Your SlideShare is downloading. ×
2008   pedoman simdok mkri
2008   pedoman simdok mkri
2008   pedoman simdok mkri
2008   pedoman simdok mkri
2008   pedoman simdok mkri
2008   pedoman simdok mkri
2008   pedoman simdok mkri
2008   pedoman simdok mkri
2008   pedoman simdok mkri
2008   pedoman simdok mkri
2008   pedoman simdok mkri
2008   pedoman simdok mkri
2008   pedoman simdok mkri
2008   pedoman simdok mkri
2008   pedoman simdok mkri
2008   pedoman simdok mkri
2008   pedoman simdok mkri
2008   pedoman simdok mkri
2008   pedoman simdok mkri
2008   pedoman simdok mkri
2008   pedoman simdok mkri
2008   pedoman simdok mkri
2008   pedoman simdok mkri
2008   pedoman simdok mkri
2008   pedoman simdok mkri
2008   pedoman simdok mkri
2008   pedoman simdok mkri
2008   pedoman simdok mkri
2008   pedoman simdok mkri
2008   pedoman simdok mkri
2008   pedoman simdok mkri
2008   pedoman simdok mkri
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

2008 pedoman simdok mkri

139

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
139
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
1
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. PETUNJUK TEKNISPENGOPERASIAN APLIKASI SIMDOK(SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DOKUMEN )MAHKAMAH KONSTITUSI REPUBLIK INDONESIASEKRETARIAT JENDERAL DAN KEPANITERAANMAHKAMAH KONSTITUSI REPUBLIK INDONESIAJAKARTA 2008
  • 2. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK PENGANTARDalam rangka mewujudkan layanan arsip secara lengkap, pat, tepat, mudah danmurah, Mahkamah Konstitusi RI telah membangun aplikasi Sistem InformasiManajemen Disposisi Elektronik (SIMDOK). Aplikasi SIMD K merupakan aplikasi terkaitdengan pelaksanaan registrasi, pengiriman naskah dinas masuk, p mbuatan disposisioleh pejabat yang dituju, temu balik dan pelacakan nas as.Pada Tahun 2008 ini Mahkamah Konstitusi RI akan menerapkan SIMDOK sebagaisebagai salah satu penerapan E- Gove rnme n t. Keberhasilan implementasi ditentukanoleh beberapa faktor, salah satu diantaranya instrumen pendukung pengoperasianaplikasi. Sehubungan dengan hal tersebut Bagian Tata saha membuat PetunjukPengoperasian Aplikasi agar para user (pengguna) dapat dengan mudahmenggunakan aplikasi ini.Semoga petunjuk teknis ini bisa bermanfaat bagi pemakai aplikasi maupun pegawailainnya yang mempunyai perhatian terhadap pengembangan kearsipan dan teknologiinformasi . Jakarta, Mei 2008 Kepala Biro Umum Tito Sujitno NIP 060034088 Mahkamah Konstitusi i RI
  • 3. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK DAFTAR ISI iPENGANTARDAFTAR ISI iiDAFTAR GAMBAR iiiBAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang 1 B. Dasar Hukum 1 C. Maksud dan Tujuan 2 D. Ruang Lingkup 2BAB II SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DOKUMEN (SIMDOK) A. Gambaran Umum 3 B. Keuntungan Menggunakan SIMDOK 4 C. Menu SIMDOK 4BAB III PETUNJUK PENGOPERASIAN UNTUK ADMINISTRATOR PENGGUNA A. Menjalankan Aplikasi 6 B. Registrasi Naskah Dinas Masuk 8 C. Menambahkan Naskah Dinas Digital 13 D. Pencarian Naskah Dinas 16 E. Pelacakan Naskah Dinas 17 BAB IV PETUNJUK PENGOPERASIAN UNTUK PENGGUNA UMUM A. Menjalankan Aplikasi 19 B. Membaca Naskah Dinas dan Membuat Disposisi 19 C. Membaca dan Meneruskan Disposisi 23 D. Pencarian dan Pelacakan Naskah Dinas 26 E. Pencarian dan Pelacakan Disposisi 26BAB V PENUTUP 28 Mahkamah Konstitusi ii RI
