Factuurmonitor 2009

Factuurmonitor2009 Over aanbieders van elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking in Nederland. Inclusief toelichtingen en achtergronden. Een initiatief van Silverback Factuurmonitor2009 1

inhoudsopgave • Voorwoord blz. 03 • Trends en tradities blz. 04 • Begrippen blz. 06 • Algemene kenmerken blz. 11 Organisaties en lidmaatschappen blz. 12 • Elektronisch factureren blz. 13 Producten en doelgroep blz. 14 Landen en sectoren blz. 15 Model en kanaal blz. 16 Formaat en terugkoppeling blz. 17 archiveren en audit blz. 18 Koppelingen blz. 19 On-boarding blz. 20 Betaalmogelijkheden blz. 21 Financiële componenten blz. 22 • Geautomatiseerde factuurverwerking blz. 23 Producten en doelgroep blz. 24 Landen en sectoren blz. 25 Functionaliteiten blz. 26 aanvoer en uitvoer blz. 27 archiveren en audit blz. 28 Koppelingen blz. 29 Financiële componenten blz. 30 • Werkwijze blz. 31 • Colofon blz. 32 02 Factuurmonitor2009

voorWoord Voor u ligt de tweede versie van de Factuurmonitor. In de eerste versie van 2008 stond de gebruiker centraal. Nu is het de beurt aan de dienstverleners. anders en toch hetzelfde. Want wat blijft is de analyse over de stand van zaken rondom elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking. De Factuurmonitor is het onafhankelijke en terugkerende overzicht van elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking in Nederland en Europa. Het is essentieel voor iedere organisatie die zich hiermee bezighoudt of hierin is geïnteresseerd. Het heeft als doel om op onafhankelijke wijze een helder, breed, diepgaand en tegelijkertijd compact overzicht te bieden. In deze versie worden elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking vanuit de producten en diensten van dienstverleners inzichtelijk gemaakt. De achtergrond voor deze beslissing is tweeledig. Allereerst is vanwege recente ontwikkelingen de vraag naar gedetailleerde onafhankelijke leveranciersinformatie sterk toegenomen. Op de tweede plaats is sinds de Factuurmonitor 2008 het beeld bij de gebruikers niet heel veel gewijzigd. Een Factuurmonitor 2009 vanuit het perspectief van de gebruiker zal daardoor in 2009 juist niet en in 2010 juist wel veel toegevoegde waarde bevatten. De Factuurmonitor 2009 biedt opnieuw een helder overzicht, vanwege de grafieken die zijn voorzien van korte toelichtingen en steekhoudende kernpunten. Breed, vanwege de vele aspecten van elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking die aan de orde komen. Zonder dat het onoverzichtelijk wordt. Diepgaand, dankzij een logische rangschikking van de belangrijkste facetten die in Nederland en Europa een rol spelen bij de aangeboden producten en diensten van dienstverleners. En tot slot: compact. De Factuurmonitor bevat de essentie van wat op dit moment van belang is. Daardoor kan het aantal pagina’s beperkt blijven. Deze Factuurmonitor is vervaardigd aan de hand van de ‘Leveranciersprofielen’ die tot stand zijn gekomen in samenwerking met ECP-EPN. Met vriendelijke groet, F.W. (Friso) de Jong Directeur Factuurwijzer Voorzitter Platform ELFA / EEI Platform Factuurmonitor2009 03

trends en tradities algemeen De focus op XML (UBL) creëert de veelzijdigheid die van hen De focus van de Factuurmonitor 2009 ligt op de dienstver- verlangd mag worden. leners rondom elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking. Elektronisch factureren heeft betrekking Er kan voor elk financieel, administratief en/of boekhoudpakket op verkoopfacturen, geautomatiseerde factuurverwerking is een koppeling worden verzorgd. Met de groei van elektronisch gericht op inkoopfacturen. factureren neemt het aantal koppelingen met pakketten exponentieel toe. Deze groei zou er toe moeten kunnen leiden Het merendeel van de organisaties is aangesloten bij Platform dat de prijs per koppeling per klant lager wordt én dat een ELFA (www.platformelfa.nl) en/of bij haar zusterorganisaties koppeling sneller gerealiseerd is. Dit versnelt de adoptie van het EEI Platform (www.eeiplatform.com). De reikwijdte van de elektronisch factureren. hoge organisatiegraad bij Platform ELFA wordt versterkt door de huidige samenwerking met ECP-EPN. Adoptie gaat de komende jaren een belangrijk aspect worden, nu andere belemmeringen komen te vervagen. De populariteit voor alle opties van on-boarding onderstreept de Elektronisch factureren klantgerichtheid van en gretigheid bij dienstverleners. Deze Dienstverleners hebben vaak meerdere producten en diensten populariteit doet vermoeden dat ook andere (creatieve) on- om de diversiteit aan en variatie van hun doelgroepen te boarding mogelijkheden kunnen worden onderzocht door kunnen bedienen. Dat dienstverleners zich op bepaalde notaverzender en dienstverlener gezamenlijk. doelgroepen richten betekent niet dat de groei in die segmenten vanzelfsprekend ook het hoogst is (B2G). Slechts eenderde Aan de elektronische factuur kan een betaalmogelijkheid van de dienstverleners richt zich overigens op de hoog volume worden gekoppeld. Er is een gevarieerd aanbod van betaal- B2C markt. mogelijkheden en koppelingen aan elektronische facturen. Deze koppeling is vooral zinvol/interessant in de B2C omgeving De komende jaren, als de markt zich uitkristalliseert, wordt en het lagere B2B segment. duidelijk voor welke dienstverleners de genoemde landen en sectoren een wens inhield of ook bewaarheid is geworden. Voor Tot slot. Elektronisch factureren is een relatief nieuwe inno- slechts een enkele dienstverlener zijn de verstrekte antwoorden vatie. Dat is ook terug te vinden in de aangeboden compo- al op dit moment een werkelijkheid. De internationale oriëntatie nenten. Nu nog ligt de nadruk op advies en ondersteuning, van Nederlandse dienstverleners wordt ook bevestigd als het jaarlijkse licentie en onderhoudsvergoeding. Naarmate elek- gaat om elektronisch factureren. tronisch factureren meer gaat lijken op de –mobiele- com- municatiemarkt, zullen de financiële componenten ten op- Vanuit historisch oogpunt sluit het gebruik van het seller direct zichte van elkaar danig gaan verschuiven. model en het consolidator model aan bij de verwachtingen van gebruikers. Hoewel de statistieken anders doen laten blijken, mag de komende jaren een opmars van het four corner model Geautomatiseerde factuurverwerking worden verwacht. Tegelijkertijd groeit de markt fors voor De doelgroepen waarop aanbieders van geautomatiseerde dienstverleners die zich –ook- focussen op andere modellen. factuurverwerking zijn gevarieerder dan bij elektronisch factureren. Elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurver- Voor de dienstverleners vormt het gebruik van UBL in B2G werking hebben beide dezelfde oorsprong: de factuur. Deze elektronisch factureren geen probleem, net zo min als vrijwel oorsprong blijft hetzelfde als het gaat om elektronisch elk ander formaat. Dienstverleners sluiten aan bij de praktijk factureren: de elektronische factuur. De doelgroep wijzigt van alledag door facturen in PDF formaat te kunnen aanbieden. daardoor niet. De focus inzake geografie en sector tonen 04 Factuurmonitor2009

