De voordelen van digitale inkoop- en facturatiesystemen binnen overheid en non-profitsector  Optimalisatie bestel- en beta...
Recente krantenartikelen <ul><li>“ Besparing half miljard in de zorg ligt voor ’t oprapen”   </li></ul><ul><li>(Telegraaf ...
Inleiding <ul><li>Overheid en non-profit </li></ul><ul><ul><li>Inkoop centraal </li></ul></ul><ul><ul><li>Facilitaire/ rou...
Inhoudopgave <ul><li>Inleiding </li></ul><ul><li>Werking P-card </li></ul><ul><li>Positionering  P-card tov andere e-invoi...
Procurement Card  “ Geautomatiseerd proces van bestellen – factureren – betalen - doorbelasten”
Proces elektronisch factureren: P-Card Inkoop organisatie Leveranciers organisatie Bank organisatie Betaling (4) Betaling ...
Paar kenmerken: <ul><li>Geaccrediteerd door Ministerie van Financien (BTW aangifte etc) </li></ul><ul><li>Automatische kop...
P-Card en andere E-Invoicing systemen
E-oplossingen voor verbeteren processen <ul><li>Beleidsmatig </li></ul><ul><ul><li>ICT </li></ul></ul><ul><ul><li>Document...
Overzicht systemen, B2B en B2C Contracteren Bestellen Factuur verwerking Betalen Intern Doorbelasten Handmatig Maatwerk au...
Elektronische factuurverwerking <ul><li>Terugdringen van de factuurkosten, vele e-wegen die naar Rome leiden </li></ul><ul...
Van besluitvorming tot implementatie
Plan van aanpak van klein naar groot
Waarom toepassen elektronische oplossingen <ul><li>Professionaliseren inkoop </li></ul><ul><ul><li>Inkoop toespitsen op to...
Business case <ul><li>Besparingen </li></ul><ul><ul><li>Capaciteit crediteurenadministratie </li></ul></ul><ul><ul><li>Ben...
<ul><li>Doelstellingen: in kaart brengen </li></ul><ul><ul><li>bijzonderheden inkoopproces </li></ul></ul><ul><ul><li>moge...
Aandachtspunten en ervaringen (1) <ul><li>Vele stakeholders </li></ul><ul><li>Organisaties, volop in beweging </li></ul><u...
Aandachtspunten en ervaringen (2) <ul><li>Verandermanagement centraal </li></ul><ul><li>Controle op verwerking </li></ul><...
Voordelen voor de organisatie <ul><li>Leveranciers reductie, Leveranciers management </li></ul><ul><li>Standaardisatie van...
Voordelen voor de leverancier <ul><li>Vereenvoudigd debiteurenbeheer </li></ul><ul><li>Geen data invoer bij internet beste...
SAMENVATTING
Samenvatting <ul><li>Vanuit inkoop en p-card systeem verschillende e-oplossingen op andere wijze gepositioneerd </li></ul>...
<ul><li>DIFAS BV </li></ul><ul><li>Verlengde Poolse weg 34 – 36 </li></ul><ul><li>4818 CL Breda </li></ul><ul><li>076 - 52...
Dank u voor uw aandacht
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

De voordelen van digitale inkoop- en facturatiesystemen binnen overheid en non-profitsector, Optimalisatie bestel- en betaalprocedures

1,889 views
1,726 views

Published on

Presentatie van DIFAS.

Published in: Business
0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
1,889
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
7
Actions
Shares
0
Downloads
18
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide
  • De voordelen van digitale inkoop- en facturatiesystemen binnen overheid en non-profitsector, Optimalisatie bestel- en betaalprocedures

