Taller gestion documental,pgd, trd

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Taller gestion documental,pgd, trd

  1. 1. TALLER UNIDAD II: CONCEPTUALIZACION DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL MARY ANDREA PEÑA ROMERO SONIA ESPERANZA MIRANDA PENAGOS FERNANDO MIRANDA UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA GESTIÓN DOCUMETAL II BOGOTÁ D.C. 2013
  2. 2. 2 TALLER UNIDAD II: CONCEPTUALIZACION DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL MARY ANDREA PEÑA ROMERO SONIA ESPERANZA MIRANDA PENAGOS FERNANDO MIRANDA Docente LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística. UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA GESTIÓN DOCUMETAL II BOGOTÁ D.C. 2013
  3. 3. 3 Contenido INTRODUCCIÓN........................................................................................................................5 OBJETIVO GENERAL ...............................................................................................................6 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .......................................................................................................6 I. Conceptualicen ¿qué es un programa de Gestión Documental y cuáles objetivos pretende alcanzar? .......................................................................................................................................7 II. ¿Cuál es el ente rector de la política Archivística en Colombia?..........................................8 III. ¿Qué dice la Ley General de Archivos en su título V, Artículo 21 y Artículo 19?...........9 IV. ¿Cuáles son las dos instituciones de carácter internacional que han contribuido a que profesionales y organismos afronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de documentos?...............................................................................................................................11 V. La Gestión Documental fue originada hace miles de años; pero ¿En qué país y en qué año fue concebida y reconocida oficialmente la Gestión de Documentos? ......................................11 VI. ¿Cuál es la Ley General de Archivos?.............................................................................12 VII. ¿Qué debe hacer una entidad para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada?...............................................................................................12 VIII. ¿Cuáles son los aspectos o consideraciones básicas que se deben tener en cuenta al elaborar un PGD? Escríbalos y luego explíquelos con sus propias palabras. ............................13
  4. 4. 4 IX. Explique con sus propias palabras los ASPECTOS DE PLANEACIÓN que se deben considerar para el diseño y desarrollo de un PGD......................................................................14 X. Conceptualice: fondo, serie documental, subserie documental, unidad documental simple, unidad documental compuesta, expediente, clasificación documental, principio de procedencia, principio de orden original, selección, eliminación, disposición final .......................................16 XI. ¿Selección, Depuración y expurgo es una misma operación? Explique. ........................18 XII. ¿Qué es un Cuadro de Clasificación Documental y para qué sirve?...............................19 XIII. ¿Qué son las Tablas de Retención Documental y cuál es su importancia? .....................19 XIV. Explique las 5 etapas de implementación y adopción de las TRD para un Programa de gestión Documental. ...................................................................................................................20 XV. Indaguen en una entidad pequeña su estructura orgánica (organigrama) y codifíquenla. Apliquen las encuestas sugeridas por el AGN a dos funcionarios. Identifique las secciones y subsecciones de la entidad, identifique las series y subseries, haga un pequeño cuadro de clasificación y su tabla de retención...........................................................................................24 CONCLUSIONES......................................................................................................................32 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS .......................................................................................33
  5. 5. 5 INTRODUCCIÓN En Colombia los años anteriores las instituciones, empresas privadas y públicas no tenían conciencia, no contaban personas capacitadas para darle un adecuado manejo a la información y documentación producida por ellos, pero en las ultimas década dichas instituciones han ido tomado conciencia sobre este aspecto y han optado por tener profesionales en esta área y sobre todo que sean capaces y preparados para implementar un adecuado programa de gestión documental basándose en la normatividad vigente y las consideraciones básicas para llevarlo a cabo, durante el desarrollo de este trabajo se conceptualiza que es un programa de gestión documental junto a términos que debemos tener claros, para empezar a desarrollar un Programa de Gestión Documental en cualquier empresa en donde llegaremos a laborar, uno de los temas que también se aborda el tema de las tablas de retención documental y de cómo implementarlo como proceso en la gestión documental de la empresa. Todos estos conceptos los debemos tener claros como futuros profesionales, en el campo de las ciencias de la información en donde estamos adquiriendo bases teóricas sobre la conceptualización y aspectos generales mediante la creación y puesta en práctica de lo aprendido en nuestra carrera.
