Maeci Presentation 11 Sept V2 Fr Quebec Septembre 2009.Pptx
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  • 1. Automatisation des Processus d’Affaire – Preuve de Concept (PDC) 15 septembre 2009 – Vitrine Technologique Copyright 2009 First People’s Plus. All rights reserved.
  • 2. Notre Approche Actuelle Discussion de l’automatisation des processus d’entreprise (APE) Survol des points-clés résolus avec le projet Démonstration complète du processus utilisé par L’AECI utilisant la gamme Adobe LiveCycle ES Discussion 2 Copyright 2009 First People’s Plus. All rights reserved. 2
  • 3. Stages de Maturité des Formulaires Électroniques Phase Phase Phase Phase Phase Copyright 2009 First People’s Plus. All rights reserved.
  • 4. Transformation et Automatisation En 2007, les Affaires Étrangères et Commerce International Canada a lancé son agenda pour la transformation et la creation d’une Ministère moderne prêt pour le 21e siècle – il serait: • Assez flexible afin de répondre aux beosins futurs ne perdant pas le focus sur la mission et les objectifs premiers du département • Disposer des bonnes personnes aux bons endroits pour serveir les Canadiens et faire la différence dans le monde • Capable d’innover continuellement Copyright 2009 First People’s Plus. All rights reserved.
  • 5. L’Énoncé de mission d’une Approche Meilleure-Pratique • Garder le focus sur l'amélioration des procédures afin d'augmenter l'efficacité, réduire la manipulation répétée des données, générer des éconmies et s'aligner avec les initiatives écologiques en matière de technologie du gouvernement. • Constamment faire l'effort d'innover et d'être créatif dans ses méthodes, afin d'améliorer les intéractions avec un impact aux systèmes qui sont internes et externes. • Améliorer l'environnement de travail pour tous les utilisateurs de ces processus Copyright 2009 First People’s Plus. All rights reserved.
  • 6. APE– Trajectoire Opérationnelle TRAJECTOIRE POUR VISION APE OPÉRATIONNEL (Phases) TACTIQUE STRATÉGIQUE (Temps) Copyright 2009 First People’s Plus. All rights reserved.
  • 7. Ce que MAECI veut réparer… • Des processus qui consomment trop de temps • Des systèmes qui n’enraient pas les erreurs • Les application déconnectées à plusieurs points d’entrée • Informer les gestionnaires sur la performance des processus • Réduire les émissions de CO2 Copyright 2009 First People’s Plus. All rights reserved.
  • 8. Ce que FPP et MAECI avons fait… En tant que preuve de concept (PDC), l’équipe FPP/ AECI a complètement automatisé le processus d’embauche LES dans un environnement de développement. Ceci inclut l’intégration actuelle de tous les systèmes de données de l’AECI. Copyright 2009 First People’s Plus. All rights reserved.
  • 9. Les systèmes que nous avons intégrés… =HMRS =IMS =InfoBank Copyright 2009 First People’s Plus. All rights reserved.
  • 10. Processus d’Embauche LES – Qu’est-ce que c’est? Le processus d’embauche automatisa… • Le recrutement et la gestion des postulants • L’embauche des employés, incluant les offres d’emploi et la prise en charge • L’établissement de normes supérieures en fait de gestion d’information pour les nouveaux employés. Incluant… • Acheminement des tâches pour approbation (workflow) • Intégration des données financière par le biais du système de paie • Production d’un rapport pour les gestionnaires par un outil réglable du style Tableau de Bord Les résultats obtenus sont… • Des économies directes pour les employés • Des économies directes en matière de matériaux et transports • L’augmentation de la justesse des données • L’augmentation de la prodcutivité, donc augmentation des opportunités • La réduction des émissions de CO2 10 Copyright 2009 First People’s Plus. All rights reserved. 10
  • 11. Les Objectifs atteints Implémentation d’un processus automatisé de façon intégral La possibilité de gérer et résoudre les problèmes plus facilement Prouver que la gamme Adobe LiveCycle peut s’intégrer à l’intérieur d’une infrastructure technologique gouvernementale. Apprendre de la Preuve de Concept et appliquer les connaissance acquise dans les autres processus lors de l’implémentation de LiveCycle 11 Copyright 2009 First People’s Plus. All rights reserved. 11
  • 12. Le Processus d’embauche – Une représentation LiveCycle 12 Copyright 2009 First People’s Plus. All rights reserved. 12
  • 13. Approche architecture orientation-service (SOA) Utilisateurs sans DFAIT Utilisateur avec intenret Internal internet Courriel Impression avec Code à Barres 2D Protocoles Standards Internet RESSOURCES VÉHICULES DE SERVICES Invocation – Web Services, Java, API, Acces Distant, Courriel, Watched Folders Fragement de Formulaires Processus Utiliser ce qu’offre Certifier des Création de formulaires Sous- Création de Documents documents documents Document Extension processus Gérer les Reader la gamme LiveCycle lettres Secure Les services LiveCycle Les services du MAECI sans modifications paragraphes ……. majeur Moteur Système Surveillance Contrôle des versions Framework Modulaire Gestion des tâches EveFramework Contrôle d’accès Registre des Services Interface de Service – Composantes de Base – Adaptateurs JCA – Web Serviceses Ajouter / Créer / Mettr à jour et Initier Procédures Internes Service d’Annuairs BD Régionale Autres systèmes legacy d’entreprise 13 13 Copyright 2009 First People’s Plus. All rights reserved.
