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Formation interne consacrée à la mise en place pratique du télétravail

Formation interne consacrée à la mise en place pratique du télétravail

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  • 1. Comment concilier efficacement télétravail, efficacité du travail et travail en équipe? Isabelle Choquet Maître-assistant ICHEC Prof. invité Université de Metz Membre du CA de la Belgian Teleworking Association Jacques Folon Chargé de cours ICHEC Chargé de cours UCL Prof. invité Université de Metz Membre du CA de la BTA
  • 2.
    • Table des matières
    • Introduction
    • Avant l’implémentation
    • Pendant la période de télétravail
    • Après
  • 3. 1. introduction
  • 4.
    • Le défi d ’aujourd’hui :
    • Trouver un équilibre entre
    • La flexibilité du travail
    • La sécurité des travailleurs
    • Un management efficace
    • Un travail en équipe
  • 5.
    • Les potentialités et les risques sont connus.
    • Mais nous y croyons et la tendance au développement du télétravail est constante
  • 6.
    • Comment gérer:
    • humainement et
    • avec efficacité
    • pour les travailleurs
    • ET
    • l’entreprise
    • un projet de télétravail?
  • 7.
    • La méthodologie:
      • Un projet pilote (déjà réalisé)
      • Une formation préalable des travailleurs et des managers
      • Un accompagnement
      • Un suivi
      • Un debriefing
      • Une implémentation croissante
  • 8.
    • La démarche doit rencontrer la satisfaction:
      • Des travailleurs
      • Des managers
      • De l’entreprise
      • De ses clients
  • 9. Avantages et inconvénients pour les entreprises
    • Efficacité :
      • moins de stress lié au transport
      • Équilibre vie professionnelle – vie privée
    • Economies
      • Locaux
      • Mais avec IT Performante
    • Fidélisation
      • Volontariat
      • Mise « au vert »
    • Flexibilité
      • Grève des transports
      • Déplacements à l’étranger
    • Partage
      • Amélioration des processus
      • Formalisation
    Source: http://www.journaldunet.com/management/dossiers/050166teletravail/avan_incon.shtml
  • 10.
    • Juridique
    • Cohésion de l’équipe
    • Equipement IT du travailleur
    • Sécurité informatique
    • Accès à des ressources off line
    • Isolement
    • Ne convient pas à tout le monde
    Avantages et inconvénients pour les entreprises
  • 11.
    • Consensus général
      • Moins d’absentéisme
      • Amélioration de la productivité
  • 12.
    • Comment préparer une entreprise au télétravail?
    • Quelle est sa stratégie?
    • Quel est son type de management?
    • Quelle est sa culture d’entreprise?
  • 13. 2. Avant l’implémentation 2.1 stratégie 2.2 culture d’entreprise 2.3 style de management 2.4 freins 2.5 choix 2.6 le télémanager 2.7 le télétravaileur 2.8. caractéristiques des télémanagers 2.9. caractéristiques des télétravailleurs 2.10. préparation du Télétravail 2.11. aspects juridiques 2.12. quelques questions juridiques connexes
  • 14.
    • 2.1 Stratégie
    • La détermination des orientations à long terme de l'entreprise et l'adoption des actions consécutives, y compris l'allocation des ressources nécessaires à la réalisation de ces objectifs.
    • Chandler
  • 15.
    • Stratégie :
      • Simple
      • Compréhensible
      • Utilisée au quotidien
      • But à atteindre
      • Long terme (3 à 4 ans)
  • 16.
    • Conte zen
    • Les marchands et le radeau
  • 17.
    • 2.2. Culture d’entreprise
  • 18.
    • 2.3. Style de management
      • Démocratique – autoritaire
      • Centralisé – décentralisé
      • Clair – obscur
      • Participatif – dictatorial
      • Le télétravail ne changera rien!
  • 19.
    • 2.4. Freins
      • Avant la mise en place : il faut être conscient des freins potentiels:
        • Perte de statut
        • Perte de contrôle
        • Résistance au changement
        • Manque de connaissance IT
  • 20.
