Fm3.dk space managemet strategi

891
-1

Published on

Published in: Technology, Business
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
891
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3
Actions
Shares
0
Downloads
1
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Fm3.dk space managemet strategi

  1. 1. Skab merværdi med fysiske rammer Arealer anvendes ofte ineffektivt, og understøtter ikke de værdiskabende aktiviteter. Benyt derfor arealerne mere optimalt. Opdel storrumskontorer i aktivitetszoner og etabler faciliteter, der understøtter, at arbejde er en aktivitet og ikke et sted.
  2. 2. Space Management <ul><li>Arealer og rum kan påvirker produktiviteten på 2 måder: </li></ul><ul><ul><li>Gennem at forøge produktiviteten </li></ul></ul><ul><ul><li>eller </li></ul></ul><ul><ul><li>Gennem at forhindre produktivitet </li></ul></ul><ul><ul><ul><ul><ul><li>” Total Facilities Management”, 2005 </li></ul></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><ul><li>Brian Atkins & Adrian Brooks </li></ul></ul></ul></ul></ul>
  3. 3. Skabelse af merværdi med fysiske rammer <ul><li>Effektivitet </li></ul><ul><li>Reduktion af afdelings private territorier </li></ul><ul><li>Optimer den enkelte arbejdsplads mod større fællesområder </li></ul><ul><li>Nem adgang til nødvendige services (print, video m.v.) </li></ul><ul><li>Mulighed for digital tilkobling uafhængig af tid og sted </li></ul><ul><li>Produktivitet </li></ul><ul><li>Skabe møde og samlingspunkter for tværgående samarbejde </li></ul><ul><li>Nærhed til kollegaer </li></ul><ul><li>Forskellige muligheder ved forskellige aktiviteter </li></ul><ul><li>Nedbrydning af siloer og fra ’mit’ til ’vores’ </li></ul><ul><li>Udtryk </li></ul><ul><li>Attraktive fysiske rammer, der afspejler firmaværdierne </li></ul><ul><li>Arealer hvor samarbejdspartnere føler sig velkomne </li></ul><ul><li>CSR </li></ul><ul><li>Løsninger, hvor CO2-fodaftryk er minimeret </li></ul>
  4. 4. Space Management – 3 faser Rum registrering CAD tegninger Rum standarder Kobling rum og mennesker Skabe datagrundlag Fysiske løsninger Organisatoriske og teknologiske løsninger <ul><li>Opdatering af tegninger </li></ul><ul><li>Inddeling i arealklasser </li></ul><ul><li>Overblik over anvendelse </li></ul><ul><li>Indfører standarder for arealanvendelse </li></ul><ul><li>Udnyt sekundære arealer </li></ul><ul><li>Brug arealerne i flere af døgnets timer </li></ul><ul><li>Rum indretning understøtter og følger organisationens behov og struktur </li></ul>
  5. 5. Space Management – 3 faser Rum registrering CAD tegninger Rum standarder Kobling rum og mennesker Skabe datagrundlag Fysiske løsninger Organisatoriske og teknologiske løsninger <ul><li>Opdatering af tegninger </li></ul><ul><li>Inddeling i arealklasser </li></ul><ul><li>Overblik over anvendelse </li></ul><ul><li>Indfører standarder for arealanvendelse </li></ul><ul><li>Udnyt sekundære arealer </li></ul><ul><li>Brug arealerne i flere af døgnets timer </li></ul><ul><li>Rum indretning understøtter og følger organisationens behov og struktur </li></ul>
  6. 6. M 2 -behov, faktorer Medarbejder antal og profil Udnyttelsesgrad Behov for fællesfaciliteter Bygningens effektivitet Antal arbejdspladser pr. m 2 Reduktion / Vækst Arealanvendelse og fordeling primære og sekundære arealer Færre/Flere mødelokaler, projektrum etc.
