Technologies information2emejoursept2013

ADBS - Technologies de gestion de l'information
1
Comprendre les technologies de
gestion de l’information
16 au 18 septembre 2013
2ème
journée
Gonzague CHASTENET - OUROUK

2
Les multiples contenus en entreprise :
Variété (une chance) et prolifération (une menace)
Dossiers et Documents Page web Mail
Wiki/blogForumTchat
Collaborer et communiquerCollaborer et communiquer
2

3
Sommaire
 De quoi parlons-nous ?
 Les technologies de l’information
 L’offre du marché
 Les nouveaux usages

4
L’information se gère dans un système
d’information, quel qu’en soit le format ou la nature.
« contenu »
 Données
 Article
 Rapport
 Ouvrage
 Dossier
 Catalogue
 Plaquette
 Cartographie
 Podcast
 Vidéo
 …
 Données
 Article
 Rapport
 Ouvrage
 Dossier
 Catalogue
 Plaquette
 Cartographie
 Podcast
 Vidéo
 …
 L’enjeu : construire des systèmes d’information autour
de l’information numérique (complexe ).
 L’enjeu : construire des systèmes d’information autour
de l’information numérique (complexe ).
De quoi parlons-nous ?

5
De quoi parlons-nous ?
1. Les documents à gérer en entreprise
Cycle de vie
Structure
à gérer
simple
riche
simple complexe
Courrier
Mail
Procédure
Documentation
technique
Publication
Rapport
Facture
Formulaire
Offre
technico-commerciale
Actes d’un congrès
Photo
Dossier
administratif
 Gérer un document c’est gérer un objet riche en contenu et
s’inscrivant dans un processus d’entreprise.
 Gérer un document c’est gérer un objet riche en contenu et
s’inscrivant dans un processus d’entreprise.

6
6
Production d’information Accès à l ’information
• Processus itératifs : Communautés, Devis, projets, etc.
• Processus structurés : Qualité, doc. technique, évaluation, etc.
produire valider stocker publier rechercherdiffuserindexer
La gestion de contenu
Le cycle de vie des contenus
archiver
capturer interagir
 La nature du processus de production est structurante pour le choix des outils.
 La nature du processus de production est structurante pour le choix des outils.
agréger
ADBS - Nouveaux outils, nouveaux usagesADBS - Technologies de gestion de l'information

7 7
Les points de vigilance (1/2)
Production Publication
• Cycle de vie ouvert
• Cycle de vie défini par un processus
Archivage
Template V0.n
Vn
Statut : validé
Statut : périmé
Intégration visa/documentCirculation logique
66
77
55
11
99
22 33 88
44
10

8
Le point de vue organisationnel
 Qui sont les producteurs/auteurs ?
 beaucoup d’auteurs ayant le choix de leur format
 peu de sources imposant une structure de l’information (CMS)
 Le producteur d’information est-il motivé par la diffusion ?
 Qui sont les lecteurs ?
 le même monde que les auteurs
 un autre monde

9
Sommaire
9

10
Les technologies de l’information
 Un ensemble pour couvrir le cycle de vie
 La GED
 Le workflow
 Le CMS
 WIKI
 Portail
10

11
11
Des outils éclatés suivant les formats et le stade du cycle de vie
Gabarit Page publiée Site
Bureautique GED Portail de publication
CMS
eMail

1212
produireproduire validervalider stockerstocker publierpublier rechercherrechercherdiffuserdiffuserindexerindexer
ECM
Le cycle de vie des contenus
La couverture par les outils du marché
PortailetCMS
Moteurderecherche
…
vidéo
son
.doc
.ppt
image
GED/
basedocumentaire
workflow
Applicationmétier
Word
PWP
CMS
messagerie
Formats
interagirinteragirarchiverarchiver
Plate-formed’archivage
html
Collaboratif(wiki,blog,forum)
capturercapturer
Gestionderéférentiels
mel MessagerieMessagerie
CMS/collaboratifCMS/collaboratif
12

13
 La GED
 Le workflow
 Le CMS
 WIKI
 Portail
13

14
Fax
Fichiers bureautiques
Photos
Documentation
technique (CAD)
e-mail
Flux papier
GEDGED
Son
Video
Gestion Électronique de Documents :
créer de la cohérence par les méta-données pour gérer
des conteneurs hétérogènes.
 capture de tout format
 création suivant modèle
 gestion des méta données
 classement par dossier
 Intégration méta données
et fichiers bureautiques
 gestion de documents
composites
 gestion de versions
 nomadisme
 gestion des droits d’accès
 traçabilité
 recherche sur méta
données et contenu
 rendition (pdf, …)
 archivage
 affichage de tout format
 workflow documentaire et
intégration messagerie
 connecteurs ERP, etc.
 capture de tout format
 création suivant modèle
 gestion des méta données
 classement par dossier
 Intégration méta données
et fichiers bureautiques
 gestion de documents
composites
 gestion de versions
 nomadisme
 gestion des droits d’accès
 traçabilité
 recherche sur méta
données et contenu
 rendition (pdf, …)
 archivage
 affichage de tout format
 workflow documentaire et
intégration messagerie
 connecteurs ERP, etc.

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Les fonctionnalités
OCR/ICR/Speech to text
 Lors de la numérisation d’un document texte sur support papier, il est
possible de convertir l’image en fichier texte avec un taux de
reconnaissance élevé (mais 99 % de réussite c’est 1% d’erreur soit 20
fautes dans une page de 2000 caractères) (Optical character recognition)
 Avec l’intelligent character recognition (ICR) ou le LAD (lecture automatique
de document), des règles liées à la structure du document et de
l’apprentissage améliorent la reconnaissance :
 Position (ex : adresse)
 Champs calculés
 Sémantique (ex : code postal)
 Usages :
 Traitement des factures et liasse administrative de livraison
 Vente par correspondance
 Traitement d’enquêtes
 …
 La reconnaissance s’étend maintenant aux fichiers son (Speech to texte) et
permet d’indexer automatiquement des conférences, etc.

Indexation / classement
ManagerAcademy.com
Normes technique
Site internet institutionnel
Soumission d’article
Gestion de publicité
La CNIL
Note technique ....
Règle de validation ....
Auteur 1
Auteur 2
Armoire Projets
Supports de Formation
(classement en dossier)(indexation)
16

Glisser / déposer et héritage des méta données :
une fonction critique pour banaliser l’usage
Niveau 1
Niveau 2
Windows
Glisser/déposer
Titre du
document
DTA immeuble YY
Plan de
classement
Prévention des risques/Amiante
11
22
Saisie des métadonnées
(automatique puis manuelle)
Date de
classement
Auteur de
classement
Type de
document
Prévention des risques/Amiante12/01/2010
Jean Dupont
DPI
Millésime 2009
…
Immeuble YY
17

Du classement arborescent à la gestion documentaire
Serveur de fichiers
 Analogue au
classement papier
 Rassurant pour
l’utilisateur
 Peu efficace
 Analogue au
classement papier
 Rassurant pour
l’utilisateur
 Peu efficace
Portail documentaire
 Valorise le document
numérique
 Changement de pratique à
accompagner
 L’ergonomie pour rendre
attractif
 Valorise le document
numérique
 Changement de pratique à
accompagner
 L’ergonomie pour rendre
attractif
18

