Elektronisch factureren, Handleiding in zeven stappen
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Elektronisch factureren, Handleiding in zeven stappen

on

  • 1,754 views

Artikel van Friso de Jong gepubliceerd in Finance & Control (Kluwer).

Artikel van Friso de Jong gepubliceerd in Finance & Control (Kluwer).

Statistics

Views

Total Views
1,754
Views on SlideShare
1,668
Embed Views
86

Actions

Likes
1
Downloads
37
Comments
1

3 Embeds 86

http://factuurwijzer.nl 53
http://factuurkompas.nl 32
http://www.lmodules.com 1

Accessibility

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…

  • Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Elektronisch factureren, Handleiding in zeven stappen Elektronisch factureren, Handleiding in zeven stappen Document Transcript

  • FINANCE & CONTROL Informatiemanagement Han d l e i ding in z e v e n stappe n ELEKTRONISCH FACTUREREN Steeds meer bedrijven stappen over op elektronisch factureren. Zeker nu, nu kostenbesparingen belangrijk zijn, zou een overstap lonend kunnen zijn. Daarbij heeft staatssecretaris De Jager de regels versoepeld en kan elektronisch factureren voortaan vormvrij en middelvrij plaatsvinden. Hoe lastig is het om over te gaan op elektronisch factureren? Niet zo lastig als het misschien lijkt, is de conclusie van de auteur. Hij beschrijft in dit artikel een eenvoudig stap-voor-stapmodel om gemakkelijk tot invoering te komen. D OO R F R I SO DE JONG D e laatste tijd is elektronisch factureren steeds meer in de belangstelling komen te staan. Meer en meer organisaties partijen, om zo vernieuwing van complexe onderwerpen snel- ler of beter te kunnen realiseren. komen erachter dat elektronisch factureren kan helpen bij het Het model is vervolgens zo bewerkt, dat u aan de hand van verlagen van de kosten, iets wat in deze tijd van economische het beantwoorden van zeven vragen tot toepassing kunt recessie hoog op de agenda staat. Het recente besluit van de komen (zie figuur 1). Staatssecretaris dat e-factureren vanaf februari dit jaar vrij en middelvrij kan plaatsvinden heeft ook bijgedragen aan de Figuur 1 laat zien dat het beslissingsproces om over te stappen toegenomen aandacht voor het onderwerp. op elektronisch factureren begint met een heel brede oriën- Bovendien zorgt de steeds gemakkelijker wordende ICT er- tatie, die in de loop van het proces steeds nauwer wordt. Het voor gezorgd dat het koppelen van systemen goedkoper wordt is goed mogelijk dat u tijdens het doorlopen van de stappen en dat het invoeren van het elektronisch factureren eenvoudi- behoefte heeft om met anderen te overleggen of om derden ger is geworden. te vragen een inhoudelijke bijdrage te leveren, bijvoorbeeld een accountant, bank, brancheorganisatie of billing service In dit artikel laat ik zien hoe u in zeven stappen elektronische provider. factureren kunt invoeren in uw organisatie. Hierbij heb ik ge- bruikgemaakt van twee belangrijke bronnen: de Factuurmo- Het is ook mogelijk dat u een stap wilt overslaan omdat u de nitor 2009 en het stage gate-model. Dit is gecombineerd met betreffende vraag al eerder heeft beantwoord of dat u een stap ‘open innovatie’. De Factuurmonitor 2009 levert statistische terug moet in het model om een eerder genomen beslissing te informatie en geeft u inzicht in wat u kunt verwachten van heroverwegen. mogelijke dienstverleners; het stage gate-model voorziet in een beslismodel, aan de hand waarvan u stapsgewijs elektro- Stap 1. Wat is elektronisch factureren? Dit lijkt een gemak- nisch factureren kunt invoeren. kelijk te beantwoorden vraag. En dat is ook zo, ware het niet dat het antwoord gecompliceerder wordt naarmate er meer Het model belangen in meegenomen worden. Mijn uitgangspunt bij Het model dat ik in dit artikel gebruik is gebaseerd op het het beantwoorden van deze vraag is dat elektronisch factu- stage gate-model, dat is aangepast volgens het principe van reren ervoor zorgt dat een factuur vanaf de verzender langs open innovatie. Open innovatie houdt in dat een organisatie elektronische weg bij de ontvanger terechtkomt. Ongeacht de innoveert door gebruik te maken van de kennis van derde gebruikte methode. 