Business Process Management (BPM) KOMPAKT

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Wer sich schon länger mit der Entwicklung in Management und IT beschäftigt, der hat schon viele Trends kommen und gehen sehen. Unter all den kurzfristigen Moden gibt es aber eine langfristige Konstante: Bereits seit über zwanzig Jahren nehmen die Geschäftsprozesse in fast allen ernst zu nehmenden Konzepten eine zentrale Rolle ein. Zwar gibt es nach wie vor unterschiedliche Auffassungen darüber, was man genau unter Business Process Management (BPM) zu verstehen hat, doch sehen immer mehr Organisationen die Notwendigkeit, die eigenen Abläufe zu kennen, zu gestalten und zu steuern. Und vielleicht ist ja gerade dies das Erfolgsgeheimnis von BPM, dass es sich nicht um einen genau beschriebenen Ansatz mit vorgeschriebenen Regeln und Methoden handelt, sondern zunächst um eine Denkweise: Das Denken in Prozessen.

Auch wenn es immer unterschiedliche Auffassungen über die richtige BPM-Methodik oder das beste BPM-Werkzeug geben wird, und auch wenn Organisatoren, Fachexperten, Qualitätsmanager und Software-Entwickler einen ganz unterschiedlichen Blickwinkel auf die Prozesse haben mögen: Die Erkenntnis, dass jede Initiative zu effizienten, auf die Unternehmensziele ausgerichteten Prozessen beitragen muss, stellt die gemeinsame Basis dar. Jede Organisation, die ernsthaft Prozessmanagement betreiben möchte, sollte daher darauf achten, dass möglichst alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis der Prozesse und der Prozessmanagement-Ziele haben.
Dazu ist es natürlich erforderlich, dass allen voran das Management den Prozessmanagement-Gedanken lebt und verbreitet. Hieran mangelt es häufig noch. Prozessmanagement wird vom oberen Management vielfach rein als Aufgabe von Prozessexperten und IT-Entwicklern gesehen. Hier haben jedoch auch die BPM-Experten eine Bringschuld. Anstatt nur im Stillen dafür zu sorgen, das die Prozesse effizient laufen, sollten sie es sich zur Aufgabe machen, der Chefetage zu verdeutlichen, welche zentrale Rolle die Prozesse für den Unternehmenserfolg spielen.
Wenn das Prozessmanagement beispielsweise strategisch nützliche Kennzahlen bereitstellt, gewinnt es bei der Unternehmensführung an Aufmerksamkeit. Und wenn es schließlich gelingt, nicht nur für eine effizientere Abwicklung des existierenden Geschäfts zu sorgen, sondern durch Prozessinnovationen ganz neue Möglichkeiten und Geschäftsfelder für das Unternehmen zu eröffnen, erhöht sich der Nutzen des Prozessmanagements für das Unternehmen immens.

Informieren Sie sich in diesem Competence-Book über die unterschiedlichen Facetten und aktuellen Entwicklungen des Themas BPM. Nutzen Sie die Anregungen um das Prozessmanagement in Ihrem Wirkungsbereich voranzubringen und damit zum nachhaltigen Erfolg des Unternehmens beizutragen!

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  • Wir arbeiten an einem Update bzw. zweiten Auflage, dann auch gerne mit Comindware ;-)
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  • Sehr umfassende und solide Übersicht, die sehr lang ist. Daher habe ich noch nicht alles gelesen. Prima wäre noch eine Aufnahme von Comindware (http://www.comindware.com/de/tracker/), damit der Beitrag wirklich komplett ist ;-)
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  • Ein gelungener Branchenüberblick aller Treiber, Experten und Unternehmen im Bereich BPM (Business Process Management). Expertise und Kompetenzen werden hier kompakt und verständlich anhand des Competence Books aufgezeigt. Dabei zeigen besonders die Infografiken, als auch Glossar und Expertenverzeichnis einen großen Mehrwert für den Leser auf.
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  • http://www.competence-site.de/BPM-Business-Process-Management-kompakt
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Business Process Management (BPM) KOMPAKT

  1. 1. Competence Book Nr. 1 www.competence-site.de BPM Business Process Management
  2. 2. 2 Competence Book Nr. 1 BPM - Business Process Management INHALT 1. Einleitung 1.1. Editorial....................................................................................................................................................................3 1.2. Partner.....................................................................................................................................................................4 1.3. Kurzvorstellung der Partner.....................................................................................................................................5 1.4. Infografiken BPM.....................................................................................................................................................8 2. Grundlagen Prozessorientierung und BPM..............................................................................................................13 2.1. Prozessorientierung - eine Einführung.................................................................................................................14 2.2. BPM 2020 Visionen für die Organisation von morgen ........................................................................................ 18 2.3. Prozessmodellierung – Geschäftsprozesse mit BPMN sichtbar machen.............................................................35 2.4. Prozessorientierung in Unternehmen „eden – Reifegradmodell“..........................................................................39 2.5. Geschäftsprozessmanagement Beratung und Implementierung aus einer Hand.................................................53 2.6. SOA fängt vor BPEL an - Fit für SOA mit einem serviceorientierten Geschäftsprozessmodell.............................57 2.7. Agile Unternehmen sind datengetrieben: Big Data trifft Geschäftsprozesse........................................................68 3. Anwendungen von Prozessorientierung und BPM....................................................................................................71 3.1. Business Process Management zur Automatisierung der Büroarbeitswelt...........................................................72 3.2. Business Process Management in der Logistik - In vier Stufen zur Prozessoptimierung.....................................90 3.3. Prozessorientierung als Erfolgsfaktor bei der Einführung komplexer IT-Systeme................................................93 3.4. Prozessmanagement als perfekte Basis für Compliance im Unternehmen..........................................................96 3.5. BPM und CRM - Erfolgreich mit optimierten Prozessen.......................................................................................98 4. Case Studies und Produktinformationen..................................................................................................................100 4.1. Metasonic beschleunigt iPhone5-Bestellungen bei Swisscom (Schweiz) AG.....................................................101 4.2. Höhere Wettbewerbsfähigkeit durch schnellere Prozessentwicklung.................................................................103 4.3. PayLife Bank verbessert Prozessplanung und -automatisierung mit FireStart BPM Suite von PROLOGICS.......................................................................................................................................................105 4.4. IT-Modernisierung zahlt sich aus.........................................................................................................................106 4.5. Model Governance als Erfolgsfaktor bei der Softwareentwicklung der Telekom Deutschland............................108 4.6. Modellierung von SOA/BPM-Integrationslösungen mit dem MID INNOVATOR for Business Analysts...............110 5. Branchenverzeichnisse..............................................................................................................................................112 5.1. Unternehmen......................................................................................................................................................113 5.2. Experten.............................................................................................................................................................117 5.3. Veranstaltungen..................................................................................................................................................123 5.4. Literaturverzeichnis.............................................................................................................................................125 6. Glossar..........................................................................................................................................................................127 7. Impressum....................................................................................................................................................................131
  3. 3. 3 Competence Book Nr. 1 BPM - Business Process Management Wer sich schon länger mit der Entwicklung in Management und IT beschäftigt, der hat schon viele Trends kommen und gehen se- hen. Unter all den kurzfristigen Moden gibt es aber eine langfristige Konstante: Bereits seit über zwanzig Jahren nehmen die Geschäftsprozesse in fast allen ernst zu nehmenden Konzepten eine zentra- le Rolle ein. Zwar gibt es nach wie vor unterschiedliche Auffassungen darüber, was man genau unter Business Process Management (BPM) zu verstehen hat, doch se- hen immer mehr Organisationen die Notwendigkeit, die eigenen Abläufe zu kennen, zu gestalten und zu steuern. Und vielleicht ist ja gerade dies das Erfolgsgeheimnis von BPM, dass es sich nicht um einen genau beschriebenen Ansatz mit vorgeschriebenen Regeln und Methoden han- delt, sondern zunächst um eine Denkweise: Das Denken in Prozessen. Auch wenn es immer unterschiedliche Auffassungen über die richtige BPM-Methodik oder das beste BPM-Werkzeug geben wird, und auch wenn Organisatoren, Fachexperten, Qualitätsmanager und Software-Entwickler einen ganz un- terschiedlichen Blickwinkel auf die Prozesse haben mögen: Die Erkenntnis, dass jede Initiative zu effizienten, auf die Unternehmensziele ausgerichteten Prozessen beitragen muss, stellt die gemeinsame Basis dar. Jede Organisati- on, die ernsthaft Prozessmanagement betreiben möchte, sollte daher darauf achten, dass möglichst alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis der Prozesse und der Pro- zessmanagement-Ziele haben. Dazu ist es natürlich erforderlich, dass allen voran das Ma- nagement den Prozessmanagement-Gedanken lebt und verbreitet. Hieran mangelt es häufig noch. Prozessmanage- ment wird vom oberen Management vielfach rein als Aufga- be von Prozessexperten und IT-Entwicklern gesehen. Hier haben jedoch auch die BPM-Experten eine Bringschuld. Anstatt nur im Stillen dafür zu sorgen, das die Prozesse effizient laufen, sollten sie es sich zur Aufgabe machen, der Chefetage zu verdeutlichen, welche zentrale Rolle die Pro- zesse für den Unternehmenserfolg spielen. Wenn das Prozessmanagement beispielsweise strate- gisch nützliche Kennzahlen bereitstellt, gewinnt es bei der Unternehmensführung an Aufmerksamkeit. Und wenn es schließlich gelingt, nicht nur für eine effizientere Ab- wicklung des existierenden Geschäfts zu sorgen, sondern durch Prozessinnovationen ganz neue Möglichkeiten und Geschäftsfelder für das Unternehmen zu eröffnen, erhöht sich der Nutzen des Prozessmanagements für das Unter- nehmen immens. Informieren Sie sich in diesem eBook über die unterschied- lichen Facetten und aktuellen Entwicklungen des Themas BPM. Nutzen Sie die Anregungen um das Prozessmanage- ment in Ihrem Wirkungsbereich voranzubringen und damit zum nachhaltigen Erfolg des Unternehmens beizutragen! Viel Spass bei diesem eBook wünscht Ihnen Ihr Prof. Dr. Thomas Allweyer und das Team der Competence Site Anmerkung der Redaktion: Mehr von Prof. Dr. Allweyer im Interview „Prozessmodellie- rung - Geschäftsprozesse sichtbar gemacht“ auf Seite 31. Auch der Blog von Prof. Dr. Allweyer ist sehr empfehlens- wert. Hier finden sich Rezensionen von Büchern und Studi- en sowie Veranstaltungshinweise und –berichte. www.kurze-Prozesse.de Prozesse gehören auf die Agenda der Unternehmensführung 1.1. Editorial „Unter all den kurzfristigen Moden gibt es aber eine langfristige Konstante: Be- reits seit über zwanzig Jahren nehmen die Geschäftsprozesse in fast allen ernst zu nehmenden Konzepten eine zentrale Rolle ein.“
  4. 4. Competence Book Nr. 1 BPM - Business Process Management 1.2. Partner