  • 4. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK DAFTAR GAMBARGambar 1 : Alur Umum Pengoperasian SIMDOK 3Gambar 2 : Ikon Internet Explore pada tampilan Desktop 6Gambar 3 : Halaman depan portal Mahkamah Konstitusi 7Gambar 4 : Form untuk log on SIMDOK 7Gambar 5 : Tampilan portal Mahkamah Konstitusi untuk masuk SIMDOK 8Gambar 6 : Pilihan menu Tambah Surat Untuk registrasi naskah dinas 8Gambar 7 : Tampilan Kode klasifikasi Arsip untuk pilihan field Topik Surat 9Gambar 8 : Tampilan menu Tambah Surat Untuk registrasi naskah dinas 11Gambar 9 : Tampilan detail surat 12Gambar 10 : Pilihan Tambah File 13Gambar 11 : Pilihan Browse File dalam tampilan 14Gambar 12 : Pilihan File hasil Dokumentasi naskah Dinas 14Gambar 13 : Pilihan menu Laporan Surat 15Gambar 14 : Tampilan Laporan Surat Masuk 15Gambar 15 : Pilihan menu Riwayat Surat 16Gambar 16 : Tampilan pencarian naskah dinas 16Gambar 17 : Tampilan hasil pencarian naskah dinas 17Gambar 18 : Pilihan pelacakan naskah dinas 18Gambar 19 : Tampilan detail riwayat surat 18Gambar 20 : Ikon tanda ada surat masuk pada portal MKRI 19Gambar 21 : Tampilan daftar surat masuk 20Gambar 22 : Pilihan untuk membaca naskah dinas dan tampilan ikon disposisi 20Gambar 23 : Tampilan Isian diposisi 21Gambar 24 : Pilihan Penerima Diposisi 22Gambar 25 : Tampilan Konfirmasi Isian Disposisi 22Gambar 26 : Konfirmasi Disposisi berhasil Dikirimkan 23Gambar 27 : Ikon Peringatan Ada Disposisi Baru 23Gambar 28 : Tampilan Daftar Disposisi 24Gambar 29 : Tampilan detail disposisi 24Gambar 30 : Detail Arsip yang didisposisikan 25Gambar 31 : Menu Riwayat Disposisi dan Pencarian Disposisi 26Gambar 32 : Tampilan Halaman Muka menu Riwayat Disposisi 27Gambar 33 : Tampilan Detail Riwayat Disposisi 27 Mahkamah Konstitusi iii RI
  • 5. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK BAB I PENDAHULUANA. Latar Belakang Di instansi-instansi pemerintahan di Indonesia, termasuk Mahkamah Konstitusi RI, fungsi manajemen arsip dinamis menyangkut berbagai tugas-tugas yang berkaitan dengan informasi. Aktivitas dalam pelaksanaan fungsi kearsipan pada umumnya masih dilakukan dengan sistem manual. Dalam banyak hal memperlihatkan, bahwa sistem tersebut masih belum dapat memenuhi tuntutan ketersediaan informasi yang tercipta dewasa ini, terutama dengan makin meningkatnya penggunaan teknologi modern (baca: komputer) dalam pelaksanaan kerja sehari-hari. Karena karakateristik-karakteristik yang menonjol seperti fleksibilitas, kec atan dan keakuratan, kapasitas penyimpanan informasi yang terus dapat diperbesar, komputer sangat ideal untuk mengatasi berbagai masalah yang berkaitan dengan sistem manual yang diterapkan pada manajemen arsip. Sehubungan dengan hal tersebut, khususnya dalam rangka mewujudkan layanan ar ip secara lengkap, cepat, tepat, mudah, dan murah maka Mahkamah Konstitusi RI membangun aplikasi Sistem Informasi Manajemen Dokumen (SIMDOK). Aplikasi SIMDOK merupakan aplikasi terkait dengan pela sanaan registrasi, pengiriman naskah dinas masuk, pembuatan disposisi oleh pejabat yang dituju, temu balik dan pelacakan naskah dinas. Dalam pengimplementasiannya membutuhkan petunjuk teknis pengelolaan SIMDOK agar para user (pengguna) dapat dengan mudah menggunakan aplikasi ini.B. Dasar Hukum 1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan; 2. Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2003 tentang Mahkamah Konstitusi; 3. Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijaka Dan Strategi Nasional Pengembangan E-Governme n t; Mahkamah Konstitusi 1 RI
  • 6. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK 4. Keputusan Sekretaris Jenderal Mahkamah Konstitusi Republik Indonesia Nomor 064.1/KEP/SET.MK/2006 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas dan Kearsipan Mahkamah Konstitusi Republik Indonesia; 5. Keputusan Sekretaris Jenderal Mahkamah Konstitusi Republik Indonesia Nomor 160/KEP/SET.MK/2007 tentang Pemberlakuan Pedoman Digitalisasi Arsip Mahkamah Konstitusi Republik Indonesia.C. Maksud dan Tujuan 1. Maksud Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK dimaksudkan sebag panduan atau acuan bagi pegawai dan atau pejabat di lingkungan Mahk ah Konstitusi dalam mengoperasikan aplikasi SIMDOK. 2. Tujuan Tujuan penyusunan Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK adalah: a. membantu pengelolaan arsip secara efektif dan efisien; b. membantu program pemerintah dalam rangka penerapan E-Governme nt .D. Ruang Lingkup Ruang lingkup dalam petunjuk teknis ini mencakup petunjuk teknis pengoperasian SIMDOK untuk adm inistra tor use r (Bagian Tata Usaha) dan user clie nt (pegawai dan atau pejabat pengguna aplikasi) di lingkungan Mahkamah Konstitusi RI. Secara garis besar, petunjuk teknis ini berisi Pendahuluan, Gambaran Umum SIMDOK, Petunjuk Pengoperasian, dan Penutup. Mahkamah Konstitusi 2 RI
