Este documento discute as etapas de preparação e conclusão de reuniões eficazes. Ele enfatiza a importância de definir claramente o assunto e horário da reunião, distribuir um plano de reunião antecipadamente, registrar decisões claras e completas no final, e produzir atas por escrito que detalham os participantes, assuntos discutidos, decisões tomadas e responsabilidades. Reuniões sem conclusões claras registradas são ineficazes.

1. MÓDULO IV Fases das Reuniões

2. PREPARAÇÃO DA REUNIÃO ASSUNTO: · Defina-o · Estabeleça o tempo. Cumpra o horário com rigor. (penalize os faltosos ou retardatários e não aqueles que tem o hábito de chegar no horário) · Prepare um plano (distribua o temário com antecedência)

3. CONCLUSÕES NO TERMINO DA REUNIÃO: Provocá-las Fixá-las em DECISÕES ELABORAR SÚMULA DE CONCLUSÕES - Claras - Concisas - Completas Muitas reuniões terminam sem o registro das decisões tomadas, ou seja, nada fica por escrito daquilo que foi discutido e decidido. A ata ou registro da reunião favorece a tomada de decisões. A REUNIÃO SEM CONCLUSÃO É INEFICAZ E LEVA O SISTEMA AO DESCRÉDITO.

4. A melhor maneira de fazer a ata é por escrito, de uma forma bem simples e ela deve conter: 1. Horário de início e término reais. 2. A data de realização 3. O local 4. Os participantes reais, não aqueles que foram convocados através da agenda, mas aqueles que efetivamente participaram. Ótimos se forem os mesmos.

5. 5. Os assuntos debatidos e as decisões tomadas, ou seja é importante que a ata reflita todas as decisões que foram tomadas na reunião. 6. Não é aconselhável que se coloque as discussões paralelas, todo os encaminhamento, todo o caminho para se chegar a uma decisão. Isso não é necessário. O importante é que se reflitam resultados. 7. Relacione os responsáveis para implantação dessas ou daquelas decisões que foram tomadas e que prazo estão associadas a execução das tarefas. 8. A ata deve ter uma divulgação rápida

6. A ata é preparada pelo relator. Assim como temos o coordenador e o facilitador, dois papéis importantes da reunião, temos o terceiro colaborador que é relator. Ela pode ser preparada por um participante, pode ser preparada por um subordinado de um dos participantes, que não esteja eventualmente participando naquela reunião, mas que conheça o assunto, e eventualmente por uma secretária.