06 wat betreft ICT gebruik en adoptie bevindt Nederland zich in een Europese kopgroep dat geldt ook voor wat betreft eFactureren Nederland is zeer goed vertegenwoordigd in Europese initiatieven rondom eFactureren KErNpunten 16 17 nederLand in europa Figuur 9: EU - Gebruik van ICT in Europa (top 9)Figuur 9: EU - Gebruik van ICT in Europa (top 9) Bron: The 2007 European e-Business Readiness IndexBron: The 2007 European e-Business Readiness Index 0.0 10.0 20.0 30.030.0 40.040.0 50.0 EU27 Oostenrijk Zweden Finland IJsland Duitsland Ierland Noorwegen Nederland Denemarken 26.46 30.6830.68 30.5830.58 30.8530.85 32.42 33.0433.04 33.233.2 34.26 35.22 41.42 eFacturErEN in nederLand
  10. 10. Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008 99% van alle bedrijven behoort tot het MKB. Daarvan is 55% ZZP’er. Vanuit de zakelijke dienstverlening krijgt eFactureren veel aandacht Uit cijfers van MKB Nederland blijkt dat 99% van alle bedrij- ven tot het MKB behoort. 55% (54,35% totaal) van deze be- drijven is een zelfstandige zonder personeel (ZZP). 27% van de bedrijven binnen het MKB (26,73% totaal) is een micro onderneming. In totaal boekte het MKB in 2006 een omzet van 765 miljard euro, dat is 58% van de omzet van het ge- hele bedrijfsleven. Bedrijven met meer dan 250 medewer- kers vertegenwoordigen 1% van alle bedrijven en 42% van de jaarlijkse omzet in het bedrijfsleven. Alle respondenten geven aan dat de zakelijke dienstverlening met 34,12% de belangrijkste sector is. Op enige afstand volgen de financiële dienstverlening (10,90%), bouw en in- dustrie (8,06) en transport en logistiek (7,11%). Opvallend is dat de ICT sector slechts door 2,84% is genoemd. Figuur 13: NL - Sectoren waarin de ondervraagden actief zijn 0.0 10.0 20.0 30.0 40.0 ICT detailhandel automotive groothandel overheid en gemeente onderwijs en zorg consumentenproducten transport en logistiek bouw en industrie financiële dienstverlening zakelijke dienstverlening 2.84 2.84 2.84 3.79 3.79 4.27 5.21 7.11 8.06 10.9 34.12 Figuur 12: NL - Verdeling bedrijven binnen het MKBFiguur 12: NL - Verdeling bedrijven binnen het MKBFiguur 12: NL - Verdeling bedrijven binnen het MKB Bron: www.mkbnederland.nlBron: www.mkbnederland.nlBron: www.mkbnederland.nl 00 1010 20 3030 40 50 60 100 - 250100 - 250 10 - 100 0 - 10 ZZP-er 1 1717 27 55 99% van de bedrijven in Nederland (MKB) zorgt voor 58% van de omzet de overige 1% van de bedrijven zorgt voor 42% van de omzet de zakelijke en financiële sector voeren de boventoon. De ICT sector blijft achter KErNpunten Gestreefd is naar zoveel mogelijk diversiteit in doelgroep en bedrijfsomvang. Het aandeel MKB is naar feitelijke verhoudingen klein te noemen Voor de Factuurmonitor 2008 is gekozen voor een zo ge- lijkmatig mogelijke verdeling qua bedrijfsomvang. Zo heeft 22,54% van de respondenten een omvang tot 5 FTE. 24,59% heeft een omvang die ligt tussen de 6 en 50 FTE. Vervolgens verklaarde 24,18% van de respondenten uit een organisatie te komen met een omvang die ligt tussen de 51- 250 FTE. 28,68% van de respondenten antwoorden vanuit een orga- nisatie met een omvang groter dan 250 FTE. Het geheel van respondenten geeft aan dat 66,66% van hun doelgroep de zakelijk sector betreft. Nog eens 16,77% van hun doelgroep betreft consumenten. Tot slot beslaat 16,56% van de doelgroep bestaat uit klanten uit de publieke sector. Deze laatste twee cijfers zijn vrij hoog. Dit kan worden ver- klaard uit het feit dat een relatief groot aantal respondenten afkomstig is van grote organisaties (zie figuur 10). gestreefd is naar een zo gelijkmatig mogelijk verdeling van respondenten naar bedrijfsomvang het aandeel MKB is verhoudingsgewijs lager dan in absolute aantallen het geval is het aandeel van de doelgroepen ‘consumenten’ en ‘publieke sector’ is licht vertekend KErNpunten 18 19 organisatieKenmerKen Figuur 10: NL - Ondervraagden naar bedrijfsomvang (in FTE) 0.0 10.0 20.0 30.0 40.0 > 250 51 - 250 6 - 50 0 - 5 28.68 24.18 24.59 22.54 Figuur 11: NL - Doelgroep klanten van ondervraagdenFiguur 11: NL - Doelgroep klanten van ondervraagden 0.0 10.010.0 20.0 30.030.0 40.040.0 50.050.0 publieke sector consumenten grootzakelijk MKB 16.56 16.7716.77 23.31 43.35 omvang en seCtoren