19
Navigation dans des dossiers

20
Indexation/classement
 L’indexation consiste à attribuer des descripteurs
à un document (ou un dossier), dont les valeurs
sont ou non contrôlées :
 Titre
 Auteur
 Dates (s)
 Type de document
 Produit
 Lieu
 Entité
 Activité
 Tiers
 Ces descripteurs peuvent être :
 Mono ou multivalués
 Indépendants ou liés
 Contrôlés ou libre
 La fiche est liée à la base documentaire. Elle doit
pouvoir être à géométrie variable suivant le type
de documents.
 La question : à quoi vont servir ces champs :
 À gérer le cycle de vie
 À retrouver le document
 La tendance naturelle : trop de champs.
 La tendance naturelle : trop de champs.
 Le nombre d’attributs est variable suivant
l’usage :
 GED bureautique : 3 à 5
 GED documentaire : 10 à 20
 Application de gestion : plusieurs dizaines
 Le classement dans une arborescence est
une pratique commune, bien développée par
l’usage des répertoires Windows ou des
classements papier.
 Le classement n’est pas uniquement
intellectuel ; il est aussi visuel.
 Une GED performante permet de réconcilier
ces deux approches : chaque champ
d’indexation doit pouvoir être présenté en
arborescence.
 Toutefois, il est possible que des « dossier »
hors champs d’indexation soient proposé
pour classer des documents.
 L’équilibre entre indexation et classement est le
résultat d’un débat entre une approche analytique
(l’indexation) et une approche intuitive (le
classement).
Le pragmatisme est souvent nécessaire pour
faire adhérer les utilisateurs.
 L’équilibre entre indexation et classement est le
résultat d’un débat entre une approche analytique
(l’indexation) et une approche intuitive (le
classement).
Le pragmatisme est souvent nécessaire pour
faire adhérer les utilisateurs.
 Comment garantir la
cohérence des valeurs
entre bases
documentaires ?
 Comment garantir la
cohérence des valeurs
entre bases
documentaires ?

Classement des e-mail
 Les messages électroniques sont un type de document dont le classement
présente quelques caractéristiques :
 Un message contient souvent des pièces jointes
 Il possède de fait des méta données (émetteur, récepteur, date, titre)
 Il est ré utilisé
 Il contient de plus en plus d’informations importantes en cas de contentieux (ex :
demande de modification de spécifications ou accord d’un client)
 Il est reçu par plusieurs personnes (qui le classe ?)
 C’est l’outil de travail d’utilisateurs pressés (ex : les avocats)
 Une GED doit permettre :
 Un classement par glisser/déplacer « drag & drop »
 Une aide au classement des pièces jointes
 Une reprise automatique des méta données
 Une protection contre le doublonnage
 Le classement dans le format natif
 Un enjeu majeur pour la réussite d’une GED bureautique. Un enjeu majeur pour la réussite d’une GED bureautique.
21

Intégration bureautique
 Lors du classement/indexation, les méta données sont créées dans la base
de données en dehors du document.
 Pour garantir la cohérence entre ces méta données et le contenu du
document, il est souhaitable de ré intégrer ces méta données dans le
document (ou les champs internes de gestion comme l’identifiant du fichier
ou la dernière date de modification).
 Cette intégration suppose que le document respecte un modèle :
 Feuille de style Word
 Cartouche Autocad
 …
 Une GED d’entreprise doit proposer des modèles de documents qui
favoriseront cette intégration bureautique
 Certains utilisateurs peuvent souhaiter saisir les méta données directement
dans le document.
 L’intégration bureautique est nécessaire pour garantir un reporting cohérent
avec le contenu des documents (ex : gestion des offres technico-
commerciales)
 Un enjeu majeur pour l’intégration de la bureautique dans le SI d’entreprise.
 Un enjeu majeur pour l’intégration de la bureautique dans le SI d’entreprise.
22

23
Intégration Office
Les attributs de la GED sont publiés dans le document.

Intégration messagerie
 L’intégration fluide entre la messagerie et la GED est un facteur de succès.
 Elle permet principalement d’envoyer un lien vers un document au lieu de
transférer le fichier. De ce fait, le destinataire ouvre toujours la dernière
version, même si une nouvelle version a été créée après l’envoi du mail.
 L’intégration doit être possible dans les deux sens :
 Depuis la messagerie, accéder à la base GED
 Depuis un document, fonction : envoyer à
 Un système de GED performant doit :
 « iconiser » le lien et non pas transmettre une URL, longue et rebutante.
 Personnaliser le message en fonction de la tâche et du destinataire dans le cas
d’un processus documentaire
 Par ailleurs, naviguer dans une arborescence documentaire depuis le client
de messagerie est un plus (ex : Interwoven et Exchange).
 Un enjeu majeur pour changer les comportements et éviter l’engorgement du réseau.
 Un enjeu majeur pour changer les comportements et éviter l’engorgement du réseau.
24

Gestion de versions
1 fiche documentaire
4 versions
annotées
25

 Une gestion de version fluide est un facteur de succès dans l’implantation d’une GED.
 Elle doit permettre de modifier un document et de créer, le cas échéant, une nouvelle
version de façon transactionnelle ( c’est à dire sans déposer le fichier puis le reclasser,
un défaut d’outils collaboratifs dit de GED).
 Une gestion de version doit distinguer :
 Version mineure
 Version majeure
 Chaque version doit pouvoir être commentée
 Une GED performante, qui associe toutes les versions à un même enregistrement de
méta données peut accepter des finesses comme :
 Un titre propre à une version
 Des formats de fichiers différents (ex : une version .pdf et une version .doc)
 Notification :
 Une GED performante doit pouvoir notifier par e-mail à ceux qui le souhaitent la création d’une
nouvelle version, d’une modification, ou le classement d’un nouveau document dans un dossier
 Comparaison de version sous Word :
 Possible avec Word (indépendamment de la GED)
 Il existe des technologies pour comparer plus précisément des gros fichiers (ex : Workshare)
 Gestion de versions linguistiques : une option parfois indispensable.
 La gestion de version est un changement pour une organisation qui n’y est pas
accoutumée.
 La gestion de version est un changement pour une organisation qui n’y est pas
accoutumée.
Gestion de versions
26

Nomadisme et emprunt/restitution
 Le nomadisme est une demande de certains utilisateurs qui travaillent sur
leurs documents lors de voyages. Elle pose une complexité technique en
raison de la synchronisation exigée.
 Il induit un mécanisme d’emprunt/restitution (check-in, check-out)
 Emprunt
 Un utilisateur qui emprunte un document pour le modifier verrouille le fichier.
 Le document n’est alors accessible qu’en lecture pour les utilisateurs autorisés.
 Restitution
 Remise à disposition du document modifié
 Proposition automatique de créer une nouvelle version
 Le document est libéré, les utilisateurs autorisés pourront le modifier à leur tour
 Une GED performante doit permettre d’emprunter simplement un document ou un
dossier.
 Une version PC mobile de la GED est une option, très discriminante au regard de
l’offre et rarement justifiée par les usages.
27

