Efficient versturen van e-facturen met Ricoh

  • 482 views
Uploaded on

 

More in: Business , Technology
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
482
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
7
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. Efficiënt versturen van e-facturen
  • 2. Zender én ontvanger hebben profijt van e-factureren Sinds februari 2009 hoeft u uw klanten niet meer officieel om toestemming te vragen voor het versturen van een elektronische factuur. En kunt u direct al profiteren van de vele voordelen. Elektronisch aanmaken, distribueren en opslaan van facturen is gemakkelijker en veiliger dan het verwerken van de papieren variant. En levert u bovendien flinke tijd- en kostenbesparingen op. Die zelfs enorm interessant worden als ook de ontvangers van uw facturen hun systemen en processen op e-facturering inrichten. Daarom helpen wij ook uw klanten met het efficiënt ontvangen en verwerken van elektronische facturen. Elektronisch factureren, in welke vorm dan ook, is tegenwoordig voor iedere ondernemer betaalbaar en verdient zich in snel tempo terug. Bovendien bewijst u het milieu een grote dienst. in kaart brengen en u aangeven of het voor uw organi- satie lonend is uw facturen digitaal aan te maken en uit te sturen. We bekijken welke manier van e-factureren het meest oplevert, gelet op kostenbesparing en proces- optimalisatie. Vraagstukken waar u bij een overstap van papieren naar digitale facturen mee te maken krijgt, zullen we samen met u beantwoorden, zoals: • Moet u e-facturering in- of outsourcen?Automatiseer uw tijdrovende handelingen! • Hoe splitst u de facturen tussen papier en de verschillende Verstuurt u uw facturen nog steeds op papier? Dan verliest digitale formaten?u onnodig veel tijd. Uw medewerkers zijn vaak druk bezig • Hoe schakelt u geleidelijk over van papier naarmet printen, kopiëren, in een envelop stoppen, frankeren en elektronisch?verzenden van de facturen en bijlagen. De in archiefmappen • Hoe en waar vindt de omzetting van digitale formaten opgeslagen facturen moeten weer handmatig opgezocht plaats?worden als bijvoorbeeld de Belastingdienst of uw accoun- • Wat als u buiten Nederland moet factureren?tant vragen heeft. Of als de klant met vragen komt. Waarna • Wat is nu wel en niet toegestaan?de kans bestaat dat de factuur moet worden aangepast ofgecrediteerd. U weet toch ook dat dit hele proces kan Wij helpen ook uw klanten met elektronischetegenwoordig veel gemakkelijker, sneller en veiliger kan ontvangstverlopen? Volledig elektronisch! Wanneer stapt u over? Of Omdat een groot deel van uw kostenbesparing wordt bereiktheeft u nog vragen? als zender en ontvanger geautomatiseerd samenwerken, helpen wij u ook met de acceptatie van uw elektronischeLoont e-factureren voor uw organisatie? facturen bij uw eigen klanten. Daarbij gaan wij in op:Na het uitvoeren van een ‘quick scan’ van de facturatie-processen in uw organisatie, kunnen we op korte termijn uw • Klanteisen m.b.t. een specifiek digitaal formaat, hoe kunt mogelijkheden op het gebied van elektronisch factureren u koppelen?
  • 3. • Hoe overtuigt u uw klanten van de voordelen van digitaal • Klanten maken zelf de facturen aan bij de leverancier op factureren? een webportal; • Hoe zorgt u voor een hogere acceptatiegraad van digitale • De leverancier geeft in het systeem van de klant opdracht facturen? tot betaling van de factuur.Zorg er altijd voor dat de ontvanger de factuur zo snel engemakkelijk mogelijk kan ophalen en verwerken. Dat kan Voordelen versturen van e-facturenbetekenen dat u de factuur verrijkt met informatie die deklant wenst. Afhankelijk van de voorkeur van de klant wat Tijdbesparing: facturen sneller in juiste vorm enbetreft de daar aanwezige systemen en qua uitwisseling formaat op de juiste plaatsvan de factuur. Lagere print-, kopieer- en verzendkosten Besparing archiefruimte en -kostenSnelle uitwisseling van facturenUw facturen kunnen op verschillende manieren bij uw klant Alle factuurinformatie direct uitwisselbaarterechtkomen: Diverse manieren van factuurverzending Geen risico op foute gegevensovername• Via e-mail, als bijlage; Transparantie in hele proces• Uw computer en die van de klant kunnen de factuur via Eenvoudig voldoen aan juridische bewaarplicht de systemen uitwisselen; Papierbesparing• Klanten kunnen zelf de factuur inzien en ophalen van een Milieuvriendelijkere bedrijfsvoering beveiligd webportal;
  • 4. Kortom, er zijn veel mogelijkheden om de factuur snel in het Waarom Ricoh?juiste formaat op de juiste plaats te krijgen. Wij kijken samen Ricoh is de aangewezen partner in informatievraagstukken.met u welke wijze voor u en uw klanten het meest efficiënt is. Informatielogistiek is al jarenlang ons domein waarmee wij ervoor zorgen dat uw informatie en documenten door deTussenoplossing juiste persoon op de juiste plek gebruikt kunnen worden.Ook als de klant uw facturen nog op papier wil ontvangen, Intern draagt het bij aan een gestroomlijnde workflow waar-kunt u al kosten besparen in de eerste processtap: het digi- door uw mensen efficiënter en plezieriger werken. Daar-taal aanmaken van de factuur. Mocht de klant binnen naast kunt u met onze praktische en duurzame oplossingenafzienbare tijd toch overstappen op het elektronische informatie organisatiebreed delen, maar ook met uw klanten,factuurverwerking, dan kunt u na overleg over de gewenste partners en leveranciers. Dit creëert overzicht zodat u beterontvangstwijze van uw facturen, de vervolgstappen kunt sturen.eenvoudig uitvoeren. Concluderend: met een goed georganiseerde informatie- logistiek wordt uw organisatie slagvaardiger. Ricoh vergrootGoede beveiliging, juridisch altijd juist uw concurrentiekracht en stimuleert groei.U kunt de factuur beveiligen met een geavanceerde elek-tronische handtekening of door een factuur te versturen via Geïnteresseerd in efficiënt versturen vaneen beveiligde verbinding. Ook de opslag is beveiligd. Bij e-facturen?vragen van de klant, controlerende instanties of andere Neem contact op met Ricoh.betrokkenen, hebben uw medewerkers na het invoeren vanhun inlogcode, de elektronisch opgeslagen facturenrazendsnel in beeld. Met e-factureren voldoet u aan alle geldende wetten en regels voor verzenden en bewaren enstaat u juridisch altijd sterk.MilieuvriendelijkerAls het proces van opmaak, verzending en opslag vanfacturen digitaal verloopt, verbruikt u aanzienlijk minderpapier, bespaart u op uw afdrukkosten en spaart u het milieu!Ricoh, Utopialaan 25, 5232 CD ’s-Hertogenbosch, +31 (0)73 645 26 00, www.ricoh.nl