ExaUDEM-BalanceScoreCard

(Cuadro de Mando) Universidad de Monterrey Al 13 de Octubre de 2011

Mejores Practicas• Herramientas para las mejores prácticas de los Negocios – KPIs.- Indicadores Claves de Desempeño – Benchmarking – Encuestas de Satisfacción de Clientes y Proveedores – Sistemas de Calidad – Balanced Scorecard. – Sistemas de información directivos. – Seguridad – Entrenamiento• Todo esto requiere de Indicadores de Medición (Presupuestos e Información Historial)

Escenario Como están los accionistas? FinanzasComo nos ven nuestros clientes? Como debemos destacar en? Comercial Visión y Estrategias Operaciones Capital Humano Como podemos mantener nuestra capacidad de cambiar y Mejorar?

Balanced Scorecard Algunos de los indicadores mas comunes en un Balanced Scorecard.• Financieros • Operaciones – Información Financiera. – Rentabilidad – Capital de Trabajo – Entregas a Tiempo – Compromisos Fiscales – Productividad – Proyectos Planeación – Proyectos Planeación Estratégica Estratégica• Recursos Humanos • Ventas – Clima Organizacional – Incrementos Ventas – Rotación de Personal – Reconocimiento a – Satisfacción Clientes Empleados – Rentabilidad – Proyectos Planeación – Proyectos Planeación Estratégica Estratégica

Errores mas Comunes• Trabajar con Indicadores por Área, los cuales son Independientes por Gerente y no están ligados a Visión y Estrategia del Negocio.• No se comunican las metas a todo el personal.• Realizar el proceso con personal interno.• Indicadores que no dan valor agregado al Negocio.• Demasiados Indicadores.• Falta de Seguimiento.• Tomarlo como una moda.

Puntos clave de Éxito• Tener Indicadores de desempeño por Área o Gerente, Alineados a las Estrategias del Negocio (Visión, Misión, valores y Planeación Estratégica).• Establecer adecuadamente las medidas para evaluar los proyectos.• Alinear el esfuerzo de los empleados hacia los objetivos y proyectos de la gerencia.• Estimular y motivar a los empleados con Bonos.• Lograr Resultados equilibrados entre los diferentes grupos o áreas (Socios, Gerentes, Clientes, proveedores, otros).

8 puntos en la Administración de los proyectos BS• Enfoque a los clientes• Liderazgo• Involucrar a todo el Personal• Enfoque en la mejora de los Procesos de Negocio• Sistemas de Información adecuados• Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones• Beneficios mutuos con Clientes y Proveedores

Puntos importantes Sistema de Medición1. Sistema de Medición clara.2. Efectiva comunicación.3. Procedimiento claro para la determinación de los indicadores.4. Sistema de medición que ayude a la toma de decisiones importantes del negocio.5. Compensación y reconocimiento por los resultados.6. Sistema de medición positivo.7. Sistema de medición para toda la organización.

Puntos importantes de Implementación• Asegurarse que la Alta Dirección autorice y sea parte primordial del Proceso.• Apoyarse con Expertos para implementar el proceso.• Contar con Sistemas Operativos para la medición.• Establecer los procedimientos claros y que sean aceptados por la Dirección.• Asignar un responsable de la empresa del proyecto.

Cómo Obtener los Indicadores• Visita a la Planta.• Entrevista con los Responsables de las Áreas.• Presentación de los resultados Obtenidos en Forma Grupal con el Director General y los Responsables. (Discusión de Grupo).• Entrevista en Forma Individual para Obtener los propósitos de los puestos y sus principales procesos.• Presentación en forma Grupal de los Resultados y participación del grupo para Obtener Indicadores.• Presentación Definitiva de los indicadores alineados a la Visión, Misión, Valores y Planeación Estratégica.• Determinar el proyecto con Actividades, responsables y tiempo para su implementación.

Ejemplo de Puestos, Procesos e Indicadores P U E S T O S E Q U I P O G E R EN C I A L Gerente de Mantenimiento y Gerentes de Administración y Director General Gerente Divisional de Operaciones Gerente de Capital Humano Servicios Finanzas Propósitos de Generar crecimiento de los ingresos de Desarrollar y mantener sistemas de Asegurar la confiabilidad y oportunidad de la Atraer al personal adecuado y asegurar que los Puestos Asegurar el crecimiento rentable y la Basal proveyendo soluciones a la cadena de informática para la toma de decisiones, el información financiera, administrativa y fiscal los líderes ejerzan un liderazgo desarrollador sustentabilidad de CIA en el largo plazo abasto y servicios de valor agregado a los control y el seguimiento de los procesos para la toma de decisiones alineada a los que logre resultados organizacionales y el clientes organizacionales procesos de negocio crecimiento del personal Asegurar los resultados de la planeación Asegurar los resultados de la planeación Asegurar los resultados de la planeación Asegurar los resultados de la planeación Asegurar los resultados de la planeación estratégica estratégica estratégica estratégica estratégica Indicadores de los Procesos Incremento mensual de Ventas facturación por cliente Facturación nueva mensual Gerente de Mantenimiento y Gerentes de Administración y Director General Gerente Divisional de Operaciones Gerente de Capital Humano Servicios Finanzas Cumplimiento de Mantenimiento mantenimiento preventivo Tiempo de utilización de equipo móvil Gerente de Mantenimiento y Gerentes de Administración y Director General Gerente Divisional de Operaciones Gerente de Capital Humano Servicios Finanzas Dirección Estratégica Participación de 1. Propone al Consejo la misión, Mercado visión, valores y planeación 1. Desarrolla y gestiona objetivos 1. Desarrolla y gestiona objetivos 1. Desarrolla y gestiona objetivos 1. Desarrolla y gestiona objetivos Rentabilidad estratégica de CIA. de mantenimiento, de de operaciones de ventas y de de administración y finanzas de capital humano alineados 2. Comunica y asegura la vivencia abastecimiento y de informática Mezcla de servicio a clientes alineados a la alineados a la dirección a la dirección estratégica de Clientes organizacional de la misiión, la alineados a la dirección dirección estratégica de CIA. estratégica de CIA. CIA.PROCESOS ESTRATÉGICOS BASAL visión, los valores y la estratégica de CIA. Crecimiento palneaciónesytratégica de CIA. Desarrollo de Negocios Rentabilidad Nuevos Servicios por Cliente Participación de Mercado por Segmento de Industria Aseguram Resultado iento de Cumplimiento de la Planeación s Estratégica Proyectos Continua Mejora Nuevos Productividad Persona Desarro llo de Clima Laboral l Rotación