Annotations/watermark
 Les annotations peuvent être localisées dans le document ou non.
 L’annotation graphique avec un stylo numérique reste complexe.
 Les fonctions d’annotation passent souvent par un format de publication
(ex : pdf).
 La fonction watermark permet d’associer des données de confidentialité
ou de copyright (ex : fond de page).
 La saisie de remarques ou avis sur un document relève plus d’un
workflow documentaire simple avec reprise de cette zone dans un
reporting.
 La gestion des annotations informatiques est un grand changement de comportement.
 La gestion des annotations informatiques est un grand changement de comportement.
28

Visualisation des documents
 Format de visualisation
 Visualisation au format natif du document via un viewer propre à l’outil
de GED.
 Le format pdf est une autre possibilité pour la consultation de toute
information dans un format universel.
 Conversion en HTML «à la volée»
 Mise en surbrillance de termes
 Les mots qui ont permis de retrouver le document par une recherche
sont mis en surbrillance dans le texte
29

Sécurité
 Différents droits
 Lire (tout ou uniquement les méta données)
 Modifier
 Détruire
 Imprimer
 …
 Différentes granularités
 Sur un dossier
 Les droits sont affectés sur un «dossier projet» par exemple
 Tous les documents classés dans le «dossier projet» sont accessibles au même titre que le
dossier lui même
 Sur le document
 Des droits peuvent être affectés aux dossiers
 Les droits sur les documents peuvent être différents
Ex : un utilisateur pourra avoir accès au «dossier projet» sans avoir accès à tous les documents
qu’il contient
 Les droits peuvent être différenciés par personne, par rôle ou par groupes.
 Le cryptage d’un document est possible mais suppose des outils non triviaux.
 Un enjeu majeur pour convaincre les utilisateurs réticents.
 Un enjeu majeur pour convaincre les utilisateurs réticents.
30

ADBS - Technologies de gestion de l'informationADBS nouveaux outils 19 décembre 2007
31
Un utilisateur voit un dossier
Un autre utilisateur
ne voit pas le dossier
L ’utilisateur voit un document
Un autre utilisateur ne voit pas le document
Une gestion des droits d ’accès personnaliséeUne gestion des droits d ’accès personnalisée
L ’utilisateur
a des droits divers
sur le document
Les droits sont
attribués :
- par objet (document, dossier,
forum, etc.)
- par personne ou par groupe

Documents composites/baseline
 Document composite : regroupement de plusieurs documents ou
fichiers
 Utilisé pour la gestion de configuration de la documentation (manuel
d’aide par exemple) ou la gestion de dossier (ex : une offre technico-
commerciale).
 La gestion de liens entre fichiers n’est pas triviale (si les liens dépendent
de l’adresse informatique lors de la production, l’adresse change quand
vous classez un fichier dans une GED)
 Baseline
 Version figée d’un dossier à un instant donné (généralement lors d’un
jalon de validation), chaque document dans une version propre.
 Cette fonction issue du monde de la documentation technique ou des
PDM monte en puissance via la gestion d’instruction de dossier (ex : offre
technico-commerciale)
 Des fonctions très discriminantes au regard de l’offre du marché.
 Des fonctions très discriminantes au regard de l’offre du marché.
32

Publication/rendition
 Copie «synchronisée» ou non d’un document vers un espace de
publication (Extranet, CD, etc.) avec un changement de format
(html, pdf)
 C’est aussi l’occasion de le vérifier (mots interdits pour le
destinataire, propriétés Office inopportunes, etc.)
 Modes de publication
 Systématique (Cf. serveur de rendition pdf)
 Conditionnelle
 Avec intervention d’un «Knowledge Worker» pour enrichissement ou
neutralisation
 La publication fait généralement sortir le document numérique de la
GED voire de l’entreprise.
 Cf. GED et CMS
 Cf. GED et CMS
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Traçabilité
 Suivi de l’état d’un document
 En rédaction
 En cours de validation
 Validé
 Publié sur l’intranet...
 Historique des actions sur un document
 Modification
 Lecture
 Utilisation du document comme base de travail d’un autre document
 Impression
 Transmission par messagerie électronique...
 La communication sur cette fonction doit être maîtrisée.
 La communication sur cette fonction doit être maîtrisée.
34

Archivage/records management
 Gestion de la durée de vie des documents
 En fonction de règles définies («age» du document, nombre de version maxi, ...), les
documents entrent dans un processus d’archivage ou suppression (validation possible)
 La durée de conservation devrait être un champ de la fiche associée à un document.
 Pour aller plus loin, cf. www.guideinformatique.com /dossiers/archivage et sauvegarde
 Gestion du support des documents archivés :
 En ligne sur un serveur
 Sur un support optique
 Off line (pas directement accessible)
 La valeur probante des archives numériques dépend :
 Du processus d’archivage, notamment l’horodatage
 Du support d’archivage (ex : disque WORM)
 Un tiers archiveur est une solution en développement pour garantir la fiabilité de
l’archivage électronique. Il suppose toutefois un travail d’organisation en amont non
négligeable.
 Un tiers archiveur est une solution en développement pour garantir la fiabilité de
l’archivage électronique. Il suppose toutefois un travail d’organisation en amont non
négligeable.
35

Statistiques d’usage
 La production de statistiques d’usage permet de piloter le
déploiement d’une GED et de fournir des indicateurs d’usage.
 Pilotage du déploiement :
 Nombre de documents classés
 Nombre d’utilisateurs
 Utilisation des méta données
 Indicateurs d’usages :
 Documents utilisés/peu utilisés
 Nombre d’utilisateurs par documents
 Durée de traitement d’un document par tâche
36

Circulation de documents (Workflow)
 Circuit de validation (fonction propre à l’outil de GED)
 Les documents suivent un circuit automatisé de validation et change
d’état à chaque étape.
 Il passe d’un intervenant à l’autre par transmission d’un lien via la
messagerie
 Processus administratif requerrant un pilotage plus large que
la base documentaire (Cf. partie GED et workflow)
37

Gestion de formulaire
 Un formulaire est un objet hybride associant :
 Des données
 Des contenus
 Des documents annexés
 Il existe plusieurs solutions techniques pour gérer un formulaire et sa
circulation :
 Interface sur une base de données
 Un document
 Un objet propre
 La question : les données recueillies devront-elles alimenter une base de
données ?
38

Recherche
 Dans l’outil de production
 Par mot clé sur les attributs (champs d’indexation)
 Texte intégral (sur le contenu des documents)
 Par navigation dans le plan de classement (hiérarchie des dossiers de
classement)
 Utilisation d’agents
 l’utilisateur est périodiquement averti qu’un nouveau document correspond aux
centres d’intérêts qu’il a défini
 Autres sources
 Modes de restitution des résultats de recherche
 Catégorisation
 Résumé automatique
 ...
 Utilisation d’agents
 Cf. GED et recherche
 Cf. GED et recherche
39

