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Experton Group Fokusthema Social Business;Entmystifizierung der Beschaffung von Office Produktivitätslösungen(Teil2)

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Die Experton Group hat von Winter 2011 bis Frühjahr 2012 eine Untersuchung im Produkt- und Lösungsbereich der Office-Produktivitätslösungen (SaaS-Office-Kommunikations- und Kollaborationslösungen) durchgeführt. Betrachtet wurden Unternehmen in Deutschland mit bis zu 249 Mitarbeitern. In unserem Newsletter 12/2012 vom 23.03.2012 haben wir erste ausgewählte Ergebnisse und konkrete Empfehlungen für Geschäftsführer und IT-Verantwortliche in kleinen und mittelständischen Unternehmen vorgestellt. Im aktuellen Newsletter möchten wir die Ausführungen ergänzen. Weitere Studienergebnisse und Empfehlungen können in einer Research Note nachgelesen werden: Entmystifizierung der Beschaffung von Office-Produktivitätslösungen

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  1. 1. Fokusthema: Social Business Entmystifizierung der Beschaffung von Office- Produktivitätslösungen, die auf SaaS-/ Cloud-Lösungen basieren. Fokus auf kleine und mittelständische Unternehmen (Teil 2) 30.03.2012 Axel Oppermann 0561 506975-24 Axel.oppermann@experto n-group.com D ie Experton Group hat von Winter 2011 bis Frühjahr 2012 eine Untersuchung im Produkt- und Lösungsbereich der Office- Produktivitätslösungen (SaaS-Office- Kommunikations- und Kollaborationslösungen) durchgeführt. Betrachtet wurden Unternehmen in Deutschland mit bis zu 249 Mitarbeitern. In unserem Newsletter 12/2012 vom 23.03.2012 haben wir erste ausgewählte Ergebnisse und konkrete Empfehlungen für Geschäftsführer und IT- Verantwortliche in kleinen und mittelständischen Unternehmen vorgestellt. Im aktuellen Newsletter möchten wir die Ausführungen ergänzen. Weitere Studienergebnisse und Empfehlungen können in einer Research Note nachgelesen werden: Entmystifizierung der Beschaffung von Office-ProduktivitätslösungenNovember 2012 © Experton Group www.experton-group.de
  2. 2. Die Herausforderung für Unternehmen jeder  Datensicherheit mit Zielen derGrößenklasse und Struktur besteht Vermeidung von Schädeninsbesondere darin, die richtige Art der gleichgesetzt. Es geht im Kern umBereitstellung der Office-, Kollaborations- und Eigenschaften vonKommunikationslösungen sowie den für ihre informationsverarbeitenden und -Anforderungen adäquaten Hersteller bzw. lagernden Systemen, welche dieServiceanbieter auszuwählen. Jedoch tun sich Vertraulichkeit, Verfügbarkeit undEntscheider in kleinen und mittelständischen Integrität sicherstellen sollen.Unternehmen hier oftmals besonders schwer. Bei der Entscheidungsfindung hinsichtlich derBegründet wird dies mit fehlendem für die eigene Situation optimalenErfahrungshintergrund. So haben die Bereitstellung ist zwischen derVerantwortlichen in diesen Unternehmen Bereitstellungsform und denoftmals keine Erfahrung hinsichtlich Bereitstellungsmodellen zu unterscheiden. BeiBeschaffung von IT-Services oder Auslagerung den Bereitstellungsformen handelt es sich uman Dienstleister / Outsourcer. Diese Sachlage  Client-Applikationenführt regelmäßig zur Vertagung von Auf dem Client installierteEntscheidungen. Es geht bei diesen Anwendungen, die ein umfänglichesEntscheidungen auf der einen Seite um die Leistungsspektrum bieten.Leistungsfähigkeit des Anbieters. Hierzuzählen exemplarisch Umfang an  Server (vor Ort beim Anwender)Funktionalitäten oder Verfügbarkeit von Server, die beim Anwender vor OrtServices. Auf der anderen Seite geht es um die stehen und die Funktionalitäten derValidierung von Themen wie Datenschutz und Client-Lösungen ergänzen sowieDatensicherheit. Dabei wird integrierte Funktionalitäten ermöglichen  Datenschutz als ein Schutz vor missbräuchlicher Datenverarbeitung  Services interpretiert. Verbunden ist der Bezug und Zugriff auf die Lösungen Schutz des Rechts auf via Internet und i.d.R. über den informationelle Selbstbestimmung, Browser der Schutz des Persönlichkeitsrechts Unternehmen erhalten hierdurch die bei der Datenverarbeitung sowie der Möglichkeit, eine für sich optimierte Schutz der Privatsphäre. Kombination der einzelnen Datenschutz steht für die Idee, dass Bereitstellungsoptionen zu wählen. So können jeder Mensch grundsätzlich selbst exemplarisch Mail-Lösungen über Service- entscheiden kann, wem, wann und Modelle beschafft werden, während wichtige welche seiner persönlichen Daten Daten im Unternehmen auf eigenen Servern zugänglich sein sollen. betrieben werden. November 2012 © Experton Group www.experton-group.de