  • 14. LiveCycle WorkSpace – Nouvel outil pour employés Un interface nettement améliorer afin de permettre la gestion efficace de l’information à l’AECI 14 Copyright 2009 First People’s Plus. All rights reserved. 14
  • 15. Suivi du processus en tout temps 15 Copyright 2009 First People’s Plus. All rights reserved.
  • 16. Améliorer les données en les prenant directement à la source … 16 Copyright 2009 First People’s Plus. All rights reserved. 16
  • 17. Multiples point d’entrée Email 2D Barcode Workspace Pas toutes les procédures ou les utilisateurs ont accès à des outils Internets de haut niveau L’accès aux processus doit se faire de plusieurs façons À l’interne, les gens devraient pouvoir aider les candidats qui n’ont aucune expertise en informatique tout en permettant l’automatisation 17 Copyright 2009 First People’s Plus. All rights reserved.
  • 18. 18 Copyright 2009 First People’s Plus. All rights reserved.
  • 19. 19 Copyright 2009 First People’s Plus. All rights reserved. 19
  • 20. Montrer les informations appropriés selon le rôle de l’individu Assignation selon le rôle de l’employé contrôlant ainsi l’accès aux formulaires et pour l’audit Maximiser l’efficacité du personnel afin de distribuer les rôles selon les besoins du processus 20 Copyright 2009 First People’s Plus. All rights reserved. 20
  • 21. Utiliser les formulaires pour entrer l’information dans les applications d’entreprise. Mise à jour dans HRMS, démarage du processus Ajout dans IMS, et mise à jour Intégration avec Infobank 21 Copyright 2009 First People’s Plus. All rights reserved. 21
  • 22. 22 Copyright 2009 First People’s Plus. All rights reserved. 22
  • 23. 23 Copyright 2009 First People’s Plus. All rights reserved.
