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Aspects juridiques de l'archivage électronique [2011 - avec J. Vandendriessche]
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Aspects juridiques de l'archivage électronique [2011 - avec J. Vandendriessche]

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Présentation donnée dans le cadre des "open days" organisés par Ricoh en octobre 2011. ...

Présentation donnée dans le cadre des "open days" organisés par Ricoh en octobre 2011.

La présentation fait le point sur les deux fonctions juridiques principales de l'archivage: d'une part, remplir des obligations légales ou réglementaires de conservation et d'autre part, conserver des preuves par précaution. Pour chacune de ces fonctions, j'examine si, et à quelles conditions, l'archivage peut être réalisé sous forme électronique sans perdre ses qualités juridiques.

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  • 1. Aspects juridiques de l’archivage électronique RICOH | Open Doors | 11 &13 octobre 2011 Version Française Nederlandstalige versie François Coppens Johan Vandendriessche Avocat et Chercheur au CRIDS Advocaat
  • 2. Présentation – François Coppens • Avocat – Spécialisé en droit des TIC, rédaction et négociation de contrats IT, commerce électronique, propriété intellectuelle, privacy • Chercheur (CRIDS @ FUNDP – Université de Namur) – Droit du commerce électronique – Services de confiance dématérialisés (recommandé électronique, archivage électronique, etc.) • Enseignant – formateur – SUPINFO International University – FUNDP
  • 3. Introduction – pourquoi archiver ? • Point de vue juridique – Parce que c’est obligatoire (obligation légale) ET / OU – Par précaution (pour conserver des preuves) • Point de vue pratique ou organisationnel – Gestion des informations de l’organisation – Faciliter l’accès à l’information
  • 4. Les défis juridique posés par l’archivage électronique • Obligations d’archivage – Est-ce que l’obligation est valablement respectée en cas de recours à un système d’archivage électronique ? • Archivage pour conserver des preuves – Est-ce que les documents archivés électroniquement ont la même valeur probante que des documents “papier” ?
  • 5. Première partie l’archivage : une obligation
  • 6. Typologie des obligations d’archivage • Par domaine du droit (obligations générales) – Droit fiscal, droit des sociétés, droit du travail... • Par secteur – Secteur public, Banques et assurances, avocats, médecins, hopitaux... • Par type de document – Factures, dossier médical, documents comptables... Ces règles s’appliquent cumulativement, parfois sur un même document
  • 7. Contenu des obligations d’archivage • Au niveau de la durée de conservation – 5 ans, 7 ans, 30 ans, illimité... • Au niveau du calcul des délais – Point de départ, suspension, interruption... • Au niveau des documents visés – Original, copie, original ou copie, indéterminé... • Au niveau du lieu de conservation – Dans l’UE, en Belgique, dans un lieu précis (hopital)...
  • 8. Risques Juridiques • En cas de non-respect d’obligations d’archivage : risques variables – – – – – – Sanctions pénales Sanctions administratives Sanctions disciplinaires Taxation d’office Retrait d’agrément Etc.
  • 9. Et l’archivage électronique ? • Puis-je utiliser l’archivage électronique pour remplir des obligations légales d’archivage ? – Pas de règle générale permettant de le faire (éventuellement sous condition) – Dans certains secteurs (rares), il existe des règles spécifiques sur l’archivage électronique – Parfois (rarement), la formulation des obligations permet de valider ou d’écarter le recours à l’électronique (ex: original exigé) Le plus souvent, la réponse est incertaine
  • 10. Conclusions sur les obligations d’archivage • Très difficile et complexe de réaliser un panorama précis de toutes les obligations d’archivage d’une organisation. • Recours à l’électronique le plus souvent incertain (en l’absence d’une loi générale) MAIS Ceci n’empêche pas d’utiliser l’archivage électronique à côté de l’archivage classique (par exemple pour rationnaliser les processus ou pour des motifs d’efficacité)
  • 11. Deuxième partie l’archivage : une précaution
  • 12. Enjeux • Prépondérance de l’écrit dans notre système juridique • “Pas de preuve, pas de droit” • Preuve juridique ≠ preuve scientifique Risque : perte d’un procès par manque de preuves
  • 13. Impact sur la durée de conservation • Délai de prescription = délai pendant lequel une action en justice peut être introduite • Importance de conserver les éléments de preuve jusqu’à la fin du délai de prescription de toute action potentielle • Différent délais selon le type d’action (5, 10, 30 ans) • Potentiellement utile plus longtemps que le délai obligatoire d’archivage Nécessite une analyse de risque
  • 14. Droit de la preuve, concepts de base • Admissibilité: quels modes de preuves sont acceptables? – Seul l’écrit est accepté pour prouver certaines obligations • Force probante: la loi accorde plus de valeur à certains modes de preuves – Ecrit signé > témoignages • Valeur probante: impact de la preuve sur la décision du juge – Dépend de l’appréciation du juge
  • 15. Original VS Copie • Difference copie/original • Une copie n’a jamais la même valeur qu’un original (contrat signé), par conséquent: – Si un contrat signé est le seul mode de preuve autorisé, la copie ne suffit pas ; – On peut toujours contester une copie et demander la production de l’original. • Une copie a tout de même une certaine valeur en droit: – En pratique, rarement contesté – “Commencement de preuve par écrit”
  • 16. B2B VS B2C • Entre commerçants: – Les règles de preuves sont plus souples entre commerçants – La production d’un écrit signé n’est pas obligatoire • Vis à vis de non-commerçants – Si l’affaire vaut plus de 375 €, en principe écrit signé obligatoire – Une copie peut toujours être contestée • Contrat de preuve – Toujours possible – Restrictions vis-à-vis des consommateurs
  • 17. Et l’archivage électronique ? • Un document scanné = une copie – Peu importent les moyens techniques de réalisation – Peu importe la certification (ISO) du procuessus de scanning – Peu importent les conditions de stockage • Pas de règle générale permettant d’assimiler une copie à un original • Certaines règles sectorielles spécifiques (ex: banques, assurances)
  • 18. Valeur probante d’une archive électronique • En l’absence de cadre légal, important de convaincre le juge que le document scanné offre certaines qualités: – Intégrité – Lisibilité – Origine, traçabilité • Diverses informations peuvent avoir un impact (psychologique): – – – – Spécifications techniques de la solution d’archivage Certification Métadonnées Etc.
  • 19. Conclusions et recommandations • Une politique d’archivage efficace requiert: – Un inventaire des obligations d’archivages ; • Matière complexe / diverses dispositions légales • L’archivage juridique n’a pas de cadre juridique propre – Une analyse de risques avant de numériser et détruire • L’archivage électronique offre des avantages pratiques / organisationnels • L’archivage physique peut (doit) subsister, même en parallèle – Analyse coûts/bénéfices des possibilités: • Archivage parallèle complet souvent plus avantageux pour les PME • Une analyse de la numérisation/destruction de certains documents peut être plus avantageux pour les grandes entreprises
  • 20. Merci pour votre attention – des questions ou remarques ? François Coppens Avocat Place du Champ de Mars, 2 1050 Bruxelles Tel +32 (0) 2 289 64 64 Fax +32 (0) 2 503 48 58 Gsm +32 (0) 499 40 99 90 francois.coppens@dewolf-law.be www.dewolf-law.be