Scannen en herkennen, factureren levert steeds meer voordeel op

Sligro fooD group integreert ScanoploSSing m e t B e D r i j fSa p p l i c ati e SDocspro is sinds 1994 een toonaangevende speler, actiefop het gebied van digitale archivering, digitalisering endocument management. Met hoogwaardige techniekenondersteunt Docspro uw bedrijfsprocessen. De scan- enarchiveringsoplossingen voorzien in standaardintegratiemet alle gangbare bedrijfsapplicaties waardoor lang-durige implementatietrajecten worden vermeden. Scannen en herkennenDocspro is:Kofax Certified Solution Provider PlatinumIBM Premier Business Partner facturen levert steedsCanon Professional Scanning PartnerFujitsu Qualified Imaging ResellerKodak Authorized Reseller Club ProgrammePanasonic Independent Imaging VAR meer voordeel op Sligro Food Group is met haar groothandelsactiviteiten markt- leider in de Nederlandse foodservicemarkt en met 130 supermarkten ook een toonaangevende retailer. 75 jaar na oprichting is Sligro Food Group nog steeds een ambitieuze onderneming, die zich tot doel heeft gesteld om jaarlijks 10% te groeien. Als je dat wil bereiken in de competitieve foodmarkt, waarin de laatste jaren stevig wordt geconcurreerd op prijs, is efficiënt werken een absolute noodzaak. Met hulp van Docspro heeft Sligro Food Group de verwerking van hun omvangrijke stroom kostenfacturenDocspro B.V. gedigitaliseerd en verregaand geautomatiseerd. Manager Groot-Henry Dunantweg 42 Tel: 0172 4193342402 NR Alphen aan den Rijn Fax: 0172 419344 boekadministratie Jac Willems is enthousiast: “De mogelijkhedenPostbus 2008 Mail: info@docspro.nl van deze oplossing overtreffen onze verwachtingen.”2400 CA Alphen aan den Rijn Internet: www.docspro.nl