  6. 6. 6 OBJETIVO GENERAL Adquirir conocimientos básicos para la implementación de un PGD dentro de una institución o en su defecto empezar a aplicarlo en nuestros sitios de trabajo OBJETIVOS ESPECÍFICOS  Tener claridad cuál es el ente rector sobre la archivística en nuestro país  Conocer los aspectos generales de un PGD  Reconocer las consideraciones de un PGD para desarrollarlo en su totalidad  Desarrollar los conceptos básicos y la implementación de las TRD
  7. 7. 7 I. Conceptualicen ¿qué es un programa de Gestión Documental y cuáles objetivos pretende alcanzar? Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión documental como el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”. Un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos. Con la implantación de un programa de gestión documental se pretende alcanzar los siguientes objetivos:  Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos.  Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental.  Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente.  Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería.
  8. 8. 8  Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.  Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos.  Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.  Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura. II. ¿Cuál es el ente rector de la política Archivística en Colombia? El ente rector de la archivística en nuestro país es el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION el cual es creado por medio de la ley 80 de 1989 El Archivo General de la Nación -AGN-, es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos -SNA-, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad. Las funciones que cumple el AGN son: 1. Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad.
  9. 9. 9 2. Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva, hoy Consejo Directivo. 3. Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integra el Archivo de la Nación, así como el que se le confíe en custodia. 4. Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos. 5. Promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden Nacional, Departamental, Intendencial, Comisarial, Municipal y Distrital para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental, así como apoyar a los archivos privados que revistan especial importancia cultural o histórica. 6. Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas, culturales, de investigación y con archivos extranjeros III. ¿Qué dice la Ley General de Archivos en su título V, Artículo 21 y Artículo 19? El artículo 19 corresponde al Título IV que trata sobre la Administración de Archivos. “Articulo 19. Soporte Documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando
  10. 10. 10 cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: Organización archivística de los documentos Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, asi como el funcionamiento razonable del sistema. PARRAGRAFO 1. Los documentos reproducidos por los citados medios. Gozaran de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información. PARRAGRAFO 2. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio TÍTULO V GESTIÓN DE DOCUMENTOS “Articulo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos pudiendo contemplar el uso de las nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
  11. 11. 11 PARRAGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozaran de la validez de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.” IV. ¿Cuáles son las dos instituciones de carácter internacional que han contribuido a que profesionales y organismos afronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de documentos?  La UNESCO ( Organización de las Naciones unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura) Entidad que desarrolla el dialogo y la comunicación entre comunidades de forma propicia basándose en principios como el respeto y la igualdad para así generar campos de acción y estrategias a nivel mundial.  Consejo Internacional de Archivos ( ICA) Entidad no gubernamental que se dedica al desarrollo de los archivos a nivel mundial, a su vez este se preocupa por su conservación como parte de la memoria histórica. V. La Gestión Documental fue originada hace miles de años; pero ¿En qué país y en qué año fue concebida y reconocida oficialmente la Gestión de Documentos?