treffende gelijkenissen met elektronisch factureren. Ook voor wat betreft geautomatiseerde factuurverwerking geldt dat in een aantal gevallen de harde cijfers ontbreken die de antwoorden kunnen staven. Het totaal van aangeboden functionaliteiten op het gebied van geautomatiseerde factuurverwerking is veel homogener dan bij elektronisch factureren. Steeds meer dienstverleners kunnen naast papieren inkoopfacturen ook elektronische inkoopfacturen ontvangen. Het relatief lage aantal dienstverleners dat mogelijkheden tot betaalbaarstelling aanbiedt, vloeit voort uit de wensen van de markt. De homogeniteit in functionaliteiten wordt bevestigd als het gaat om aanvoer en uitvoer. De concurrentie tussen dienstverleners richt zich op prijs, ervaring, aantal implementaties en klantervaringen. Het gebruik van XML neemt ook bij geautomatiseerde factuurverwerking een grote vlucht. Vanuit procesmatig oogpunt wordt met de digitalisering van documenten meteen een begin gemaakt met de archivering. Het toevoegen van waarborgen is vrijwel altijd inherent aan het product, de techniek en de proesstappen. Audits vinden gemiddeld één keer per jaar plaats. Desgevraagd word een audit uitgevoerd. On-boarding bij geautomatiseerde factuurverwerking is vooral nodig om draagvlak binnen de eigen organisatie te krijgen. On-boarding richting toeleveranciers is ook mogelijk, maar daarvoor kiezen ontvangers vrijwel nooit voor. On-boarding gaat steeds belangrijker worden naarmate steeds meer berichten digitaal worden ontvangen en verwerkt. Geautomatiseerde factuurverwerking is een uitgebreide dienst in vergelijking met elektronisch factureren. Een uitgebreide dienst is niet automatisch een complexe dienst. Als er al sprake is van complexiteit dan vloeit dit vaker voort uit de interne organisatie dan vanuit het product van de dienstverlener. Met de opkomst van elektronisch factureren wordt geautomatiseerde factuurverwerking iets minder uitgebreid, terwijl de toegevoegde waarde juist verder toeneemt. Factuurmonitor2009 05

Begrippen Accounts Payable (A/P, AP) Biller Boekhoudkundige term die een weerspiegeling vormt van Het bedrijf dat of de organisatie die een rekening, factuur, het bedrag dat door een koper aan elk van leveranciers of ander bericht naar een klant verzendt, gewoonlijk verschuldigd is: te betalen bedragen. Ook wel: het systeem met het verzoek tot betaling voor geleverde goederen of dat het bedrag volgt dat door koper aan haar toeleveranciers verleende diensten. verschuldigd is. Biller Direct Accounts Receivable (A/R, AR) EBPP model waarbij één verkoper aan vele klanten elektro- Boekhoudkundige term die een weerspiegeling vormt van nisch factureert. De klanten loggen in op de website van de het bedrag dat haar klanten aan de leverancier verschuldigd klant (die soms wordt gehost door een derde partij die door de is: te ontvangen bedragen. Ook wel: het systeem dat nog verzender is ingeschakeld) om de rekeningen of facturen in te opeisbare bedragen volgt. zien en soms ook te betalen. Ook wel Seller Direct genoemd. afstemmingsoverzicht Billing Service Provider (BSP) Summiere informatie van een verkoper die voor een koper Een organisatie die door een verzender wordt ingeschakeld essentieel is om te begrijpen wat verschuldigd is geweest. om elektronisch factureren voor de verzender te faciliteren. Het omvat alle relevante gegevens. Zie voor een overzicht van de inhoud van een afstemmingsoverzicht de Bijlage Buyer Direct A van het besluit Omzetbelasting, administratieve en EIPP model waarbij één koper van vele leveranciers verlangt factureringsverplichtingen. dat zij elektronisch hun factuurgegevens bij de koper aanleveren. Een (afdwingbare) machtspositie speelt daarbij authenticatie een grote rol. Naast factuurgegevens worden vaak ook Het proces om de identiteit van een gebruiker of van een allerlei andere berichten, die voorafgaan aan of volgen op systeem te verifiëren. Ook gebruikt om de integriteit van de elektronische factuur, op deze manier verwerkt. een bericht te verifiëren. Wettelijke term: authentificatie. cEFact aSP (Centre des Nations Unies pour la Facilitation des Pra- Application Service Provider - Een organisatie die de hard- tiques dans l’Administration, le Commerce et le Transport) ware en software in huis heeft waarop klanten, via een inter- (www.unece.org/cefact/). Mondiaal instituut dat zich onder netaansluiting, hun administratieve bedrijfsprocessen kun- meer bezighoudt met standaardisatie. Ook wel UM/CEFACT. nen uitvoeren. cEN B2A Comité Européen de Normalisation; European Committee Business to Administration for standardization, www.cenorm.be. Europees standaardi- Ook wel B2G: Business to Government. satie instituut. B2B consolidator Business to Business. Een dienstverlener die rekeningen en facturen van meerdere leveranciers of Billing Service Providers consolideert en aan B2C de klant presenteert of toezendt. Een model dat vele kopers Business to Consumer. en vele verkopers aan elkaar verbindt. 06 Factuurmonitor2009

Digitale handtekening ErP Technisch middel om digitale waarborgen te creëren. Van een Enterprise Resource Program – Applicaties waarmee de fi- fysieke identiteit wordt een digitale identiteit gemaakt. Deze nanciële administratie, de voorraadadministratie, de inkoop- digitale identiteit staat op een certificaat. Met dit certificaat en verkoopadministratie en de personeelsadministratie ge- wordt de nu digitale identiteit aan berichten, documenten, voerd worden. verbindingen en datastructureren toegevoegd. In het kader van elektronisch factureren zorgt onder meer een digitale ESP handtekening voor de fiscale waarborgen van authenticiteit Electronic Statement Presentment – Omvat allerlei typen (van de herkomst) en integriteit (van de inhoud). Het zorgt berichten die op elektronische wijze aan de particuliere of bovendien voor handelsrechtelijk bewijs (incassozaken). zakelijke klant gepresenteerd worden (denk daarbij aan po- lis voorbladen, loonstrookjes, beschikkingen, et cetera). Direct processing Model waarbij gestructureerd dataverkeer (EDI) wordt toe- EXPP gepast. Ook wel STP: Straight Through Processing. Electronic Exchange Presentment and Payment. Verzamel- naam voor EBPP, EIPP, ESP en elektronische gegevensuit- Dispuut Management wisseling: EDI, STP. Functie die een koper toestaat om de verzender van de factuur op de hoogte te brengen van onjuistheden van of Factuur in de factuur. Deze functie staat de verzender ook toe om Een elektronisch of papieren bericht, voor geleverde goede- de koper te beantwoorden en om tot een oplossing in het ren of verleende diensten, gericht aan een zakelijke klant. geschil te komen. Zie ook rekening. Drie-weg matching Factuurautomatisering Controleprocedure bij geautomatiseerde factuurverwerking zie: geautomatiseerde factuurverwerking. waarbij matching plaats vindt aan de hand van bijvoorbeeld de inkooporder, de pakbon en de factuur, voordat over wordt Four corner gegaan tot betaling. Zie ook: twee-weg matching. Model waarbij de factuur naar de bank van de verzender wordt gezonden en van daaruit via de bank van de klant aan E-Billing/Electronic Billing de klant wordt gepresenteerd en door de klant wordt ver- Elektronisch versturen van rekeningen aan consumenten, werkt. Variant op het consolidator model. Model dat -in het eventueel voorzien van toegevoegde waarde diensten, kader van SEPA- steeds vaker wordt toegepast. zoals een module om de consument te laten betalen, om vragen te stellen, een dispuut op te starten, te archiveren of FtP marketinformatie toe te voegen. File Transfer Protocol. Methode om gegevens, informatie, bestanden en documenten te verplaatsen binnen een net- E-Invoicing/ Electronic Invoicing werk of op het Internet. Elektronisch versturen van rekeningen aan zakelijke klanten, eventueel voorzien van toegevoegde waarde diensten, Geautomatiseerde factuurverwerking zoals hierboven bij E-billing omschreven. Dit kan op diverse Intern proces om papieren en elektronische inkoopfacturen manieren plaatsvinden zoals EIP, EIPP, EBP, EBPP, consolidator, te verwerken en door de organisatie te laten routeren, zodat four corner, et cetera. de juiste bedragen op tijd worden betaald. Onderdeel van Factuurmonitor2009 07

