2012-10-20 Workshop SharePoint Days - Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
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Die elektronische Unterstützung von einfachen Business Prozessen gewinnt in Unternehmen mehr und mehr an Bedeutung. SharePoint ist eine ideale Plattform um einfache, papierbasierte Prozesse mit wenig ...

Die elektronische Unterstützung von einfachen Business Prozessen gewinnt in Unternehmen mehr und mehr an Bedeutung. SharePoint ist eine ideale Plattform um einfache, papierbasierte Prozesse mit wenig Aufwand umzusetzen. In diesem Workshop stellen wir die Grundlagen der InfoPath-Entwicklung und die Grundlagen über Nintex Workflow vor. Mit InfoPath lassen sich Formulare für eine komfortable Datenerfassung erstellen. Wir zeigen wie Sie z.B. abhängige Listen oder einfache Berechnungen innerhalb der Formulare realisieren. Mit Nintex Workflow können Sie dann browserbasiert den Workflow modellieren.

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    2012-10-20 Workshop SharePoint Days - Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow 2012-10-20 Workshop SharePoint Days - Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow Presentation Transcript

    • Business Prozesse mit SharePoint,InfoPath und Nintex WorkflowWorkshop
    • AgendaVorstellungsrunde 09:00-09:30Einführung Infopath 2010 09:30-13:00 Übersicht Navigation, Felder und Steuerelemente Datenverbindungen RegelnMittagspause 13:00-14:00Einführung NINTEX Workflow 2010 14:00-17:30 Übersicht Bedienung und Navigation Erstellen eines (einfachen) WorkflowsZusammenfassung 17:30-18:00Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex WorkflowWorkshop - Thorsten Firzlaff - 20.11.2012 2
    • Thorsten Firzlaff Diplom Informatiker 15 Jahre Erfahrungen im Bereich Collaboration 8 Jahre SharePoint Consulting 3 Jahre Innovation Manager 3 Jahre Leitung Web2.0 Competence Center Referent auf vielen internationalen KonferenzenBusiness Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex WorkflowWorkshop - Thorsten Firzlaff - 20.11.2012 3
    • Anforderungen an einenInformationworker Dokumente Aufgaben Foren Wiki Kalender Formulare Blogs, Podcasts Genehmigungs- prozesse Social Network MediengallerieBusiness Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex WorkflowWorkshop - Thorsten Firzlaff - 20.11.2012 4
    • Formulare und Prozesse Genehmigungsprozesse • QM-Dokumentation, Investitionsanträge, Bestellungen ESS Szenarien • Urlaubsgenehmigung, Seminare usw. Berechtigungsanträge Laufzettel für neue Mitarbeiter Formular SP Designer SharePoint Liste oder oder Visual Studio Formularbibliothek Workflow oder NintexBusiness Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex WorkflowWorkshop - Thorsten Firzlaff - 20.11.2012 5
    • Beispiel Stundenabrechnung Bundes- Kunden Projekte Stunden länder StundenzettelBusiness Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex WorkflowWorkshop - Thorsten Firzlaff - 20.11.2012 6
    • Beispiel StundenabrechnungStundenzettel Stundenkontingent Stundenzettel Stundenzettelausfüllen prüfen genehmigen versendenBusiness Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex WorkflowWorkshop - Thorsten Firzlaff - 20.11.2012 7
    • AgendaVorstellungsrunde 09:00-09:30Einführung Infopath 2010 09:30-13:00 Übersicht Navigation, Felder und Steuerelemente Datenverbindungen RegelnMittagspause 13:00-14:00Einführung NINTEX Workflow 2010 14:00-17:30 Übersicht Bedienung und Navigation Erstellen eines (einfachen) WorkflowsZusammenfassung 17:30-18:00Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex WorkflowWorkshop - Thorsten Firzlaff - 20.11.2012 8
    • Vorstellung von Infopath 2010Designer und Filler Infopath ist ein eigenständiges Microsoft Office Produkt Zwei Komponenten: Filler Designer Webformular + Ausfüllen von Formularen Erstellen und + Unabhängig vom Client + Unabhängig von Anpassen von + Benötigt kein Infopath Zugangsgrenzen (z.B. Formularen Wird vollständig vom Server SharePoint) gerendert + Geringere Serverbelastung Einschränkungen: • Filler Formulare benötigen den Infopath Filler auf dem Client • Formulare können nur über den Client erstellt/angepasst werden • Keine Webbearbeitung möglichBusiness Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex WorkflowWorkshop - Thorsten Firzlaff - 20.11.2012 9