    • 2.5. Choix:
      • Sélection des postes et des fonctions
      • Ce n’est pas possible pour toutes les fonctions
      • Caractéristiques des télétravaileurs et des télémanagers
      • Mission d’information
      • Aspects juridiques
      • Critères de performances
  • 21.
    • 2.6. Le Télétravailleur
    • Choix des postes
    • Volontariat
    • Ce n’est pas possible pour tous
    • Compétence IT
    • Expérience préalable
    • Capacité et personnalité apte à télétravailler
  • 22.
    • 2.7. Télémanager
      • Compétences IT nécessaire
      • Capacité à évaluer sur la base d’objectif à atteindre
      • Un télémanager n’est pas un « cybercop »
      • La supervision et les objectifs sont semblables
  • 23.
    • 2.8. Le Télémanager
      • Relation de confiance
      • Flexibilité
      • Communicateur
      • Coordinateur
      • Motivation
  • 24.
    • Préparation des pratiques du management adaptées au télétravail
      • Environnement et support
      • Évaluation des performances
      • Formation et coaching
      • Feed-back et réajustement
      • caractéristiques des télétravailleurs
  • 25.
    • 2.9 Caractéristiques des télétravailleur
      • Automotivation
      • Autodiscipline
      • Expérience IT
      • Compatibilité avec la fonction et son cadre de vie
      • Flexibilité
      • Emplacement du poste de travail
  • 26.
    • L’historique
      • Débuter avec des volontaires
      • Effet « rond dans l’eau »
      • Vision réaliste du télétravail
      • Derniers conseils
  • 27.
      • 2.10. Préparation du télétravail
        • 2.10.1.Définition des critères de qualité du travail par le télémanager
          • Produit ou processus
          • Diminution des erreurs
          • Attitude positive
          • Définition des tâches et responsabilités
          • Démarche qualité
  • 28.
      • 2.10.2. Mission d’information
        • Auprès des clients et collègues sur le succès des opérations de télétravail
        • Auprès des collègues non télétravailleurs
        • Auprès des représentants du personnel
  • 29.
    • 2.11. Aspects contractuels
      • Loi du 6/12/96
      • Le travail peut être effectué par le télétravailleur à son domicile ou ailleurs
      • Le travailleur n’est pas sous la surveillance directe de son employeur
  • 30.
    • Mentions obligatoires du contrat de télétravail
      • Identité de l’employeur
      • Identité du travailleur
      • Rémunération
      • Remboursement des frais ou fourniture du matériel
      • Le lieu de travail
      • Description du travail
      • régime de travail
      • Commission paritaire
  • 31.
    • Droit à une formation permanente
    • Droit à une garantie de retour
  • 32.
    • Quid lorsque le télétravailleur est au bureau?
      • Le contrat de travail et le RT sont d’application comme pour les autres travailleurs
      • Les règles spécifiques du télétravail ne s’appliquent QUE pendant le télétravail
      • Le télétravail est généralement formalisé sous forme d’annexe au contrat de travail
  • 33.
    • Remboursement des frais
      • Fourniture du matériel par l’employeur
      • Définition des frais dans le contrat
  • 34.
    • 2.12. Quelques questions juridiques
      • L’équipement du télétravailleur peut-il être utilisé à des fins privées ?
        • N i plus ni moins que sur le lieu de travail
        • C onvention spécifique à prévoir
        • Contrôle (voir CC81)
  • 35.
    • Que se passe-t-il en cas de maladie?
      • P révenir l’employeur
      • C ertificat médical conformément aux règles en vigueur
  • 36.
    • Le lieu de travail doit-il répondre à certaines prescriptions ?
      • L es prescriptions légales
      • A ttention aux locaux insalubres ou dangereux
      • L’employeur peut donner certains conseils non contractuels
  • 37.
    • Qui est responsable de la sécurité et de l’hygiène ?