  11. 11. Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008 Hetaantalklantenperorganisatievarieert,afhankelijkvandeaardvandeklanten De klanten bevinden zich hoofdzakelijk in Nederland, gevolgd door Europa Figuur 16 laat geen bestendig beeld zien. 25,28% van de respondenten geeft te kennen hooguit 100 klanten te heb- ben. Dit betreft vooral kleine jonge bedrijven in een zakelij- ke omgeving. 19,1% van de respondenten geeft aan tot 500 klanten te hebben. Naarmate het aantal klanten toeneemt, neemt de bedrijfsomvang en/of het aandeel consumenten- klanten toe. Nederland is onderdeel van de Europese Unie en heeft een zeer open economie. Dit wordt deels zichtbaar doordat min- der dan de helft (48,23%) van de facturen binnen Nederland wordt verzonden. Daarbij gaat het voornamelijk om facturen die vanuit het MKB worden verzonden. Grotere bedrijven hebben sneller een internationale oriëntatie. Daarbij spelen de Europese Lidstaten met 21,62% een belangrijke rol, ge- volgd door 9,15% voor de andere Europese landen. Figuur 17: NL - Belangrijkste regio's waarnaar wordt gefactureerd 0.0 10.0 20.0 30.0 40.0 50.0 60.0 overig Australië Afrika Zuid Amerika Azië Noord Amerika andere Europese staten Europese lidstaten Nederland 0.21 2.91 3.53 3.95 4.99 5.41 9.15 21.62 48.23 Figuur 16: NL - Gemiddeld aantal klanten per organisatieFiguur 16: NL - Gemiddeld aantal klanten per organisatieFiguur 16: NL - Gemiddeld aantal klanten per organisatie 0.0 10.0 20.020.0 30.0 40.0 > 5000 2001 - 5000 1001 - 2000 501 - 1000 101 - 500 0 - 100 23.0423.04 10.1110.11 14.04 8.43 19.119.1 25.28 Nederland heeft een zeer open economie voor het MKB geldt een nationale oriëntatie voor grote bedrijven en internationaal opererende MKB bedrijven is er een sterke Europese oriëntatie KErNpunten Het merendeel van de bedrijven heeft een zeer kleine administratie. Er is sprake van een grote diversiteit in het gebruik van administratieve pakketten 27,93% van de respondenten geeft aan dat zijzelf de admi- nistratie doen of daar iemand voor in dienst hebben. Bij een groter aantal respondenten, 31,28% bestaat de financiële administratie uit 2 tot 6 medewerkers. Het aandeel van 54% aan ZZP’ers in Nederland komt hier niet in terug. Dit zou kunnen worden verklaard doordat zij hun administratie uit- besteden bij accountants- en administratiekantoren. De diversiteit aan boekhoudpakketten in Nederland is enorm en met de opkomst van online boekhoudpakketten verder gestegen. Er zijn meer dan 85 verschillende boekhoudpak- ketten genoemd. De lijstaanvoerder met bijna 18% is Exact. Gevolgd door SAP met ruim 8%. Daarna volgen Account View, AFAS en King. Opmerkelijk is het aandeel van Excel met 2,61%. er zijn zeer veel verschillende administratieve pakketten op de markt elektronisch berichtenuitwisseling daartussen vindt maar moeizaam plaats administratieve pakketten in het MKB vormen ‘Chinese Muren’ als het gaat om eFactureren KErNpunten 20 21 administratie en soFtWare Figuur 14: NL - Aantal medewerkers bij de financiÎle administratie 0.0 10.0 20.0 30.0 40.0 > 50 21 t/m 50 11 t/m 20 6 t/m 10 2 t/m 5 0 en 1 5.59 6.15 10.06 18.99 31.28 27.93 Figuur 15: NL - De 6 meest gebruikte financiFiguur 15: NL - De 6 meest gebruikte financiëële pakkettenle pakketten 0.0 10.0 20.020.0 30.0 40.0 50.0 60.060.0 70.070.0 Overig Excel King AFAS Account View SAP Exact 58.2658.26 2.61 3.043.04 4.78 5.225.22 8.26 17.83 KLanten en Landen