    • Vorstellung von Infopath 2010 Infopath und SharePoint Infopath Forms Services müssen als SiteCollection Feature aktiviert werden Welche Formulare können bearbeitet werden? Liste Bibliothek Formular-bibliothek Dokumenten- Contenttypes informationsbereich (Liste/Bibliothek)Bearbeitung Ja Nein Ja Ja Ja (mit Ausnahmen)Wie? Listentools Bibliothekstools Bibliothekstools Listentools Liste Bibliothek Bibliothek Liste Formular Bibliothekeinstellun Bibliothekeinstellungen Listeneinstellungen anpassen gen (Bereich (Bereich Einstellungen) Formulareinstellungen (Bereich Liste Einstellungen) Den Inhaltstyp der anpassen) Erweiterte Dokumentvorlage Im SharePoint Designer Einstellungen auswählen Listeneinstellungen Formulare in Infopath entwerfen (Bereich Aktionen) Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow Workshop - Thorsten Firzlaff - 20.11.2012 10
    • Infopath 2010 DesignerNavigation Datei • Veröffentlichen • Formularoptionen Start • Steuerelemente • Regeln • Vorschau Seitenentwurf • Konfigurieren von und Wechsel der Ansichten Daten • Datenverbindungen verwalten • Absendeoptionen • AbsenderegelnBusiness Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex WorkflowWorkshop - Thorsten Firzlaff - 20.11.2012 11
    • Infopath 2010 DesignerNavigation - Datei Veröffentlichungsoptionen • Veröffentlichen einer ungebundenen Vorlage für eine SharePoint Liste oder Bibliothek • Festlegen und Konfigurieren der Datenverbindung zum Senden der Daten • Sonstige Veröffentlichungsoptionen (Attributfelder für Formularbibliotheken aus dem Formular) Formularoptionen • Aktivieren/Ausblenden der Infopath Befehlsoptionen für das Webformular/Filler • Konfiguration der Attributfelder für Formularbibliotheken • Sicherheitsrichtlinien • Festlegen der Standardanzeigeansicht für vorhandene Elemente in Listen • Offlinefunktionalität • Sonstige übergeordnete FormularoptionenBusiness Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex WorkflowWorkshop - Thorsten Firzlaff - 20.11.2012 12
    • Infopath 2010 DesignerFelder und Steuerelemente Felder Steuerelemente • Sind die Datenfelder der Quelle • Eingabeelemente des Formulars (Listenspalten) • Sind an Felder gebunden • Können über Infopath neu hinzugefügt • Können für eine angepasste Darstellung formatiert werden oder gelöscht werdenBusiness Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex WorkflowWorkshop - Thorsten Firzlaff - 20.11.2012 13
    • Infopath 2010 DesignerFelder und Steuerelemente Konfiguration von Dropdown-Listenfeldern: • Feldeigenschaften öffnen Listenfeldauswahl a) Auswahl manuell eingeben (Definition der Optionen im Formular) b) Auswahl aus den Feldern des Formulars abrufen (z.B. eine Auswahl aus allen Einträgen eines Feldes einer wiederholten Gruppe/eines wiederholten Feldes) c) Auswahl aus einer Auswahldatenverbindung (Vordefinierte Auswahloptionen für eine Auswahlspalte im SharePoint) d) Auswahl aus einer externen Datenquelle (eine der angelegten Datenverbindungen) • Konfiguration einer Datenverbindung für das Auswahlfeld: a) Einträge = Gruppe, in der die ausgelesenen Felder stehen (wird automatisch durch Wahl der Datenverbindung ausgefüllt) Erlaubt die Konfiguration für gefilterte Datenauswahl b) Wert = der Wert, der in das Feld Gespeichert wird c) Anzeigename = Wert, der in der Auswahl angezeigt wird Entsprechend des geplanten Anzeigenamens sollten die Daten der Datenverbindung sortiert werdenBusiness Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex WorkflowWorkshop - Thorsten Firzlaff - 20.11.2012 14
    • Infopath 2010 DesignerDatenverbindungen Erlauben das Einbinden weiterer (sekundärer) Datenquellen • SharePoint Listen • Webdienste • XMLs • Datenbank (nur Microsoft SQL Server) In der SharePoint Liste angelegte Lookups erstellen automatisch Datenverbindungen Lookup-Datenverbindungen können nicht angepasst werden Mögliche Absendeoptionen • Über Absendebutton An Primäre Verbindung (Liste) An beliebige Absende-Datenverbindung (Formularbibliothek) • Mit RegelnBusiness Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex WorkflowWorkshop - Thorsten Firzlaff - 20.11.2012 15
