Open Net Semana 5 10 06 2008

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Open Net Semana 5 10 06 2008

  1. 1. NET Gestión Documental de la Información y el conocimiento S emana 5
  2. 2. Objetivo: <ul><li>Identificar y analizar las diversas herramientas, instrumentos y guías metodológicas que se encuentran disponibles para la gestión del conocimiento explícito dentro de las organizaciones, las cuales son complementarias con el conocimiento tácito y el aumento del capital intelectual de las organizaciones. </li></ul>
  3. 3. Contenidos <ul><li>La gestión documental consiste en el uso de tecnología y procedimientos que permiten el acceso, la gestión y la explotación de la información generada en la organización. El conjunto de lecturas de esta sesión pretenden que el participante distinga la diferencia entre las herramientas de gestión de la información de las herramientas de gestión del conocimiento . En estos textos también se revisan prácticas en el manejo de herramientas y tecnologías para gestionar información. Así como las estrategias metodológicas en la generación y administración del Conocimiento a nivel personal y organizativo. </li></ul>
  4. 4. Actividades <ul><li>Discusión de las lecturas básicas de la semana </li></ul><ul><li>Realizar un ejercicio de construcción de un mapa documental, a partir de un conjunto de documentos para un proyecto hipotético . </li></ul><ul><li>Se realizan ejercicios, basados en los campos de interés de los participantes, que permitan explicar y practicar las diferentes herramientas y técnicas, como por ejemplo: Lluvia de ideas , Árbol de Relevancia , Benchmarking , CRM, CMS , DSS. </li></ul>
  5. 5. Gestión del conocimiento <ul><li>1. “Proceso sistemático y explicito de capturar la experiencia individual o colectiva de una organización, …para distribuirlo… entre todas aquellas personas a las cuales le es útil.” (M. Nüssbaum). </li></ul><ul><li>2. &quot;Convertir el conocimiento…, en fuente de riqueza, mediante un tratamiento adecuado.&quot; (Carlos López). </li></ul><ul><li>3. “Procesos y sistemas que permiten que el Capital Intelectual de una organización aumente de forma significativa, mediante la gestión de sus capacidades de resolución de problemas de forma eficiente…para generar ventajas competitivas sostenibles en el tiempo... gestión de todos los activos intangibles que aportan valor a la organización.&quot; (Juan Carrión). </li></ul><ul><li>4. “Es la gestión del capital intelectual en una organización, con la finalidad de añadir valor a los productos y servicios que ofrece la organización en el mercado y de diferenciarlos competitivamente“. (Enric Serradell López y Ángel A. Juan Pérez). </li></ul>
  6. 6. Gestión Documental (definiciones) <ul><li>- Conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el procedimientos en que los documentos deben guardarse, eliminar o asegurar su conservación. </li></ul><ul><li>- Consiste en el uso de procedimientos y tecnologías que permiten el acceso, gestión y explotación de la información generada por y en la organización. </li></ul><ul><li>- Se refiere a la gestión de forma “automatizada” de los documentos producidos por una organización, así como del diseño de procesos de generación de esos documentos, su flujo de trabajo y almacenamiento hasta su difusión final. </li></ul><ul><li>Debate : Con el uso de las TIC se da un salto en la complejidad y exigencias de sistemas informatizados y en las formas de pensar la gestión documental ¿De qué dispositivos tecnológicos estamos hablando? </li></ul>
  7. 7. Gestión Documental (Atributos) <ul><li>Funciones </li></ul><ul><li>Definición de problemas/oportunidades [toma de decisiones] </li></ul><ul><li>Generación - Análisis - Ranking de Ideas </li></ul><ul><li>Elección y Evaluación de Ideas </li></ul><ul><li>Implementación de Procesos y Sistemas de gestión </li></ul><ul><li>Resolver Problemas en la organización </li></ul><ul><li>Propósitos </li></ul><ul><li>Captura y Generación </li></ul><ul><li>Retener - Organizar - Intercambiar </li></ul><ul><li>Dibujar Mapas Mentales </li></ul><ul><li>Trabajo en Equipo (Colaborativo) </li></ul><ul><li>Funcionalidades </li></ul><ul><li>Organización del workflow interno </li></ul><ul><li>Mejorar la recuperación y visualización de la información </li></ul><ul><li>Integración con sistemas para la toma de decisiones; </li></ul><ul><li>Aplicar perfiles de usuarios mediante “profiling” </li></ul>Workflow: activity enabled by a systematic organization of resources , defined roles and energy and information flows, into a work process that can be documented and learned. Asegurar la Memoria Organizacional Asegura el Flujo Organizacional Facilitar del trabajo colaborativo
  8. 8. Diferencias entre gestión de la información y el conocimiento Proyecto de gestión del conocimiento Proyecto de gestión de la información Las metas acentúan el valor agregado para los usuarios Las metas acentúan la liberación y accesibilidad de la información Apoya las mejoras operacionales y la innovación Apoya las operaciones existentes Agrega valor al contenido a través de filtros, sintetizado, interpretación, recorte de contenido Libera contenidos disponibles con pequeño valor agregado Usualmente requiere contribuciones y feedback continuo Enfatiza en trasferencias de información en un sentido Enfoque balanceado entre los aspectos tecnológicos y culturales Fuerte enfoque tecnológico Variaciones en los sistemas de entrada imposibilitan automatizar el proceso de captura Asume que la captura de información puede ser automatizada