  12. 12. Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008 De verwachte voordelen om over te stappen zijn onder meer kostenbesparing, voldoen aan de wens van de klant (waaronder klantenbinding) en facturen eerder betaald krijgen De mogelijkheid voor de verzender om kosten te besparen staat met 27,25% als overweging bovenaan. De tweede plaats is met 18,26% het doen aan klantenbinding in combi- natie met de overweging ‘voldoen aan wensen van de klant’. De derde plaats wordt ingenomen door dat wens om fac- turen eerder betaald te krijgen met 15,22%. Gevolgd door het willen kunnen bieden van besparing aan de klant, de ontvanger, met 14,93%. Interessant is ook het creëren van besparing voor de ont- vanger. Daaruit kan een tendens worden gedestilleerd om facturen aan te leveren in formaten die de ontvanger ge- makkelijk kan verwerken. Een goed verwerkbare elektroni- sche inkoopfactuur is van groot belang voor de adoptie van elektronisch factureren en het realiseren van ketendigitali- sering- en besparing. Figuur 20: NL - Belangrijkste overwegingenoverwegingen om eFactureren toe te passenom eFactureren toe te passenoverwegingen om eFactureren toe te passenoverwegingenoverwegingen om eFactureren toe te passenoverwegingen 0.0 10.0 20.0 30.0 40.0 meer verkoopmogelijkhedenmeer verkoopmogelijkheden meer verkeer naar website concurrentiepositie handhavenconcurrentiepositie handhaven verbeteren werkkapitaal eis / verplichting van klanteis / verplichting van klant besparing voor de ontvangerbesparing voor de ontvanger facturen eerder betaald krijgenfacturen eerder betaald krijgen klantenbinding / wens van klantklantenbinding / wens van klant besparing voor de verzenderbesparing voor de verzender 2.9 3.77 4.35 4.94 5.07 14.93 15.22 18.26 27.25 een goede elektronische inkoopfactuur zorgt voor een besparing van ongeveer € 6,60 bij de ontvanger deze mogelijkheid zorgt voor klantenbinding, kunnen voldoen aan de wensen van klanten en voor besparing bij de verzender, bij de ontvanger en dus voor ketenbesparing en ketendigitalisering het succes van eFactureren ligt nadrukkelijker bij -de acceptatie van eFactureren bij- de ontvangstzijde dan bij de verzendzijde KErNpunten Het merendeel van de organisaties verwacht binnen drie jaar op eFactureren over te zullen gaan stappen. De ‘financiële’ afdeling speelt bij die stap een centrale rol. 12,17% van de respondenten geeft aan dat zij eFactureren al op enigerlei wijze toepassen. Dit percentage geldt ook voor hen die dit na 3 jaar niet gaan toepassen. Het overige -grote- deel van de bedrijven (75,66%) verwacht overigens binnen drie eFactureren op te pakken. De te verwachten groei van eFactureren sluit aan bij de groei van online zaken doen (e-business) op Europees tussen 2003 en 2007. 63,07% van de respondenten geeft aan dat de ‘financiële’ afdeling verantwoordelijk is bij de beslissing om eFactureren en geautomatiseerde factuurverwerking toe te passen. Ge- volgd door de afdeling verkoop met 11,36% en op de derde plaats de directie met 10,23%. het gebruik van eFactureren zal de komende jaren flink groeien een klein deel van de organisaties in Nederland zal eFactureren niet willen of kunnen toepassen de financiële afdeling is vaak de afdeling waar de beslissingen over dit onderwerp worden genomen KErNpunten 22 23 adoptie en aFdeLing Figuur 18: NL - Binnen welke termijn past u eFactureren toe? 0.0 10.0 20.0 30.0 40.0 50.0 ook niet in 3 jaar binnen 3 jaar binnen 12 maanden binnen 6 maanden al op dit moment 12.17 36.52 19.57 19.57 12.17 Figuur 19: NL - Verantwoordelijke afdeling voor eFactureren enFiguur 19: NL - Verantwoordelijke afdeling voor eFactureren en geautomatiseerde factuurverwerkinggeautomatiseerde factuurverwerkinggeautomatiseerde factuurverwerking 0.0 10.0 20.020.0 30.0 40.0 50.0 60.0 70.0 logistiek inkoop ICT weet niet directie verkoop financiën 1.14 1.7 6.25 6.25 10.23 11.3611.36 63.07 verWaChte voordeLen
  13. 13. Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008 Het per e-mail toezenden van de factuur als PDF document geniet voorlopig de voorkeur. Er is een tendens naar formaten en kanalen die meer ketendigitalisering mogelijk maken Bij de formaten staan na PDF de traditionele gestructureerde data formaten (EDI) met 15,66% op een tweede plaats. Op de voet gevolgd door het ‘moderne’ gestructureerde dataformaat XML met 14,46%. HTML als formaat waarin facturen kunnen worden verzonden is door 12,53% van de respondenten ingevuld en staat daarmee op een vierde plaats. De Europese cijfers worden bevestigd door de antwoorden van de Nederlandse respondenten. E-mail en PDF vormen met 43,52% en 41,45% respectievelijk het belangrijkste ka- naal en formaat om eFactureren toe te passen. Daarna volgen respectievelijk de systeemkoppeling met 21,76%, de ‘mijn’ webportal met 19,17%. De online bankomgeving als webpor- tal wordt in 8,29% van de gevallen genoemd. 