  • 7. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK BAB II SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DOKUMEN (SIMDOK)A. Gambaran Umum Sistem Informasi Manajemen Dokumen (SIMDOK) adalah pengelolaan dokumen/ arsip yang tidak terbatas pada pengelolaan fisik dan prosedural, melainkan juga menyangkut pengelolaan intelektual dari informasi dalam arsip dengan melibatkan teknologi informasi (komputer). SIMDOK yang dibangun pada saat ini belum menyangkut keseluruhan sistem, namun baru terbatas pada pelaksanaan registrasi, pengiriman naskah dinas masuk, pembuatan disposisi oleh pejabat, temu balik dan pelacakan naskah dinas. Berikut ini diperlihatkan proses pengelolaan dokumen/arsip menggunakan aplikasi SIMDOK: Gambar 1 : Alur Umum Pengoperasian SIMDOK Mahkamah Konstitusi 3 RI
  • 8. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOKB. Keuntungan Menggunakan SIMDOK 1. Pencarian surat/arsip lebih mudah SIMDOK dilengkapi dengan fitur-fitur pengolahan data dan komunikasi yang memungkinkan dilakukan temu balik informasi dan arsip digitalnya secara cepat dan tepat . 2. Penggunaan pegawai akan lebih efisien Dengan menggunakan SIMDOK, beberapa tugas yang sifatnya berulang akan dapat dikurangi, seperti pemberian label nama file dan kartu indeks, sehingga tenaga pegawai dapat diberdayakan secara lebih baik untuk tugas-tugas lainnya. 3. Memudahkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan a at. 4. Up datin g indeks dan informasi file dapat berlangsung secara cepat. Dengan menggunakan SIMDOK, updating terhadap indeks dan informasi arsip dapat dilakukan secara cepat.C. Menu SIMDOK Aplikasi SIMDOK mempunyai beberapa menu, yaitu Tambah at, Surat Masuk, Disposisi Masuk, Laporan Surat Masuk dan Riwayat Surat. 1. Tambah Surat Kegiatan mencatat (registrasi) surat yang masuk dari instansi luar ke Mahkamah Konstitusi melalui Unit Kearsipan ke dalam aplikasi SIMDOK. Menu ini hanya diperuntukkan adm inistra tor use r (Bagian Tata Usaha) 2. Surat Masuk Informasi seluruh surat dari luar instansi yang sudah dicatat atau diregistrasi, serta ditujukan kepada pengguna dan atau unit kerja (u ser clie nt) di Mahkamah Konstitusi. Menu Surat Masuk ini memiliki fas litas: a. Melihat Profil (Metadata) Surat/ Naskah Dinas sesuai tanggungjawabnya; b. Melihat surat dalam format elekronik (hasil alih medi an mencetaknya; c. Memberikan instruksi atau disposisi kepada pejabat di bawahnya. Mahkamah Konstitusi 4 RI
  • 9. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK3. Disposisi Masuk Seluruh disposisi yang diterima oleh pengguna (user clie nt) dari atasan pengguna. Menu Disposisi Masuk memiliki fasilitas: a. Pencarian disposisi yang masuk berdasarkan kriteria pencarian: 1) Pengirim surat; 2) Perihal Surat; 3) Isi Ringkas; 4) Tanggal Kirim Disposisi; 5) Isi Disposisi. b. Melihat Profil (Metadata) Surat/ Naskah Dinas. c. Melihat surat dalam format elekronik (hasil alih medi an mencetaknya. d. Memberikan instruksi atau disposisi pejabat di bawahnya. Pada menu ini tidak ada fasilitas untuk melihat riwayat disposisinya sebagaimana disposisi manual. Contoh: Kepala Bagian Kepegawaian hanya dapat melihat disposisi dari Kepala Biro Umum, sedangkan disposisi dari Sekjen ke Kepala Biro Umum tidak bisa diketahui.4. Laporan Surat Masuk Laporan seluruh surat dari luar instansi yang masuk d n ditujukan kepada pengguna dan atau unit kerja bersangkutan (user clie n t) di Mahkamah Konstitusi. Menu Laporan Surat Masuk ini berisi daftar surat seluruh surat dengan profil data surat (metadata surat). Fungsi menu ini adalah sebagai laporan surat yang diterima dan untuk pencetakan surat sesuai kriteria yang diinginkan, seperti mencetak surat per bulan.5. Riwayat Disposisi Rekaman atau jejak disposisi yang dibuat oleh pejabat ak surat tersebut diterima hingga disposisi terakhir.6. Riwayat Surat Rekaman atau jejak tindakan terhadap surat yang sudah diregistrasi. Mahkamah Konstitusi 5 RI