verwerking op dezelfde manier plaats als voor aangemeld op een webportal die vervolgens een gescande facturen.” Binnen een paar weken werkorder genereert. Docspro heeft samen met verliep dit proces naar volle tevredenheid en de ontwikkelaar van deze portal gezorgd dat de Sligro Food Group streeft ernaar om eind 2011 facturen automatisch gematcht worden met de 90% van de facturen langs digitale weg te bijbehorende werkorder in het systeem. Tegelij- ontvangen. Jac Willems: “Dan hoef je niet veel kertijd worden de juiste boekingsgegevens en meer te scannen en met deze volumes is dat een accorderingsroute opgehaald uit de database. flinke tijdsbesparing.” Na het scannen van de documenten verloopt het hele proces tot het verwerken in FIS2000 volautomatisch. Jac Willems: “We zijn zo tevreden over deze functionaliteit dat we dit in de toe- komst samen met Docspro willen onderzoeken of “Sligro Food Group heeft kortgeledenJaarlijks komen bij Sligro Food Group ruim 80.000 kostenfacturen binnen. “Door de facturen te scannen en digitaal te uitbouwen tot één purchase en/of bestelsysteem Sanders Supermarkten in het oostenverwerken besparen we vier FTE’s”, vertelt Jac Willems. “Dat geeft wel aan wat een enorme efficiencyslag je hiermee maakt. voor kostenfacturen haalbaar is. Alle orders en van het land overgenomen. WeMaar dat is niet het enige voordeel. Je waarborgt ook de volledigheid en traceerbaarheid van de facturen. Bovendien is bestellingen zitten dan in één database, waardoor hebben niet eens gemerkt dat dehet systeem zo flexibel dat nieuwe toepassingsmogelijkheden – ook voor andere documentsoorten – moeiteloos kunnen we eenvoudig alle gescande facturen volledig facturen van dat concern vanaf datworden ingepast.” automatisch kunnen matchen en afhandelen.” moment bij ons binnenkwamen. Zo weinig tijd zijn wij tegenwoordig nieuwe toepassingen kwijt met de verwerking ervan. automatisch herkennen factuurgegevens kwaliteit en volledigheid Door de goede ervaringen met het digitaal We zijn niet alleen heel enthousiast De facturen die binnenkomen worden voorzien Zodra de facturen zijn geboekt in FIS2000, verwerken van facturen ontstond al snel de wens over de toepassing, maar ook over van een barcode en vervolgens gescand. worden ze in de accorderings-workflow gezet. om het systeem ook voor andere doeleinden te de manier waarop Docspro zich als Intelligente herkenningssoftware leest de Als iemand een factuur wil bekijken alvorens die benutten. “Elk jaar organiseren wij voor onze partner opstelt. Ze zijn duidelijk factuurgegevens van de gescande facturen en goed te keuren, kan het gewenste document – klanten een Night of the Proms,” vertelt Jac Willems. van toegevoegde waarde voor ons na validatie worden deze gegevens verwerkt in inclusief bijlagen – met een druk op de knop worden “Met het verwerken van de aanmeldings- bedrijf. Ze denken met ons mee en FIS2000, de financiële administratie van Sligro opgevraagd. “Daarnaast heeft Docspro op ons formulieren was een heel team drie weken bezig. komen met degelijke oplossingen. Food Group. “Je kunt bij de inrichting van het verzoek functionaliteit ontwikkeld waarmee we In overleg met Docspro hebben we toen een De slagvaardigheid en deskundig- systeem opgeven wat er moet worden herkend, tijdens het valideren van de gescande gegevens formulier ontwikkeld dat goed gescand kan heid waarmee het systeem en en eigenlijk ging dat vanaf het begin perfect,” opmerkingen kunnen toevoegen aan het boe- worden. We wilden op basis van de herkende de uitbreidingen zijn opgezet en aldus Jac Willems. “Elke leverancier heeft zijn kingsvoorstel,” vertelt Jac Willems, “bijvoorbeeld bankrekeningnummers automatisch een incasso- geïmplementeerd, zorgde ervoor dat eigen factuurindeling, maar voor de herkennings- een vraag of iets moet worden doorbelast. Die bestand samenstellen. En tot onze verbazing had we telkens snel en zonder aanloop- software maakt dat geen verschil. Bovendien is vraag komt terecht bij de eerste medewerker in Docspro dit twee dagen na onze aanvraag problemen aan de slag konden. het een zelf-lerend systeem: elke correctie wordt de autorisatieroute, die vervolgens de factuur op weg naar purchase system gerealiseerd!” Tevens heeft Docspro het mogelijk Het systeem draait nu al drie jaar onthouden en de volgende keer juist toegepast.” niet kan goedkeuren zonder de vraag te beant- voor kostenfacturen gemaakt om prijsvergelijkingen te automatiseren. perfect.” woorden. Zo bevordert het systeem op allerlei De helft van alle kostenfacturen die Sligro Food “Wij krijgen prijzen van ander leveranciers binnen naadloze koppeling met financiële manieren de kwaliteit en volledigheid van de Group ontvangt, zijn het gevolg van storings- en die willen we vergelijken met ons eigen assor- Jac Willems, administratie gegevens in onze administratie.” meldingen vanuit de vele vestigingen van het timent. Alles overtypen in Excel-bestanden is niet Manager Grootboekadministratie Het systeem herkent de factuurgegevens niet bedrijf. Een storing met bijvoorbeeld koeling of meer nodig: de gegevens worden nu gescand, alleen, maar gaat er ook mee aan het werk. Jac ook digitale facturen verlichting wordt door de medewerkers ter plaatse herkend en vergeleken. Ook hiermee wordt ons Willems: “De herkenningssoftware is geïnte- Het scannen en herkennen van facturen heeft weer veel werk uit handen genomen.” greerd met FIS2000. Het factuurnummer wordt zich ondertussen drie jaar bewezen bij Sligro in de administratie gecontroleerd om te zien of Food Group en inmiddels is het systeem ook in Sligro Food Group: Gebruikte oplossingen: de factuur niet eerder is ingevoerd. Aan de hand staat om digitale facturen automatisch te • Hoofdkantoor: Veghel, Nederland • Automatische factuurverwerking (operationeel 2008) van het bankrekeningnummer op de factuur verwerken. “Eind 2010 zijn we gestart met • www.sligrofoodgroup.nl - Intelligente scan- en herkenningssoftware van Kofax • Aantal medewerkers: 5.500 FTE - UNIT4 Consist FIS/Image voor koppeling met FIS2000 wordt gekeken of de leverancier al bekend is en Docspro Email Importer,” licht Jac Willems toe. • Omzet 2010: 2.286 miljoen euro • Importeren digitale facturen (operationeel 2010) vervolgens worden de juiste gegevens opgehaald, “De facturen komen bij ons binnen op een speciaal • Aantal verwerkte documenten per jaar: - Docspro Email Importer zoals kostenplaats en kostendrager, waarmee daarvoor ingericht emailadres. Docspro Email - Facturen: 80.000 pagina’s • Digitaal archiveren (operationeel 2008) een volledig boekingsvoorstel kan worden klaar- Importer leegt periodiek de email-box, opent de - Bijlagen: 220.000 pagina’s - IBM Content Manager Suite gezet. Dat gebeurt allemaal automatisch. Onze ontvangen facturen – dat kunnen pdf’s zijn, maar • Workflow (operationeel 2008) - UNIT4 Consist Online Approval voor FIS2000 medewerkers hoeven deze gegevens alleen te ook Word-, Excel- of xml-bestanden – en maakt er • Maatwerk (operationeel 2010) valideren waarna de boekingen rechtstreeks in images van die vervolgens door de herkennings- - Koppeling met bestaand maatwerk voor de financiële administratie worden ingelezen.” software worden opgepakt. Vanaf daar vindt de melding & afhandeling storingen

Scannen en herkennen, factureren levert steeds meer voordeel op

by Factuurwijzer on Mar 11, 2011

Accessibility

Categories

Tags

Upload Details

Usage Rights

Statistics

Scannen en herkennen, factureren levert steeds meer voordeel op — Presentation Transcript