7,25% van de respondenten heeft ook de gewone post aangevinkt. Figuur 24: NL - Favoriete kanaal voor eFactureren 0.0 10.0 20.0 30.0 40.0 50.0 gewone post online bankomgeving 'mijn'-webportal EDI / systeemkoppeling e-mail 7.25 8.29 19.17 21.76 43.52 Figuur 23: NL - Voorkeurformaten voor eFacturerenFiguur 23: NL - Voorkeurformaten voor eFactureren 0.00.0 10.0 20.020.0 30.0 40.0 50.0 Word bestandWord bestand papier Excel bestand HTML XML EDI formatenEDI formaten PDFPDF 4.14.1 4.584.58 5.065.06 12.5312.53 14.46 15.66 41.45 in het B2B segment wordt steeds vaker voor een multiformat en multichannel aanpak gekozen dit kan bijdragen aan de vergroten van de adoptie en een snellere groei van eFactureren het kan bovendien bijdragen aan meer ketendigitalisering en ketenbesparing KErNpunten De schattingen over de kosten van een papieren verkoopfactuur variëren. Dit is afhankelijk van de aard, het aantal en de sector van de klanten Exact 15% van de respondenten geeft aan tot 100 facturen te verzenden. Samen met de volgende categorie wordt door 27,78% van de respondenten tot 500 facturen verzonden. De categorieën tot meer dan 50.000 facturen laat grosso modo een aandeel van 10% zien. De categorie ‘meer dan 50.000 facturen is het sterkst vertegenwoordigd met een aandeel van 22.22% van de respondenten. In deze catego- rie is er een vrij sterke relatie met consumentklanten en een iets minder sterke relatie met grote bedrijven. 28,81% van de respondenten geeft aan geen idee te hebben wat het verzenden van een papieren verkoopfactuur hun organisatie kost. 19,34% geeft aan dat dit tot € 1,- kost. 29,63% geeft weer dat dit tussen € 1,- en € 4,- kost. Tot slot geeft 22,22% aan dat het versturen van een papieren factuur meer dan € 4,- kost. In de praktijk blijkt dat deze variatie in kosten overeenkomt met het verschil in werkwijze binnen diverse sectoren. een groot deel van de organisaties weet niet wat de kosten zijn om een factuur te verzenden de variatie in aantal facturen en kosten om een papieren factuur te verzenden vraagt om verduidelijking dit vergroot de acceptatiegraad van het argument bij verzenders en ontvangers dat eFactureren leidt tot kostenbesparing KErNpunten 24 25 aantaL en Besparing Figuur 21: NL - Verhouding aantal verkoopfacturen 0.0 10.0 20.0 30.0 40.0 > 50.000 20.001 - 50.000 10.001 - 20.000 5.001 - 10.000 501 - 5.000 0 - 500 22.22 12.22 8.89 11.11 17.78 27.78 Figuur 22: NL - Wat kost het verzenden van eenFiguur 22: NL - Wat kost het verzenden van een papieren factuur?papieren factuur?papieren factuur? 0.0 10.010.0 20.020.0 30.0 40.0 meer dan € 4 tussen € 2 en € 4 tussen € 1 en € 2 tussen € 0,50 en € 1 minder dan € 0,50minder dan € 0,50 geen idee 22.22 8.64 20.99 12.76 6.58 28.8128.81 Formaten en KanaLen
  14. 14. Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008 Er hoeft pas betaald te worden, nadat er –elektronisch- gefactureerd is. Over- boekingen via internetbankieren, automatische incasso, e-bankingpakketten en iDEaL hebben de voorkeur Met 85,79% geeft het overgrote deel van de respondenten te kennen dat facturen pas betaald hoeven te worden nadat er wordt geleverd, casu quo nadat de factuur is toegezonden (betaalfactuur). Voor de overige 14,21% geldt dat de factuur voor de levering betaald dient te worden (bewijsfactuur). De opkomst van het presenteren van elektronische facturen in een online bankomgeving wordt enigszins zichtbaar door- dat 26,98 van de respondenten aangeeft aan deze betaal- methode de voorkeur te geven. Daarop volgt met 21,43% de automatische incasso. Het overboeken via een e-bank- ingpakket heeft met 19,58% de voorkeur boven de iDEAL betaling (9,52%). Figuur 27: NL - Voorkeur voor betalingsmethoden 0.0 10.0 20.0 30.0 40.0 anders (micro/mobiel/NFC) contant papieren acceptgiro credit card eenmalige machtiging maakt niet uit iDEAL betaling overboeken via e-bankingpakket automatische incasso overboeking via Internetbankieren 1.59 1.59 2.91 2.91 5.29 8.2 9.52 19.58 21.43 26.98 Figuur 26: NL - Wanneer moet de -elektronische- verkoopfactuurFiguur 26: NL - Wanneer moet de -elektronische- verkoopfactuurFiguur 26: NL - Wanneer moet de -elektronische- verkoopfactuur betaald worden?betaald worden? 