  • 10. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK BAB III PETUNJUK PENGOPERASIAN UNTUK ADMINISTRATOR PENGGUNAA. Menjalankan Aplikasi 1. Aplikasi SIMDOK ini menggunakan fasilitas we b browse r. Untuk menjalankan we b browser, klik dua kali ikon Internet Explorer pada tampilan desktop di layar monitor komputer, atau klik ”Start”, dan pilih Interne t Exp lorer . Klik 2X ikon ini Gambar 2 : Ikon Inte rne t Explore r pada tampilan De sk to p 2. Berdasarkan langkah tersebut, maka akan muncul halaman de fau lt dari interne t e xplorer. Ketikkan alamat portal MKRI pada address bar, http://portal.mahkamahkonstitusi.go.id/portal. 3. Setelah alamat portal MKRI tersebut dimasukkan, maka a an muncul halaman sebagai berikut: Mahkamah Konstitusi 6 RI
  • 11. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK Gambar 3 : Halaman depan portal Mahkamah Konstitusi RI Gambar di atas merupakan halaman awal saat pertama kali user mengakses portal MKRI. Pada sisi atas (he ade r ) terdapat menu HOME, SIMTOR, CMS. Di sisi sebelah kiri (sideba r) terdapat kelompok menu dari beberapa aplikasi yang terdapat pada portal.4. Untuk mengakses aplikasi SIMDOK masukkan ID dan passwod, kemudian klik tombol . Masukkan ID Masukkan Password Gambar 4 : Form untuk log on SIMDOK Mahkamah Konstitusi 7 RI
  • 12. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK 5. Bila ID dan password anda sesuai, maka akan muncul halaman sebagai berikut: Klik di sini untuk menjalankan Aplikasi SIMDOK Gambar 5 : Tampilan portal Mahkamah Konstitusi untuk masuk SIMDOK Untuk menjalankan aplikasi simdok, klik SIMDOK yang terdapat pada sisi sebelah kiri (s ideba r).B. Registrasi Naskah Dinas Masuk Langkah pertama yang harus dilakukan oleh staf Bagian Tata Usaha pada saat menerima naskah dinas masuk dari luar instansi adalah eregistrasi naskah dinas. Registrasi merupakan kegiatan pencatatan atau pengidentifikasian naskah dinas yang telah tercipta dalam sistem. Untuk registrasi naskah dinas, dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut: 1. Klik menu Tambah Surat yang terdapat pada sisi kiri aplikasi SIMDOK. Klik di sini untuk registrasi Gambar 6 : Pilihan menu Tambah Surat untuk registrasi naskah dinas Mahkamah Konstitusi 8 RI
  • 13. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK2. Isikan fie ld-fie ld pada menu tambah surat a. Tanggal terima, diisikan dengan mengklik ikon untuk memilih tanggal sesuai dengan tanda terima naskah dinas, selain itu si secara otomatis akan menampilkan jam terima naskah dinas. Apabila jam erima naskah dinas perlu perbaikan, maka klik kolom tanggal terima dan ketikkan jam yang dimaksud. b. Sifat Informasi , diisikan dengan mengklik pilihan sesuai dengan sifat naskah dinas yang diterima apakah Biasa, Penting, atau Rahasia. c. Tanggal Surat, diisikan dengan mengklik ikon , sebagaimana langkah nomor 1 (satu). d. Topik Surat , diisikan dengan mengklik tombol , kemudian pada layar monitor anda akan tampil ‘Pola Klasifikasi Arsip MKRI’. Pilih kode klasifikasi yang sesuai dengan isi naskah dinas yang bersangkutan an cara klik tombol , sebagaimana tampilan gambar di bawah ini. Gambar 7 : Tampilan Kode klasifikasi Arsip untuk pilihan fie ld T opik Surat e. Indeks Surat , merupakan isian bebas yang disikan dengan indeks yang sesuai dengan isi naskah dinas. f. Tipe Surat Masuk, diisi dengan mengklik ikon , secara otomatis akan terisikan dengan Surat Masuk. g. Nomor Surat, merupakan isian bebas yang diisikan dengan nomor naskah dinas yang bersangkutan. h. Status Surat, diisikan dengan mengklik , di layar monitor anda akan ada tiga pilihan yaitu Dinamis Aktif, Dinamis Inaktif, dan Statis. Klik salah satu pilihan yang paling sesuai dengan status surat yang anda tangani. Mahkamah Konstitusi 9 RI