documentmanagement. Ook wel genoemd: factuurautoma- ren of verleende diensten, gericht aan een particuliere klant. tisering / ‘invoice processing model’. Zie ook factuur. HtML Seller Direct Hyper Text Markup Language. HTML is een taal voor de EBP(P)/EIP(P) model waarbij één verkoper aan vele klanten opmaak van documenten. HTML wordt vooral gebruikt op elektronisch factureert. De klanten loggen in op de website het Internet, om webpagina’s te tonen. van de klant (die soms wordt gehost door een derde partij die door de verzender is ingeschakeld) om de rekeningen of Invoice processing facturen in te zien en soms ook te betalen. Ook wel Biller zie: geautomatiseerde factuurverwerking. Direct genoemd. ISP SEPa Internet Service Provider. Verzorgt vaak de hosting van de Single Euro Payment Area. Zie voor meer informatie ook website en e-mail. Een Application Service Provider verzorgt www.europeanpaymentscouncil.eu. vaak de hosting van administratieve applicaties. SSL Notificatie Secure Socket Layer (SSL) en de opvolger Transport Layer Het proces waarbij een koper op de hoogte wordt gebracht Security (TLS) zijn encryptieprotocollen die de communica- dat een elektronische rekening of factuur beschikbaar is. tielaag op het Internet beveiligen. Order to cash Statement/Notice Deze term duidt op het traject beschouwd vanuit de leve- Een elektronisch document of bericht dat niet gekoppeld is rancier dat start met aankoop(opdracht) van de klant tot en aan een betaling. met de uitgaande factuur, liefst gevolgd door betaling. twee-weg matching Payment Service Provider (PSP) Controleprocedure bij geautomatiseerde factuurverwerking Een organisatie die namens de verzender van facturen voor waarbij matching plaats vindt aan de hand van bijvoorbeeld de betaalmogelijkheden en terugkoppelingen van betalingen de inkooporder en de factuur, voordat over wordt gegaan tot zorgdraagt. betaling. Zie ook: drie-weg matching. PKI Web-EDI Public Key Infrastructure. Infrastructuur voor effectief kun- Gestructureerd dataverkeer door gebruik te maken van het nen toepassen van digitale handtekeningen. Internet. Purchase to pay XML Deze term duidt op het traject bekeken vanuit de koper, dat Extensible Markup Language – Een standaard voor het start met de aankoop door de klant en dat eindigt met de definiëren van formele markup-talen, zoals HTML, waarbij betaling van de inkoopfactuur. gestructureerde gegevens in de vorm van platte tekst zichtbaar zijn. Deze representatie is zowel leesbaar voor de rekening mens als voor computers. Een elektronisch of papieren bericht, voor geleverde goede- 08 Factuurmonitor2009

MEEr inFormatie? Op zoek naar meer achtergrondinformatie en toelichtingen? Factuurwijzer heeft in het kader van de Kluwer Prak- tijkreeks de praktijkgids ‘Elektronische Facturen’ uitgege- ven. Hierin treft u in heldere taal een overzicht aan van: - elektronisch factureren - geautomatiseerde factuurverwerking - elektronisch archiveren - begrippen - modellen - voordelen - fiscale voorwaarden - vragen aan en antwoorden van de Belastingdienst Ga naar www.kluwershop.nl om deze uitgave te bestel- len. De kosten bedragen slechts € 19.95. Factuurmonitor2009 09

10 Factuurmonitor2009

algemene kenmerken

organisaties en lidmaatschappen De Factuurmonitor 2009 gebruikt de Leveranciersprofielen en het Factuurkom- pas 2009 als haar voornaamste bron. Zowel elektronisch factureren als geautomatiseerde factuurverwerking komen aan bod. Figuur 2: Van welke organisaties bent u lid? Platform ELFA 39 Figuur 1: Kenmerken van de dienstverleners EEI Platform 20 Elektronisch factureren 47 ECP.nl-EPN 11 Geautomatiseerde factuurverwerking 44 Holland Financial Centre 5 Credit management 5 AIIM 4 Digitale handtekening 4 Overige 21 0 10 20 30 40 50 60 0 10 20 30 40 50 Voor de Factuurmonitor 2009 is de nadruk gelegd op dienst- daarmee op Europese ontwikkelingen. Dat is meer dan wel verleners op het gebied van elektronisch factureren en geau- ander Europees land dan ook. Iets meer dan 11 procent van tomatiseerde factuurverwerking. Van de aanwezige profielen de dienstverleners is aangesloten bij ECP-EPN. Vrijwel geen uit de Leveranciersprofielen en het Factuurkompas heeft 47 organisatie die lid is van Platform ELFA is aangesloten bij procent betrekking op elektronisch factureren en 44 procent ECP-EPN. In iets meer dan 5 procent van gevallen is men op geautomatiseerde factuurverwerking. Er kan niet gemak- bij het Holland Financial Centre betrokken. Op een enkele kelijk een splitsing gemaakt worden tussen beide typen. Circa uitzondering na zijn de betreffende organisaties allemaal lid 40 procent van de dienstverleners biedt beide mogelijkheden van Platform ELFA. aan. Dit percentage groeit waarneembaar door het sluiten van partnerschappen. De verscheidenheid aan organisaties wordt duidelijk door de diversiteit van lidmaatschappen bij andere organisaties: ASP In 40 procent van de gevallen is een organisatie verbon- Forum, Thuiswinkel.org, FCIB, VCMB, XPLOR. Het toont hoe den aan Platform ELFA. Bijna 20 procent van de organisaties elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwer- heeft een lidmaatschap bij het EEI Platform en richt zich king zich vermengen in de algemene bedrijfsvoering. KErNpunten De focus van de Factuurmonitor 2009 ligt op de dienstverleners rondom elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking. Elektronisch factureren heeft betrekking op verkoopfacturen, geautomatiseerde factuurverwerking op inkoopfacturen. De hoge organisatiegraad bij Platform ELFA wordt versterkt door de samenwerking met ECP-EPN. 12 Factuurmonitor2009