  7. 7. Delepladser for mobile 7.5 15 22.5 10 17.5 12.5 20 Touchdown (f.eks. Salg) Call centers Mix celle og storrum Hovedsaglig Celle Ca. brutto m 2 pr. person Storrums kontorer 25 30 27.5 M 2 -behov
  8. 8. Case D3 A2 A1 A B D3 830 m² A2 900 m² A1 500 m² A 370 m² B 800 m² 3.400 m²
  9. 9. 3 scenarier 2 1 3 m² / medarb.   90 100 110 1 Alle arealer 3.400 37,8 34,0 30,9 2 Uden D3 2.570 28,6 25,7 23,4 3 Uden D3 og del af A2 2.220 24,7 22,2 20,2
  10. 10. Space Management – 3 faser Rum registrering CAD tegninger Rum standarder Kobling rum og mennesker Skabe datagrundlag Fysiske løsninger Organisatoriske og teknologiske løsninger <ul><li>Opdatering af tegninger </li></ul><ul><li>Inddeling i arealklasser </li></ul><ul><li>Overblik over anvendelse </li></ul><ul><li>Indfører standarder for arealanvendelse </li></ul><ul><li>Udnyt sekundære arealer </li></ul><ul><li>Brug arealerne i flere af døgnets timer </li></ul><ul><li>Rum indretning understøtter og følger organisationens behov og struktur </li></ul>
  11. 11. <ul><li>Hvad medførte ændringerne ? </li></ul><ul><li>Medarbejderne ER virksomheden Virksomheden eksisterer ikke uden medarbejdere, så medarbejderne er ikke virksomhedens vigtigste ressource, de er virksomheden. </li></ul><ul><li>Få rutinefunktioner – endnu mere kreativitet og tænkning ~ Karl Marx fik ret: ”Produktionsapparatet skal tilhøre arbejderne” </li></ul><ul><li>Endnu større forskellighed i uddannelse, baggrund, alder, kultur & livsmål ~ multitolerance og brugerstyret fleksibilitet </li></ul><ul><li>Flere og flere projektgrupper og ad hoc opgaver på kryds og tværs ~ og dermed flere ”free agents” og konsulenter fra hele verden </li></ul><ul><li>Kontoret bliver/er manges primære ”hjem” – kollegaer er ”familien” ~ man skifter ikke arbejdsplads, man bliver del af en ny klan </li></ul><ul><li>Arbejde er en aktivitet og ikke et sted ~ arbejde kan med ekst. teknologi udføres overalt, af alle, hele tiden </li></ul>
  12. 12. Netværksorganisation ” Det Grænseløse Arbejde” Matrix organisation Linjeorganisation Samarbejdsform <ul><li>Forståelse for helheden; arb. processen og vekslende brug af de fysiske rammer </li></ul><ul><li>Fokus på udveksling af informationer og relationer mellem mennesker </li></ul><ul><li>Spilleregler for adfærd i åbne miljøer </li></ul><ul><li>Begrænset individualitet </li></ul><ul><li>Manglende interaktion </li></ul><ul><li>Kassetænkning </li></ul>Organisatorisk konsekvens Proces & Værdier Funktion & Opgave Status & Hierarki Organisatorisk drivkraft Supportere medarbejdere og ledelse i omskiftelige miljøer Arealnormer og alle er (næsten) ens Standarder og fast grid Konsekvens for rumudformning <ul><li>Opgaver løses i de rum, på det sted og til det tidspunkt, der passer til aktiviteten </li></ul><ul><li>Teknologien er integreret </li></ul><ul><li>Standardisering af inventar/IT-løsninger </li></ul><ul><li>Differentiering af det personlige areal – en afspejling af hierarkisk placering </li></ul>Hensyn ved arealdisponering <ul><li>Desk-hotelling </li></ul><ul><li>Differentierede møderum </li></ul><ul><li>Cafeer og lounges </li></ul><ul><li>Distancearbejdspladser </li></ul><ul><li>Eksterne mødefaciliteter og arbejdspladser </li></ul><ul><li>Effektiv udnyttelse af arealforbrug </li></ul><ul><li>Kendt og afprøvet koncept </li></ul>Kendetegn Arbejde er en aktivitet ikke et sted Storrumskontor Cellekontor Type ” Rum & Adfærd” ved forskellige faciliteter På basis af ”Planning for diversity”, Michael Bedford og David Tong, 1997
  13. 13. Arbejde er en aktivitet, ikke et sted Kantine Møderum K1 Café Auditorium Kontor Video- konference Gang Reception Hjemme Hjemme Hos Leverandør Hos Kunde
  14. 14. En arbejdsplads?
  15. 15. Gode ideer?
  16. 16. Her eller der ?