  • 14. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOKi. Perihal, merupakan isian bebas yang diisikan dengan perihal y g tertera di naskah dinas atau perihal yang mendeskripsikan isi surat yang bersangkutan.j. Isi Ringkas, merupakan isian bebas yang diisikan dengan isi ringkas yang mendeskripsikan naskah dinas yang anda tangani. Isi ringkas harus diisi selengkap mungkin sehingga memudahkan pengguna dalam mencari informasi surat masuk. Contoh: Undangan untuk menjadi pembicara pada acara Silaturahmi Anggota Dewan Pers di Hotel Century Jakarta hari Kamis tanggal 5 Maret 2008 jam 08.00 WIB.k. Catatan , merupakan isian bebas yang diisikan dengan catatan y dirasa penting untuk diketahui oleh pengguna. Contoh: Lampira surat berupa laporan dalam bentuk buku.l. Pengirim terdiri dari: 1) Asal Surat, diisi dengan mengklik 2 pilihan yaitu: Internal atau Eksternal. 2) Instansi, merupakan isian bebas diisi dengan nama instansi yang tercantum pada naskah dinas. 3) Nama, merupakan isian bebas diisi dengan nama pengirim, penulisan nama pengirim untuk kepentingan indeks nama lengkap dulu kemudian baru gelar, contoh: Syahruddin, Drs. M.Hum. 4) NIP, merupakan isian bebas diisi dengan NIP pengirim naskah dinas. 5) Alamat, merupakan isian bebas diisi dengan alamat lengkap pengirim.m. Penerima, terdiri dari: 1) Nama, diisi dengan mengklik , kemudian pilih pejabat yang akan menerima naskah dinas yang dimaksud. 2) NIP, akan diisikan secara otomatis setelah kita menentukan ama penerima. 3) Unit Pengolah, diisi dengan mengklik , kemudian pilih Unit Pengolah yang dimaksud. Mahkamah Konstitusi 10 RI
  • 15. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOKn. Tembusan, merupakan isian bebas diisi dengan tembusan yang tercantum pada naskah dinas.o. Lampiran, merupakan isian bebas diisi apabila naskah dinas dise lampiran, contoh: 1 (satu) berkas/eksemplar/bundel. Gambar 8 : Tampilan menu Tambah Surat Untuk registrasi naskah dinas Mahkamah Konstitusi 11 RI
  • 16. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK3. Setelah fie ld-file d yang tertera di menu ’Tambah Surat’ terisi, maka langkah selanjutnya adalah klik tombol yang terdapat pada sisi kanan bawah.4. Dengan langkah tersebut, tampilan pada layar monitor a an berganti dengan tampilan ”Konfirmasi Tambah Surat”. Apabila kita sudah yakin dengan isian tersebut, simpanlah registrasi naskah dinas tersebut d ngan mengklik tombol . Tampilan yang akan muncul di layar monitor anda akan berganti dengan tampilan ”Detail Arsip” Gambar 9 : Tampilan Detail Arsip Mahkamah Konstitusi 12 RI
  • 17. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOKC. Menambahkan Naskah Dinas Digital Aplikasi Simdok memiliki fasilitas untuk me ng upload dan menampilkan naskah dinas dalam format digital. Untuk menambahkan isian naskah dinas digital dalam aplikasi dapat dilaksanakan dengan cara sebagai berikut: 1. Scan (pindai) naskah dinas yang akan dimasukkan dalam apli si SIMDOK sesuai dengan Pedoman Digitalisasi Arsip MKRI. 2. Simpan naskah dinas hasil s can ning (pemindaian) dalam satu file dengan format pdf. 3. Klik ikon Tambah File untuk mengu plod file ke dalam aplikasi yang terdapat pada sisi atas pada tampilan menu Detail Arsip . Klik di sini untuk menambahkan file ke dalam aplikasi Gambar 10 : Pilihan Tambah File 4. Dengan langkah tersebut aplikasi akan memberikan perintah untuk memilih file yang diinginkan. Tekan tombol browse yang berada pada sisi kanan pada menu Tambah File untuk memilih file yang sesuai. Mahkamah Konstitusi 13 RI