  5. 5. 5 Competence Book Nr. 1 BPM - Business Process Management Wir sind ein Softwareunternehmen, das Ihnen mit der Metasonic© Suite eine Lösung für dynamisches Geschäftsprozessmanagement (BPM) anbietet. Sie basiert auf der patentierten, subjektorientierten BPM (S-BPM)-Methode. Die- se weltweit einzigartige Vorgehensweise wurde von Dr. Albert Fleischmann erforscht und erlaubt es jedem Anwender auf einfache Weise, seine Prozesse kontinuierlich zu beschreiben, sofort auszuführen und an jede Änderung schnell anzupassen. So werden aus Betroffenen Beteiligte mit optimalen Just-in-time- Ergebnissen, wo andere zu groß, zu starr, zu langsam und zu kostspielig sind. Das macht Sie unschlagbar agil und immer „in tune“. Also bestens gerüstet, um die Dynamik und Komplexität in der heutigen Geschäftswelt besser als andere beherrschen zu können. Wir stehen auf BPM. Business Process Management ist nicht nur unser Beruf. Sondern auch unsere Leidenschaft. Wir wissen: Erfolgreiches Prozessmanage- ment findet nicht nur in Flowcharts statt. Sondern auch in den Köpfen von Men- schen und der Art, wie sie sich organisieren. Andererseits nützt die beste Organi- sation ebenso wenig wie die Begeisterung der Handelnden, wenn die Prozesse nicht stimmen oder die falsche Software implementiert wurde. Deshalb achten wir auf jeden dieser Aspekte, wenn wir mit Ihnen an Ihrem Prozessmanagement arbeiten: Prozesse, Organisation, Menschen und IT. Wir machen sozusagen BPM 360 Grad. BPM für Menschen, die mehr sein wollen, als erfolgreich. Näm- lich begeistert. Die agentbase AG ist ein mittelständisch geprägter IT-Dienstleister, der die in- dividuellen Anforderungen seiner Kunden erfolgreich in maßgeschneiderte Lö- sungen umsetzt. Hierbei fokussiert sich das Unternehmen primär auf Lösungen aus den Bereichen Social Workplace, Business Process Management (BPM), Portale, Dokumentenmanagement und Archivierung. Die agentbase AG unter- stützt seine Kunden von der Analyse, Konzeption, Umsetzung, Implementierung bis hin zur Wartung ihrer IT-Anwendungen. Sie berät herstellerneutral und bie- tet für jegliche Anforderungen „Best Practice“-Lösungen aus unterschiedlichen Branchen. 1.3. Kurzvorstellung der Partner Metasonic AG BPM&O GmbH agentbase AG
  6. 6. 6 Competence Book Nr. 1 BPM - Business Process Management PROLOGICS ist ein österreichisches Softwareunternehmen und entwickelt Standard-Softwareprodukte für Unternehmensorganisation. Das Unternehmen bietet mit der BPM Suite FireStart eine vollständig integrierte Softwarelösung für fachliche Prozessmodellierung und technische Workflowautomatisierung. Das System begeistert durch hohe Benutzerfreundlichkeit, innovative Funk- tionen und modernste Systemarchitektur. PROLOGICS unterstreicht mit dem Gesamtsieger bei den BPM Toolmasters 2012 seine Innovationsführerschaft im deutschsprachigen BPM Markt. Ziel von PROLOGICS ist es, die tägliche Arbeit und Kommunikation der Mitarbeiter mit BPM Technologien zu unterstützen. Aus diesem Grund integriert sich FireStart auch nahtlos in bekannte Microsoft Stan- dardprodukte wie Outlook, SharePoint oder Windows 8. Prologics IT GmbH UNITY ist die Managementberatung für zukunftsorientierte Unternehmensge- staltung. Wir schaffen innovative Prozesse und Geschäftsmodelle – von der Konzeption bis zur Umsetzung. Seit 1995 hat UNITY mehr als 800 Projekte in der Automobilindustrie, der Fer- tigungsindustrie und der Gesundheitswirtschaft zum Erfolg geführt. Zu unseren Kunden zählen sowohl der renommierte Mittelstand als auch 16 der DAX-30- Unternehmen. Unsere Kunden profitieren insbesondere vom einzigartigen UNI- TY-Beratungsansatz: Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir maßgeschneiderte Lösungen, die ihren Erfolg nachhaltig steigern. Eine unserer Kernkompetenzen ist Prozessmanagement. Wir gestalten innova- tive, schlanke Prozesse. Unser Vorgehen reicht von der Konzeption bis zum gelebten Prozess auf Basis unserer durchgängigen Methode OMEGA. Im Mit- telpunkt stehen dabei die Akzeptanz der Mitarbeiter und die Realisierung von Kosteneinsparpotenzialen. ReadSoft ist ein führender Lösungsanbieter für die Automatisierung und Opti- mierung von Geschäftsprozessen. Die deutsche ReadSoft AG ist eine Tochter der ReadSoft Gruppe mit Hauptsitz in Helsingborg, Schweden. Weltweit betreut ReadSoft in 17 Ländern mit knapp 600 Mitarbeitern rund 8.500 Kunden. Auf dem deutschen Markt ist das Unternehmen seit 1996 aktiv. Mit über 120 Mitarbeitern in den Niederlassungen in Frankfurt, Hamburg, Berlin und Oberhausen ist die deutsche Landesgesellschaft die größte innerhalb der ReadSoft Gruppe. Das Lösungsportfolio von ReadSoft adressiert sowohl die Prozessautomatisierung und –optimierung im Bereich Input Management, als auch sämtliche Purchase- to-Pay- und Order-to-Cash-Prozesse in SAP. Die Entwicklungskompetenz von ReadSoft für SAP- und Xbound-Lösungen konzentriert sich an den deutschen Standorten, auch das internationale CTO Office ist in Frankfurt beheimatet. ReadSoft AG UNITY AG
  7. 7. 7 Competence Book Nr. 1 BPM - Business Process Management Als Ihr kompetenter Partner für die Modellierung von Geschäftsprozessen, Soft- ware und Datenbanken helfen wir Ihnen mit Werkzeuglösungen und Beratung aus einer Hand, Ihre IT-Projekte schneller, besser und effizienter durchzufüh- ren. Wir möchten Ihnen mit dem Innovator Werkzeuge an die Hand geben, mit denen Sie Zusammenhänge sichtbar machen können und das Wissen der Prozessbe- teiligten zusammentragen und übersichtlich gestalten können. Das zentrale Modell als Referenz für umfangreiche Prozesse im Unternehmen und große Projekte in der IT steht im Fokus des Teams von MID. Deutsche Top- Unternehmen und Behörden setzen auf die Produkte, das Know-how und die Unterstützung von MID – The Modeling Company. Mehr als 100 Spezialisten setzen die Vision in die Tat um, mit konkreten Anforderungen an Prozesse und Produkte effiziente und effektive IT-Systeme zu realisieren – seit über 30 Jah- ren. Prozesse werden in den Standardnotationen BPMN 2 oder UML 2 erfasst und können nahtlos in Softwaremodelle der UML oder ERM überführt werden. Mit dem Ziel, ausführbaren Code zu entwickeln oder zu generieren. Ein ausgereiftes Rechte- und Rollenkonzept für alle Stakeholder, transparente Zusammenarbeit und mächtige Funktionen sichern Ihren Modellerfolg. Die MID Akademie bietet eine Vielzahl von Tool- und Methodentrainings an, die von erfahrenen Trainern gehalten werden. Langjährige Beratungs- und IT-Erfahrung in Unternehmen aus Industrie und Handel sowie umfangreiche Kenntnisse in Microsoft-Technologien zeichnen uns aus. YAVEON konzentriert sich auf Methoden und Lösungen, die Ihren Unter- nehmenserfolg messbar steigern. Unternehmen aus Pharmazie, der Nahrungs- mittelbranche, Chemie, Biotech und Medizintechnik unterstützen wir in allen Fra- gen des Informations- und Prozessmanagements. Ganzheitliche Denkweisen und ein konkreter Mehrwert durch die IT sind die Erwartungen, die täglich an uns gestellt werden. Diesem Anspruch wird Yaveon gerecht. Wir unterstützen Sie umfassend, wenn Sie Ihre Prozesse ins Zentrum Ihres Handelns stellen wollen, um die operative Performance zu steigern. Erfahrung und Methoden- kompetenz in der Prozessberatung und Ausgestaltung von Geschäftsprozessen sind die Basis für unsere Arbeit. Messen Sie uns an umfangreichen Referenzen und Kenntnissen in der Implementierung von Systemen (BPM, ERP, BI, Portale, Dokumentenmanagement) und Speziallösungen. process4.biz GmbH Wir von process4.biz geben Ihnen genau das Werkzeug an die Hand, mit dem Sie die Geschäftsprozesse und die IT in Ihrem Unternehmen ganzheitlich abbil- den, dauerhaft flexibel pflegen und implementieren können. Zur Darstellung aller Zusammenhänge zwischen Aufbau- und Ablauforganisation und IT-Systemen stehen Referenzmodelle bereit. So können Sie sofort loslegen Ihren Nutzern visuelle Workflows an die Hand zu geben. Process4.biz wurde 2012 von Microsoft zum weltweit besten datenbankbasier- ten BPM-Tool auf Basis von Microsoft Visio ausgezeichnet. Es integriert in alle Office Produkte sowie in den SharePoint und in die Dynamics ERP-Systeme AX und NAV. MID GmbH YAVEON AG
  8. 8. 8 Competence Book Nr. 1 BPM - Business Process Management CURSOR Software AG Die CURSOR Software AG ist spezialisiert auf hoch flexible CRM- und BPM- Lösungen für integriertes Kundenmanagement und Geschäftsprozessoptimie- rung. Das Leistungsangebot umfasst Softwareentwicklung, Beratung, Imple- mentierung, Schulung und Support. Handels- und Dienstleistungsunternehmen (Energie-, Gebäude-, Finanz- und IT-Dienstleister, Entsorger) sowie Unterneh- men der Investitions- und Verbrauchsgüterindustrie schätzen das umfassende Produkt- und Dienstleistungsangebot. Mehr als 15.000 Mitarbeiter in über 250 Unternehmen arbeiten täglich mit CURSOR-Software. Im Bereich der Energie- wirtschaft zählt CURSOR mit den Branchenlösungen EVI (für Energieversorger und -dienstleister) und TINA (für Netzbetreiber) europaweit zu den führenden Anbietern. 1.4. Infografiken BPM intellior AG Die intellior AG ist ein BPM-Lösungsanbieter mit dem Ziel, Organisationen in- telligenter zu gestalten und prozessorientiert auszurichten. Mit Hilfe unseres BPM-Tools Aeneis und seinem integrierten, visualisierten sowie prozessbasier- ten Unternehmensmodell verbessern Sie die Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter. Und mit unserer BPM-Beratung Brainware unterstützen wir Sie kompetent und zielorientiert dabei, Prozessdenken und Prozessorientierung nachhaltig in Ihrem Unternehmen zu verankern. Als ganzheitlicher BPM-Lösungsanbieter bieten wir Ihnen also Software und Beratung aus einer Hand. Erschließen Sie mit unseren Lösungen die Potentiale des Geschäftsprozessmanagements und nutzen diese für nachhaltigen Erfolg. Sichern Sie sich mit unseren BPM-Lösungen alle Chan- cen, effektiv und effizient zu arbeiten sowie ziel- und strategiekonform zu han- deln. Aeneis und Brainware erhalten Sie dabei immer maßgeschneidert für alle Ihre BPM-Aufgabenstellungen. Wir garantieren Ihnen eine effektive und effizien- te Implementierung und nachhaltigen Erfolg im Geschäftsprozessmanagement. Mit intellior werden Prozesse einfach besser! BPM 1: Ziele, Probleme, Trends BPM 2: Tools / Systeme BPM 3: Statements
  9. 9. 9 Competence Book Nr. 1 BPM - Business Process Management BPM (1): Ziele, Probleme, Trends Studien: (1) „Business Process Management-Studie 2012“ - Studie der BearingPoint GmbH (2) „BPM hat noch viel Potenzial“ - Interview mit Dr. Clemente Minonne von der Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften (3) „Fünf disruptive BPM-Entwicklungen“ - Artikel aus der COMPUTERWOCHE (4) „BPM-Report“ der Software Initiative Deutschland e.V. (SID) und der Metasonic AG Top-3-Ziele1 Top-3-Anwendungsbereiche1 Top-3-Probleme2 Trends I3 Trends II4 Human Touch - Fokus Mensch• Front-Office-Status - Fokus Kunde• Mobilität• Big Process• Process Mining• Lücke zwischen IT-Abteilung und Fachbe-• reichen schließen Einfachheit / Schnelligkeit bei Umsetzung• Agilität der Prozesse• Umfassende (globale) Vernetzung• Cloud Computing• Mangelnde Unterstützung durch die Führung Fehlende Vorgaben Mangel an Fachkompetenz Steigerung der Effizienz Erhöhung der Transparenz Heben von Standardisie- rungspotentialen Purchasing & Logistics Marketing & Sales Finance & Accounting 32% 46% 50% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 51% 57% 63% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 85% 90% 93% 80% 82% 84% 86% 88% 90% 92% 94% 93% 90% 85% 63% 57% 51% 50% 46% 32%
  10. 10. 10 Competence Book Nr. 1 BPM - Business Process Management BPM (2): Tools / Systeme Studien: (1) Studie „Business Process Management“ der trovarit ag (2) „BPM hat noch viel Potenzial“, Fachartikel der ZHAW School of Management and Law in Zürich (3) Studie „Unternehmen mit BPM-Software mehrheitlich unzufrieden“ der SID e.V. und der Metasonic AG Ziele BPM-Tools1 Probleme BPM-Tools1 Keine Ressourcen Nutzen nicht aus- reichend Zu hoher Pfle- geaufwand Zu hohe Kosten Bessere Prozess- kontrolle Zeitersparnis Prozess- beschleunigung Kostensenkung Genutzte BPM-Systeme3 BPM-Suiten geplant BPM-Suiten Standard- software SAP oder Oracle Microsoft als Alternative zum BPM- System?3 Nutzung von BPM-Systemen2 36% 31% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 43% 57% kein BPM-System BPM-System Datenbank ProgrammeExcel 14% 19% 33% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 30% 50% 60% 72% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% vs 30% 43% 44% 48% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 72% 60% 50% 43% 44% 48% 30% 33% 19% 14% 36% 31% 57% 43% 30%
  11. 11. 11 Competence Book Nr. 1 BPM - Business Process Management BPM (3): Einige Statements Treiber des Wandels Bereits seit über zwanzig Jahren nehmen die Geschäftsprozesse in fast allen ernst zu nehmenden Konzepten eine zentrale Rolle ein. Der nachhaltigste Treiber für die Orga- nisation von morgen ist der ständige Wandel, der um uns herum stattfindet. Eine hohe Reaktionsgeschwindigkeit und Flexibilität werden erforderlich, sogar unerlässlich, um Effizienz und Profitabilität nachhaltig zu sichern. Die Kernfragen für das Management lauten: Wie werden wir den beschleunigten Verän- derungen gerecht, auf die das Unterneh- men reagieren muss und wie managen wir die Veränderung in den Abläufen? Bedeutung BPM Ob Marketing, Personalmanagement, Control- ling, Produktion oder Logistik: Qualität, Effizi- enz, Kundenorientierung ... lassen sich nicht erreichen, wenn in Bereichs-Silos gedacht und gehandelt wird. Mit einer prozessorientierten Unternehmens- führung und der Überwindung der Bereichs- und Unternehmens-Silos können Unterneh- men ... besser, schneller und flexibler auf anstehende externe Anforderungen reagieren. Prozessorientierung ist kein Selbstzweck. Es geht nicht um schöne Prozessbilder oder eine zertifizierungsfeste Dokumentation. Es geht um die Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsfä- higkeit des Unternehmens. ... ...
