Best practice: stabiele managementinformatie bij Endemol. Eerder verschenen in Tijdschrift Controlling, april 2013

1. Informatiemanagement
Stabiele
managementinformatie
GEEFT RUST
Case Endemol: buiten de oude IT-structuren denken
32 april 2013
TIJDSCHRIFT CONTROLLING
TIJDSCHRIFT CONTROLLING
april 2013

2. Tekst: Daniëlle Gruijs Foto’s: Nationale Beeldbank en Kees-Jan Bakker Fotografie
Daniëlle Gruijs is merk & communicatieadviseur bij Springfish
Endemol Group, met meer dan tachtig dochterondernemingen in
31 landen, zocht naar stabiliteit in haar financiële informatiesystemen.
Met de implementatie en vervolgens het uitbesteden van hosting &
support van SAP Business Planning and Consolidation is een betrouwbaar managementinformatie platform gecreëerd. Michel Vermeij en
Pascal Pater van Endemol vertellen hoe dit zowel voor IT en group
controlling als de eindgebruikers rust geeft.
E
ndemol Group gebruikt SAP BPC al langere tijd voor
haar financiële rapportages. Vorig jaar stond de organisatie voor de keuze tussen interne of externe
hosting en beheer. ‘Er was een momentum om te
kijken naar huisvesting van SAP BPC,’ vertelt Pascal Pater, head
of Group IT bij Endemol Group. ‘Historisch gezien is de SAP
BPC lastige materie voor de interne ICT-organisatie. Systeembeheerders hadden vaak moeite om de SAP BPC oplossing te
doorgronden en technisch te beheren, met als gevolg dat in
tijden van nood oplossingen niet altijd goed uit de verf kwa-
men. Mede daarom hebben wij gekozen voor outsourcing
naar mensen die verstand hebben van het pakket.’
‘Als je intern host, zit je al gauw op een
achterstand’
‘Technische IT-mensen hebben moeite met het begrijpen
van SAP BPC, zo is gebleken,’ zegt hij. ‘Systeembeheerders
zijn vaak (te) druk met andere zaken waardoor de aandacht voor SAP BPC soms verzwakt.’ Michel Vermeij, controller bij Endemol Group, beaamt dit. ‘Een systeembe-
Trends in outsourcing
Bij veel organisaties is de interne IT-afdeling inmiddels verantwoordelijk
voor een veelheid aan systemen, waaronder financiële rapportagesystemen. Het is bijna onmogelijk om voor al die systemen specialisten in huis
te hebben. Hierdoor weet men van alle systemen wel wat, maar van niet
één echt genoeg om alles te kunnen.
Het outsourcen van shared competence centers was een logische stap.
Het vervolgens verplaatsen van de shared competence centers naar lage
lonen landen als India was een ontwikkeling met grote globale gevolgen.
Veel organisaties komen hier nu echter van terug. Taal- en cultuurbarrières blijken groter dan aanvankelijk gedacht, en organisaties hebben het
gevoel dat ze een ‘nummer’ zijn.
‘Local outsourcing’
Daarom kiezen steeds meer organisaties bij het uitbesteden van hun activiteiten voor ‘local outsourcing’, ook wel ‘near shoring’ of ‘domestic outsourcing’ genoemd. Lokale bedrijven, die snel kunnen schakelen doordat
ze de organisatie, cultuur en taal goed kennen en zich in dezelfde tijdzone bevinden.
Uit een Amerikaans onderzoek van outsourcing analist HfS Research, blijkt
dat 75 procent van de ondervraagden aangaf dat ‘domestic it-service aanbieders’ goed cultureel begrip en communicatieve vaardigheden toonden,
terwijl maar 30 procent dit vond van outsourcingspartijen in India. Ook vond
82 procent van de ondervraagden dat de systeembeheerders bij lokale outsourcers goed scoorden op begrip van de business en 72 procent vond dit
over het tonen van initiatief. Vergelijk dit met respectievelijk 37 en 38 procent voor de systeembeheerders in India.
Focus op het primaire proces
Bij veel organisaties zie je inmiddels een meer genuanceerde outsourcingsstrategie de overhand krijgen, waarbij onderscheid gemaakt wordt naar de
aard van het proces dat uitbesteed wordt.
april 2013
TIJDSCHRIFT CONTROLLING
De centrale functie van de interne IT-organisatie verschuift naar het ondersteunen van het primaire bedrijfsproces. Dáár dient men alles van
te weten. Vaak is dit proces ook zeer specifiek voor de organisatie; er
kunnen dus daadwerkelijk kosten- en concurrentievoordelen gehaald
worden door IT-kennis en kennis van de kernactiviteit te combineren.
Hier zien we een trend van insourcing: het ongedaan maken van eerder
uitgevoerde uitbestedingen. Bijvoorbeeld bij GM waar de strategie van CIO
Randy Mott met een budget van 150 miljard dollar heeft geresulteerd in
het (opnieuw) inhuren van 10.000 eigen IT professionals.