42 | AUGUSTUS 2009 22856-4_FC0409 bw.indd 42 31-07-2009 11:03:01
  • FINANCE & CONTROL Een andere vraag is met welke methode het meeste resultaat singen te voorkomen is het belangrijk dat u eerst uw eigen behaald kan worden. Banken zullen zeggen dat de facturen wensen en eisen duidelijk in kaart brengt. het beste via hen kunnen worden verzonden, omdat alleen dan het meeste voordeel behaald kan worden. Zij hebben Wat elektronisch factureren betekent, hangt dus mede af van immers een systeem op basis van een bankrekeningnummer, aan wie u het vraagt. Uit de praktijk is in ieder geval gebleken waarin alle bedrijven en consumenten kunnen worden op- dat 70 procent van de mensen denkt dat elektronisch factu- genomen. Ook werken ze al met gestandaardiseerde berich- reren betekent het verzenden van pdf-documenten. Volgens ten (ware het niet dat deze berichten alleen tussen banken andere groepen is er pas sprake van elektronisch factureren onderling worden uitgewisseld en niet tussen bedrijven en als een verzonden bericht ook kan worden verwerkt in admi- consumenten). nistratie van de ontvanger. Dit is bij pdf-documenten meestal niet het geval. Billing service providers zullen betogen dat zij de beste partij zijn om mee samen te werken omdat zij ervoor kun- Stap 2. Wat kan e-factureren betekenen voor uw organi- nen zorgen dat de berichten in elk gewenst formaat aan de satie? U weet inmiddels wat e-factureren voor u inhoudt. betreffende ontvanger kunnen worden aangeboden. Een Nu moet u nog duidelijk krijgen wat het voor uw organisatie ander argument is dat alle billing service providers samen het en klanten betekent. grootste marktaandeel hebben in branche van het elektro- Het overgaan op elektronisch factureren heeft een aantal nisch factureren. voordelen. Deze kunnen van economisch of niet-economi- sche aard zijn. Zo zullen alle andere mogelijke partijen hun belang(en) met Het meest voor de hand liggende economische voordeel is argumenten proberen te onderstrepen. Dit maakt het lastig uiteraard allereerst de besparingen die u e-factureren kunt re- om erachter te komen voor wie u nu het best kunt kiezen aliseren. Daarbij is het mogelijk om meer omzet te genereren, wanneer u moet beslissen over samenwerking. Om vergis- door middel van cross-selling en deep-selling. Hierbij wordt de Hoe ziet de Ik ben We gaan We zijn al een business- Met wie bijna zover. starten! tijdje bezig. case voor moet ik Waar moet Hoe vertel Welke Wat houdt Is het mijn om de tafel ik verder ik dit verbeteringen elektronisch wat voor organisatie om over nog op aan mijn kunnen we factureren in? mij? eruit? te stappen? letten? klanten? realiseren? Discover Scope Business- Develop Test & Launch Optimize case validate Websites/nieuwsbrieven Klantsegmenten Brancheorganisaties Leveranciers Klanten Overheidsorganisaties Vakliteratuur/tijdschriften Accountants Boekhoudpakketten Open innovatie: kennis afkomstig van derden voor snellere, betere of goedkopere vernieuwing Sprong Gate 1 Stage 1 Gate 2 Stage 2 Gate 3 Stage 3 Gate 4 Stage 4 Gate 5 Stage 5 Iteratie Figuur 1. Model voor het invoeren van elektronisch factureren AUGUSTUS 2009 | 43 22856-4_FC0409 bw.indd 43 31-07-2009 11:03:01