elektronisch Factureren

producten en doelgroep Gekeken is naar het aantal producten dat dienstverleners aanbieden en de doelgroep waarop zij zich richten. Figuur 3: Hoeveel producten biedt u aan? Figuur 4: Op welke doelgroepen richt u zich? een 37 MKB 95 twee 26 Grootzakelijk 81 drie 17 Overheden 78 vier 14 Consumenten 38 meer dan vier 6 Overige 8 0 10 20 30 40 50 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Dienstverleners op het gebied van elektronisch factureren doelgroepen waarop de dienstverleners van elektronisch bieden vaak meerdere producten aan. In circa 37 procent factureren zich richten. Uit de grafiek blijkt dat vrijwel alle van de gevallen wordt slechts een enkel product of dienst bedrijven zich richten op elke doelgroep. In 94,5 procent van aangeboden. In bijna 63 procent van de gevallen kunnen de gevallen richten de dienstverleners zich op het MKB. Het klanten kiezen uit meerdere producten en diensten. Bij één MKB vertegenwoordigt 99 procent van het bedrijfsleven en is dienstverlener zijn acht verschillende producten beschikbaar. zeer gevarieerd. In 81 procent van de gevallen richt men zich ook op de grootzakelijke klanten (>250 FTE). Gevolgd door Het feit dat uit verschillende producten en diensten kan 78 procent van de dienstverleners die zich ook op de publieke worden gekozen, sluit aan bij de bevindingen rondom de sector richt. KErNpunten Dienstverleners hebben vaak meerdere producten en diensten om de diversiteit aan en variatie van klanten en klantwensen te kunnen bedienen. Dat dienstverleners zich op bepaalde doelgroepen richten, betekent niet automatisch dat de groei in die segmenten ook het hoogst is (B2G). Slechts eenderde van de dienstverleners richt zich op de hoog volume B2C markt. 14 Factuurmonitor2009

landen en sectoren Dienstverleners zijn ook niet al te kieskeurig als het gaat om de sectoren waarin de klanten zich bevinden. En daarbij wordt ook een duidelijke blik over de grens geworpen. Figuur 5: In welke sectoren zitten uw klanten? Figuur 6: In welke landen zitten uw klanten? Zakelijke dienstverlening 95 Europese lidstaten 89 ICT 87 Financiële diensten 87 Andere Europese landen 51 Bouw / Industrie 84 Noord-Amerika 30 Energie 84 Zuid-Amerika 22 Detailhandel 81 Nutsbedrijven 81 Azië 22 Automotive 73 Australië 22 Reizen 70 Elektronica 68 Afrika 19 Consumentenproducten 68 Overige 5 Overige 8 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Misschien ligt het aan het universele karakter van elektronisch Het is logisch dat dienstverleners in Nederland zich richten op factureren of wellicht aan de gretigheid van de dienstverleners Nederlandse klanten. Interessant is te zien dat de dienstverleners op dit gebied. De bedoeling was dat werd aangegeven in in het Factuurkompas en de Leveranciersprofielen een duidelijk welke sectoren men over klanten beschikt. Niet zozeer of men internationale oriëntatie hebben. Van de dienstverleners klanten in de sectoren beoogt. Er kan op dit moment nauwelijks kijkt 89 procent ook naar andere landen. In 51 procent van gecontroleerd worden of de aangeleverde antwoorden juist de gevallen richt men zijn of haar pijlen ook op klanten uit zijn. Dit vanwege de hoge concurrentiegevoeligheid in een andere -niet EU- landen. De expansiedrift blijft niet tot Europa toch al gespannen en zich ontwikkelende markt. Het verklaren beperkt, gelet op 30 en 22 procent van de antwoorden die van percentages is zinloos en blijft derhalve achterwege. betrekking hebben op respectievelijk Noord- en Zuid-Amerika. KErNpunten De komende jaren, als de markt zich uitkristalliseert, wordt duidelijk voor welke dienstverleners de genoemde landen en sectoren tot een wens beperkt is gebleven of werkelijkheid is geworden. Voor slechts een enkele dienstverlener zijn de verstrekte antwoorden inmiddels al werkelijkheid. De internationale oriëntatie van Nederland wordt ook op dit gebied bevestigd. Extra ondersteuning om de ambities te realiseren is welkom. Factuurmonitor2009 15

model en kanaal Er zijn diverse modellen voor elektronisch factureren beschikbaar. Deze modellen bieden gebruikers vrijheid en de ruimte om elektronisch factureren toe te passen. Figuur 8: Welke kanalen van elektronisch factureren biedt u aan? Webportal 92 E-mail 84 Figuur 7: Welke modellen van elektronisch factureren biedt u aan? EDI 76 Seller direct 89 Post 51 Consolidator 62 Direct proccesing 57 Bank 49 Buyer direct 51 Fysiek afleveren 46 Self billing 41 Overige 19 Four corner 35 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Voor de verklaringen van de gebruikte modellen wordt In vrijwel alle gevallen kunnen de dienstverleners een verwezen naar de begrippenlijst. webportal aanbieden waar in eerste instantie de klant van de verzender en in tweede instantie de verzender Het gebruik van het seller direct model wordt het vaakst zelf terecht kan (92 procent). Na het webportal wordt het genoemd (89 procent). Op enige afstand gevolgd door het e-mailbericht genoemd als kanaal (84 procent). Op de voet consolidator Model (62 procent). Naarmate de dienstverlener gevolgd door de feniks van het berichtenverkeer: EDI (76 meer functionaliteiten verzorgt voor de verzender van facturen, procent). De mogelijkheid om elektronische berichten per vloeien het seller direct model en het consolidator model meer gewone post af te leveren wint het in deze editie van de ineen. Van alle bekende modellen wordt het four corner model Factuurmonitor nog nipt van het afleveren van berichten in het minste genoemd (35 procent). het bankkanaal. KErNpunten Vanuit historisch oogpunt sluit het gebruik van het seller direct model en het consolidator model aan bij de verwachtingen van gebruikers. Hoewel de statistieken anders doen laten blijken, mag de komende jaren een opmars van het four corner model worden verwacht. Tegelijkertijd groeit de markt fors voor dienstverleners die zich – ook- focussen op andere modellen. 16 Factuurmonitor2009

Formaat en terugkoppeling Meer dan bij de modellen, laten de kanalen en terugkoppelingen de veelzijdigheid van dienstverleners zien. Het is aan hen om de markt hiervan ook te overtuigen. Figuur 9: In welke formaten kunt u elektronische facturen beschikbaar stellen? PDF 92 XML 92 Figuur 10: Welke terugkoppelingen kunt u verstrekken over verzonden Post 76 elektronische facturen? E-Mail zonder 76 attachment Ontvangen 87 EDI 73 Geopend 76 Gedownload 76 Excel 65 Gelezen 68 Word 49 Geprint 68 Overige 16 Overige 5 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Een aantal uitgezonderd, kunnen de dienstverleners facturen via de normale postroute te verzenden (76 procent). worden aangemerkt als supervertalers. Zij zijn in staat om willekeurig welk formaat te ontvangen en vervolgens De waarde van dienstverleners komt naast de te realiseren te verspreiden. Gelet de huidige praktijk bieden de besparing ook naar voren in de managementinformatie per dienstverleners vrijwel allemaal PDF facturen aan (92 factuurbericht. Zo geeft circa 86 procent van de dienstverleners procent), geflankeerd door XML bestandsformaten (92 feedback over de ontvangst van een elektronische factuur door procent). UBL, het formaat waarin overheidsdiensten facturen de ontvanger. 76 procent van de dienstverleners kan zelfs elektronisch willen ontvangen is een XML variant. Andere weergeven of de ontvanger de factuur heeft geopend. En 67 formaten die veel worden gefaciliteerd zijn HTML (76 procent), procent van de dienstverleners kan aantonen of de factuur ook EDI formaten (73 procent) en de mogelijkheid om elektronische daadwerkelijk is gelezen en/of is geprint. KErNpunten Voor de dienstverleners vormt het gebruik van UBL in B2G elektronisch factureren geen probleem, net zo min als vrijwel elk ander formaat. Dienstverleners sluiten aan bij de praktijk van alledag door facturen in PDF formaat te kunnen aanbieden. De focus op XML (UBL) creëert de veelzijdigheid die van hen verlangd mag worden. Factuurmonitor2009 17