Gespecialiseerde niche partijen
De ondersteuning van niet-primaire bedrijfsprocessen, zoals het financiële
rapportageproces, zal wel meer en meer ge-outsourced worden. Het is voor
bedrijven niet rendabel om voor al deze systemen de benodigde kennis zelf
in huis te hebben. Maar bij de uitbesteding van deze processen gaat het
wel steeds vaker om kleine, specialistische deelcontracten met verschillende partijen, in plaats van monstercontracten met één grote partij.
Terwijl het aantal grote en middelgrote uitbestedingscontracten dat per jaar
wordt afgesloten sinds 2002 niet meer groeit, is het aantal contracten met
een waarde van 100 miljoen per jaar of minder verdrievoudigd, blijkt uit onderzoek van Information Services Group. Gespecialiseerde niche partijen
hebben meer kennis van het specifieke proces en de bijbehorende systemen dan generieke dienstverleners.
Financiële processen
De IT-ondersteuning en hosting van financiële processen zal steeds meer
buiten de deur komen te liggen, bij gespecialiseerde lokale partijen die
de organisatie en haar processen goed kennen. Kosten worden transparant, kennis loopt niet meer weg: het wordt geleverd als onderdeel van de
applicatie.
TIJDSCHRIFT CONTROLLING
april 2013 33

3. Informatiemanagement
15Rubriek
‘Als er iets fout gaat, is er nu een achtervang die het product door en door kent, en ook onze specifieke configuratie,’ zegt Michiel Vermeij (r). ‘Dit heeft een positief
effect op de responstijd.’ V.l.n.r. Pascal Pater, Wietse Mol en Michel Vermeij.
heerder die er wel zoveel van weet, is extern meer waard.
Hierdoor zit je al gauw op een achterstand als je intern
host. Voor ons een belangrijke beweegreden om hosting
en beheer onder te brengen bij een externe partij.’
Na de implementatie van SAP BPC door consultancy organisatie Finext, heeft Endemol de hosting & support van
haar financiële informatiesystemen geoutsourced naar
Swap Support. ‘Als zusterorganisatie van Finext werken
we regelmatig nauw samen in trajecten met zowel implementaties als beheer & onderhoud,’ vertelt Wietse Mol. Hij
is vanuit beide zusterorganisaties al jaren betrokken bij de
financiële informatiesystemen van Endemol.
Piekbelasting op bedrijfskritisch systeem
‘Binnen Endemol Group hebben we complexe systemen
die zeven dagen per week, 24 uur per dag beschikbaar
moeten zijn,’ vertelt Michel Vermeij.
‘Bij Endemol denken mensen aan programma’s als Goede
Tijden, Slechte Tijden, maar inmiddels zitten we met meer
dan tachtig bedrijven in 31 landen en wordt de meerderheid van de omzet in het buitenland gerealiseerd. ’s Nachts
wordt er in Australië gewerkt, op zondag in het Midden
Oosten. Op al die momenten moet het systeem bereikbaar
zijn.’
Bedrijfskritische financiële rapportagesystemen kenmerken zich bovendien door een hoge piekbelasting, gaat Michel Vermeij verder. ‘Honderd man gebruikt het systeem
intensief gedurende drie tot vier dagen per maand, de
rest van de tijd wordt het slechts door een handvol mensen op het hoofdkantoor gebruikt. Maar tijdens die vier
34 april 2013
TIJDSCHRIFT CONTROLLING
dagen per maand is het systeem kritisch voor de organisatie, tot aan de raad van bestuur toe.’
‘Tijdens de piekbelasting hebben we snel een oplossing
nodig als er iets mis gaat. Dit is een van de redenen waarom we kozen voor het uitbesteden van beheer & onderhoud, ik wilde gegarandeerd een goede omgeving voor SAP
BPC,’ zegt Pascal Pater. ‘Anders ben je aangewezen op de
support service van sap vanuit India, Ierland of de VS, op
die afstand word je snel een ticket nummer. Met een lokale partner voor hosting & support hebben we directe lijnen en snelle service, zonder logge procedures. Daarmee
win je tijd, tijdens een afsluiting essentieel.’
‘SAP neemt goed de verantwoordelijkheid voor de standaard werking van het standaard product,’ zegt Wietse
Mol. ‘Maar veel problemen hebben met het specifieke systeem van de organisatie te maken, waardoor je mensen
nodig hebt die het betreffende systeem kennen.’
Migratieproces
Het migratieproces van intern beheer naar outsourcen is
goed verlopen, zeggen Pascal Pater en Michel Vermeij. ‘De
externe systeembeheerders hebben voldoende ruimte gekregen om de technische systemen en infrastructuur goed
op te zetten. Daarna is de datamigratie probleemloos verlopen,’ zegt Pascal Pater. ‘In plaats van naar deur A gaan
we nu naar deur B.’ Michel Vermeij vertelt dat hij vanuit
zijn rol zelfs weinig gemerkt heeft van het migratieproces.