  3. 3. Dabei haben die Unternehmen die Wahl im Umfeld der SaaS-/ Cloud-basierten Office-zwischen den folgenden drei Betriebsmodellen: Produktivitätslösungen aufzunehmen, zu filtern und verarbeiten zu können. Dieser  On-Premise Prozess erfolgt vor dem Hintergrund Eigene Infrastruktur im asymmetrischer Informationslagen und Unternehmen geringen Erfahrungswerten bei der  Hybrid Beschaffung dieser IT-Services. Dies ist ein Hybride Modelle verbinden (Cloud-) wesentlicher Unterscheidungsfaktor, Services mit beim beispielsweise gegenüber Unternehmen die Anwenderunternehmen vor Ort bereits eine entsprechende Erfahrungs- und installierten/betriebenen Lösungen Lernkurve durchschritten haben. Was jedoch  SaaS-Only (Cloud-Only) bei allen unterschiedlichen Ausschließlicher Bezug der Office- Anwendersegmenten zu erkennen ist, ist der Lösungen über ein Unterschied zwischen Informationsangebot, Dienstleistermodell Informationsbedarf und der Informationsnachfrage. DerHierdurch ergibt sich die Möglichkeit, eine, bis Informationsbedarf ist zu unterteilen in einenauf Ebene des einzelnen Mitarbeiters, objektiven und einen subjektivenbedarfsgerechte Strategie hinsichtlich der Informationsbedarf. Der objektiveAusstattung mit Office- und Informationsbedarf zielt auf die InformationenKommunikationslösungen umzusetzen. Durch ab, die zur Entscheidungsfindung notwendigdiese Bündelung und Integration der sind. Der subjektive Informationsbedarf leitetunterschiedlichen Bereitstellungsoptionen und sich aus (subjektiven) Einschätzungen desProdukteigenschaften können Entscheider in Einzelnen – respektive der Summe derUnternehmen die optimale Schnittmenge für subjektiven Elemente im Buying Center – imdas eigene Unternehmen ermitteln und Beschaffungsprozess ab. Informationen übervariieren. Ausgangspunkt ist immer der Bedarf die Einhaltung von Standards oderdes einzelnen Mitarbeiters (und in Summe des Zertifizierungen zielen regelmäßig auf beidegesamten Unternehmens). Informationsbedarfe ab.Herausforderung: Mangelnde Kommunikation Die Praxis zeigt jedoch, dass im Rahmen einerder Anbieter einerseits – Diskrepanz zwischen Informationsbeschaffung im institutionellenInformationsbedarf und Informationsnachfrage Beschaffungsprozess nicht immer alleandererseits (objektiven und subjektiven) InformationenEntscheider in kleinen und mittelständischen vorhanden sind. So kommunizierenUnternehmen, die bisher noch keine - bzw. nur exemplarisch viele Anbieter nur überwenige – IT-Services über einen Dienstleister ausgewählte Inhalte oder lenken diebeschafft haben, stehen vor der Aufmerksamkeit in eine bestimmte Richtung.Herausforderung, die unterschiedlichen Hierbei werden regelmäßig GrößenWerbebotschaften und inhaltlichen Merkmale vernachlässigt, die umwelt- und/oder November 2012 © Experton Group www.experton-group.de
  4. 4. produktspezifische sowie Datenschutzanforderungen sichergestelltunternehmensspezifische werden kann, oder ob ein professioneller(=nachfragespezifische) Faktoren im Anbieter hier Mehrwerte liefern kann.Beschaffungsprozess beinhalten. Kurzübersicht Die Experton Group hat eine Kurzübersicht ausgewählter Anbieter von SaaS-/Office- Kollaborations- und Kommunikationslösungen zusammengestellt. Hierbei wurden sowohl Anbieter aufgenommen, die Ihre Leistungen in einer Public Cloud als auch in einer Private- Cloud-Infrastruktur bereitstellen. Aufgelistet wurden unterschiedliche Zertifizierungen, Prozesse und Maßnahmen zum Erzielen von Transparenz. Eine Kurzbeschreibung der Zertifizierungen ist in Kapitel 7 der erwähnten Research Note zu finden. Diese aufgeführteAbbildung: Diskrepanz zwischen Darstellung kann (und muss gegebenenfalls)Informationsangebot und –nachfrage. Quelle: noch um industriespezifische regulatorischeExperton Group 2012. oder interne Sicherheitsanforderungen ergänzt werden. Eine Gewichtung oder Bewertung der unterschiedlichen Zertifizierungen findet anDie Experton Group empfiehlt kleinen und dieser Stelle nicht statt. Auch können – undmittelständischen Unternehmen, die sich sollten – die Ausführungen der Kurzübersichtüberlegen, Office-Kommunikations- und noch individuell ergänzt werden.Kollaborationslösungen über SaaS-/ Cloud-Modelle zu beziehen, im Vorfeld der Die Beschaffung und der Einsatz vonBeschaffung die für die Entscheidungsfindung Produktivitätslösungen über dasbenötigen Informationen und Inhalte zu Bereitstellungsmodell Cloud Computingerfassen und in für sie einfachen Modellen erfordert von den IT-Entscheidern undabzubilden. Letztendlich sollten – egal in Geschäftsführern in kleinen undwelchem Umfang die Aktivitäten tatsächlich mittelständischen Unternehmen auch eineumgesetzt werden – die Methoden bzw. das ernsthafte Prüfung der Sicherheits- undVorgehen in eine quantitative Ausrichtung Datenschutzfragen und Technologien. Hiervonmünden. Also quasi in eine gewichtete können sie sich nicht lossprechen. Es wirdWissens- und Informationsbilanz. In diesem empfohlen, die Entscheidung für oder gegenZusammenhang muss auch die zentrale Frage einen Lieferanten oder einebeantwortet werden, ob im Eigenbetrieb eine Bereitstellungsform auf einer transparentenhöhere Servicequalität, Verfügbarkeit und vergleichenden Darstellung durchzuführen. SoGewährleistung von Datensicherheits- und kann die nachfolgende Darstellung in eine November 2012 © Experton Group www.experton-group.de
  5. 5. gewichtete Bewertungsmatrix (BalanceScorecard) übertragen werden. Diesebeinhaltet dann auch die Punkte „Reputationdes Anbieters“ und die „Kosten für dieServices“. November 2012 © Experton Group www.experton-group.de

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