  • 24. Peut s’inspirer des formulaires papiers exitants Réorienter l’emphase sur les niveaux de service et rendre les employés plus productifs. Facilité à créer des assistant de formulaire pour guider les utilisateurs lors de l’entrée de données. Conforme aux normes Web 2.0 – intégration de multiples points d’entrées, extensible et toutes les composantes de la transactions se déroule sur le web sans aucun ajouts de technology. 24 Copyright 2009 First People’s Plus. All rights reserved. 24
  • 25. Module de Surveillance de l’activité des processus Inspection de l’historique des données Délégation des tâches pour alléger les embouteillage Améliorer l’audit des données 25 Copyright 2009 First People’s Plus. All rights reserved. 25
  • 26. Une gestion de la correspondance axé sur les processus avec une capacité de contrôle de qualité Assemblage dynamique et contrôllé des lettres à partir de gabarits définis. Sélection des paragraphes, conditions de services et convention des utilisateurs flexibles. Automatisation et pré-configuration du contenu des lettres. Intégration progressive des données dans les systèmes clés du MAECI. 26 Copyright 2009 First People’s Plus. All rights reserved. 26
  • 27. Nos Services et Solutions GreenFORMS™ Réduction fardeau des données Autonomisation des données à l’entrée Arrêter la ré-entrée des données À L’ENTRÉE RÉ-ENTRÉE SUPPORT Réduction de l’arriéré (gérance et regard sur la performance du processus) 15-30 mins Ajouter Réduction par page de 15-30 mins de 15 mins Réduire les erreurs, le temps pour compléter et le support nécessaire formulaire par page par utilisateur Moyenne estimée: Réduction de l’équivalent d’une Faire place au changement personne pour chaque 15000 formulaires traités Opportunité: Améliorer la productivité jusqu’à 300% Pratiques exemplaires pour des nouvelles approches PAPIER TRANSPORT Conformité aux standards d’accessibilité comme NSI 2.0 1 lb. pour 1 lb. pour chaque 100 2.5 km formulaires Réduction de l’empreinte de de transport à une page carbone Moyenne estimée : 30,000 lbs. en réduction Laissé aller les processus manuel utilisant de l’empreinte de carbone par année pour le papier chaque 15,000 formulaires traités Halte à l’impression sur papier et au transport Gains de productivité verte Réduction nette approximative de 500 kilo-tonnes de carbone après 5 ans. Copyright 2009 First People’s Plus. All rights reserved.
  • 28. Ou en sommes-nous avec MAECI? TRAJECTOIRE POUR VISION APE OPÉRATIONNEL (Phases) TACTIQUE STRATÉGIQUE (Temps) Copyright 2009 First People’s Plus. All rights reserved.
  • 29. Étape Définition DFAIT/GreenFORMS™ • Connaissances acquises – la Preuve de Concept • Planifier l’implémentation des premiers processus en production • Guider l’implémenration des prochains processus • Calculer le retour sur investissement • Déployer les eForms et les processus automatisés mondialement 29 Copyright 2009 First People’s Plus. All rights reserved.
  • 30. Démonstatrion des points-clés Implémenter une solution LiveCycle intégrale dans un contexte concret Conversion des formulaires existants pour le processus LES Créer facilement des gabarits à partir de modèles existants de correspondance. Un système qui nécessite aucune entrée répétée des mêmes informations Créer des opportunités afin de réduire les embouteillages Tous ré-acheminement et escalation des tâches sont configurables Suvrveillance de la performance des processus par l’intermédiaire d’outils conviviaux Prouver l’intégration de LiveCycle à l’intérieur de l’envionnement du MAECI Intégration à LDAP pour définir les utilisateurs du système Intégration à HRMS/IMS afin d’ajouter, de mettre à jour et même d’initer des processus à l’intérieur de HRMS Archivageet intégrations des documents dans InfoBank (RDIMS) Apprendre de la Preuve de Concept et appliquer sur la prochaine phase du projet Ré-utiliser les sous-processus, l’intégration et les web services. Le potentiel de migrer facilement au-delà des formulaires de papier 30 Copyright 2009 First People’s Plus. All rights reserved. 30
  • 31. Questions? 31 Copyright 2009 First People’s Plus. All rights reserved.
  • 32. Nos Services et Solutions GreenFORMS™ Réduction de manipulation de données Rendre efficace l’entrée des données ENTRÉE RÉ-ENTRÉE SOUTIEN Éliminer les entrées de données en double 15 à 30 mins 15 à 20 mins Économise Automatisation des processus. par page de par page, par 15 mins par Moins d’erreurs! Moins de soutien! formulaire formulaire utilisateur Approximation: Économiser 1 personne-année par Relever le défi 15 000 formulaires traités. Documentation pour les Opportunité: Augmenter la productivité de 300% nouveaux pré-requis Adhérence aux normes NSI PAPIER TRANSPORT Formulaires, documents et sites webs qui respectent les standards d’accessibilité 1 lb. par 1 lb. par 100 pages de 2.5 km Réduction de la trace de formulaire de trajet carbone Rendre désuet l’accumulation de données Approximation: Une réduction de sur papier. 30,000 lbs. de carbone par année Les calculs sont estimés pour une base de Arrêter d’imprimer pour envoyer des 15,000 formulaires documents. Augmenter la productivité Réduction nette approximative de 500 kilo-tonnes de carbone après 5 ans. Copyright 2009 First People’s Plus. All rights reserved.