archiveren en audit Naast de bewijspositie van verzenders richting klanten, bouwen dienstverleners ook een interne bewijspositie op ten behoeve van fiscus en accountant. Figuur 11: Welke waarborgen worden toegevoegd aan gearchiveerde facturen? Figuur 12: Hoe vaak vindt er een audit van uw producten/diensten plaats? Reproduceerbaar 84 Integriteit 81 2 tot 5 keer per jaar 30 Authenticiteit 81 1 keer per jaar 19 Leesbaarheid 78 1 Vaker dan 5 keer per jaar Audit Trail 76 Overige 3 Overige 24 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 0 10 20 30 40 Archiveren zorgt ervoor dat de facturen beschikbaar blijven gemerkt als zeer concurrentiegevoelig. Daardoor is de infor- voor de verzender en –soms ook- voor de ontvanger. De matieverstrekking beperkt en soms ook vervat in min of meer antwoorden van de dienstverleners laten zien dat de meeste vage bewoordingen. van de waarborgen bij archiveren worden ingekleed (gemiddeld >80 procent). Daarnaast is een fiscale bewaarperiode van Voor zover informatie beschikbaar is kan worden gezegd dat in tenminste 7 jaren meer regel dan uitzondering. 53 procent van de gevallen 2 tot 5 keer per jaar een audit plaats vindt. In 37 procent van de gevallen werd melding gemaakt Het is moeilijk om vanuit de dienstverleners aan informatie van een jaarlijkse audit. In 3 procent van de gevallen vond te komen over audits op hun producten en diensten. Dit zelfs vaker dan 5 keer per jaar een audit plaats. Audits vinden komt enerzijds doordat de belastingdienst geen beschikking in eerste instantie plaats op verzoek van de dienstverlener. afgeeft richting dienstverleners over hun product en/of Daarna worden de audits uitgevoerd als een (aankomende) dienstverlening. Daarnaast wordt deze informatie ook aan- klant de dienstverlener daarom verzoekt. KErNpunten Archivering en audit zorgen voor interne bewijsposities. Archiveren als functionaliteit van elektronisch factureren is gemiddeld goed tot zeer goed geregeld. De (variatie van) informatie rondom audits vraagt om aandacht, omdat het mede bepalend is voor de toekomstvastheid van de investering door een verzender bij een dienstverlener. 18 Factuurmonitor2009

koppelingen De variatie in doelgroepen, sectoren, modellen, kanalen en formaten vragen om aandacht voor wat betreft de koppelingen met notaverzenders. Deze informatie heeft betrekking op zowel geautomatiseerde koppelmogelijkheden zodanig groot wordt dat deze niet past in factuurverwerking (zie pagina 13 en verder) als op elektronisch dit document en bovendien erg onoverzichtelijk is. factureren. Navraag bij de aanbieders heeft opgeleverd dat de Voor dit onderwerp is geen grafiek beschikbaar. De achtergrond aanbieders koppelingen kunnen realiseren met vrijwel alle hiervan is dat de dienstverleners een zeer groot en verschillend boekhoudpakketten en ERP systemen. Sommige van deze aantal koppelingsmethoden hebben aangedragen. Een grafiek koppelingen liggen ‘op de plank’ en zijn kosteloos of tegen van deze informatie biedt geen toegevoegde waarde. Onder een geringe investering beschikbaar. Andere koppelingen meer omdat er onvoldoende correlatie tussen de gegevens zit. zijn bijvoorbeeld maatwerk vanwege hun complexiteit en/of Daarnaast ook omdat een grafiek met meer dan 200 relevante vragen om een forse investering tot wel € 10.000,-. KErNpunten Er kan voor elk financieel, administratief en/of boekhoudpakket een koppeling worden verzorgd. Met de groei van elektronisch factureren neemt het aantal koppelingen met pakketten exponentieel toe. Deze groei zou er toe moeten kunnen leiden dat de prijs per koppeling per klant lager wordt én dat een koppeling sneller gerealiseerd is. Dit versnelt de adoptie van elektronisch factureren. Factuurmonitor2009 19

on-Boarding On-boarding helpt verzenders en hun klanten maximaal voordeel te halen uit elektronisch factureren. B2B ontvangers besparen gemiddeld vier keer meer dan de verzenders. Figuur 13: Welke on-boarding mogelijkheden biedt u uw klanten? Helpdesk 95 Handleiding 81 Website 78 Training 78 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Naarmate steeds meer belemmeringen (beter: percepties verschillende portals te gaan, waar de facturen gereed staan. van belemmeringen) komen te vervallen krijgen andere Dit in tegenstelling tot reguliere post waar alle facturen op een belemmeringen (en percepties) meer aandacht. On-boarding plek, dichtbij de ontvanger, terechtkomen. gaat de komende jaren een heel belangrijke rol spelen. On- boarding geeft antwoord op de vraag van de verzender: “Hoe Van de genoemde mogelijkheden ter ondersteuning van de krijg ik al mijn klanten zover dat ze mijn elektronische facturen ontvangers, werd in meer dan 94 procent van de gevallen willen gaan ontvangen.” een helpdesk genoemd. Deze helpdesk kan ingericht zijn door de notaverzender of door de dienstverlener. Ook de andere Naarmate elektronisch factureren groeit, zullen zowel verstrekte opties waren populair. In 81 procent van de profielen consumenten als zakelijke ontvangers facturen ontvangen werd het beschikbaar stellen van handleidingen en aanverwante vanuit steeds meer verschillende kanalen en vormen. Het documentatie genoemd, op de voet gevolgd met een identieke ontvangen zal ook steeds vaker plaatsvinden door naar de score van 78 procent voor de website en trainingen. KErNpunten Adoptie gaat de komende jaren een belangrijk aspect worden, nu andere belemmeringen vervagen. De populariteit voor alle opties van on-boarding onderstreept de klantgerichtheid van en gretigheid bij dienstverleners. Deze populariteit doet vermoeden dat ook andere (creatieve) on-boarding mogelijkheden kunnen worden onderzocht door notaverzender en dienstverlener gezamenlijk. 20 Factuurmonitor2009

