Innføring av OpenOffice i
 kommuneadministrasjon

 Veien blir til mens man går ..




            GoOpen 20. april 2010
  ...
Bakgrunn, føringer og vedtak
>   2008: ODF - forskrift fra regjeringen
    – Vedtatt forskrift som gjør bruk av åpne dokum...
Gevinster

    Asker kommune
    – Reduserte kostnader
    – Fri kontorstøtte-programvare
    – Åpent dokument format - OD...
Tidsplan

>   Asker kommune:
    – OpenOffice innført innen utgangen av 2011


>   Askerskolen:
    – Elev - Innført skole...
Samarbeidsprosjekt

> Samarbeidspartnere oppsøkt.
> Etablerte prosjekt for praktisk samarbeid om implementasjon av
  OpenO...
ODF – «og det fungerer»
    Gevinster
    – Reduserte kostnader, tid og ressurser, ved å dele kompetanse og erfaringer
   ...
ODF-prosjektet vs
                    Asker kommunes prosjekt
>   Samarbeid, men ulik tidsplan
    – Bare Asker har vedtak...
Påvirkninger til fremdriftsplanen
>   Tid
    – Vedtak i HP 2009-2012 for Asker
    – Skolens årshjul
>   Rekkefølge for i...
Milepælsplan

x     Mottatt tilsagn fra DIFI

x     Samarbeidsavtalen underskrevet
x     Samarbeidsrom er tatt i bruk (DIF...
Prosjektets gang

>   Sommeren 2009 – Kart og terreng
    – Etablerte samarbeidsprosjektet, arbeidsform, ansvar og mandat
...
Prosjektets gang (2)

>   Vinter 2010
    – Samarbeidet med leverandør av sak- arkivsystemet startet opp
        • Testmil...
Frustrasjoner
>   Prosjektmøte mars 2010
    – Asker: Gult lys i forhold til tidsplan,
      integrasjonstest forsinket.
 ...
Prosjektets gang (3)
>   Ting har løsnet i april
     – FriProgsenteret har kommet på banen
         •   Brev til leverand...
Vedlikehold og teknisk drift
> Dokumentasjon for vedlikehold av OpenOffice er uoversiktlig og
  vanskelig å finne.
> Ingen...
Spørsmål ang vedlikehold og drift
> Blir det mange uforutsette kostnader til tilpasninger, testing,
  drift- og vedlikehol...
Kompetanse/opplæring

> Asker ønsket å benytte elæring til opplæring og
  kompetanseheving rundt OpenOffice.
> Tildelt mid...
Oppsummering av det vi har gjort?

> Kartlagt fagsystemer hos samarbeidskommunene
> Utarbeidet kartleggingsbrev som er sen...
Veien videre for våren 2010
>   FriProgsenterets undersøkelse om bruk av fri programvare i
    kommunesektoren viser at
  ...
Til slutt ..




”Det vi må lære før vi kan gjøre det, det lærer vi ved at vi gjør det”.
                                 ...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

GoOpen 2010: Heidi Bringsli

956 views
839 views

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
956
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
21
Actions
Shares
0
Downloads
3
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

