2020 Vision Case K Line

CASE STUDY K’Line vaart door op automatiseringskoers De Nederlandse vestiging van het transportbedrijf K’Line Europe is voor het implementeren van geautomati- gespecialiseerd in de verscheping van cargo en logistieke service. seerde factuurverwerking en konden binnen een half jaar met het systeem starten. Door Sinds 2001 is het bedrijf begonnen met het automatiseren van de het hele goedkeuringsproces in de computer inkoopfactuurverwerking en werkt daarbij samen met software vast te leggen, kregen we veel meer overzicht over zaken zoals bijvoorbeeld aanmaningen, producent 20/20 vision. Als een van de voorlopers in Nederland die waar staat een factuur uit, bij wie, hoe lang destijds begon met het automatiseren van de factuurverwerking en ook konden er nu teksten bij gezet wor- kijkt zij terug op een succesvol project. Inmiddels is er ook gestart den. Dat leverde een enorme verbetering op die zo succesvol was dat in 2005 dit systeem met het automatiseren van de verkoopfacturering in ook bij onze zusterorganisatie in Engeland in samenwerking met 20/20 vision. gebruik is genomen. De prijs/kwaliteit verhouding en de opzet gaven de doorslag voor de Engelsen die ook andere aanbieders hadden onderzocht. Reversed billing Vanwege het succes besloot K’Line daarop ook de inkoopfactuur verwerking van de logistieke afdeling van het bedrijf te automatiseren. Deze afdeling zorgt ervoor dat de door K`Line verscheepte containers voor de deur van de klant afgeleverd worden. Daartoe werkt de afdeling logistiek met een aantal vaste vervoerders. De Witte: “We zijn overge- schakeld op een systeem van reversed billing voor deze afdeling, zoals dat heet. In plaats van dat wij afzonderlijke facturen ontvangen “Het begon allemaal in 2001 met een kleine van de vervoerder voor de verschillende vraag vanuit het Japanse hoofdkantoor. We opdrachten, sturen wij nu zelf één overzicht werden verzocht om de originele facturen naar de vervoerder met daarop gespeciﬁceerd niet meer op te sturen naar Japan, maar in het totaalbedrag voor de opdrachten die zij plaats daarvan alles digitaal aan te leveren,” per week voor ons uitgevoerd hebben. Het zo vertelt Jan de Witte, ﬁnancieel directeur komt dan feitelijk neer op; “dit krijg je van van K’Line in Nederland. “Met ons boekhoud- ons, bevestig het en je krijgt sneller betaald”. pakket Exact konden we dat toen niet en Als alles klopt wordt de factuur betaald. hoewel we natuurlijk alles handmatig Alleen de facturen die niet matchen worden hadden kunnen inscannen, besloten we om nog bekeken en uitgezocht. het grootser aan te pakken. De pakweg 25.000 inkoopfacturen op jaarbasis die via Het bedrijf K’Line heeft de afgelopen jaren diverse afdelingen in de organisatie goedge- een enorm snelle groei meegemaakt. “Een keurd moesten worden, wilden we voortaan groot deel van onze kosten bestaat uit elektronisch door de organisatie gaan sturen. personeelskosten, vertelt de Witte. Ik schat Voor die tijd nog geen gebruikelijke gang van zo’n 75%. Het is ons gelukt om door goede zaken, maar het bood ons veel voordelen. Via automatisering de personeelskosten op onze Exact partner kwamen we in contact sommige afdelingen op hetzelfde niveau te met 20/20 vision. We sloten de overeenkomst houden, ondanks de groei. De mensen die nummer 9/10 • 2009 33

Jan de Witte 34 VIP – Vakblad voor Informatie Professionals

CASE STUDY hoeft niet alles meer met de hand gecontro- leerd te worden want als het bedrag niet afwijkt wordt de factuur automatisch goedgekeurd. Voorheen moesten verschillende mensen in een traject dezelfde handelingen uitvoeren. Dat hoeft nu niet meer. Eén keer invoeren is genoeg en dat scheelt veel tijd. Het bespaart functies en maakt het proces efﬁciënter en overzichtelijker met minder kans op fouten.” Onderzoek Op het gebied van de verkoopfacturering wordt momenteel samen met 20/20 vision onderzocht hoe daar de volgende stap in automatisering kan worden gezet. Onder haar klanten wordt onderzocht wat ze willen op het vlak van elektronisch factureren en hoe K’Line daaraan tegemoet kan komen. De Witte: “Ik ben er van overtuigd dat ook hier nog veel te besparen valt. Alleen al het zich voorheen bezig hielden met het contro- elektronisch versturen van facturen levert leren en goedkeuren van facturen, hebben we minimaal een besparing van 0,80 eurocent nu op andere gebieden in de organisatie per factuur op. Denk hierbij aan de porto- en kunnen inzetten. Momenteel zijn we bezig printkosten, de archivering en de overige om het systeem van 20/20 vision te koppelen handelingen die met het proces verbonden aan het wereldwijde systeem van K’Line. In zijn. We willen dit gestructureerd aanpakken. de shipping business gaat het over grote Niet zomaar eenzijdig een elektronische bedragen. K’Line verwerkt haar inkomende factuur sturen, maar in ieder geval een facturen op twee manieren. Voor de logis- bepaalde overeenkomst sluiten. Bijvoorbeeld tieke afdeling wordt zoals beschreven, dat de factuur naar een vast adres binnen de gebruikt gemaakt van reversed billing. Bij de ontvangende organisatie gaat waarbij we de andere afdelingen wordt de inkomende klant de mogelijkheid bieden de ontvangen factuur vergeleken met een schatting van de facturen inclusief betaalstatus op een portal kosten die vooraf wordt gemaakt. in te zien. Middels deze terugkoppeling kan de klant controleren of alles ontvangen is. Matching met de inkooporder Sommige klanten hebben wel honderden “Om voor het hoofdkantoor inzichtelijk te orders openstaan. De vraag is, hoe ver ga je? maken hoe het gesteld is met onze winst- en We praten daar binnen de Europese tak van verliesrekening, maken we voor elke inkoop, K’Line en met onze software producent 20/20 een schatting van de kosten. Deze schatting vision over. Vroeger ging alles op papier, wordt gemaakt in het wereldwijde systeem tegenwoordig gaat alles digitaal en dat kun je en wordt nu als inkooporder verplichting tot in de kleinste handelingen doorvoeren. Ik geïmporteerd in 20/20 vision. Wanneer de ben er van overtuigd dat er nog heel veel factuur binnenkomt wordt deze vergeleken bespaard kan worden door slimmer om te met de verplichting. Zo kan precies herleid gaan met informatie. De digitalisering gaat worden waar eventuele verschillen vandaan een grote toekomst tegemoet!” komen, ten opzichte van de oorspronkelijke schatting. Het matchen van de schatting met de factuur heeft een aantal grote voordelen, zowel met betrekking tot extra interne controle mechanismen als op het aantal handelingen dat met de afwikkeling gemoeid is. Allereerst kan een inkooporder door de codering niet dubbel gefactureerd worden, verder valt het meteen op als er een afwij- kend bedrag wordt gefactureerd. Bovendien nummer 9/10 • 2009 35

2020 Vision Case K Line

by Friso de Jong on Dec 23, 2009

Accessibility

Categories

Upload Details

Usage Rights

2 Embeds 5

Statistics

2020 Vision Case K Line — Document Transcript

http://cms.platformelfa.nl	4
http://www.lmodules.com	1