0.0 10.0 20.020.0 30.0 40.040.0 50.0 60.0 70.0 80.0 90.0 100.0 voor leveringvoor levering na levering 14.2114.21 85.79 Een betaalfactuur -een factuur op basis waarvan betaald moet worden- vraagt om meer maatregelen om te voldoen aan de fiscale voorwaarden een bewijsfactuur is een factuur die volgt op een betaling, automatische incasso, eenmalige machtiging of online betaling, zoals iDEAL een bewijsfactuur heeft minder fiscale waarborgen nodig en is daardoor gemakkelijker en goedkoper toe te passen KErNpunten eFactureren biedt veel mogelijkheden om een terugkoppeling te krijgen. De belangstelling gaat vooral uit naar de ontvangstbevestiging Het verzenden van een papieren verkoopfactuur kost ten- minste € 1,65. Daarbij inbegrepen zijn de kosten voor pa- pier, envelop, inkt, frankeren, afschrijvingen en handlings- kosten. En dan ontvangt de zender nog geen terugkoppeling op de verzonden factuur (behalve als het adres onjuist is of als de factuur inhoudelijk betwist wordt). Een elektronische factuur biedt meer mogelijkheden om te- rugkoppeling te krijgen, vaak tegen een fractie van de prijs. Van de beschikbare technieken gaf 32,59% van de res- pondenten aan te willen weten of de factuur is ontvangen. 21,98% wil graag weten of de factuur is geopend en nog eens 20,25% wil weten of de factuur is gelezen. bij het verzenden van belangrijke elektronische berichten wil men graag controlemogelijkheden de inzet van aanvullende of geavanceerdere kanalen en formaten kunnen deze mogelijkheden ook werkelijk bieden de kosten van elektronische facturen betreffen een fractie van een papieren factuur KErNpunten 26 27 terugKoppeLing Figuur 25: NL - Gewenste terugkoppeling op verzonden facturen 0.0 10.0 20.0 30.0 40.0 geprint geen gedownload gelezen geopend ontvangen 5.19 6.67 10.12 20.25 21.98 32.59 BetaLen
  15. 15. Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008 GEautOMatISEErDE FaCtuurverWerKing De perceptie van complexiteit, onduidelijke wetgeving en de afwezigheid van standaarden vormen belangrijke belemmeringen voor het gebruik van eFactureren Met 14,73% ervaren de respondenten de complexiteit van eFactureren als een belangrijke belemmering. Op de twee- de plaats met 10,39% staat onduidelijke wetgeving. Op de derde plaats staat met 8,70% de afwezigheid van standaar- den. Deze en andere belemmeringen hebben te maken met per- ceptie. De behoefte aan standaarden is een behoefte om de complexiteit te verminderen. Onduidelijke wetgeving heeft ook te maken met de perceptie van complexiteit. Meer fis- cale toelichting bij eFactureren leidt tot minder complexiteit. Standaarden zorgen er voor dat er gemakkelijker tussen computersystemen kan worden gecommuniceerd. Dit ver- minderd de perceptie van complexiteit. de grootste belemmeringen hebben te maken met perceptie het creëren van standaarden en verzorgen fiscale toelichtingen leidt tot verminderde perceptie van complexiteit concrete fiscale regels zijn lastig omdat de Nederlandse wetgeving ‘principle based’ en niet ‘rule based‘ is. KErNpunten BeLemmeringen Figuur 28: NL - Belangrijkste belemmeringenbelemmeringen om eFactureren toe te passenom eFactureren toe te passen 0.0 10.0 20.020.0 afhankelijk derden (accountant) levert onvoldoende op te hoge investering waarborgen vertrouwelijkheid / privacy geen feedback over ontvangst factureren in eigen hand willen houden verschillende pakketten / ICT specificaties / bijlages bijvoegen geen (na)controle factuur te kleine organisatie geen standaarden onduidelijke wetgeving complexiteit 2.42 3.62 4.35 4.83 5.31 5.8 6.04 7.0 7.25 7.73 8.7 10.39 14.73 28