GoOpen 2010: Heidi Bringsli

  1. 1. Innføring av OpenOffice i kommuneadministrasjon Veien blir til mens man går .. GoOpen 20. april 2010 Heidi Bringsli, Asker kommune, IKT
  2. 2. Bakgrunn, føringer og vedtak > 2008: ODF - forskrift fra regjeringen – Vedtatt forskrift som gjør bruk av åpne dokumentstandarder obligatorisk på alle offentlige nettsteder fra 1. januar 2010 > Situasjonen i Asker – Skole (lærer og elev) - MS Office 2003-lisenser • Lisensfornying innen 31.12.2010 – Administrasjonen - MS Office 2000-lisenser • Lisensene kan ikke oppgraderes – Hva gjør vi? 1) Oppgradering til MS Office 2007? – Økonomisk løft mhp lisenser og opplæring – MS Office 2007 støtter ikke fullt ut ODF-standarden 2) Overgang til OpenOffice (OOo)? – Ingen lisenskostnader, støtter ODF-standarden fullt ut, men utfordringer mhp fagsystemintegrasjoner – Kommunestyret gjør vedtak i HP 2009-2012, om innføring av OpenOffice
  3. 3. Gevinster Asker kommune – Reduserte kostnader – Fri kontorstøtte-programvare – Åpent dokument format - ODF > Eleven i Askerskolen – Elevene får samme verktøy fra grunnskolen til og med videregående
  4. 4. Tidsplan > Asker kommune: – OpenOffice innført innen utgangen av 2011 > Askerskolen: – Elev - Innført skolestart august 2010 – Lærer – våren 2010 – Skoleadministrasjonen – våren 2010
  5. 5. Samarbeidsprosjekt > Samarbeidspartnere oppsøkt. > Etablerte prosjekt for praktisk samarbeid om implementasjon av OpenOffice. – Asker, Hamar, Løten, Stange, Møre og Romsdal fk, Akershus fk, SÅTE- samarbeidet (Stor-Engerdal, Åmot, Trysil og Elvedal) – ''ODF* – Og Det Fungerer!'' Praktisk bruk av åpne standarder og fri kontorprogramvare > Mottatt støtte fra DIFI (Digital fornying) > Støtte fra FriProgsenteret til elæring og bruk av ekstern aktør > Aktiviteter og dokumentasjon legges ut på DIFIs prosjektportal
  6. 6. ODF – «og det fungerer» Gevinster – Reduserte kostnader, tid og ressurser, ved å dele kompetanse og erfaringer – Gjenbruk av dokumenterte prosesser og aktiviteter > Interkommunal prosjektledelse – Mandat • Koordinering mellom delprosjektene • Vedta bruk av midler • Kontaktledd mot eksterne • Koordinering mot ekstern aktør • Avklaring med Friprog sentret > Asker har ansvar for – Rapportering til DIFI – Regnskap > Styringsgruppe er Asker kommune > Utfordring – Fremdrift i samarbeidsprosjektet vs Askers prosjekt
  7. 7. ODF-prosjektet vs Asker kommunes prosjekt > Samarbeid, men ulik tidsplan – Bare Asker har vedtak og føringer for tidsplan – De andre aktørenes handlinger avhenger både Askers resultat og det som samarbeidsprosjektet kommer frem til Samarbeids- Asker kommune prosjektet
  8. 8. Påvirkninger til fremdriftsplanen > Tid – Vedtak i HP 2009-2012 for Asker – Skolens årshjul > Rekkefølge for innføring – Skole – Administrasjonen/Politikere > Samarbeidsprosjektet – Sluttrapport til DIFI innen august 2011 > FriProgsenterets støtte – Midler fra FAD for å sette igang prosjekter for å få «smertefri» bruk av OpenOffice i offentlig sektor. Bla Kartlegging og dokumentasjon av integrasjon mellom OpenOffice og fagsystemer, og Kompetansetiltak knyttet til Openoffice for offentlig sektor. • Samarbeidsprosjektet fikk tilgang til samarbeid med ekstern aktør i fob med kartlegging og dokumentasjon, ut desember 2009.
  9. 9. Milepælsplan x Mottatt tilsagn fra DIFI x Samarbeidsavtalen underskrevet x Samarbeidsrom er tatt i bruk (DIFIs prosjektportal) Integrasjonstest fagsystemer gjort x Årsrapport levert DIFI E-læring gjort tilgjengelig Vedtak om videre gjennomføring OpenOffice innført i skolen (elever og lærere) OpenOffice innført i administrasjonen (x) Prosjektet dokumentert på DIFIs prosjektportal Sluttrapport levert DIFI
  10. 10. Prosjektets gang > Sommeren 2009 – Kart og terreng – Etablerte samarbeidsprosjektet, arbeidsform, ansvar og mandat – Ingen oversikt som viser om OpenOffice er tatt i bruk i kommunene; evt hvilke kommuner, evt hvor har det vært forsøkt tatt i bruk og hvilke utfordringer vi kan vente oss. – Hvordan skal vi få tak i informasjonen som er der ute? – Hva gjør departement og direktorat? • Benyttes OpenOffice som standard kontorstøtteverktøy? • Forskrift, men ingen krav eller veiviser – Hvordan er det med fagsystemer og integrasjon OpenOffce? • Blir vi tatt på alvor av leverandørene – Hvilke kostnader kan vi vente oss? – Er OpenOffice-miljøet «et åpent miljø»?
  11. 11. Prosjektets gang (2) > Vinter 2010 – Samarbeidet med leverandør av sak- arkivsystemet startet opp • Testmiljø opprettet, test startet opp – Ting tar tid! – Utvikling av elæringsguider satt igang – Ressursutfordringer; det er flere konkurrerende aktiviteter • Prosjektet er ressurskrevende – Støtteapparatet rundt samarbeidsprosjektet faller fra • Leveransene uteblir • Utsendelse av leverandørundersøkelse er klar, men står på vent • Elæring til alle, men hvor? • Fri-programvaremiljøet hvor er det? – Vi er frustrerte