  17. 17. Behov/krav til ændringer: - Hvad fungerer ? - Hvad skal fungere bedre ? Fra ensartede storrum til differentierede netværksorienterede arbejdszoner Kultur Processer Adfærd - og hvordan kan lokalerne understøtte dette bedre ? Projekt- pladser Løse pladser Stille område Projekt-pladser Projekt-ledelse Bibliotek
  18. 18. Én aktivitet – mange steder <ul><li>møde </li></ul><ul><li>skrivebordet </li></ul><ul><li>sofa </li></ul><ul><li>tog </li></ul><ul><li>mødelokale </li></ul><ul><li>stillerum </li></ul><ul><li>bibliotek </li></ul><ul><li>hjemme </li></ul><ul><li>cafe </li></ul>
  19. 19. Et rum – mange aktiviteter <ul><li>Kontor </li></ul><ul><li>læse </li></ul><ul><li>tale i telefon </li></ul><ul><li>skrive </li></ul><ul><li>Brainstorm </li></ul><ul><li>uformelle møde </li></ul><ul><li>team møde </li></ul><ul><li>fortrolig samtale </li></ul>
  20. 20. 3 typiske arbejdsprofiler Bordet i brug, forskellige aktiviteter 1: Statisk Størstedelen af arbejdstiden anvendt ved skrivebord eller andet sted i bygningen til f.eks. møde. 2: Rimelig statisk Noget af arbejdstiden anvendt ved skrivebord og andet sted i bygningen til f.eks. møde. Nogen ekstern tid til møder/rejser. 3: Mobil Mobil både eksternt og internt med møder/rejser. Mindre tid ved skrivebordet og mindre tid andre steder i bygningen. Arbejdsprofiler og fordelinger fastlægges ved feltstudie/optælling Ubrugt bord Bordet i brug, men ubesat
  21. 21. Funktionsdiagram: Faste pladser <ul><li>” Rejsen gennem kontoret” </li></ul><ul><li>” Rejsen gennem kontoret” er en beskrivelse af, hvad man passere på sin vej gennem kontoret, og hvorledes de enkelte funktioner er placeret i forhold til hinanden. </li></ul><ul><li>Lys, overblik, fællesskab </li></ul><ul><li>Kontorzonerne opleves som et lyst og venligt arbejdssted med mulighed for fælles informationsudveksling og med mulighed for at kunne trække sig tilbage for koncentration og for-dybelse. En arbejdsplads hvor man uden forstyrrelse kan have et stort fællesskab og trivsel. </li></ul><ul><li>Alternative indretninger </li></ul><ul><li>Ved at anvende de forskellige ”brikker” sammenholdt med ”rejsen gennem kontoret” kan man opstille forskellige mulige alternativer. </li></ul>
  22. 22. Design principper – ’Brikkerne’ Nuværende arbejdsprofiler Fremtidige arbejdsprofiler
  23. 23. Design principper – ’Brikkerne’ Fra Mit eget kontor En arbejdsform Meget personlig arkiv plads Et bestemt arbejdssted Faste afdelingsgrænser One size fits all Mit og dit Lukkede områder Til Min egen arbejdsplads sammen med andre Forskellige aktivitetszoner Mindre individuel arkiv, fælles arkiv og IT Arbejde er en aktivitet Flydende afdelingsgrænser Variabel plads til såvel individ som team Vores Transparente zoner
  24. 24. <ul><li>3-fags kontor </li></ul><ul><li>Anvendelsesmuligheder: </li></ul><ul><li>Fast kontor for samme personer </li></ul><ul><li>Fælles kontor, der kan anvendes af alle </li></ul><ul><li>Stillerum, der kan anvendes af alle </li></ul><ul><li>Korttids projektkontor </li></ul><ul><li>Areal: </li></ul><ul><li>~ 14½ m 2 </li></ul>’ Brik’ : 3-fag, smal
  25. 25. Arealudnyttelse før og efter Areal - Netto 1.372,0 Primær Kontor 828,3 Møde 47,2 875,5 63,8% Sekundær Gang 293,3 The-køkken 31,0 Print / IT 36,5 Toilet 24,6 Arkiv 25,2 410,5 29,9% Tertiære Trappe/Elevator 71,0 Skakt 15,0 86,0 6,3% Areal - Netto 1.372,0 Primær Kontor 846,4 Møde 132,5 Bibliotek 18,4 Lounge 41,5 Info-torv 38,0 Café 50,0 Arkiv 12,0 Garderobe 10,0 1.148,8 83,7% Sekundær Gang 76,1 Print/IT 36,5 Toilet+Garderobe 24,6 137,2 10,0% Tertiære Trappe/Elevator 71,0 Skakt 15,0 86,0 6,3%
  26. 26. FM services <ul><li>Mere rengøring </li></ul><ul><li>311 -> 511/533 </li></ul><ul><li>Piccoline service </li></ul><ul><ul><ul><ul><li>- Oprydning i fællesområder </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>- Klargøring af mødelokaler </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>- Rengøring/opfyld af café maskine </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>- Opfyld kontorforsyning, printere mv. </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>- Fjerne pap, papir, brugte tallerkner/krus mv. </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>- Skifte pærer mv. </li></ul></ul></ul></ul><ul><li>Omkostning på ca. 80,- kr. pr arbejdsplads pr. uge. </li></ul>