  12. 12. 12 La gestión documental o gestión de documentos fue concebida en Estados Unidos, alrededor de la década de los 50, fue muy aceptada dentro de ese país y fue reconocida de forma oficial a mediados del siglo XX. La Gestión Documental revolucionó toda la práctica archivística que se venía realizando hasta entonces, ya que introduce el ciclo vital de los documentos. VI. ¿Cuál es la Ley General de Archivos? La ley general de archivos en nuestro país es la ley 594 del 2000 la cual nos da una unas reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado. VII. ¿Qué debe hacer una entidad para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada? Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por el Archivo General de la Nación además se deben considerar los siguientes aspectos: Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración. Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental
  13. 13. 13 Archivísticos: Considerados la base del programa; se refieren a los consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: El concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original. VIII. ¿Cuáles son los aspectos o consideraciones básicas que se deben tener en cuenta al elaborar un PGD? Escríbalos y luego explíquelos con sus propias palabras. Comprende los siguientes procesos basados en el Artículo 22 de la Ley General de Archivos -Ley 594 del 2000: Producción o recepción: se considera que deben ir por separado ya que la producción abarca todas las áreas o dependencias así mismo recepción y no todos los documentos se producen o recepcionan al mismo tiempo, y los controles son totalmente diferentes para cada uno Distribución: Manejo y distribución de la documentación teniendo en cuenta los mecanismos para verificar su entrega y disposición a otras dependencias en diferentes formatos. Consulta: acceso a varios documentos o expedientes para obtener información necesaria. Organización: directrices o parámetros que permiten clasificar, ordenar y describir los documentos de una entidad o dependencia, para así ubicarlos según su contenido.
  14. 14. 14 Recuperación: Es el sistema implantado o usado para tener acceso a la documentación o información a la cual se ha aplicado el proceso de organización documental. Disposición final: esta es una selección documental la cual se puede realizar en cualquier momento del ciclo vital con el propósito de conservar transitoriamente o la respectiva eliminación según como lo indique la tabla de retención documental o tabla de valoración documental. IX. Explique con sus propias palabras los ASPECTOS DE PLANEACIÓN que se deben considerar para el diseño y desarrollo de un PGD. Los aspectos que se debemos tener como futuros profesionales son: Diagnostico: Este es el primer paso y a su vez el más importante desde mi punto de vista, ya que este es quien nos dará las pautas y guiara hacia el objetivo final, en el diagnostico se deben tener presente varios puntos entre ellos identificación del problema, análisis, oportunidades y objetivos, además se debe hacer un evaluación con el fin de entrar a mirar si hay necesidad de un plan de contingencia, ver las posibles fallas y la solución de ellas para lograr un buen desarrollo del PGD a corto, mediano y largo plazo, es importante contar con un comité de archivo través del cual se definan las políticas generales de la gestión documental en cada organización. Oportunidades Identificación de problemas
  15. 15. 15 Objetivos Análisis y determinación de los requerimientos de información Planes de mejoramiento y contingencia Requisitos técnicos: hace referencia a todos las herramientas técnica con las que puede contar una organización como: manuales, TRD, TVD (debidamente aprobados), formatos que estén regulados etc. y contar con un reglamento de archivo Contar con manuales de procesos y procedimientos Compilación de formatos regulados, formas Manual de funciones Tablas de retención documental (TRD) Tablas de valoración documental (TVD) Adopción de normas técnicas y normatividad general Para todo esto se debe verificar las siguientes condiciones: Centralización de la recepción y envió de documentos Definición de procedimientos de distribución de los documentos internos y externos Tener aprobadas las tablas de retención documental y/o valoración documental por el Archivo General de la Nación Deberán tener un comité de archivo el cual tendrá su reglamento y funciones definidas La entidad deberá contar con una reglamento de archivos basado en la normatividad del AGN
  16. 16. 16 Es importante también contar con el respaldo de la parte administrativa de la organización ya que el PGD debe ser incluido en el plan estratégico de la entidad, algo que no se debe dejar de lado es el contar con personal idóneo en temas de archivo y con disponibilidad de tiempo completo, al igual es responsabilidad de la parte administrativa la capacitación oportuna de los funcionarios, se debe contar con las condiciones mínimas para el funcionamiento del archivo como lo es la parte ambiental, mobiliario y arquitectura X. Conceptualice: fondo, serie documental, subserie documental, unidad documental simple, unidad documental compuesta, expediente, clasificación documental, principio de procedencia, principio de orden original, selección, eliminación, disposición final Fondo: Es la totalidad de las series documentales de una misma procedencia y/o parte de un archivo que es objeto de la conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona. Serie Documental: Es un conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Subserie Documental: Es un conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, las cuales son identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
  17. 17. 17 Unidad Documental Simple: Son series conformadas por tipos documentales simples, donde cada una es independiente de las otras unidades documentales simples de la misma serie. Estas son suficientes en sí mismas en cuanto a contenido, aunque comparten entre sí los mismos rasgos estructurales o formales, un ejemplo de una unidad documental simple es un memorando. Unidad Documental Compuesta: Son series conformadas por tipos documentales complejas comúnmente llamadas expedientes. Cada uno de estos está compuesto por varios tipos documentales diferentes entre sí pero que están relacionados en razón de un trámite determinado. Expediente: Es una unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados funcional y orgánicamente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto. Clasificación Documental: Es una faseimportante dentro delproceso de organización documental, en donde se pueden identificar y establecerlas agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos). Principio de Procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. Principio de Orden Original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.