Betaalmogelijkheden Elektronisch factureren is geen losstaand proces. Na inkopen volgt verzenden en factureren. Na het ontvangen van goederen en facturen volgt uiteindelijk betalen. Figuur 14: Welke betalingsmethoden kunnen aan uw product/dienst worden gekoppeld? Internetbankieren 49 Automatische incasso 38 Eenmalige machtiging 35 iDEAL 38 Creditcard 33 e-banking pakket 33 Acceptgiro 33 Micro / Mobile Payment 22 Contant 11 0 10 20 30 40 50 60 De koppeling tussen factureren en betalen is niet zo sterk leners samenwerkingen met elkaar aangaan om gebruik te als sommigen propageren. Althans, als we de aangeboden kunnen maken van ieder geval het betreffende bankkanaal functionaliteiten van de dienstverleners op dit gebied mo- (en daarnaast vaak ook elkaars netwerk, roaming geheten). gen geloven. Andere betaalmogelijkheden die dienstverleners aan de De belangrijkste aangeboden betaalmogelijkheid is een kop- elektronische factuur koppelen zijn ondersteuning inzake peling naar internetbankieren met 49 procent. Een interes- automatische incasso met 38 procent. Datzelfde percentage sante kanttekening is dat slechts een beperkt aantal dienst- geldt ook voor iDEAL. Interessant genoeg zijn deze beide verleners een koppeling met de banken heeft en niet al deze betalingsmethoden elkaars tegenpolen. Andere genoemde dienstverleners een koppeling hebben met de grotere (laat betalingsmogelijkheden zijn de credit card en de acceptgiro staan alle) banken. De oplossing daarvoor is dat dienstver- (beide 32,5 procent). KErNpunten Aan de elektronische factuur kan een betaalmogelijkheid worden gekoppeld. Er is een gevarieerd aanbod van betaalmogelijkheden en koppelingen aan elektronische facturen. Deze koppeling is vooral zinvol/interessant in de B2C omgeving en het lagere B2B segment. Factuurmonitor2009 21

Financiële componenten Elektronisch factureren biedt veel mogelijkheden tot besparing. Voordat het zover is en vaak ook daarna krijgt de notaverzender te maken met financiële investeringen. Figuur 15: Welke financiële componenten zijn op uw dienstverlening van toepassing? Implementatie 84 Helpdesk 81 Consultancy 73 Softwarelicentie 70 Onderhoudsvergoeding 70 Training 70 Vergoeding per eenheid 68 Hosting 62 Vergoeding per jaar 51 Vergoeding per maand 38 Hardware 19 Overige 3 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 Tijdens diverse trajecten is Factuurwijzer bekend geraakt met teerd door de helpdesk als financiële component met 81 procent. diverse financiële componenten die bij het toepassen van elektronisch factureren een rol kunnen spelen. Bij de werkelijke uitvoering van elektronisch factureren wordt de dans met 70 procent geleid door een jaarlijkse softwarelicentie Het stadium waarin elektronisch factureren zich nu nog samen met de jaarlijkse onderhoudsvergoeding (ook 70 bevindt wordt aardig weerspiegeld in de financiële compo- procent). De zesde, zevende en achtste plaats worden nenten. Zo is in 84 procent van de gevallen de implementa- ingenomen door componenten die de komende jaren een tie een financiële component. Bij 73 procent van de dienst- grotere rol zullen gaan spelen naarmate elektronisch factureren verleners worden ook consultancydiensten aangeboden. Deze gemeengoed wordt. Deze componenten zijn de vergoeding per diensten worden vaak ingezet in de voorfase en tijdens ver- eenheid (67,5 procent), een vergoeding per jaar (51 procent) diepingen na de implementatie. Het trio wordt gecomplemen- en de vergoeding per maand (38 procent). KErNpunten Elektronisch factureren is een relatief nieuwe innovatie. Dat is terug te vinden in de aangeboden componenten. Nu nog ligt de nadruk op advies en ondersteuning, jaarlijkse licentie en onderhoudsvergoeding. Naarmate elektronisch factureren meer gaat lijken op de –mobiele- communicatiemarkt, zullen de financiële componenten ten opzichte van elkaar verschuiven. 22 Factuurmonitor2009

geautomatiseerde FactuurverWerking

producten en doelgroep De meeste dienstverleners richten zich op een breed scala aan doelgroepen. Dat geldt ook voor het aantal sectoren. Figuur 16: Hoeveel producten biedt u aan? een 32 Figuur 17: Op welke doelgroepen richt u zich? twee 26 MKB 91 drie 21 Grootzakelijk 85 vier 18 Overheden 85 meer dan vier 3 Overige 18 0 10 20 30 40 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Op deze twee terreinen vertonen elektronisch factureren en geeft 18 procent van de dienstverleners aan zich ook te geautomatiseerde factuurverwerking veel overeenkomsten. richten op andere doelgroepen, zoals zorgen onderwijs- Dit vloeit direct voort uit de oorsprong: de factuur. Waar bij instellingen. elektronisch factureren sprake is van een verkoopfactuur, staat bij geautomatiseerde factuurverwerking diezelfde factuur als Om deze diversiteit aan doelgroepen te kunnen verwerken inkoopfactuur centraal. bieden de dienstverleners ook inzake geautomatiseerde factuurverwerking diverse producten en diensten aan. In Van de beschikbare dienstverleners geeft 91 procent aan 32 procent van de gevallen is slechts 1 product of dienst zich te richten op het MKB. Gelet op de aard van geauto- beschikbaar. In de overige 68 procent van de gevallen zijn 2 matiseerde factuurverwerking ligt de focus vaker op het tot 5 producten beschikbaar. Daarbij valt op dat producten die hogere MKB segment. Ook de doelgroepen grootzakelijk in te zetten zijn voor elektronisch factureren ook terugkeren bij en de overheden zijn met elk 85 procent populair. Tot slot geautomatiseerde factuurverwerking. KErNpunten De doelgroepen waarop aanbieders van geautomatiseerde factuurverwerking zijn gevarieerder dan bij elektronisch factureren. Elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking hebben beide dezelfde oorsprong: de factuur. Deze oorsprong blijft hetzelfde als het gaat om elektronisch factureren: de elektronische factuur. 24 Factuurmonitor2009

landen en sectoren Dienstverleners op het gebied van geautomatiseerde factuurverwerking hebben een identieke geografische focus en een gelijke focus op sectoren.. Figuur 18: In welke landen zitten uw klanten? Figuur 19: In welke sectoren zitten uw klanten? Zakelijke dienstverlening 94 Europese lidstaten 100 Financiële diensten 91 Andere Europese landen 74 Energie 91 Bouw / Industrie 88 Noord-Amerika 41 Nutsvoorzieningen 88 ICT 88 Zuid-Amerika 32 Detailhandel 85 Azië 32 Automotive 85 Elektronica 79 Australië 16 Reizen 68 Consumentenproducten 68 Afrika 10 Overige 74 0 100 200 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Een vergelijking met de figuren 5 en 6 tonen een vergelijkbare Ook bij de genoemde sectoren ligt de nadruk op de zake- focus. Het toont de gelijkenissen die ook op deze vlakken tus- lijke dienstverleners als klanten (94 procent). Deze worden sen elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurver- op de voet gevolgd door energiebedrijven en financiële in- werking bestaan. stellingen met ieder 91 procent. Andere genoemde sectoren zijn: NUTS bedrijven, ICT en bouw/handel (allen: 88 Bijna logischerwijs bieden alle dienstverleners hun diensten aan procent). binnen het grondgebied van de Europese Unie. Daarbinnen is een klein aantal dienstverleners die hun aanbod beperkt tot en- Ten aanzien van zowel de geografische focus en de secto- kel het Nederlandse en Belgische grondgebied. Verder richt zo’n ren waarin de dienstverleners actief zijn, kan worden afge- 73 procent zich tot andere Europese staten. Een minderheid (41 vraagd in hoeverre de gegevens met feiten kunnen worden procent) heeft haar ogen ook gericht op Noord-Amerika. onderbouwd. KErNpunten De focus inzake geografie en sector tonen treffende gelijkenissen met elektronisch factureren. Ook voor wat betreft geautomatiseerde factuurverwerking geldt dat in een aantal gevallen de harde cijfers ontbreken die de antwoorden kunnen staven. Factuurmonitor2009 25