  12. 12. 12 Competence Book Nr. 1 BPM - Business Process Management Probleme Wenn man sich in Unternehmen umhört und die Frage stellt, wie zufrieden man mit den zur Zeit zur Verfügung stehenden Prozessmanagement -Methoden und -Tools ist, hört man nichts Gutes. Nach wie vor fehlt in den Fachabteilungen vielfach eine prozessuale Denk- und Sicht- weise, während es auf Seiten der IT im- mer noch an den erforderlichen Interfaces mangelt. To Do‘s Aus meiner Sicht hängen diese Top-3-To-Dos zusam- men: Grenzen zwischen IT und Business auflösen, Innovation zum Top-Thema machen sowie Neues ausprobieren mit dem Fokus die Performance der Organisation kontinuierlich zu verbessern. Zukünftig ist es notwendig, die Kernprozes- se komplett von Ende-zu-Ende, d. h. so wie der Kunde sie wahrnimmt, zu steuern. Vorgehen In den Praxisprojekten bewahrheitet es sich immer wieder: Wenn der Projektauftrag „von oben“ getragen wird, ist dies ein wesentli- cher Erfolgsfaktor. Die Mitarbeiter benötigen Transparenz darüber, was durch die Prozessorientierung erreicht werden soll und worin der Nutzen für das Unternehmen und der dort arbeitenden Menschen liegt . ... ... ... Gemeinsames Handeln
  13. 13. 13 Competence Book Nr. 1 BPM - Business Process Management 2. Grundlagen Prozessorientierung und BPM 1. Einleitung 2. Grundlagen Prozessorientierung und BPM......................................13 2.1. Prozessorientierung - eine Einführung........................................14 2.2. BPM 2020 Visionen für die Organisation von morgen.............................18 2.3. Prozessmodellierung – Geschäftsprozesse mit BPMN sichtbar machen..............................35 2.4. „eden–Reifegradmodell“..........................................................................39 2.5. Geschäftsprozessmanagement Beratung und Implementierung aus einer Hand............................53 2.6. SOA fängt vor BPEL an - Fit für SOA mit einem serviceorientierten Geschäftsprozessmodell.....57 2.7. Agile Unternehmen sind datengetrieben Big Data trifft Geschäftsprozesse........................................................68 3. Anwendungen von Prozessorientierung und BPM................................71 4. Case Studies und Produktinformationen..............................................100 5.Branchenverzeichnisse...........................................................................112 6.Glossar............................................................................................................127 7.Impressum................................................................................................131
  14. 14. 14 Competence Book Nr. 1 BPM - Business Process Management Mehr denn je müssen Unternehmen in allen Bereichen auf ihre Performance achten. In unserer Initiative Performance 2020 wollen wir hier breit Unterstützung leisten und die Kompetenz unserer Partner als Lösungshilfe umfassend einbinden. Ein zentraler Performance-Hebel ist sicherlich Prozessorientierung und mit ihr die Unterstützung durch moderne BPM-Konzepte und Systeme (Business Process Management). Ob Marketing, Personalmanagement, Controlling, Produk- tion oder Logistik: Qualität, Effizienz, Kundenorientierung ... lassen sich nicht erreichen, wenn in Bereichs-Silos gedacht und gehandelt wird. Einmalige Prozessoptimierungen – ob nun in Six Sigma oder Business Process Reengineering- Projekten – reichen nicht aus. Es gilt das Unternehmen kontinuierlich auf eine prozessorientierte = kundenorien- tierte = wertorientierte = qualitätsorientierte = ... Unterneh- mensführung auszurichten. Wie aber gelingt es Vorstände dafür zu gewinnen und die Organisation für den Change zu mobilisieren? In diesem Interview beleuchten Uwe Feddern und Thilo Knuppertz das Thema aus Vorstands-Perspektive und ma- chen deutlich: Prozessorientierung und BPM sind strate- gisch relevant und mehr als IT und Modelle. Frage 1: Treiber in Richtung höherer Prozessori- entierung und BPM. Unsere Ökonomie wandelt sich kontinuierlich. Was sind Ihrer Meinung nach die wichtigsten Treiber in Richtung besserer Performance, Prozessorientierung und BPM? Inwieweit erkennen Vorstände schon den Verände- rungsdruck und Handlungsbedarf? Welche Probleme stellen sich bei der notwendigen Veränderung? Uwe Feddern: Betrachtet man die Entwicklung unserer globalen Wirtschaft, dann haben wir in unserem Buch „Prozessorientierte Unter- nehmensführung“ (Schäffer Poeschel, s. S. 2 ff.) vor allem fünf Treiber benannt, die den Wandel in Richtung Prozessorientierung und BPM notwen- diger machen: • Die Wirtschaft ist dynamischer denn je – Die Umwelt, z. B. die Märkte, Kunden und Wettbewerber müssen per- manent beobachtet werden. Werden Impulse von außen aufgegriffen, sind diese auf Relevanz für das eigene Unter- nehmen zu prüfen. Wenn Handlungsbedarf erkannt wird, muss dieser unmittelbar und schnell in den eigenen Pro- zessen umgesetzt werden, unter Umständen nach einem vorher durchlaufenen Strategieprozess. • Es besteht ein hoher Wettbewerbsdruck – Bei allem was das Unternehmen entscheidet und tut, müssen die Interessen und Anforderungen der bestehenden und der potenziellen Kunden sehr viel stärker berücksichtigt wer- den, als dies bislang der Fall war. Dies ist nur aus einer Ende-zu-Ende-Betrachtung der Kundenprozesse effektiv und effizient möglich. Diese Perspektive muss sowohl von den Prozess ausführenden Mitarbeitern, wie auch durch die Führungskräfte in der Unternehmensführung einge- nommen werden. • Der Wandel ist permanent – Die Umsetzung anstehen- der Veränderungen wird damit zu einer beständigen Auf- gabe. Change Management und Organisationsentwicklung sind notwendige Kernkompetenzen für Führungskräfte. Die Unternehmen müssen sich kontinuierlich als eine lernende Organisation gezielt entwickeln und verändern. • Komplexität muss bewältigt werden – Trotz hoher in- nerer und äußerer Komplexität müssen Entscheidungen schnell gefällt werden. Dies ist nur möglich, wenn die Ent- scheidungskompetenz auf der Ebene angesiedelt ist, wo 2.1. Prozessorientierung - eine Einführung Interview mit Thilo Knuppertz & Uwe Feddern von BPM&O „Ob Marketing, Personalmanagement, Controlling, Produktion oder Logistik: Qualität, Effizienz, Kundenorientierung ... lassen sich nicht erreichen, wenn in Bereichs-Silos gedacht und gehandelt wird “
  15. 15. 15 Competence Book Nr. 1 BPM - Business Process Management zessen orientiert, • den Abläufen den Vorrang für unternehmerisches Han- deln zu geben, • die bestehenden und neuen Methoden des Prozessma- nagements zu integrieren und zu implementieren. Frage 2: Prozessmanagement vs. prozessorien- tierte Unternehmensführung. Schon heute setzen Unternehmen oft auf „Prozesse“ und „Prozessmanagement“. Weshalb besteht Ihrer Meinung nach trotzdem immer noch Handlungsbe- darf? Warum ist Prozessorientierte Unternehmens- führung mehr als IT und Modelle? Uwe Feddern: Maßnahmen in Richtung Pro- zesse und Prozessmanagement betrafen in der Vergangenheit oft einzelne Prozesse oder auch bestimmte Schwerpunkte zur Optimie- rung von Prozessen in den Unternehmen, welche überwiegend eher über temporär und punktuell durchgeführte Prozessverbesserungsprojekte umgesetzt wurden. Um die oben genannten aktuellen und zukünftigen Anforderungen zu erfüllen, muss das Prozessmanagement jedoch noch um wesentliche Aspekte weiter entwickelt wer- den: • Zwischen der Unternehmensstrategie und den Kernpro- zessen muss eine systematische Verbindung hergestellt werden. Nur darüber lässt sich sicherstellen, dass eine definierte Strategie auch ihre operative Umsetzung über Prozesse findet. • Verantwortliche für Prozesse, die sich kontinuierlich um deren Ausführung und Optimierung kümmern, sind nicht oder nicht ausreichend in der Regelorganisation installiert. Dies sind Führungsrollen, die mit ausreichenden Kompe- tenzen ausgestattet sein müssen, um prozessbezügliche Entscheidungen zeitnah zu treffen. das meiste Wissen und die meiste Erfahrung vorhanden sind, d. h. so nah am Experten wie möglich. Tief geschachtelte hierarchische Aufbaustrukturen mit ho- hem Abstimmungs- und Koordinationsbedarf sind dafür nicht geeignet und deshalb nicht mehr zeitgemäß. Ent- scheidungen in Teams sind in diesem Umfeld der Entschei- dung des Einzelnen überlegen. Dieses gilt sowohl auf der Ebene des Experten wie auf der Ebene der Unternehmens- führung. • Globale Zusammenarbeit ist weit verbreitet – Um im Wettbewerb zu bestehen, konzentrieren sich Unternehmen auf ihre Kernkompetenzen. Leistungen, die nicht in den Bereich der Kernkompetenzen fallen, werden an externe Dienstleister ausgelagert. Dies erfordert ein gutes Wissen um die eigenen Prozesse und sauber definierte Nahtstellen nach außen. Sowohl Kunden als auch Dienstleister werden bei der Optimierung der eigenen Prozesse mitbetrachtet. Mit einer prozessorientierten Unternehmensführung und der Überwindung der Bereichs- und Unternehmens-Silos können Unternehmen am besten auf diese oben genann- ten Treiber reagieren. Sie können besser, schneller und fle- xibler auf anstehende externe Anforderungen reagieren. Zahlreiche Unternehmen sind daher auch schon engagiert dabei, die durch die prozessorientierte Unternehmensfüh- rung unterstellten Verbesserungspotenziale für die Unter- nehmensperformance schrittweise zu realisieren. Dort, wo Prozessorientierung noch nicht auf der Agenda bzw. zu gering priorisiert wird, liegt es oft am mangelnden strate- gischen Interesse der Vorstände an diesem Thema. Zu oft wird das fundamental notwendig Neudenken und Neuge- stalten nicht gesehen. Zu den Schwierigkeiten bei der Um- setzung tragen drei grundlegende Herausforderungen bei: • eine Organisation und Kultur aufzubauen, die sich an Pro- „Mit einer prozessorientieten Unterneh- mensführung und der Überwindung der Bereichs- und Unternehmens-Silos kön- nen Unternehmen am besten auf diese oben genannten Treiber reagieren. Sie können besser, schneller und flexibler auf anstehende externe Anforderungen reagieren.“ „Zukünftig ist es notwendig, die Kern- prozesse komplett von Ende-zu-Ende, d. h. so wie der Kunde sie wahrnimmt, zu steuern. “
  16. 16. 16 Competence Book Nr. 1 BPM - Business Process Management Implikationen! Zudem belegen die Vorstände auch eine funktionale Führungsfunktion. Die mit dem Transfer zur prozessorientierten Organisation verbundene Unsicherheit sowie ein befürchteter Macht- und Kontrollverlust betrifft auch das Topmanagement. Wenn aber Vorstände erkennen, welche ungenutzten stra- tegischen Potenziale durch Prozessorientierung gehoben werden können und wie die Unternehmens-Performance ganzheitlich verbessert wird, wenn Prozessorientierung wirklich wie zuvor skizziert strategisch gedacht und gelebt wird, dann gelingt der Top-Down-Change. Die Formel mei- nes Kollegen Sven Schnägelberger lautet: Prozessorientierung = Kundenorientierung = Mitarbei- terorientierung = ... = Organisationsentwicklung Wer das erkennt, wird dem Thema eine hohe Priorität ein- räumen. Frage 4: Mobilisierung der Mitarbeiter für Prozes- sorientierung und BPM. Das umfassendste Top-Management-Commitment nutzt nichts, wenn es nicht gleichzeitig gelingt, die Mitarbeiter zu mobilisieren. Wie gelingt Ihrer Erfah- rung nach am besten die Mobilisierung der Mann- schaft in der Breite? Woran scheitert sie? Thilo Knuppertz: Die größte Motivation wird durch eine für alle attraktive Vision erzeugt. Die Mitarbeiter benötigen Transparenz dar- über, was durch die Prozessorientierung er- reicht werden soll und worin der Nutzen für das Unternehmen und der dort arbeitenden Menschen liegt. Dies wird durch Kommunikationsmaßnahmen sowie durch Schulungen erreicht. Zum anderen sind die Haltung und das Verhalten der Führungskräfte von essentieller Be- deutung. Nur wenn von der Mitarbeiterschaft gespürt wird, dass die Führung hinter der neuen Prozessorientierung steht, werden auch sie die Veränderung unterstützen. In • Prozesse wurden bislang vorwiegend ausschnittsweise aus der funktionalen Bereichssicht betrachtet und optimiert. Dies erfordert hohe Kommunikations- und Koordinations- aufwände. Zukünftig ist es notwendig, die Kernprozesse komplett von Ende-zu-Ende, d. h. so wie der Kunde sie wahrnimmt, zu steuern. Diese Verantwortung verläuft dann bereichsübergreifend. • Das Unternehmensumfeld muss permanent beobachtet werden, um für die eigene Strategie relevante Impulse wahrzunehmen. Über eine prozessorientierte Organisati- onsentwicklung werden bei der Umsetzung geplanter orga- nisationaler Veränderungen zunächst die Kernprozesse in den Fokus genommen und erst danach strukturelle Ände- rungen abgeleitet. Die dabei häufig auftretenden sozialen Dynamiken werden explizit wahrgenommen und im Verän- derungsprojekt berücksichtigt. Frage 3: Strategische Relevanz von Prozessori- entierung für Top-Management. Die erfolgreiche Einführung der prozessorientierten Organisation ist oft am Anfang entscheidend von einer aktiven Unterstützung durch das Topmanage- ment abhängig. Wie wichtig ist Ihrer Meinung nach das Top-Manage- ment-Commitment, woran scheitert heute dieses Commitment und wie kann man das Top-Manage- ment für das strategische Thema Prozessorientie- rung gewinnen? Thilo Knuppertz: In den Praxisprojekten be- wahrheitet es sich immer wieder: Wenn der Projektauftrag „von oben“ getragen wird, ist dies ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Ande- rerseits verläuft ein Prozessmanagement- Projekt irgendwann im Sande, wenn das Topmanagement nicht an den Nutzen glaubt. Soweit, nichts Neues. Warum ist es zurzeit manchmal noch schwierig, das Top- management für die prozessorientierte Organisation zu in- teressieren? Unsere These dazu: Das Topmanagement sieht seine Ver- antwortung und Aufgabenbereiche ausschließlich im stra- tegischen Bereich. Prozessmanagement wird als operative Umsetzung verstanden, die man an das Mittelmanagement delegiert hat. Dabei hat Prozessorientierung strategische „In den Praxisprojekten bewahrheitet es sich immer wieder: Wenn der Projektauf- trag „von oben“ getragen wird, ist dies ein wesentlicher Erfolgsfaktor.“