  • 18. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK Klik di sini untuk mem ilih file yang akan diuplo ad ke aplik asi Gambar 11 : Tampilan Pilihan Browse File5. Klik tombol yang terdapat pada sisi bawah menu ‘tambah File’. Dengan langkah tersebut, tambah file sudah selesai dilakukan dan file yang sudah diupload akan tampil dalam fie ld Hasil Dokumentasi Arsip.6. Klik nama file pada field Hasil Dokumentasi Arsip untuk melihat file yang telah diupload . Klik di sini untuk melihat naskah dinas yang telah diupload Gambar 12 : Pilihan File Hasil Dokumentasi Arsip7. Pilih menu ‘Laporan Surat Masuk’ untuk melihat naskah dinas yang sudah diregistrasi dalam sistem. Dengan langkah tersebut, maka aplikasi akan menampilkan seluruh naskah dinas yang telah diregistrasi, sebagaimana gambar di bawah ini. Mahkamah Konstitusi 14 RI
  • 19. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK Klik di sini untuk melihat laporan naskah din as yang sudah diregis trasi Gambar 13 : Pilihan menu dan tampilan muka menu Laporan SuratUntuk mencari, mengunduh (download), mencetak dan surat masuk dapatdilakukan dengan cara seperti tampilan sebagai berikut: Gambar 14 : Pilihan pencarian pada menu Laporan Surat Masuk Mahkamah Konstitusi 15 RI
  • 20. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOKD. Pencarian Naskah Dinas Bagian Tata Usaha dapat melakukan pencarian naskah dinas yang telah diregistasi berdasarkan fie ld-fie ld yang diinginkan, seperti: tanggal surat, nomor surat, isi surat, kode klasifikasi, pengirim, dan tujuan surat. Untuk melakukan pencarian naskah dinas dapat dilaksanakan dengan langkah sebagai berikut: 1. Klik menu ‘Riwayat Surat’ Klik di sin i untuk mencari naskah dinas Gambar 15 : Pilihan menu Riwayat Surat Dengan memilih menu tersebut akan muncul tampilan seperti gambar berikut: Gambar 16 : Tampilan pencarian naskah dinas 2. Pilih kriteria pencarian naskah dinas berdasarkan fie ld-fie ld yang tersedia pada kolom di sebelah kiri atas. Mahkamah Konstitusi 16 RI
  • 21. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK 3. Tekan tombol “cari” Dengan langkah tersebut, aplikasi akan melakukan proses pencarian naskah dinas dan menampilkan naskah dinas sesuai kriteria pencarian. Gambar 17 : Tampilan hasil pencarian naskah dinasE. Pelacakan Naskah Dinas Aplikasi SIMDOK memiliki fasilitas untuk menelusuri riwayat naskah dinas. Dengan fasilitas tersebut Bagian Tata Usaha dapat mengetahui proses atau tindak lanjut naskah dinas yang telah disampaikan. Untuk mengetahui tindak lanjut naskah dinas dapat dilaksanakan dengan langkah sebagai berikut: 1. Cari naskah dinas yang diinginkan dan ikuti langkah sebagaimana cara pencarian arsip (langkah D 1 sampai D 3). Mahkamah Konstitusi 17 RI
  • 22. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK2. Setelah naskah yang diinginkan ditemukan, klik fie ld tanggal registrasi yang terdapat pada kolom hasil pencarian arsip. Klik di sini untuk melacak naskah dinas Gambar 18 : Pilihan pelacakan naskah dinas Dengan langkah tersebut, aplikasi akan menampilkan detail riwayat naskah dinas tersebut, seperti tampilan gambar di bawah ini: Status Baca Status Disposisi Gambar 19 : Tampilan detail riwayat surat Mahkamah Konstitusi 18 RI
  • 23. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK BAB IV PETUNJUK PENGOPERASIAN UNTUK PENGGUNA UMUMA. Menjalankan Aplikasi 1. Untuk menjalankan aplikasi SIMDOK, lakukan langkah seperti y g dijelaskan pada BAB III A pada petunjuk teknis pengoperasian aplikasi SIMDOK ini. 2. Setelah login pada aplikasi portal MKRI, klik SIMDOK untuk masuk ke Aplikasi SIMDOK. Menu SIMDOK untuk pengguna umum (user) memiliki 5 (lima) menu yaitu: Surat Masuk, Disposisi Surat, Laporan Surat Masuk, Riwayat Surat, dan Riwayat Disposisi.B. Membaca Naskah Dinas dan Membuat Disposisi 1. Setiap ada surat baru yang dikirim oleh adm inistrator user (Bagian Tata Usaha), maka pada layar monitor user akan terlihat ikon surat berkedip-kedip yang merupakan petunjuk, bahwa use r menerima naskah dinas/surat baru. Untuk bisa melihat naskah dinas/surat tersebut, klik ikon Pesan Masuk pada sisi sebelah kanan halaman portal Mahkamah konstitusi. Warning : Ada Surat Masuk Gambar 20 : Ikon tanda ada surat masuk pada portal MKRI Mahkamah Konstitusi 19 RI