API (application programming interface)
 Interface de programmation
 permet de définir la manière dont un composant informatique peut
communiquer avec un autre. C'est donc une interface de code source fournie
par un système informatique ou une bibliothèque logicielle, en vue de
répondre à des requêtes pour des services qu'un programme informatique
pourrait lui faire.
 La connaissance des API est indispensable à l'interopérabilité entre les
composants logiciels.
 Les API d’une GED sont indispensables pour l’interfacer avec :
 Un ERP (ex : SAP, Oracle application, People soft, etc.)
 Un PDM (Windchill, Matrix, etc.)
 Une application métier (Qualité, Courrier, Brevet, etc.)
 Un enjeu majeur pour utiliser une GED en plate-forme multi usage.
 Un enjeu majeur pour utiliser une GED en plate-forme multi usage.
40

41
 La GED
 Le workflow
 Le CMS
 WIKI
 Portail
41

Un outil de workflow s’apparente à un « automate »
pour processus de gestion
 Un outil de workflow permet de programmer et exécuter
automatiquement des enchaînements d ’opérations selon des règles
prédéfinies
---- Le workflow détecte et alerte
(messages, …) en cas de retard, de
refus, ...
--- Le conseiller commercial peut
consulter l’état d’avancement du
dossier
--- Le workflow fournit des statistiques
(volumes, respect des délais, … en
global, par personne, ..)
Client
demand
e un prêt
Conseiller
commerci
al saisit
demande
et infos
clients
selon
montan
t
<-------- dossier électronique transmis automatiquement
--------->
Accord
direction
régionale
Accord
direction
nationale
Back-office régional
obtention
accord et
contrat
assurance
42

1. gestion des factures avec SAP + iXOS
Juke box
CD-Rom
Serveur
d'archivage
(iXOS)
Serveur
de transactions
(SAP R/3)
consulter
sa boîte SAP
afficher
facture iXOS
valider
facture SAP
1. Saisie facture 2. Validation commande 3. Validation imputation
scanner
facture iXOS
lier facture
à transaction
iXOS +
SAP
lancer
workflow SAP
liaison site distant
43

44
FonctionsFonctions
- circulation
- intégration e-mail
- avertissement
des acteurs
- affichage des annexes
(bureautiques ou PDF)
ObjectifsObjectifs
- accélérer la circulation
- aviser les acteurs des
demandes en cours
- 100 utilisateurs
ImpactsImpacts
- passage du séquentiel
au parallèle
- visa électronique
- adhésion de décideurs
à l'outil informatique
- pédagogie de la gestion
dématérialisée
des processus
2. automatisation de demandes budgétaires
Avant Après
DG
44

3. validation de dossiers d'investissement
- 200 utilisateurs
- qq 100 dossiers/an
- zéro délai
- sites distants
- 200 utilisateurs
- qq 100 dossiers/an
- zéro délai
- sites distants
- rigueur administrative
- projet fédérateur
- visibilité sur les travaux
en cours
- rigueur administrative
- projet fédérateur
- visibilité sur les travaux
en cours 45

46
 La GED
 Le workflow
 Le CMS
 WIKI
 Portail
46

47
Content Management System : créer de la cohérence par le
format html pour accéder à des informations hétérogènes
 Création de pages html
 Création de sites
intranet/internet
 Intégration multimédia
 Diffusion multi canal
 Navigation
 Indexation des pages
 Personnalisation des
interfaces
 Annuaire
 Statistiques d’utilisation
 Gestion multilinguisme
 Gestion de versions de
contenu
 Création de pages html
 Création de sites
intranet/internet
 Intégration multimédia
 Diffusion multi canal
 Navigation
 Indexation des pages
 Personnalisation des
interfaces
 Annuaire
 Statistiques d’utilisation
 Gestion multilinguisme
 Gestion de versions de
contenu
 Que l’outil CMS s’appuie ou non sur une base de données
change radicalement ses possibilités.
 Que l’outil CMS s’appuie ou non sur une base de données
change radicalement ses possibilités.
L’offre technique

48
Peut-on produire directement dans le format
de publication ?
 C’est le cas des contenus courts
qui alimentent directement les
sites (ex : blog) ou de contenus à
structure maîtrisée (ex :
catalogue).
 C’est en particulier le cas des wiki
qui proposent des fonctions de
suivi et de révision.
 C’est le cas des contenus courts
qui alimentent directement les
sites (ex : blog) ou de contenus à
structure maîtrisée (ex :
catalogue).
 C’est en particulier le cas des wiki
qui proposent des fonctions de
suivi et de révision.
OUIOUI
 La production de texte long
(rapports, contrat, etc.) reste le
monopole du traitement de texte.
 PowerPoint reste un outil
incontournable pour produire des
pages de présentation.
 Les apports de la publication web
ne va concerner qu’une partie de
ces documents (titre, méta
données,statut, résumé, etc.)
 La production de texte long
(rapports, contrat, etc.) reste le
monopole du traitement de texte.
 PowerPoint reste un outil
incontournable pour produire des
pages de présentation.
 Les apports de la publication web
ne va concerner qu’une partie de
ces documents (titre, méta
données,statut, résumé, etc.)
NONNON
 Le vrai enjeu est celui de la structure du document pour gérer des contenus partiels
d’un document. Comment produire structuré sans éditeur XML ?
 Le vrai enjeu est celui de la structure du document pour gérer des contenus partiels
d’un document. Comment produire structuré sans éditeur XML ?

49
Positionnement des outils
 En amont, chaque outil de
production génère un format
propre.
 Certains outils gèrent un format de
A à Z :
 messagerie
 CMS
 Certains outils gèrent tous les
formats pour une fonction :
 GED : production et classement
 Moteur de recherche : recherche
transverse
 Portail : publication et navigation
 Workflow : processus d’élaboration
en groupe
 Le CMS et le portail sont
généralement associés dans un
même outil mais la fonction portail
d’un CMS peut être limitée.
 Même Microsoft qui couvre
l’ensemble des besoins
fonctionnels avec son offre l’a
segmentée par outil spécialisé :
 Office (production, un outil par type
de document)
 SharePoint (modules GED, CMS et
collaboratif)
 Exchange
 SQL server

50
Le cycle de vie de l’information complexe
(le point de vue de l’utilisateur)
 Modèle d’organisation : le
rayonnage et le Rubik’s cube
 Navigation analytique et affichage
de listes
 La vision du fonds documentaire
en tournant autour
 Modèle d’organisation : le réseau
et la vitrine
 Navigation intuitive entre pages
 La vision du sens en naviguant à
l’intérieur du fonds
GEDGED CMSCMS

51
De la juxtaposition à l’intégration : exemple GED et CMS (1/2)
Exemple : un site de publication d’informations de santé
Illustration
Contenu éditorial
Documents publiés
Dossiers
thématiques

52
De la juxtaposition à l’intégration : exemple GED et CMS (2/2)
Un même document, géré en base de données, apparait dans quatre pages
différentes et qui lui donnent chacune un sens.
52

CMS + GED + portail
Contenu éditorial
(CMS)
Contenus documentaires
extraits (titre, méta données,
paragraphe, etc.) :
- les plus récents
- les plus pertinents
- …
(GED)
+ structuration
 Un enjeu : l’intégration entre la GED et le CMS.
 Une contrainte : le respect des droits d’accès
 Un enjeu : l’intégration entre la GED et le CMS.
 Une contrainte : le respect des droits d’accès
Documents en pièces jointes
53