  • FINANCE & CONTROL factuur ook als marketing- of verkoopinstrument gebruikt. SELECTIECRITERIA Naast de economische voordelen zijn er ook niet-economi- ELEKTRONISCH FACTUREREN sche voordelen ofwel voordelen die niet gemakkelijk in eco- MARKT Doelgroep Consumenten nomische termen zijn te kwalificeren. Hierbij valt te denken MKB Corporaties aan snellere doorlooptijden van facturen, de mogelijkheid tot Overheden verdere procesverbeteringen, betere kwaliteit van servicever- Anders: lening aan klanten en imagovoordelen, bijvoorbeeld door te Sectoren Automotive laten zien dat uw onderneming maatschappelijk verantwoord Energie onderneemt. Consumenten producten Zakelijke dienstverleners ICT Stap 3. Hoe ziet mijn businesscase eruit? Inmiddels is dui- Financiële diensten delijk wat u verstaat onder elektronisch factureren en welke NUTS voorzieningen Reizen voordelen dit zou kunnen opleveren. Nu is het belangrijk Detail handel om een businesscase te maken. Dit kan een financiële Bouw / Industrie businesscase zijn eventueel aangevult met een technische Elektronica Overige: businesscase. Landen Europese lidstaten (inclusief Andere Europese staten Een financiële businesscase dient vooral om duidelijk te Nederland) Noord-Amerika maken wanneer de investeringen zijn terugverdiend en wat Zuid-Amerika de waarde van het project is voor de organisatie. Een techni- Azië Afrika sche businesscase gaat vooral in op de vraag of elektronisch Australië factureren en de keuzes die u daarbij heeft gemaakt haalbaar Overig: zijn. Vaak hebben de scenario’s gemaakt aan de hand van de TOEPASSING Model Seller Direct technische keuzes effect op de financiële businesscase. Buyer Direct Direct Processing Four Corner Bij het opstellen van de financiële businesscase kunt u bij- Consolidator voorbeeld gebruikmaken van de calculator die het ministerie Self Billing van Economische Zaken op haar website aanbiedt. Daarnaast Overig: kunt u ook calculators vinden op de website van Platform Kanaal Fysiek afleveren ELFA. Post Bank E-mail Bij de technische businesscase draait het om de vraag hoe Webportal u elektronisch factureren wilt gaan toepassen. Als u ervoor EDI Overig: kiest om op grote schaal per e-mail pdf-documenten naar uw Formaat E-mail zonder attachment klanten te gaan sturen, zullen de technische implicaties niet Post zo groot zijn. PDF Word Anders wordt het als u meer rekening wilt houden met de Excel XML wensen van de klanten en de mogelijkheden die het hun EDI biedt. Daarnaast kunt u overwegen om te gaan werken met Anders: een systeem waarbij de facturen worden gepresenteerd op een Terugkoppeling Ontvangen online portal. U kunt deze dan ook aanpassen aan de stijl van Geopend uw website. Gelezen Gedownload Geprint Nog een stapje gaat het als u uw klanten de gelegenheid Anders: wilt bieden om aan te geven hoe ze elektronische facturen Koppelingen Boekhoudpakket willen ontvangen. Hiervoor kunt u een soort selfservice ERP-systeem Overig: managementconsole opzetten. Uit berekeningen blijkt namelijk dat een ontvanger vier keer meer kan besparen Figuur 2. met een goed aangeleverde elektronisch facturen dan de Selectiecriteria bij het kiezen van een geautomatiseerde factuur- verzender. verwerking 44 | AUGUSTUS 2009 22856-4_FC0409 bw.indd 44 31-07-2009 11:03:02