    1. 1. De voordelen van digitale inkoop- en facturatiesystemen binnen overheid en non-profitsector Optimalisatie bestel- en betaalprocedures Apeldoorn, 15 november 2007 DIFAS
    2. 2. Recente krantenartikelen <ul><li>“ Besparing half miljard in de zorg ligt voor ’t oprapen” </li></ul><ul><li>(Telegraaf 22 juni 2007) </li></ul><ul><li>“ Papieren factuur peperduur” (Telegraaf 6 oktober 2007) </li></ul><ul><li>“ Bedrijven willen zo snel mogelijk af van kostbare papieren factuur” (Financieel Dagblad 15 oktober 2007) </li></ul>
    3. 3. Inleiding <ul><li>Overheid en non-profit </li></ul><ul><ul><li>Inkoop centraal </li></ul></ul><ul><ul><li>Facilitaire/ routinematige inkoop </li></ul></ul><ul><ul><li>Control centraal </li></ul></ul><ul><li>“ Er zijn meerdere e-wegen naar Rome” </li></ul><ul><li>Uw besluitvormingsproces centraal </li></ul><ul><li>Ervaringen van meerdere “ business cases ” </li></ul>
    4. 4. Inhoudopgave <ul><li>Inleiding </li></ul><ul><li>Werking P-card </li></ul><ul><li>Positionering P-card tov andere e-invoicing systemen </li></ul><ul><li>Van besluitvorming tot implementatie </li></ul><ul><li>Voor- en nadelen voor inkopende partij en leverancier </li></ul><ul><li>Samenvatting </li></ul>
    5. 5. Procurement Card “ Geautomatiseerd proces van bestellen – factureren – betalen - doorbelasten”
    6. 6. Proces elektronisch factureren: P-Card Inkoop organisatie Leveranciers organisatie Bank organisatie Betaling (4) Betaling (6) Autorisatie (2) Transactie gegevens (5) Levering (3) Bestelling (1) Management informatie Bestelling Ontvangst Financiële informatie BTW aangifte
    7. 7. Paar kenmerken: <ul><li>Geaccrediteerd door Ministerie van Financien (BTW aangifte etc) </li></ul><ul><li>Automatische koppeling tussen: bestelling  > factuur  > betaling </li></ul><ul><li>Decentrale inkoop, centrale beheersing </li></ul><ul><li>Unieke herkenning, unieke instellingen </li></ul><ul><li>Flexibele kostencodering door variabele veldinstellingen </li></ul><ul><li>Diverse standaardrapporten naast maatwerkrapporten </li></ul><ul><li>Verminderd huidige risico’s </li></ul><ul><li>40 - 60% besparing op administratieve kosten </li></ul>
    8. 8. P-Card en andere E-Invoicing systemen
    9. 9. E-oplossingen voor verbeteren processen <ul><li>Beleidsmatig </li></ul><ul><ul><li>ICT </li></ul></ul><ul><ul><li>Document Management </li></ul></ul><ul><ul><li>Inkoop </li></ul></ul><ul><ul><li>Verkoop </li></ul></ul><ul><ul><li>Financi ë n </li></ul></ul><ul><li>Per inkoopsegment verschillende oplossingen, in de tijd </li></ul><ul><ul><li>Per organisatie </li></ul></ul><ul><ul><li>Levensfase organisatie </li></ul></ul><ul><ul><li>Elektronische dienstverlening </li></ul></ul><ul><li>Per inkoopsegment meerdere systemen </li></ul><ul><li>naast elkaar </li></ul>
    10. 10. Overzicht systemen, B2B en B2C Contracteren Bestellen Factuur verwerking Betalen Intern Doorbelasten Handmatig Maatwerk automatisering ERP Flexibel Webbased P - Card systemen Facility Management Systemen EDI - toepassingen Bank Systemen Financi ë le systemen Catalogus Systemen Contracteren Bestellen Factuur verwerking Betalen Intern Doorbelasten Handmatig Maatwerk automatisering ERP Flexibel Webbased P - Card systemen Facility Management Systemen EDI - toepassingen Bank Systemen Financi ë le systemen Catalogus Systemen
    11. 11. Elektronische factuurverwerking <ul><li>Terugdringen van de factuurkosten, vele e-wegen die naar Rome leiden </li></ul><ul><ul><li>Handmatig </li></ul></ul><ul><ul><li>Scan </li></ul></ul><ul><ul><li>Diginota/ Ideal </li></ul></ul><ul><ul><li>1 : 1 koppeling (EDI) </li></ul></ul><ul><ul><li>Direct debet </li></ul></ul><ul><ul><li>P-Card </li></ul></ul><ul><li>Verschillen </li></ul><ul><ul><li>BTW </li></ul></ul><ul><ul><li>Automatiseringgraad handelingen </li></ul></ul><ul><ul><li>Flexibiliteit </li></ul></ul><ul><ul><li>Extra (control) kenmerken die </li></ul></ul><ul><ul><li>de afhandeling versterken </li></ul></ul>Kosten factuurverwerking Automatiseringsgraad factuurverwerking EDI Direct debet P - Card systemen Automatiseringsgraad factuurverwerking Handmatig Scannen P -
    12. 12. Van besluitvorming tot implementatie
    13. 13. Plan van aanpak van klein naar groot
