Best Practice Belastingdienst

ȟ E-factureren niet meer weg te denken bij Belastingdienst De Belastingdienst ontvangt jaarlijks zo’n 240.000 facturen van EB&F is een middel om inkoopprocessen te standaardiseren en optimaliseren leveranciers. De behandeling van een papieren factuur kost ongeveer 50 euro. Komt dezelfde factuur langs elektronische weg binnen, dan zijn de behandelingskosten slechts een fractie van dit bedrag. Een snel rekensommetje leert dat e-factureren een besparing van vele miljoenen euro’s oplevert. De Belastingdienst is in 2005 gestart met het project Elektronisch Bestellen en Factureren (EB&F). Nu, vier jaar later, worden de in dit project ontwikkelde procedures een gangbaar onderdeel van de bedrijfsvoering. “We hebben die tijd echt nodig gehad om alles in goede banen te leiden”, vertelt inkoopmanager Douwe Bakker. “Op een zo laag mogelijk niveau in de organisatie  Verschillende gestandaardiseerde kanalen voor verschillende type producten kunnen medewerkers langs elektronische weg materialen bestellen of personeel inhuren. Ook de facturering voor de afgenomen producten en diensten verloopt elektronisch.” De te bestellen artikelen zijn te vinden in een catalogus op het intranet van de Belastingdienst. “Er staat van alles in, van voetenbankjes relatief geringe investering in automatisering kunnen ook zij tot alledaagse zaken als balpennen”, zegt EB&F-projectleider kosten besparen. Zij sturen hun facturen in XML-opmaak naar Lonneke Goei. “Iedereen kan die bestellen. De afdelingen ons, met behulp van een speciale berichtenbox.” hebben ook voorraadkasten met kantoorartikelen. De beheer- ders van deze kasten vullen de voorraden op dezelfde manier Leer van anderen aan. Spullen die maar heel weinig worden ingekocht, staan niet De Belastingdienst maakt voor elektronisch bestellen en in de catalogus. In dat geval kun je wat je nodig hebt in een vrij factureren gebruik van een Application Service Provider (ASP). veld omschrijven. De inkoper gaat dan na of het gewenste artikel De productencatalogus en het berichtenverkeer zijn onderge- misschien toch in de catalogus staat of dat het apart moet bracht bij deze ASP, de administratie bij de Belastingdienst zelf. worden besteld.” Houd het simpel “Denk groot, maar begin klein. De elektronische inkoop loopt bij de Belastingdienst langs vijf generieke bestelkanalen: het catalogus-, inhuur-, nacalculatie- Ga opschalen als alles naar (voor energie, water en dergelijke), abonnementen- (leaseauto’s, tijdschriften) en ‘overige’ kanaal. Bakker: “Het is altijd mogelijk behoren werkt.” een van deze kanalen te gebruiken als je iets nodig hebt. Om het Lonneke Goei, projectleider Electronisch Bestellen en Factureren elektronisch bestellen en factureren soepel te laten verlopen, is het belangrijk van tevoren goed na te denken over de inrichting “Het is voor ons niet handig de administratie van bestellingen van de bestelkanalen. Houd het zo simpel mogelijk, is mijn buiten de deur te hebben. Deze is sterk verweven met andere advies. Onderscheid niet te veel kanalen, want dan maak je het al onderdelen van onze administratie, zoals de tijdschrijfgegevens gauw te complex.” van uitzendkrachten”, licht Bakker toe. “Elke overheidsorganisa- In aanbestedingen neemt de Belastingdienst de voorwaarde op tie maakt daarin zijn eigen keuze. Wij staan voor een nieuwe dat de leverancier in staat moet zijn elektronische bestellingen te aanbesteding van de ASP. verwerken en elektronisch te factureren. Stel dat we op een andere aanbieder uitkomen, dan moet er veel Volgens Bakker en Goei kan de markt inmiddels goed aan deze informatie worden overgezet. Voor de administratie hoeft dit in eisen voldoen. “Het is ook voor leveranciers handig. Tegen een ieder geval niet.”