Portail : juxtaposition ou intégration
54
• Type 1 : juxtaposition
• Les fonctions sont proposées
via des widget du portail
• Chaque fonction a son propre
système d’indexation ou de
rubriquage
• Le moteur de recherche peut
créer des vues transverses à
la volée
• Solution type : SharePoint
• Type 2 : intégration
• Le portail KM propose des
vues ou dossiers
personnalisées qui
regroupent des contenus
issus d’outils différents mais
qui concernent une
thématique commune via une
sur indexation (tag ou plan de
classement)
• Solution type : Knowledge
plaza, Kentika

55
SPS 2010 : interface Utilisateur
Documents et métadonnées
Contenus éditoriaux
Contenus multimédia
Navigation
multisources
 SPS 2010 illustre la nouvelle génération d’outils de gestion de contenu. SPS 2010 illustre la nouvelle génération d’outils de gestion de contenu.
55

56
Utiliser l’ECM d’entreprise ou rechercher un outil
spécifique aux professionnels de l’information ?
 Les DSI s’orientent de plus en plus vers des plate-formes multi usage pour
mutualiser les investissements mais aussi pour maîtriser la gestion de
l’information au sein de leur système d’information.
 Une plate-forme ECM propose :
 une large couverture fonctionnelle,
 une interopérabilité entre les modules,
 des garanties de maintenance et d’exploitation par la DSI.
 L’intégration des outils métiers (bibliothéconomie, etc.) n’est pas un
problème a priori.
 L’expérience montre qu’en matière d’ECM, il vaut mieux prendre « une taille
au dessus ».
 La nécessité de collaborer avec d’autres entités autour d’une plate-forme
commune de gestion de l’information devrait être une opportunité de
valoriser les compétences et les travaux des centres de documentation.
 Un enjeu pour les professionnels de l’information :
sensibiliser les DSI et les Dir Com à la gestion de l’information.
 Un enjeu pour les professionnels de l’information :
sensibiliser les DSI et les Dir Com à la gestion de l’information.

57
 La GED
 Le workflow
 Le CMS
 WIKI
 Portail
57

58
Wiki : vers une nouvelle forme de production
en groupe de connaissance
 Un wiki est un système de gestion
de contenu de site Web qui rend les
pages Web librement et également
modifiables par tous les visiteurs
autorisés.
 On utilise les wikis pour faciliter
l'écriture collaborative de
documents avec un minimum de
contraintes : exemple : définition
d’un lexique, dictionnaire (Cf.
wiktionary).
 Un wiki archive continuellement
chaque modification qu'on y
apporte, avec sa date et son auteur,
et conserve généralement toutes
ces informations dans une base de
données.

59
Wiki : modifier wiki
 En mode modification,
vous disposez d’un
éditeur de texte
comparable à un
traitement de texte.
 Vous pouvez saisir
vos modifications,
insérer une image, un
lien, etc.
 Vous pouvez aussi
saisir un commentaire
(zone Résumé) qui
apparaîtra avec votre
nom.
 Quand vous
sauvegarder, vos
modifications sont
publiées et visibles par
tous.
Attention aux conflits de mise à jour si plusieurs personnes
modifient la même page simultanément.

60
wiki
 En mode
historique, vous
lister l’ensemble
des versions
avec leurs
auteurs.
 Vous pouvez
choisir deux
versions et les
comparer.
Wiki : historique

61
wikiWiki : comparaison
 En mode
comparaison, vous
affichez les
différences entre
deux versions (en
couleur).
 Vous affichez
l’auteur et
éventuellement son
commentaire (zone
Résumé)
 Vous pouvez
naviguer vers les
différences
précédentes.

62
Quelle gouvernance d’un wiki ?
 Plusieurs outils existent sur la marché.
 Un wiki se structure comme un site web (pour éviter les
conflits de mise à jour notamment !)
 Il est souhaitable qu’un modérateur observe les
évolutions successives et la convergence et arrête la
discussion au moment opportun.
 Il est possible de bloquer :
 un contenu lorsque la phase de conception est déclarée
terminée.
 limiter le nombre d’auteurs
 faire valider par une autorité avant publication d’une nouvelle
version

63
6363
Cinq outils pour échanger en groupe rapidement
 Portail de publication
 Une ligne éditoriale
 Nombre d’auteurs limités
 Un modérateur
 Pas de commentaires souhaité
 Blog
 Un auteur responsable de la ligne
éditoriale
 Des commentateurs souhaité sans limite
 Wiki
 Plusieurs auteurs qui convergent par
itération
 Un modérateur possible
 Commentaires possibles des auteurs
 Forum
 Ligne éditoriale par le titre du forum
 Plusieurs auteurs qui se commentent en
chaîne
 Un modérateur possible
 RSE
 Regroupement de toutes les fonctions
autour d’un portail animé par une
personne
Contenu
Commentaires

De la publication à la collaboration :
une large palette d’outils pour partager l’information.
De la publication à la collaboration :
une large palette d’outils pour partager l’information.
Base
documentaire
Intranet
Question/
réponse
Blog
Wiki
Forum
ProcessusProcessus ConfianceConfiance
 Processus et confiance, deux conditions pour instaurer un partage durable. Processus et confiance, deux conditions pour instaurer un partage durable.
CAPITALISATIONCAPITALISATION BRASSAGEBRASSAGE
64

65
 La GED
 Le workflow
 Le CMS
 WIKI
 Portail
65

66
Comment ça marche ?
Les mécanismes fondamentaux d’un portail
PORTAIL
PORTAIL
INTERFACES
UN CONTENU
ELEMENTAIRE
UN CONTENU
AGREGE A PARTIR
DE PLUSIEURS
SOURCES
Informations
& applications
Informations
& applications
SOURCES
A
B
C
D
CONTENU
Réf. A
PROFILS
REGLES
Réf. C,D,
E
PERSONNALISATION
Contenu
personnalisé
Contenu
personnalisé
PRESENTATION
Produire et
gérer et
distribuer le
contenu
Produire et
gérer et
distribuer le
contenu
11
Stocker les
références au
contenu
22
Restituer le contenuRestituer le contenu
33
Présenter le contenuPrésenter le contenu
44

67
Réseau d’experts

Réseaux sociaux
Les acteurs sont autant des ressources que les bases.
• Les possibilités nouvelles des réseaux
sociaux permettent de « gérer » des
personnes comme des ressources.
• Un membre d’un réseau social va se
décrire et ouvrir la possibilité d’être
connu comme un expert ou un
« sachant »
• Les échanges entre les membres du
réseaux sont autant de contributions
pour enrichir la connaissance d’un
sujet
• Un des membres devrait agir comme
Knowledge manager du réseau pour
synthétiser, modéliser, qualifier les
contenus partagés.
68