      • L ’employeur et l’employé
      • L es règles légales sont d’application au domicile du travailleur pour ce qui concerne le lieu de télétravail
  • 38.
    • Qui contrôle le lieu de travail ?
      • P as de droit de visite de l’employeur
      • R ôle du comité pour la prévention et la protection du travail
  • 39.
    • Et si le P.C. tombe en panne ?
      • A vertir l’employeur
      • S i “durée de travail” fixée le retard est dû à l’employeur
      • S i “volume de travail” le travail ne changera pas
      • Attention au cas de faute lourde du travailleur
  • 40.
    • Comment contrôler les communications électroniques (internet et emails)?
      • Le contrôle existe en fait par le département IT
      • Loi belge et future directive
      • Pas de contrôle sans mise en place de la procédure de la CC 81.
      • Attention au vol de données !
  • 41. Balance à respecter entre
    • Protection de la vie privée des travailleurs
    • ET
    • Les prérogatives de l’employeur tendant à garantir le bon déroulement du travail
  • 42.
    • Les principes de base sont
      • la vie privée des employés et
      • le droit au contrôle de l’employeur
    • L’employeur décide:
      • Des accès e-mail
      • De l’accès Internet
      • Critères réalistes et objectifs
    • En principe l’employeur peut contrôler mais:
      • Information préalable au CE ou aux employés
      • Rédaction d’une procédure spécifique (Règlement de travail)
    • L’employeur doit être capable de démontrer que la procédure a bien été implémentée et que chacun a reçu l’information
  • 43.
    • Principe de finalité (4 finalités)
    • Principe de proportionnalité
    • Procédure (information collective et individuelle)
    • Individualisation (procédure directe et indirecte )
  • 44.
    • Prévention de faits illégaux, de faits contraires aux bonnes mœurs ou susceptibles de porter atteinte à la dignité d’autrui
    • La protection des intérêts économiques, commerciaux et financiers de l’entreprise auxquels est attaché un caractère de confidentialité ainsi que la lutte contre les pratiques contraires
    • La sécurité et/ou le fonctionnement technique de l’ensemble des systèmes informatiques en réseau de l’entreprise, en ce compris le contrôle des coûts y afférents, ainsi que la protection physique des installations de l’entreprise
    • 4 Le respect de bonne foi des principes et règles d’utilisation des technologies en réseau fixés dans l’entreprise
    Les 4 finalités
  • 45. 3. Pendant l’implémentation 3.1 tableau de bord quotidien 3.2 Communication 3.3 style de management 3.4 sécurité informatique 3.5 la boite à outils du manager 3.6 la boite à outil du télétravailleur 3.7. la gestion du temps 3.8. quelques conseils pratiques
  • 46.
    • 3.1. Le tableau de bord quotidien
      • Durant la phase de test
      • Éventuellement durant les premiers mois
      • Transmission quotidienne
      • Analyse statistique
      • Améliorations générales et particulières
  • 47.
    • 3.2. Communication
      • Horizontale (dans les deux sens)
      • Verticale (dans les deux sens)
      • Contrôle
      • Équivalence des traitements
      • Gestion des dates de réunion
      • Entretien d’évolution
      • Résolution des problèmes
      • Les collaborateurs sont égaux!
  • 48.
    • Importance de la communication
      • Relation de confiance
      • Confiance à distance
      • Attention aux reproches
      • Communication verbale et écrite
      • Profiter de la présence pour des entretiens informels
      • Qualité et fréquence de la communication
      • Communication à l’équipe (tout le monde est là?)
  • 49.
    • Secret d ’une communication réussie
      • Face à face
      • Messages complexes ou émotionnels
      • Non verbal
      • Scripta manent
      • Choix du vecteur de communication
  • 50.
    • Conclusions
      • Le manager doit maximiser toutes les formes de communication
      • Le travailleur doit choisir le meilleur moyen
      • Entre le contrôle et l’abandon
      • Entre l’envie de communiquer et la crainte de « tomber au mauvais moment »
      • Plus de réflexions à ce sujet pour les deux parties!
