2. О компании HIT-Service
• Внедрение СЭД с 2001 года;
• Партнеры DocsVision, Microsoft, OpenText,
Captaris, ABBYY, Digital Design, СКБ Контур,
TerraSoft;
• Сертифицированные специалисты по
внедряемым системам и управлению
проектами;
• Основные направления деятельности:
• СЭД;
• Порталы на базе MS SharePoint;
• Управление бизнес-процессами (BPM);
• Управление проектами;
• CRM.
4. Процесс согласования договора «в СЭД»
В СЭД За пределами СЭД
Контрагент приносит проект договора
Регистрация проекта договора в СЭД
Внутреннее согласование Передача замечаний контрагенту
Внесение изменений, новый текст
Передача новой редакции договора
Внесение новой версии в СЭД
Печать договора и листа согласования Наш Директор подписывает договор
Передача бумаги контрагенту
Контрагент подписывает
Передача подписанного договора
Сканирование
Сохранение скана в СЭД Выгрузка данных в учетную систему
5. Проблемы «смешанного» документооборота
• Много операций выполняемых вручную;
• Ошибки ввода данных;
• Затраты ресурсов на печать и сканирование;
• Возможность подлогов и мошенничества;
• Непрогнозируемые сроки завершения
процессов;
• Размывание ответственности;
• Высокая стоимость обработки документов.
6. Проблемы «смешанного» документооборота
Расчет прямых затрат на отправку 100 клиентам писем с документами
№ п/п Наименование Сумма, руб.
1 Цена бумаги 150
2 Тонер 50
3 Амортизация принтеров 10
4 Работа бухгалтера - 10 часов 852
5
Работа персонала по упаковке в конверты, 1
час
85
6 Кол-во конвертов 100
7 Стоимость конвертов с уведомлением
3000 (30 рублей – Чел. обл, 48 руб.
Москва)
8
Стоимость времени сотрудника, потраченное
на почте при отправке конвертов
150
9
Стоимость повторного прозвона для возврата
документов
150
10
Проверка и обработка полученных
документов бухгалтерами
340
ИТОГО на 100 клиентов, руб. 4887-6700
Стоимость одного бумажного
письма, руб.
48-67 рублей!
7. Проблемы «смешанного» документооборота
1. Размер переплаченного налога при отсутствии одного
счета-фактуры на 100 тыс.руб. составит 15254,24 руб.
2. Размер штрафа, если вы приняли к зачету, но
документально не подтвердили составит 20% + пеня. В
нашем примере штраф – 3050,85 руб. + пеня
3. Среднее время, потраченное бухгалтерами на проверку
счет-фактур составляет от 3 до 60 часов в месяц.
4. Средняя стоимость 1 пакета документов, отправленного
через Почту России с учетом всех затрат составляет:
67 рублей.
5. Время выездной проверки одного предприятия
сотрудниками ИФНС составляет 2 месяца.
6. Количество неподписанных накладных/актов может
составлять до 20%. Это в среднем 4 звонка,
дополнительный комплект документов, нервы, штраф…
8. Как можно отправлять документы через Диадок
• Вручную через веб-интерфейс;
• Из учетной системы с помощью шлюза:
• 1с;
• SAP;
• DocsVision.
• Реализовать сквозной процесс обработки
документов, отправка через API.
9. Обмен электронными документами
в группе ММК
Учетные системы
Oracle 1C 1C 1C 1C
СЭД
DocsVision
Диадок
Пользователи
Параметры пилота:
• 5 предприятий;
• Обмен счетами-фактурами;
• Согласование и подписание в СЭД
DocsVision;
• Интеграция с Oracle EBS, 1C,
Диадок, AD, Exchange.
10.
11. Как разделить функционал
Учетная система Система управления задачами
(СЭД / Портал / BPM)
Хранение данных по материальным и
финансовым потокам
Формирование архива документов,
обмен с внешними сервисами
Минимум пользователей вносящих
изменения
Работа основной массы
пользователей
Автоматическая загрузка
проверенных данных
Выполнение задач по подготовке,
проверке, согласованию,
утверждению и подписанию (ЭЦП)
документов
Выгрузка отчетов по налоговому и
управленческому учету
Формирование отчетов по
исполнительской дисциплине,
статистики бизнес-процессов