  17. 17. 17 Competence Book Nr. 1 BPM - Business Process Management unserem Buch haben wir in Kapitel 4.5 Hinweise zum Vor- gehen für die Erarbeitung eines konkreten Zukunftsbildes der prozessorientierten Organisation sowie über den darauf aufbauenden Kommunikationsprozess in das Unternehmen formuliert. Dadurch lassen sich auch viele der Schwierigkeiten vermei- den, die in einer Umfrage der BPM&O GmbH als Gründe für ein Scheitern identifiziert wurden: • Es fehlt an einer sichtbaren Unterstützung durch das Top- management. • Es gibt kein gemeinsames Verständnis für die Umsetzung von Veränderungen im Unternehmen und die Führungs- kräfte sind nicht dafür ausgebildet. • Die Dringlichkeit der Veränderung wird nicht auf allen Ebe- nen akzeptiert. • Die Ziele sind nicht eindeutig vereinbart oder werden nicht ausreichend im Unternehmen kommuniziert. • Es wird nicht ausreichend Zeit für die Umsetzung notwen- diger Veränderungen eingeplant und es gibt Widerstände aufgrund der bestehenden Unternehmenskultur. • Die betroffenen Mitarbeiter fühlen sich nicht genügend eingebunden. • Es fehlt an einer erfolgreichen personellen Verankerung des Prozessmanagements in der Organisation. Außerdem fehlt es an einer organisierten Unterstützung der Verände- rung, deren Umsetzung hängt häufig von der Initiative Ein- zelner ab. Vielen Dank für dieses Interview! Zu den Autoren: Uwe Feddern ist Experte für Organisations- entwicklung und Change Management. Er ist Gründungsgesellschafter und Geschäftsfüh- rer der BPM&O GmbH und Gründungsge- sellschafter und Dozent der BPM Akademie, einem Weiterbildungsinstitut für Business Process Ma- nagement und Organisationsentwicklung. Von 2000 - 2005 war Herr Feddern als Managing Partner in einer Unterneh- mensberatung, neben der Leitung von Change-Projekten, als Ausbildungsleiter für eine berufsbegleitende Ausbildung in Organisationsentwicklung verantwortlich. Von 1988 bis 2000 war er im Management eines internationalen Tech- nologie-Konzerns tätig und führte u.a. als Leiter SW-Ent- wicklung weltweit verteilte Teams mit mehreren hundert Mitarbeitern. Thilo Knuppertz, Jahrgang 1964 ist Experte für Prozessmanagement, Risikomanagement und Controlling, Gründungsgesellschafter und Geschäftsführer der BPM&O GmbH. Von 2004 - 2009 war er Geschäftsführer und Gesellschaf- ter des Kompetenzzentrums für Prozessmanagement. Er- fahrung und Know How sammelte er in zahlreichen Projek- ten, zum Beispiel als Leiter Projektcontrolling bei der Sema Group und zuletzt als Senior Manager und Prokurist bei Ernst & Young, Stuttgart. Dort baute er das Geschäftsfeld Risikomanagement und strategische Unternehmenssteue- rung auf. Als Mitbegründer und Dozent an der BPM&O Aka- demie und Dozent an der Controller Akademie engagiert er sich für die Aus- und Weiterbildung. Thilo Knuppertz ist Au- tor der Bücher „Controlling von Geschäftsprozessen“ und „Prozessmanagement für Dummies“; derzeit arbeitet er an seinem dritten Buch zum Thema. „Die Mitarbeiter benötigen Transparenz darüber, was durch die Prozessorientie- rung erreicht werden soll und worin der Nutzen für das Unternehmen und der dort arbeitenden Menschen liegt.“
  18. 18. 18 Competence Book Nr. 1 BPM - Business Process Management Mehr denn je müssen Organisationen in allen Bereichen auf ihre Zukunftsfähigkeit achten. Der wirtschaftliche Druck wird jenseits der Zyklen weiter steigen. Um hier den nachhaltigen Erfolg von Unternehmen zu un- terstützen, befragen wir Vordenker zu ihren Kompetenz- bereichen und Lösungsbausteine für die Organisation von morgen. Es freut uns sehr, dass uns diesmal Herbert Kin- dermann, CEO der Metasonic AG, Oliver Hoffmann, Vor- stand der ReadSoft AG, Bertram Geck, Geschäftsführer der MID GmbH, und Stefan Eschner, Bereichsleiter Pro- duktmanagement bei der CURSOR Software AG, Perspek- tiven für eine bessere Zukunftsfähigkeit der Organisation 2020 aufweisen. Frage 1: Herausforderungen für die Organisation 2020 Unsere Ökonomie wandelt sich kontinuierlich. Wo früher u.a. Begriffe wie Globalisierung und Internet für den Wandel standen, sind heute u.a. Social, Mo- bile, Cloud, Big Data, ... die populären Buzzwords der Neuen Ökonomie – jedenfalls zur Zeit. Was sind Ihrer Meinung nach nachhaltig die wichtigs- ten Treiber für die Organisation von morgen? Welche Herausforderungen müssen gemeistert werden, um bis 2020 erfolgreich bzw. zukunftsfähig zu bleiben? Welche Chancen bieten sich für Innovatoren in der schönen, neuen Welt? Was wären Ihre Top-3-To-Dos für CXOs? Herbert Kindermann: Der nachhaltigste Trei- ber für die Organisation von morgen ist der ständige Wandel, der um uns herum stattfin- det. Begriffe wie Social Media, Cloud und Big Data sind alles Anzeichen dafür, dass sich un- sere Welt in einer hohen Geschwindigkeit verändert. Hier gilt es, sich in der Organisation darauf einzustellen. Eine wichtige Frage, die dabei aufkommt, ist: Wie lässt sich die Performance einer Organisation mana- gen, wenn sich die Umwelt ständig ändert? Auf der Top- Ebene eines Unternehmens müssen wir immer die Mög- lichkeiten, die sich bieten und die Risiken, die auftreten können, im Auge behalten. Dabei stellen wir fest, dass die Reaktionszeit immer kürzer wird. Es geht also auf der Top- Ebene einer Organisation darum, aus der Fülle der Infor- mationen und Möglichkeiten die wichtigen und relevanten Elemente herauszufinden und sich darauf so schnell wie möglich einzustellen. Nur wer dies kann, wird mit seiner Or- ganisation in der Zukunft gut überleben. Hieraus ergeben sich aus meiner Sicht drei wesentliche To Dos für CXOs: 1) Die Grenzen zwischen IT und Business müssen definitiv aufgelöst und IT weiter ins Business hinein gebracht wer- den. Denn alle wesentlichen Abläufe in einer Organisation hängen heute intensiv mit der IT zusammen. In der Realität ist die IT nach wie vor zu weit getrennt vom Business. Dies führt zu Schatten-IT, zu langen Diskussionen und risiko- reichen IT-Projekten, die am Ende nicht das gewünschte Ergebnis liefern und viel zu teuer werden. Die Business- Organisation eines Unternehmens muss in die Lage ver- setzt werden, ihre IT selbst zu bauen, anzupassen und für ihre Performancesteuerung zu nutzen. Dafür muss intensiv an der Vereinfachung gearbeitet werden, denn nur wenn das Erstellen von Software, also die Handhabung der IT, viel einfacher und für jedermann im Business beherrschbar wird, dann werden sich wirklich IT und Business miteinan- der verbinden. 2) Innovation muss ein Top-Thema auf der Führungsebene werden. Mut, etwas Neues auszuprobieren, muss zu einer Top-Führungseigenschaft werden. Nur wer sich dem The- ma Innovation wirklich stellt, neue Möglichkeiten auspro- 2.2. BPM 2020 Visionen für die Organisation von morgen Interview mit Herbert Kindermann (Metasonic AG), Oliver Hoffmann (ReadSoft AG), Bertram Geck (MID GmbH) und Stefan Eschner (CURSOR Software AG) „Der nachhaltigste Treiber für die Or- ganisation von morgen ist der ständige Wandel, der um uns herum stattfindet.“
  19. 19. 19 Competence Book Nr. 1 BPM - Business Process Management Seite ihren Teil dazu beitragen und ist nicht von wenigen, immer überlasteten Experten aus der IT abhängig. Ein Unternehmen, das so vorgeht, kann für sich in Anspruch nehmen, Resilience implementiert zu haben. Dies ist eine Fä- higkeit, jeder Herausforderung schnell und flexibel sofort mit ei- nem optimierenden Ansatz entgegen zu treten und somit in der Lage zu sein, alle Herausforderungen der Zukunft zu meistern. Oliver Hoffmann: Die Herausforderungen an sich werden sich gar nicht so sehr ändern. Es wird weiterhin um die Bereiche Automatisie- rung bzw. Effizienzsteigerung und Flexibilität gehen. Auch die Ausweitung der Prozessket- ten von Unternehmen bis ggfs. zum Endkun- den wird ein Thema sein. Was sich ändern wird, sind die Ausprägungen dieser Anforderungen. Heute reden wir z.B. bei der Dokumentenprozessautomatisierung hauptsächlich davon, das ankommende Papier möglichst effizient zu ver- arbeiten. Zukünftig wird es dagegen vermehrt um die Ver- arbeitung von unterschiedlichen Formaten, wie z.B. E-Mail, PDF, html, etc. gehen und um die damit verbundenen An- forderungen. Auch die Anbindung und automatisierte Bear- beitung von Informationen aus den diversen Social Media Plattformen wird eine immer wichtigere Herausforderung sein. Und natürlich spielen Cloud-Lösungen zukünftig eine noch grössere Rolle, denn diese bieten Unternehmen ge- nau die Flexibilität, die nötig ist, um optimal auf Verände- rungen im Geschäftsumfeld zu reagieren. Bertram Geck: Meiner Meinung nach sind Innovationsfähigkeit, ein professioneller Um- gang mit makroökonomischen Einflüssen und Wissensmanagement determinierend als tra- gende Grundpfeiler für die Organisation 2020 zu betrachten. Im Zeitalter von Social Media, Mobile, Cloud und Big Data stehen Unternehmen aller Branchen im nationalen und glo- biert und feststellt, wie neue Technologien in der eigenen Organisation wirken, der wird künftig eine Chance haben, in einer Welt die Sprünge macht, auch die richtigen Sprünge mitzugestalten. Dazu muss jeder im Unternehmen merken, dass Innovation kein Feigenblatt-Thema ist, sondern ein Kern-Thema, das man von ganz oben treibt und das man zum strategischen Instrument in der Organisation macht, um sie kontinuierlich für die Zukunft stark zu machen. 3) Performance-Management muss auf eine breite Basis gestellt werden, das heißt, es müssen wesentlich mehr Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in einer Organisation in dieses Thema eingebunden sein. Anstatt Projekte durchzu- führen, die die Performance mal hier ein Stück, mal dort ein Stück verbessern, müssen wir Mechanismen implementie- ren, die zu einer kontinuierlichen Performance-Steigerung führen. Die Organisation muss so aufgestellt sein, dass sie nicht auf irgendwelche Anweisungen von oben wartet, sondern sofort, wenn sich Veränderungen einstellen, in der Lage ist, darauf zu reagieren. Dabei müssen Mechanismen gefunden werden, die der Organisation eine große Agilität verleihen. Das heißt, dass auch bei Veränderungen und Verbesserungen immer noch die Möglichkeit besteht, nicht nur eine Alternative als Reaktion parat zu haben, sondern zwischen bestimmten Alternativen auszuwählen und somit die offensichtlich beste Entscheidung zu treffen, um die Performance auf einem hohen Level zu halten oder weiter zu verbessern. Aus meiner Sicht hängen diese Top-3-To-Dos zusammen: Grenzen zwischen IT und Business auflösen, Innovation zum Top-Thema machen sowie Neues ausprobieren mit dem Fokus die Performance der Organisation kontinuier- lich zu verbessern. Damit jeder intensiv an der Performance der Organisation mitarbeiten kann, müssen viele Dinge wesentlich einfacher werden. So kann auch die Business- „Die Herausforderungen an sich werden sich gar nicht so sehr ändern. Es wird weiterhin um die Bereiche Automatisie- rung bzw. Effizienzsteigerung und Flexi- bilität gehen.“ „Aus meiner Sicht hängen diese Top-3 -To-Dos zusammen: Grenzen zwischen IT und Business auflösen, Innovation zum Top-Thema machen sowie Neues ausprobieren mit dem Fokus die Perfor- mance der Organisation kontinuierlich zu verbessern. “