  9. 9. <ul><li>Gestión Personal del Conocimiento: </li></ul><ul><li>PIM + KM = Personal Knowledge Management (PKM). </li></ul><ul><li>Nivel Personal: Administración de la información reunida, ordenada y clasificada por un individuo para satisfacer su necesidades. </li></ul><ul><li>“ Tener la información adecuada exactamente cuando la necesito ”. </li></ul><ul><li>Disciplina orientada a ayudar a los individuos a actuar de manera eficiente. </li></ul><ul><li>Es una de las necesidades que los trabajadores del conocimiento deben enfrentar debido a su continuo estado de aprendizaje. </li></ul><ul><li>PKM puede apoyarse de herramientas tecnológicas como por ejemplo: Personal Brain, e-mail, calendario, administrador de tareas, wiki, blog (otros sistemas de publicación), sistemas de mensajería. </li></ul><ul><li>Estas herramientas permiten administrar, explotar y compartir información. </li></ul>
  10. 10. Habilidades asociadas a la Gestión Personal del Conocimiento: * Habilidades de la colaboración . Coordinación, experimentación y cooperación. * Habilidades creativas . Imaginación, patrones de reconocimiento, innovación, inferencia. * Habilidades de la comunicación . Opinión, intuición, expresión e interpretación. * Investigar . Aprender a desarrollar el método de investigación científica. * Establecimiento de redes . Conocer tu red de contactos. Conocer con quién adquirir conocimiento y recursos adicionales. * Habilidades de organización . Clasificación y taxonomías personales. * Habilidad en el uso de la información . Saber encontrar y discriminar qué información es importante. * Administrar el aprendizaje . Saber cómo y cuándo aprende el individuo. <ul><li>Reflexión . Mejora continua basada en cómo funciona el aprendizaje individual i.e. </li></ul><ul><li>visual, oral, práctico. </li></ul>
  11. 11. Gestión Organizacional del Conocimiento: Nivel Organizacional : Incorporación de herramientas para KM, busca facilitar el trabajo y permitir que los recursos sean aplicados eficientemente intercambiando información y conocimiento , dentro y fuera de la organización.
  12. 12. Gestión del Conocimiento Tácito <ul><li>“ We can know more than we can tell ” [ Factores contextuales : creencias personales, perspectivas, experiencias individuales] </li></ul><ul><li>Resulta complejo de sistematizar y de transferir. Métodos cualitativos (basados en la idea de la observación) para investigar la correlación entre ideas, contextos, sujetos e informaciones / conocimientos. </li></ul><ul><li>Transferencia maestro-aprendiz </li></ul><ul><li>Brainstorming </li></ul><ul><li>Paneles de Expertos (Prospectiva Tecnológica) </li></ul><ul><li>Árbol de relevancia </li></ul>
  13. 13. Gestión del Conocimiento Explícito <ul><li>Algunas herramientas para la explotación del conocimiento explicito: </li></ul><ul><li>Decision Support System (DSS). </li></ul><ul><li>Customer Relationship Management (CRM) </li></ul><ul><li>Supply Chain Management (SCM) </li></ul><ul><li>Aplicaciones de Mensajería. </li></ul><ul><li>Agendas colectivas </li></ul><ul><li>Intranet Infraestructura: Datawarehouse, Repositorios de Almacenamiento, Tecnologías en Red y Plataformas de Aplicaciones. </li></ul>
  14. 14. Gestión del Conocimiento Explícito. Ejemplo: DWH (Toma de Decisiones)
  15. 15. KM tools <ul><li>Transferencia maestro-aprendiz : Se da principalmente por medio de lecciones (observación). Es práctico y se adquiere en el quehacer diario ( learning by doing ).  Ej.: Consultoría/Asesoría . </li></ul><ul><li>Brainstorming : Método para buscar ideas creativas, resulta de un proceso grupal no estructurado y puede generar más y mejores ideas que aquellas producidas individualmente. </li></ul><ul><li>Delphi : Método (inteligencia colectiva) analiza problemas y busca posibles consensos a través de opiniones expresadas individualmente por un grupo de personas (expertos calificados) sobre un tema. Aplicación sucesiva de un cuestionario retroalimentado con los resultados promedio de la ronda anterior, aplicando cálculos estadísticos. Principales características : anonimato de los participantes; revisiones iterativas; continuo feedback; búsqueda de consenso apoyado en técnicas estadísticas. </li></ul>
  16. 16. KM tools <ul><li>Evaluación Tecnológica ( Technology Assessment ) Evaluación de los impactos futuros sobre la economía y la sociedad, de tecnologías nuevas conocidas. </li></ul><ul><li>Prospectiva Tecnológica ( Technology Foresight ) Sirve para m irar a largo plazo el futuro de la ciencia, la tecnología, la economía y la sociedad, con el fin de identificar aquellas tecnologías genéricas emergentes que probablemente generarán los mayores beneficios económicos y/o sociales. (Existen derivados: Proyección al futuro; Pronóstico basado en probabilidades y supuestos; Análisis prospectivo de posibles futuros (“ futurible” ). Ej.: Singularity </li></ul>
  17. 17. KM tools <ul><li>Árboles de relevancia : Método prospectivo, que a partir de necesidades futuras establecidas, se retrocede hasta el presente. El objetivo es asociar objetivos lejanos con decisiones inmediatas. Se emplea la construcción de un &quot;árbol&quot; de niveles jerárquicamente estructurado, con diferentes criterios de evaluación. </li></ul><ul><li>Benchmarking : Herramienta que ofrece un enfoque orientado a conocer, comprender y evaluar de manera objetiva las fortalezas y debilidades de una organización, en comparación con “lo mejor de lo mejor”. Pueden plantearse 3 tipos de BM : interno; competitivo y funcional. </li></ul>Castelló, M., Tarrega , M. y Callejo , J. (2000). La Prospectiva Tecnológica y sus Métodos . Secretaría para la Tecnología, la Ciencia y la Innovación Productiva. Dirección Nacional de Planificación y Evaluación, Gobierno de España.

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