Functionaliteiten De dienstverleners zijn aan elkaar gewaagd inzake de aangeboden functionaliteiten. Extractie, archiveren en workflow/routeren worden het meest aangeboden. Figuur 20: Welke functionaliteiten biedt u aan? Extractie 94 Archiveren 94 Routeren / workflow 94 Scannen 88 Matching 88 Goedkeuring 88 Ontvangen 68 (in)boeken 65 Betaalbaar stellen 21 Overige 15 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Bij 94 procent van de dienstverleners wordt aangegeven dat zij Dit houdt vaak de ontvangst van papieren inkoopfacturen in, uit papieren inkoopfacturen digitale gegevens kunnen halen. Dit en in steeds meer gevallen de ontvangst van elektronische heet extractie. Ditzelfde percentage geldt ook voor mogelijkheden inkoopfacturen. Daarnaast gaat een aantal dienstverleners zo om gedigitaliseerde facturen te kunnen archiveren en om te ver dat zij de papieren inkoopfacturen op hun locatie kunnen kunnen routeren (workflow-functionaliteiten). laten binnenkomen, waarna deze worden gescand. Iets minder dienstverleners geven ook aan om papieren 65 procent van de dienstverleners biedt mogelijkheden om de inkoopfacturen te kunnen scannen, te kunnen matchen en te inkoopfacturen via een koppeling te kunnen laten inboeken in kunnen goedkeuren. In alle drie gevallen betreft het ongeveer 88 het financiële pakket. Slechts 21 procent van de dienstverleners procent. 68 procent van de dienstverleners biedt mogelijkheden biedt hierna mogelijkheden om de inkoopfacturen betaalbaar om het ontvangen van inkoopfacturen te kunnen faciliteren. te stellen. KErNpunten Het totaal van aangeboden functionaliteiten op het gebied van geautomatiseerde factuurverwerking is veel homogener dan bij elektronisch factureren. Steeds meer dienstverleners kunnen naast papieren inkoopfacturen ook elektronische inkoopfacturen ontvangen. Het relatief lage aantal dienstverleners dat mogelijkheden tot betaalbaarstelling aanbiedt, vloeit voort uit de wensen van de markt. 26 Factuurmonitor2009

aanvoer en uitvoer De wensen van de markt leiden tot veelzijdigheid aan de kant van de dienstverleners zowel voor wat betreft de aanvoer van documenten als de uitvoer in digitale bestandsformaten. Figuur 22: Naar welke formaten kan uw product/dienst bestanden exporteren? Figuur 21: Welke typen documenten kunt u verwerken? PDF 100 Elektronische facturen 91 XML 94 Goederenfacturen 91 GIF / TIFF / JPG 91 Dienstenfacturen 91 Excel 85 Andere papieren documenten 88 Overige 24 Overige 24 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 0 100 200 Ook hier is een homogeen beeld beschikbaar. Dit beeld wordt deze andere papieren documenten zal minder snel sprake zijn verklaard uit de basisfunctionaliteiten die bij vrijwel alle dienst- van extractie en matching, maar eerder van ontvangst, digita- verleners beschikbaar zijn (zie figuur 20). Kort door de bocht lisering en routering (workflow). kan worden gesteld dat het niet zo heel veel uitmaakt wat de aard van het fysieke document is dat door de scanner wordt Nadat documenten zijn gedigitaliseerd (of: nadat digitale be- gehaald. Als de documenten al digitaal beschikbaar zijn, maakt richten zijn ontvangen), kunnen de dienstverleners de betref- het onderscheid van document vaak nog minder uit. Het docu- fende bestanden in diverse formaten exporteren. Dit is re- ment wordt dan gereduceerd tot een digitaal bericht. levant in het kader van matching, archivering, audit, fiscale controle en de handelsrechtelijke bewijspositie. Elke dienstver- Op een uitzondering na kunnen alle dienstverleners dienstfac- lener kan er voor zorgen dat gedigitaliseerde bestanden in PDF turen en complexere goederenfacturen verwerken. Dat zou beschikbaar zijn (100 procent). Daarnaast wordt bijna altijd de ook gelden voor wat betreft elektronische berichten (91 pro- mogelijkheid geboden om het ingescande bericht beschikbaar cent). In iets mindere mate kunnen de dienstverleners ook te stellen in GIF/TIFF/JPG (91 procent). Nog vaker is een ex- andere documenten dan facturen verwerken. Als het gaat om port naar XML (UBL) mogelijk (94 procent). KErNpunten De homogeniteit in functionaliteiten wordt bevestigd wat betreft aan- & uitvoer . De concurrentie tussen dienstverleners richt zich op prijs, ervaring, aantal implementaties en klantervaringen. Het gebruik van XML neemt ook bij geautomatiseerde factuurverwerking een grote vlucht. Factuurmonitor2009 27

archiveren en audit De archiveringsmogelijkheden zijn divers en grosso modo wordt één keer per jaar een audit uitgevoerd. Figuur 23: Welke aspecten rondom archiveren zijn van toepassing? Reproduceerbaar 85 Figuur 24: Hoe vaak vindt er een audit van uw producten/diensten plaats? Integriteit 79 1 keer per jaar 74 Leesbaarheid 79 Authenticiteit 77 2 tot 5 keer per jaar 18 Audit trail 74 Vaker dan 5 keer per jaar 15 Overige 6 Overige 9 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 0 10 20 30 40 50 60 70 80 Van de dienstverleners geeft 85 procent aan dat het waar- slaan gedurende de wettelijke periode van tenminste 7 jaren. borgen van gearchiveerde items kan plaatsvinden door te zorgen dat de betreffende inkoopfactuur vanuit het systeem Als het gaat om audits kan vrijwel hetzelfde worden vermeld kan worden gereproduceerd. Andere waarborgen die aan als bij de audits in het kader van elektronisch factureren (figuur een gedigitaliseerde factuur kunnen worden toegevoegd zijn 12). In de meeste gevallen wordt 1 keer per jaar een audit uit- integriteitmaatregelen (79 procent), gevolgd door het waar- gevoerd (73,5 procent). Bij een aantal andere dienstverleners borgen van de leesbaarheid van gedigitaliseerde documen- vindt vaker dan 1 keer per jaar een audit plaats. De dienstver- ten (ook 79 procent). Andere waarborgen zijn authenticiteit leners lieten desgevraagd weten dat op verzoek van de klant (76,5 procent) en het verzorgen van een audit trail (73,5 pro- altijd een audit kan plaatsvinden. De kosten hiervan komen in cent). Overigens kunnen alle dienstverleners de facturen op- principe voor rekening van de klant. KErNpunten Vanuit procesmatig oogpunt wordt met de digitalisering van documenten meteen een begin gemaakt met de archivering. Het toevoegen van waarborgen is vrijwel altijd inherent aan het product, de techniek en de processtappen. Audits vinden gemiddeld 1 keer per jaar plaats. Desgevraagd word een audit uitgevoerd. 28 Factuurmonitor2009

