Proceso presupuesto y_contabilidad trunk
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Proceso presupuesto y_contabilidad trunk Proceso presupuesto y_contabilidad trunk Document Transcript

  • Pink Elephant Corporate Logo<Reemplazar con el Logo de la Organización>ProcesoPresupuesto y Contabilidad de los Servicios. Yaz 3/5/12 17:18 Comentario [1]: Shall Norma ISO/IEC 20000:2011 (6.4): There shall be policies and documented procedures forNombre del Proyecto: <Proyecto/Nombre del Programa>Identificación del Documento:{Nombre de la Organización}_proceso_presupuesto_y_contabilidad.docN° de Version: <NN>Fecha de Liberación: <Fecha>        Confidencialidad de la informaciónEste documento es propiedad de <Organización>. Bajo ninguna circunstancia deberá de entregarse elpresente documento a cualquier individuo, proveedor o compañía no autorizados; ni se podrá reproducirparcial o totalmente sin el consentimiento expreso de <Organización>. Página 1 de 33
  • Proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Código: <Logo cliente> Servicios. <Código documento> Responsable del documento: No. DE VERSIÓN: Dueño del Proceso de Presupuesto y Contabilidad <NN> de los Servicios. Hoja de Aprobaciones Nombre Aprobador Departamento/Rol Firma Fecha Historial de Cambios al Documento(Cuando este documento sea modificado, llenar la columna de cambios y describir brevemente en unpárrafo corto las modificaciones hechas). N° Sección Modificada Fecha Descripción del Cambio Revisión Página 2 de 33
  • Proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Código: <Logo cliente> Servicios. <Código documento> Responsable del documento: No. DE VERSIÓN: Dueño del Proceso de Presupuesto y Contabilidad <NN> de los Servicios. Tabla de ContenidosObjetivo del proceso. .......................................................................................................................................... 4  Alcance. .............................................................................................................................................................. 4  Definiciones. ....................................................................................................................................................... 4  Referencias. ........................................................................................................................................................ 5  Simbología .......................................................................................................................................................... 6  Diagrama de flujo del proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Servicios. ............................................... 7  Descripción del proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Servicios.......................................................... 8  Diagrama de flujo del procedimiento Elaborar Presupuesto. ........................................................................... 11  Descripción del procedimiento Elaborar Presupuesto. ..................................................................................... 12  Diagrama de flujo del procedimiento Autorizar Presupuesto........................................................................... 15  Descripción del procedimiento Autorizar Presupuesto. ................................................................................... 16  Diagrama de flujo del procedimiento Ejercer el Presupuesto. ......................................................................... 18  Descripción del procedimiento Ejercer el Presupuesto. ................................................................................... 19  Diagrama de flujo del procedimiento Controlar Presupuesto........................................................................... 21  Descripción del procedimiento Controlar Presupuesto. ................................................................................... 22  Relación de Gestión de Presupuesto y Contabilidad de los Servicios con otros procesos. .............................. 24  Roles y responsabilidades. ................................................................................................................................ 25  Política(s). ......................................................................................................................................................... 27  Indicadores Clave de Desempeño (KPI)........................................................................................................... 29  Reportes del Proceso......................................................................................................................................... 30  Factores críticos de éxito. ................................................................................................................................. 31  Actividades de Mejora Continua. ..................................................................................................................... 32  Formatos. .......................................................................................................................................................... 33  Registros. .......................................................................................................................................................... 33  Anexos. ............................................................................................................................................................. 33   Página 3 de 33
  • Proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Código: <Logo cliente> Servicios. <Código documento> Responsable del documento: No. DE VERSIÓN: Dueño del Proceso de Presupuesto y Contabilidad <NN> de los Servicios.Objetivo del proceso.Planear, evaluar y controlar los costos asociados al aprovisionamiento de los Servicios, a través de laadministración del presupuesto y correcto registro de las operaciones.Alcance.Este proceso aplica a todos los servicios registrados en el documento denominado “Catálogo de Servicios de<Cliente>”, dentro del contexto del Sistema de Gestión de los Servicios (SGS) ISO/IEC 20000-1:2011.Definiciones.Catálogo de Servicios. Fuente central de información de los servicios aprobados y en operación para serofrecidos a los clientes actuales y potenciales.Cliente.Organización o parte de una organización que recibe un servicio o servicios. consulto 24/4/12 15:43 Comentario [2]: Glosario Norma ISO 20000NOTA 1 El cliente puede ser interno o externo para la organización del proveedor del servicio.NOTA 2 Adaptado de ISO 9000:2005.Costo. Son aquellas erogaciones necesarias para mantener en operación el servicio.Costos Directos. Son los costos relacionados específicos y exclusivamente con un servicio, como porejemplo, los servidores web asociados a los servicios de Internet.Costos Indirectos. Aquellos que no son específicos y exclusivos de un servicio, como por ejemplo, la"conectividad" de la organización, tecnología de la que dependen tanto los servicios web como la propiaplataforma general de comunicaciones. Estos costos son más difíciles de determinar y por lo general sonprorrateados entre los diferentes servicios.Gasto. Son aquellas erogaciones adicionales, no asociadas directamente a la producción del servicio.Inversión. Es la adquisición de Hardware y Software para el equipamiento de la infraestructura.Imputación. Aplicación contable que tendrá la erogación efectuada: costo, gasto o inversión. Página 4 de 33
  • Proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Código: <Logo cliente> Servicios. <Código documento> Responsable del documento: No. DE VERSIÓN: Dueño del Proceso de Presupuesto y Contabilidad <NN> de los Servicios.Presupuesto: Es la proyección de cifras financieras de inversión, costos y gastos de una entidad a unafecha determinada.Procedimiento.Camino especificado para llevar a cabo una actividad o un proceso consulto 17/2/12 22:10 Comentario [3]: Glosario Norma ISO 20000[ISO 9000:2005]Proceso.Conjunto de actividades interrelacionadas o que interactúan y transforman entradas en salidas. consulto 17/2/12 22:11 Comentario [4]: Glosario Norma ISO 20000Registro.Documento que presenta los resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades realizadas. consulto 17/2/12 22:24 Comentario [5]: Glosario Norma ISO 20000Ejemplo: Reportes de auditoría, reportes de incidentes, registros de capacitación o minutas de reuniones.Servicio.Forma de entregar valor al cliente para facilitar los resultados que el cliente busca lograr. consulto 17/2/12 22:24 Comentario [6]: Glosario Norma ISO 20000Nota 1 El servicio es generalmente intangible.Nota 2 Un servicio puede también ser entregado a el proveedor de servicio por un proveedor, un grupointerno o por un cliente que actúa como proveedor.Sistema de gestión de servicio.SGS. consulto 17/2/12 22:24 Comentario [7]: Glosario Norma ISO 20000Sistema de gestión para dirigir y controlar las actividades de gestión del proveedor de servicio.Nota 1 Un sistema de gestión es un conjunto de elementos interrelacionados o que interactúan para establecerla política y objetivos y lograr dichos objetivos.Nota 2 El SGS incluye todas las políticas, objetivos, planes, procesos, documentación y recursos del serviciorequeridos para el diseño, transición, entrega y mejora de los servicios y para cumplir los requerimientos dela parte de especificaciones de ISO/IEC 20000.Nota 3 Adaptado de la definición de “sistema de gestión de calidad” en ISO 9000:2005.Referencias.ISO/IEC 20000-1:2011.Manual del Sistema de Gestión de Servicios de Tecnología “<Código manual>”.Procedimiento para el Control de Documentos y Registros “<Código Procedimiento>”.Formato para elaborar Procesos “<Código Formato>” versión <N° Versión>. Página 5 de 33
  • Proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Código:<Logo cliente> Servicios. <Código documento> Responsable del documento: No. DE VERSIÓN: Dueño del Proceso de Presupuesto y Contabilidad <NN> de los Servicios.Simbología Inicio / Fin Actividad Proceso / Procedimiento Decisión Flujo unidireccional Flujo bidireccional Conector de actividad Conector de página Actividad relacionada con otros roles en bordes azules, . en borde blanco la actividad no tiene relación con ese rol particular. Página 6 de 33
  • Analista del proceso de Analista del proceso de Solicitante del proceso de Solicitante del proceso de Administrador del proceso de Administrador del proceso de Dueño del proceso de Dueño del proceso de Presupuesto Contabilidad de Presupuesto yyContabilidad de Presupuesto Contabilidad de Presupuesto Contabilidad de Presupuesto Contabilidad de Presupuesto yyContabilidad de Presupuesto yyContabilidad de Presupuesto yyContabilidad de los Servicios. los Servicios. los Servicios. los Servicios. los Servicios los Servicios los Servicios los Servicios Inicio. <Logo cliente> 1 Elaborar Presupuesto. 2 Autorizar Presupuesto.Página 7 de 33 Diagrama de flujo del proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Servicios. Servicios. de los Servicios. Responsable del documento: 3 Ejercer Presupuesto. Proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Dueño del Proceso de Presupuesto y Contabilidad 4 Controlar Presupuesto. <NN> Código: No. DE VERSIÓN: <Código documento> Fin. Diagrama de flujo del proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Servicios.
  • Proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Código: <Logo cliente> Servicios. <Código documento> Responsable del documento: No. DE VERSIÓN: Dueño del Proceso de Presupuesto y Contabilidad <NN> de los Servicios.Descripción del proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Servicios.No Actividad Descripción Entrada SalidaDueño del proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Servicios / Administrador del proceso dePresupuesto y Contabilidad de los Servicios/ Analista del proceso de Presupuesto y Contabilidad de losServicios / Solicitante del proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Servicios. • Premisas económicas año actual. • Premisas corporativas año actual. • Estados financieros reales al mes que se trate. Conjuntar premisas económicas del • Presupuesto año siguiente año, planes de crecimiento y actual. • Estados Elaborar expansión, tomando como base los • Petición de1 financieros presupuesto. Estados Financieros proyectados al inversión. presupuestados. cierre del año actual para obtener • Petición de Estados financieros presupuestados. costos y gastos. • Costo de personal. • Pronóstico de ventas. • Premisas económicas año siguiente. • Premisas corporativas año siguiente.Dueño del proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Servicios / Administrador del proceso dePresupuesto y Contabilidad de los Servicios. Página 8 de 33
  • Proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Código: <Logo cliente> Servicios. <Código documento> Responsable del documento: No. DE VERSIÓN: Dueño del Proceso de Presupuesto y Contabilidad <NN> de los Servicios.No Actividad Descripción Entrada Salida • Estados financieros presupuestados. • Autorización de Autorizar Autorizar los Estados financieros Estados2 • Análisis de presupuesto. presupuestados. financieros ingresos. presupuestados. • Análisis de costos y gastos.Analista del proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Servicios / Solicitante del proceso dePresupuesto y Contabilidad de los Servicios. • Autorización de Ejercer Administrar y registrar el ejercicio del Estados3 • Registro contable. presupuesto. presupuesto autorizado. financieros presupuestados.Dueño del proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Servicios / Administrador del proceso dePresupuesto y Contabilidad de los Servicios / Analista del proceso de Presupuesto y Contabilidad delos Servicios / Solicitante del proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Servicios. • Comentarios a las principales variaciones año Supervisar el oportuno cumplimiento • Registro actual vs año Controlar del ejercicio presupuestal. Contable.4 anterior. presupuesto. • Modelo de • Estado de Fin del proceso. costeo. Resultados por plataforma de servicio aprobado. Página 9 de 33
  • Proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Código: <Logo cliente> Servicios. <Código documento> Responsable del documento: No. DE VERSIÓN: Dueño del Proceso de Presupuesto y Contabilidad <NN> de los Servicios.El modelo RACI define para cada actividad del proceso, el nivel de compromiso que debe tener cada uno delos roles involucrados. Los niveles de compromiso se definen en la siguiente tabla: Principal responsable Responsable de la calidad y el resultado final del A (Accountable). Proceso. Responsable Responsable de la correcta ejecución del Proceso y de R (Responsibility). las actividades. Consultado Involucrado mediante el suministro de conocimiento e C (Consulted). información. Informado Recibe información respecto a la ejecución del Proceso I (Informed). y su calidad.Matriz RACI proceso Gestión de Presupuesto y Contabilidad de los Servicios. Rol Dueño del Administrador Analista del Solicitante del proceso de del proceso de proceso de proceso de Presupuesto y Presupuesto y Presupuesto y Presupuesto y Contabilidad de Contabilidad de Contabilidad de Contabilidad los Servicios los Servicios los Servicios de los Actividad Servicios 1 Elaborar A/R R R R Presupuesto. 2 Autorizar. A/R R Presupuesto. 3 Ejercer A I R R Presupuesto. 4 Controlar A/R R R R Presupuesto. Página 10 de 33
  • Proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Código: <Logo cliente> Servicios. <Código documento> Responsable del documento: No. DE VERSIÓN: Dueño del Proceso de Presupuesto y Contabilidad <NN> de los Servicios.Diagrama de flujo del procedimiento Elaborar Presupuesto.Procedimiento Elaborar Presupuesto. Solicitante del proceso de Administrador del proceso de Analista del proceso de Dueño del proceso de Presupuesto y Contabilidad Presupuesto y Contabilidad Presupuesto y Contabilidad Presupuesto de los Servicios. de los Servicios. de los Servicios. y Contabilidad de los Servicios. Inicio. 1.2 1.1 Requisitar y Realizar enviar pronóstico petición de de cierre presupuesto. año actual. A 1.3 Integrar información financiera. 1.4 1.5 Elaborar Aprobar estados estados financieros financieros Presupuesta presupuesta dos. dos. ¿Es No No Aprobado? Fin. Página 11 de 33
  • Proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Código: <Logo cliente> Servicios. <Código documento> Responsable del documento: No. DE VERSIÓN: Dueño del Proceso de Presupuesto y Contabilidad <NN> de los Servicios.Descripción del procedimiento Elaborar Presupuesto.No Actividad Descripción Entrada SalidaAdministrador del proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Servicios/Analista del proceso dePresupuesto y Contabilidad de los Servicios. • Premisas económicas año actual. • Premisas corporativas año actual. Preparar pronóstico de cierre con base • Estados en cifras reales al mes que se trate, financieros Realizar complementando con presupuestos reales al mes que pronóstico de mensuales autorizados (año actual) e se trate. • Petición de1.1 cierre año incorporando proyectos adicionales • Presupuesto año presupuesto. actual. autorizados durante el año actual, para actual. obtener un Estado financiero • Pronóstico de proyectado anual. ventas. • Premisas económicas año siguiente. • Premisas corporativas año siguiente.Solicitante del proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Servicios. Requisitar y enviar la solicitud de • Estados presupuesto: Financieros • Activos (incluyendo licencias). proyectados año Yaz 2/5/12 11:46 • Recursos compartidos. actual. Comentario [8]: Shall Norma ISO/IEC Requisitar y 20000:2011 (6.4): a) budgeting and • Gastos generales. • Petición de • Petición de1.2 enviar petición accounting for service components • Servicios de proveedores inversión. presupuesto. including at least 1) assets — including de presupuesto. licences — used to provide the services, 2) externos. • Petición de shared resources, 3) overheads, 4) capital • Personal. costos y gastos. and operating expenses, 5) externally supplied services, 6) personnel, 7) facilities; • Instalaciones. • Costo de Costs shall be budgeted to enable effective • Gastos de capital y operativos. personal. financial control and decision-making for services delivered. Página 12 de 33
  • Proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Código: <Logo cliente> Servicios. <Código documento> Responsable del documento: No. DE VERSIÓN: Dueño del Proceso de Presupuesto y Contabilidad <NN> de los Servicios.No Actividad Descripción Entrada SalidaAdministrador del proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Servicios/Analista del proceso dePresupuesto y Contabilidad de los Servicios • Estados Financieros proyectados año Conjuntar formatos, premisas y la actual. Integrar • Presupuesto de información financiera recibida de • Petición de1.3 información inversión inversión, costos y gastos, para presupuesto. financiera. proyectado. determinar márgenes operativos. • No autorización de Estados Yaz 3/5/12 17:36 Financieros Comentario [9]: Shall Norma ISO/IEC 20000:2011 (6.4): Costs shall be budgeted to presupuestados. enable effective financial control and decision-making for services delivered. Elaborar Estados Determinar Balance y Estado de • Presupuesto de • Estados1.4 Resultados presupuestados Inversión Financieros Financieros comparativos. proyectado. presupuestados. presupuestados.Dueño del proceso de Presupuesto y Contabilidad de los servicios • Estados Financieros Aprobar Revisar y aprobar los niveles de • Estados presupuestados. Estados inversión, ingresos, costos y gastos1.5 Financieros • Estados Financieros determinados en los Estados presupuestados. Financieros presupuestados. Financieros. presupuestados Yaz 2/5/12 11:38 no aprobados. Comentario [10]: Shall Norma ISO/IEC 20000:2011 (6.4): c) effective financial ¿Los Estados Financieros control and approval. presupuestados son aprobados? ¿Es aprobado? SI, ir al Procedimiento Autorizar • No aplica. • No aplica. Presupuesto NO, ir a la Actividad 1.3 Integrar información financiera. Página 13 de 33
  • Proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Código: <Logo cliente> Servicios. <Código documento> Responsable del documento: No. DE VERSIÓN: Dueño del Proceso de Presupuesto y Contabilidad <NN> de los Servicios.Matriz RACI procedimiento Elaborar Presupuesto. Rol Dueño del Administrador Analista del Solicitante del proceso de del proceso de proceso de proceso de Presupuesto y Presupuesto y Presupuesto y Presupuesto y Contabilidad de Contabilidad de Contabilidad de Contabilidad los Servicios los Servicios los Servicios de los Actividad Servicios 1.1 Realizar pronóstico de A R R cierre año actual. 1.2 Requisitar y enviar petición A I I R de presupuesto. 1.3 Integrar información A R R financiera. 1.4 Elaborar Estados A R R Financieros presupuestados. 1.5 Aprobar Estados A/R C C I Financieros presupuestados. Página 14 de 33
  • Proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Código: <Logo cliente> Servicios. <Código documento> Responsable del documento: No. DE VERSIÓN: Dueño del Proceso de Presupuesto y Contabilidad <NN> de los Servicios.Diagrama de flujo del procedimiento Autorizar Presupuesto.Procedimiento Autorizar Presupuesto. Administrador del proceso de Presupuesto y Contabilidad Dueño del proceso de Presupuesto de los Servicios. y Contabilidad de los Servicios. Inicio. 2.1 Justificar estados financieros presupuestado s comparativos con su PMI 2.2 Autorizar presupuesto. ¿Se Si No autorizó? Procedimiento Fin. Elaborar Presupuesto A Página 15 de 33
  • Proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Código: <Logo cliente> Servicios. <Código documento> Responsable del documento: No. DE VERSIÓN: Dueño del Proceso de Presupuesto y Contabilidad <NN> de los Servicios.Descripción  del  procedimiento  Autorizar Presupuesto.  No Actividad Descripción Entrada SalidaAdministrador del proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Servicios / Dueño del proceso dePresupuesto y Contabilidad de los Servicios. •Estados financieros Analizar Analizar información en conjunto con el presupuestados •Estados financieros estados balance y Estado de Resultados2.1 •Análisis de presupuestados financieros presupuestado aprobado para su ingresos. analizados. presupuestados. revisión. •Análisis de costos y gastos. • Autorización de Estados •Estados Financieros Autorizar financieros presupuestados2.2 Autorizar los Estados financieros. presupuesto. presupuestados Yaz 2/5/12 11:38 •No autorización de analizados. Comentario [11]: Shall Norma ISO/IEC Estados 20000:2011 (6.4): c) effective financial Financieros control and approval. presupuestados. ¿Se autorizó? Si, ir al procedimiento Ejercer ¿Es autorizado? Presupuesto. •No aplica. • No aplica. No, ir al procedimiento Elaborar Presupuesto. Página 16 de 33
  • Proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Código: <Logo cliente> Servicios. <Código documento> Responsable del documento: No. DE VERSIÓN: Dueño del Proceso de Presupuesto y Contabilidad <NN> de los Servicios.Matriz RACI procedimiento Autorizar el Presupuesto. Rol Dueño del Administrador proceso de proceso de Gestión de la Gestión de la Continuidad del Continuidad del Servicio Servicio Actividad 2.1 Analizar estados A/R R financieros presupuestados. 2.2 Autorizar A/R R presupuesto. Página 17 de 33
  • Proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Código: <Logo cliente> Servicios. <Código documento> Responsable del documento: No. DE VERSIÓN: Dueño del Proceso de Presupuesto y Contabilidad <NN> de los Servicios.Diagrama de flujo del procedimiento Ejercer el Presupuesto.Procedimiento Ejercer Presupuesto. Analista del proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Solicitante del proceso de Presupuesto y Contabilidad Servicios. de los Servicios. Inicio. 3.2 3.1 Liberar Elaborar la solicitud. solicitud. 3.3 Registrar entrada de gastos o inversiones. ¿Es Si No inversión? Fin. 3.4 Capitalizar activos. Página 18 de 33
  • Proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Código: <Logo cliente> Servicios. <Código documento> Responsable del documento: No. DE VERSIÓN: Dueño del Proceso de Presupuesto y Contabilidad <NN> de los Servicios.Descripción del procedimiento Ejercer el Presupuesto.No Actividad Descripción Entrada SalidaSolicitante del proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Servicios. •Autorización de Elaborar Elaborar Solicitud de acuerdo a Estados3.1 •Solicitud. Solicitud. presupuesto autorizado. Financieros presupuestados.Analista del proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Servicios. Liberar Revisar que la solicitud corresponda a •Solicitud.3.2 •Solicitud liberada. solicitud. los importes autorizados y liberarla. Yaz 3/5/12 17:29 Registrar Comentario [12]: Shall Norma ISO/IEC entrada de Verificar la recepción de lo solicitado •Solicitud3.3 •Registro contable. 20000:2011 (6.4): c) effective financial gastos o para su registro como gasto o inversión. liberada. control and approval. inversiones. ¿Es una inversión? Si, ir a la actividad 3.4 Capitalizar ¿Es Inversión? activos •No aplica. •No aplica. No, ir al Procedimiento Controlar Presupuesto Capitalizar •Registro •Registro de3.4 Generar capitalización de los activos. activos. contable. capitalización. Página 19 de 33
  • Proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Código: <Logo cliente> Servicios. <Código documento> Responsable del documento: No. DE VERSIÓN: Dueño del Proceso de Presupuesto y Contabilidad <NN> de los Servicios.Matriz RACI procedimiento Ejercer Presupuesto. Rol Dueño del Analista del Solicitante del proceso de proceso de proceso de Presupuesto y Presupuesto y Presupuesto y Contabilidad de Contabilidad de Contabilidad los Servicios los Servicios de los Actividad Servicios 3.1 Elaborar A R Solicitud. 3.2 Liberar A R I solicitud. 3.3 Registrar entrada de A R gastos o inversiones. 3.4 Capitalizar A R activos. Página 20 de 33
  • Proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Código: <Logo cliente> Servicios. <Código documento> Responsable del documento: No. DE VERSIÓN: Dueño del Proceso de Presupuesto y Contabilidad <NN> de los Servicios.Diagrama de flujo del procedimiento Controlar Presupuesto.Procedimiento Controlar Presupuesto. Administrador del proceso de Analista del proceso de Solicitante del proceso de Dueño del proceso de Presupuesto y Contabilidad Presupuesto y Contabilidad Presupuesto y Contabilidad Presupuesto de los Servicios. de los Servicios. de los Servicios. y Contabilidad de los Servicios. Inicio. 4.1 Generar estados financieros real vs presupuestado. 4.2 Analizar las principales variaciones. 4.4 4.3 Aprobar Realizar estado de ajustes. resultados Fin. Página 21 de 33
  • Proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Código: <Logo cliente> Servicios. <Código documento> Responsable del documento: No. DE VERSIÓN: Dueño del Proceso de Presupuesto y Contabilidad <NN> de los Servicios.Descripción del procedimiento Controlar Presupuesto.No Actividad Descripción Entrada SalidaAdministrador del proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Servicios / Analista del proceso dePresupuesto y Contabilidad de los Servicios. •Estados Financieros año Generar Estados Emitir reporte comparativo año actual •Registro actual vs vs presupuesto, mensual y acumulado. Contable.4.1 Financieros real presupuesto. Yaz 2/5/12 11:47 vs Generar el estado de resultado por cada •Modelo de •Estado de Comentario [13]: Shall Norma ISO/IEC presupuestado. servicio costeo. 20000:2011 (6.4): Costs shall be budgeted to resultados por enable effective financial control and servicio decision-making for services delivered. •Estados Yaz 2/5/12 11:33 Analizar las Analizar los principales rubros del Financieros año •Variaciones Comentario [14]: Shall Norma ISO/IEC4.2 principales balance y estado de resultados, actual vs 20000:2011 (6.4): b) apportioning indirect importantes. costs and allocating direct costs to variaciones. identificando variaciones importantes. presupuesto. services, to provide an overall cost for each service;Analista del proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Servicios / Solicitante del proceso de Yaz 2/5/12 11:49Presupuesto y Contabilidad de los Servicios. Comentario [15]: Shall Norma ISO/IEC •Variaciones 20000:2011 (6.4): The service provider shall Ajustar los periodos pendientes de importantes. •Estados monitor and report costs against the4.3 Realizar ajustes. ejercer del presupuesto de acuerdo a las Financieros budget, review the financial forecasts and •Modelo de manage costs. variaciones importantes. presupuestados. costeo.Dueño del proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Servicios Verificar las cifras y aprobar. •Autorización de •Estados Yaz 2/5/12 11:37 Aprobar Estado Estados4.4 Financieros Comentario [16]: Shall Norma ISO/IEC de resultados. Financieros 20000:2011 (6.4): c) effective financial presupuestados. Fin del proceso. presupuestados. control and approval. Página 22 de 33
  • Proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Código: <Logo cliente> Servicios. <Código documento> Responsable del documento: No. DE VERSIÓN: Dueño del Proceso de Presupuesto y Contabilidad <NN> de los Servicios.Matriz RACI procedimiento Controlar Presupuesto. Rol Dueño del Administrador Analista del Solicitante del proceso de del proceso de proceso de proceso de Presupuesto y Presupuesto y Presupuesto y Presupuesto y Contabilidad de Contabilidad de Contabilidad de Contabilidad los Servicios los Servicios los Servicios de los Actividad Servicios 4.1 Generar Estados Financieros real A R R vs presupuestado. 4.2 Analizar las principales A R R variaciones. 4.3 Realizar A R R ajustes. 4.4 Elaborar Estados A/R C C I Financieros presupuestados. Página 23 de 33
  • Proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Código: <Logo cliente> Servicios. <Código documento> Responsable del documento: No. DE VERSIÓN: Dueño del Proceso de Presupuesto y Contabilidad <NN> de los Servicios.  Relación  de  Gestión  de  Presupuesto  y  Contabilidad  de  los  Servicios  con  otros  procesos.   Proceso Relación Entrada Salida Nota para el consultor: Por lo • general las relaciones para integrar o administrar el presupuesto es mediante el rol del solicitante de este proceso. Adaptar en función de la organización. Página 24 de 33
  • Proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Código: <Logo cliente> Servicios. <Código documento> Responsable del documento: No. DE VERSIÓN: Dueño del Proceso de Presupuesto y Contabilidad <NN> de los Servicios.Roles y responsabilidades.Dueño del proceso de Presupuesto y Contabilidad de los ServiciosResponsabilidades: • Definir la estrategia, alcance y objetivos del proceso. • Definir y autorizar el diseño del proceso. • Asegurar la correcta documentación del proceso. • Definir y comunicar las políticas del proceso. • Asegurar que el proceso se implemente correctamente y se provean los recursos y capacidades para su operación. • Definir métricas de eficiencia y efectividad del proceso. • Dar seguimiento a las auditorías del proceso e identificar mejoras al proceso. • Asegurar que el proceso cumpla con los objetivos definidos. • Coordinar los recursos y capacidades para asegurar la gestión adecuada del proceso. • Aprobar los Estados Financieros presupuestados.Administrador del proceso de Presupuesto y Contabilidad de los ServiciosResponsabilidades: • Asegurar la ejecución del proceso. • Comunicar las políticas y documentos referentes al proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Servicios. • Monitorear la efectividad y eficiencia del proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Servicios y hacer recomendaciones de mejora. • Proveer información e identificar mejoras de su proceso. • Analizar los reportes de este proceso para la toma de decisiones del mismo con el Dueño del Proceso. • Realizar los Estados Financieros presupuestados y llevar a cabo las actividades referentes al control del presupuesto. • Analizar los resultados de los KPI del proceso. • Monitorear y reportar los costos reales contra los presupuestadosAnalista del proceso de Presupuesto y Contabilidad de los ServiciosResponsabilidades: • Integrar información financiera y elaborar los Estados Financieros presupuestados. • Registrar las provisiones contables y el costo amortizado al cierre de cada periodo cuando proceda. Página 25 de 33
  • Proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Código: <Logo cliente> Servicios. <Código documento> Responsable del documento: No. DE VERSIÓN: Dueño del Proceso de Presupuesto y Contabilidad <NN> de los Servicios.Solicitante del proceso de Presupuesto y Contabilidad de los ServiciosResponsabilidades: • Solicitar necesidades del presupuesto. • Ejercer el presupuesto de acuerdo a lo planeado. • Informar de posibles desviaciones al ejercicio del presupuesto. Página 26 de 33
  • Proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Código: <Logo cliente> Servicios. <Código documento> Responsable del documento: No. DE VERSIÓN: Dueño del Proceso de Presupuesto y Contabilidad <NN> de los Servicios.Política(s). 1. Se debe mantener un modelo de costeo que permita a la organización identificar los costos asociados a la provisión de los servicios. Pink1 8/5/12 12:59 Comentario [17]: Shall Norma ISO/IEC 2. En cuanto sea asignado el presupuesto es responsabilidad del Administrador del proceso de 20000:2011 (6.4): b) apportioning indirect Presupuesto y Contabilidad de los Servicios llevar el control del mismo. costs and allocating direct costs to services, to provide an overall cost for each service; 3. Cuando proceda se deberán registrar las provisiones contables y el costo amortizado al cierre de cada periodo. 4. El proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Servicios se relaciona con los demás procedimientos financieros de la organización. Yaz 2/5/12 11:10 Comentario [18]: Shall Norma ISO/IEC 5. Solamente para aquellos RFC que se requiera un costo el proceso de Presupuesto y Contabilidad de 20000:2011 (6.4): There shall be a defined los servicios entregará la información que permita soportar el costeo. interface between the budgeting and accounting for services process and other financial management processes. Yaz 3/5/12 17:42 Comentario [19]: Shall Norma ISO/IEC 20000:2011 (6.4): Information shall be provided to the change management process to support the costing of requests for change. Página 27 de 33
  • Proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Código: <Logo cliente> Servicios. <Código documento> Responsable del documento: No. DE VERSIÓN: Dueño del Proceso de Presupuesto y Contabilidad <NN> de los Servicios. 6. Puntos de control y mejora (PCM).A continuación se muestran los criterios para la identificación de un PCM y la corrección inmediata que se ledebe de dar: Criterio Corrección Inmediata Responsable Cuando la Variación en días de la Dueño del proceso de entrega del Presupuesto y de los Presupuesto y Contabilidad importes reales ejercidos en un Verificar las causas de la de los periodo este por encima de la desviación y tomar las acciones Servicios/Administrador meta establecida en el KPI correctivas necesarias. del proceso de Presupuesto respectivo. y Contabilidad de los Servicios. Página 28 de 33
  • Proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Código: <Logo cliente> Servicios. <Código documento> Responsable del documento: No. DE VERSIÓN: Dueño del Proceso de Presupuesto y Contabilidad <NN> de los Servicios.Indicadores Clave de Desempeño (KPI) KPI Atributo Valor Este indicador muestra la relación de ejercicio real contra lo Descripción presupuestado. Meta +/- 5%Porcentaje de Periodicidad Mensualcumplimiento alpresupuesto. Categoría Eficiencia Responsable Dueño del proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Servicios. Justificación Permite tomar decisiones financieras oportunas. Fórmula Variación en porcentaje Real VS Presupuesto. Página 29 de 33
  • Proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Código: <Logo cliente> Servicios. <Código documento> Responsable del documento: No. DE VERSIÓN: Dueño del Proceso de Presupuesto y Contabilidad <NN> de los Servicios.Reportes  del  Proceso.   Reporte Atributo Valor Porcentaje de cumplimiento al KPI asociado Porcentaje de cumplimiento al presupuesto. presupuesto. Proporcionar información sobre la precisión del uso del Propósito presupuesto para la toma de decisiones. Dueño del proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Responsable Servicios. Periodicidad Mensual. Dueño del proceso. Aplica a todos los Reportes Audiencia Administrador del proceso. Comité ISO 20000. Formato Gráficas de Barras o Pastel numéricas y en porcentaje. Canal de Correo electrónico y/o cualquier otro medio asignado por Distribución el proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Servicios. Fuente de la Herramientas de Gestión del SGS. Información Página 30 de 33
  • Proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Código: <Logo cliente> Servicios. <Código documento> Responsable del documento: No. DE VERSIÓN: Dueño del Proceso de Presupuesto y Contabilidad <NN> de los Servicios.Factores críticos de éxito.• Tener el patrocinio por parte del Dueño del Proceso para propiciar cambios reales de conducta en el personal involucrado y todos los interesados del proceso, reduciendo así la resistencia y facilitando la adopción de las prácticas con mayor rapidez.• Cambio cultural. Página 31 de 33
  • Proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Código: <Logo cliente> Servicios. <Código documento> Responsable del documento: No. DE VERSIÓN: Dueño del Proceso de Presupuesto y Contabilidad <NN> de los Servicios.Actividades de Mejora Continua. Concepto Frecuencia Actividad a desarrollar Revisión general Semestral. del proceso. Identificar, discutir y proponer mejoras al proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Servicios y sus interacciones con las áreas usuarias e internas. Temas a tratar: - Revisión del Proceso. - KPI. - Planes futuros y mejoras. Participantes: Dueño del proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Servicios/ Administrador del proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Servicios. Reporte de Mensual. cumplimientos Elaborar los reportes del proceso de Gestión de Presupuesto del proceso. y Contabilidad de los Servicios y/o KPI asociados durante el mes recientemente finalizado. Participantes: Dueño del proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Servicios/ Administrador del proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Servicios. Página 32 de 33
  • Proceso de Presupuesto y Contabilidad de los Código: <Logo cliente> Servicios. <Código documento> Responsable del documento: No. DE VERSIÓN: Dueño del Proceso de Presupuesto y Contabilidad <NN> de los Servicios.Formatos.No aplica.Registros.Estados Financieros presupuestados aprobados.Registro contable.Anexos.No aplica. Página 33 de 33