  • FINANCE & CONTROL FINANCIEEL Componenten Hardware omdat ze hun leden zo goed mogelijk willen informeren en Softwarelicentie nieuwe ontwikkelingen willen faciliteren. Niet in de laatste vergoeding per eenheid plaats zijn billing service providers actief, omdat zij die dien- Vergoeding per maand Vergoeding per jaar sten verlenen die alle betrokken parijen nodig hebben. Hoe u Hosting een selectie kunt maken, wordt duidelijk in figuur 2. Training Helpdesk Onderhoudsvergoeding Voordat u echter met andere partijen kunt gaan praten is het Implementatie van belang om inzicht te krijgen in wat zij precies aanbieden Consultancy en welke producten of diensten u nodig heeft. Figuur 2 biedt Anders: hiervoor aanknopingspunten EXTRA On boarding Website Training Helpdesk Stap 5. Waar moet ik verder nog op letten? De businesscases Handleiding zijn klaar, u bent inmiddels in gesprek met andere partijen Anders: en heeft gekozen voor een bepaald boekhoudpakket. Waar Archiveren Integriteit moet u dan nog meer op letten? Er zijn nog een aantal andere Authenticiteit aspecten die belangrijk zijn. Leesbaarheid Reproduceerbaar Bijvoorbeeld, hoe gaat u om met de verzonden berichten? Audit trail Hoe gaat u deze archiveren? Hoe gaat u om met vragen van Overig: klanten over andere mogelijke formaten van facturering? Hoe Betalen Contant factureert u aan buitenlandse klanten? Het is belangrijk om Acceptgiro voor de lancering van uw nieuwe systeem alvast na te denken Automatische incasso eenmalige machtiging over deze zaken of deze te bespreken met uw leverancier. Internet bankieren Op financieel niveau krijgt u daarnaast te maken met vragen I-Deal over het volgen van betalingen. Wat doet u als facturen niet Creditcard Micro/mobile payment betaald worden? Een ander aspect is de managementinfor- E-banking pakket matie. Managementinformatie kan u helpen bij het verkrijgen Anders: van bewijsmateriaal mocht een factuur niet betaald worden Audit 1 keer per jaar door een debiteur. Daarnaast kan managementinformatie u Tussen 2 tot 5 keer per jaar ook helpen bij het inrichten van uw cashmanagement. U kunt Vaker dan 5 keer per jaar Anders: zich daarom afvragen welke feedback u wilt ontvangen als facturen elektronisch worden verzonden. Vervolg figuur 2. Als laatste punt is SEPA belangrijk. SEPA staat voor Single Euro Payment Area. Met de komst van SEPA neemt de consu- Op basis van de technische en financiële businesscase, die niet mentenbescherming rondom betalen en automatische incasso altijd heel uitgebreid hoeven te zijn, kunt u een beslissing ne- flink toe. Denk maar aan de mandateringskwestie en de lan- men over het wel of niet starten met elektronisch factureren. gere storneringsperiode (zestig dagen). Elektronisch facture- Dit is ook het moment dat waarop u concrete informatie kunt ren biedt mogelijkheden om de effecten van deze wijzigingen gaan inwinnen bij andere partijen over de mogelijkheden en als geovlg van SEPA te dempen kosten om hun e-factureren te laten verzorgen. Stap 6. Hoe communiceert u aan de buitenwereld dat u Stap 4. Met wie moet ik gaan praten? Elektronisch facture- overgaat op elektronisch factureren? In dit stadium heeft u ren is een actueel onderwerp. Er zijn allerlei partijen die zich al een beslissing gemaakt over hoe u gaat factureren en met hiermee bezighouden. De overheid is ermee bezig omdat ze wie u hiervoor gaat samenwerken. Het nieuwe systeem is graag een voorbeeldfunctie wil vervullen en omdat ze zelf klaar en u wilt dit vertellen aan uw klanten. besparingen tot stand wil brengen. Banken zien elektronisch factureren als een interessant stuk dienstverlening; makers U kunt dit op verschillende manieren doen, bijvoorbeeld: van boekhoudpakketten willen graag dat bedrijven hun ~ U vertelt u klanten niets en wacht af hoe zij reageren als zij producten gaan gebruiken. Accountants zijn geïnteresseerd de digitale facturen binnenkrijgen. omdat zij degenen zijn die de administratie zullen moeten ~ U zet in uw algemene voorwaarden dat u gebruikmaakt gaan controleren op basis van elektronisch verzonden en van e-facturen en vertelt uw klanten dat u uw voorwaarden ontvangen facturen. Brancheorganisaties zijn betrokken heeft aangepast. AUGUSTUS 2009 | 45 22856-4_FC0409 bw.indd 45 31-07-2009 11:03:02