  16. 16. Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008 DeinkoopfacturenkomenvoornamelijkuitNederlandenvooreendeeluitEuropa. Het aandeel inkoopfacturen van buitenlandse herkomst betreft voor de meeste organisaties 1% of minder 50,42% van de facturen komt uit Nederland. Vervolgens komt 24,65% van de facturen uit de Europese Lidstaten en nog 6,65% van de facturen uit andere Europese landen. Bui- ten Europa komen de meeste facturen uit Noord-Amerika met een aandeel van 7,20%. Van de respondenten geeft 52,76% te kennen dat maximaal 1% van hun inkoopfacturen van buitenlandse herkomst zijn. 22,05% van de respondenten schat in dat tussen de 2% en 5% van hun facturen van buitenlandse herkomst zijn. Figuur 32: NL - Aandeel facturen met buitenlandse herkomst 0.0 10.0 20.0 30.0 40.0 50.0 60.0 > 80% 41 - 80% 21 - 40% 6 - 20% 2 - 5% 0 - 1% 1.57 7.09 7.09 9.45 22.05 52.76 Figuur 31: NL- Geografische herkomst inkoopfacturenFiguur 31: NL- Geografische herkomst inkoopfacturen 0.0 10.010.0 20.0 30.0 40.0 50.0 60.0 overigoverig Zuid AmerikaZuid Amerika AfrikaAfrika AustraliëAustralië Azië andere Europese statenandere Europese statenandere Europese staten Noord AmerikaNoord Amerika Europese lidstatenEuropese lidstaten NederlandNederland 0.28 1.66 1.94 2.222.22 4.994.99 6.656.65 7.2 24.6524.65 50.42 De verzonden en ontvangen facturen betreffen ogenschijnlijk een nationale aangelegenheid Dat geldt met name voor de kleine en jonge bedrijven binnen het MKB De overige 50% van de facturen hebben een buitenlandse, Europese, herkomst KErNpunten De meeste organisaties ontvangen van minder dan 100 leveranciers inkoop- facturen. Daarbij gaat het vaak om maximaal 500 inkoopfacturen Bijna 62% van de respondenten geeft aan dat zij hooguit 50 leveranciers heeft. Dit wordt gevolgd oor 18,18% van de respondenten met hooguit 500 inkoopfacturen. Daarna wordt de spoeling snel dunner; 1,65% van de respondenten geeft aan meer dan 5.000 toeleveranciers te hebben. De respondenten ontvangen in 39,10% van de gevallen tot 500 inkoopfacturen. 18,05% van de respondenten geeft aan tot 2.000 inkoopfacturen te ontvangen. het geautomatiseerd verwerken van inkoopfacturen bij organisaties met weinig leveranciers en weinig inkoopfacturen vindt nauwelijks ingang. de adoptie hiervan vraagt om nieuwe modellen en technologie, gekoppeld aan bank en administratief pakket. elektronische inkoopfacturen worden een substituut voor papieren inkoopfacturen. KErNpunten 30 31 LeveranCiers en FaCturen Figuur 29: NL - Verdeling aantal leveranciers per organisatie 0.0 10.0 20.0 30.0 40.0 50.0 60.0 70.0 > 5.000 2.001 - 5.000 1.001 - 2.000 501 - 1.000 201 - 500 51 - 200 0 - 50 1.65 2.48 3.31 4.96 7.44 18.18 61.98 Figuur 30: NL - Verhouding aantal inkoopfacturenFiguur 30: NL - Verhouding aantal inkoopfacturen 0.0 10.0 20.020.0 30.030.0 40.0 50.050.0 > 50.000 20.001 - 50.000 10.001 - 20.000 5.001 - 10.000 2.001 - 5.000 501 - 2.000 0 - 500 9.02 7.527.52 6.77 8.278.27 11.2811.28 18.05 39.1 herKomst inKoopFaCturen
  17. 17. Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008 De verwachte voordelen om over te stappen zijn onder meer controleerbaarheid en transparantie. Gevolgd door kosten- en tijdsbesparing en het verminderen van het aantal handelingen. In de Factuurmonitor 2008 zijn de overwegingen van over- draagbaarheid en controleerbaarheid samengevoegd. Dit wordt met 18,01% als belangrijkste overweging genoemd. Gevolgd door 16,52% voor de kostenbesparing, 15,78% voor de tijdsbesparing en 13,91% voor de reductie van het aantal handmatige handelingen. Figuur 34: NL -Belangrijkste overwegingenoverwegingen om geautomatiseerdeom geautomatiseerdeoverwegingen om geautomatiseerdeoverwegingenoverwegingen om geautomatiseerdeoverwegingen factuurverwerking toe te passen 0.0 10.0 20.0 30.0 overig meer inkoopondersteuningmeer inkoopondersteuning continu inzicht in status factuurcontinu inzicht in status factuur facturen raken niet meer kwijtfacturen raken niet meer kwijt elektronisch archiveren minder handmatige handelingenminder handmatige handelingen tijdsbesparing kostenbesparing beter overdraagbaar en controleerbaarbeter overdraagbaar en controleerbaar 2.11 3.23 9.44 9.69 11.3 13.91 15.78 16.52 18.01 