  20. 20. 20 Competence Book Nr. 1 BPM - Business Process Management balen Umfeld vor großen Herausforderungen um vor dem Hintergrund kurzer Produktlebenszyklen, hart umkämpfter Märkte, sinkender Margen, veränderter Kundenbedürfnisse und regulierenden Rahmenbedingungen in der sehr dyna- mischen Unternehmensumwelt bestehen zu können. Eine hohe Reaktionsgeschwindigkeit und Flexibilität werden er- forderlich, sogar unerlässlich um Effizienz und Profitabilität nachhaltig zu sichern. Wieso Innovationsfähigkeit als Erfolgsrezept? Innovations- fähigkeit - als Effekt des komplexen Zusammenspiels der Dimensionen Mensch, Organisation und Technik – stellt in meinen Augen eine Fähigkeit dar, welche von Individuen und Institutionen kontinuierlich unter Beweis gestellt wer- den muss. Der Schlüssel zum Erfolg besteht dementspre- chend darin, den Faktor Innovationsfähigkeit positiv zu be- einflussen, durch aktive Einwirkung langfristig zu erhöhen. Als Hauptdeterminanten in diesem Zusammenhang be- trachte ich nicht nur die Weiterentwicklung oder Neuer- findung von Kernkompetenzen und Technologien selbst, sondern vielmehr die Teilbereiche Innovationen, Wissens- management und die prozessorientierte Organisationsent- wicklung, da diese einen starken Einfluss auf die internatio- nale Wettbewerbsfähigkeit haben. 1) Innovationen. Unternehmen müssen den Prozess der systematischen Kompetenzentwicklung und Innovations- generierung aktiv unterstützten, Erfahrungswissen der Mit- arbeiter muss frühzeitig gesichert werden, Wissen und Fä- higkeiten müssen einfach abrufbar und modifizierbar sein. Organisationale Innovationen müssen gefördert werden, denn sie haben einen enormen Einfluss auf Produktivität, Innovationsfähigkeit und erhöhen die Erfolgswahrschein- lichkeit technischer Innovationen. Organisationale Innovati- onen bedeuten für mich erfolgreiche strukturelle, prozessu- ale und personalorientierte Neuerungen der Modifikationen innerhalb von Organisationen. Voraussetzung für Innovati- onsfähigkeit ist schnell verfügbares und aktuelles Wissen über Organisationen und die Fähigkeit dieses neu zu ver- knüpfen. Damit komme ich zum zweiten Schwerpunkt. 2) Wissensmanagement. Wissen gilt als der einzige Roh- stoff der durch seinen Gebrauch und seine Verbreitung an Wert gewinnt. Die Nutzung von Wissen ist demnach für mich ein essentieller Erfolgsfaktor im Zuge der Wertschöp- fung. Hier betrachte ich eine standardisierte Systematik in Form einer unternehmensübergreifenden Wissensplattform als wegweisend um Informationen zu visualisieren und die Erzeugung, Speicherung, Verteilung und Anwendung von Wissen flexibel und transparent managen zu können und somit Ineffizienzen zu vermeiden. Die Basis um Wissen einfach und schnell weiterzugeben und unnötige Bürokratievorgänge abzuschaffen wird damit gelegt, erfolgreiche Routinen lassen sich in Form von Pro- zessen verankern, Ineffizienzen werden so erfolgreich über- wunden und durch Transparenz und Flexibilität ersetzt. Die Geschäftsprozessmodellierung setzt genau an dieser Stelle an. Denn intelligente Wissensplattformen mit durch- gängiger Modellierung als Wissensspeicher, Echtzeit-Wis- senssystem und Langfrist-Analysesystem schaffen einer- seits eine technische und organisatorische Infrastruktur für Unternehmen und ermöglichen andererseits eine innova- tive Zusammenarbeit und kommunikative Vernetzung im Unternehmen unter Einbezug aller beteiligten Akteure. Durch diese Plattform werden organisationale Innovationen gefördert und erfolgreiche Routinen in Form von Prozessen im Unternehmen verankert und visualisiert. Damit Unternehmen und Mitarbeiter motiviert, handlungs- und innovationsfähig bleiben, muss die Arbeitsorganisation auf die Nutzung und Förderung des Humankapitals aus- gerichtet sein, es muss genug Freiraum bestehen damit individuelle Fähigkeiten und kreative Ideen frei entfaltet werden können. Durch interorganisationale Social Media Aktivitäten wie Wikis, Blogs und Social Networks wird der Wissenstransfer erleichtert, die proaktive Mitarbeit einzel- „Meiner Meinung nach sind Innovations- fähigkeit, ein professioneller Umgang mit makroökonomischen Einflüssen und Wissensmanagement determinierend als tragende Grundpfeiler für die Organisati- on 2020 zu betrachten.“ „Eine hohe Reaktionsgeschwindigkeit und Flexibilität werden erforderlich, so- gar unerlässlich um Effizienz und Profi- tabilität nachhaltig zu sichern.“
  21. 21. 21 Competence Book Nr. 1 BPM - Business Process Management meiner Meinung nach durch den Einsatz von BPM erreicht werden. Eine große Chance kommt dabei dem Thema Business Intelligence zu, welches sich auf Verfahren und Prozesse zur systematischen Analyse von Daten über das eigene Unternehmen, die Mitbewerber oder die Marktent- wicklung in elektronischer Form bezieht, um Erkenntnis- se abzuleiten, die in Hinblick auf die Unternehmensziele bessere operative oder strategische Entscheidungen er- möglichen. Business Intelligence agiert in diesem Zusam- menhang als analytisches Konzept, um Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung zu stellen. Business Intelligence ermöglicht Organisationen schnell zu reagieren ohne zu warten. Resilienz wird somit im Unter- nehmen manifestiert. Geschäftsabläufe können so profitabel gestaltet werden, Kosten werden gesenkt, Risiken minimiert und die Wert- schöpfung vergrößert. Die Grundlage dafür, einer der ers- ten am Markt zu sein, wird gelegt. Darüber hinaus eröffnen sich, bedingt durch die breite An- wendbarkeit, kontinuierlich neue Chancen für BPM. Green BPM, Social BPM, Mobile BPM – nur wenige Begriffe, wel- che veranschaulichen, dass in viele verschiedene Richtun- gen gedacht werden kann. Zusammenfassend betrachte ich die folgenden Top-3-To- Dos, als maßgeblich. 1) Flexibilität verankern. Das Management muss die Bereitschaft zur Veränderung im gesamten Unternehmen verankern, Ungewohntes aufnehmen und über Grenzen hi- nausschauen. Veränderungen müssen unterstützt werden und die Menschen im Unternehmen müssen Veränderun- gen als Beschleuniger und nicht als Belastung sehen. Die- se Einstellung mit Methoden und Tools zu unterstützen ist eine der wichtigen Aufgaben. 2) Wissensmanagement etablieren. Das Wissen des Un- ternehmens muss die ganzheitlich abgedeckt werden, so- dass jeder Akteur Zugriff und die Möglichkeit der Modifizie- rung hat und ein effizienter Wissenstransfer gewährleistet werden kann. Nur so werden Informationen nachvollziehbar für alle Beteiligten. Das Management muss darauf fokus- sieren, Wege zu finden, Wissen transparent zu speichern und für alle Akteure mit wenig Aufwand nutzbar zu machen und zu analysieren. 3) Interoperabilität ermöglichen. In den nächsten Jahren werden Einflüsse von Kunden und Partnern immer grö- ner Akteure wird gefördert, ja sogar vorausgesetzt, Mitar- beiter erhalten Verantwortung und werden zu Eigeninitiative angeregt. So werden auch intern Innovationen gefördert. 3) Professioneller Umgang mit makroökonomischen Ein- flüssen. Effiziente Strategien zur Bewältigung von Unsi- cherheit basieren für mich auf bestehendem, aktuellem Wissen. Für Unternehmen wird der Schritt zur kontinu- ierlich lernenden Organisation zur Grundvoraussetzung, um in einer ungewissen und unvorhersehbaren Zukunft konkurrenz- und innovationsfähig zu bleiben. Dabei ist es mir besonders wichtig, die makroökonomischen Einflüsse durch eine enge Zusammenarbeit mit Partnern, Kunden und Lieferanten bestmöglich kontrollieren zu können. Mit einer durchgängigen Modellierungsplattform lassen sich die verschiedenen Akteure bestmöglich integrieren und ein Maximum an Informationen zusammentragen. Innovatio- nen werden sowohl firmenintern als auch –extern gefördert und Modelle wie Open Innovation werden so realisierbar. Informationen über Kundenbedürfnisse und Veränderun- gen am Markt werden kontinuierlich eingeholt und das Top-Management erhält eine permanente auf Informatio- nen basierende Marktkenntnis als optimale Voraussetzung für eine erfolgsbringende Entscheidungsfindung. Darüber hinaus sehe ich auch Potenzial bei der Einbeziehung von Kunden in die Arbeit und Innovationsprozesse des Unter- nehmens, das Thema Crowdsourcing lässt sich auch an dieser Stelle sehr gut einbinden. Welche Chancen sich für Innovatoren in der schönen neuen Welt bieten? Ich denke die hier zugrunde gelegte schöne neue Welt unterscheidet sich sehr eindeutig von der von Aldous Huxley in seinem Roman Brave New World beschriebenen. Stabilität einerseits und Freiraum andererseits können „Als Hauptdeterminanten in diesem Zu- sammenhang betrachte ich nicht nur die Weiterentwicklung oder Neuerfindung von Kernkompetenzen und Technologien selbst, sondern vielmehr die Teilbereiche Innovationen, Wissensmanagement und die prozessorientierte Organisationsent- wicklung.“
  22. 22. 22 Competence Book Nr. 1 BPM - Business Process Management beitsinhalt wird die Unternehmen bis 2020 deutlich her- ausfordern, weil gleichzeitig der Anspruch an die Qualität der Leistungen, also dem Arbeitsergebnis in den Dimen- sionen Schnelligkeit, Kosten und Scope steigt. Hat man in den letzten Jahren noch viel Energie in die Beschreibung und Fixierung von Prozessen gesteckt (zum Beispiel im Rahmen der Zertifizierung), so müssen diese inzwischen immer öfter und immer schneller an Veränderungen ange- passt werden. Dies wird in Zukunft nur noch durch ein integriertes, fle- xibles und messbares Prozessmanagement gelingen, das sich auf Änderungen in der Unternehmens- oder Prozes- sumwelt zügig anpassen lässt. Ich bin daher der festen Überzeugung, dass die wachsenden Anforderungen an das Prozessmanagement künftig nur noch mit Hilfe integrierter BPM-Lösungen zu erfüllen sein werden. Die Kernfragen für das Management lauten: Wie werden wir den beschleunigten Veränderungen gerecht, auf die das Unternehmen reagieren muss und wie managen wir die Veränderung in den Abläufen? Geschäftsprozessma- nagement (BPM), eingebettet in eine Kultur der ständigen Änderungsfähigkeit, ist eine wesentliche Antwort auf diese Frage. Die zweite große Herausforderung besteht darin, die viel- fältigen neuen Möglichkeiten im Sinne des Unternehmens aufzugreifen und Mehrwerte daraus zu schaffen. Hier ist die Innovationsfähigkeit des Unternehmens gefragt: Wie gelingt es die permanente Verfügbarkeit von Information oder die Vernetzung von Daten, Diensten und Geräten mit der eigenen Kernkompetenz zu verbinden? Können die ei- genen Produkte und Dienstleistungen durch mobile Ange- bote sinnvoll bereichert werden? Oder lassen sich sogar zusätzliche Geschäftsfelder durch die Nutzung und Einbin- dung neuer Technologien erschließen? Das Unternehmen von Morgen wird noch viel stärker von der permanenten ßer, so dass das umgebende Ecosystem einen größeren Stellenwert erlangt. Das Management wird in bestehenden Enterprise Architektur Modelle auch die Architektur des um- gebenden Ecosystems einbeziehen. Durch dieAusdehnung der Architektur auf das Ecosystem der Unternehmen wird eine größere Mobilität erforderlich. Das Management muss dafür sorgen, dass Interoperabilität im Wissensaustausch der beteiligten Organisationen existiert. Die Nutzung wird über die organisatorischen Grenzen hinweg gehen. Außerdem erübrigt sich am Ende die Frage nach dem rich- tigen Werkzeug, wenn mit dem richtigen Werkzeug alle verteilten Daten aggregiert und bearbeitet werden können. Damit eröffnen sich neue Wege für Transformationsprojek- te und Architekturentscheidungen. Stefan Eschner: Aus den Buzzwords der Neu- en Ökonomie lassen sich zwei Schlüsselkom- petenzen ableiten, die die Arbeitswelt in den nächsten Jahren nachhaltig verändern wer- den. Social, Cloud und Big Data beschreiben starke Veränderungen im Kommunikationsverhalten und in der Produktion und Bereitstellung von Daten. Diese Verän- derungen werden anhalten. Gleichzeitig sehen wir uns mit ständig neuen Kommunikationskanälen konfrontiert, deren Missachtung schnell zum unternehmenskritischen Faktor werden kann. Um im permanenten Wandel die eigenen Leistungen kon- tinuierlich den sich ändernden Bedingungen anzupassen, bedarf es großer Flexibiliät. Die rasche Anpassung von Ressourcen, Strukturen, Abläufen und Wissen wird damit zu einer erfolgskritischen Schlüsselkompetenz. Gleichzeitig fordert die fortschreitende Globalisierung die mobile Verfügbarkeit der Unternehmensressourcen - zu jeder Zeit an jedem Ort. Damit wird Mobilität zur einer zwei- ten Schlüsselkompetenz für die Organisation von morgen. Die Flexibilisierung von Arbeitszeit, Arbeitsablauf und Ar- Zusammenfassend betrachte ich die fol- genden 3 Punkte als maßgeblich: Flexibilität verankern1. Wissensmanagement etablieren2. Interoperabilität ermöglichen3. „Die Kernfragen für das Management lauten: Wie werden wir den beschleu- nigten Veränderungen gerecht, auf die das Unternehmen reagieren muss und wie managen wir die Veränderung in den Abläufen?“