    EuroTélétravail Isabelle Choquet
  • 51.
    • Question du manager
      • Est-ce qu’il/ elle travaille?
    • Question du travailleur
      • Est-ce qu’ils m’oublient?
    • Est-ce la bonne question?
  • 52.
    • 3.3. Style de management
      • C’est votre leadership qui les fera travailler
      • Attention à Big Brother
      • Coaching à distance ou en face à face
      • Le télétravail ne changera pas fondamentalement le style de management, ni le style des employés
  • 53.
    • Le rôle du Manager
      • Coordinateur
      • Management by objectives
      • Participatif veut dire participation de tous
      • Personne de contact
      • Porte ouverte (virtuelle et réelle)
  • 54.
    • Conclusion en matière de communication
      • Le télétravailleur fait partie de l’équipe
      • C’est un accord gagnant gagnant
      • Travailler à distance est aussi valorisant et utile pour tous
  • 55.
    • 3.4. Sécurité informatique
        • Qui est derrière le PC?
        • Vol de données
        • Identity management
        • Analyse de risques
        • Niveau de sécurité imposé par la loi
  • 56.  
  • 57.
    • Sécurité
      • Technique
      • Organisationelle
      • Juridique
  • 58.
    • 3.5. la boite à outils du manager
      • Être attentif au « feed back » vers le télétravailleur car :
        • il est souvent peu informé de ce qui se passe durant ses « absences »
        • Attention au vocabulaire employé
        • Il a aussi droit aux félicitations
        • Équilibre entre feed-back positif et négatif
  • 59.
    • Solutions classiques mais pratiques
      • L iste de diffusions complètes
      • R épertoire complet
      • I nvitations aux activités hors bureau
      • F ixation des dates en fonction des télétravailleurs
      • A utres idées?
      • ...
  • 60.
    • Une bonne gestion des réunions:
      • F ixation des dates
      • R éunions en face à face avec le télétravailleur avant la réunion
      • R éunions de groupe concernant le télétravail
      • F aire partager les expériences
      • A ttention au vocabulaire
      • C onfier des responsabilités aux télétravailleurs
  • 61. Importance du Feed-Back les télétravailleurs se plaignent de l’absence de feed-back. Une démarche volontaire et systématique du manager est indispensable .
  • 62.
      • Quelques moyens
        • 5 minutes de « chat » avec le télétravailleur
        • e-mail ou voice-mail
        • Annotation dans la marge du mémo pour le télétravailleur
        • valorisation lors des réunions avec les collègues
        • Quand avez-vous dit merci à un collaborateur récemment?
  • 63.
    • Gestion des carrières et évaluations
      • “ Out of sight, out of mind”
      • R otation des tâches entre télétravaileurs et autres
      • F ormations communes
      • C ritères d’appréciation communs
      • C hacun sa chance
      • U n télétravailleur n’est pas un travailleur à temps partiel
  • 64.
    • Attention aux “Red Flags”
      • A bsentéisme
      • D iminution de la communication
      • M oins de participation lors des réunions
      • M ails et communication sans réponse
      • D iminution de la réactivité
      • ...
  • 65.
    • Solutions
      • E mpathie
      • D iscussion franche
      • N e pas laisser “pourrir”
      • L a réintégration au bureau n’est pas une sanction
  • 66.
    • 3.6 La boite à outils du télétravailleur solitaire
      • Job description (existant ou à créer)
      • Proactivité, Rechercher le feedback
      • Participer aux réunions
  • 67. 3.7 Gestion du temps Vous n’avez que 24h00 par jour !
  • 68. sourcehttp://www.slideshare.net/FredericQuaranta/gestion-du-temps-drive-your-life-to-success-1106333
  • 69. Stratégie et focus BUT ? ? ? ? ?