  • 24. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK Dengan langkah tersebut, akan muncul tampilan surat masuk sebagaimana tampilan pada gambar di bawah ini; Gambar 21 : Tampilan daftar surat masuk Naskah dinas baru yang belum dibuka ditandai dengan warna biru, sedangkan naskah dinas yang sudah dibuka berwarna hitam .2. Untuk melihat profil naskah dinas tersebut, klik naskah dinas yang dipilih. Tampilan detail profil naskah dinas dapat dilihat pada gambar di bawah ini. Klik di sini untuk membuat disposisi Klik di sini untuk membaca naskah dinas Gambar 22 : Pilihan untuk membaca naskah dinas dan membuat disposisi Mahkamah Konstitusi 20 RI
  • 25. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK3. Untuk melihat dan membaca naskah dinas yang dikirim, klik nama file dari tampilan ’Hasil Dokumentasi Arsip ’.4. Untuk membuat disposisi, klik tombol disposisi yang terdapat di sisi atas pada tampilan Detail Arsip .5. Tuliskan fie ld-fie ld pada Isian Disposisi sebagaimana tampilan gambar berikut: Tuliskan instruksi di sini Gambar 23 : Tampilan Isian Disposisi Keterangan Isian Disposisi: a. Nomor urut, menunjukkan nomor urut surat masuk yang diregistrasi oleh Bagian Tata Usaha (otomatis akan muncul pada saat registrasi). b. Nomor surat, menunjukkan nomor yang tertera pada surat masuk. c. Indeks surat, menunjukkan kata tangkap dari isi surat. d. Sifat surat, menunjukan sifat kerahasiaan surat. e. Isi ringkas, menunjukkan deskripsi surat masuk. f. Tingkat keamanan surat dapat dipilih dari 3 (tiga) pilihan Rahasia, Konfidensial, dan Biasa dengan mengklik pilihan anda. g. Tanggal penyelesaian, diisi dengan mengklik untuk tanggal penyelesaian yang dimaksud. Tanggal penyelesaian dimaksudkan penerima surat sebagai pembuat disposisi memberikan batas waktu kepada penerima disposisi terkait surat masuk yang harus diproses oleh penerima disposisi. Mahkamah Konstitusi 21 RI
  • 26. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK h. Instruksi,merupakan isian bebas yang diisi dengan instruksi pembuat disposisi.6. Setelah penulisan disposisi selesai, klik penerima disposisi pada kotak sebelah kiri penerima disposisi. Klik di sin i untuk memilih penerima disposisi Gambar 24 : Pilihan Penerima Diposisi7. Klik tombol yang terdapat pada sebelah bawah penerima disposisi. Dengan langkah tersebut, aplikasi akan mengkonfirmasi disposisi yang akan dikirimkan ke penerima disposisi. Gambar 25 : Tampilan Konfirmasi Isian Disposisi8. Klik tombol ’ simpan’ untuk memastikan bahwa instruksi yang dibuat dan penerima disposisi telah sesuai dengan apa yang diharapkan. Namun apabila disposisi belum sesuai dengan yang dikehendaki, klik tombol ’kembali’ untuk merubah instruksi atau penerima disposisi. Mahkamah Konstitusi 22 RI
  • 27. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK Dengan menekan tombol Simpan tersebut berarti disposisi telah berhasil dikirimkan ke penerima disposisi. Gambar 26 : Konfirmasi Disposisi berhasil dikirimkanC. Membaca dan Meneruskan Disposisi 1. Penerima Disposisi akan melihat disposisi baru yang dikirimkan oleh pejabat yang menjadi atasannya. Untuk melihat disposisi tersebut klik ikon ’Pesan Masuk’ pada login di portal Mahkamah Konstitusi. Ada Disposisi Baru Gambar 27 : Ikon peringatan Ada Disposisi Baru Dengan langkah tersebut aplikasi akan menampilkan daftar disposisi yang masuk seperti tampilan di bawah ini: Mahkamah Konstitusi 23 RI
  • 28. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK Klik di sin i untuk melihat detail disposisi Gambar 28 : Tampilan Daftar Disposisi2. Klik salah satu daftar disposisi tersebut untuk melihat detail disposisi yang masuk, sebagaimana tampilan berikut: Klik di sini untuk melihat naskah dinas yang didisposisikan Gambar 29 : Tampilan Detail Disposisi Mahkamah Konstitusi 24 RI