  23. 23. 23 Competence Book Nr. 1 BPM - Business Process Management Umsetzung kreativer und innovativer Ideen abhängig sein, als wir dies heute bereits erleben. Und schließlich wird es in Zunkunft noch stärker darum ge- hen, die eigenen Leistungen vollumfänglich auf den Kunden auszurichten und den Kunden durch innovative und ganz- heitliche Angebote an das eigene Unternehmen zu binden. Noch nie war die Wechselbereitschaft von Kunden so hoch und noch nie standen Kunden so viele Bezugsquellen zur Verfügung wie dies in der globalisierten und Internet-ba- sierten Ökonomie der Fall ist. Damit wird das Kundenbe- ziehungsmanagement (CRM) gepaart mit individuellen und maßgeschneiderten Produkt- und Dienstleistungsangebo- ten zur dritten Herausforderung für das Management. Frage 2: Die neue Organisation und BPM jenseits der IT Schon heute setzen Unternehmen oft auf „Prozesse“ und „Prozessmanagement“. Weshalb besteht Ihrer Meinung nach trotzdem immer noch Handlungsbe- darf, um Organisationen neu auszurichten? Warum ist BPM mehr als IT und Modelle und warum ist ins- besondere Ihr BPM-Ansatz? Herbert Kindermann: Wenn man sich in den Unternehmen umhört, besonders auf der Business-Seite, und dort die Frage stellt, wie zufrieden man mit den zur Zeit zur Verfügung stehenden Prozessmanagement-Methoden und -Tools ist, dann hört man nichts Gutes. Auch Statisti- ken zu diesem Thema zeigen, dass die Zufriedenheit im 1%-Bereich liegt. Was lässt sich daraus ableiten? Es gibt Tools für Business Process Management. Doch die- se Werkzeuge und die dahinter stehenden Methoden schei- nen für die Business-Seite nicht verständlich zu sein. Der größte Teil der heute existierenden Methoden fokussiert auf das sogenannte Kontrollflussverfahren. Dabei versuchen wir, Prozesse von einem Anfangs- bis zu einem Endpunkt zu beschreiben, indem wir alle Funktionsschritte, die darin vorkommen, miteinander verketten. So entstehen Abbildun- gen von sogenannten Workflows, die zum Teil mehrere qm Papier benötigen. Diese Riesenzeichnungen sind für die Business-Seite viel zu komplex und führen zu einer Spal- tung in der Organisation. Denn nicht die Business-Leute selbst können diese Methoden und Tools beherrschen und bedienen, sondern es bleibt das Metier von Prozessexper- ten. Diese sind aber eben keine Business-Experten. Metasonic hat einen neuen Ansatz gewählt – das subjekt- orientierte BPM (kurz: S-BPM). Diese Methode fokussiert auf die Ressourcen, die in einem Prozess zum Einsatz kommen. Das können auf der einen Seite Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sein, auf der anderen Seite aber auch IT- Systeme. Wir beschreiben die Prozesse so, dass jeweils nur das Verhalten einer Ressource in einem Prozess in einem Modell festgehalten wird. Das führt dazu, dass für einen Geschäftsprozess viele kleine Verhaltensweisen der Ressourcen definiert werden. Diese einzelnen, überschau- baren Modelle werden mit nur 5 Symbolen erstellt und kön- nen daher von jedem Mitarbeiter im Business verstanden werden Das Vorgehen bei der Beschreibung basiert auf dem An- satz der natürlichen Sprache, das heißt, wir benutzen Sub- jekt, Prädikat und Objekt, um die Verhaltensweisen einer Ressource in einem Prozess zu beschreiben. Zudem sind die Modelle jederzeit ausführbar. So kann jeder, noch wäh- rend er modelliert, seine Modelle mit anderen Kolleginnen und Kollegen im Prozess gemeinsam überprüfen und ab- stimmen. Diese Vorgehensweise führt dazu, dass Mitar- beiterinnen und Mitarbeiter aus dem Business einen gro- ßen Teil der Software selbst erstellen können, die sie für ihre tägliche Arbeit benötigen. Dabei machen sie sich das Prinzip der Isolation als Mittel zum Komplexitätsmanage- „Wenn man sich in Unternehmen umhört und die Frage stellt, wie zufrieden man mit den zur Zeit zur Verfügung stehen- den Prozessmanagement -Methoden und -Tools ist, hört man nichts Gutes.“ „So entstehen Abbildungen von soge- nannten Workflows, die zum Teil mehre- re qm Papier benötigen. Diese Riesen- zeichnungen sind für die Business-Seite viel zu komplex und führen zu einer Spal- tung in der Organisation.“
  24. 24. 24 Competence Book Nr. 1 BPM - Business Process Management ment zunutze: Aus dem komplexen Prozess werden ihre Verhaltensweisen (Subjekte) isoliert und es wird definiert, welcher Informationsaustausch zwischen den einzelnen Verhaltensweisen stattfinden muss, damit die Arbeiten abgestimmt ablaufen und Ergebnisse, die an einem Ar- beitsplatz entstehen, an einem anderen zur richtigen Zeit und mit richtigem Inhalt zur Verfügung gestellt werden. So stellen alle Verhaltensweisen zusammen letztendlich einen Prozess dar. Dadurch entsteht ein ganz klarer Überblick wer in einem Unternehmen für welche Tätigkeiten und Aufgaben in wel- chen Prozessen verantwortlich ist. Es lässt sich zeigen, welchen Input er von anderen erwartet und welchen Output er an wen zu liefern hat. Damit entsteht eine elegante Ver- bindung zwischen Ablauforganisation (den Prozessen) und Aufbauorganisation (der Struktur) eines Unternehmens. Oliver Hoffmann: Das Thema Prozessmanag- ment wird nie zu Ende sein. Denn wie vorher schon erwähnt, werden sich die Anforderun- gen an das Prozessmanagement immer wie- der ändern. Es kommen neue Inputkanäle hinzu, es gilt, andere Informationsarten zu verarbeiten, und es geht darum, neue Technologien zu nutzen – etwa um die Prozessautomatisierung auf bisher nicht beteiligte Perso- nen auszuweiten und dadurch noch effizienter zu werden. Ein Beispiel hierfür aus dem Bereich Energieversorgung: Warum die Zählerstände ablesen, aufschreiben und dann an den Energieversorger zurücksenden? Warum nicht die Zählerstände gleich automatisch auslesen oder vom Kun- den ein Foto des Zählerstands machen lassen, das dann automatisch weiterverarbeitet werden kann? Wie schon im- mer ist IT hier nur der Enabler. Für die Unternehmen geht es vielmehr darum zu erkennen, welche Prozesse bzw. Prozessteile von der IT unterstützt/ automatisiert werden können – vor allem dort, wo die Automatisierung heute noch nicht greift. Bertram Geck: Viele Praxisbeispiele zeigen, dass die Neuausrichtung eines Unterneh- mens vor dem Hintergrund der dynamischen Unternehmensumwelt und eines steigenden Kostendrucks oftmals beflügelt. Das reine Produkt BPM ist für viele ein Zusammenspiel aus IT und Modellen, doch geht man einen Schritt weiter, schaut hinter die Kulisse, wird deutlich, dass es sich um viel mehr als eine reine Modelllandschaft handelt. Durch Modellierungstools lässt sich die gesamte Unternehmens- architektur, das Leben inner- und außerhalb einer Organi- sation abbilden und auf den Desktop, das Tablet oder das Smartphone einzelner Mitarbeiter projizieren. BPM ist facettenreich. Ich betrachte das Thema unter ande- rem gern aus der Perspektive der Nachhaltigkeit. Bei einer Fokussierung auf Green BPM können man beispielsweise ökologische Errungenschaften wie die Reduktion des Papier- verbrauchs, die Senkung der Benzin- und Transportkosten und eine effiziente Gestaltung von Produktions- und Logistik- prozessen erzielen, die den individuellen CO2-Fußabdruck eines Unternehmens maßgeblich verringern können. Durch den proaktiven Einsatz von Green BPM mit dem Innovator werden nicht nur ökologische Vorteile und Kostenersparnis- se generiert sondern auch langfristige strategische Vorteile aufgebaut und eine organisationale Nachhaltigkeit sicherge- stellt. BPM ist anpassbar. Branchenspezifische Voraussetzun- gen erschweren in der Regel universelle Anwendbarkeit eines Produktes. Durch eine flexibel adaptierbare Model- lierungsplattform werden Branchenunterschiede erfolg- reich überbrückt. Unterschiedliche Herausforderungen der Makroumwelt können flexibel in Prozessen abgebildet und so in die Unternehmensabläufe integriert werden. Modelle dienen nicht nur der Kommunikation, sie können auch zur Harmonisierung der Arbeitsergebnisse dienen. Die gesamte Organisationsstruktur wird durch die Kopp- lung von Prozessorientierung, Wissensstrukturen und Klar- heit in Vision und Sprache wissensorientiert ausgerichtet, ein Wissensfundament wird aufgebaut. Durch die Nutzung multipler Kanäle für den Wissenstransfer kann offenes und verborgenes Wissen herausgefiltert, abgebildet, modelliert und in bestehende Abläufe eingebettet werden. Dadurch „Im Sinne der Governance eines Unter- nehmens wird es dadurch möglich, ex- akt festzulegen welche Ergebnisse von einem Manager und seinem Team erwar- tet oder auch erzeugt werden.“
  25. 25. 25 Competence Book Nr. 1 BPM - Business Process Management wird das Top-Management mit allen notwendigen Informa- tionen zur Entscheidungsfindung versorgt. Eine Balance zwischen wenig Vorleistung und vielen Informationen wird geschaffen. Die MID hat mit der Modellierungsplattform Innovator eine Durchgängigkeit geschaffen, die viele Vorteile vereint: Sie dient der Organisation als Wissensspeicher. Durch die Modellierung kann Wissen schnell aufgenommen werden und global verfügbar bereitgestellt werden. Sie ist anpassbar, um branchenspezifische Adaptionen bereitzustellen. Sie bietet Schnittstellen zu vielen anderen Systemen, um das umgebende Ecosystem mit dem Eco- system der eigenen Organisation zu verknüpfen. Schnitt- stellen zu anderen Systemen eröffnen neue Wege bei Transformationen und Architekturanpassungen. Stefan Eschner: Bis heute ist in den Unterneh- men ein großes Gap zwischen der Prozess- organisation und dem realen Prozessablauf in den Fachabteilungen zu beobachten. Wäh- rend auf der einen Seite die Prozessmanager und -designer in endlosen Runden Prozesse erheben und formal beschreiben, bleibt die praktische Prozessunterstüt- zung und -automation in den Fachabteilungen oft deutlich hinter den Erwartungen zurück. Wurde dann ein Prozess punktuell durch geeignete Systeme unterstützt, sind durch Änderungen der Prozessumwelt schon wieder Anpassun- gen nötig. Nach wie vor fehlt in den Fachabteilungen vielfach eine prozessuale Denk- und Sichtweise, während es auf Seiten der IT immer noch an den erforderlichen Interfaces man- gelt, um End-to-End-Prozesse systemübergreifend zu in- tegrieren. Sicher sind im Zuge der SOA Welle zahlreiche Webservices entstanden. Dies hat insbesondere die mono- lithischen ERP- und PPS-Systeme aufgebrochen und von außen zugänglich gemacht, trotzdem stehen wir hier noch am Anfang. Nun springen die Hersteller umfangreicher BPM-Suiten in die Bresche zwischen Fachbereich und IT. Dabei vermitteln sie den Eindruck, dass die Verwendung ihrer Softwarelö- sungen wie von selbst die Brücke zwischen Fachbereich und IT schlägt. In der praktischen Umsetzung ist aber das weit verbreitete Silodenken in den Fachbereichen und die fehlende technische Konnektivität zwischen den beteiligten Systemen auf der IT-Seite weiterhin der begrenzende Fla- schenhals. Ein integriertes Prozessmanagement erfordert von allen Beteiligten ein Denken und Handeln in Prozessen - und dieser endet eben nicht an der Abteilungsgrenze. Gleich- zeitig muss die technische Umsetzung eines End-to-End- Prozesses so profund und benutzerfreundlich erfolgen, dass der Beitrag eines jeden Einzelnen im Gesamtprozess so einfach und zielgerichtet wie möglich erfolgt. Es gibt da- her noch viel zu tun, sowohl für die IT, als auch für die Pro- zessmanager. BPM ist also nicht nur Kommunikation von IT-Systemen, sondern - insbesondere in der Prozess-Erhebungs- und -Modellierungsphase - auch die Kommunikation von Mitar- beitern. Durch geeignete BPM-Tools mit praktikablen Mo- dellierungslösungen kann diese Kommunikation signifikant verbessert werden. „Die gesamte Organisationsstruktur wird durch die Kopplung von Prozessorientie- rung, Wissensstrukturen und Klarheit in Vision und Sprache wissensorientiert aus- gerichtet, ein Wissensfundament wird auf- gebaut.“ „Nach wie vor fehlt in den Fachabteilungen vielfach eine prozessuale Denk- und Sicht- weise, während es auf Seiten der IT immer noch an den erforderlichen Interfaces man- gelt.“