Réseaux sociaux
Les acteurs sont autant des ressources que les bases.
69

70
Intranet de projet, la boîte à outils :
gestion des documents, suivi des projets, forums de discussion, base de liens
html, sondages en ligne, ...
Events :Events :
- Séminaires
- Forum
- Congrès...
Events :Events :
- Séminaires
- Forum
- Congrès...
Last News :Last News :
derniers ajouts importants sur
le site, dernières nouvelles de
la communauté, ...
Last News :Last News :
derniers ajouts importants sur
le site, dernières nouvelles de
la communauté, ...
Contacts :Contacts :
annuaire de la
communauté
LinksLinks : liens
pertinents sur
les IAS
To DoTo Do : module
de gestion des
tâches, date
d'échéance,
responsable, %
d'avancement…
AutresAutres
répertoires derépertoires de
documents :documents :
- Partenaires
- Docs projet
- Présentations
- Docs éditeurs
First Survey :First Survey :
sondages en
lignes
Contacts :Contacts :
annuaire de la
communauté
LinksLinks : liens
pertinents sur
les IAS
To DoTo Do : module
de gestion des
tâches, date
d'échéance,
responsable, %
d'avancement…
AutresAutres
répertoires derépertoires de
documents :documents :
- Partenaires
- Docs projet
- Présentations
- Docs éditeurs
First Survey :First Survey :
sondages en
lignes
ForumForum : lieu d'échange, de
discussion, entre les experts.
On peut y poser ses questions,
débattre d'une opinion, etc… en
mode asynchrone
ForumForum : lieu d'échange, de
discussion, entre les experts.
On peut y poser ses questions,
débattre d'une opinion, etc… en
mode asynchrone
Articles & Research papersArticles & Research papers :
- ensemble des documents
présents dans le répertoire du
même nom
- les derniers documents
entrés sont présentés en tête
de liste, le visiteur peut ainsi
suivre les derniers ajouts
Articles & Research papersArticles & Research papers :
- ensemble des documents
présents dans le répertoire du
même nom
- les derniers documents
entrés sont présentés en tête
de liste, le visiteur peut ainsi
suivre les derniers ajouts
Business Opportunities :Business Opportunities :
permet de suivre l'état
d'avancement de démarches
commerciales, ou de projets...
Business Opportunities :Business Opportunities :
permet de suivre l'état
d'avancement de démarches
commerciales, ou de projets...
Moteur deMoteur de
recherche :recherche :
recherche Full
Text dans
l'ensemble des
documents
Moteur deMoteur de
recherche :recherche :
recherche Full
Text dans
l'ensemble des
documents

71
ABC xxx

72
Sommaire
72

73
Panorama du marché français
Les éditeurs de logiciel
 Documentum
 Opentext
 FileNet/IBM
 IBM (Content
manager)
 Interwoven
 Oracle (Stellent)
 Ever
 Archimed (Noesys)
 Lotus Notes
 Sharepoint
 Dip systèmes
 Ennov
 Webfolio
 Axemble (Vdoc)
 Docubase
 Knowing
 …
 Alfresco
 Zope
 Nuxeo
 CMS
 eZpublish
 Drupal
 Typo3
 SPIP
GED
entreprise
GED
entreprise
GED
départemental
GED
départemental
LibreLibre
 Une plate forme GED unique pour toute l’entreprise ?
Deux domaines peu compatibles : une GED de production et une GED en libre service.
Il existe aussi des éditeurs de documentation structurées ou des éditeurs spécialisés par type de
documents (photothèque, brevets, Qualité, etc.).
 Une plate forme GED unique pour toute l’entreprise ?
Deux domaines peu compatibles : une GED de production et une GED en libre service.
Il existe aussi des éditeurs de documentation structurées ou des éditeurs spécialisés par type de
documents (photothèque, brevets, Qualité, etc.).
CMSCMS
 Sharepoint
 Vignette
 Jalios
 Jahia
 Noheto
 Kosmos

74
Le cas SharePoint 2010
La plate-forme ECM idéale ?
Fonctions GED
avancées
Gestion riche des métadonnées Oui
Gestion de version en
transactionnel
Oui
Gestion fine des droits d’accès Oui
Classement en glisser/déposer
et héritage des métadonnées
Oui
Classement des mails Add on
Document composite Oui
Worflow documentaire Oui
Gestion du cycle de vie Develop.
Abonnements Oui
Multiclassement Oui
• Avec SharePoint 2010, Microsoft franchit
un cap majeur qui le rend compétitif
avec les offres ECM leader :
 La GED devient comparable avec les
meilleures GED du marché.
 L’intégration avec Office 2007 voire
2010 fournit une très grande fluidité
dans la production bureautique et la
gestion du cycle de vie.
 Avec le même outil, des projets GED
et des projets CMS peuvent être
couverts.
• Le marché a très vite réagi et les
principaux éditeurs se positionnent
maintenant en partenaire Microsoft avec
des connecteurs SharePoint.
• L’année 2011 sera critique pour vérifier
si les annonces de Microsoft en terme de
performance sont atteintes.
74

D’autres outils non ECM
 Gestion de
documentation et
bibliothèque
 Alexandrie
 Cadic
 Cincom
 Jlb
 GED
 Dip systemes
 Docuware
 Docubase
 Nextdocs
 …
 Dématérialisation
 Azur technology
 …
 Collaboratif projet
 One2team
 Silverpeas
 …
 Gestion de
documentation et
bibliothèque
 Alexandrie
 Cadic
 Cincom
 Jlb
 GED
 Dip systemes
 Docuware
 Docubase
 Nextdocs
 …
 Dématérialisation
 Azur technology
 …
 Collaboratif projet
 One2team
 Silverpeas
 …
 Le marché est riche en outils
couvrant partiellement le
domaine ECM :
 Outil CMS enrichi
 Gestion documentaire
 Gestion de projet
 Gestion de contenu d’un métier
 Collaboratif innovant
 Dans une démarche ECM,
l’usage de ces outils devrait
être justifié par :
 Fonctions métiers rapides à mettre en oeuvre
 Ergonomie soignée
 Outil d’apprentissage
 Coûts
 CMS
 Drupal
 eZ publish
 Jahia
 Jalios
 Joomla!
 Nuxeo
 Spip
 Typo3
 Wordpress
 Zope
 …
 Collaboratif /RSE
 blueKiwi
 Xwiki
 …
 Portail aggrégateur
 Kentika
 Knowledge plaza
 …
 CMS
 Drupal
 eZ publish
 Jahia
 Jalios
 Joomla!
 Nuxeo
 Spip
 Typo3
 Wordpress
 Zope
 …
 Collaboratif /RSE
 blueKiwi
 Xwiki
 …
 Portail aggrégateur
 Kentika
 Knowledge plaza
 …
75

76
Comment compléter avec des outils spécialisés ?
Progiciel
dédié
ECM + dev.
specifique
Gestion de bibliothèque
Gestion de centre de
documentation
Gestion du courrier
Gestion de photothèque
Gestion de brevets
Gestion de contrats
…
76