    14. 14. Waarom toepassen elektronische oplossingen <ul><li>Professionaliseren inkoop </li></ul><ul><ul><li>Inkoop toespitsen op toegevoegde waarde (tactisch/ strategisch niveau) </li></ul></ul><ul><ul><li>Centraal wat moet en decentraal wat kan </li></ul></ul><ul><li>Binding met leverancier </li></ul><ul><li>40 – 60 % besparing administratieve kosten </li></ul><ul><li>Ook de non-core (niet via ERP) nu volledig gedigitaliseerd </li></ul><ul><li>Betalingen in ERP systematiek volledig te automatiseren </li></ul>
    15. 15. Business case <ul><li>Besparingen </li></ul><ul><ul><li>Capaciteit crediteurenadministratie </li></ul></ul><ul><ul><li>Benutten bestaande inkoopcontracten </li></ul></ul><ul><ul><li>Geen papieren facturen </li></ul></ul><ul><ul><li>Geen separate betalingsopdrachten </li></ul></ul><ul><ul><li>On-line management informatie </li></ul></ul><ul><li>Kosten </li></ul><ul><ul><li>Implementatie </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Veranderingen </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Systeem toegang </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Transactiekosten </li></ul></ul><ul><ul><li>Verlies deel rentebaten door snellere betaling </li></ul></ul><ul><li>Ide ë le doelstellingen realisatie </li></ul>
    16. 16. <ul><li>Doelstellingen: in kaart brengen </li></ul><ul><ul><li>bijzonderheden inkoopproces </li></ul></ul><ul><ul><li>mogelijke besparingen </li></ul></ul><ul><ul><li>kwalitatieve voordelen toepassing P-card </li></ul></ul><ul><li>Uitvoering </li></ul><ul><ul><li>Interviews met Hoofd Financien, Hoofd Inkoop, Hoofd Administratie </li></ul></ul><ul><ul><li>Crediteurenadministratie laatste boekjaar (Excel) </li></ul></ul><ul><ul><li>Jaarrekening </li></ul></ul><ul><li>Rapportage </li></ul><ul><ul><li>Relatie met document management beleid </li></ul></ul><ul><ul><li>Inzage in inkoopsituatie </li></ul></ul><ul><ul><li>Haalbaarheid P-Card en overige methoden elektronisch factureren </li></ul></ul><ul><ul><li>Overige aanbevelingen </li></ul></ul>Aanpak / Quick Scan
    17. 17. Aandachtspunten en ervaringen (1) <ul><li>Vele stakeholders </li></ul><ul><li>Organisaties, volop in beweging </li></ul><ul><li>Complexe (inkoop)processen </li></ul><ul><li>Aanpak plaatsen binnen beleidsontwikkelingen </li></ul><ul><li>Status professionalisering inkoop </li></ul><ul><li>Projectmatig </li></ul>
    18. 18. Aandachtspunten en ervaringen (2) <ul><li>Verandermanagement centraal </li></ul><ul><li>Controle op verwerking </li></ul><ul><li>Meerdere systemen naast elkaar in relatie tot beheerskosten </li></ul><ul><li>Inkopers overheid/ non-profit organiseren zich </li></ul><ul><li>Risicobeheersing </li></ul><ul><li>Effecten op de financieringstructuur </li></ul>
    19. 19. Voordelen voor de organisatie <ul><li>Leveranciers reductie, Leveranciers management </li></ul><ul><li>Standaardisatie van producten en services </li></ul><ul><li>Reductie van de inkooporders en facturen </li></ul><ul><li>Automatische allocatie van de kosten naar de juiste kostenplaatsen </li></ul><ul><li>Meer volume naar de voorkeursleveranciers </li></ul><ul><li>Samengevat, </li></ul><ul><li>Significante besparingen op interne transactie kosten. </li></ul>
    20. 20. Voordelen voor de leverancier <ul><li>Vereenvoudigd debiteurenbeheer </li></ul><ul><li>Geen data invoer bij internet bestelmethodes </li></ul><ul><li>Betaling binnen 1 week </li></ul><ul><li>Klantenbinding, voorkeursleverancier </li></ul><ul><li>Als P-card leverancier toegankelijk voor andere klanten die gebruik maken van PCards </li></ul>
    21. 21. SAMENVATTING
    22. 22. Samenvatting <ul><li>Vanuit inkoop en p-card systeem verschillende e-oplossingen op andere wijze gepositioneerd </li></ul><ul><li>Meerdere e-systemen naast elkaar mogelijk </li></ul><ul><li>Vooronderzoek naar optimale inrichting e-oplossingen wenselijk </li></ul><ul><li>Veranderingen staan centraal </li></ul><ul><li>Aandachtspunten en ervaringen bij besluitvorming </li></ul>
    23. 23. <ul><li>DIFAS BV </li></ul><ul><li>Verlengde Poolse weg 34 – 36 </li></ul><ul><li>4818 CL Breda </li></ul><ul><li>076 - 5245058 </li></ul><ul><li>Website: </li></ul><ul><li>www.difas.nl </li></ul><ul><li>Email: </li></ul><ul><li>[email_address] </li></ul><ul><li>[email_address] 06 - 53 60 60 33 </li></ul><ul><li>[email_address] 06 - 23 35 20 28 </li></ul>Contact
    24. 24. Dank u voor uw aandacht

    ×