Slide 1 etimologi arsip & penggolongan
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Slide 1 etimologi arsip & penggolongan

on

  • 119 views

Filing system

Filing system

Statistics

Views

Total Views
119
Views on SlideShare
117
Embed Views
2

Actions

Likes
0
Downloads
0
Comments
0

1 Embed 2

http://www.slideee.com 2

Accessibility

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Slide 1 etimologi arsip & penggolongan Slide 1 etimologi arsip & penggolongan Presentation Transcript

  • I Can’t Find What I NeedI Can’t Find What I Need
  • ETIMOLOGI KATA “ARSIP”ETIMOLOGI KATA “ARSIP” • KATAARSIPKATAARSIP :: • ““archief”archief” (Bhs. Belanda = tempat penyimpanan(Bhs. Belanda = tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip (bahan tertulis,secara teratur bahan-bahan arsip (bahan tertulis, piagam2, suratt2, keputusan, akte, dsb.piagam2, suratt2, keputusan, akte, dsb. • ““arche”arche” (Bhs. Yunani) = permulaan(Bhs. Yunani) = permulaan  “ta archia”“ta archia” (catatan)(catatan)  “archeon”“archeon” (gedung penyimpanan)(gedung penyimpanan) KATA FILE : “file” (Bhs. Inggris) berasal dari Bhs. Latin “filum” = tali atau benang
  • KATA RECORDKATA RECORD :: • ““recordia”recordia” (Bhs. Latin), Bhs. Perancis :(Bhs. Latin), Bhs. Perancis : recorderrecorder mengingat kembalimengingat kembali (call to mind)(call to mind) • RecordiaRecordia dari katadari kata ReRe dandan Cor/CordCor/Cord • ReRe = kembali atau lagi= kembali atau lagi • CorCor = hati atau ingatan= hati atau ingatan • RecordsRecords berarti setiap catatan, setiap bahan yangberarti setiap catatan, setiap bahan yang tertulis (sebagai bahan bukti), register, daftar,tertulis (sebagai bahan bukti), register, daftar, monumen, fakta-fakta atau data, plat ataumonumen, fakta-fakta atau data, plat atau piringan hitam, pita rekaman, dsb.piringan hitam, pita rekaman, dsb.
  • Menurut UU No. 43 tahun 2009 tentangMenurut UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1, bahwa :Kearsipan Pasal 1, bahwa : Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalamArsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai denganberbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasiperkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasya-perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasya- rakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaanrakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
  • PENGERTIAN UMUMPENGERTIAN UMUM ARSIPARSIP adalahadalah kumpulan warkat yangyang disimpan secaradisimpan secara sistematissistematis karenakarena mempunyaimempunyai nilai kegunaan (value)nilai kegunaan (value),, sehingga apabila diperlukansehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan cepatdapat ditemukan dengan cepat
  • TIPOLOGI ARSIPTIPOLOGI ARSIP • Arsip berbasis kertas (paper records)Arsip berbasis kertas (paper records) yaitu arsip-arsipyaitu arsip-arsip berupa teks yang ditulis di atas kertas.berupa teks yang ditulis di atas kertas. • Arsip pandang-dengar (audio-visual records)Arsip pandang-dengar (audio-visual records) merupakan arsip yang dapat dilihat dan didengar. Arsipmerupakan arsip yang dapat dilihat dan didengar. Arsip pandang dengar dapat dirinci dalam 3 kategori:pandang dengar dapat dirinci dalam 3 kategori: – Arsip gambar statik (static image), contohnya foto.Arsip gambar statik (static image), contohnya foto. – Arsip citra bergerak (moving image), film, video, dsb.Arsip citra bergerak (moving image), film, video, dsb. – Arsip rekaman suara (sound recording), kaset.Arsip rekaman suara (sound recording), kaset. • Arsip elektronik,Arsip elektronik, merupakan arsip-arsip yang disimpanmerupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format, dimana hanyadan diolah di dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya maka seringkomputer yang dapat memprosesnya maka sering dikatakan sebagai machine-readable records.dikatakan sebagai machine-readable records. Contoh: floppy disk, hard disk, pita magnetik, opticalContoh: floppy disk, hard disk, pita magnetik, optical disk, cd rom, dsb.disk, cd rom, dsb. Tipologi arsip bisanya dikaitkan dengan media penyimpan informasi arsip:
  •  Sebagai alat bantu ingatan organisasiSebagai alat bantu ingatan organisasi  Sebagai alat pembuktianSebagai alat pembuktian  Sebagai bahan pengambilan keputusanSebagai bahan pengambilan keputusan  Sebagai cermin efektifitas/efisiensiSebagai cermin efektifitas/efisiensi suatu manajemensuatu manajemen Manfaatnya:
  • PROBLEMPROBLEM PENGELOLAAN ARSIPPENGELOLAAN ARSIP - Kurangnya pengertian tentang arsip Tahun 2000 Tahun 1995 Tahun 1990 - Arsip sulit/tdk ditemukan - Volume arsip membengkak - Kurangnya tenaga terlatih - Belum ada pedoman baku - Sarana sederhana
  • MERENCANAKAN SISTEMMERENCANAKAN SISTEM FILE YANG BAIKFILE YANG BAIK a. Mengapa suatu organisasi perlu memiliki sistem file yang baik? b. Apa manfaat Manajemen File? c. Hal apa saja yang perlu diketahui tentang filing? d. Bagaimana cara merancang sistem filing yang baik?
  • MANFAAT MANAJEMENMANFAAT MANAJEMEN FILEFILE  Mengurangi kesulitan, kebosanan danMengurangi kesulitan, kebosanan dan ketidaktertarikanketidaktertarikan  Mudah dan cepat menemukan informasi (30Mudah dan cepat menemukan informasi (30 detik)detik)  Menjamin integritas dan kontinuitasMenjamin integritas dan kontinuitas  Adanya keseragamanAdanya keseragaman  Mudah mengidentifikasi penyingkiran arsipMudah mengidentifikasi penyingkiran arsip in aktifin aktif  Jelas dan sederhana dalam pengelompokanJelas dan sederhana dalam pengelompokan  Dapat dikembangkan dan fleksibel bagiDapat dikembangkan dan fleksibel bagi pegawaipegawai Sistem yang baik dimaksudkan:
  • HIGHER PRODUCTIVITY, LOWER COSTSHIGHER PRODUCTIVITY, LOWER COSTS TUJUAN UTAMA MANAJEMENTUJUAN UTAMA MANAJEMEN FILE YANG BAIKFILE YANG BAIK TUJUAN UTAMA MANAJEMENTUJUAN UTAMA MANAJEMEN FILE YANG BAIKFILE YANG BAIK TIME SAVINGS :TIME SAVINGS :  Cepat menemukanCepat menemukan informasiinformasi  MengurangiMengurangi misfilemisfile  MeningkatkanMeningkatkan produktivitasproduktivitas COST SAVINGS :COST SAVINGS :  Mengurangi frekuensiMengurangi frekuensi pembelian peralatanpembelian peralatan  Mengurangi pemakaianMengurangi pemakaian ruangruang  Mengurangi waktuMengurangi waktu penyimpananpenyimpanan  Mengurangi perkaraMengurangi perkara kehilangan arsipkehilangan arsip  Mengurangi biayaMengurangi biaya untuk arsip vitaluntuk arsip vital
  • PENGGOLO-PENGGOLO- NGAN ARSIPNGAN ARSIP FUNGSINYA WUJUDNYA NILA GUNA KEPENTINGAN KEASLIANNYA Arsip Dinamis Arsip Statis Surat, Pita rekaman, Piringan hitam, Mikrofilm, Compact Disk, Disket Aktif Inaktif ALFRED VALUE/ ALFPOHR VALUE Non Essential Record Useful Record Important Record Vital Record Arsip asli; Arsip tembusan; Arsip salinan/turunan: Arsip kutipan/petikan;
  • • Administrative Value • Legal Value • Fiscal Value • Research Value • Education Value • Documentary Value • Information Value • Evidence Value
  • Arsip suatuArsip suatu OrganisasiOrganisasi (secara umum)(secara umum)  10% arsip10% arsip permanenpermanen  25% arsip aktif25% arsip aktif  30% arsip inaktif30% arsip inaktif  35% arsip tidak35% arsip tidak bergunaberguna
  • Apa saja yang perluApa saja yang perlu disimpan?disimpan? korespondensikorespondensi  laporanlaporan  memomemo  data-datadata-data  gambargambar  fotofoto  emailemail  rekaman audio visualrekaman audio visual  data administratifdata administratif  Komputer (Magnetic tape atau Disk)Komputer (Magnetic tape atau Disk)  Film atau media lainnyaFilm atau media lainnya
  • ARSIP AKTIFARSIP AKTIF DOKUMENDOKUMEN PROSESPROSES DI-FILEDI-FILE ARSIP INAKTIFARSIP INAKTIF PERMANENPERMANEN Arsip NasionalArsip Nasional ARSIP STATISARSIP STATIS MUSNAHMUSNAH