  27. 27. Forandring fryder ? Forandrings tid Opfattelse / adfærd Mit kontor Vores plads Ethvert rum Ethvert sted
  28. 28. Begynd med slutningen <ul><li>Katalysatorer </li></ul><ul><li>Katalysatoren er den for- løsende og drivende faktor for processen. </li></ul><ul><li>Nye fysiske rammer </li></ul><ul><li>Nye holdninger </li></ul><ul><li>Medarbejder involvering </li></ul><ul><li>Umiddelbare fordele </li></ul><ul><li>Fordele, der er målbare på kort sigt (½-1 år) </li></ul><ul><li>Nem adgang til nødvendige services (print, video m.v.) </li></ul><ul><li>Nærhed til kollegaer </li></ul><ul><li>Forskellige muligheder brugt til forskellige aktiviteter </li></ul><ul><li>Nedbrydning af siloer og på vej fra ’mit’ til ’vores’ </li></ul><ul><li>Attraktive fysiske rammer, der afspejler firmaværdierne </li></ul><ul><li>Højere udnyttelse af arbejdspladserne </li></ul><ul><li>Slut resultater </li></ul><ul><li>Hvert slutresultater er knyttet til en eller flere strategiske formål. Målbare på længere sigt (1-2 år) </li></ul><ul><li>Høj medarbejder trivsel </li></ul><ul><li>Ingen private territorier </li></ul><ul><li>Aktiviteter er uafhængig af tid og sted </li></ul><ul><li>Optimal størrelse og placering af arbejdsplads </li></ul><ul><li>CO2-fodaftryk er minimeret </li></ul><ul><li>Samarbejdspartnere føler sig velkomne </li></ul><ul><li>Strategisk mål </li></ul><ul><li>Få strategiske mål med projektet. </li></ul><ul><li>People: </li></ul><ul><li>Tiltrækning af de bedste </li></ul><ul><li>Tid til det væsentligste </li></ul><ul><li>Planet: </li></ul><ul><li>Lavt ressourceforbrug </li></ul><ul><li>Profit: </li></ul><ul><li>Høj ROI pr. arbejdsplads </li></ul><ul><li>For hvert slutresultat er : </li></ul><ul><li>målekriterier fastlagt </li></ul><ul><li>ansvarlig for nye tiltag valgt </li></ul><ul><li>forventede resultater fastlagt </li></ul><ul><li>fremskridt monitoreret </li></ul><ul><li>supplerende foranstaltninger vurderet </li></ul>
  29. 29. Forandring fryder ? Ting der kan fremme forandringsprocessen Ting der kan hæmme forandringer <ul><li>Ledelse </li></ul><ul><li>vision og afklaring af mål </li></ul><ul><li>positivt lederskab – rollemodel </li></ul><ul><li>klart investerings rationale </li></ul><ul><li>ejerskab på tværs af organisation </li></ul><ul><li>åbenhed og kommunikation </li></ul><ul><li>organisatorisk motivation </li></ul><ul><li>god styring af proces og budget </li></ul><ul><li>lydhør over for projektet udfordringer </li></ul><ul><li>Ledelse </li></ul><ul><li>tidligere dårlige erfaringer </li></ul><ul><li>modstridende mål </li></ul><ul><li>begrænset medarbejder deltagelse </li></ul><ul><li>dårlig timet kommunikation </li></ul><ul><li>manglende projekt ledelse </li></ul><ul><li>manglende følsomhed over for stemningen </li></ul><ul><li>Medarbejdere </li></ul><ul><li>fokus kun på de negative aspekter </li></ul><ul><li>job usikkerhed </li></ul><ul><li>ukendt med projekts mål </li></ul><ul><li>indgroede arbejdsvaner </li></ul><ul><li>urealistiske forventninger </li></ul><ul><li>rygter og forudfattede meninger </li></ul><ul><li>Medarbejdere </li></ul><ul><li>identifikation af personlige fordele </li></ul><ul><li>projekt ejerskab på tværs </li></ul><ul><li>tillid til ledelsen </li></ul><ul><li>åbenhed og engagement </li></ul><ul><li>positiv attitude </li></ul><ul><li>drøftelse i grupper </li></ul><ul><li>fleksibilitet over for processen </li></ul>
  30. 30. CV – Preben Gramstrup <ul><li>Driftsherrerådgivning </li></ul><ul><li>Portefølje Management og Space Management (færre arealer og bedre anvendt) </li></ul><ul><li>Udvikling af FM-strategier </li></ul><ul><li>Anskaffelse og implementering af CAFM værktøjer </li></ul><ul><li>Out-sourcing af FM-ydelser </li></ul><ul><li>Organisering og udvikling af FM-afdelinger </li></ul><ul><li>Projekt- og procesledelse </li></ul><ul><li>Videnformidling </li></ul><ul><li>Kurser og konferencer for at øge kendskabet til Facilities Management. </li></ul><ul><li>FM Sparring </li></ul><ul><li>Strategisk og faglig sparring til de FM-ansvarlige. </li></ul>Bygningsingeniør HD(U) Process Master Harvard Business School M: +45 23 20 27 45 @: preben@fm3.dk

×