EjemploBalanced Scorecard

Reglas o PolíticaReglasCalificacion de 110% 125% del Bono EstablecidoCalificacion de 95 a 100 100% del Bono que se definaCalificacion de 85 a 94 75% del BonoCalificacion debajo de 85% 0% del BonoNota El bono se define por cantidad de meses del Salario

Bono Anual Ejemplo OperacionesProyecto Unidad % Participacion Meta Real CalificacionOcupacion % 30% 85% 90% 31.8%Ventas Miles de Pesos 20% 44,264 43,855 19.8%Ebitda Miles de Pesos 15% 12,288 11,355 13.9%Ebitda % 15% 28% 25% 13.4%Mermas Miles de Pesos 10% 500 0 10.0%Clima Organozacional Calificacion 10% 75 75 10.0%Calificacion Total 100% 99%ReglasCalificacion de 110% 125% del Bono EstablecidoCalificacion de 95 a 100 100% del Bono que se definaCalificacion de 85 a 94 75% del BonoCalificacion debajo de 85% 0% del BonoNota El bono se define por cantidad de meses del Salario

Otras Áreas (Indicadores)• Mantenimiento – Cumplimiento de Programas de Mantenimiento Preventivo. – Costo Mantenimiento Correctivo• Recursos Humanos – Proyectos – Cumplimiento de programas de Clima Organizacional – Cumplimiento de Programas de Rotación de Personal• Finanzas – Proyectos – Requerimientos SAT – Multas SAT• Nota: Normalmente estas áreas presentan proyectos y sobre el cumplimiento de estos se hace la tabla para establecer los indicadores.

Beneficios• Asegura el seguimiento de las Estrategias del Negocio.• Se Toman Decisiones del Negocio en Forma Oportuna.• Incrementar la Productividad de los Directores, Gerentes y el personal.• Incrementar la Rentabilidad y el crecimiento del Negocio.• Asegura el Desarrollo del Personal.• Se crea un buen Clima Laboral.

Que requiero para determinar• Se requiere una Planeación Estratégica para poder determinar El Balanced Scorecard.• Ayudaría mucho el tener un Sistema de Información confiable y un Sistema de Información Directivo para facilitar el control y evaluación de los indicadores.

ResultadoPROPÓSITOS  Asegurar la confiabilidad y oportunidad de la información financiera, administrativa y fiscal para la toma de decisiones alineada a los procesos de negocio.  Optimizar el capital de trabajo.  Validar la rentabilidad por cliente.  Asegurar procesos de planeación y el seguimiento a los proyectos que sustenten el crecimiento, la competitividad y el valor agregado creciente al mercado.  Contribuir en el logro de los procesos estratégicos de Basal. INDICADORES OPERATIVOS Ponderación del Descripción de Indicador Medición del Indicador Indicador A. Balance Scorecard MensualA. Indicadores operativos 20% KPI’S DiarioB. Información financiera (días hábiles) B. … Días hábiles por definir 20%C. Rendimiento de capital de trabajo C. … % de rendimiento por definir 10%D. Cumplimiento de metas de rentabilidad de clientes D. … % de rendimiento autorizado por cliente 20% E. Por definir forma de medición ¿Optimizar pago de obligacionesE. Planeación fiscal 20% fiscales? F. Cero multasF. Cumplimiento de obligaciones fiscales 10% Cero requerimientosINDICADORES DE CRECIMIENTO I. Desarrollo de la planeación del negocio I. Por definir forma de medición 30% II. Aseguramiento de información de alineada con la II. Por definir forma de medición 40% planeación del negocioIII. Validar viabilidad y rentabilidad de Proyectos III. Por definir forma de medición 30%

Si dejo de APRENDER y deCRECER, es el momento de cambiar.

Bibliografía• Book – Implementing the Project Management Balanced Scorecard – Jessica Keyes

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by ExaUDEM on Dec 08, 2011

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