  • 70. Important et urgent
  • 71. Le sage, le jeune moine et le vase
  • 72. Commencer chaque jour par la chose la plus importante et la terminer!
  • 73. Utiliser un planning journalier plutôt que des to-do lists
  • 74.
    • 3.7 Gestion du temps
      • Alpha, beta, charlie, poubelle
      • Une action alpha par jour, semaine, mois
      • Rapport journalier dans l’agenda
      • Time sheet
  • 75. 3.8. Quelques conseils pratiques pour travailler à domicile avec efficacité
  • 76. LE TELEMANAGEMENT
    • Les conseils suivants proviennent des « témoignages » et « cas vécus » pour profiter de la flexibilité du TT sans les embûches afin de:
    • Faire en sorte que le travail soit fait
    • Gérer les urgences
    • Communiquer efficacement et professionnellement
    • Faire les « corvées » indispensables
  • 77.
    • Faire en sorte que le travail soit fait...
    • Mon stimulant : l’idée du retour des enfants de l’école, «  je sais que je dois tout finir pendant que j’ai la paix et le silence ! »
    • Planifier son travail de la sorte que la 1 ère chose à faire le matin soit importante mais pas trop peu agréable.
    • Il faut aussi s’arrêter le soir à un endroit où il sera facile de reprendre aisément le lendemain qu’on soit au bureau ou pas.
  • 78.
    • Gérer efficacement son temps et ses missions :
    • Outil d’organisation personnelle (outlook, Lotus organizer comprenant agenda, répertoire et gestionnaire des tâches prioritaires) ou calendrier et to do list papier
    • Le même outil qu’au bureau !
  • 79.
    • Mais gérer et planifier :
      • Les action importantes avant les urgentes
      • Les activités conséquentes qui doivent se diviser en un certain nombre de sous-activités
      • Le travail de routine (ex: rapports mensuels)
      • Le travail périodique comme la mise à jour des données/ fiches et notes de frais
      • Les appels téléphoniques à passer
      • Les courriers électroniques à envoyer
      • Les rendez-vous et réunions…
  • 80.
    • Il est utile,
    • pour vous,
    • d’affecter le temps passé sur chaque projet,
    • et
    • de le noter systématiquement (time sheet)
  • 81. Commencez bien votre journée :
    • Consulter votre messagerie VOCALE et votre boite email pour voir si une tâche importante ne vous a pas été attribuée et qui devrait être réalisée en priorité
    • SI CE N’EST PAS LE CAS NE REPONDEZ PAS AUX EMAILS MAIS CHOISISSEZ UNE TÄCHE IMPORTANT DANS VOTRE PLANNING ET FINISSEZ LA
    • Puis prenez votre planning des travaux « à faire » et choisissez une tâche urgente
    • Attention! Eviter les mangeurs de temps, ne consulter pas sans cesse votre messagerie électronique.
    • Planifiez votre travail en prévoyant un moment pour les « urgences » et les éventuels appels téléphoniques, la vérification de la boite mail
  • 82.
    • Si vous travaillez sur une tâche véritablement importante signalez le à votre interlocuteur en précisant quand vous le rappellerez.
    • Si vous constatez que vous avez mal estimé votre charge de travail (trop ou pas assez) informez directement votre patron..
    • Dans l’estimation du temps de travail songez aux activités habituelles qui doivent être incluses dans la journée de travail : classement, mise à jour des données, tenue des comptes
    • N’oubliez pas les imprévus!.
    • Si l’on vous sollicite pour une « urgence », songez à son impact sur votre travail et signalez que vous travaillez sur une tâche importante
    • En cas de doute demandez à votre patron de vous signaler ce qui est le plus important pour lui
    Gérer les priorités :
  • 83. COMMUNIQUER efficacement :
    • Si vous communiquez professionnellement sur votre travail et son état d’avancement, votre employeur sera assuré que vous dominez le travail demandé et qu’il peut compter sur vous pour le finir.
    • Pour bien communiquer, il faut les bons outils...