    • Infopath 2010 DesignerRegeln Regeltypen Den Wert eines Feldes setzen • Überprüfung Daten abfragen • Formatierung Daten senden • Aktion Daten an Webpart senden … Regeln können bereits für den Formularladevorgang definiert werden Regeln können für das Absenden definiert werden Die Ausführung von Regeln kann durch Bedingungen gesteuert werdenXpath-Funktionen Erlauben definierte Modifikationen von Werten (z. B. Berechnungen) Sehr begrenzter UmfangBusiness Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex WorkflowWorkshop - Thorsten Firzlaff - 20.11.2012 16
    • Infopath 2010 DesignerRegeln - Aufbau Neu: Aktion (Überprüfung, Formatierung) Regelname definieren (Was macht die Regel?) Bedingungen festlegen (Wann soll die Regel aktiv werden? Was soll vergleichen werden?) Wert Vergleichsoperation Vergleichswert • Z.B.: Laufnummer Ist vorhanden (Prüft in der Quellliste, ob es bereits einen Eintrag für das Feld Laufnummer gibt) Aktionen hinzufügen • Z.B. Den Wert eines Feldes setzen: Wenn die Bedingung erfüllt ist, dann soll die Nummer des aktuellen Formulars um eins erhöht werden: setze den Wert von Laufnummer (Primäre Daten- verbindung) gleich der maximalen Laufnummer (sekundäre Datenverbindung) + 1Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex WorkflowWorkshop - Thorsten Firzlaff - 20.11.2012 17
    • Infopath 2010 DesignerRegeln - Aufbau Aktionen hinzufügen: Setze das Feld auf einen Wert aus einer sekundären Datenverbindung, dessen Hilfsattribut gleich einem gewählten Wert im aktuellen Formular ist. Z.B. Setze Straße (Primäre Datenverbindung) auf den Wert von Straße (sekundäre Datenverbindung) sodass gilt: Kunde (sekundäre Straßenverbindung) = Kunde (primäre Datenverbindung – also die im Formular getroffene Auswahl) Zu setzendes Feld auswählen Für den Wert eine Formel einfügen Feld oder Gruppe einfügen Sekundäre Datenquelle wählen Entsprechendes Feld wählen Filter hinzufügen (siehe Bedingungen festlegen) Filter für weitere Regeln? Die Reihenfolge der Regeln lässt sich auch anpassen, um neue Regeln als Filter vor andere setzen zu können. Z.B. wenn die Laufnummer bereits angepasst wurde, dann müssen keine Regeln geprüft werden, die bei anderen (nicht erfüllten) Bedingungen auch die Laufnummer auf einen anderen Wert setzen würden.Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex WorkflowWorkshop - Thorsten Firzlaff - 20.11.2012 18
    • Infopath 2010 DesignerAnsichten Mehrere Ansichten möglich Auswahl erfolgt über Regeln oder manuell Individuelle Eigenschaften • Standardansicht (Standardbearbeitungsansicht) • Schreibgeschützt • Formatierungen • Druckoptionen Wizards • Bestehen aus mehreren Ansichten • Wechsel der Ansichten durch Buttons und Regeln Druckansichten erstellen • Eingestellte Druckoptionen funktionieren nur mit dem Infopath Filler • Druck eines Webformulars erfordert manuelle Einstellung und Einrichtung des BrowserdrucksBusiness Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex WorkflowWorkshop - Thorsten Firzlaff - 20.11.2012 19
    • AgendaVorstellungsrunde 09:00-09:30Einführung Infopath 2010 09:30-13:00 Übersicht Navigation, Felder und Steuerelemente Datenverbindungen RegelnMittagspause 13:00-14:00Einführung NINTEX Workflow 2010 14:00-17:30 Übersicht Bedienung und Navigation Erstellen eines (einfachen) WorkflowsZusammenfassung 17:30-18:00Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex WorkflowWorkshop - Thorsten Firzlaff - 20.11.2012 20
    • AgendaVorstellungsrunde 09:00-09:30Einführung Infopath 2010 09:30-13:00 Übersicht Navigation, Felder und Steuerelemente Datenverbindungen RegelnMittagspause 13:00-14:00Einführung NINTEX Workflow 2010 14:00-17:30 Übersicht Bedienung und Navigation Erstellen eines (einfachen) WorkflowsZusammenfassung 17:30-18:00Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex WorkflowWorkshop - Thorsten Firzlaff - 20.11.2012 21
    • SharePoint Workflows SharePoint out-of-the-box • Einfache Workflows wie z.B. Approval, Collect Feedback, Collect Signatures SharePoint Designer • Einfache Workflows möglich • Keine Schleifen, keine komplexe Verzweigungen • Grafische Darstellung nur mittels Visio 2010 Premium, umständliche Umsetzung Visual Studio • Nur für Entwickler • Komplexes DeploymentBusiness Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex WorkflowWorkshop - Thorsten Firzlaff - 20.11.2012 22