  26. 26. 26 Competence Book Nr. 1 BPM - Business Process Management Frage 3: Strategische Relevanz von Prozessori- entierung für Top-Management Ein strategischer Wandel der Organisation erfordert die aktive Unterstützung durch das Topmanagement. Oft interessiert sich das Top-Management aber nicht für BPM. Wie gelingt es das Top-Management für das strategische Thema BPM zu gewinnen? Sie sind in- ternational aufgestellt, wie reagiert man im Ausland insbesondere auf eine Innovation des BPM auf Top- Management-Ebene? Ist Deutschland zu konserva- tiv, wenn es um neue und unkonventionelle Lösungs- ansätze geht? Herbert Kindermann: An was ist das Top Ma- nagement einer Organisation interessiert? Es ist sicher daran interessiert, die Strategie effektiv und effizient umzusetzen. Die Umset- zung findet auf der Ebene der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter statt, die in ihrer täglichen Arbeit dafür sor- gen müssen, dass entsprechende Detailergebnisse entste- hen. Diese führen insgesamt dazu, dass die strategischen Ziele eines Unternehmens erreicht werden. Eigentlich liegt es auf der Hand, dass die Prozesse eines Unternehmens die Umsetzung der Strategie sicherstellen. Doch die Me- thoden und Tools, die heute zur Verfügung stehen, werden nur von wenigen Experten im Unternehmen verstanden. Dies macht es schwierig, auch auf der Top-Ebene klar zu machen, dass BPM die Strategieumsetzung eines Unter- nehmens tatsächlich sicherstellen kann. Strategieumsetzung bedeutet eben auch im täglichen Le- ben immer wieder taktisch auf verschiedene Veränderun- gen, neue Situationen und überraschend auftauchende Herausforderungen reagieren zu können. Hier wird Pro- zessmanagement meist als viel zu langsam und zu starr angesehen. Deshalb ist es oft nicht einfach das Top-Ma- nagement für das Thema BPM zu gewinnen. Da sich die Situation bei den herkömmlichen BPM-Metho- den und -Tools in den letzten 20 Jahren kaum verändert hat, ist es schwierig, auf der Ebene des Top-Managements klar zu machen, dass es zwischenzeitlich auch hier Inno- vationen gibt, die ein völlig neues Vorgehen ermöglichen. Wir erleben dies selbst, wenn wir unser subjektorientiertes BPM als Innovation auf der Top-Ebene vorstellen und dabei auf sehr viel Skepsis und Unglauben stoßen. Die meisten haben schon sehr viel probiert und meinen alles zu kennen, was es auf diesem Markt gibt. Es fällt ihnen offensichtlich schwer, sich auf eine Innovation einzulassen. Oft treffen wir auf ein bereits vorhandenes Tool, das eine Menge Vertei- diger hat. Spricht man aber mit der Business-Seite, erfährt man, dass die Methoden und Tools vom Business wenig genutzt und geachtet werden und somit keinen Top-Ma- nagement-Fokus haben. Wir sind bereits international von Sydney bis Kalifornien mit der S-BPM Methode unterwegs und haben festgestellt, dass Deutschland auf diesem Gebiet anscheinend ein sehr konservativer Markt ist. Wir wachsen im Ausland schneller, was mir zeigt, dass unkonventionelle innovative Lösungs- ansätze dort eher ausprobiert werden. Oliver Hoffmann: Diese Aussage würde ich so nicht unterschreiben. Vielleicht ist das Top- Management nicht an dem Thema BPM an sich interessiert, das mag schon sein. Aber zeigen Sie mir einen Top-Manager, der nicht daran interessiert ist, dass seine Organisation effizienter wird und schneller/ flexibler agieren kann. Ganz klar gibt es hier in den einzelnen Ländern Unterschie- de, wie mit innovativen Themen und Technologien umge- gangen wird. In vielen anderen Ländern sind die Firmen wesentlich „risikofreudiger“, d.h. sie setzen auf neue Tech- „Vielleicht ist das Top-Management nicht an dem Thema BPM an sich interessiert, [...] aber zeigen Sie mir einen Top-Manager, der nicht daran interessiert ist, dass seine Or- ganisation effizienter wird.“ „Da sich die Situation bei den herkömmlichen BPM-Methoden und -Tools in den letzten 20 Jahren kaum verändert hat, ist es schwierig, auf der Ebene des Top-Managements klar zu machen, dass es zwischenzeitlich auch hier Innovationen gibt, die ein völlig neues Vorgehen ermöglichen.“
  27. 27. 27 Competence Book Nr. 1 BPM - Business Process Management nologien und Möglichkeiten, auch wenn diese vielleicht noch nicht zu 100 Prozent ausgereift sind. In Deutschland sind wir eben eher vom Prinzip der Vorsicht geprägt, d.h. wir schauen uns neue Themen wesentlich ausgiebiger an und versuchen, die Details zu verstehen, zu durchdringen und alle Seiten abzuwägen bzw. zu analysieren bevor wir etwas umsetzen. Dafür sind dann Entscheidungen, wenn sie einmal getroffen werden, auch nachhaltiger. Bertram Geck: Wir erleben ein wachsendes Interesse an unserer Modellierungsplattform Innovator im internationalen Bereich. Als ty- pische Funktionen des Managements in Un- ternehmen und Organisationen können die Planung, Organisation, Führung und Kontrol- le erachtet werden. BPM bietet einen Ansatzpunkt um alle vier Teilaufgaben zu vereinen. Durch Modellierungswerkzeuge können alle relevanten Kernprozesse in Organisationen abgebildet werden und lassen sich mit den jeweiligen organisatorischen Rollen und deren Aufgaben verknüpfen. Es wird eine übersicht- liche und standardkonforme Lösung geschaffen die dem Unternehmen durch Effizienz einen entscheidenden Wett- bewerbsvorteil verschafft. Die Widerstandsfähigkeit gegen- über Störungen wird erhöht und gleichzeitig steigert man die Bereitschaft für innovative Veränderungen. Dieses Verständnis muss in allen Managementebenen vor- handen sein. Planung. Durch die Implementierung von BPM werden Prozesse einheitlich und klar abgebildet. Dadurch wird die Visibilität erhöht und es ergibt sich für das Management und die Mitarbeiter eine erhöhte Transparenz. Die pro- zessbasierten Standardlösungen sind modular und nach den individuellen Anforderungen zusammenstellbar und erhalten regelmäßige Updates sowie Erweiterungen. Da- rüber hinaus sind sie „out-of-the-box“, ohne Investition in die Eigenentwicklung, einsetzbar, was ich als entscheiden- den Vorteil fürs Management erachte. Zum Beispiel können durch die Etablierung eines auf die Spezifika einer Branche zugeschnittenes BPM-Systems Prozesse als Schlüsselfak- tor analysiert, dokumentiert, optimiert und somit beherrscht werden. Dadurch wird eine hervorragende Planungsgenau- igkeit möglich. Organisation. Durch Modellierungstools und vor allem Diagramme lassen sich Organisationen ganzheitlich abbil- den und eröffnen dem Top-Management somit einen unter- nehmensweiten Überblick. Eine Workflow-Automatisierung gewährleistet Agilität und Kostenersparnis bei der organi- sationalen Ausrichtung des Unternehmens. Durch die End- to-End-Prozessorganisation gelangen Unternehmen zur operativen Exzellenz. Als Folge wird die wertschöpfungs- kettenübergreifende Zusammenarbeit mit Lieferanten und Partnern nachhaltig gestärkt und es können auf allen Wert- schöpfungsstufen Kostenvorteile und schnellere Durchlauf- zeiten generiert werden. Maximale Mobilität wird ermöglicht, alle Beteiligten können wo immer und wann immer auf Infor- mationen zugreifen. Außerdem wird durch die professionel- le Abbildung von Kundenprozessen ein wichtiger Beitrag zur schnellen Befriedigung der Kundennachfrage geleistet und so eine Erhöhung der Kundenzufriedenheit erzielt werden. Führung. Durch eine durchgängige Modellierungsplattform wird eine einheitliche Lösung zur Verfügung gestellt, wel- che Menschen und Systeme innerhalb des Unternehmens und über die Organisationsgrenzen hinweg vernetzt und einbindet. Multi-Channel-Kommunikation wird durchführ- bar, die komplexe Unternehmenswelt wird durch integrierte Geschäftsprozesse greif- und abbildbar. Ein Fundament für eine schnelle, nachhaltige Entscheidungsfindung durch das Management wird geschaffen. Gleichzeitig wird durch die zahlreichen Möglichkeiten zur individuellen Beteiligung einzelner Mitarbeiter und innovative Zusammenarbeit die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht. Kontrolle. Das Unternehmen lässt sich nicht nur anhand der Modelle im Modellierungstool abbilden, sondern auch analysieren. Durch den Einsatz von BPM können Fehler schnell identifiziert, reduziert und vermieden werden. So- mit wird eine hohe Qualität sichergestellt, Risiken und KPIs kontrollierbar, Kernprozesse steuerbar. Informationsflüsse können durch den Einsatz von BPM systemübergreifend gebündelt werden, die Überwachung und Einhaltung von „Als typische Funktionen des Manage- ments in Unternehmen und Organisati- onen können die Planung, Organisation, Führung und Kontrolle erachtet werden. BPM bietet einen Ansatzpunkt um alle vier Teilaufgaben zu vereinen.“
  28. 28. 28 Competence Book Nr. 1 BPM - Business Process Management Fristen wird dadurch vereinfacht. Zusätzlich werden durch eine ausführliche Prozessdokumentation und Protokollie- rung der Verantwortlichkeiten ‚audit trails‘ offengelegt, wel- che vor allem im Hinblick auf das Thema Compliance von Interesse sind. Auf diese Weise wird eine wichtige Vorarbeit für die Prozessprüfung im Rahmen von Audits geleistet. Da es sich bei allen vier Aspekten um erfolgsrelevante Fak- toren handelt, ist das Aufzeigen genau dieser Vorteile es- sentiell um das Top-Management für das strategische The- ma BPM zu gewinnen. Das Interesse der Führungsriege zu wecken ist eine wichtige Voraussetzung um die Gültigkeit des BPM für alle Unternehmensebenen zu determinieren und Strategien effizient auf Mitarbeiterebene umsetzen zu können. Die Modellierung, welche Ergebnisse nachvollzieh- bar abbildet, muss als Voraussetzung für Innovationsfähig- keit und Wettbewerbsfähigkeit im gesamten Unternehmen verankert werden. An dieser Stelle möchte ich hervorheben, dass das Aufwand-Nutzen-Verhältnis nicht aus den Augen verloren werden sollte. Wenn das Erstellen und Befolgen des Prozesses mehr Aufwand kostet als dessen Nutzen sollte darauf verzichtet werden. Diesbezüglich existieren sicherlich länderspezifische Un- terschiede. Nicht zuletzt wird das Thema Innovation auch auf politischer Ebene länderspezifisch unterschiedlich ge- handhabt und gefördert. Ich verweise gerne auf Geert Hofstede und seine vier kul- turellen Dimensionen. Sie symbolisieren für mich die inter- nationalen Unterschiede in der Akzeptanz und Umsetzung von BPM Initiativen. Nichtsdestotrotz ist Deutschland ein Vorreiter wenn es um qualitativ hochwertige Technologien geht. Deutschland, als Inbegriff von Prozessen und Bürokratie, ist eine perfekte Zielgruppe für BPM an sich. Allerdings gilt auch hier: Nur wenn die Führungsriege signalisiert, dass sie für Ideen und Kreativität offen ist und in Neuerungen investieren will, kann das Innovationspotential des gesamten Unterneh- mens ganzheitlich ausgeschöpft werden. Der Erfolg oder Misserfolg von Innovationsvorhaben hängt somit davon ab, welchen Stellenwert das Management dem Innovationsge- schehen tatsächlich beimisst. Stefan Eschner: Das Management ist den Ei- gentümern und Aktionären verpflichtet. Die- sen gegenüber muss es den langfristigen und nachhaltigen Erfolg des Unternehmens sicher- stellen. Das ist der Ansatzpunkt: Prozesseffizi- enz ist ein entscheidender Wettbewerbsvorteil! Wenn ich nachweisen kann, dass die profunde Automation eines Prozesses mit hoher Ausführungsrate die Prozess- kosten um 20% oder 30% senkt und damit die Stückkosten von 10€ auf 8,50€ fallen, dann habe ich das Top-Manage- ment mit im Boot. Gleiches gilt, wenn durch eine stringente prozessgetriebene Benutzerführung hochwertige Arbeits- ergebnisse in kürzerer Zeit erreicht werden und dadurch bspw. die Kundenzufriedenheit steigt. Prozessorientierung ist kein Selbstzweck. Es geht nicht um schöne Prozessbilder oder eine zertifizierungsfeste Do- kumentation. Es geht um die Wirtschaftlichkeit und Wett- bewerbsfähigkeit des Unternehmens. Ich empfehle daher auch den technokratischen Begriff des Prozessmanage- ments in der internen Unternehmenskommunikation zu vermeiden. Der Fokus sollte statt dessen auf dem Nutzen der BPM-Maßnahmen liegen und das sind Effizienz, Trans- parenz, Schnelligkeit und Flexibilität. Gerade der letztgenannte Aspekt ist ein weiterer Wettbe- werbsvorteil. Die Innovations- und Product-Lifecyle-Zyklen werden immer kürzer und fordern die permanente Verände- rung bestehender Abläufe und Verfahren. Dies wird in Zu- kunft nur noch mit Hilfe integrierter Prozessmanagement- systeme zu leisten sein, bei denen die Prozessausführung und Benutzerunterstützung automatisch der veränderten Prozessbeschreibung folgen. „Prozessorientierung ist kein Selbst- zweck. Es geht nicht um schöne Pro- zessbilder oder eine zertifizierungsfeste Dokumentation. Es geht um die Wirt- schaftlichkeit und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.“