‘De overgang verliep op tijd, we merkten niet veel impact
op de financiële processen tijdens de migratie.’
Een migratieproces is bovendien een goed moment om
TIJDSCHRIFT CONTROLLING
april 2013

4. over te gaan naar de volgende versie van het managementinformatiesysteem. ‘Tijdens de datamigratie en outsourcing hebben we ook meteen de migratie naar de volgende
versie van SAP BPC gedaan,’ vertelt Wietse Mol.
Interne rust
Vermeij en Pater zijn positief over de resultaten van het
outsourcen van hosting & support. ‘De mensen van Swap
Support doen er alles aan om zaken opgelost te krijgen;
geen negen-tot-vijf-mentaliteit, maar gewoon zorgen voor
de oplossing,’ zegt Vermeij.
‘Het levert mij een beheerste, stabiele en veilige omgeving
op,’ vertelt Pascal Pater. ‘Ik ben af van patches, servers en
dergelijke, terwijl ik alles in de gaten kan houden via rapportages. Zo heb ik toch controle over wie wat in het systeem doet en hoe, tot de externe beheerpartij aan toe.’
‘Als er iets fout gaat, is er nu een achtervang die het product door en door kent, en ook onze specifieke configuratie,’ zegt Michel Vermeij. ‘Dit heeft een positief effect op
de responstijd. Als het mis gaat, is het altijd in de afsluiting, en vaak ook nog in de kwartaal- of jaarafsluiting. Je
wint dan al een uur als de telefoon meteen wordt opgenomen en de kwestie direct wordt opgelost.’
‘Binnen de interne IT-omgeving ontstaat rust,’ zegt Pascal Pater. ‘Hierdoor hebben wij tijd om ons met andere
zaken bezig te houden.’ Er zijn veel ontwikkelingen binnen Endemol die een effect hebben op de dagelijkse operatie. ‘We krijgen veel ad hoc vragen, herberekeningen
en scenario’s, waar we nu goed aan kunnen voldoen,’
zegt Michel Vermeij. ‘Dan zie je ook waarom de systemen zo stabiel en flexibel moeten draaien,’ gaat Pascal
Pater verder.
SAP in the cloud
Voor de toekomst wil Pascal Pater naar een SaaS-model voor
financiële consolidatie en rapportages. ‘We willen graag
diensten kunnen afnemen naar gelang het bedrijf hier behoefte aan heeft. Een vast bedrag per gebruiker per dienst
per maand is de toekomst. Dat is flexibel en transparant.’
‘SAP moet de cloud in, maar dan wel via de partners,’ gaat
hij verder. ‘De partners hebben absolute toegevoegde waarde voor het inrichten en beheren van het platform. Bovendien is de klantrelatie van essentieel belang. Ook voor sap
zelf is dit beter. Een lokale hosting & support organisatie
heeft een open mind set bij het zoeken naar oplossingen
omdat ze ook met andere producten werken.’
‘Denk buiten de oude IT-structuren’
‘Als IT moet je niet alles willen, soms moet je dingen beleggen bij mensen die er meer kaas van hebben gegeten.
Financiële informatiesystemen zijn zo kritisch voor een
organisatie,’ zegt Pascal Pater gevraagd naar advies voor
organisaties die stabiliteit in hun financiële informatiesystemen willen brengen. ‘Ga voor rust, ga met de experts
om de tafel zitten en probeer buiten de oude IT-structuren te denken.’
Imago naar de dochterondernemingen
Ook de eindgebruikers binnen Endemol zijn positief. ‘Er
is een hoge beschikbaarheid van het systeem, zegt Michel
Vermeij. ‘De ervaring leert dat het nu beter draait dan hiervoor.’ ‘De bereikbaarheid van het systeem is meer gegarandeerd, de omgeving is veilig. Daarbij is de snelheid en
performance van het systeem erg goed,’ zegt Pascal Pater.
‘Het is gewoon een hele goede omgeving.’
Eén geheel
Door het combineren van de benodigde externe expertise
in implementatie, hosting en beheer & onderhoud, heeft
Endemol één aanspreekpunt bij haar outsourcingspartij
voor alle activiteiten rondom het management rapportagesysteem. ‘Er is inhoudelijke kennis van het product, de
hardware en het operating systeem. Het is op alle fronten
een hoogwaardig team dat daar zit, zowel functioneel als
technisch,’ zegt Michel Vermeij. ‘De mensen kennen onze
applicatie goed en begrijpen onze business.’
‘Naast de beheer & supportorganisatie kunnen we ook het
projectenbedrijf van onze zusterorganisatie inzetten,’ zegt
Wietse Mol. ‘De beheerdesk is niet ingericht op het doen
van grote implementaties, wij kunnen onderling overleggen wanneer welke expertise nodig is.’
april 2013
TIJDSCHRIFT CONTROLLING
TIJDSCHRIFT CONTROLLING
april 2013 35