  • FINANCE & CONTROL ~ U maakt een nieuwsbrief voor uw klanten of schakelt de Bij klanten in de consumentenmarkt zien we vaak dat de marketingafdeling in om een actie te starten om uw klanten adoptie van elektronisch factureren lager is wanneer de op de hoogte te stellen. consument wordt gestraft als hij zijn factuur niet elektronisch ~ U verplicht uw klanten om elektronische facturen te accep- wenst te ontvangen, bijvoorbeeld door extra administratiekos- teren, anders kunnen zij niet langer een bestelling plaatsen. ten in rekening te brengen of door simpelweg geen papieren Dit komt vooral voor bij bedrijven die hun producten facturen meer te sturen en uitsluitend toe te staan dat hij online verkopen. inlogt op een beveiligde webportal. In deze gevallen is optimalisatie aan te raden. Dit kan inhou- Nu bent u zover dat u kunt starten met het nieuwe systeem den dat wordt bekeken welke formaten er nog meer kunnen om zo de doelstellingen uit de businesscase te gaan realiseren. worden aangeboden of (bij consumenten) dat wordt bekeken of er in plaats van een malusregeling wellicht ook een bonus- Stap 7. Hoe kan ik het systeem optimaliseren? Deze laatste regeling kan worden getroffen. stap is zeker niet overbodig omdat organisaties er dikwijls Optimalisatie kan ook plaatsvinden omdat het e-factureren over klagen dat maar zo weinig klanten gebruikmaken van het prima werkt en dat het tijd is dit verder uit te breiden met an- nieuwe systeem. Dit noemen we tweedegeneratiebelemmerin- dere typen berichten dan alleen facturen, of het uit te breiden gen. De eerstegeneratiebelemmeringen waren die belemme- naar andere klantgroepen of andere landen. ringen die optraden door het vroegere gebrek aan standaar- den, de onduidelijke fiscale wetgeving en onbekendheid met Conclusie elektronisch factureren. Deze belemmeringen zijn inmiddels Het invoeren van elektronisch factureren is niet zo lastig als goeddeels opgelost. Het onderwerp is bekend, we weten in- het misschien lijkt. In deze tijden van economische crisis kan middels dat interoperabiliteit belangrijker is dan standaarden het verstandig zijn om te bezien of elektronisch factureren iets en de Belastingdienst heeft aangegeven dat facturen vormvrij is voor uw organisatie en of u hiermee uw kosten zou kunnen een middelvrij mogen worden verzonden. verlagen. De Belastingdienst heeft een en ander gefaciliteerd De kern van de tweedegeneratiebelemmeringen is ‘adoptie’. door te besluiten dat elektronisch factureren voortaan vorm- Elektronische factureren is dan pas succesvol en kostenverla- vrij en middelvrij kan plaatsvinden. Het beschreven stappen- gend als de klant deze facturen ook wil ontvangen. Dit komt plan maakt het proces overzichtelijk zodat u wellicht de stap aan de orde in dit stadium. kunt wagen. Zo kan het zijn dat u in uw initiële businesscase keuzes hebt gemaakt die vooral ingegeven zijn door uw eigen wensen als F.W. de Jong is directeur van Factuurwijzer (www.factuur- verzender en niet door die van de ontvanger. De klanten heb- wijzer.nl). Factuurwijzer houdt zich in Nederland en Europa ben de elektronische facturen niet ‘geadopteerd’. Uit de praktijk bezig met het ontwikkelen van instrumenten ten behoeve van blijkt dat dit vaak het geval is als er te weinig rekening is gehou- elektronisch factureren. den met de formaatwensen en/of eisen van zakelijke klanten. 46 | AUGUSTUS 2009 22856-4_FC0409 bw.indd 46 31-07-2009 11:03:02