Quels outils pour quels usages ?
Comment traiter une information documentaire face à la prolifération des outils
informatiques proposés.
Serveur
de fichiers
Base
documentaire
Intranet
Wiki Messagerie
Workflow
Application métier
Formulaire
ClassementClassement
courantcourant
PublicationPublication
Gestion desGestion des
connaissancesconnaissances ArchivageArchivage
ProcessusProcessus
métiermétier
ProcessusProcessus
administratifadministratif
 Promouvoir des bonnes pratiques. Promouvoir des bonnes pratiques.
77

78
Sommaire
78

79
Les nouveaux usages
 Les multiples usages de la gestion de
contenu
 Les nouveaux rôles
 Quelques éléments de gestion de projet
79

80
Les nouveaux usages
 Entrepôt d’information : convergence de gestion des travaux internes, de
base de données avec indicateurs et de la documentation (par exemple
dans des dossiers thématiques)
 Knowledge management :
 Capitalisation des savoir-faire
 Navigation dans des bases de connaissance Métier
 Gestion de la documentation des projets (industrie, informatique, etc.)
 Gestion et animation de communautés de pratiques (bibliographie, gestion
des travaux, etc.)
 Interactivité avec les centres de documentation (esprit web 2.0)
 Gestion de portails d’entreprise en « co-propriété »
 Publication multicanal / multi support (papier, web, petit et grand écrans)
 Records management
 Veille
 La gestion documentaire comme la gestion de portail devient
une composante du système d’information de l’entreprise.
 La gestion documentaire comme la gestion de portail devient
une composante du système d’information de l’entreprise.
80

81
Processus Questions /réponses
Un visiteur/internaute
pose une question.
Un visiteur/internaute
pose une question.
La question est
qualifiée puis
attribuée à un
rédacteur.
La question est
qualifiée puis
attribuée à un
rédacteur.
Un rédacteur peut :
- reprendre une réponse
existante (interne ou externe),
- indiquer des sources,
- renvoyer vers un centre
spécialisé
- rédiger une réponse.
Un rédacteur peut :
- reprendre une réponse
existante (interne ou externe),
- indiquer des sources,
- renvoyer vers un centre
spécialisé
- rédiger une réponse.
Un comité de rédaction :
-valide la réponse
(éventuellement),
- décide la publication du
couple Question/réponse,
- indexe et classe la réponse.
Un comité de rédaction :
-valide la réponse
(éventuellement),
- décide la publication du
couple Question/réponse,
- indexe et classe la réponse.

82
Un exemple : The Library of Congress
 Avant d’accéder à ce
service, l’internaute :
 choisit un domaine,
 est invité à lire les
conditions,
 est orienté vers la base
des questions archivées,
 est informé sur les limites
du service.

83
Un exemple : BiblioSes@me de la BPI

84
Un service de questions/réponses
 Un service de questions/réponses prolonge un service de recherche
en ligne via un moteur de recherche.
 Les moteurs de recherche ne savent pas interpréter les questions (ils
comparent uniquement les mots d’une question avec les index).
 Il est pertinent de proposer ce service à proximité de l’accès au moteur
de recherche pour inciter l’internaute à rechercher par lui-même des
réponses.
 Une liste de questions fréquentes (Frequent Asked Questions) est une
manière de traiter les questions répétitives ou liées à l’actualité.
 Il vise généralement à traiter les questions complexes qui n’ont pas
trouvé de réponses via le moteur de recherche.
 Il est important de préciser l’engagement de service (domaine des
questions, délai de réponse, niveau d’engagement de la réponse Cf.
Yahoo).

Téléphone, fax, courrier, Internet
@
CLIENT
- connaissance
- qualification contenu
QUALIFICATION
DE LA
PRESTATION
SERVEUR D’INFORMATION
- gamme commerciale, - info techniques
- info ventes / concurrence, - info financières (société et produits)
et services, - info générale, -info réseau...
Système de
connaissances
Système de
connaissances
Système de
connaissances
Prestataires extérieurs Autres Prestataires Contructeur Gestion de la réclamation
N i v e a u 2 - Expert
N i v e a u 1- cœur de métier
Système de connaissances
Base des scripts
(en plusieurs langues)
Base
SGML
Bases d’informations clients,
voitures, services,
Base
SGBD
Base
SGBD
Base Relationnelle Client
SGBD
GED
Système de Gestion
Electronique des Documents
Clients
??
??
Connaissances
explicites
et officielles
Connaissances
Tacites
et création de
nouvelles connaissances
CRM : organisation d’un centre d’appels
Flux push
85

86
Aujourd’huiAujourd’hui DemainDemain
« mapetiteusine.com »« mapetiteusine.com »
• Des référentiel fonctionnels internes ou externes :
• Produit
• Qualité
• Documentation
• Juridique
• Pays
• Personnes
• …
• Des référentiels Opérations :
• Dossier Personnes
• Dossier Chantiers
• Dossier Missions
• …
• Des portails pour guider et trouver
• Des référentiel fonctionnels internes ou externes :
• Produit
• Qualité
• Documentation
• Juridique
• Pays
• Personnes
• …
• Des référentiels Opérations :
• Dossier Personnes
• Dossier Chantiers
• Dossier Missions
• …
• Des portails pour guider et trouver
Référentiels
fonctionnels ProductionProduction
Référentiels
Opérations
Les référentiels : vers une gestion collective
des documents et des dossiers.

87
Les nouveaux usages
contenu
87

88
Les nouveaux acteurs d’un programme ECM
et nouveaux rôles
Les nouveaux acteurs d’un programme ECM
et nouveaux rôles
Nouveaux acteurs
 Sponsor ECM
 Gestionnaire d’un programme ECM
 Document controler
 Information manager
 Community manager
 Knowledge manager
 Responsable du domaine collaboratif (DSI)
Nouveaux rôles
 AMOA dans les métiers
 Documentaliste
 Veilleur
 Archiviste
88

89
Les nouveaux rôles
Gestionnaire d’un programme ECM
Les nouveaux rôles
Gestionnaire d’un programme ECM
L’interlocuteur des acteurs de l’ECM :
 Sponsor ECM
 Métiers
 DSI
Pilote du programme ECM :
 Gardien de la cohérence de la vision
 Gardien de la charte
 Moyens
 Calendrier
 Support méthodologique aux projets
 Pédagogie des outils (possibilités et limites)
Maître d’ouvrage ou délégué des outils transverses :
 Référentiel
 Charte
 L’équipe Programme ECM n’est pas nécessairement pérenne.
 L’équipe Programme ECM n’est pas nécessairement pérenne.
89

90
Les nouveaux rôles
Document controler
Les nouveaux rôles
Document controler
Domaine fonctionnel :
 Garantit d’exhaustivité
 Garantit de format
 Qualité de l’indexation
 Suivi des documents (indice, archivage, suppression)
 Recherche pour les métiers
Une évolution pour les documentalistes ou les archivistes
90

91
Les nouveaux rôles
Information manager
Les nouveaux rôles
Information manager
 Convergence Veille et documentation
 S’intéresser aux nouvelles sources (forum, etc.)
 Impliqué dans l’animation du portail métier (au delà de l’information
technique)
 Implication dans les démarches Knowledge management
 Fournir de l’information pour la création de valeur
Une évolution pour les documentalistes
91