Het merendeel van de organisaties verwacht binnen drie jaar factureren geautomatiseerd te gaan verwerken. Bijna een kwart van de bedrijven past geautomatiseerde factuurverwerking op enigerlei wijze toe Bijna 23% van de respondenten geeft aan facturen op eni- gerlei wijze geautomatiseerd te verwerken. Dit komt niet overeen met cijfers uit andere onderzoeken en de verde- ling van bedrijven naar hun omvang in Nederland. De uit- komst kan worden verklaard door het relatieve aandeel van respondenten van grote bedrijven. Een andere verklaring is wellicht onvoldoende begripsvorming over de term ‘geauto- matiseerde factuurverwerking’, met een ruimere opvatting als gevolg. Dit in acht nemende geeft 58,67% van de respondenten aan binnen nu en drie jaar op enigerlei wijze geautomatiseerde factuurverwerking toe te passen. Voor 31,56% van hen komt dit onderwerp pas over twee tot drie jaar aan de orde. de verwachting is dat door de ontvangst van elektronische inkoopfacturen, het belang van geautomatiseerde factuurverwerking verder toeneemt rond 2011 verwacht een flink percentage van de bedrijven facturen geautomatiseerd te verwerken KErNpunten 32 33 geBruiK en adoptie verWaChte voordeLen Figuur 33: NL - Wanneer gebruikt u geautomatiseerde factuurverwerking? 0.0 10.0 20.0 30.0 40.0 ook niet in 3 jaar binnen 3 jaar binnen 12 maanden binnen 6 maanden op dit moment 18.67 31.56 12.44 14.67 22.67
  18. 18. Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008 Opnieuw complexiteit en daarnaast de omvang van de organisatie en de hoge investering vormen belangrijke belemmeringen. Ook hier speelt perceptie een belangrijke rol De grafiek met belemmeringen geeft een aantal belangrijke signalen af. De twee meest genoemde argumenten hebben te maken met perceptie. Zoals de belangrijkste belemmering: complexiteit (16,10%). Ook hier wordt onduidelijke wetgeving genoemd (14,12%). Andere argumenten hebben te maken met een kennisachterstand die kan worden ingehaald door meer en betere informatievoorziening en bewustwording. Verder valt op dat de grafiek een grote variatie aan belem- meringen laat zien, onder andere verwerkt in de categorie overig, met een aandeel van 10,04%. voor het geautomatiseerde verwerken van inkoopfacturen worden veel verschillende belemmeringen genoemd door eFactureren neemt het belang van geautomatiseerde factuurverwerking toe. Dat geldt ook voor het belang om - gepercipieerde- belemmeringen weg te werken KErNpunten Veel organisaties geven aan geen idee te hebben wat het verwerken van een inkoopfactuur kost. anderen schatten de kosten op ongeveer € 4,-. Dit is de helft van wat gemiddeld in de praktijk wordt gemeten Meer nog dan bij eFactureren het geval is, weet men niet wat het kost om een inkoopfactuur te verwerken. Dit wordt genoemd door 36,41% van de respondenten. Van de res- pondenten die wel een idee hebben, geeft 20,51% aan dat dit hen hooguit € 2,- kost. 13,85% geeft aan dat dit hen tussen € 2,- en € 4,- kost. Nog eens 12,82% schat de kosten op tussen € 4,- en € 8,-. Een samengevoegd per- centage van 16,41% neemt aan dat de kosten meer dan € 8,- bedragen. Gemiddeld genomen gaan de schattingen uit naar gemid- deld € 4,- per inkoopfactuur. Dit is minder dan helft van de bedragen die in de praktijk zichtbaar worden. veel organisaties hebben geen idee van de kosten die gepaard gaan met het verwerken van papieren inkoopfacturen de schattingen zijn gemiddeld genomen te laag in relatie tot de praktijk voor de verder groei in gebruik en adoptie van eFactureren en geautomatiseerde factuurverwerking is meer informatievoorziening nodig KErNpunten 34 35 Besparingen BeLemmeringen Figuur 35: NL - Wat kost het verwerken van een papieren inkoopfactuur?inkoopfactuur? 0.0 10.0 20.0 30.0 40.0 50.0 meer dan > € 16 tussen € 8 en € 16 tussen € 4 en € 8 tussen € 2 en € 4 minder dan € 2 geen idee 6.67 9.74 12.82 13.85 20.51 36.41 Figuur 36: NL - BelemmeringenBelemmeringen om geautomatiseerdeom geautomatiseerde factuurverwerking toe te passen 0.0 10.0 20.0 30.0 overige geen feedback over ontvangstgeen feedback over ontvangst te weinig draagvlak binnen organisatiete weinig draagvlak binnen organisatie afhankelijk van een derde partijafhankelijk van een derde partij eerste interne processen verbetereneerste interne processen verbeteren te weinig facturen afhankelijk van ICTafhankelijk van ICT te kleine organisatie onduidelijke wetgeving complexiteit 10.04 5.31 6.22 7.34 10.17 10.73 12.43 13.85 14.12 16.1