on-Boarding Bij geautomatiseerde factuurverwerking richt on-boarding zich vooral op het creë- ren van draagvlak binnen de organisatie. Figuur 25: Welke on-boarding mogelijkheden biedt u uw klanten? Helpdesk 94 Training 77 Handleiding 77 Website 62 Overige 6 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Bij elektronisch factureren is de on-boarding vooral gericht zij hun facturen naar een andere locatie sturen, voorzien van op de klanten van de notaverzender. Bij geautomatiseerde extra gegevens of facturen zelfs digitaal gaan aanleveren. factuurverwerking ligt de nadruk vooral het creëren van draagvlak binnen de interne organisatie. Beginnend bij de ICT Ook bij geautomatiseerde factuurverwerking bieden 94 procent afdeling, op de voet gevolgd door de afdeling(smanager) waar van de dienstverleners de mogelijkheid van een helpdesk aan. de inkoopfacturen tot dan toe nog handmatig worden verwerkt. Bijna 77 procent van de dienstverleners biedt als on-boardings- Daarnaast kan on-boarding ook worden ingezet richting de instrumenten ook handleidingen en trainingen aan. Gevolgd toeleveranciers. Van hen kan bijvoorbeeld worden verlangd dat door een website waar men te rade kan gaan. KErNpunten On-boarding bij geautomatiseerde factuurverwerking is vooral nodig om draagvlak binnen de eigen organisatie te krijgen. On-boarding richting toeleveranciers is ook mogelijk, maar daarvoor kiezen ontvangers vrijwel nooit voor . On-boarding gaat steeds belangrijker worden naarmate steeds meer berichten digitaal worden ontvangen en verwerkt. Factuurmonitor2009 29

Financiële componenten Geautomatiseerde factuurverwerking is een relatief uitgebreide dienst waar- door de investering bestaat uit diverse componenten. Figuur 26: Welke financiÎle componenten zijn op uw dienstverlening van toepassing? Implementatie 100 Helpdesk 91 Onderhoudsvergoeding 88 Softwarelicentie 82 Training 82 Consultancy 82 Hosting 62 Hardware 56 Vergoeding per jaar 56 Vergoeding per eenheid 44 Vergoeding per maand 38 Overige 6 0 100 200 Geautomatiseerde factuurverwerking is een uitgebreide 91 procent, volgen trainingen (82 procent) en consultancy met dienst, zeker in vergelijking met elektronisch factureren. Bij ieder 82 procent. elektronisch factureren ‘kan worden volstaan’ met het aanma- ken en versturen van factuurbestanden. Bij geautomatiseerde In het meer operationele gedeelte komt de softwarelicentie het factuurverwerking krijgt men te maken met ontvangen, scan- vaakst voor met ook 82 procent. In 56 procent van de gevallen nen, extractie, matching, routeren en goedkeuring. Vaak nog maakt hardware (scanner) onderdeel uit van de investering. aangevuld met tussenboekingen, definitieve boekingen en be- Een jaarlijkse vergoeding vindt ook in 56 procent van de geval- taalbaar stellen. len plaats, een vergoeding per verwerkt bericht in 44 procent van de gevallen en een maandelijkse vergoeding in 38 procent Alle dienstverleners geven te kennen dat de implementatie- van de gevallen. uren deel uitmaken van de investering. Na de helpdesk met KErNpunten Geautomatiseerde factuurverwerking is een uitgebreide dienst in vergelijking met elektronisch factureren. Een uitgebreide dienst is niet automatisch een complexe dienst. Als er al sprake is van complexiteit dan vloeit dit vaker voort uit de interne organisatie dan vanuit het product van de dienstverlener. Met de opkomst van elektronisch factureren wordt geautomatiseerde factuurverwerking iets minder uitgebreid, terwijl de toegevoegde waarde juist verder toeneemt. 30 Factuurmonitor2009

WerkWijze Factuurmonitor 2009: gebaseerd op informatie uit het Factuurkompas 2009 en de Leveranciersprofielen 2009. Al tijdens het Factuurcongres 2008 is bekend gemaakt dat Factuurwijzer zou gaan komen met een overzicht van leveranciersprofielen. Dit overzicht is verschenen in februari 2009 met als titel Factuurkompas 2009-1. Aansluitend daarop is gestart met het uitbreiden van het van Factuurkompas 2009-1 ter ondersteuning van het convenant e-factureren dat op 7 april 2009 is ondertekend. Deze uitgebreide versie van het Factuurkompas verscheen onder de titel ‘Leveranciersprofielen 2009’. Deze documenten staan aan de basis van de Factuurmonitor. Hieronder wordt uitgelegd hoe de gegevens in de leveranciersprofielen van het Factuurkompas tot stand zijn gekomen. Net als in 2008 is gestart met een bureaustudie naar eerdere studies en publicaties met een vergelijkbare inhoud. Gebleken is dat er vrijwel geen leveranciersprofielen uit dit segment bestaan. Dit heeft geleid tot een totaallijst van aspecten die vanuit het oogpunt van de gebruiker interessant kunnen zijn. De totaallijst is onderverdeeld in diverse componenten: markt, toepassing, financiële componenten en extra’s. Vervolgens zijn de belangrijkste dienstverleners geselecteerd die hun producten en diensten op het gebied van elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking in Nederland, Europa en daarbuiten aanbieden. Er zijn uitdrukkelijk geen adviesbureaus geselecteerd. De afgelopen maanden zijn de vragenlijsten meermalen verspreid onder de geselecteerde dienstverleners. De dienstverleners die niet gereageerd hebben, zijn beoordeeld op basis van de productinformatie die bij Factuurwijzer en op internet beschikbaar is. De ingeleverde profielen zijn vervolgens doorgenomen en gecontroleerd op onvolledigheden en onjuistheden. Uiteindelijk zijn gegevens beschikbaar gekomen van 77 profielen. Deze profielen vertegenwoordigen tenminste 80 procent van de Nederlandse markt. Factuurmonitor2009 31

cOLOFon De Factuurmonitor 2009 is een initiatief van Factuurwijzer: Onderdelen en gegevens van de Factuurmonitor 2009 mo- gen worden gebruikt voor niet commerciële doeleinden onder de voorwaarde dat een duidelijk zichtbare bronver- melding wordt toegevoegd. Postadres: Brunelsingel 122 6841 KB ARNHEM Bezoekadres: Westervoortsedijk 50 6827 AT ARNHEM T 026 - 32 14 607 KVK 09148312 E info@factuurwijzer.nl © www.skerp.nl 2009/05

Factuurmonitor 2009

by Friso de Jong on Sep 08, 2009

Accessibility

Categories

Upload Details

Usage Rights

2 Embeds 5

Statistics

Factuurmonitor 2009 — Document Transcript

http://www.factuurcongres.nl	3
http://www.doemaardigitaal.nl	2