    • Le TELEPHONE/ Le GSM : durant un appel ne pas oublier de prendre des notes (surtout si vous aviez l’esprit occupé par un autre dossier), quand cela est possible, reformulez l’information pour être sûr que vous l’avez bien comprise.
  • 84. COMMUNIQUER efficacement et professionnellement :
    • Si vous désirez donner une information, prenez le temps de noter au préalable les points dont vous désirez parler AVANT de téléphoner (et cochez au fur et à mesure de la discussion) :
      • Parlez-vous à la bonne personne ?
      • Votre interlocuteur sait-il qui vous êtes, vous êtes-vous présenté et expliqué l’objet de votre appel dans votre contexte de travail ?
      • Avez-vous les document nécessaires à portée de la main ?
      • Clarté de votre message ? Ne porte-t-il pas à confusion ?
      • Votre interlocuteur est-il disponible ? À défaut, fixez un autre rendez-vous téléphonique.
      • Pensez toujours à vous mettre à la place de votre interlocuteur.
    • Une bonne manière d’être efficace dans une conversation téléphonique est d’adresser au préalable un mail à votre interlocuteur pour lui annoncer l’objet de votre appel et les points que vous souhaitez aborder avec lui. Cet envoi peut de plus servir à prendre rendez-vous.
  • 85. COMMUNIQUER efficacement et professionnellement :
    • Votre message d’accueil sur votre répondeur doit inspirer confiance, et le message doit expliquer que la présence du répondeur n’indique qu’une absence momentanée et que vous allez le rappeller le plus vite possible (important pour votre image).
    • De la même manière, lorsque vous laissez un message sur un répondeur, donnez votre nom, la date et l’heure de votre message , votre numéro de téléphone et laissez un message clair et concis.
    • Pensez à avoir un bloc-notes près du téléphone.
    • Ayez toujours le n°du help-desk informatique à portée de main.
  • 86. Le COURRIER ELECTRONIQUE : S’il existe un code de bonne conduite relatif aux e-mails dans votre société, ou des pratiques généralement acceptées, celà s’applique également quand vous travaillez chez vous.
  • 87. L’indispensable administration :
    • Faire régulièrement les copies de sauvegarde de vos données conformément aux pratiques en vigueur.
    • Mettre régulièrement à jour vos bases de données : tâches à accomplir, listes et adresses de vos correspondants...ces activités prennent en général plus de temps que prévu.
    • Remplir votre feuille de gestion du temps.
    • Nettoyer votre bureau, classer et ranger vos documents, vous assurer du transfert adéquat des données entre votre domicile et votre bureau (ne pas oublier de dossiers...).
  • 88. 4. APRES
  • 89.
    • Questionnaires
    • Evaluer les résultats (fin février 2010)
    • B est practices
  • 90. Évaluer les résultats Coûts et bénéfices ne sont pas toujours mesurés en termes économiques, il y a aussi la qualité de vie et l’impact sur l ’environnement
  • 91.
      • Impact social :
      • Vie privée : qualité des relations familiales, sentiment de gérer sa propre existence..
      • Vie professionnelle : changements + dans les relations avec les supérieurs,
      • responsabilité professionnelle,
      • Diminution du turn-over
        • .
  • 92. Amélioration des pratiques de télétravail
      • Workshop télétravailleurs et télémanagers
      • Formations
      • Témoignages
      • Communication interne des résultats
      • Décision managériale sur l’extension de l’expérience
  • 93.
      • Arrêtez de tergiverser et agissez : toutes les constatations tirées des expériences de travail à distance démontrent que cela fonctionne, alors ne soyez pas hésitant et n’alimentez pas les craintes ou les scepticismes. Passez à l’action sans plus tarder. Arrêtez de mendier les permissions, commencez à prendre les choses en main et démarrez!
      • G. Gordon, Telecommuting Review
  • 94.
    • Merci de votre attention
    • Et
    • Bon télétravail