92
Les nouveaux rôles
Community manager
Les nouveaux rôles
Community manager
 Animation d’une communauté (technique, métier, projet)
 Organise les contenus produits ou gérés
 Favorise les versements
 Formation à l’usage des outils et des règles de gestion
 Contribue aux versements vers les référentiels d’entreprise (knowledge
management, archivage, etc.)
Un poste d’intégration pour un jeune
collaborateur « débrouillard »
Une évolution pour les documentalistes
92

93
Les nouveaux rôles
Knowledge manager
Les nouveaux rôles
Knowledge manager
 Missions :
 favorise le partage des connaissances dans leur unité
 garantit l’homogénéité et la complétude des ressources d’information
 dresse le bilan des usages de partage des connaissances
 travaille en collaboration avec les documentalistes, la veille, le marketing, le
développement commercial ,etc.
 Profil :
 un professionnel de la communauté avec des compétences en gestion de
l’information ou assisté par un professionnel de l’information (le tandem idéal)
 de l’expérience professionnelle
 temps partiel envisageable (avec budget d’heures)
 nommé par le management ou élu (certaines entreprises élisent leurs Knowledge
manager !)
93

94
Les nouveaux rôles
Responsable du domaine collaboratif (DSI)
Les nouveaux rôles
Responsable du domaine collaboratif (DSI)
Missions
 Définit, construit et maintient la plate-forme ECM qui fonde le programme de gestion
globale des contenus d’entreprise
 Fédère et coordonne les compétences techniques d’infrastructure connexes (annuaires,
sécurité, portail, messagerie, etc.)
 Gère le calendrier des projets ECM au sein du calendrier de la DSI
 Gère la relation avec les éditeurs de la plate-forme ECM
Positionnement
 L’interlocuteur des acteurs de l’ECM au sein de la DSI
 Interlocuteur technique privilégié des chefs de projet métier pour la gestion des projets
locaux
 Souvent, responsable du programme ECM par interim
 Acteur du rapprochement entre la GED et le monde CMS/collaboratif
 Profil :
 Un technicien polyvalent ou
 Un fédérateur d’experts techniques, orienté usage
94

95
Les nouveaux usages
contenu
95

Quels outils pour quels usages
 Exemple : vous rentrez d’un congrès, que faire
des différents documents gérés lors de cet
événement :
 Documentation collectée (papier, CD)
 Site du congrès
 Facture
 Notes de frais
 Note de synthèse
 Choses vues et entendues
 Contacts
96

97
Une charte pour cadrer la co propriété
 L’application des règles et
des recommandations de
ces chartes garantit :
 la cohérence
 la qualité
 … de l’ensemble des
bases du point de vue :
 du fond
 de la forme.
Charte éditoriale
Organisation et traitement
de l’information
Charte éditoriale
Organisation et traitement
de l’information
Charte graphique
Identité visuelle et codes
graphiques
Charte graphique
Identité visuelle et codes
graphiques
Charte ergonomique
Navigation intra-site et
organisation des pages
Charte ergonomique
Navigation intra-site et
organisation des pages
Charte sémantique
Langage commun
Charte sémantique
Langage commun
Charte technique
Outils et règles d’usage
Charte technique
Outils et règles d’usage
97

98
Une approche marketing
Un portail métier est toujours un outil de management
PositionnementPositionnementPositionnementPositionnement
PromotionPromotionPromotionPromotion
ProductionProductionProductionProduction
PersonnalitéPersonnalitéPersonnalitéPersonnalité
PerformancePerformancePerformancePerformance
98

Une plate-forme commune ?
Production &
Classement
Production &
Classement
Capture, indexation, diffusionCapture, indexation, diffusion
Extraction &
Recherche
Extraction &
Recherche
Métiers
Veille, Documentalistes,
Knowledge manager, etc.
 Une plate-forme commune aux
métiers et aux professionnels de
l’information
 Une plate-forme gérée en co-
propriété
 Une plate-forme commune Siège-
filiales
 La plate-forme d’entreprise ne peut
concerner que des outils stabilisés et
concernant des usages à maturité.
99

Quelles compétences ?
 Gestion du programme ECM
 Connaissance des outils
 Modélisation processus et contenus
 Référentiel de métadonnées d’entreprise
 Collaboration en équipe projet avec les métiers, la Communication, la
DSI
 …
 Gestion des contenus
 Cartographie et qualification des bases
 Indexation adaptée
 Publication dans des environnements métier
 Animation de communautés métier
 Qualification des documents
 Revue des fonds documentaires (ex : documentation projet)
 Rédaction de résumé
 …
100

La gestion d’un projet ECM
Démarche
 Développer un usage autant que répondre à un besoin
 Connaître les possibilités de l’outil (Cf. POC)
 Impliquer les utilisateurs (même contre leur gré)
 Favoriser des contraintes de délai (time boxing)
Conception
 Concevoir parallèlement l’outil et le processus documentaire
 Dépasser la question de l’ergonomie sans la nier
 Ne pas sous estimer la question des droits d’accès
 Ne pas exagérer la question des métadonnées
101

Démarche
Le POC (Proof of concept)
Objectifs
 Vérifier la faisabilité technique de quelques fonctions critiques
 Vérifier l’intégration dans l’architecture technique cible
 Faire adhérer les futurs utilisateurs
 Provoquer des réflexions sur l’organisation cible
Modalités
 Rédiger un cahier des charges du POC et une grille d’analyse des points
de vérification (« à quelles conditions ce POC sera-t-il réussi ? »
 Formaliser des cas d’usage à tester (mise en situation des utilisateurs)
 Attention aux POC gratuits
102

Par quels projets commencer
Quels usages privilégier ?
 Dématérialisation et traçabilité
des des processus
 Constitution d’un patrimoine
intellectuel
 Formalisation des savoir faire
métier
 Ré utilisation des contenus
 Collaboration transverse
 Partage d’information
 Ingénierie documentaire
 …
 Dématérialisation et traçabilité
des des processus
 Constitution d’un patrimoine
intellectuel
 Formalisation des savoir faire
métier
 Ré utilisation des contenus
 Collaboration transverse
 Partage d’information
 Ingénierie documentaire
 …
 Valorisation des produits auprès des
clients
 Aide au choix (produits, prestataire, etc.)
 Interaction avec le client
 Efficacité d’une gestion de projet
 Évaluation des risques industriels
 Transmission de dossiers vers client ou
partenaire, voire d’un savoir-faire
 Assistance à l’élaboration de devis
 Résolution transverse de problèmes
 eDiscovery (prévention des risques
juridiques)
 Knowledge management
 …
 Valorisation des produits auprès des
clients
 Aide au choix (produits, prestataire, etc.)
 Interaction avec le client
 Efficacité d’une gestion de projet
 Évaluation des risques industriels
 Transmission de dossiers vers client ou
partenaire, voire d’un savoir-faire
 Assistance à l’élaboration de devis
 Résolution transverse de problèmes
 eDiscovery (prévention des risques
juridiques)
 Knowledge management
 …
Usages générauxUsages généraux Usages métierUsages métier
 Un usage général peut faire mûrir des usages métier. Un usage général peut faire mûrir des usages métier.
103

Technologies information2emejoursept2013

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