  29. 29. 29 Competence Book Nr. 1 BPM - Business Process Management Frage 4: Simplicity und Usability für breite BPM- Akzeptanz in der Organisation Usability und Simplicity sind ganz zentrale Keywords in der System- und Software-Entwicklung. Inwieweit ist das auch für BPM relevant? Herbert Kindermann: Usability und Simplicity sind sicher zwei ganz zentrale Bausteine in der System- und Softwareentwicklung, um das Thema BPM weg vom Prozess- und IT-Exper- ten hin zum Business-Experten zu bringen. Wir haben mit S-BPM eine Methode und ein Tool entwickelt, das sehr einfach zu verstehen ist, die Komplexität drastisch reduziert und somit jeder Nicht-IT-Experte und Nicht-Pro- zess-Experte in der Lage ist, seine Prozessveränderungen und -optimierungen selbst in die Hand zu nehmen. Den- noch haben wir festgestellt, dass es für den Business-Ex- perten gar nicht so einfach ist, sich vor einen Bildschirm zu setzen und dann mit einer Softwareumgebung Prozess- beschreibungen durchzuführen. Deswegen haben wir uns dazu entschieden, ein neues User Interface zu entwickeln – Metasonic® Touch. Es handelt sich hierbei um einen Mo- dellierungstisch, auf dem der Mitarbeiter anfassbare Bau- steine platziert. Mit Hilfe der Intelligenz, die im Tisch steckt, ist er in der Lage seine Verhaltensweise im Prozess zu be- schreiben und durch Verschieben der Bausteine ein Modell seines Verhaltens zu erzeugen, dass dann auch in unserer Metasonic® Suite sofort ablauffähig ist. Wir haben festgestellt, dass am Metasonic® Touch Mo- dellierungstisch unterschiedliche Abläufe stattfinden. Zum einen ist er Diskussionspunkt: Mitarbeiterinnen und Mitar- beiter mit unterschiedlichem Erfahrungshintergrund disku- tieren am Tisch, wie sich der bestmögliche Ablauf an einem Arbeitsplatz in einem Prozess wirklich darstellen könnte. Hier wird Wissenstransfer von erfahrenen zu nicht erfahre- nen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern betrieben. Zum anderen ist der Tisch aber auch ein Signal für Inno- vation. Er soll allen, besonders den Mitarbeitern aus dem Businessbereich der Organisation, zeigen, dass es sich hier um eine neue Welt handelt, um ein noch nie da gewe- senes Vorgehen, das jetzt möglich wird durch den subjekt- orientierten Ansatz. Viele haben sich von dem Thema BPM abgewendet, weil sie es für zu aufwendig halten sich aus einer Business-Sicht dort einzuarbeiten. Der Tisch ist ein Signal dafür, dass sich hier etwas verändert hat, dass es hier völlig neue Möglichkeiten gibt und dass S-BPM eine echte Innovation für das Business darstellt. Somit ist Me- tasonic® Touch auch eine Maßnahme zur Schulung und Einarbeitung in das Thema subjektorientiertes BPM. Wer gelernt hat, am Tisch zu modellieren, tut sich sicher dann auch mit der Software viel leichter, denn er kennt bereits die Vorgehensweise des subjektorientierten Ansatzes. So ist der Tisch heute auch zum Schulungstisch geworden, der Interessierte schnell in die Nutzung der Metasonic® Suite einführt. Oliver Hoffmann: Es ja nicht darum, das, was heute schon automatisiert abläuft, nochmal mit neuer Technologie zu automatisieren. Vielmehr geht es darum, zu erkennen, wo die neuen Technologien helfen, Prozess auf Teilnehmer zu „verlängern“, die heute noch nicht eingebunden sind. Das sind dann häufig nicht irgend- welche Prozessexper-ten/ Fachleute, sondern Gelegen- heitsnutzer - eventuell bis hin zum Endkunden. Damit dies aber effektiv funktioniert, sind Usability und Simplicity na- türlich zentrale Themen, die ganz entscheidend den Erfolg von BPM-Lösungen beeinflussen. Wir haben bei unseren Lösungen, die den SAP-Bereich adressieren, beispielswei- se ganz bewusst darauf geachtet, die Benutzeroberfläche so zu gestalten, dass auch Mitarbeiter, die SAP ansonsten kaum oder nie nutzen, diese problemlos und intuitiv bedie- nen können. Dadurch ist es viel einfacher, Mitarbeiter in Workflow-Prozesse einzubinden - der Schulungsaufwand dabei ist minimal und man muss kein SAP-Kenner sein, um beispielsweise Rechnungen oder Zahlläufe freizugeben. Das gleiche Prinzip der Usability und Simplicity bestimmt auch unsere Lösung für Multichannel Process Automation „Wir haben mit S-BPM eine Methode und ein Tool entwickelt, das sehr einfach zu verstehen ist, die Komplexität drastisch reduziert und somit jeder Nicht-IT-Experte und Nicht-Prozess-Experte in der Lage ist, seine Prozessveränderungen und -opti- mierungen selbst in die Hand zu nehmen.“
  30. 30. 30 Competence Book Nr. 1 BPM - Business Process Management im Capture-Bereich. Hier lassen sich Automation Prozesse ganz einfach per Drag&Drop in einem integrierten Process Designer an-legen und verändern - ohne dass dafür spezi- elle Programmierkenntnisse nötig sind. Bertram Geck: Ich erachte Usability und Simplicity als wichtige Erfolgsfaktoren wenn es um BPM geht und messe besonders den Themen Benutzerfreundlichkeit und User Experience eine sehr hohe Relevanz zu. Da- neben fließt durch die Anwendung von „Mo- dellierung“ schon eine erhöhte Simplizität in die Unterneh- mens-, Geschäftsprozess und IT-Architektur ein. Wissen wird dadurch einfach gesammelt und weiterverwendet. Ich achte besonders bei der Produktentwicklung darauf, Produkte nutzerfreundlich zu gestalten und eine intuitive Handhabung zu gewährleisten. Ein gutes Beispiel dafür bietet unsere Modellierungsplattform Innovator als smar- te, moderne Anwendung mit dem Erscheinungsbild einer Office-Applikation. Durch die Visualisierung von Informatio- nen in Form von Graphiken können Informationen schnel- ler durch die jeweiligen Akteure erfasst werden. In diesem Zusammenhang spielt die Bildüberlegenheitswirkung eine entscheidende Rolle, welche besagt, dass Graphiken ge- genüber Textinformation Wahrnehmungsvorteile in Form einer höheren Überzeugungs- und Aktivierungswirkung und stärkeren Gedächtniswirkung haben und somit zu ei- ner schnelleren Informationsverarbeitung beitragen. In Fol- ge dessen nutzt die MID durch die Verwendung prägnanter geometrischen Formen gepaart mit Einfachheit, Einheitlich- keit und Kontrast die Erfolgsfaktoren aus der Gestaltpsy- chologie. In meinenAugen bedeutet Einfachheit auch Effizienz. Durch die Gewährleistung der beiden Keywords können Prozes- se optimiert werden und im Gegenzug werden Komplexität und Überflüssigkeiten eliminiert. Als Folge ergibt sich eine vollständige Workflow-Automatisierung und das Unterneh- men gelangt zur Prozess- und Informationsexzellenz. Stefan Eschner: Die Akzeptanz eines IT- Systems ist heute deutlich stärker von der Benutzeroberfläche abhängig, als von der vollständigen Abbildung aller fachlicher Funktionen. Die Generation der „Digial Natives“ erwartet von einem IT-System die einfache und leichtgängige Bedienung einer Spiele- konsole oder einer Smartphone-App. Das heißt: ohne Anleitung oder Schulung zum Ziel! Dieser Trend lässt sich auch an anderer Stelle beob- achten: Der Verkauf von Schulungen zur Bedienung eines Softwaresystems ist längst kein tragfähiges Geschätsmodell mehr. Gleichzeitig steigt die Erwar- tung an vertraute Bedienkonzepte, wie wir sie von der Consumer-Elektronik kennen, an die Geschäftsan- wendungen in den Unternehmen. Wir sprechen von der „Consumerization der IT“. Dies ist ein völlig neuer Trend, an den sich die Her- steller von Business-Awendugen erst noch gewöhnen müssen. Während es früher zum Geschäftsmodell gehörte die Software mit umfangreichen Anwender- schulungen zu verkaufen, wird dies in Zukunft nicht länger akzeptiert. Intuitive und attraktive Oberflächen stehen indes bei der Auswahl von Softwarepaketen weit oben auf der Agenda. Dieser Trend wird die Fähigkeiten der Softwareher- steller auf die Probe stellen und das gilt ganz sicher auch für die BPM-Suiten. Dort spielt die einfache gra- fische Prozessmoellierung eine ganz zentrale Rolle. Doch damit nicht genug. Die Benutzer verlangen eine übersichtliche und verständliche Gliederung der Ap- plikation, kurze zielführende Wege, kontextsensitive Unterstützung und das alles mit einer attraktiven und „Dementsprechend sollten Simplicity und Usability so eingesetzt werden, dass die Anwendung sowohl für alle Beteiligten, das Management und die gesamte Orga- nisation so einfach wie möglich gestaltet wird.“ „Die Generation der „Digial Natives“ erwar- tet von einem IT-System die einfache und leichtgängige Bedienung einer Spielekon- sole oder einer Smartphone-App.“
  31. 31. 31 Competence Book Nr. 1 BPM - Business Process Management ansprechenden Benutzeroberfläche. Bei den BPM-Suiten sehe ich nur einen Bereich, der sich dauerhaft einer intuitiven Bedienung entziehen wird. Das ist die technische Anbindung von Fremd- systemen (z.B. via Webservices), sofern es sich um nichtstandardisierte Aufrufe handelt und die program- matische Gestaltung von Geschäftslogiken, für die es nur bedingt konfigurativen Standardkomponen- ten gibt. An dieser Stelle werden auf absehbare Zeit profunde IT-Kenntnisse erforderlich bleiben, um bei- spielsweise über Script-Sprachen die erforderliche Logik zu implementieren. Frage 5: Den Wandel unterstützen Damit der Wandel – oder neudeutsch Change - in der Breite gelingt, gilt es die relevanten Netzwerke zu mobilisieren und die richtigen Maßnahmen zu er- greifen. Wie viel Unterstützung braucht BPM? Was können wir gemeinsam tun, um das Thema voranzubringen? Wie wichtig sind hier Verbände, Netzwerke und Me- dien? Was wünschen Sie sich an Change-Manage- ment-Maßnahmen für den Wandel? Herbert Kindermann: Damit eine Innovation sich durchsetzt, der Change wirklich stattfin- det, müssen alle Register gezogen werden. Hier können wir noch sehr viel Unterstützung gebrauchen. Wir versuchen alle interessierten Verbände, Netzwerke und Medien auf uns aufmerksam zu machen und wir versuchen, sie dafür zu gewinnen mit uns die Innovation S-BPM in den Markt hinein zu tragen. Da gibt es zum Beispiel das Institut für innovatives Pro- zessmanagement (kurz: I2PM - www.i2pm.net), das sich dem Thema S-BPM sehr stark widmet und versucht, wis- senschaftliche Hintergründe und Business-Ansätze zusam- menzubringen. Zudem treten wir sehr stark in den sozialen Medien auf, um dort die Nachricht von der Innovation und dem großen Nutzen von S-BPM in die Organisationen und die Unternehmen hinein zu tragen. Natürlich wünsche ich mir und wünschen wir uns, dass mehr und mehr Institutionen und Verbände die Möglichkeiten von S-BPM aufnehmen, verbreiten und somit dazu beitragen, dass mehr und mehr Unternehmen und Organisationen die Chance haben, S-BPM überhaupt nutzen können. Nachdem wir S-BPM nun vier Jahre intensiv in den Markt hinein gedrückt haben, merken wir, dass sich die Situation ändert. Langsam fängt der Markt an, an uns zu ziehen. Wir werden wahrgenommen. An uns werden Anfragen gestellt, ohne dass wir von uns aus aktiv waren. Dies sind alles Si- gnale, dass sich Stück für Stück die gute Nachricht von der Innovation S-BPM auf dem Markt durchsetzt. Schließlich hoffen wir natürlich auch, dass durch unsere Zusammenar- beit mit der Competence Site ein weiterer wichtiger Kanal zur Verbreitung der S-BPM Innovation in Gang gesetzt wird und intensiv zu wirken beginnt. Oliver Hoffmann: Um bei einer breiteren Ziel- gruppe Bewusstsein für ein Thema zu wecken, hilft es natürlich, wenn Verbände oder Netz- werke eine entsprechende Kommunikation betreiben, auch um das Interesse der Medien dafür zu wecken bzw. aufrecht zu erhalten. Und das Thema Geschäftsprozessautomatisierung ist ja auch schon längst dort angekommen – wenn auch vielleicht noch nicht so sehr unter der spezifischen Bezeichnung BPM. Wir bieten beispielsweise regelmäßig Veranstaltungen an, wo Unter- nehmen sich über Best-Practice-Beispiele informieren kön- nen um so den Austausch zwischen Anwendern und Inter- essenten anzuregen. Bertram Geck: BPM ist nicht mit der Einfüh- rung einer BPM-Software abgeschlossen, sondern sollte vielmehr als kontinuierlicher Prozess betrachtet und unternehmensüber- greifend unterstützt und gefördert werden. Mit BPM sind ständige Veränderungen ver- bunden. Die Software an sich entwickelt sich weiter, das Personal muss geschult, informiert und für den richtigen „Damit eine Innovation sich durchsetzt, der Change wirklich stattfindet, müs- sen alle Register gezogen werden. Wir versuchen alle interessierten Verbände, Netzwerke und Medien auf uns aufmerk- sam zu machen“

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