  12. 12. Frustrasjoner > Prosjektmøte mars 2010 – Asker: Gult lys i forhold til tidsplan, integrasjonstest forsinket. Utfordringer for å få tilgjengeliggjort elæringsguider – AFK: Usikre på innstillingen som skal leveres ang OOo – Hedmarken IKT: avventer resultatene før vurdering gjøres – SÅTE: som Hedmarken IKT – MFK: IT-utvalget ønsker å utsette valg av kontorstøtteløsning i noen måneder til. Har fått gjort en uavhengig vurdering av OOo kontra MS Office 2007 ved Høyskolen i Molde. – Frustrasjoner og tiltak diskuteres med Friprogsenteret – vi trenger noen som kan hjelpe oss med å dra lasset! • Departement, direktorat etc • Aktører i friprogramvaremiljøet • Leveransene til prosjektet er ikke der
  13. 13. Prosjektets gang (3) > Ting har løsnet i april – FriProgsenteret har kommet på banen • Brev til leverandører av fagsystemer • Undersøkelse ang bruk av friprogramvare i kommunene • Møte med DIFI og samarbeidsprosjektet i mai • DIFI skal lage veileder – Systemdatabase ferdigstilt på prosjektportalen • Oversikt over fagsystemer og forholdet til OpenOffice og ODF – Fremdriftsplan i Asker opprettholdes • Test av sak-, arkivsystem settes igang innen skoleadministrasjonen • Elæring rettet mot lærerne er igangsatt • Teknisk gruppe er igang med testing av distribusjonpakke for intern bruk. – Tilgjengeliggjøring av elæringsmoduler er under arbeid • Løsning driftes fra Asker inntil videre – Mye gjenstår - forsiktig optimisme!
  14. 14. Vedlikehold og teknisk drift > Dokumentasjon for vedlikehold av OpenOffice er uoversiktlig og vanskelig å finne. > Ingen har kunnet hjelpe oss med dokumentasjon. > Begrenset kompetanse rundt OpenOffice i Scandinavia. – Utviklerne er i California. – Jobbes med å finne kontaktpunkt. > Vi ønsker kontakt med det finske finansdepartementet – Har OpenOffice i full drift. > Henvendelse til NRK for å få et kontaktpunkt på teknisk side, – Ikke mottatt svar. > Med bakgrunn i MS distribusjonsverktøy er det gjort henvendelse til MS konsulentfirma – Kan de bidra med dokumentasjon?
  15. 15. Spørsmål ang vedlikehold og drift > Blir det mange uforutsette kostnader til tilpasninger, testing, drift- og vedlikehold? > Hva med nye versjoner av OOo - hvem har ansvaret for at de spiller sammen med fagsystemene – og tilsvarende for nye versjoner av fagsystemene ? – Vil leverandørene gi lovnad om støtte til OOo også i nye versjoner? – Når kan vi forvente oss at ikke den enkelte kommune må ta ansvaret for dette? > Vil den økonomiske støtten til stiftelsen som oversetter OOo til norsk, opprettholdes?
  16. 16. Kompetanse/opplæring > Asker ønsket å benytte elæring til opplæring og kompetanseheving rundt OpenOffice. > Tildelt midler fra FriProgsenteret for å utvikle elæringsguider – Tilgjengeliggjøres for alle. > Status – Calc: guider for grunnkurs er ferdig – Calc: guider for forskjeller fra Excel er ferdig – Writer: guider for forskjeller fra Word er under utvikling – Impress: guider for forskjeller fra PowerPoint er under utvikling > Utfordringen er; «hvem skal drifte løsningen?» – Foreløpig ingen offentlig instans som har tatt på seg det ansvaret – Asker setter opp løsning og drifter denne inntil videre • Henvisning til url blir lagt ut på Askers nettsider, og på OpenOffice.org hvis mulig.
  17. 17. Oppsummering av det vi har gjort? > Kartlagt fagsystemer hos samarbeidskommunene > Utarbeidet kartleggingsbrev som er sendt leverandører – Kun ett svar! > Innført OOo på publikumsnettet, terminalserverløsning > Igang med integrasjonstest OOo – sak- arkivsystem > Gjort konverteringstest av ledelsessystemet > Gjort integrasjonstest med brukerdialogsystemet > Kvittert ut noen systemer som ikke har integrasjonsbehov > Avklart noen systemer som er programavhengig til MS Office > Utviklet E-læringsguider > Gjennomført presentasjon og opplæring for sluttbrukere i samarbeidskommunene
  18. 18. Veien videre for våren 2010 > FriProgsenterets undersøkelse om bruk av fri programvare i kommunesektoren viser at – Ingen kommuner har gått over til OpenOffice fullt ut. Det kjøres både MS Office og OpenOffice. – Asker ønsker ikke blandet kontorstøttemiljø. Alle skal ha OpenOffice som standard kontorstøtteverktøy, og MS Office fjernes fra pcene. – Asker IKT jobber etter ITIL-rammeverket og oppgraderer iår til v 3.0 der fokuset på tjeneste er sentralt. • Det betyr at det må legges vekt på at drift og vedlikehold blir forutsigbart, og kan gjøres planlagt og enkelt, etter dokumenterte rutiner. > Prioriteringer må gjøres i Asker for å holde tidsplan for skole – Integrasjonstest OOo og saks- og arkivsystem – Utvikling av elæringsguider – Opplæring lærere – Dokumentasjon av teknisk drift og vedlikehold – Integrasjonstest OOo og HRM system
  19. 19. Til slutt .. ”Det vi må lære før vi kan gjøre det, det lærer vi ved at vi gjør det”. Aristoteles

×