  19. 19. Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008 Factuurmonitor2008 Factuurmonitor 2008: het resultaat van een half jaar samen- werken, onderzoeken, enquêtes en presentaties Het aantal bedrijven dat elektronische facturen ontvangt, is groter dan het aantal bedrijven dat eFactureren toepast. Elektronische factuurgegevens worden bij voorkeur uitgeprint en -van het scherm- over getypt Wat een verkoopfactuur voor de leverancier als verzender is, is een inkoopfactuur voor de klant als ontvanger. Op de vraag of men wel eens een elektronische inkoopfactuur had ontvangen, antwoordde 38% van de respondenten positief. En 62% negatief. Vervolgens is gevraagd hoe men hiermee omging. 54,54% van de respondenten liet weten dat deze factuur werd uitge- print om deze vervolgens –van het scherm- over te typen. Nog een 16,88% liet weten de gegevens te kopiëren uit het betreffende bestand. het ontvangen van elektronische inkoopfacturen vind in 1 op de 3 gevallen plaats in die gevallen viert uitprinten en overtypen nog steeds hoogtij KErNpunten 36 37 verWerKen van eFaCturen Figuur 37: NL - Ontvangt uw organisatie elektronische inkoopfacturen? nee ja 0 10 20 30 40 50 60 70 62 38 Figuur 38: NL - Hoe verwerkt u elektronische inkoopfacturen?Figuur 38: NL - Hoe verwerkt u elektronische inkoopfacturen?Figuur 38: NL - Hoe verwerkt u elektronische inkoopfacturen? 0.0 10.010.0 20.0 30.0 40.0 50.050.0 niet importerenimporteren uit bestand kopiëren (van scherm) overtypen uitprintenuitprinten 17.53 11.04 16.88 35.0635.06 19.48 WerKWiJZe Juli 2007 is gestart met het opzetten van de Factuurmonitor. Het doel van de Factuurmonitor is om de Nederlandse gebruikers, aanbieders en beleidsbepalers inzicht te kunnen bieden in de huidige status van eFactureren en de koppeling met geautomatiseerde factuurverwerking. De aanpak was daarbij als volgt. Er is gestart met een bureaustudie naar eerdere studies en publicaties met een vergelijkbare inhoud. Vervolgens is geanalyseerd hoe de huidige Ne- derlandse situatie en toekomstige ontwikkelingen het beste in kaart kon worden gebracht. Dit heeft geleid tot een totaallijst van vragen die kunnen worden verdeeld over de diverse doelgroepen die een rol spelen bij eFactureren en geautomatiseerde factuurverwerking. De totaallijst is onderverdeeld in diverse componenten: organisatiekenmerken, visie, verzenden, verwerken en betalen. Voor het vaststellen van de vragenlijsten over de diverse doelgroepen is gekeken naar de aard, omvang en karakter van de doelgroepen. Op die manier zijn er vanuit de totaallijst vra- genlijsten voor de betreffende doelgroepen vastgesteld. De afgelopen maanden zijn deze doelgroepspecifieke vragenlijsten verspreid onder diverse samenwerkingspartners. Zij hebben op basis van wederkerigheid bijgedragen aan de resul- taten van de Factuurmonitor 2008. De Factuurmonitor behandelt vervolgens de samenge- voegde gegevens. Voor de gegevens van vrijwel elke doelgroepspecifieke vraag zijn statistische kenmerken geïdentificeerd. Zoals: aantal, frequentie, absolute deviatie, relatieve deviatie, gemiddelde, mediaan, modus, variatie, kurtosis (piekvorming) en poissonverdeling. Afhankelijk van de vraag ligt het aantal respondenten tussen de 243 en 7003. Voor de beant- woording van de Nederlandse vragen ligt het aantal respondenten tussen 243 en 1008. Voor de Europese stand van zaken betreft het aantal respondenten 7003. Het gaat in het laatste geval om externe gegevens.
  20. 20. De Factuurmonitor 2008 is een initiatief van Factuurwijzer: Postadres: Brunelsingel 122 6841 KB ARNHEM Bezoekadres: Westervoortsedijk 50 6827 AT ARNHEM T 026 - 32 14 607 KVK 09148312 E info@factuurwijzer.nl cOLOFon ©www.skerp.nl2008/05

×