  18. 18. 18 Selección: Es la etapa dedisposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central cuyo fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsanse también “depuración” y “expurgo”. Eliminación: Es la Actividad resultante de la disposición final la cual es señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Disposición Final: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. XI. ¿Selección, Depuración y expurgo es una misma operación? Explique.
  19. 19. 19 No es una misma operación pues la depuración y expurgo se usan para retirar documentos que no tienen valores primarios o secundarios o que son documentos repetidos o inútiles, en cambio la selección tiene como fin escoger una muestra de documentos representativos para una conservación permanente. XII. ¿Qué es un Cuadro de Clasificación Documental y para qué sirve? Es un esquema que refleja la jerarquización y clasificación de la documentación producida por cada área o dependencia de una institución, en este se registran las secciones, subsecciones, series y su series con sus correspondientes tipos documentales. (Acuerdo 002-2004) y sirve para identificar claramente los códigos por dependencia , las series y subseries documentales producidas o manejadas por cada dependencia y los tipos documentales que contiene cada uno, esto suele ser de gran ayuda para identificar correctamente las series y subseries que ingresarán a la TRD. XIII. ¿Qué son las Tablas de Retención Documental y cuál es su importancia? Listado de series y sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Importancia para la administración: Facilitan el manejo de la información. Contribuyen a la racionalización de la producción documental. Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
  20. 20. 20 Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados. Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente. Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos. Importancia desde el punto de vista archivístico Permiten el manejo integral de los documentos. Facilitan la organización de los documentos a partir delconcepto de archivo total. Ayudan a controlar la producción y trámite documental. Identifican y reflejan las funciones institucionales. Integran los procesos archivísticos para el manejo racional delos documentos. Permiten identificar los documentos que sirven de apoyoa la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión XIV. Explique las 5 etapas de implementación y adopción de las TRD para un Programa de gestión Documental. PRIMERA ETAPA: INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIÓN Y FUENTES DOCUMENTALES
  21. 21. 21 Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos. Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan. SEGUNDA ETAPA: ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos. Identificar los valores primarios de la documentación o sea los administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales. Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales. Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final.
  22. 22. 22 Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción. Determinar el destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total. En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo y los criterios a aplicar, así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos. TERCERA ETAPA: ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PARA SU APROBACIÓN El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tabla de Retención Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración. El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta. Las Secretarías Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos, remitirán a la
  23. 23. 23 instancia correspondiente el proyecto de Tabla de Retención Documental para su evaluación y aprobación. CUARTA ETAPA. APLICACIÓN Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el representante legal expedirá el acto administrativo, que ordene su aplicación ante los servidores públicos de la Entidad. La Unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad, para la aplicación de las TRD, así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales. La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental. Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad. Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se destruirán y se dejará constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva.