Het elektronisch bestellen en factureren aflevering elkaar kruisen, wordt zo tot een verloopt naar wens bij de Belastingdienst. minimum beperkt.” In zijn algemeenheid is “Probeer zoveel mogelijk van anderen te het verstandig kalm aan te doen met het leren”, tipt Goei. “De Belastingdienst is invoeren van e-factureren: “Het is prima dat behoorlijk aan het pionieren geweest, die je in het groot denkt, maar begin met kleine fase kunnen anderen overslaan.” stapjes. Dat stelt je in staat op een vrij eenvoudige manier kinderziekten aan te Begin klein pakken en draagvlak te creëren.” Inkoopmanager Bakker benadrukt een aantal malen dat het belangrijk is vóór het afsluiten van een contract na te denken over “Sluit pas een contract In het kort het afhandelen van bestellingen en daarover afspraken te maken met leveranciers. “Je af met een leverancier Doelen moet echt weten of wat de leverancier aanbiedt, aansluit bij jouw systemen. Zo als je goed afspraken Optimaliseren van het operationele inkoopproces. niet, dan heb je een probleem.” Ook intern moeten processen goed zijn georganiseerd. hebt gemaakt over het Kostenbesparing verwerken facturen. “Je moet bijvoorbeeld regelen dat goederen- elektronisch bestellen ontvangsten worden geregistreerd op het Totaal aantal facturen moment dat ze worden afgeleverd. Met en factureren.” 240.000 facturen leveranciers hebben we afgesproken dat ze een e-factuur niet eerder dan 5 dagen na het Douwe Bakker, inkoopmanager Ambitie eind 2010 afleveren van de betreffende bestelling Belastingdienst 140.000 van de in totaal 240.000 facturen verzenden. Het risico dat factuur en worden elektronisch aangeleverd. Doel is al bereikt (2009). Aanpak 2005: start project Elektronisch Bestellen en Factureren (EB&F). 2009: EB&F is normaal onderdeel werkprocessen. Al ingevoerde inkoopcategorieën Kantoorartikelen Inhuur consultants en uitzendkrachten Post Besluit staatssecretaris van Financiën, de sche factuur dezelfde status te geven als heer De Jager (12 febr. 2009, Staatscourant een papieren exemplaar. Software nr. 32): SAP SRM, voor bestelproces “De Belastingdienst wil de regels voor Goedkeuring ESIZE, voor uitwisselen elektronische elektronische facturen sterk vereenvoudi- Ik keur goed dat de elektronische wijze berichten gen door aan te sluiten bij de manier van opmaak en versturen van de waarop ondernemers het elektronisch factuurgegevens vorm- en middelvrij kan Berichtenopmaak factureren zelf toepassen. In de praktijk plaatsvinden. Ik keur ook goed dat de cXML (vooruitlopend op UBL 2.0) bestaat behoefte aan een verruiming van verplichting om het gebruik van de (in de HR-XML het huidige wettelijke kader voor wet, red.) genoemde andere methode aan elektronische facturen. Door deze de inspecteur te melden, vervalt. Informatie bij: maatregel kunnen ondernemers In de praktijk valt bij die andere methode Douwe Bakker efficiënter gebruik maken van de te denken aan bedrijfsspecifieke Manager Unit Inkoop mogelijkheden van elektronisch elektronische apparatuur voor het maken d_bakker@belastingdienst.nl factureren. Ook in Europees verband is de en versturen van elektronische facturen noodzaak onderkend om de huidige of aan het per e-mail versturen van Website belemmeringen voor elektronische facturen, die bijvoorbeeld de vorm van www.belastingdienst.nl facturering op te heffen en een elektroni- een pdf-bestand krijgen.”

Best Practice Belastingdienst

by Friso de Jong on Jun 12, 2009

Accessibility

Categories

Tags

Upload Details

Usage Rights

2 Embeds 123

Statistics

Best Practice Belastingdienst — Document Transcript

http://platformelfa.nl	118
http://cms.platformelfa.nl	5