  • 29. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK3. Untuk melihat surat yang dikirim sebagai pelengkap dar disposisi, klik ikon Melihat Surat sebagaimana gambar di atas. Dengan langkah tersebut, maka di layar monitor akan muncul tampilan berikut: Klik di sini untuk membuat disposisi Gambar 30 : Detail Arsip yang didisposisikan4. Untuk melihat detail dari masing-masing arsip klik nama file yang dipilih.5. Bila penerima disposisi ingin meneruskan disposisi ke pejabat di bawahnya, maka dapat dilaksanakan sebagaimana langkah poin II. B. 3 s.d. 7 di atas. Catatan: Disposisi hanya dapat dilakukan dari pejabat ke pejabat di bawahnya, sedangkan disposisi dari pejabat ke pejabat di atasnya tidak dapat dilakukan. Mahkamah Konstitusi 25 RI
  • 30. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOKD. Pencarian dan Pelacakan Naskah Dinas Pengguna dapat mencari dan melacak naskah dinas yang t h masuk dalam kompartemen pengguna atau naskah dinas yang menjadi ta gungjawabnya. Untuk mencari dan melacak naskah dinas tersebut dapat dilakukan sebagaimana langkah pada BAB III D dan III E .E. Pencarian dan Pelacakan Disposisi Pengguna dapat melakukan pencarian dan pelacakan dispo isi yang diterima maupun dibuat. Untuk melakukan pencarian dan pelacakan disposisi 1. Klik Menu Riwayat Disposisi, maka akan muncul tampilan sebagai berikut Klik dis ini Gambar 31 : Menu Riwayat Disposisi dan Pencarian Disposisi 2. Pilih kriteria surat yang diinginkan pada ikon dibawah Pencarian Disposisi untuk mencari disposisi yang diinginkan. Pencarian dapat dilakukan berdasarkan: pengirim surat, perihal surat, isi ringka anggal kirim disposisi, pengirim disposisi, dan isi disposisi. 3. Klik disposisi surat yang terpilih untuk melakukan pelacakan disposisi Mahkamah Konstitusi 26 RI
  • 31. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK Klik disini Gambar 32 : Tampilan halaman muka menu Riwayat Disposisi Dengan langkah tersebut akan muncul tampilan gambar sebagai berikut; Detail Riwayat Disposisi: INDEKS: Tgl: 2008-04-08 10:20:00.0 Fungsi: Kode: Kesejahteraan No. Urut: 160 Pembinaan dan KP.05.04 Pengembangan Pegawai Tanggal: 2008- No. Surat: 406/Taperum-PNS/III/4/2008 04-07 Dari: Bapertarum-PNS Dr.Ir. Alisjahbana, MA Status Baca Kepada: Tito Sujitno ... [Sudah dibaca] Tembusan: Tidak ada TembusanRiwayat TanggalDisposisi Pengirim Penerima Status Baca Isi Disposisi Baca Kirim Agar diumumkan 2008-04- Kepala Bagian Tito Sujitno Belum dibaca kepada seluruh 10 Kepegawaian pegawai Isi Ringkas: Penyelenggaraan Pameran Perumahan Rakyat oleh Bapertar m-PNS pada tanggal 10-13 April 2008 Pengolah: Biro Umum Gambar 33 : Tampilan Detail Riwayat Disposisi Mahkamah Konstitusi 27 RI
  • 32. Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK BAB V PENUTUPPetunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK ini hanyalah merupakan salah satu saranabantu di dalam implementasinya. Sebagai sebuah sarana, petunjuk teknis inibukanlah sebagai faktor utama keberhasilan suatu sistem. Keberhasilan sistemsangat dipengaruhi oleh beberapa faktor pendukung lain ya, seperti kebijakan danprosedur, SDM, lingkungan kerja, dan infrastuktur teknologi informasi. Komitmenyang kuat dari pimpinan akan sangat berpengaruh pada ketersediaan dan kesiapanfaktor pendukung lainnnya. Dalam hal ini haruslah diingat bahwa bagaimanapunjuga teknologi informasi dan komunikasi hanyalah saran ukan tujuan, dan bukanpula faktor utama.Hal lain yang harus diperhatikan adalah bahwa implementasi SIMDOK harus tetapdiposisikan sebagai bagian dari program pengelolaan ar p Mahkamah Konstitusi.Dengan demikian fokus dari pendayagunaan teknologi informasi dan komunikasidalam pengelolaan arsip adalah pencapaian tujuan dari ngelolaan arsip padaumumnya, bukan pada tujuan teknis dari implementasi teknologi itu semata-mata.Akhirnya, mudah-mudahan petunjuk teknis ini bisa memberikan sedikit manfaat bagipegawai atau pejabat yang membacanya. Mahkamah Konstitusi 28 RI

×