  24. 24. 24 QUINTA ETAPA. SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. Las modificaciones a la Tabla de Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma. XV. Indaguen en una entidad pequeña su estructura orgánica (organigrama) y codifíquenla. Apliquen las encuestas sugeridas por el AGN a dos funcionarios. Identifique las secciones y subsecciones de la entidad, identifique las series y subseries, haga un pequeño cuadro de clasificación y su tabla de retención. La entidad en la que nos basamos para realizar el organigrama, el cuadro de gestión documental, las encuestas y la tabla de retención se llama VILLA HERNANDEZ que es una constructora.
  25. 25. 25
  26. 26. 27
  27. 27. 28
  28. 28. 29 CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO DEPENDENCIA CÓDIGO NOMBRE SERIE CÓDIGO NOMBRE SUBSERIE TIPOS DOCUMENTALES 100 GERENCIA GENERAL 100-01 ACTAS JUNTA DIRECTIVA 100-05 PRESUPUESTOS ANUALES 100-05- 01 presupuesto anual administración 2012 Balances, soportes o facturas año 2012, licitaciones o propuestas. 100-05- 02 presupuesto anual el guamo 2012 100-10 REQUISICIONES 100-10- 01 requisiciones externas solicitud, formato de calidad, cotización 100-10- 02 requisiciones internas solicitud, formato de calidad, cotización 100-15 ORDENES DE COMPRA 100-15- 01 órdenes de compra el guamo solicitud o requerimiento, formato orden de compra, cotización.
  29. 29. FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA Villa Hernández OFICINA PRODUCTORA Gerencia General CODIGO 100 CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES TRADICION DOCUMENTAL RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS O C D.E A.G A.C C.T E M S 100-01 ACTAS DE JUNTA X X 2 5 X 100-05 PRESUPUESTOS ANUALES 100 -05-01 presupuesto anual administración 2012 X X 2 8 X 100 -05-02 presupuesto anual proyecto el guamo 2012 X X 2 8 X 100-10 REQUISICIONES 100 -10-01 requisiciones externas X X 1 2 X 100 -10-02 requisiciones internas X X 1 2 X 100-15 ORDENES DE COMPRA 100 -15-01 órdenes de compra el guamo X X 1 2 X X CONVENCIONES CT Conservación Total Firma Responsable E Eliminación M Microfilmación Fecha S Selección O Original C Copia D.E Documento Electrónico
  30. 30. 31
  31. 31. CONCLUSIONES  En el desarrollo de este trabajo aprendimos la importancia de conocer la implementar un buen programa de gestión documental.  Como futuros profesionales en Ciencia de la Información, Bibliotecología y Archivística, estaremos en la capacidad y responsabilidad de desarrollar a cabalidad un programa de gestión documental cumplir y hacer cumplir las normas establecidas para lograr avanzar en este campo dentro de las instituciones.
  32. 32. 33 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Archivo General de la Nación Recuperado el 16 de agosto de 2013, de http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1057 Sociedad de la Información Recuperado el 16 de agosto de 2013, de http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf Slideshare Recuperado el 17 de agosto de 2013, de http://www.slideshare.net/fullscreen/sergioaus/programa-de-gestin-documental/1 Archivo Norma Recuperado el 18 de agosto de 2013, de http://www.archivonorma.com/news/showByTitle/title/Conceptualizacion-de-un-programa-de- gestion-documental/src/@random4d62d110f1dc3 UFPS Recuperado el 20 de agosto de 2013. De http://www.google.com.co/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=web&cd=1&ved=0CC4QF jAA&url=http%3A%2F%2Fwww.ufps.edu.co%2Fufpsnuevo%2Farchivos%2Fprograma_de_gestion _documental.pdf&ei=Ow0VUryhMYae2gX764GYBQ&usg=AFQjCNGVUVLNgMenwIKoAGVd9OAxK 3ig1w&sig2=1rzsZ1dM4fBgzpc9Xs_Pkg&bvm=bv.50952593,d.bz

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