    • Nintex Workflow Browser basiertes Userinterface • Drag&Drop-Workflow Designer • Schnelle Erstellung von Workflows • Kein zusätzlicher Client Baut auf den Funktionen von Windows Workflows Foundation auf Erweitere Aktivitäten • Schleifen, Verzweigungen, Gruppierung von Aktivitäten Workflowverfolgung • Grafische Verfolgung des Workflowverlaufs Eingaben können über Infopath und ContentTypen gestaltet werdenBusiness Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex WorkflowWorkshop - Thorsten Firzlaff - 20.11.2012 23
    • Vorstellung Nintex WorkflowVorteile Web-Anwendung – keine Clientsoftware notwendig Drag and Drop ohne Code Workflow Templates Benutzerfreundliches Workflow-Management Nintex LiveBusiness Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex WorkflowWorkshop - Thorsten Firzlaff - 20.11.2012 24
    • Nintex Workflow Designer Design Fenster Workflow AktionenBusiness Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex WorkflowWorkshop - Thorsten Firzlaff - 20.11.2012 25
    • Workflow AktionenKategorien Bibliotheken und Listen Benutzerinteraktion Integration Berechnungen Logik und FlussBenutzerkontenverwaltung User defined ActionsBusiness Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex WorkflowWorkshop - Thorsten Firzlaff - 20.11.2012 26
    • Workflow AktionenBenutzerinteraktion - Beispiele  Flexi Aufgabe zuweisen  Aufgabe zuweisen  Genehmigung beantragen  Benutzereingabe anfordern  Benachrichtigung senden  Termin erstellenBusiness Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex WorkflowWorkshop - Thorsten Firzlaff - 20.11.2012 27
    • Workflow AktionenBenutzerkontenverwaltung - Beispiele  Webseitensammlung erstellen  Webseite erstellen  Webseite löschen  Zielgruppe erstellen  Zielgruppe löschen  Benutzerprofil aktualisierenBusiness Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex WorkflowWorkshop - Thorsten Firzlaff - 20.11.2012 28
    • Workflow AktionenBerechnungen - Beispiele  Datum berechnen  Collection-Vorgang  Mathematische Berechnung  Anhalten bis  Daten abrufen  Workflowvariable setzenBusiness Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex WorkflowWorkshop - Thorsten Firzlaff - 20.11.2012 29
    • Workflow AktionenBibliotheken und Listen - Beispiele  Element ein-/auschecken  Element kopieren  Element in andere SharePoint Webseite kopieren  Liste erstellen  Dokument konvertieren  Mehrere Elemente aktualisieren/löschenBusiness Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex WorkflowWorkshop - Thorsten Firzlaff - 20.11.2012 30
    • Workflow AktionenIntegration - Beispiele  Business Connectivity Services abfragen  LDAP-Quelle abfragen  Informationen über HTTP-Anforderung senden/empfangen  XML abfragen/aktualisieren  Web Services aufrufen  Benutzerprofile abfragen und nach Status suchenBusiness Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex WorkflowWorkshop - Thorsten Firzlaff - 20.11.2012 31
    • Workflow AktionenLogik und Fluss - Beispiele  Action Sets  Bedingte Action Sets  Loops  State Machines  Bedingungen und Filter  Wertabhängige AktionskettenBusiness Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex WorkflowWorkshop - Thorsten Firzlaff - 20.11.2012 32
    • Workflow AktionenUser Defined Actions Speicherung von Action Sets als Aktionen Wiederverwendbarkeit und Integration von einfachen, benutzerdefinierten Aktionsketten in komplexe WorkflowsBusiness Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex WorkflowWorkshop - Thorsten Firzlaff - 20.11.2012 33
    • AgendaVorstellungsrunde 09:00-09:30Einführung Infopath 2010 09:30-13:00 Übersicht Navigation, Felder und Steuerelemente Datenverbindungen RegelnMittagspause 13:00-14:00Einführung NINTEX Workflow 2010 14:00-17:30 Übersicht Bedienung und Navigation Erstellen eines (einfachen) WorkflowsZusammenfassung 17:30-18:00Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex WorkflowWorkshop - Thorsten Firzlaff - 20.11.2012 34
    • Vielen Dank Thorsten Firzlaff Geschäftsführer Adolf-Kaschny-Str. 19 51373 Leverkusen firzlaff@unique-conceptions.de